Milano, 27 Febbraio 2006
La tenuta dei documenti
di lavoro
Informativa
generale
I libri regolamentari da istituire, tenere e conservare obbligatoriamente sono:
Ø
il libro di matricola,
Ø
il libro di paga, a volte suddiviso in due parti: presenze e foglio paga o cedolino,
Øil registro infortuni.
La legge vigente è unica e non fa distinzioni tra grandi e piccole aziende, né tra settori di attività, né per i lavori di breve durata
I libri regolamentari
Ciò in altri termini vuol dire che le norme in materia sono le stesse:
Ø
per chi occupa un apprendista e per chi ha 100 dipendenti,
Ø
per la bottega artigiana e il cantiere edile (grande o piccolo che sia),
Ø
per il negozio di cartoleria e la grande industria,
Ø
per i lavori fissi e quelli di breve durata.
I libri regolamentari
Proprio la necessità di adattare le stesse norme a realtà così diverse, ha fatto sì che nascessero e si consolidassero nel tempo sistemi e modalità di
tenuta dei libri paga e matricola profondamente diversi tra loro.
Se a ciò si aggiunge la continua e veloce evoluzione delle tecnologie applicate a questa materia, ben si comprende come sia sempre più difficile far
rientrare i nuovi sistemi nelle vecchie norme, anche perché raramente, e comunque con tempi molto lunghi, il legislatore interviene ratificandoli con apposite norme.
I libri regolamentari
La normativa “datata”, ma tuttora vigente, che regolamenta la materia è data da:
Ø
art. 134 del R.D. 1422/1924;
Ø
articoli da 20 a 26 del Testo Unico
approvato con DPR 30.6.1965, n. 1124;
Ø
DPR 20 aprile 1994, n. 350;
Ø
art. 119 della legge delega 388/2000;
Ø
D.M. 30 ottobre 2002
Ø
innumerevoli lettere e circolari attuative
I libri regolamentari
L’obbligo di istituire, tenere e conservare i libri regolamentari riguarda tutti i datori di datori di
lavorolavoro, pubblici e privati, i committenti, gli
associanti in partecipazioneassocianti in partecipazione, le cooperative, le scuole, ecc., che occupano: dipendenti di
qualsiasi qualifica, associati in partecipazione, collaboratori parasubordinati, ecc.
Sono esonerati i titolari artigiani e le società artigiane senza dipendenti, anche quando
occupano solo familiari coadiuvanti o soci lavoratori.
I libri regolamentari
La recente “semplificazione” dei sistemi di tenuta dei libri di matricola e di paga (D.M. 30.10.02;
circ. Min. Lav. 33/03 e lett. INAIL 16.12.04 e 7.3.05) ha introdotto la possibilità di scegliere tra tre diversi sistemi:
Ø
il sistema tradizionale,
Øil sistema a fogli mobili,
Ø
il sistema informatico.
Il primo comporta l’uso di libri rilegati; il secondo di documenti equipollenti (fogli mobili – moduli
sostitutivi); il terzo di procedure automatiche
I libri regolamentari
Il
sistema tradizionale,
che prevede l’utilizzo di libri di matricola e di paga normalmente “rilegati”può, ovviamente, essere utilizzato solo compilando manualmente i dati da registrare.
I libri di matricola e di paga vanno sempre numerati preventivamente in ogni pagina e
sottoposti alla vidimazione, ovviamente sempre manuale, da parte dell’INAIL (o dell’INPS)
Questo sistema, alquanto obsoleto e ormai poco utilizzato, non ha subito alcuna variazione, né semplificazione
I libri regolamentari
Il sistema a fogli mobili, prevede l’adozione di documenti equipollenti dei libri di matricola e di paga rilegati, rappresentati da fogli “sciolti”
(moduli) per l’uso dei quali non è più richiesto né il parere preventivo dell’INAIL, né tanto meno l’autorizzazione della D.P.L., come in passato.
Con questo sistema di tenuta spesso il libro paga viene suddiviso in due parti distinte:
§ i fogli presenze, a compilazione manuale o
automatica, con i dati delle sole presenze dei lavoratori
I libri regolamentari
§
i cedolini (o fogli paga), a compilazione
manuale o automatica, che riportano i dati relativi alle retribuzioni, alle ritenute, …
Nonostante la suddivisione, per entrambi gli elementi (presenze e cedolino) continuano a
valere e vanno applicate le regole che la legge prevedeva, e prevede, per il libro paga unico.
Anche i documenti equipollenti (fogli mobili – moduli) vanno comunque preventivamente
numerati, e poi sottoposti alla vidimazione dell’INAIL (o dell’INPS)
I libri regolamentari
I regolamentari libri di matricola e di paga, e i documenti equipollenti, vanno numerati e
vidimati prima di essere messi in uso
La vidimazione dei documenti è di competenza dell’INAIL se l’azienda occupa lavoratori per i quali ricorre l’obbligo assicurativo, e quindi ha in corso almeno una P.A.T. presso l’Istituto
E’ invece di competenza dell’INPS se l’azienda non occupa nessun lavoratore soggetto allo
obbligo assicurativo INAIL, e quindi non ha nessuna P.A.T. in corso presso l’INAIL
I libri regolamentari
Quando è di competenza dell’INAIL la
vidimazione può essere richiesta a qualsiasi Sede dell’Istituto sul territorio nazionale che è tenuta a eseguirla, a prescindere dalla competenza
territoriale, sia per codice ditta che per P.A.T.
(lett. Inail 16/12/04)
Fanno eccezione, e vanno quindi sempre eseguite soltanto presso la Sede Inail competente, le
vidimazioni con la “Numerazione Unica”
Le vidimazioni, sia di competenza INAIL che INPS, si possono eseguire con più modalità:
I libri regolamentari
• manuale, in cui i moduli già numerati vengono bollati (a secco a inchiostro) manualmente
dall’INAIL, che esegue anche la registrazione sull’ultimo foglio del libro o del blocco;
• in fase di stampa, mediante la numerazione e bollatura dei fogli al momento della stampa
tipografica, previa autorizzazione concessa volta per volta dalle Sedi INAIL, che poi curano
anche la vidimazione sull’ultimo foglio del blocco;
• in fase di stampa laser, previa autorizzazione dell’INAIL, da richiedere “una tantum”, per i soli casi previsti, e a mezzo di esplicita istanza
I libri regolamentari
Infatti l’autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser può essere concessa, solo per i fogli paga (cedolini) e i fogli di riepilogo mediante
apposita istanza alla Sede INAIL, allegando dei facsimili dei tracciati che saranno prodotti.
Per i fogli presenze invece l’autorizzazione può essere richiesta, e concessa, solo se l’azienda si avvale di sistemi automatici di rilevazione
(cartellini, badge, …).
L’autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser non può in nessun caso essere richiesta, né concessa, per i fogli matricola.
I libri regolamentari
Alla richiesta di l’autorizzazione, da redigere sui moduli predisposti dall’INAIL, bisogna allegare i facsimili delle stampe che saranno prodotte dalla laser (presenze e/o cedolini e riepiloghi), con riportata:
ü la data e l’ora di stampa,
ü il marchio dell’INAIL (prima era il bollo), ü il numero dell’autorizzazione,
ü la data di rilascio dell’autorizzazione,
ü il codice della Sede INAIL che l’ha rilasciata.
Della conformità alle norme del contenuto dei tracciati prodotti dalla laser è responsabile l’azienda o il professionista autorizzato
I libri regolamentari
I tracciati autorizzati dall’INAIL, sono gli unici che il soggetto abilitato può numerare e vidimare in fase di stampa laser
Qualsiasi modifica o variazione apportata ai
tracciati autorizzati dall’INAIL, rende necessaria la richiesta di una nuova autorizzazione
Le autorizzazioni rilasciate prima del marzo
2005, che riportano il vecchio “
bollo
” della Sede, anziché il nuovo “marchio
” dell’INAIL,sono
sonotuttora valide
tuttora valide
e possono essere utilizzate, senza limiti di tempo … fino a quando non si verificherà la condizione di doverle sostituireI libri regolamentari
Il possesso dell’autorizzazione INAIL alla
vidimazione in fase di stampa laser esonera dalla preventiva numerazione e vidimazione dei fogli.
Impone però l’obbligo di produrre dei riepiloghi mensili con i totali dei lavoratori, delle ore e delle relative retribuzioni (se previste), da conservare in azienda e da inviare alle Sedi dell’Istituto entro il 31 marzo di ogni anno, con riferimento all’anno solare precedente.
E’ anche possibile stampare con la laser senza autorizzazione, ma in questi casi è necessario numerare preventivamente i fogli e poi farli
vidimare dall’INAIL con uno dei consueti sistemi.
I libri regolamentari
Altra tipologia di vidimazione è quella con la
“Numerazione Unica”, riservata in esclusiva a:
ü
Consulenti del lavoro,
ü
Associazioni di categoria,
ü
altri Professionisti autorizzati,
üsocietà Capogruppo.
Occorre disporre di una specifica autorizzazione dell’INAIL per poter vidimare, con una delle
modalità previste, blocchi di fogli mobili (moduli) che vengono assegnati al soggetto autorizzato che li gestisce, e deve risponderne all’INAIL.
I libri regolamentari
Il sistema informatico di tenuta dei libri di matricola e di paga mediante supporti
elettronici o magnetici è al momento utilizzabile, senza bisogno di chiedere
autorizzazioni, e senza la necessità di vidimare alcunché, alla sola condizione che i sistemi
adottati garantiscano l’inalterabilità, la
consultabilità e l’integrità dei dati, con l’obbligo di scaricare comunque ogni mese su carta i dati memorizzati su supporti informatici.
Sono quindi ancora in vigore le norme di cui al DPR 350/1994, nonostante siano già cambiate.
I libri regolamentari
Infatti il D.M. 30.10.2002 (e il CNIPA) hanno già imposto per il futuro delle specifiche tecniche molto più rigide, riportate nella circolare
ministeriale n. 33/03, e che prevedono la certificazione dei dati a mezzo dei soggetti
abilitati, la firma digitale, le marche temporali, ecc.
Tuttavia, fino a quando non entreranno in vigore le nuove norme, vale a dire fino a quando gli Enti previdenziali (INPS e INAIL) e la D.P.L. non si saranno tecnicamente attrezzati per gestirle, resterà in vigore la normativa previgente.
I libri regolamentari
L’autorizzazione ad accentrare presso un’unica
sede aziendale l’elaborazione dei libri matricola e paga, va richiesta e concessa dalla Direzione
Provinciale del Lavoro – Servizio Ispezioni del Lavoro - territorialmente competente per la località dove si vuole accentrare.
Nell’istanza occorre indicare il sistema di tenuta delle scritture regolamentari che sarà adottato Questo accentramento è cosa diversa sia dallo accentramento contributivo INPS, che da quello delle posizioni assicurative INAIL, anche se ne costituisce il necessario presupposto di entrambi
I libri regolamentari
Particolari modalità di tenuta delle scritture regolamentari sono previste per i lavoratori parasubordinati (co.co.co., co.co.pro., ecc.) soggetti all’Inail e per gli Associati in partecipazione non artigiani:
v è consentita l’istituzione di libri di matricola e di paga distinti da quelli degli altri lavoratori (art. 26 DPR 1124/65);
v il libro matricola può essere semplificato
registrando i soli dati anagrafici e fiscali dei collaboratori e quelli relativi al rapporto (data di inizio e di fine, mansioni, durata, …);
I libri regolamentari
v il libro paga può essere ridotto alla sola parte relativa ai compensi, agli oneri e alle ritenute contributive e fiscali, posto che la parte
relativa alle presenze, considerate le particolari modalità di svolgimento del rapporto, non è rilevante
v nel caso di tenuta di libri unici sia per i
lavoratori Subordinati che per i Parasubordinati e Associati in Partecipazione, deve essere
possibile il riepilogo in ordine cronologico delle varie tipologie di rapporto, per consentire le verifiche in occasione di sopralluoghi ispettivi
I libri regolamentari
Alla luce delle nuove disposizioni, oggi ogni
azienda deve istituire, tenere e conservare un solo libro matricola, e tanti libri paga quante sono le P.A.T. in corso all’Inail: una per ogni unità produttiva da considerare tale ai sensi dell’art. 2 del D.Lgs. 626/94
Sono comunque da ritenere ancora regolari, e possono pertanto ancora permanere, anche le preesistenti situazioni in cui ogni azienda aveva istituito e teneva un libro matricola e un libro paga per ogni P.A.T. aperta presso l’Inail
I libri regolamentari
Nessun obbligo quindi per le aziende di procedere alla riunificazione degli eventuali libri di matricola e di paga, e dei documenti equipollenti che, alla luce delle nuove disposizioni, risultano “multipli”
Ciò in quanto l’Inail, fornendo le nuove istruzioni (lett. 16/12/04), nulla ha disposto a proposito di tale riunificazione, né tanto meno ha fissato dei termini per provvedervi
E’ chiaro comunque che progressivamente anche tali situazioni andranno ricondotte a norma,
magari al verificarsi di particolari situazioni …
I libri regolamentari
Lo si potrà volontariamente fare, ad esempio, in occasione della modifica del sistema di tenuta, se si decide di affidare l’incarico della tenuta dei
libri a un Consulente del lavoro, o altro.
In pratica si tratta soprattutto di trovare il modo di riscrivere il nuovo matricola unico
lasciando comunque traccia dei numeri di
matricola assegnati ai lavoratori in precedenza.
Quanto al libro paga, poiché non riporta dati
“storicizzati”, può in qualsiasi momento essere fatto ripartire daccapo dal mese interessato.
I libri regolamentari
I regolamentari libri di matricola e di paga, e gli eventuali documenti equipollenti, devono sempre essere tenuti sul luogo di lavoro, da dove non possono essere rimossi neanche
temporaneamente
(art. 21 DPR 1124/65).Le aziende che svolgono attività in più luoghi di lavoro, devono tenere su ciascun luogo di lavoro o cantiere (fisso o mobile che sia) un libro (o i fogli) presenze e uno stralcio del libro (o dei fogli) matricola
I libri regolamentari
Il libro (o i fogli) di presenza devono essere regolarmente vidimati dall’Inail, mentre lo stralcio del libro matricola può anche essere rappresentato da una semplice (foto)copia, autenticata come conforme all’originale dallo stesso datore di lavoro (lett. INAIL 16.12.2004) .
Il libro, o i fogli presenze, devono essere aggiornati quotidianamente (art. 25 DPR1124/65)
Gli stralci del libro, o dei fogli, di matricola
devono essere aggiornati contestualmente al libro matricola originale.
I libri regolamentari
Ai sensi della legge 153/69, i regolamentari libri di matricola e di paga devono essere
conservati per almeno 10 anni dalla data dell’ultima registrazione o, per quanto
riguarda il libro di matricola, dalla data dell’ultimo licenziamento.
Se i libri vidimati non sono mai stati usati devono ugualmente essere conservati per 10 anni dalla data della vidimazione.
Si consiglia comunque di conservare i libri per il maggior numero di anni possibili.
I libri regolamentari
Per la mancata istituzione, l’omessa o infedele compilazione, e la mancata o irregolare tenuta dei regolamentari libri di matricola e di paga la legge prevede specifiche sanzioni amministrative pecuniarie, comminate dagli ispettori della D.P.L.
dell’Inail o dell’Inps, che vanno:
ü da € 25 a € 154, se soggette a Inail (art. 195
DPR 1124/65),
ü da € 5 a € 30, se non soggette a Inail (art. 142
R.D. 1422/24)
Oltre altre sanzioni, tra cui quella per mancata conservazione dei libri che va da € 25 a € 77
(art. 42 legge 153/69), ecc.
I libri regolamentari
Il libro
matricola
Il libro di matricola ha lo scopo di dimostrare la consistenza numerica e “qualitativa” dei
prestatori d’opera occupati dall’azienda.
Sul libro matricola devono essere registrati,
nell’ordine cronologico dell’assunzione e prima di essere avviati al lavoro, tutti i lavoratori
dipendenti, di qualsiasi qualifica, ecc.
Vanno registrati, ma con modalità semplificate, anche i collaboratori (co.co.co. e co.co.pro., ecc) soggetti all’Inail e gli associati in partecipazione non artigiani
Il libro matricola
Non vanno invece registrati sul libro matricola:
Ø il titolare unico di azienda artigiana (legge
840/66),
Ø i familiari coadiuvanti del titolare unico di azienda artigiana (circolare Inail n. 70/97),
Ø i soci lavoratori di società artigiane (circolare Inail n. 70/97),
Ø tirocinanti (stagisti), borse di lavoro, L.S.U., L.P.U., P.I.P., ecc. (legge 196/97)
Questo perché nelle ipotesi indicate non si costituiscono rapporti di lavoro
Il libro matricola
Il libro matricola deve essere sempre unico per ogni azienda.
Ciò anche quando l’azienda svolge l’attività in più luoghi, e per questo, o perché ha rischi o categorie diverse di lavoratori (dirigenti,
operai, impiegati, parasubordinati, ecc.), è intestataria di più P.A.T. presso l’INAIL.
Il libro matricola unico va vidimato a carico di una qualsiasi delle P.A.T. di cui l’azienda è
titolare e mai del “codice ditta”
(lett. Inail 16/12/04).Il libro matricola
Quando l’azienda svolge l’attività in più luoghi, per poter adempiere all’obbligo di legge, che prevede la contemporanea presenza del libro
matricola unico su ogni cantiere, deve tenere in
ciascun sito lavorativo (grande o piccolo, fisso o mobile che sia), oltre al libro presenze
vidimato dall’INAIL, anche uno stralcio del libro matricola, rappresentato anche da una semplice (foto)copia, autenticata come
conforme all’originale dallo stesso datore di lavoro
(lett. INAIL 16.12.2004).Il libro matricola
Allo scopo di assolvere a specifiche esigenze aziendali è consentito avere dei libri matricola
“settoriali o di filiale” che tuttavia, poiché sono
dei “di cui” del matricola unico, non sono ufficiali, e quindi non vanno vidimati (lett. Inail 16/12/04).
Il libro matricola deve essere compilato con inchiostro, o altra materia indelebile, senza lasciare spazi in bianco, né fare abrasioni.
Eventuali cancellazioni o correzioni vanno fatte tracciando una riga sulla parte errata, in modo che resti leggibile, e riscrivendo vicino i dati esatti
Il libro matricola
A libro matricola bisogna obbligatoriamente registrare, per ciascun prestatore d’opera:
§ il numero d’ordine di iscrizione (di matricola)
§ il cognome e il nome
§ la data e il luogo di nascita
§ il codice fiscale
§ la data di ammissione in servizio (assunzione)
§ la data di risoluzione del rapporto di lavoro
§ la categoria professionale
§ la misura della retribuzione
§ l’indicazione se soggetto o meno all’Inail
§ l’entità delle detrazioni d’imposta, ecc.
§ il n° dei familiari a carico per gli assegni, …
Il libro matricola
Il libro
di paga
Il libro di paga è il documento probatorio della
prestazione resa dai lavoratori, della retribuzione erogata e delle ritenute fiscali e previdenziali
operate.
Salvo che nel caso di tenuta con il sistema
tradizionale, il libro paga viene oggi quasi sempre suddiviso e gestito distintamente nelle due parti diverse che lo compongono:
v
le presenze
v
le retribuzioni
Il libro paga
Ma anche quando il libro paga viene tenuto distinto in presenze e cedolino, continuano a
valere, e vanno applicate a entrambi, le regole che la legge prevede solo per il libro paga unico.
Le registrazioni a libro paga riguardano tutti i lavoratori dipendenti, di qualsiasi qualifica, con particolari modalità previste per gli apprendisti e i minori di anni 18 (art. 20 DPR 1124/65)
Vanno registrati, in modo semplificato, anche i collaboratori (co.co.co. e co.co.pro.) soggetti allo Inail e gli associati in partecipazione non artigiani
Il libro paga
Il datore di lavoro deve istituire un libro paga per ogni P.A.T. aziendale, posto che secondo la nuova G.R.A. Inail sono proprio le PAT il riferimento dell’assicurazione al territorio
(lett. Inail 16/12/04).
Il libro paga, o i fogli presenza e paga,
devono essere preventivamente numerati e vidimati a cura dell’INAIL (o dell’INPS) a
carico della P.A.T. relativa al luogo di lavoro interessato, e mai con riferimento al “codice
ditta” aziendale (lett. Inail 16/12/04).Il libro paga
Ai sensi dell’art. 25 del DPR 1124/65 il libro paga deve essere sempre tenuto al corrente registrando:
§ ogni giorno le ore di lavoro eseguite il giorno
precedente, o le sole presenze nei casi previsti. Per i lavori fuori sede,le ore si possono registrare entro il termine previsto per le retribuzioni (3 gg.),
§ le retribuzioni entro 3 giorni dalla scadenza del termine di pagamento,
§ le retribuzioni dei “cottimisti” entro 3 giorni dalla data della liquidazione,
§ gli operai esposti alla silicosi/asbestosi raggruppati secondo l’adibizione ai vari reparti morbigeni (art.
156 DPR 1124/65).
Il libro paga
A norma dell’art. 20 del DPR 1124/65, nel libro paga, unico o distinto in presenze e cedolino,
per ogni prestatore d’opera devono comunque essere registrati:
§ il cognome e il nome,
§ il numero di matricola,
§ il numero delle ore lavorate ogni giorno, distinte in ordinarie e straordinarie. Se la retribuzione è fissa basta indicare solo la presenza al lavoro,
§ la retribuzione in denaro e quella in altre forme,
§ il periodo di riferimento,
§ le detrazioni per lavoro dipendente e per carichi di famiglia autocertificate dal lavoratore …
Il libro paga
Quando l’azienda svolge l’attività in più luoghi, per poter adempiere all’obbligo di legge, che prevede la presenza del libro paga su ogni cantiere, deve tenere in
ciascun luogo di lavoro (grande o piccolo, fisso o mobile che sia):
§
la parte del libro paga relativa alle presenze regolarmente vidimato dall’INAIL,
§
lo stralcio del libro matricola, anche una (foto)copia, autenticata come conforme all’originale dallo stesso datore di lavoro
Il libro paga
Anche il libro paga deve essere compilato con inchiostro, o altra materia indelebile, senza lasciare spazi in bianco, né fare abrasioni.
Eventuali cancellazioni o correzioni vanno effettuate tracciando una riga sulla parte
errata, in modo che resti comunque leggibile, e riscrivendo poi vicino i dati esatti.
L’azienda ha l’obbligo di consegnare assieme alla retribuzione a tutti i dipendenti, meno i dirigenti, un prospetto (o busta) paga firmato dal datore di lavoro, che riporti gli stessi dati del libro paga
(legge 4/53).
Il libro paga
Il prospetto (o cedolino, o busta) paga in
quanto tale non è soggetto a vidimazione da parte dell’Inail (o dell’Inps).
Tuttavia questo può comunque risultare
vidimato, ma in modo del tutto incidentale, quando costituisce la parte del libro paga riservata alle retribuzioni.
Ciò si verifica infatti ogni volta che il libro paga viene tenuto distinto in fogli presenze e fogli paga, o per l’appunto, cedolini.
Il libro paga
La rilevazione delle presenze a mezzo “badge”
nel rispetto delle regole previste: (Not. Inail n. 40/87)
Ø il ’lettore’ deve avere un alimentatore a batteria che lo faccia funzionare anche quando manca la corrente,
Ø sul badge deve essere memorizzata, anche se in codice, la matricola del lavoratore,
Ø l’orario di entrata e uscita deve essere scaricato, in tempo reale, su disco o nastro,
Ø ogni mese stampare, su fogli vidimati Inail, le
timbrature dei dipendenti nel mese da conservare per 10 anni (… è parte del libro paga)
Ø a richiesta degli ispettori deve poter stampare, su fogli vidimati, le presenze di singoli periodi …
