EXCEL
Seconda parte AA 2013/2014
2
STAMPA
• Quando si esegue il comando FILE – STAMPA, Excel manda alla stampante tutte le celle del foglio di lavoro
corrente che hanno un contenuto. Il numero di pagine che saranno stampate dipende dalla quantità di celle coinvolte. • L’AREA DI STAMPA è la parte del foglio di lavoro che si
intende stampare. Definire l’area di stampa significa dire all’applicazione quali celle deve stampare.
Per definire l’area di stampa si devono selezionare tutte le celle da riprodurre su carta e si deve eseguire il comando FILE – AREA DI STAMPA – IMPOSTA AREA DI STAMPA
AREA DI STAMPA
• Dopo il comando IMPOSTA AEREA DI STAMPA non succede nulla, ma l’applicazione tiene in memoria le celle da stampare.
In ogni foglio di lavoro si deve scegliere l’area di stampa, che può essere diversa.
• In qualsiasi momento è possibile cambiare o modificare l’area di stampa, ripetendo gli stessi comandi: quando si definisce una seconda area di stampa, Excel annulla la
4
IMPOSTA PAGINA
• Dopo aver scelto l’area di stampa si deve indicare al
programma come stampare, attraverso il comando FILE – IMPOSTA PAGINA. Si apre la finestra di dialogo con le opzioni di impostazione pagina.
ANTEPRIMA DI STAMPA
• Prima di utilizzare la stampante conviene SEMPRE
controllare come saranno stampate le celle, utilizzando l’ANTEPRIMA DI STAMPA.
• Dopo aver scelto il comando ANTEPRIMA DI STAMPA la finestra del programma cambia completamente:
6
GRAFICI
• I grafici sono immagini che rappresentano i dati delle tabelle. In generale, risulta molto più semplice e immediato
consultare un grafico che una tabella.
• I grafici hanno lo scopo di dare una rappresentazione dell’andamento complessivo dei dati.
Entrate € -€ 500,00 € 1.000,00 € 1.500,00 € 2.000,00 € 2.500,00 € 3.000,00 gen-07 feb-07 mar-07 apr-07 m ag-07 giu-07 lug-07 ago-07 set-07 ott-07 nov-07 dic-07 Periodo En tr at e Entrate
• Per creare i grafici si utilizza il comando GRAFICO, nel menu INSERICI, dopo aver selezionato la tabella
contenente i valori. Questo comando manda in esecuzione una procedura guidata che si chiama
AUTOCOMPOSIZIONE GRAFICO.
• Nella procedura guidata si sceglie il tipo di grafico e una serie di opzioni.
8
• Una volta creato un grafico è possibile motificarne le caratteristiche:
– Posizione all’interno del foglio di lavoro – Dimensione
– Titoli – Font – …
GRAFICI
• Esercizio 1:
Creare una tabella in cui nella prima colonna ci siano i nomi di 4 prodotti in vendita, nella prima riga 5 mesi consecutivi.
All’interno della tabella le quantità di prodotti venduti in un certo mese.
Creare un istogramma della tabella intitolato “Andamento vendite”, chiamare l’asse x “Periodo” e l’asse y
10
ELENCHI
• Fino ad ora abbiamo visto un uso di Excel per tabelle numeriche. Un altro utilizzo (molto diffuso in ambito aziendale) è per la gestione di elenchi.
• Un ELENCO è una tabella in cui ogni riga rappresenta un’entità (persona, oggetto, …) ed ogni colonna
CREARE UN ELENCO
• Per creare un elenco in Excel è sufficiente digitarlo nel foglio di lavoro, come una tabella qualsiasi. In genere si utilizza il grassetto per la prima riga, quella dei campi, per evidenziare i titoli delle colonne, ma non è indispensabile. • Quando si crea un elenco grazie alla funzionalità
COMPLETAMENTO AUTOMATICO si può risparmiare tempo.
12
• Si è visto che per creare un elenco in Excel è sufficiente digitarlo nel foglio di lavoro. Esiste anche uno strumento che aiuta ad inserire i dati nell’elenco agli utenti meno
esperti: il modulo.
• Per inserire i dati nel modulo si deve rendere attiva una cella dell’elenco (qualsiasi) e utilizzare il comando
MODULO, all’interno del menu DATI.
ORDINARE I DATI
• Quando si crea un elenco è possibile non preoccuparsi di inserire i dati seguendo un certo ordine (ad esempio
alfabetico).
• Dato un elenco utilizzando la funzionalità
DATI-ORDINA si può ordinare le righe dell’elenco scegliendo per quali campi ordinare.
14
NASCONDERE RIGHE/COLONNE
• A volte risulta conveniente nascondere delle colonne o delle righe di un elenco o di una tabella perché non sono importanti in un certo momento.
• Per nascondere colonne o righe è necessario selezionarle e dal menù formato scegliere COLONNE(o
RIGHE)-NASCONDI.
• Per scoprirle basta selezionare le colonne/righe tra cui
sono nascoste e dal menù formato scegliere COLONNE(o RIGHE)-SCOPRI.
righe e/o di colonne
• Quando si esegue lo scorrimento di un foglio di lavoro spesso è utile congelare le etichette delle righe e/o delle colonne.
1. Fare clic sulla cella a destra dell’etichetta di riga e/o sotto l’etichetta di colonna che si vuole congelare
2. Fare clic sul comando Blocca riquadri del menu
Finestre
• Per sbloccare le righe e/o le colonne
16
I FILTRI
• I filtri sono uno strumento per cercare e selezionare una parte dei dati di un elenco. Si devono stabilire dei criteri di ricerca, per esempio la città deve essere Torino. Il
programma confronta ogni riga della tabella con il criterio, se il criterio è verificato la riga sarà visualizzata, altrimenti la riga verrà nascosta. Il risultato che si ottiene alla fine è che rimangono visibili solo i record con la città uguale a
Torino.
• I filtri servono per analizzare o cercare i dati, riducendo il lavoro solo su alcune righe dell’elenco, cioè solo sulle righe che interessano.
IL FILTRO AUTOMATICO
• Il sistema più semplice per filtrare un elenco di Excel è quello di rendere attiva una cella del database e lanciare il comando DATI – FILTRO – FILTRO AUTOMATICO. Dopo aver eseguito il comando saranno aggiunte delle
18
FILTRI: PERSONALIZZA
• Il comando personalizza serve per fare un filtro con più
criteri, tutti sullo stesso campo. È necessario introdurre due operatori logici, chiamati And e Or.
• Usando l’operatore And il risultato è vero solo se entrambe le condizioni sono vere, negli altri casi è falso. Con
l’operatore Or, invece, il risultato è falso solo quando entrambe le condizioni sono false, altrimenti è vero.
RIMUOVERE UN FILTRO
• Se abbiamo applicato dei filtri, per visualizzare tutte le righe si può utilizzare il comando
DATI-FILTRO-MOSTRA TUTTO.
• Se invece vogliamo rimuovere il filtro automatico si deve lanciare il comando DATI – FILTRO – FILTRO
AUTOMATICO, lo stesso utilizzato per crearlo. Dopo l’esecuzione del comando spariscono tutte le tendine nei campi.
20
I SUBTOTALI
• I subtotali sono uno strumento veloce per analizzare un elenco, permettono di fare i totali degli elementi di un campo della tabella. Prima di eseguire il comando per i subtotali si deve ordinare la tabella in base allo stesso campo.
• Il comando da lanciare è DATI – SUBTOTALI e si apre una finestra di dialogo.
IMPORTARE DEI DATI
• Spesso i dati ti un foglio di lavoro non sono inseriti a mano ma vengono importati; cioè sono contenuti in un file che non è di tipo Excel e tramite l’operazione di importazione vengono inseriti automaticamente in un foglio di lavoro. • Per importare dei dati bisogna selezionare
22
ESPORTARE DEI DATI
• Come è facile immaginare è possibile anche compiere l’operazione inversa dell’importazione: l’esportazione. • Per esportare dei dati basta semplicemente salvare la
cartella di lavoro scegliendo il tipo di file dall’elenco (csv, txt, …).
• Quando si salva una cartella di lavoro in un file di tipo
testo viene salvato solo il contenuto di un foglio di lavoro, quello attivo al momento in cui si è fatto il salva.
Esercizio 2
• Scrivere un elenco con “Nome”, “Cognome”, “Città”,
”Numero di telefono”. Completare 4 righe di questo
elenco. Salvare il file come “Es_elenco1.xls”.
• Inserire un filtro automatico nella prima riga. Ordinare per cognome.
• Esportare l’elenco in un file di tipo “.txt”.
• Chiudere il file di tipo “.txt” e riaprire “Es_elenco1.xls”. Nel secondo foglio di questo file importare il contenuto del file di tipo “txt”.
24
COMMENTI
• È possibile aggiungere un commento in ogni cella, per spiegare le scelte fatte o per dare un avvertimento agli
utilizzatori del file. Il commento è memorizzato sulla cella, quindi ogni cella può contenere un commento diverso. • Per scrivere un commento si deve rendere attiva la cella
che lo conterrà, aprire il menu INSERISCI, allargare la lista di comandi e fare un clic su COMMENTO. Si apre una
• Per modificare un commento già inserito bisogna
selezionare la cella che contiene il commento e dal menù INSERISCI scegliere COMMENTO.
26
UNIRE CELLE
• Per migliorare l’aspetto grafico del foglio di lavoro è possibile unire diverse celle e renderle una sola.
Per farlo si selezionano le celle che si vogliono unire e dal menù FORMATO-CELL-ALLINEAMENTO-UNISCI CELLE.
• Dopo l’utilizzo di questo comando, le celle selezionate non esistono più, esiste un’unica cella che ha le dimensioni di tutte le precedenti. Questa cella prende il nome di quella più in alto a sinistra.
FORMATTAZIONE CONDIZIONATA
• E’ possibile decidere di formattare una cella a seconda del dato che contiene.
Se il dato contenuto rispetta una certa condizione si avrà un certo formato, se il dato contenuto non rispetta la
condizione si avrà un altro formato.
• Per utilizzare questo strumento bisogna selezionare una cella e poi FORMATO-FORMATTAZIONE
28
