Agenda
y A che punto siamo
y Chiusura esercizio 2012 y Gestione della cassa
y Gestione dei trasferimenti interni
Cosa abbiamo fatto
y CORSI di formazione espletati y UTENTI abilitati
y TICKETS chiesti a CINECA (dai Key User)
y Iniziative di UNIPI per ASSISTERE gli utenti delle strutture
y
Help desk
y
GESTIONE VIA WEB dei DOCUMENTI
“RICAVI”
y
Task force per gestione assegni, cococo, borse di studio
y Iniziative di CINECA per ASSISTERE gli utenti
CORSI di FORMAZIONE
Giornate di formazione erogate n.61 di cui:
y n. 5 giornate di lezioni “teoriche”
y n. 33 giornate di esercitazioni a cura di CINECA y n.16 giornate ai KY e G di lavoro a CINECA
y n. 7 giornate di Corsi pratici tenuti dalla Direzione
Finanza,Fiscale e Stipendi
Alcuni dati ….
y Sono stati abilitati n.260 Utenti
y Sono stati inviati dai Key User (20) dall’inizio dell’anno ad
oggi 104 tickets a Cineca
Iniziative per ASSISTERE le Strutture
y Creazione dell’Help desk interno :
Nel nostro Help desk ci sono richieste per
214
tickets suddivisi y COMPENSI 18y IVA E CICLO ATTIVO 6 y FONDO ECONOMALE 0 y GESTIONE PATRIMONIO 0 y CONFIGURAZIONE TABELLE 0 y ANAGRAFICHE 47
y PROGETTI 18 y MISSIONI 17 y BILANCIO 26 y CICLO PASSIVO 40
Iniziative per ASSISTERE le Strutture
y
Applicativo via WEB per la gestione dei documenti
“RICAVI”
y
Costituzione di una “Task force” per gestione assegni,
cococo, borse di studio
Iniziative per ASSISTERE l’Università e le sue Strutture da parte di CINECA
y messa a disposizione di una piattaforma e‐learning all’indirizzo:
http://elearning.u‐gov.it/
Dove sono reperibili materiale informativo,
presentazioni in slides, dimostrazioni, tutorial etc.
COSA possono fare le STRUTTURE
1) caricare le fatture 2012 e i debiti 2012 su UGOV 2012 2) caricare gli ordini 2012 e 2013 in UGOV 2013
3) Emettere ordinativi di pagamento con accredito su conto corrente bancario
4) inserire sul modulo PJ i progetti "nuovi" eventualmente non inseriti alla data del 5.1.2013
5) provvedere alla ripartizione del budget per i progetti inseriti al 5 gennaio 2013
6) Procedere a collegare i vari progetti agli schemi di finanziamento per i progetti PRIN, FIRB, attività commerciale e, appena pronti ai progetti della U.E.
7) Individuare i provvisori di entrata relativi all'attività commerciale necessari all'Ufficio Fiscale per emettere le relative fatture attive.
8) Caricare sul programma via web i documenti giustificativi dei ricavi necessari sia per registrare i ricavi che per emettere le fatture attive
CHIUSURA esercizio 2012
CHIUSURA esercizio 2012
y Debiti y Crediti
y Risconti passivi
y Patrimonio (passaggio dei beni)
CHIUSURA esercizio 2012
Effettuare “pulizia”
y
Debiti
Per compensi 2012 (vanno eliminati e presi come 2013) Per attività commerciale (documento di erogazione in entrata2012; nel 2013 inserire fattura etc.)
CHIUSURA esercizio 2012
per attività istituzionale y Crediti
Per attività commerciale
(proforma e documento di avanzamento)y Risconti passivi
TRASFERIMENTI interni
GESTIONE dei TRASFERIMENTI INTERNI
Movimentazioni interne (fra la stessa UA) y 2 tipologie
Trasferimenti INTERNI (fra UA diverse)
GESTIONE dei TRASFERIMENTI INTERNI
Le
movimentazioni interne
di bilancio sono “giri contabili” fra la stessa UA con cui si spostano costi da una voce ad un’altra (costo‐costo oppure costo‐ ricavo)Esempio :
voglio spostare i costi generali di un progetto di ricerca al materiale di consumo (costo‐costo) oppure voglio utilizzare il prelievo forfettario dei fondi di ricerca per accantonare delle risorse (costo‐ricavo) da utilizzare successivamente (nell’anno o negli anni successivi)
I
trasferimenti interni
sono operazioni tra UA diverse e consentono di “spostare risorse” da una UA all’altraEsempio:
devo versare all’Amministrazione centrale un importo per il finanziamento di un contratto a tempo determinato
GESTIONE dei TRASFERIMENTI INTERNI
Le modalità operative sono tre:
STORNO di Budget
Registrazione solo COAN
Registrazione COAN e COGE
GESTIONE dei TRASFERIMENTI INTERNI
STORNO di Budget (è percorribile solo in alcuni casi ad es.
assegnazione ; inoltre non consente di rilevare il movimento di cassa) Registrazione solo COAN (consente di rilevare il costo ma non di
rilevare il movimento di cassa)
Registrazione COAN e COGE (è l’unico che consente di rilevare il movimento di cassa)
GESTIONE dei TRASFERIMENTI INTERNI
Per le movimentazioni interne : scrittura di COAN libera (attenzione perché il sistema non controlla la quadratura!)
Per i trasferimenti interni : scrittura di COAN, COGE ed emissione di ordinativo di pagamento e incasso
Operazione “blindata” dal sistema per cui automaticamente se faccio
l’ordinativo di pagamento mi predispone il tutto per fare l’ordinativo di incasso
Gestione della CASSA
GESTIONE DELLA CASSA – i concetti
y Cassa contabile y Cassa effettiva
y Fabbisogno di cassa
GESTIONE DELLA CASSA – i concetti
y Cassa contabile = Resto di cassa + O. Incassi ‐ O.
Pagamento
y Cassa effettiva = Resto di cassa + incassi ‐ pagamenti
y Fabbisogno di cassa = Possibilità di “utilizzare” la cassa
GESTIONE DELLA CASSA‐ cassa di Ateneo
y Fabbisogno di cassa = Necessità di “utilizzare” la cassa
Per determinare il fabbisogno dell’Ateneo , abbiamo determinato la CASSA DISPONIBILE di ATENEO =
Resto di cassa AC
Resto di cassa Strutture Conto Mutui
Stima entrate proprie AC
Stima entrate proprie Strutture Fabbisogno 2013
GESTIONE DELLA CASSA
CASSA DISPONIBILE di ATENEO è “divisa” tra:
Amministrazione Centrale Strutture
COME?
GESTIONE DELLA CASSA ‐ fabbisogno
Il Fabbisogno di cassa è definito per
Amministrazione Centrale col bilancio di cassa 2013
Strutture come Copertura del Budget dei costi + budget degli investimenti + debiti al 31.12.2012)
Alle strutture si assegna cautelativamente il 70% del fabbisogno e il resto si distribuirà in corso d’anno, a seconda delle esigenze rappresentate con la programmazione
PERTANTO La Cassa di Ateneo è cosìutilizzata :
Cassa Amministrazione Centrale Cassa Strutture
Cassa Residua
GESTIONE DELLA CASSA ‐ programmazione
Programmazione di cassa Dipartimento di X
Gennaio Febbraio Marzo Aprile Maggio Giugno Luglio Costi fissi
e
obbligatori Costi per ricerche in scadenza Altri costi
GESTIONE DELLA CASSA – monitoraggio
Per monitorare l’utilizzo della cassa
Struttura Resto di cassa
Ordinativi di
incasso
Ordinativi di
pagamento
Contributi Disponibilità
Dipartimento x Dipartimento y Dipartimento z Etc.
GESTIONE DELLA CASSA ‐ ruolo del Cassiere
Il CASSIERE monitora l’utilizzo delle disponibilità delle singole Strutture
y attraverso la rilevazione di una disponibilità data da:
Ordinativi di incasso ‐ Ordinativi di pagamento
y attraverso un “alert” che scatta al momento in cui la struttura
ha “consumato” il fabbisogno assegnato
GESTIONE dell’ORDINATIVO INFORMATICO
y Emissione ordinativo
y Gestione Equitalia
y Invio alla firma
Gestione
dell’ORDINATIVO INFORMATICO
Creazione ordinativo: seleziona dg per ordinativo
Creazione ordinativo: scelta contesto
Creazione ordinativi: recupera dg
Creazione ordinativi: filtra per selezionare
Creazione ordinativi: filtra per selezionare
Creazione ordinativi: registra
Creazione ordinativi: data scadenza
Creazione ordinativi: descrizione ordinativo e fattura
Creazione ordinativi: visualizzazione descrizione fattura
Creazione ordinativi: verifica bollo
Creazione ordinativi: scelta bollo
Creazione ordinativi: verifica CIG e CUP
Creazione ordinativi: eventuale integrazione CIG e CUP in descrizione
Creazione ordinativi: conto ausiliario
Creazione ordinativi: registrazione
Creazione ordinativi: ordinativo registrato
Creazione ordinativi: chiudi funzione
Gestione Equitalia (ordinativi > € 10.000,00)
Gestione Equitalia: mostra non esenti
Gestione Equitalia: proponi selezionati
Gestione Equitalia: trasmetti
Gestione Equitalia: mostra trasmessi
Gestione Equitalia: proponi selezionati trasmessi
Gestione Equitalia: valida selezionati
Gestione cassiere andata per invio alla firma digitale (EWS)
Gestione cassiere andata: scelta contesto
Gestione cassiere andata: predisponi firma
Gestione cassiere andata: filtra per selezione
Gestione cassiere andata: proponi selezionati
Gestione cassiere andata: salva distinta
Gestione cassiere andata: torna all’elenco
Gestione cassiere andata: trasmetti alla firma
Gestione cassiere andata: esito trasmissione
EWS: flusso ricevuto ed in elaborazione
EWS: Documenti, controllo contabile, invio firma
