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LA GESTIONE E LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI
DOCENTE
Avv. Glauco Riem – Avvocato del Foro di Pordenone, docente di Diritto della nuove tecnologie. Direttore della rivista scientifica quadrimestrale TECHNE - e Government nel Nord Est.
OBIETTIVI
La conservazione documentale è uno degli aspetti più problematici che ogni Amministrazione Pubblica, ogni impresa privata, azienda, studio professionale, deve affrontare, si tratta di gestire il posizionamento, la tracciabilità e rintracciabilità di tutti i documenti cartacei.
I due Seminari proposti hanno l’obiettivo di illustrare il quadro normativo e le procedure organizzative, per attivare un piano strategico di dematerializzazione e conservazione a norma, secondo i principi dettati dal Codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs 82/05) e dalla Delibera del C.N.I.P.A. n. 11/04.
I due Seminari affrontano anche i molti gli aspetti problematici che devono trovare un’adeguata risposta: la gestione dei flussi informativi e della documentazione amministrativa; l’eliminazione della documentazione cartacea esistente; la creazione dei fascicoli informatici ex art. 41 del D..Lgs 82/05 onde evitare la produzione di nuova carta da archiviare; l’analisi e l’adozione di nuovi modus operandi; l’approccio, anche culturale, all’uso di nuove, flessibili e veloci procedure.
Il primo Seminario “Manuale della conservazione sostitutiva e Piano della conservazione sostitutiva” è erogato in due diverse edizioni: una dedicata alla Pubblica Amministrazione, l’altra dedicata alle imprese private, aziende e studi professionali e traccia il quadro normativo e procedurale della conservazione dei documenti.
Il secondo Seminario “Audit in tema di archiviazione e conservazione dei documenti” affronta le modalità pratiche ed organizzative di una corretta gestione documentale sia per la Pubblica Amministrazione che per le imprese private, le aziende e gli studi professionali.
MANUALE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA E PIANO DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
SE S EM MI IN NA AR RI IO O P PE ER R L LA A P PU UB BB BL LI IC CA A A AM MM MI IN NI IS ST TR RA AZ ZI IO ON NE E
20 MAGGIO 2010 - 9.00-13.00 / 14.00-17.00CONTENUTI
I principi generali della dematarializzazione documentale e della conservazione sostitutiva: gli aspetti problematici dell’avvio del processo nella Pubblica Amministrazione
Il libro bianco della dematarializzazione documentale - CNIPA
Analisi del quadro normativo di riferimento
La figura del responsabile della conservazione: le funzioni, gli adempimenti
La delibera n. 11/2004 CNIPA
L’avvio del processo di gestione documentale nell’ente: la progressiva riorganizzazione delle procedure
La formazione del personale all’innovazione dei processi e l’accompagnamento verso il mutamento operativo.
Il fascicolo informatico: la condivisione fra contitolari del procedimento amministrativo e l’accesso ai documenti ex L. 241/90 e sue successive modifiche
La gestione degli ibridi documentali nella conservazione di documenti informatici originali e di documenti originali analogici
Il Codice dell’Amministrazione Digitale: l’articolato relativo ai principi di conservazione a norma: l’evoluzione normativa, natura giuridica e genesi del tessuto normativo in vigore
Le regole tecniche: il DPCM 13 gennaio 2004 e analisi della nota esplicativa CNIPA per la riproduzione su supporto ottico
La distinzione e l’analisi della documentazione da sottoporre a conservazione sostitutiva
Il manuale relativo al sistema di gestione informatica dei documenti; il piano della conservazione ed il manuale del responsabile della conservazione.
L’obbligo della fatturazione elettronica nei rapporti tra terzi e la Pubblica Amministrazione (legge 244/07 - legge Finanziaria 2008 art. 1 commi 209-214); la fatturazione e la contabilità e la sua tenuta in forma sostitutiva
Gli adempimenti preliminari al processo di conservazione contabile a norma: il manuale operativo
Il decreto 23 gennaio 2004 sull’assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla riproduzione in diversi tipi di supporto
L’esibizione dei documenti all’autorità richiedente: la triangolazione fra titolare, outsourcer ed autorità richiedente
Il rilascio delle copie conformi all’originale ex art 23 CAD;
La responsabilità dei dirigenti della PA nella gestione documentale a norma,
La nomina del responsabile della conservazione: la culpa in eligendo
MANUALE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA E PIANO DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
SE S EM MI IN NA AR RI IO O P PE ER R L LE E I IM MP PR RE ES SE E P PR RI IV VA AT TE E, , L LE E A AZ ZI IE EN ND DE E, , G GL LI I S ST TU UD DI I P PR RO OF FE ES SS SI IO ON NA AL LI I
21 MAGGIO 2010 - 9.00-13.00 / 14.00-17.00CONTENUTI
I principi generali della dematarializzazione documentale e della conservazione sostitutiva
Il libro bianco della dematerializzazione documentale - CNIPA
Analisi del quadro normativo di riferimento
La figura del responsabile della conservazione: le funzioni, gli adempimenti
La delibera n. 11/2004 CNIPA
Il Codice dell’Amministrazione Digitale in generale e l’articolato relativo ai principi di conservazione a norma
Le regole tecniche: il DPCM 13 gennaio 2004 e relativa analisi delle note esplicativa CNIPA per la riproduzione su supporto ottico
La distinzione e l’analisi della documentazione da sottoporre a conservazione sostitutiva
Il manuale per il sistema di gestione informatica dei documenti; il piano della conservazione ed il manuale del responsabile della conservazione
La fatturazione e la contabilità e la sua tenuta in forma sostitutiva. Gli adempimenti preliminari al processo di conservazione contabile a norma: il manuale operativo.
Il decreto 23 gennaio 2004 sull’assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla riproduzione in diversi tipi di supporto
L’esibizione dei documenti all’autorità richiedente: gli aspetti operativi
La responsabilità dell’impresa della gestione documentale a norma
L’outsourcing del servizio: aspetti problematici ed operativi: analisi delle clausole contrattuali; la distinzione fra la figura di Responsabile interno ed Responsabile (esterno) dell’outsourcer
Le regole di sicurezza informatica
La tutela della privacy nella gestione documentale a norma, l’esibizione e l’accesso
AUDIT IN TEMA DI ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI SE S EM MI IN NA AR RI IO O P PE ER R L LA A P PU UB BB BL LI IC CA A A AM MM MI IN NI IS ST TR RA AZ ZI IO ON NE E, , L LE E I IM MP PR RE ES SE E P PR RI IV VA AT TE E, , L LE E A
AZ ZI IE EN ND DE E, , G GL LI I S ST TU UD DI I P PR RO OF FE ES SS SI IO ON NA AL LI I
27 MAGGIO 2010 - 9.00-13.00 / 14.00-17.00CONTENUTI
I principi generali del sistema di gestione dei flussi documentali
L’organizzazione del sistema di conservazione dei documenti di qualsiasi natura (informatici e/o analogici).
L’analisi del sistema di gestione documentale in essere
La redazione del manuale di gestione documentale nel più vasto sistema di gestione dell’archivio; la revisione periodica. Gli allegati, le note esplicative, la formazione del personale
La standardizzazione e la trasparenza delle prassi e procedure di gestione documentale
La nomina del Responsabile del sistema archivistico e dei flussi documentali analogici ed informatici nell’impresa e nelle P.A. (DPCM 31 ottobre 2000 – DPR 445/2000 – autorizzazione della Sovraintendenza archivistica).
Il protocollo informatico e la gestione ibrida documentale
La sicurezza informatica
La struttura del Manuale: disposizioni generali, la formazione dei documenti da sottoporre a conservazione
Il piano della conservazione documentale
I formati ammessi, il formato dei documenti elettronici
La ricezione, la registrazione, la classificazione, l’assegnazione, fascicolazione, spedizione dei documenti
La gestione dei documenti interni; la scansione dei documenti analogici
L’archiviazione: aspetti problematici e gestionali, l’analisi dei costi.
L’accesso al sistema archivistico degli utenti interni; l’accesso esterno: il sistema di autenticazione
Gli allegati al manuale ed il glossario dei termini usati nel manuale
Le regole privacy; la produzione ed aggiornamento del DPS
Le regole adottate nel sistema di conservazione dei documenti
L’archivio di deposito, l’archivio storico
La conservazione dei documenti informatici
Il censimento e l’allocazione anche informatica dei depositi documentari: la tracciabilità, rintracciabilità, i metadati
I back up ed i piani di fascicolazione annuale
La selezioni e lo scarto
SCHEDA DI ISCRIZIONE
INFORMAZIONI GENERALI
MODALITÀ DI ISCRIZIONE Per confermare l’adesione, Vi preghiamo di compilare e sottoscrivere la scheda di iscrizione allegata. Per ragioni
organizzative, Vi invitiamo ad effettuare l’iscrizione almeno 5 gg. prima della data d’inizio del/i Seminari, inviando la scheda di iscrizione a:
SEGRETERIA ORGANIZZATIVA:
Caterina Lanza
ForSer – via L. da Vinci 27 33037 Pasian di Prato (UD)
Tel 0432 693684 / fax 0432 645497 e-mail: infocorsi@forser.it
QUOTA INDIVIDUALE DI PARTECIPAZIONE:
€ 195.00 (esente IVA) per ciascun Seminario.
La quota comprende la partecipazione al Seminario, il materiale didattico e il pranzo.
MODALITÀ DI PAGAMENTO ForSer emetterà fattura all’avvio del/i Seminario/i. Si prega pertanto di
comunicare eventuali disdette almeno 3 gg.
prima della data di inizio del/i Seminario/i.
Il pagamento potrà essere effettuato tramite:
Bonifico Bancario alle coordinate bancarie indicate nella fattura
Contanti presso la Segreteria ForSer in via L. da Vinci a Pasian di Prato nei seguenti orari: lunedì / venerdì: 10.00-12.00 lunedì / mercoledì / venerdì: 17.00-19.00 – sabato:
9.00-12.00.
ATTESTATI
Verrà rilasciato un attestato di frequenza.
E’ previsto un test finale di apprendimento che verrà indicato nell’attestato.
SEDE DEL CORSO
ForSer - Via Leonardo da Vinci 27 Pasian di Prato - UD
Pregasi restituire la presente scheda di iscrizione almeno 5 gg.
prima della data d’inizio del/i Seminario/i a: Segreteria
organizzativa ForSer: Caterina Lanza, Tel. 0432.693684 / Fax 0432.645497 / e-mail: infocorsi@forser.it
DATI PARTECIPANTE
NOME……….………
LUOGO E DATA DI NASCITA ………..………
……….………
C.F. ………
INCARICO ………
SETTORE DI APPARTENENZA……….………..
E-MAIL……….………..
TEL………..……FAX………..……….…………
DATI ENTE DI APPARTENENZA PER LA FATTURAZIONE
COMUNE/ENTE………..……….
P.IVA. ………..………..
C.F. ………
LOCALITA’………CAP………
INTENDO ISCRIVERMI A:
MANUALE DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA E PIANO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA - SEMINARIO PER LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
MANUALE DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA E PIANO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA - SEMINARIO PER IMPRESE PRIVATE, AZIENDE, STUDI PROFESSIONALI
AUDIT IN TEMA DI ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI
AUTORIZZAZIONE PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI:
Autorizzo il trattamento dei miei dati personali ai sensi della legge 196/2003 per l’iscrizione al/i Corso/i e per l’invio di notizie relative ad esso/i. I dati non saranno né diffusi né comunicati a soggetti diversi da quelli che concorrono alla prestazione dei servizi richiesti
DATA ………
FIRMA DEL PARTECIPANTE ………..………
TIMBRO E FIRMA DELL’ENTE………
