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Centro Veneto Ricerca e
Innovazione per la Sanità Digitale
I risultati ottenuti Progetto Veneto ESCAPE
Claudio Saccavini, Direttore tecnico Arsenàl.IT
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Referto online
Servizi
Problemi
Analisi organizzativa Analisi
Economica
Analisi
sociale
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Veneto ESCAPE: il primo
mattone verso l’innovazione
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1% 4%
95%
UE: scarico on line
6%
36%
58%
US : USA: scarico on line
No Sì
Non noto No
Sì, ma solo alcune tipologie di documento clinico Sì, a tutto
La diffusione del servizio di scarico on line
N= 906
N= 1579
Fonte: eHealth Benchmarking III, Final Report; Deloitte & Ipsos Belgium, Aprile 2011
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Servizio attivato/ in
sperimentazione a livello regionale/provinciale
Servizio non ancora attivato Lavori in corso o servizio parzialmente attivato
Fonte: Osservatorio Arsenàl.IT 2013
La diffusione del servizio di
scarico on line in Italia
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Europa – Italia – Veneto
Diffusione del servizio di scarico on line nelle strutture pubbliche
Fonte: Europe Press, European Commision 2011, Osservatorio Arsenàl.IT 2013
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attivo
incompleto/da riprogettare non ancora attivato
Situazione di partenza del servizio di scarico on line
In Veneto
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attivo
incompleto/da riprogettare non ancora attivato
Fonte Cruscotto di monitoraggio, 2013 - Veneto ESCAPE, Arsenàl.IT
Stato del servizio di scarico on line al termine del progetto
in Veneto
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Aree Montane/Pedemontane
Aree Metropolitane
Aree Rurali
Aree del Delta del Po
56% scarico on line medio
75% scarico on line medio
62 % scarico on line medio
46 % scarico on line medio
Fonte: Osservatorio Arsenàl.IT 2013
Distribuzione geografica del
servizio di scarico on line in
Veneto
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§ A partire dal 22 dicembre 2009 ad oggi:
ü 3 Incontri del Comitato strategico
ü 6 Appuntamenti di formazione plenaria
ü 105 Meeting di progetto per l’implementazione della soluzione
ü 160 Referenti di progetto ü 600+ Operatori incontrati
ü 50.000 Specialisti, infermieri, operatori sanitari ü 25+ Fornitori
ü 5 Moduli di progetto
ü 2 Linee guida per la gestione dello scarico on line
ü 50+ Documenti amministrativi/organizzativi/tecnici/di comunicazione a supporto delle attività aziendali
Qualche numero..
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I punti di forza del progetto
§ Anagrafe unica assistiti Regione del Veneto
§ Utilizzo certificati di firma e autenticazione agli operatori sanitari
§ Firma digitale 100% Laboratori Analisi, in diffusione in Radiologia, Anatomia patologica, Pronto Soccorso, etc..
§ Architettura di archiviazione e pubblicazione dei documenti clinici (aziendale e sovraziendale):
§ Ad utilizzo internoà visualizzazione da reparto, inserimento dei dati in cartella clinica di ricovero
§ Ad utilizzo esternoà utilizzo di portali web aziendali per lo scarico on line da parte del paziente, invio dei referti a MMG e PLS, collegamento con farmacie, comuni, sportelli distrettuali
§ Conservazione sostitutiva per garantire piena validità legale dei
documenti digitali
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§ Nello scenario della dematerializzazione sono stati valutati tutti gli elementi di progetto, in particolare:
§ Strutturazione del referto
§ Firma digitale
§ Archiviazione dei referti
§ Distribuzione interna
§ Distribuzione esterna
§ Conservazione legale
STATO DI
DIGITALIZZAZIONE DELLE AZIENDE
SANITARIE
I servizi di Veneto ESCAPE
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Nell’ambito dei referti di laboratorio strutturati, sono state introdotte le codifiche standard per un set rilevante di prestazioni. Per i risultati di laboratorio:
Logical Observation Identifiers Names and Codes è una codifica universale che offre un set standard di nomi e codici per identificare risultati clinici, soprattutto di
laboratorio ma non solo.
La strutturazione del referto:
Utilizzo della Codifica
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AS1
AS2
AS1
AS1
AS2
Referto NON strutturato
e NON codificato
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CDA2 + LOINC
AS1
AS2
AS1
AS1
AS2
Referto strutturato e codificato
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Codici di Tariffario
Regionale Descrizione
90.04.5 ALANINA AMINOTRANSFERASI (ALT) (GPT) [S/U]
90.09.2 ASPARTATO AMINOTRANSFERASI (AST) (GOT) 90.10.4 BILIRUBINA TOTALE
90.10.5 BILIRUBINA TOTALE E FRAZIONATA 90.14.3 COLESTEROLO TOTALE
90.16.3 CREATININA [S/U/dU/La]
90.27.1 GLUCOSIO [S/P/U/dU/La]
90.28.1 Hb - EMOGLOBINA GLICATA 90.37.4 POTASSIO [S/U/dU/(Sg)Er]
90.40.4 SODIO [S/U/dU/(Sg)Er]
90.43.2 TRIGLICERIDI 90.44.1 UREA [S/P/U/dU]
90.44.3 URINE ESAME CHIMICO FISICO E MICROSCOPICO 90.62.2 EMOCROMO: Hb, GR, GB, HCT, PLT, IND. DE 90.75.4 TEMPO DI PROTROMBINA (PT)
90.82.3 TROPONINA I
Indicatori (5 ottobre 2012)
Numero di Aziende Sanitarie che hanno concluso l'attività relativa ai 16 codici di
tariffario 20
Numero transcodifiche LOINC effettuate 2035
Numero nuovi codici LOINC richiesti 14 Stato di avanzamento delle
transcodifiche in riferimento ai 16 codici di tariffario (%)
91%
codici 333
LOINC
2035
codici interni di
erogata
La strutturazione del referto:
Risultati
§ Gruppo di esami più utilizzato e indicatori principali
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§ La metodologia, in particolare la collaborazione, ha permesso il completamento del lavoro
§ Il LOINC copre un grande numero dei risultati che i laboratori veneti producono
§ L’attività ha dato l’occasione per aggiornare il proprio database
§ Sono emerse alcune criticità:
v difficoltà nel passare alle unità di misura internazionali v corrispondenza LOINC: codici interni è n:m
v differenze nella gestione delle singole voci del tariffario regionale tra un laboratorio e un altro
La strutturazione del referto:
Considerazioni
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§ Il servizio di firma digitale si è diffuso capillarmente in tutte le aziende a partire dai primi mesi dell’anno di esercizio
§ Ottima diffusione del servizio
§ Comprende la documentazione clinica interna ed esterna
(referti di chimica clinica e microbiologia, radiologia, anatomia patologica e dei centri trasfusionali)
La firma digitale
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§ Infrastruttura diffusa
§ Tutte le Aziende Sanitarie hanno adeguato la propria infrastruttura sulla base delle linee
guida standard di progetto (Struttura Repository)
L’archiviazione dei referti
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§ Distribuzione interna
§ Nella totalità dei documenti prodotti in regime interno, il 96%
è stato consultato almeno una volta tramite viewer
aziendale, cartella elettronica di reparto o altre soluzioni (integrazione con Order Entry,…)
§ Comprende i referti di chimica clinica e microbiologia, radiologia, anatomia patologica e dei centri trasfusionali
La distribuzione interna
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Analisi della sua diffusione nell’ambito regionale dal 2009 ad oggi
§ Primo elemento oggettivo rilevante:
EVOLUZIONE NELL’UTILIZZO DEL SERVIZIO DI SCARICO on line DEI REFERTI DA PARTE DEL CITTADINO
La distribuzione esterna
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§ Lo scarico on line
§ Nel contesto dei referti di chimica clinica e microbiologia (specialità obiettivo del progetto) il 60% dei referti è stato scaricato on line dal cittadino
La distribuzione esterna
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§ I canali di distribuzione
§ Il portale web dell’Azienda Sanitaria risulta essere il canale maggiormente utilizzato per lo scarico on line dei referti
§ Le farmacie rappresentano il secondo canale: la loro
distribuzione sul territorio e l’aumento dei servizi erogati al loro interno avvicinerà sempre più cittadini allo scarico on line
La distribuzione esterna
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§ Diffusione del servizio
§ Nel contesto dei referti di chimica clinica e microbiologia (specialità obiettivo del progetto) il 60% dei referti è
sottoposto a conservazione legale
§ Alcune aziende entreranno pienamente a regime con il servizio entro marzo 2013
La conservazione legale
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§ Grazie alle rilevazioni del cruscotto è stata possibile l’analisi dei dati relativi all’impiego del servizio di
scarico on line dei referti, per ogni Azienda Sanitaria e a livello regionale
§ Al termine dell’anno di esercizio si evince che il panorama veneto dello scarico on line presenta i seguenti tre andamenti:
§ Trend alto (>50%)
§ Trend medio (20-50%)
§ Trend basso (<20%)
L’utilizzo del servizio
di scarico on line
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§ Prospetto
§ Valutazione della distribuzione percentuale dei trend individuati nelle Aziende Sanitarie venete
§ Sono state considerate le Aziende Sanitarie con il servizio attivo da almeno sei mesi dalla rilevazione
L’utilizzo del servizio
di scarico on line
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§ Motivazioni principali
§ Problematiche tecniche
§ Organizzative
§ Comunicazione e
promozione del servizio
Il trend basso
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§ autenticazione/registrazione
§ flusso cassa e complicanze nel controllo delle esenzioni
§ difficoltà di utilizzo del servizio
§ lentezza del servizio
§ mancata comunicazione automatica dei disservizi
§ problematiche nella verifica del consenso (sia allo sportello che on line)
Le problematiche tecniche
del servizio di scarico on line
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§ assenza di casse adiacenti al punto prelievi/
accettazione
§ assenza della possibilità di effettuare il pagamento on line
§ consegna delle credenziali su fogli separati
§ richiesta del consenso ad ogni evento
Le problematiche tecniche
del servizio di scarico on line
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§ Consegna delle credenziali
§ Le credenziali di accesso al referto on line possono essere consegnate tramite:
§ modulo cartaceo separato
§ unico foglio del promemoria (preferibile)
§ Le indicazioni comunicate alle aziende prevedono la stampa delle credenziali sullo stesso foglio, utilizzato come promemoria
Le problematiche tecniche
del servizio di scarico on line
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§ Gestione del consenso
§ Secondo le specifiche di progetto, il consenso per
attivare il servizio di scarico on line dei referti è attivabile una tantum, ma non tutte le aziende hanno applicato questa indicazione
§ Le aziende con un trend alto rilevano il consenso una
Le problematiche tecniche
del servizio di scarico on line
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§ Gestione dei flussi principali
§ È stata condotta un’indagine per censire i modelli
adottati nelle Aziende Sanitarie relativamente al flusso accettazione/pagamento/ritiro e sono stati individuati tre modelli principali
Le problematiche organizzative
nel servizio di scarico on line
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§ Gestione dei flussi principali
§ Il pagamento avviene sempre dopo il prelievo/
consegna del campione e contestualmente al ritiro del referto: in questo caso lo scarico on line è sottoutilizzato
Le problematiche organizzative
nel servizio di scarico on line
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§ Gestione dei flussi principali
§ Il pagamento della prestazione (quota base) avviene prima del prelievo/consegna del campione
Le problematiche organizzative nel servizio di scarico on line
Modello
ottimale
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ULSS media AO media
% prestazioni aggiuntive
per non esenti (CC, Micro) 2,75% 27,5%
N° di referti 8.384 136.364
FTE/anno per la consegna 0,3 4,5
Valore € 8.943 € 145.455
§ Prestazioni aggiuntive: considerazioni sul flusso in caso di assenza del pagamento on line
§ quantificare il costo umano per la consegna dei referti ove sono presenti prestazioni aggiuntive
Le problematiche organizzative
nel servizio di scarico on line
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§ Gestione dei flussi principali
§ Pagamento delle prestazioni confrontato con il trend di scarico on line
§ Le aziende con un trend alto effettuano il pagamento prima del prelievo
Problematiche organizzative
nel servizio di scarico on line
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Casi di successo:
incremento nello scarico on line
§ Aumento concreto nell’utilizzo del servizio
§ A partire dal primo bimestre, l’Azienda ULSS 20 ha progressivamente migliorato le % di scarico on line, seguendo le indicazioni di progetto
§ Le azioni intraprese :
§ Revisione del workflow organizzativo (raccolta del consenso verbale, introduzione casse automatiche,…)
§ Formazione e sensibilizzazione degli operatori di sportello (corsi)
§ Potenziamento della campagna di comunicazione (monitor pubblicitari in sala d’attesa, ristampa periodica
brochure,…)
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§ assenza di condivisione della strategia di comunicazione con la direzione aziendale
§ mancata o parziale attivazione della campagna di comunicazione
§ bassa distribuzione di materiale divulgativo (brochure, cartellonistica, etc.)
§ mancata o scarsa promozione del servizio da parte degli operatori
Le problematiche di
comunicazione nel servizio
di scarico on line
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La campagna di comunicazione regionale
“Meno file, più files!”
• 13 Brochure e locandine personalizzate per azienda
• 9 Conferenze stampa e 16 comunicati
• 295 Articoli pubblicati
• 45 Partecipazioni congressuali
• 5 Canali social e 422 amici in Facebook
• 2 Pubblicazioni di progetto
• 2 Premi nazionali
• 1 Video istituzionale
• 80 Videotag e quasi 20.000 visualizzazioni
• 1 Campagna sugli autobus
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§ Metodo
§ Analisi HTA
§ Approccio BPR – visual modeling (UML)
§ Prospettiva: Azienda Sanitaria
§ Scopo: quantificazione impatto economico-organizzativo nell’Azienda Sanitaria veneta media
NB: i risultati illustrati, in termini di risparmi, non sono comparabili con gli studi precedenti perché, mentre lo studio Bocconi ha valutato una soluzione allo stadio pre-market con i relativi maggiori costi di sviluppo e di diffusione, l’analisi effettuata nel caso di Veneto ESCAPE come oggetto soluzioni già presenti sul mercato quindi valuta la reale fase di market validation .
L’analisi organizzativa
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§ Analisi dei workflow di gestione dei documenti di:
§ Laboratorio
§ Radiologia
§ Anatomia Patologica
§ Centro Trasfusionale
L’analisi organizzativa
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L’analisi organizzativa
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§ Raccolta dati su variazione impiego risorse
Personale Q.tà risparmiata (FTE) Anatomia Patologica
Amministrativo 1,2
Medico 0,1
CUP
Operatore di sportello 14,4 Laboratorio
Amministrativo 10,1
Medico di Laboratorio 1,7 Pronto Soccorso
Infermiere 0,5
Medico di PS 0,3
Radiologia
Amministrativo 3,2
Medico radiologo 1,3
Reparto
Amministrativo 0,0
Medico 0,3
Infermiere 0,0
ü Ipotesi di scarico del 100% dei referti per esterni
L’analisi organizzativa
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§ Raccolta dati su variazione impiego risorse
Strumenti tecnologici
Tipo Q.tà risparmiata (unità)
Laboratorio Stampanti 1,0
Centro Trasfusionale Stampanti 1,0
Anatomia Patologica Stampanti 2,3
Reparto Stampanti 2,3
Spazi 6,7
Tipo Risparmio medio
Laboratorio Armadi 2,0
Radiologia Armadi 3,0
Anatomia Patologica Archivio 9,0
Reparto Archivio 12,0
CUP Scrivania 1,5
27,5
L’analisi organizzativa
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§ Beneficio per le aziende
§ Beneficio per i cittadini
§ Beneficio ambientale
L’analisi economica
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L’analisi economica
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§ L’analisi economica
§ Beneficio a livello regionale
€ 56.390.006 in 3 anni
§ Equivalente a
€ 1,08 a referto*
§ Costo attività di consegna referti esterni (CUP)
€ 460.000 **
§ Costo gestione subottimale del consenso
€ 169.531 ***
* N° di referti firmati annualmente in Regione Veneto: 17.419.622
** 3 minuti * N° referti esterni azienda media; 14,4 FTE * € 32.000
*** 0,5 minuti * (N° ref est consegnati al CUP – N° utenti che hanno scaricato almeno 1 volta il referto)
L’analisi economica
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§ Beneficio per i cittadini: €119.359.176
§ Risparmio a referto (stime valutate sulla base dell’analisi condotta da CeRGAS)
§ €12 trasporto e costo opportunità
§ N° referti per esterni/anno in Veneto
§ 9.946.598
(fonte: Cruscotto Veneto ESCAPE, dato 2011)
L’analisi economica
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§ Beneficio ambientale
TOTALE (referti, Verbali PS, LDO) Fogli di carta 42.964.959
Alberi 5.156
Toner 3.906
Fonti:
ü N° di alberi per produrre 1 tonnellata di carta (AlbRecycled Papers-
TheEssentialGuide. By Claudia G. Thompson. Cambridge, MA: The MIT Press. 1992) ü Grammi di CO 2 emessi da un’autoveicolo per km percorso: 160 (European
Commission Climate Action, http://ec.europa.eu/clima/policies/transport/
Referti esterni
CO 2 (tonnellate) 11.470
PM10 (kg) 2.168
CO 2 equivalente a:
ü emissione di gas serra prodotti da 2249 auto in un anno
ü emissione di anidride carbonica generata al consumo energetico di 993 case per un anno ü quantità di carbonio assorbito annualmente
da 9,9 km 2 di foresta di conifere
L’analisi economica
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§ Operatori
§ Cittadini
§ Indagine qualitativa
ü Focus Group
ü Interviste in profondità
ü Osservazione sul campo (Punti prelievo e CUP)
ü Somministrazione questionari
ü de visu ü on line
ü Interviste
L’analisi sociale
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Fiducia complessiva negli sviluppi del processo
Per lo più “tecnica”, ma non
supportata da una condivisione dei contenuti e degli obiettivi
Da un sistema consolidato ad un’innovazione tecnologica e strutturale
L’analisi sociale
La prospettiva degli operatori
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§ 46-65 anni (36%)
§ autonomi (86%)
§ confidenza nulla con tecnologia(43%)
§ sì (76%)
§ non possiede computer (13%)
§ non è pratico (11%)
§ preferisce avere un confronto diretto con gli operatori (23%)
§ altro (33%) come per esempio il dover tornare per pagare il ticket o per ritirare esami di radiologia
Interviste*
(Casse, CUP,…)
*Per le aziende con la campagna di comunicazione attivata
L’analisi sociale
La prospettiva dei cittadini non utenti
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§ 46-65 anni (28%)
§ scaricano autonomamente per sé (60%)
§ scaricano con supporto di altri (40%)
§ molto soddisfatti (54%)
§ molto facile da utilizzare (63%)
§ prenotazione visite (75%)
§ consultazione dei precedenti o del proprio storico clinico (49%)
Questionario on line
L’analisi sociale
La prospettiva dei cittadini utenti
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§ Lato operatori:
§ comunicare capillarmente e in modo chiaro obiettivi della digitalizzazione
§ implementare formazione e supporto agli operatori (non solo relativamente ad aspetti tecnici, ma anche ai contenuti)
§ scoraggiare mantenimento del “cartaceo”
§ dotare i reparti di sistemi quanto più possibile integrabili tra loro
§ Lato cittadini:
§ potenziare l'attività di comunicazione (tramite maggior visibilità al materiale informativo a disposizione)
§ esplicitare i vantaggi del servizio
§ maggiore promozione del servizio per informare il cittadino dell’esistenza del servizio
§ Azioni di incentivo all’utilizzo del servizio
L’analisi sociale
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