1.4 Tenuta libretti Assegni
E’ autorizzata l’emissione di assegni Bancari solo per la gestione del fondo cassa interno o per casi eccezionali. L’assegno dovrà riportare sia la firma del Presidente del Consiglio d’Amministrazione sia la firma del Direttore Generale.
2.1 Procedura Incassi con Denaro Contante
Premesso che l’Azienda gestisce farmacie con apertura al pubblico secondo gli orari comunicati all’ATS, il pagamento da parte della clientela avviene prevalentemente tramite contanti o bancomat e carte di credito. Solo nei casi preventivamente autorizzati dal Consiglio d’Amministrazione è possibile effettuare il pagamento tramite assegno bancario.
Presso le Farmacie Comunali N. 1 e N. 2 è esistente una cassaforte, collegata on-line al gestore del servizio (SIND), presso la quale depositare il denaro contante.
Il versamento del denaro contante nella cassaforte è effettuato dal Direttore di farmacia o, in caso di sua assenza, dal Farmacista Collaboratore presente in farmacia.
I versamenti effettuati durante la giornata nella cassaforte vengono registrati su un quaderno. Il giorno successivo si verifica che la somma dei versamenti effettuati nell’arco della giornata precedente coincida con l’importo del versamento totale registrato sul sito del gestore del servizio (SIND).
L’addetto alla gestione della contabilità verifica che tutti i versamenti indicati sul sito del gestore di cui sopra siano stati riportati sul conto corrente della banca su cui vengono effettuati i versamenti degli incassi. Periodicamente il servizio di vigilanza legato al gestore preleva dalla cassaforte la cassetta contenente il denaro contante, rilascia apposita ricevuta per la cassetta prelevata, sostituisce la cassetta per la raccolta denaro nella cassaforte.
Il versamento del denaro contante della Farmacia N.3, invece, viene effettuato presso lo sportello della cassa continua presente all’interno del Centro Commerciale Galleria Borromea.
Il versamento è di solito effettuato dal Direttore di farmacia o, in caso di sua assenza, dal Farmacista Collaboratore presente in farmacia, dallo stesso incaricato.
I versamenti devono essere effettuati almeno due volte alla settimana, rispettando le norme del buon senso per la sicurezza.
In caso di necessità per tutte e tre le Farmacie il versamento del denaro contante può essere effettuato direttamente presso lo sportello della Banca da persone all’uopo autorizzate, le quali hanno depositato il proprio nominativo presso la Banca stessa.
L’Azienda accetta come regola pagamenti in denaro contante, legati alla sua normale attività di negozio aperto al pubblico.
Quando si procede ad un incasso in contanti bisognerà effettuare una prima verifica sul denaro, verificando le seguenti caratteristiche delle banconote, successivamente utilizzando l’apposito verificatore di banconote, obbligatoriamente per i tagli da euro 50,00 e superiori.
2.1.1 Toccare
a) Materiale - Le banconote sono fabbricate con fibre di puro cotone, che donano alla carta una particolare sonorità e consistenza (i biglietti sono caratterizzati da una certa rigidità e non hanno un aspetto cerato).
b) Tecnica di Stampa - Una speciale tecnica di stampa conferisce un effetto di rilievo o di maggiore spessore all’inchiostro utilizzato per l’immagine principale, le iscrizioni e la cifra indicante il valore sul fronte dei biglietti. Per percepire gli elementi in rilievo basta sfiorarli con i polpastrelli o sfregarli delicatamente con l’unghia.
2.1.2 Guardare
a) Numero in trasparenza - Alcuni segni stampati in uno degli angoli superiori, su entrambi i lati delle banconote, si combinano perfettamente formando la cifra del valore nominale.
Tenendo un biglietto in controluce diventa visibile la cifra completa.
b) Disegno in trasparenza e filigrana - La filigrana è ottenuta variando lo spessore della carta; si può osservarla guardando le banconote in controluce. Appoggiando i biglietti su una
superficie scura le zone in chiaro appariranno più scure. Questo effetto è particolarmente evidente per la cifra indicante il valore nominale.
c) Filo di sicurezza - Il filo di sicurezza è incorporato nella carta delle banconote; in controluce appare come una linea scura recante la parola “EURO” e il valore nominale in
microscrittura.
d) Perforazioni - Tenendo una banconota in controluce, nell’ologramma si scorge il simbolo € formato da perforazioni. È inoltre riportata la cifra indicante il valore in caratteri di piccole dimensioni.
2.1.3 Muovere
a) Muovendo una banconota - Cambia l’immagine visibile sulla placchetta olografica: a seconda dell’inclinazione compare la cifra indicante il valore nominale oppure il motivo architettonico caratteristico (finestra o portale). Sullo sfondo, una microscrittura scorre in cerchi concentrici iridescenti dal centro ai margini della placchetta.
b) Muovendo un biglietto - La cifra indicante il valore nominale riprodotta sul retro cambia colore, passando dal viola al verde oliva o al marrone.
Nel caso che la verifica delle banconote porti al sospetto che anche una sola delle banconote sia contraffatta bisognerà procedere a rifiutare il pagamento in contanti.
Quando questo non fosse possibile il denaro contante ricevuto deve essere posto in una busta chiusa e siglata indicando sulla stessa la data, l’ora, il luogo, il motivo di pagamento, il nome della persona che ha proceduto al pagamento e per conto di chi e quella che ha proceduto all’incasso.
La busta sigillata verrà portata in banca e il denaro contante versato, nel caso in cui risultassero banconote contraffatte dovrà essere informata sia la direzione che l’O.d.V. per gli opportuni provvedimenti.
I Direttori di Farmacia hanno a disposizione un fondo cassa per la moneta e banconote necessarie per la normale attività di gestione del resto alla clientela.
L’importo del fondo cassa è di € 1.500 per la Farmacia 1 e la Farmacia 2 e di € 2.000 per la Farmacia 3.
2.2 Procedura pagamenti con Denaro Contante
L’Azienda non effettua come regola pagamenti in denaro contante, questo sia per motivi legati alla sicurezza (furti, rapine), sia per prevenire la spendita di banconote contraffatte.
I pagamenti in contanti possono essere effettuati solo per le spese di piccola entità e i rimborsi
spese, il denaro in cassa per le spese economali potrà essere utilizzato solo prelevandolo dalla banca.
2.2.1 Spese di piccola entità
Sono considerate di piccola entità le spese necessarie per l’acquisizione sul mercato di beni e servizi occorrenti per il funzionamento dell’Azienda che, per motivi di urgenza o prassi commerciale, non consentono la preventiva emissione del mandato di pagamento e devono essere pagate a pronta cassa fino al limite massimo di Euro 250,00, salvo autorizzazione del direttore.
Si ricordi che relativamente alle spese delle attività di formazione finanziata, gli Enti che erogano i finanziamenti pongono dei precisi limiti al pagamento di acquisti in contanti.
Possono essere considerate spese di piccola entità di economato senza limite di somma sopraindicato le spese concernenti:
- spese postali, per canoni telefonici (ivi comprese le spese per trasmissioni via telex, telefax o per accessi a reti telematiche), radiofoniche, televisive e spese di allacciamento comprese;
- trasporto merci e corrispondenza tramite corrieri - acquisto di carte e valori bollati;
- tasse, imposte di registro, spese contrattuali, diritti erariali e imposte varie;
- anticipazione di spese di missione del personale.
Di tutte le spese in contanti è opportuno comunque verificare la possibilità di far fronte a mezzi alternativi e tracciabili.
Ogni operazione di pagamento compiuta dall’ufficio cassa deve essere registrata su apposito registro, dal quale risultino analiticamente e progressivamente i pagamenti compiuti con indicazione della data e causale della spesa.
3. Procedura acquisto valori bollati
I valori bollati possono essere acquistati solo ed esclusivamente presso gli uffici postali e presso le rivendite di valori bollati autorizzati.
Dell’acquisto dei valori bollati deve essere conservata ricevuta.
Non sono ammessi acquisti di valori bollati da soggetti diversi da quelli sopra riportati.
I valori bollati vengono acquistati secondo necessità tenendo in considerazione le specifiche esigenze dei vari uffici richiedenti.
