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Versione Data Note Autore
3.0 03/03/2021 Prima Stesura Antonio BARBIERI
Sommario
Introduzione alla piattaforma VotarePA 4
Obiettivo 4
Amministratore di seggio 4
Login alla piattaforma votarePA.it 5
Flusso degli stati di votazione possibili 6
Creazione di una nuova votazione 7
Creazione delle schede da associare ad una votazione 9
Creazione della lista e dei candidati 12
Blocco e sblocco delle operazioni di voto telematico ed elettronico 14
Operazione di blocco votazione 15
Operazione di sblocco 17
Redazione verbale della giornata di voto 18
Caricamento voti cartacei sulla piattaforma 21
Chiusura votazione e conteggio scrutinio 23
Conservazione a norma 24
Conservare su www.conservarepa.it 24
Riconoscimento e generazione OTP per voto elettronico 26
Registrazione codice fiscale votante per voto cartaceo 28
Assistenza 29
A. Introduzione alla piattaforma VotarePA
a. Obiettivo
La presente guida è redatta per fornire supporto ai componenti del seggio elettorale, ivi inclusi i componenti supplenti, nonchè ai Responsabili per la transizione digitale (ex art. 2 delRegolamento della FNOMCeO sulle modalità operative per lo svolgimento delle operazioni elettorali in modalità telematica).
Ai fini della comprensione del presente manuale, si consideri che le modalità di voto sono tre:
● telematico;
● elettronico;
● misto.
Si intende per voto elettronico l’espressione del voto sulla piattaforma VotarePA mediante dispositivi elettronici e digitali allestiti presso il seggio elettorale, e per voto telematico l’espressione del voto sulla piattaforma VotarePA in luogo diverso dal seggio (c.d. voto da remoto) attraverso dispositivi elettronici e digitali.
Per modalità mista si intende voto cartaceo con scrutinio “fisico” e registrazione elettronica sulla piattaforma VotarePA.
La piattaforma web VotarePA è raggiungibile a questo linkwww.votarepa.it b. Amministratore di seggio e sue prerogative di voto
L’amministratore di seggio è la figura designata a svolgere le operazioni di voto fondamentali e che in genere è associata al Presidente del seggio. Nelle operazioni di voto delle cariche istituzionali all’interno degli organi, si ricorda che oltre alle indicazioni proprie dei singoli Ordini Provinciali valgono le seguenti regole:
a) Il Comitato Centrale (15 persone), con l’aggiunta dei primi 4 eletti della Commissione Albo nazionale Odontoiatri (art. 6 Legge 409/1985), elegge al suo interno il Presidente, il Vice Presidente, il Tesoriere e il Segretario: la votazione avviene attraverso 4 schede distinte con possibilità di esprimere una sola preferenza su ciascuna, ferma restando la possibilità di scheda bianca e nulla.
b) La Commissione per gli iscritti all’Albo nazionale odontoiatri elegge al suo interno il Presidente, il Vice Presidente e il Segretario: la votazione avviene attraverso 3 schede distinte con possibilità di esprimere una sola preferenza su ciascuna, ferma restando la possibilità di scheda bianca e nulla.
Inolte, si consideri che il voto espresso dai Presidenti di Ordine e dai Presidenti di Commissione Odontoiatri ha un “peso” diverso in base al numero degli iscritti all’Albo provinciale dei medici o degli odontoiatri che rappresenta: ciascun presidente (medico o odontoiatra) dispone di un voto per ogni 500 iscritti e frazione di almeno 250 iscritti al rispettivo albo. Ciascun Presidente può esprimere tutti i voti a sua disposizione in maniera uguale o differenziare le preferenze per ciascun voto a disposizione.
1. Login alla piattaforma votarePA.it
Per effettuare il login alla piattaforma si digita l’indirizzo https://www.votarepa.it/app/loginSPID/?redirect=voteadmin e il sistema mostra la seguente pagina:
Figura 1 - pagina di login
2. Flusso degli stati di votazione possibili
3. Creazione di una nuova votazione
figura 2 - cruscotto votazioni
Il cruscotto della figura soprastante mostra le votazioni create in precedenza e consente di crearne di nuove. Sul cruscotto sono visualizzate:
● lo stato delle votazioni, suddiviso in ordine temporale in:
o bozza, privata, pubblico, bloccato, chiuso, archiviato.
● nome del seggio,
● nome votazione
● finestra temporale di votazione espressa in giorni ed ora,
● un pulsante che permette la generazione del codice OTP (per la votazione elettronica);
● un menu a tendina che permette di eseguire le operazioni di:
o modifica, cancella, verbali, blocca votazione, carica voti cartacei, scarica risultati (che si attivano in funzione dello stato in cui si trova la votazione)
● un pulsante che permette la creazione di una nuova votazione.
In particolare, lo stato "pubblico" ha tre attributi:
1) in attesa (icona clessidra),
2) votazione in corso (bandiera verde),
3) votazione conclusa per tempo scaduto (bandiera rossa).
Cliccando sul pulsante [NUOVA VOTAZIONE] il sistema mostra la seguente finestra:
Figura 3 - creazione nuova votazione
Le informazioni che è possibile immettere sono:
● Scelta del seggio per cui si è amministratori
● Nome della votazione
● Descrizione della votazione (è possibile inserire i nominativi dei membri della commissione di seggio);
● Data e ora inizio votazione;
● Data e ora fine votazione;
Una volta immesse le suddette informazioni è possibile:
● creare una o più schede di voto,
● salvare la votazione in bozza per continuare in un momento successivo,
● salvare la votazione e renderla pubblica.
Se la nuova votazione è salvata in bozza, tornando al cruscotto l’elenco mostra lo stato di bozza consentendo di modificare lo stato oppure di cancellare la votazione creata.
In ogno caso occorre creare almeno una scheda, altrimenti apparirà questo messaggio di errore:
Figura 4 - avvertimento per la pubblicazione di una votazione
4. Creazione delle schede da associare ad una votazione
Si ricorda che per ogni votazione deve essere presente una o più schede e che per ciascuna di esse devono essere presenti una o più liste di candidati.
In caso di candidati senza lista bisognerà creare comunque una lista che li raggruppa e, se necessario renderla invisibile con l'apposita funzionalità.
Facendo clic sul pulsante [CREA SCHEDA] il sistema mostra la seguente finestra:
Figura 5 - creazione nuova scheda
Le informazioni che è possibile inserire in ordine sequenziale sono le seguenti:
1. Nome della scheda
2. Numero dei candidati eleggibili 3. Numero degli eventuali supplenti
4. Numero di votanti necessari per superare il quorum
Le operazioni che è possibile effettuare in ordine sequenziale sono:
5. Abilitare voto scheda bianca 6. Abilitare voto scheda nulla
7. Caricare la lista degli iscritti aventi diritto al voto (a questolinktrovi un esempio di file csv per il caricamento elettori)
8. Creare lista e candidati, come più avanti descritto.
5. Creazione della lista e dei candidati
Cliccando sul pulsante [CREA LISTA E CANDIDATI] il sistema mostra la seguente figura:
Figura 6 - creazione Lista e candidati
Le informazioni richieste per caricare la lista sono le seguenti:
● Nome della lista
● Colore della lista (si può scegliere un colore per differenziare a video la lista)
Le operazioni richieste per caricare la lista sono le seguenti:
● Aggiungere i candidati,
● Scegliere l’ordine di visualizzazione dei candidati all’interno della lista,
● Salvare la lista.
Facendo clic sul pulsante [SALVA] il sistema mostra il riassunto di quanto inserito e confermando le scelte fatte sempre attraverso il pulsante [SALVA] si torna alla scheda della Votazione creata dove è possibile scegliere fra due opzioni:
● Cliccare sul pulsante[Salva in bozza]per salvare in bozza e riprendere successivamente le operazioni
● Cliccare su[Salva e pubblica]per terminare l’inserimento della votazione e renderla visibile online
Resa così pubblica la votazione per consentire il successivo esercizio di voto, un pop-up rammenta l’importanza dell’operazione in quanto non più modificabile:
Figura 7 - pop-up pubblica o annulla
6. Blocco e sblocco delle operazioni di voto telematico ed elettronico
Le operazioni di voto possono durare anche diversi giorni per cui ogni sera oltre alla chiusura delle urne bisogna anche chiudere il voto telematico ed elettronico.
La chiusura serale delle operazioni di voto consiste nelle seguenti operazioni:
● Cliccare sulla voce [BLOCCA VOTAZIONE]
● Download dei file contenenti il database delle votazioni alla data e ora di chiusura e del codice di integrità secondo le modalità indicate
● Firma dei suddetti file da parte dei componenti della commissione elettorale
● Compilazione del verbale [vedi § 6]
● Firma del verbale da parte dei componenti della commissione elettorale
● Conservazione a norma dei sopra elencati file su piattaforma di conservazione dell’Ordine o su piattaformawww.conservarepa.it[vedi § 10]
La apertura (successiva alla prima) delle operazioni di voto consiste nelle seguenti operazioni:
● Cliccare sulla voce [SBLOCCA VOTAZIONE]
● Scarico del file contenente il codice di integrità (file hash)
● Confronto visivo con il codice controllo scaricato la sera precedente
● Se il confronto da esito positivo si procede con lo sblocco delle votazioni telematiche ed elettroniche altrimenti si bocca definitivamente il voto secondo le regole di voto.
6.1.
Operazione di blocco votazione
Figura 8 - operazione di blocco votazione
L’operazione di blocco come ricorda il pop-up al click su [BLOCCA VOTAZIONE] determina questi risultati:
● Non sarà più possibile effettuare il voto telematico (online con SPID).
● Non sarà più possibile effettuare il voto elettronico (accesso di persona al seggio con OTP) e generare nuovi OTP.
● I dati della sessione di voto saranno cifrati e protetti da un codice di integrità.
● Tale codice deve essere conservato e confrontato con il codice generato al momento della riapertura delle votazioni.
Figura 9 - pop-up operazione di blocco votazione
Alla conferma di voler scaricare il file e bloccare la votazione, un altro pop-up conferma che il sistema ha scaricato il file contenente il codice di integrità (file hash) e che è possibile chiudere la finestra.
Figura 10 - pop-up di conferma download del file di integrità
6.2.
Operazione di sblocco
Figura 11 - operazione di sblocco votazione
L’operazione di sblocco è effettuata all’apertura delle votazioni nella mattina del secondo giorno e di quelli successivi. Come ricorda il pop-up al click su [SBLOCCA VOTAZIONE], l’operazione determina questi risultati:
Con la procedura di sblocco della sessione di voto verranno ripristinate tutte le funzionalità del sistema.
Per sbloccare la sessione devi prima scaricare il file contenente il codice di integrità e confrontarlo con quello scaricato durante la sessione di blocco.
Figura 12 - pop-up di conferma download del file di integrità
Cliccando sul pulsante [SCARICA IL FILE PER IL CONFRONTO] si provvede a scaricare il file contenente il codice di integrità relativo alla base dati.
A questo punto si procede al confronto visivo con il codice controllo scaricato la sera precedente e se il confronto dà esito positivo si procede con lo sblocco della sessione di voto telematica o elettronica altrimenti sibocca definitivamenteil voto secondo le regole di voto.
Figura 13 - pop-up di confronto del file di integrità
7. Redazione verbale della giornata di voto
La compilazione dei verbali va effettuata ad ogni chiusura serale, e alla chiusura finale dopo il caricamento dei dati dello scrutinio cartaceo.
I verbali, una volta compilati, vengono scaricati in formato PDF per essere firmati digitalmente e caricati sulla piattaforma conservarePA.it per la conservazione a norma. Per compilare un verbale si deve cliccare sulla voce Verbali del menu:
Figura 14 - redazione verbale della giornata di voto Al click su [Verbali] si apre la seguente maschera:
Figura 15 - funzionalità nuovo verbale
Figura 15 - maschera di redazione verbale della giornata di voto
Facendo clic sul pulsante [SALVA] si memorizza sul sistema il verbale appena compilato, che nella schermata successiva è possibile visualizzare, modificare oppure cancellare.
Figura 16 - visualizza verbale della giornata di voto
Cliccando su [VISUALIZZA] si mostra il verbale redatto (altrimenti si può modificare o cancellare):
Figura 17 - verbale della giornata di voto Cliccando sul pulsante [STAMPA] appare la seguente finestra:
Figura 18 - anteprima di stampa e salvataggio in pdf del verbale della giornata di voto
Facendo clic sulla voce [SALVA COME PDF] si ottiene il verbale in formato PDF in modo da essere firmato digitalmente e subito dopo conservato a norma sul sistema di conservazione.
8. Caricamento voti cartacei sulla piattaforma
Quando la sessione di voto si trova in stato [Chiuso], è possibile per il Presidente di seggio procedere all’eventuale caricamento dei voti cartacei.
Figura 19 - funzione carica voti cartacei in stato chiuso
Nel caricare manualmente le schede di voto ricevute a mano dai votanti che hanno scelto di recarsi nei locali del seggio, il Presidente in qualità di pubblico ufficiale immette le preferenze espresse nel sistema in un’unica volta:
Figura 20 - inserimento preferenze singole schede cartacee con indicazione di quelle caricate
Figura 21 - inserimento totale preferenze schede cartacee
9. Chiusura votazione e conteggio scrutinio
Conclusa la votazione, lo stato diventa [Archiviato] ed il Presidente di seggio può accedere alla fase dello scrutinio e conteggio voti, selezionando la scheda per cui si è tenuta la votazione e cliccando su [Scarica i risultati].
Figura 22 - funzione scarica risultati
Come prima operazione il Presidente verifica, attraverso la piattaforma che esegue le attività di conteggio degli iscritti che hanno espresso il voto, se è stato raggiunto il quorum dei votanti. Solo se raggiunto il quorum infatti, il Presidente procede al conteggio degli scrutini diversamente procede alla conservazione dei dati di votazione. Al clic su scarica i risultati, si apre la tipica finestra di download del file .excel dove sono presenti gli esiti delle votazioni.
Visualizzati i risultati, il Presidente di seggio verbalizza gli esiti e firma il verbale attraverso la funzione già descritta[vedi § 6].
10. Conservazione a norma
La conservazione a norma del database relativo alle operazioni di voto del seggio, dei verbali e dei codici di integrità viene eseguita dall’amministratore del seggio in forma autonoma utilizzando la piattaforma di conservazione in uso all’Ordine o tramite la piattaformawww.conservarepa.itmessa a disposizione della DOUBLING SRLS cui ci si accede con apposite credenziali preventivamente comunicate su richiesta da parte dell’Ordine.
10.1.
Conservare su www.conservarepa.it
Per poter conservare a norma i file scaricati dalla piattaforma ed i verbali compilati dalla commissione di seggio bisogna:
● Collegarsi alla piattaforma
● Fare l’upload dei file (uno per volta)
● Confermare la conservazione tramite un codice pacchetto che verrà fornito dalla DOUBLING SRLS
Mostriamo qui di seguito le operazioni da effettuare.
1) Andare sulla paginawww.conservarepa.it:
Figura 23 - homepage di conservarePA.it
2) Cliccare su [entra & conserva]:
Figura 24 - modulo di entra & conserva
3) Compilare le schede 1, 2 e 3 all’interno della seguente pagina:
Figura 25 - steps processo conservazione a norma su conservarePA.it 4) Al termine fare click sul pulsante [FINITO] per concludere l’operazione di messa in
conservazione.
11. Riconoscimento e generazione OTP per voto elettronico
La fase di riconoscimento dell’elettore preveda che lo stesso fornisca all’amministratore del seggio il proprio codice fiscale. Per iniziare la fase di riconoscimento, è necessario inserire il codice fiscale del votante, come in figura:
Figura 26 - funzione di generazione OTP per consentire la votazione elettronica
A questo punto l’amministratore del seggio inserisce il codice fiscale dell’elettore sulla finestra di generazione dell’OTP:
Figura 27 - creazione OTP
Si inserisce il codice fiscale del votante e si fa clic sul pulsante [CREA OTP]. Se il codice fiscale appartiene ad un elettore valido allora viene generato il codice OTP a video e l’amministratore del seggio provvede a stamparlo e consegnarlo all’elettore. Diversamente, se il codice fiscale non appartiene ad un elettore valido o se lo stesso ha già votato allora il sistema segnala l’anomalia e non viene generato l’OTP. Se nell’inserimento del codice fiscale si dovesse sbagliare è sempre possibile generare un nuovo OTP.
Figura 28 - maschera di visualizzazione OTP
Il Votante a questo punto digita tale codice nella maschera sottostante per accedere alla sessione di voto elettronico.
Figura 29 - maschera di accesso alla sessione di voto elettronico
12. Registrazione codice fiscale votante per voto cartaceo
Il votante che accede al seggio dovrà attendere che il Presidente proceda al riconoscimento de visu dietro esibizione di un documento di riconoscimento e che controlli che il votante non abbia precedentemente espresso un voto con modalità telematica od elettronica.
Per eseguire tale controllo, il Presidente clicca sull’icona [ ] che consente l’apertura della finestra di inserimento del codice fiscale:
Figura 30 - maschera di registrazione del codice fiscale
Il sistema votarePA verifica che il votante non abbia espresso alcuna precedente votazione in modalità elettronica o telematica registrando il codice fiscale nell’apposita area. Infatti qualora esista già un occorrenza di voto associata al codice fiscale, il sistema segnala l’anomalia e impedisce l’esercizio di voto. Al contrario, se il sistema consente la registrazione del codice fiscale senza generare alcun messaggio di errore, il votante riceve una o più schede cartacee dal Presidente ed esercita il proprio diritto di voto.
13. Assistenza
In caso di problemi durante le operazioni di voto, l’amministratore del seggio può:
● contattare l’assistenza al numero 0862 195 6705
● inviare una email all’indirizzoassistenza@votarepa.it
● aprire un ticket all’indirizzohttp://assistenza.votarepa.it
Si consiglia di aver installato sul computer utilizzato dall’amministratore del seggio il programma AnyDesk (scaricabile all’indirizzohttps://anydesk.com/it/downloads/windows) al fine di permettere l’assistenza da remoto.
E’ necessario che sui computer utilizzati sia dall’amministratore del seggio che quelli adibiti a voto elettronico sia installato l’ultima release del sistema operativo in suo.
