Competenza: tutti gli operatori dei Punti di Giacenza; tutti gli operatori dei punti di Ritiro delle filiali Nexive e Partner
A cosa serve: permette di effettuare l’operazione di Compiuta Giacenza delle raccomandate in carico al punto e di avviare il processo di riconsegna al Cliente Mittente
Punto di accesso: Menù Banco Accettazioni Ritiro da Giacenza con Firma OTP Portale Ritiro da Giacenza -> Compiuta giacenza
I dati di ingresso richiesti dalla maschera sono i seguenti:
① Elenco Raccomandate: inserire l’elenco dei barcode delle raccomandate che sono in giacenza sul punto di ritiro e che sono oppure inserire il barcode della distinta di giacenza che le contiene
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A questo punto sarà possibile procedere all’attività di ② “Verifica (F8)” per i dati inseriti, affinché il sistema possa segnalarci eventuali anomalie o spedizioni mancanti.
La fase di ② “Verifica (F8)” riepilogherà in apposito specchietto l’elenco delle segnalazioni per l’attività che stiamo effettuando:
- Barcode Valido: indica che il barcode della raccomandata o che il barcode della distinta di giacenza è valido e può essere esitato come compiuta giacenza ed essere avviato alla restituzione
- Raccomandata non in giacenza: indica che il barcode fa riferimento ad una raccomandata che non è in giacenza e che quindi non può essere esitata come compiuta giacenza dal punto di ritiro; in questo caso l’operatore dovrà contattare la filiale di recapito che ha inviato la raccomandata in giacenza per ottenere informazioni circa la sua gestione
- Busta non a sistema: indica che la raccomandata non esiste in Formula Certa, l’invito è quello di verificare il corretto inserimento del codice a barre; nel caso fosse corretto e si tratta di una raccomandata, l’operatore dovrà contattare la filiale di recapito che ha inviato la raccomandata in giacenza per ottenere informazioni circa la sua gestione
- Busta non di Raccomandata: indica che il barcode inserito è di un prodotto Formula Certa NON di raccomandate e pertanto non può essere preso in carico per la giacenza; l’operatore dovrà contattare la filiale di recapito che ha inviato la busta in giacenza per ottenere informazioni circa la sua gestione
- Scadenza giacenza ancora valida : data di scadenza : indica che la raccomandata non ha esaurito i giorni a disposizione per la sua giacenza e non è pertanto ancora avviabile alla restituzione, la raccomandata deve essere tenuta in giacenza fino alla data indicata
- Compiuta giacenza già eseguita: indica che il barcode fa riferimento ad una raccomandata che non è più in giacenza, che ha già subito un’azione di compiuta giacenza dal punto di ritiro; in questo caso l’operatore dovrà contattare la filiale di recapito che ha inviato la raccomandata in giacenza per ottenere informazioni circa la sua gestione
Si popolerà di conseguenza la grigla delle Segnalazioni Quadratura dove sarà possibile puntualmente per ciascun barcode andare a risalire alla motivazione della segnalazione e intervenire di conseguenza.
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1.6.1 Segnalazioni Quadratura
Barcode: barcode della busta
Prodotto: tipologia di prodotto di riferimento, utile
Segnalazione: descrizione della segnalazione, vedi sopra per la descrizione delle segnalazioni
Una volta effettuata l’attività ② “Verifica (F8)” sarà possibile procedere con l’attività di Compiuta Giacenza premendo sul pulsante ③ “Procedi”.
1.6.2 Quali buste saranno esitate come Compiuta Giacenza con ③ “Procedi”?
L’operazione di Compiuta Giacenza andrà a buon fine unicamente per i barcode di Raccomandate validi.
1.6.3 Che cosa succede alle raccomandate in Compiuta Giacenza con ③ “Procedi”?
Sulle Raccomandate che hanno compiuto il periodo di giacenza, sarà imputata su ciascuna Raccomandata valida un’azione visibile al cliente di “COMPIUTA GIACENZA” in modo da movimentare correttamente la raccomandata e avviarla quindi alla fase di restituzione.
Una volta che si procede con l’attività di Compiuta Giacenza premendo sul pulsante ③ “Procedi”, si aprirà un report che sarà utile per guidare in modo corretto la restituzione verso la filiale di recapito per avvio alla restituzione o report per la restituzione diretta verso il Cliente Mittente delle Raccomandate.
1.6.4 Report per avvio alla restituzione per Compiuta Giacenza
Il punto di giacenza genererà un Report verso la filiale di recapito di riferimento per le raccomandate in compiuta giacenza della giornata.
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La filiale di recapito genererà invece il report per avviare la restituzione verso il Cliente Mittente suddiviso per restituzione in modalità “Reso”, ristampabile indicando i barcode delle raccomandate anche da:
Distribuzione -> Resi Distinte -> Stampa Resi Distinte Raccomandate
1.6.5 Giacenze Scadute
Sarà possibile richiamare tutte le raccomandate che hanno esaurito il periodo di giacenza in carico alla filiale esplodendo la funzionalità di Giacenze Scadute ed effettuando la ricerca tramite il pulsante per la ricerca
La griglia mostrerà l’elenco di tutte le raccomandate con giacenza scaduta che devono essere avviate alla restituzione verso la filiale di recapito o verso il Cliente Mittente.
E’ possibile da questo elenco imputare le raccomandate per la gestione della Compiuta Giacenza premendo sulla singola raccomandata tramite il pulsante , oppure inserendo tutte le raccomandate in griglia (limite massimo di 2000 raccomandate per volta) tramite il pulsante
E’ naturalmente indispensabile una volta effettuata la Compiuta Giacenza, trattare in modo opportuno il materiale cartaceo avviandolo alla restituzione.