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EVENTI SUL TERRITORIO A BUDGET RIDOTTO

Nell’Event Design non vi sono ancora regole?

ORGANIZZATORI

PARTECIPANTI PREVISTI

restringe l’oggetto di studio in quanto si tratta di eventi di fascia bassa, con un numero limitato di partecipanti.

Raggruppa differenti tipologie d’eventi, caratterizza-ti dallo svolgersi in luoghi pubblici all’aperto come gesto d’irruzione nella quotidianità. Solitamente si tratta di eventi unici e irripetibili in cui il pubblico e l’artista/performer interagiscono. Esempi di happe-ning sono i flash mob, concerti, performance, silent disco, etc.

Manifestazione artistica fondata sulla combinazio-ne di tecniche espressive tradizionali (pittura, scul-tura ed architetscul-tura) e innovative (fonti luminose, riproduzioni d’immagini e suoni). L’installazione modifica l’ambiente in cui viene allestista. Lo spet-tatore è costretto ad esplorare ed interagire con essa.

Esposizione di opere d’arte caratterizzata da una provvisorietà della sede. È consuetudine infatti che le mostre siano itineranti, cambino sede e si spo-stino di città in città. Ulteriore caratteristica di tale evento consiste nella reperibilità del materiale arti-stico da enti pubblici o privati per un determinato arco temporale.

Si tratta di uno spazio altamente esperienziale in cui è possibile apprendere specifiche tecniche, utili sia ad arricchire il proprio bagaglio di competen-ze professionali, sia a promuovere una maggiore comprensione di ciò che si sta affrontando. Spesso si lavora in team, sviluppando così il senso di ap-partenenza e di lavoro in gruppo.

Riflette la tipologia del congresso ma coinvolge un numero più contenuto di partecipanti. Si tratta, infat-ti, dell’incontro di più persone, appartenenti ad una stessa organizzazione o che condividono un comune interesse, realizzato in modo da consentire ad uno o più specialisti di riferire a tutti i partecipanti i risultati di una certa attività. Generalmente ha un carattere informale.

Caratterizzato da un numero di partecipanti ri-dotto, è finalizzato all’approfondimento di un par-ticolare argomento, attraverso il confronto ed il lavoro svolto durante il workshop stesso. Questo

TIPOLOGIA

happening

installazione

mostra

laboratorio

conferenza

workshop

genere di evento, quindi, si pone quale ‘contenitore aperto’ da riempire con i contributi personali ed il risultato dell’interazione in aula fra docente e par-tecipanti.

Riunione destinata a rafforzare il senso di appar-tenenza e la coesione dei dipendenti dell’Ente o dell’azienda. È generalmente finalizzata ad infor-mare i partecipanti su attività o politiche strategi-che dell’organizzatore.

Sono gli eventi legati alle ricorrenze familiari: ma-trimoni, anniversari, compleanni.

Va stabilito con chiarezza dal primo momento per capire quali e quante sono le spese da affrontare per la realizzazione dell’evento e per un’eventuale gestione degli imprevisti. Generalmente, le fonti di ricavo sono riconducibili ad un insieme di fi-nanziamenti esterni, sponsorizzazioni, vendita di biglietti e di altri beni o servizi come ad esempio il merchandising, la vendita di spazi pubblicitari o diritti televisivi. Il merchandising è apprezzato dal pubblico poiché accresce il coinvolgimento duran-te e nel post evento, enfatizzando l’esperienza vis-suta. A differenza dei finanziamenti esterni e delle sponsorizzazioni, la bigliettazione e il merchandi-sing comportano costi di produzione e di distri-buzione che devono assolutamente essere inseriti nel budget.

L’organizzatore dell’evento per calcolare il budget deve stimare i costi fissi, quindi costi amministra-tivi, assicurazione, affitto degli spazi, advertising, compensi per gli artisti e costi variabili, legati alle presenze, come ad esempio sicurezza e catering.

Prima dell’evento si deve dunque calcolare un bud-get stimato, tenendo conto di eventuali imprevisti e confrontarlo al termine dell’evento con il budget effettivo.

Il tema dell’evento spesso è legato alla tipologia e alle finalità dell’evento. Può essere prestabilito o scelto di volta in volta per accrescere l’attrattiva della manifestazione.

Fondamentale ai fini della riuscita di un evento è la scelta della location. L’ideale è trovare una sede in grado di soddisfare gli obiettivi di immagine, convention

evento privato

BUDGET

SPECIFICHE EVENTO

LOCATION

quelli funzionali e di facilitazione alla realizza-zione materiale dell’evento. Il numero previsto di partecipanti e quindi la capacità ricettiva di una sede sono spesso una variabile determinante nella scelta della stessa. In alcuni casi si opta non per una struttura esistente ma per un luogo insolito:

gli interventi di predisposizione sono più comples-si e costocomples-si, ma potrebbero contribuire al succes-so e all’unicità dell’evento. Dopo aver selezionato il luogo, è importante decidere come sfruttarlo al meglio predisponendo una mappa che sarà uti-le per comunicare il layout a tutti i soggetti che si rapporteranno con l’organizzatore dell’evento compresi fornitori, volontari, operatori dei servizi di emergenza e partecipanti. Importanti fattori da considerare nella creazione di un layout compren-dono:

• le entrate e la vicinanza a trasporti e parcheggi

• il posizionamento di un eventuale palco per of-frire una buona visualizzazione

• gli accessi a rinfreschi, ristorazione e servizi igie-nici• i flussi di persone, pianificando un adeguato pas-saggio

• la sistemazione di appositi cestini per lo smalti-mento dei rifiuti in luoghi adiacenti alle zone di ristorazione

• la disposizione di info point e di pronto soccorso La location deve fornire un ambiente piacevole e confortevole in grado di connotare in maniera univoca l’atmosfera della manifestazione e di inci-dere positivamente sulla percezione del pubblico.

Quest’ultima valutazione comprende anche l’alle-stimento. Realizzarlo nel rispetto dei principi del Design for all e della progettazione inclusiva ga-rantisce la piena fruibilità dell’utente.

È individuato secondo criteri di segmentazione della domanda. Ciò rende possibile progettare l’e-vento in modo da massimizzare i livelli di soddi-sfazione dei partecipanti e consente anche di ese-guire forme di comunicazione molto mirate.

Riguarda la comunicazione antecedente l’evento.

Può avvenire in differenti ambiti e modalità. Di fondamentale importanza per una comunicazione efficace è la scelta del target e, di conseguenza, il mezzo di comunicazione da utilizzare.

TARGET

MEZZI DI DIVULGAZIONE

È lo strumento di comunicazione che si impiega per convocare. i partecipanti, rendendo note alcu-ne informazioni essenziali sull’evento. La struttura comunicativa di base comporta la presenza delle seguenti informazioni: soggetto, titolo, breve sot-totitolo (per esplicitare il contenuto), giorno e ora, luogo, indirizzo, breve testo di spiegazione degli obiettivi dell’evento, sponsors e recapiti di un even-tuale ufficio stampa.

Possibilità di acquisto di spazi a pagamento per pagine contenenti indicazioni, immagini e infor-mazioni inerenti l’evento sui quotidiani. È consi-gliabile privilegiare annunci brevi, indicando luo-go di svolgimento dell’attività, breve descrizione dell’evento e, se a pagamento, prezzi e modalità di acquisto dei biglietti.

Riguarda tutto ciò che viene stampato e affisso/

consegnato all’utente. Si comprendono general-mente volantini, depliant e brochure; la distribu-zione può essere facilitata dal posizionamento di espositori o tramite volantinaggio, che è soggetto ad autorizzazione comunale.

Ci si riferisce principalmente a Facebook, Insta-gram e Twitter. È possibile aprire una pagina web di riferimento dell’evento, nel quale possono essere veicolate tutte le informazioni necessarie e attiva-te relazioni inattiva-terattive con il pubblico. Ulattiva-teriore mezzo di comunicazione sono le mailing list, liste di invio tramite email a persone richiedenti e per-ciò interessate alle comunicazioni dell’evento.

Possono costituire un ottimo veicolo promoziona-le, sia di massa che per segmentazioni geografiche e per fasce specifiche di consumatori; le comunica-zioni radiofoniche hanno un costo minore rispetto ai messaggi pubblicitari televisivi; in entrambi i casi si deve pianificare la campagna pubblicitaria con durata, date, frequenza, orari e numero di passaggi.

Mezzo attraverso il quale le redazioni giornalisti-che vengono a conoscenza dell’evento. È necessa-rio inserirvi il maggior numero d’informazioni sull’evento stesso: oltre quelle già previste nell’in-vito, ad esempio, può essere opportuno spiegare le motivazioni dell’iniziativa, le manifestazioni pre-invito

organi di stampa

cartacea

social

radiofonica/TV

comunicato stampa

gresse nello stesso ambito ed evidenziare gli aspet-ti innovaaspet-tivi che verranno trattaaspet-ti.

Bisogna distinguere gli eventi il cui accesso è a pagamento da quelli a ingresso libero. Tale distin-zione è fondamentale per questioni di budget. Nel caso di vendita di biglietti, è importante definire cosa è incluso all’interno del prezzo del biglietto.

In relazione alla tipologia dell’evento e dei suoi contenuti può essere importante valutare l’op-portunità di chiedere il patrocinio del Comune e della Provincia di competenza. Le richieste vanno inoltrate al relativo Assessore o ai Presidenti delle Province o della Regione.

Sostegno finanziario o fornitura di prodotti ad opera di aziende private. Oggi anche l’attività ed il ruolo degli sponsor sono cambiati; essi hanno superato il ruolo passivo di pura fonte di finanzia-mento per diventare spesso partner degli organiz-zatori degli eventi. L’organizzazione ne trae bene-fici economici mentre l’azienda che sponsorizza guadagna in termini d’immagine e pubblicità. Le sponsorizzazioni conferiscono all’evento maggiore credibilità ed esposizione ai media.

La sicurezza per gli eventi è obbligatoria come stabilito dalla circolare n. 555 del 7 giugno 2017.

Vengono definite le condizioni di Safety e di Se-curity. Le condizioni di Safety riguardano le misu-re di sicumisu-rezza volte a garantimisu-re l’incolumità delle persone ossia il protocollo antiterrorismo e le vie di fuga. Le seconde riguardano invece il servizio di controllo per la sicurezza pubblica: rientra in tali condizioni la sicurezza fornita dalle forze dell’ordi-ne (se dell’ordi-necessaria).

L’evento centrale è quello che soddisfa l’esigenza principale del visitatore. Le altre prestazioni, che hanno funzioni accessorie, possono essere suddi-vise in servizi di facilitazione, e servizi ausiliari, aggiuntivi, ma non indispensabili per accrescere il valore dell’evento. Tra i servizi aggiuntivi si anno-vera l’accoglienza, l’assistenza tecnica per affianca-re gli organizzatori nella gestione dell’evento stesso, la ristorazione ed i trasporti. Particolare attenzione va posta alla scelta della ditta fornitrice del

servi-RISORSE FINANZIARIE

NORMATIVE E SICUREZZA

SERVIZI AGGIUNTIVI accessibilità

patrocinio

sponsor

zio di catering. È consigliato chiedere più preven-tivi-offerta (almeno 5 preventivi) al fine di operare i necessari confronti, a Ditte di comprovata serietà e che offrano garanzie di disponibilità, qualità, economicità e professionalità. A seconda del gra-do di formalità dell’evento si sceglie per servizio a buffet e servizio al tavolo. Per quanto riguarda gli spostamenti degli ospiti, i mezzi pubblici di trasporto possono risultare inadeguati. In questo caso è opportuno organizzare trasporti alternativi dedicati, con il noleggio di apposite “navette” che assicurino, ad orari prestabiliti, gli spostamenti fra gli alberghi e le sedi dell’evento o delle iniziative collaterali. Tale soluzione non è conveniente nel caso in cui non si raggiunga il limite di capienza del mezzo di trasporto prescelto (di norma i pul-lman hanno 30 o 50 posti, ma esistono minibus da 10/15 posti).

La musica diffusa durante eventi aperti al pubblico è tutelata dal diritto d’autore. Occorre quindi un permesso specifico rilasciato dalla Società italiani di Artisti ed Editori il cui prezzo tiene conto delle modalità organizzative degli eventi (della gratuità o meno dell’ingresso del pubblico, della location all’aperto o al chiuso, dell’affluenza del luogo di svolgimento, ecc.).

Se l’evento si svolge sul suolo pubblico bisogna fare domanda di occupazione (temporanea o per un periodo di tempo prefissato) al comune di appar-tenenza.

Se l’accesso all’evento può essere effettuato da pri-vati con automobili è fondamentale pensare ad una zona adibita al parcheggio per non incappare in problemi di circolazione nella zona circostan-te. Viene inoltre richiesto il numero di parcheggi minimo.

Nel caso in cui l’evento si realizzi presso strutture in-torno alle quali vigono limitazioni della circolazio-ne e di parcheggio (ad esempio circolazio-nelle zocircolazio-ne del Cen-tro storico, soggetto a restrizioni nella circolazione secondo fasce orarie e nel parcheggio) è opportu-no provvedere a richiedere i permessi di accesso al Comando dei Vigili segnalando così le targhe delle auto aventi diritto a passare in tali zone.

siae

suolo pubblico PERMESSI

PARCHEGGI

VIABILITÀ

È la tempistica in cui si devono svolgere le varie mansioni per raggiungere l’obiettivo finale. Esisto-no due tipologie di timing: la prima, definito event timing, coinvolge i mesi antecedenti l’evento, la seconda, timing di produzione, riguarda invece la giornata dell’evento.

È un importante strumento di pianificazione e gestione dell’organizzazione. Consiste nella sche-matizzazione delle ‘cose da fare’ a partire da alcuni mesi fino ad alcune settimane prima dell’evento, permettendo così di stabilire degli obiettivi inter-medi individuali o di gruppo. Il modo più agevole per realizzare il diagramma è quello di utilizzare un foglio Excel: dall’incrocio tra attività e numero della settimana viene inserito il nome del respon-sabile in modo da avere un referente per le varie voci.

Fa riferimento al momento operativo in cui l’even-to viene realizzal’even-to. Mentre per l’event timing sono fondamentali le date, in questo caso sono fonda-mentali gli orari. Vengono inserite dunque le tem-pistiche degli interventi, le pause, i break e tutto ciò che è in programma.

event timing

timing di produzione TIMING

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