LETTERA DI INCARICO
PER LA VERIFICA DEI CERTIFICATI VERDI COVID-19 - Green Pass -
Il/la sottoscritto/a_______________cf.____________________nato/a______________________
a
________________il____________________residente________________in____________via__
_____, n.°_________ in qualità di (amministratore, socio, legale rappresentante, titolare) dello Studio Legale____________sito in___________________________, via_______________n.°______
Incarica
Il sig/sig.ra__________________________________ nato/a _______________ il ____/____/____
residente in via ______________________________________, n°_________, CAP _____________, città ______________________________________________ (_____), C.F.
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alla verifica delle certificazioni verdi Covid-19 di tutti colori che svolgono, a qualsiasi titolo, la propria attività lavorativa o di formazione o di volontariato, all’interno dello Studio Legale, anche sulla base di contratti esterni, così come previsto dall’art. 3 del D.L. 127/2021, nel rispetto della normativa vigente in materia di trattamento dei dati personali e delle relative istruzioni ricevute dal Titolare del trattamento, osservando le seguenti disposizioni operative:
• Verifica del possesso della certificazione mediante l’applicazione “Verifica C19”
scaricata su dispositivo mobile o altra apparecchiatura idonea. La verifica dovrà essere effettuata prioritariamente all’accesso in studio, o, qualora non sia possibile, in casi eccezionali, aua campione ogni 3/4 accessi, avendo cura che quest’ultima modalità di verifica avvenga a rotazione.
• In caso di dubbio, verifica dell’identità dell’utente richiedendo l’esibizione del documento di identità in corso di validità;
• Verifica della corrispondenza dei dati anagrafici del documento di identità con quelli visualizzati dall’App;
• Verifica di eventuale certificazione medica attestante l’esonero dalla campagna vaccinale, secondo i criteri definiti con la circolare del Ministero della Salute. Si ricorda che il certificato, per essere valido, deve riportare le seguenti informazioni:
- Nome, cognome e data di nascita
per consentire l’accesso ai servizi e attività di cui al comma 1, art. 3. Del D.L. 23 luglio 2021, n.105”
- Dicitura “certificazione valida sino al ____________”
- Denominazione del servizio – regione (se il certificato proviene da un medico vaccinatore)
- Timbro e firma del medico certificatore (anche digitale)
- Numero di iscrizione all’ordine o codice fiscale del medico certificatore.
• Segnalare ai soggetti sottoposti al controllo, che l’App “Verifica 19” non memorizza i dati delle Certificazioni verdi Covid 19 e consegnare loro copia dell’informativa;
• Impedire l’accesso in studio se la verifica del Green Pass non dà esito positivo e darne segnalazione al datore di lavoro e/o titolare dello Studio;
• E’ fatto divieto raccogliere i dati dell’intestatario in qualunque forma, fotocopiando pass o documenti di identità o salvando file su supporti elettronici o facendoseli inviare via e-mail o WhatsApp (comma 5 – dell’art.13 del DPCM 17/06/2021);
• E’ fatto divieto conservare i dati dei soggetti controllati, salvo che gli stessi non siano in grado di presentare un valido Green Pass. In questo caso dovrà essere compilata una scheda con i dati del soggetto (nome e cognome, indirizzo di residenza e recapito telefonico) indicando le circostanze (mancata presentazione del certificato o presentazione di certificato invalido), dando atto che non gli è stato concesso accesso alla sede aziendale e registrando la data o l’ora dell’accaduto);
• È obbligo mantenere l’assoluta riservatezza sui dati appresi in fase di controllo, non riferendo ad alcuno le informazioni riguardanti le persone controllate;
• È fatto assoluto divieto cedere, anche solo temporaneamente, la delega o farsi sostituire senza preventiva autorizzazione da parte del proprio responsabile/datore di lavoro;
• In caso di dubbi o necessità rivolgersi al proprio datore di lavoro, Rspp o medico competente laddove nominati.
Data, _____/_____/_____
Firma Delegante
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INFORMATIVA SUL PROTOCOLLO DI ACCESSO IN STUDIO DAL 15 OTTOBRE AL 31 DICEMBRE 2021 E DEL
TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI MEDIANTE VERIFICA DEL GREEN PASS ai sensi dell’art.13 Regolamento
UE 2016/679
Ai sensi del 1 comma dell’art.9 – septies, della Legge n.87/2021 di conversione del D.L.
n.52/2021, così come introdotto dall’art. 3 del D.L. n.127/2021, è previsto che dal 15 ottobre 2021 e fino al 31 dicembre 2021 (termine dello stato di emergenza), al fine di prevenire la diffusione dell’infezione da Sars – Co – V -2, a chiunque svolge un’attività lavorativa nel settore privato è fatto obbligo, ai fini dell’accesso nei luoghi in cui la predetta attività è svolta, di possedere e di esibire su richiesta la certificazione verde Covid -19 di cui all’art. 9 comma, 2.
La predetta disposizione si applica a tutti i soggetti che svolgono, a qualsiasi titolo, la propria attività lavorativa o di formazione o di volontariato nei luoghi di lavoro anche sulla base di contratti esterni.
Le disposizioni sopra riportate non si applicano ai soggetti esenti dalla campagna vaccinale sulla base di idonea certificazione medicata rilasciata secondo i criteri definiti con circolare del Ministero della Salute.
A tal fine, si invita a leggere ed osservare le seguenti disposizioni
- La presente informativa è rivolta a tutti i dipendenti, collaboratori, stagisti, volontari, lavoratori somministrati, soci, associati, professionisti autonomi, dipendenti di ditte esterne e a tutte le persone che accedono ai locali dello Studio per lo svolgimento di attività lavorativa.
- Le finalità del trattamento sono determinate dalla prevenzione del contagio e della diffusione del Covid 19 nei luoghi di lavoro, mentre la base giuridica del trattamento è l’adempimento agli obblighi di legge.
- Il trattamento sarà effettuato su richiesta dei soggetti formalmente incaricati al controllo, ed è obbligatorio mostrare il Qr Code digitale o cartaceo apposto sulla certificazione verde.
- Ai fini della corretta verifica, il personale incaricato, all’uopo informato e formato quale incaricato del trattamento dei dati personali, potrà richiedere un documento di riconoscimento in corso di validità.
- La verifica verrà effettuata attraverso l’App governativa “Verifica C19”, inquadrando il QR Code presente all’interno del Green Pass.
materia di privacy e riservatezza dei dati personali, precisando che l’App di “Verifica C19”
utilizzata per il controllo, non memorizza i dati delle certificazioni esibite.
- L’incaricato della verifica tratta i dati identificativi dell’interessato che risultano dalla scansione del codice QR (nome e cognome, data di nascita e identificativo unico del certificato), nonché l’esito negativo della verifica, ovvero alla circostanza che il lavoratore abbia dichiarato di essere o sia risultato sprovvisto del certificato verde.
- I dati indentificativi e l’esito negativo del controllo (mancanza o invalidità della Certificazione Verde) che sono registrati per documentare le ragioni che hanno impedito l’accesso ai locali dello Studio, sono conservati fino al termine dello stato d’emergenza previsto dalle Autorità pubbliche competenti.
- Per consentire la corretta organizzazione delle attività dello Studio, si richiede che i lavoratori comunichino all’incaricato designato, a mezzo mail, all’indirizzo__________________, il mancato possesso del Green Pass in corso di validità.
- Il controllo verrà effettuato prioritariamente all’accesso nei locali oltre che a campione.
- In caso di certificazione medica rilasciata secondo i criteri previsti dalla circolare n.
35309 del 4 agosto 2021 del Ministero della Salute, che attesta l’esonero dalla campagna vaccinale, la stessa deve essere esibita all’incaricato alla verifica e al trattamento dei dati personali, al fine di esclusione dal controllo del Green Pass sino alla scadenza del certificato stesso.
- In caso di mancata esibizione del Green Pass in corso di validità ai soggetti abilitati al controllo, non si potrà accedere al luogo di lavoro e, per i dipendenti dello Studio, il periodo di astensione dalla prestazione lavorativa sarà considerata quale “assenza ingiustificata” fino alla presentazione di valida certificazione. Questa tipologia di assenza ingiustificata non comporterà alcuna conseguenza disciplinare.
- Il periodo di assenza ingiustificata non darà diritto alla retribuzione, né ad altro compenso o emolumento comunque denominato.
- Nel caso di controllo a campione, la mancata esibizione di una certificazione non in corso di validità o la mancata esibizione del documento di riconoscimento, comporterà l’immediato allontanamento dai locali dello Studio.
- L’accesso nei locali dello Studio privi di un certificato in corso di validità in violazione delle disposizioni di legge e delle predette istruzioni comporterà l’immediato allontanamento dai locali dello Studio e, per i lavoratori dipendenti, l’avvio di un procedimento disciplinare.
- L’accesso nei locali dello Studio privi di un certificato in corso di validità in violazione delle disposizioni di legge, l’art. 9 – septies, comma 9, del D.L. 127/2021 dispone una sanzione amministrativa da € 600,00 ad € 1.500,00 che verrà comminata dal Prefetto.
- Rimangono valide tutte le ulteriori misure (distanziamento, mascherina, sanificazione delle mani, etc…) previste dalla legge e dal protocollo anticovid adottato dallo Studio.
Diritti degli interessati. Nel rispetto della normativa di cui al Regolamento UE 2016/679 gli interessati hanno diritto di ottenere nei casi previsti, l’accesso ai propri dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che li riguarda o di opporsi al trattamento (artt.15 e ss del Regolamento). L’apposita istanza è presentata ai seguenti recapiti___________________.
Gli interessati che ritengono che il trattamento dei dati personali a loro riferiti effettuato secondo le modalità ivi indicate avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento hanno il diritto di proporre reclamo al Garante, come previsto dall’art. 77 del Regolamento stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento).
Titolare. Il Titolare del trattamento è _________________ con sede in___________________.
Modalità del trattamento. Il trattamento può essere svolto con o senza l’ausilio di strumenti elettronici; il trattamento è svolto dal titolare e/o dagli incaricati/responsabili dallo stesso espressamente nominati. Il conferimento di dati personali è strettamente necessario ai fini dell’accesso alla sede del Titolare. I dati potranno essere comunicati a terzi unicamente in adempimento di obblighi di legge, ovvero per difendere un diritto o esercitare un’azione in sede giudiziale. I dati personali non verranno trasferiti all’esterno dell’Unione Europea salvo Suo esplicito consenso. I dati non sono soggetti a profilazione.
Conservazione dei dati. Si fa presente che i dati verranno registrati unicamente per documentare il rifiuto all’accesso dovuto al mancato possesso di valida certificazione
“Green Pass” ovvero di valido certificato di esenzione ai sensi della Circ. Min. Salute 04.08.21. I dati registrati verranno conservati fino al termine dello stato di emergenza decretato a livello nazionale o locale in conseguenza dell’emergenza sanitaria derivante dalla diffusione del COVID-19. Una volta cessato lo stato di emergenza, qualsiasi dato personale conservato dal Titolare del Trattamento ai sensi della presente informativa sarà cancellato da parte dello stesso, salvo circostanze eccezionali che ne giustifichino il prolungamento.
Verona, 15 ottobre 2021
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