Management degli eventi. Bandi, progetti e reti – Modulo B
Le gare nel settore degli eventi
Mario Liguori
Indice
§ Le procedure previste nel nostro Ordinamento: cenni introduttivi
§ Modalità di partecipazione ad una gara
§ Lettura dei bandi di gara e impostazione di uno “Scenario” sulla gara da sottoporre al top management
§ Simulazione: realizzazione di uno “Scenario” e decisione di partecipare ad una gara
§ Pianificazione della partecipazione alla gara
§ Offerta tecnica: come impostarla
§ Offerta economica: dall’analisi dei costi alla definizione del prezzo
§Offerte anomale
§ Perché le gare
1. Perché le gare
Quattro ambiti di applicazione:
§ Associazioni scientifiche (bid)
§ Pubblica Amministrazione italiana
§ Unione Europea
§ Corporate
Fonte: Unione Europea
1. Perché le gare
2. Le procedure previste nel nostro Ordinamento: cenni introduttivi
Le procedure di gare pubbliche sono improntate a 3 principi chiave:
§ concorrenza/libertà di iniziativa economica
§ efficienza (scelta delle offerte migliori) per le Stazioni Appaltanti
§ trasparenza delle procedure di gara.
Questi principi valgono sia per le procedure aperte che per quelle ristrette.
Fonte: Unione Europea
2. Le procedure previste nel nostro Ordinamento: cenni introduttivi
Al fine di conferire un incarico relativo all’erogazione di lavori, forniture e servizi la Pubblica Amministrazione (PA) applica la Direttiva 2004/14/CE dell’Unione
Europea (UE) che coordina le procedure sugli appalti pubblici.
La Direttiva prevede delle soglie per l’applicazione delle diverse procedure previste.
Ogni due anni vengono revisionate le soglie che determinano l’applicazione delle Direttiva “classica/aperta”, che per i servizi (eventi) attualmente sono pari a:
§ 139.000 euro per gli appalti pubblici di forniture e di servizi aggiudicati da autorità governative centrali (Ministeri, Enti Pubblici nazionali);
§ 214.000 euro per gli appalti pubblici di forniture e di servizi aggiudicati da amministrazioni diverse dalle autorità governative centrali;
§ 5.278.000 euro per gli appalti pubblici di lavori.
2. Le procedure previste nel nostro Ordinamento: contratti sotto soglia
§ Fino a 75.000 euro (iva esclusa) sia servizi che lavori: affidamento diretto (ossia assegnato direttamente ad un unico soggetto, purché adeguatamente motivato)
§ Da 75.001 euro (iva esclusa) a 138.999 euro (iva esclusa) nel caso di forniture e servizi (quindi eventi): procedure negoziata previa consultazione di almeno 5 operatori economici (individuati mediante indagini di mercato o tramite iscrizione elenchi di operatori economici, rispettando un criterio di rotazione)
§ Codice degli Appalti prevede altresì delle soglie più elevate per i “settori speciali”.
2. Le procedure previste nel nostro Ordinamento: cenni introduttivi
Criteri di aggiudicazione:
§
il prezzo più basso (esclusivamente);
§
l’offerta economicamente più vantaggiosa (diversi criteri collegati all'oggetto dell'appalto, quali, ad esempio, la qualità, il prezzo, il pregio tecnico, le caratteristiche estetiche e funzionali, le caratteristiche ambientali, il costo d'utilizzazione, la redditività, il servizio successivo alla vendita e l'assistenza tecnica, la data di consegna, il termine d'esecuzione).
Fonte: Unione Europea
Praticamente: qualità tecnica + convenienza economica
2. Le procedure previste nel nostro Ordinamento: cenni introduttivi
Il Nuovo Codice degli Appalti (d.lgs 50/2016) prevede 6 modelli di procedure di gara:
§ Procedura Aperta (modello generale)
§ Procedura Ristretta (modello generale)
§ Procedura Competitiva con Negoziazione (modello eccezionale), più sinteticamente procedura negoziata
§ Procedura Competitiva con Negoziazione senza previa pubblicazione (modello eccezionale), più sinteticamente procedura negoziata senza…
§ Partenariato per l’Innovazione (modello generale)
§ Dialogo Competitivo (modello eccezionale)
Le prime 3 sono decisamente le più frequente nel settore degli eventi, mentre le altre trovano scarsissima (o nessuna) applicazione in tale ambito.
La distinzione tra ”modello generale” e ”modello generale” consiste nel fatto che il primo è quello da applicare, salvo eccezioni. In quest’ultimo caso intervengono i modelli
eccezionali.
2. Le procedure previste nel nostro Ordinamento: Procedura Aperta
§ Ogni operatore economico interessato e che abbia i requisiti può presentare
un'offerta in risposta ad un avviso di gara. Ovviamente, deve possedere i requisiti minimi di partecipazione per evitare esclusione e sanzioni
§ Termine minimo per la ricezione delle offerte: 32 giorni dalla data di trasmissione del bando di gara.
§ In caso di pubblicazione di un avviso di preinformazione, questo termine può essere ridotto a 15 giorni.
2. Le procedure previste nel nostro Ordinamento: Procedura Ristretta
§ Ogni operatore economico e che abbia i requisiti può presentare una domanda di partecipazione in risposta ad un avviso di gara e soltanto gli operatori economici invitati dalle amministrazioni aggiudicatrici possono presentare un'offerta. Nella domanda devono essere indicate tutte le informazioni richieste nel bando di gara.
Ovviamente, anche in questo caso bisogna possedere i requisiti minimi di partecipazione onde evitare esclusione/sanzioni.
§ Termine minimo per la ricezione delle domande di partecipazione: 30 giorni dalla data di trasmissione del bando di gara. Le amministrazioni aggiudicatrici invitano in seguito, simultaneamente e per iscritto, i candidati selezionati a presentare la loro offerta. I candidati devono essere almeno cinque.
§ Il termine per la ricezione delle offerte è di 30 giorni dalla data di invio dell'invito. Il termine può essere ridotto (a 15 o 10 giorni) qualora previsto nel bando ed
adeguatamente motivato.
2. Le procedure previste nel nostro Ordinamento: Procedura Negoziata
§ Ogni operatore economico interessato e che abbia i requisiti può presentare una domanda di partecipazione in risposta ad un avviso di gara e soltanto gli operatori economici invitati dalle amministrazioni aggiudicatrici possono presentare un'offerta iniziale. Nella domanda devono essere indicate tutte le informazioni richieste nel
bando di gara. Ovviamente, anche in questo caso bisogna possedere i requisiti minimi di partecipazione onde evitare esclusione/sanzioni.
§ Termine minimo per la ricezione delle domande di partecipazione: 30 giorni dalla data di trasmissione del bando di gara. Le amministrazioni aggiudicatrici invitano in seguito, simultaneamente e per iscritto, i candidati selezionati a presentare la loro offerta. I candidati devono essere almeno cinque.
§ Il termine per la ricezione delle offerte è di 30 giorni dalla data di invio dell'invito. Il termine può essere ridotto (a 15 o 10 giorni) qualora previsto nel bando ed
adeguatamente motivato.
§ Ricevute le offerte iniziali, la Stazione Appaltante avvia una vera e propria
negoziazione con gli operatori che hanno presentato le offerte al fine di migliorarne il contenuto, scegliendo alla fine quella che garantisca la migliore combinazione di
servizi e costi
.
2. Le procedure previste nel nostro
Ordinamento: Procedura Negoziata senza Bando
§ Si applica in casi eccezionali, tra cui i principali nel settore degli eventi: gare andate
”deserte” o con offerte non adeguate o alle quali nessuno ha richiesto di essere invitato o coloro i quali lo hanno fatto non avevano i requisiti o quando esiste un unico operatore economico sul mercato che sia in grado di offrire il servizio o per motivi di estrema urgenza
§ La Stazione Appaltante individua gli operatori idonei – almeno 5, sempre se possibile – e avvia una procedura negoziata: sceglierà l’operatore che presenterà le condizioni più vantaggiose
2. Le procedure previste nel nostro Ordinamento: Dialogo Competitivo
§ Estremamente raro nel caso degli eventi
§ Un'amministrazione aggiudicatrice può ricorrere alla procedura del dialogo competitivo nel caso di appalti particolarmente complessi, qualora non sia in grado di definire i mezzi atti a soddisfare le sue esigenze o di valutare le soluzioni tecniche e/o giuridico- finanziarie offerte dal mercato. Tale situazione può verificarsi, in particolare, per i grandi progetti di infrastrutture.
§ Viene pubblicato un bando in cui si invitano gli operatori con adeguati requisiti a
partecipare al dialogo per la definizione delle esigenze tecniche dell’Amministrazione. Il bando prevede anche le modalità e i tempi di presentazione delle successive offerte basata su quanto definito attraverso il “dialogo” tra Amministrazione e Operatori economici
§ Tutti gli operatori economici interessati possono candidarsi a partecipare al dialogo, purché ne abbiano i requisiti
§ Attraverso il dialogo vengono definite dal punto di vista tecnico le esigenze della Stazione Appaltante
§ Definite le esigenze tecniche gli operatori che hanno partecipato al dialogo presentano le loro offerte
§ L’amministrazione sceglierà l’offerta che presenterà le condizioni migliori
2. Le procedure previste nel nostro
Ordinamento: Partenariato per l’Innovazione
§ Non si applica nel caso degli eventi
§ Prevede la possibilità di stipulare partenariati con 1 o più operatori economici per progetti di sviluppo e ricerca
Fonte: Unione Europea
2. Le procedure previste nel nostro
Ordinamento: principali novità Nuovo Codice degli Appalti
Il Nuovo Codice ha significativamente cambiato:
§
le tempistiche e modalità di partecipazione (ruolo CONSIP, procedure telematiche, modulistica – es. DGUE – norme volte a favorire la
partecipazione delle PMI attraverso i raggruppamenti temporanei di imprese e l’abbassamento dei requisiti di partecipazione in termini di fatturati
generali/specifici, criteri di premialità e penalità, trasparenza, nuovo soccorso istruttorio, )
§
le procedura di ricorso
§
la disciplina sul subappalto
Fonte: Unione Europea
Documentazione di gara:
§ bando di gara
§ lettera di invito (solo per procedure ristrette)
§ disciplinare di gara
§ capitolato tecnico
§ documentazione complementare
2. Le procedure previste nel nostro
Ordinamento: cenni introduttivi
Fonti:
§ Bandi indetti dalle Pubbliche Amministrazioni:
§ Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana (cartacea/internet)
§ Gazzetta Ufficiale dell’Unione Europea (cartacea/internet)
§ Quotidiani
§ Internet (portali tematici)
§ Società specializzate (es. ROGA, Infoplus, Infobandi, ecc.)
§ Bandi indetti da aziende private
§ Quotidiani
§ Internet (portali tematici/sistemi di e-procurement)
§ Invito diretto (sistemi di e-procurement)
§ Società specializzate (es. ROGA, Infoplus, Infobandi, ecc.)
2. Le procedure previste nel nostro
Ordinamento: cenni introduttivi
Requisiti di partecipazione:
2. Le procedure previste nel nostro Ordinamento: cenni introduttivi
§
Economico/finanziari (fatturato globale ultimo triennio, 1 o 2 referenze bancarie; DG UE, anche: indici di liquidità, di
indebitamento e altri ratios economico/finanziari per valutare affidabilità)
§
Tecnico/professionali (fatturato specifico per servizi analoghi a quelli oggetto di gara nell’ultimo triennio o biennio, eventuali contratti di punta, profili professionali gruppo di lavoro, certificazioni di qualità, autorizzazioni speciali di Ministeri o altri Enti, ecc.).
Il disciplinare di gara stabilisce i:
§
requisiti frazionabili (di norma economico/finanziari e alcuni tecnico/professionali: di norma fatturati specifici)
§
requisiti non frazionabili (di norma giuridici e alcuni
§
Giuridici (soggettivi/oggettivi)
3. Modalità di partecipazione ad una gara
Sulla base dei contenuti di un bando di gara, l’azienda può presentarsi:
§ Singolarmente
§
Quando:
§ le attività oggetto della gara corrispondono all’oggetto sociale
§ I requisiti giuridici, tecnici ed economico-finanziari sono coperti dalla sola impresa
§ è strategicamente vantaggioso
§ in Raggruppamento Temporaneo di Imprese o Associazione Temporanea di Imprese (RTI o ATI)
§
Quando:
§ le attività oggetto della gara ed i requisiti di partecipazione devono essere ricoperte da più imprese (es. una di comunicazione e l’altra di eventi)
§ pur ricoprendo le attività oggetto di gara e tutti i requisiti risulti strategicamente vantaggioso
Raggruppamento Temporaneo di Impresa:
L’offerta congiunta implica la responsabilità di tutte le imprese raggruppate:
§ mandatario (mandato speciale di rappresentanza)
§ mandante
Vantaggi:
§
Costituzione dell’RTI solo in caso di aggiudicazione
§
Costi di costituzione inferiori a quelli di una società/consorzio/joint venture/ecc.
§
Costi di gestione amministrativa praticamente nulli
§
Scioglimento automatico e senza alcun costo una volta conseguito lo
scopo (realizzazione dei servizi oggetto di gara) e perfezionati i pagamenti
3. Modalità di partecipazione ad una gara
Presentazione di un’offerta nell’ambito del RTI:
Aspetti chiave:
§ Ripartizione delle attività/Budget
§ Ripartizione della presentazione (documenti/tecnica/economica)
La mandataria deve raggiungere almeno il 40-60% dei requisiti frazionabili richiesti. Il mandante il 10%.
3. Modalità di partecipazione ad una gara
Avvalimento:
È la possibilità di concorrere ad una gara, pur non possedendo direttamente i requisiti richiesti, avvalendosi dei requisiti di soggetti terzi.
L’istituto dell’avvalimento opera già dal 1° febbraio 2006.
I requisiti di cui potersi avvalere sono quelli:
§ di capacità economico-finanziaria frazionabili e non e
§ tecnico-professionale (no certificazioni di qualità).
Per poterlo impiegare bisogna stipulare un contratto di avvalimento con l’impresa terza, che non deve partecipare alla gara, in cui si definiscono i requisiti di cui ci si avvale e
l’impresa terza si impegna a subentrare a quella che si avvalsa dei suoi requisiti nel caso quest’ultima non sia in grado di realizzare i servizi richiesti.
Ha, ovviamente, un costo che, di norma, si aggira intorno al 5% dell’importo a base di gara
3. Modalità di partecipazione ad una gara
Analisi dei documenti di gara:
§
Analisi del Promotore: Stazione appaltante / Responsabile della procedura / Fornitori abituali / Ricerca eventi simili e/o precedenti
§
Categoria servizio e Oggetto gara
§
Luogo e Durata del servizio
§
Importo a base di gara / Modalità di pagamento
§
Requisiti soggettivi
§
Fatturato globale
§
Fatturato specifico
§
Requisiti tecnico/professionali
§
Scadenza e modalità di presentazione
§
Criteri di valutazione
§
Potenziali concorrenti / SWOT
4. Lettura di un bando di gara e impostazione di uno
“Scenario” sulla gara da sottoporre al top
management
§ Deliverable 1: BUSTA AMMINISTRATIVA
dichiarazioni su requisiti (giuridici, economico/finanziari,
tecnico/professionali), certificazioni, referenze bancarie, cauzioni
§ Deliverable 2: OFFERTA TECNICA
progetto descrittivo dei servizi offerti ed eventuale materiale di supporto: rendering, campioni, immagini/video, ecc.
§ Deliverable 3: OFFERTA ECONOMICA
a corpo o budget analitico con dichiarazioni
§ Assemblaggio offerta
6. Pianificazione della partecipazione alla gara
6. Pianificazione della partecipazione alla gara
Passo 1 : WBS - Cosa si deve fare ?
Uff. Gare Uff. Acquisti
Ditta X Ditta Y Ditta Z
Sub-suppliers Uff. Tecnico OBS progetto
Passo 2 :OBS- Chi sono i responsabili ?
Inviti Scelta sala Scelta menù Personale Organizzazione
Cibi BevandeVettovaglie Fiori Acquisti
Sala Cucina Cottura Servizio Preparazione WBS - Cena di gala
Segreteria Sig.a Salvi Ufficio P.R.
D.ssa Paoli Squadra Cucina
1° Chef
Impresa di Trasporto Squadra Camerieri Ufficio Servizi
Sig. Ulivi Resp. Progetto Dott. Galante
Passo 3 :RAM– Assegnazione responsabilità Passo 4 :Network– Logica di progetto
Attività 1 Attività 2 Attività 3 Attività 4 Attività 5
Passo 5 :Diagr. di Gantt – Master Diagr. di Gantt - Dettaglio
Un esempio integrato di WBS, RAM e GANTT per l’offerta tecnica:
6. Pianificazione della partecipazione alla gara
7. Offerta Tecnica: come impostarla
Seguire i criteri di valutazione della qualità tecnica
Di norma (es. Gara UE):
§
Presentazione impresa/RTI (punti di forza rispetto alla gara)
§
Razionale
§
Contesto del servizio/contratto
§
Comprensione dei termini del capitolato
§
Assumptions & risks (rispetto contesto del servizio/contratto)
§
Organizzazione e Gruppo di lavoro (organigramma, funzionigramma)
§
Approccio generale alla gestione del contratto (project management, procedure amministrative)
§
Metodologia di erogazione del servizio
§
Modelli di gestione del servizio
§
Specifiche del servizio
§
Monitoraggio e controllo qualità
§
Eventuali Migliorie
§
Cronoprogramma (GANTT) Servizio
8. Offerta Economica: dall’analisi dei costi alla definizione del prezzo
Tipologie di offerte economiche:
Di norma 2 possibili metodi:
§ analitica: ossia con quotazione dettagliata di ciascuna voce di servizio (con prezzi unitari e quantità proposte): in altre parole un listino prezzi
§ “a corpo”: ossia un unico prezzo, onnicomprensivo di tutti i servizi descritti nell’offerta tecnica e richiesti nella documentazione di gara
§ mark-up: costi diretti + mark-up (% di ricarico)
§ full costing (o cost-plus pricing): costi diretti + coefficiente di
utilizzo costi indiretti + utile obiettivo progetto
8. Offerta Economica: dall’analisi dei costi alla definizione del prezzo
§ Prezzo obiettivo di norma definito in funzione di mark-up/utile obiettivo stabilito dal top management/proprietà
§ Realizzare simulazioni sui punteggi economici per valutare confronto
tra prezzo obiettivo e possibili offerte dei concorrenti (vedi esempio
excel)
9. Offerte Anomale
Le offerte possono essere anomale se:
§ ottengono almeno i 4/5 sia del punteggio sull’offerta tecnica che di quello dell’offerta economica
§
Es. di gara con 70 punti alla tecnica e 30 all’economica: potenzialmente anomali se il punteggio tecnica è > 56 e quello dell’economica è > 24.
§ se si superano i 4/5 sia sulla tecnica che sull’economica si è potenzialmente anomali: si può giustificare il risultato sulla base di una serie di condizioni (know-how, organizzazione, rapporti consolidati con i fornitori, ecc.): i cd. “Giustificativi”
§ la sola offerta economica risulta anomala in quanto il ribasso proposto è superiore alla “soglia di anomalia”, determinata come …..
§ la somma della media aritmetica dei ribassi delle offerte mediate dopo il cd. taglio delle ali (M1) e la media degli scarti dalla media mediata (ossia M1) maggiori di zero (M2)….
§
