Il FOIA come spinta al cambiamento

Il FOIA come spinta al cambiamento

Manuela Lucia Mei

Segretario Generale/Unione Valle del Savio 07 ottobre 2020 | Tavolo di scambio

Help Desk FOIA - Organizzazione e competenze del gruppo

di lavoro per l’armonizzazione delle prassi​

1. La nostra identità

Oltre l’adempimento normativo, una nuova opportunità

Assistiamo ad un periodo di sostanziale riforma degli assetti istituzionali e dell’organizzazione della P.A. (L. 56/2014, LR. 21/2012, L.R. 13/2015, L.

124/2015) che portano a rafforzare, tra l’altro, l’autonomia del Comune in quanto ente più prossimo al cittadino e meglio in grado di soddisfare le sue esigenze nel rispetto dei principi costituzionali di ADEGUATEZZA E DIFFERENZIAZIONE.

Di fronte a questa nuova sfida l’Unione non è e non vuole essere

l’inevitabile conseguenza di un mero adempimento normativo, ma

piuttosto una positiva opportunità per lo sviluppo di una politica d’

1. La nostra identità

Il Comune di Cesena, che quale Ente di maggiori dimensioni, ha

svolto e continua a svolgere un ruolo fattivo

ed effettivo di coordinamento e

supporto

Trasparenza, anticorruzione e privacy a livello di Unione

Obiettivo di fondo

Nel contesto descritto si è deciso di sviluppare le attività di Prevenzione della corruzione, Trasparenza (obblighi di pubblicazione e FOIA) e Privacy (inevitabilmente intrecciata al FOIA) mediante un modello gestionale di coordinamento unitario e sinergico, per conferire maggiore e più compiuta efficacia alle diverse azioni.

Questo in una logica di sistema e di progressivo adeguamento degli

strumenti programmatori.

Trasparenza, anticorruzione e privacy a livello di Unione

Le finalità perseguite

a. Garantire lo sviluppo delle attività di prevenzione della corruzione, trasparenza e privacy in ambito Unione, mediante un modello gestionale di coordinamento unitario e sinergico.

a. Costituire un valido supporto per gli enti di più ridotte dimensioni che non dispongono di unità organizzative da poter dedicare allo scopo, anche in ragione della specialità della materia e della complessità delle procedure collegate.

a. Incrementare e coordinare le azioni formative per sviluppare

un fattivo ed efficace coinvolgimento delle strutture interessate.

Trasparenza, anticorruzione e privacy a livello di Unione

La strutturazione amministrativa

La disciplina regolativa del rapporto è stata codificata in un’apposita convenzione sottoscritta dagli Enti interessati, in forza di quanto previsto dall’art. 6 dello Statuto dell’Unione che effettua un “rinvio dinamico”

rispetto al conferimento di nuove funzioni.

Sono stati inoltre acquisiti specifici indirizzi dagli

organi consigliari sulla base delle indicazioni del PNA.

Trasparenza, anticorruzione e privacy a livello di Unione

I contenuti della convenzione

● Individuazione e nomina di un unico RPCT e costituzione di un nucleo specializzato a supporto dello stesso

● Trasparenza come misura di prevenzione della corruzione

● Assunzione di un codice di comportamento valido per tutti gli enti aderenti alla convenzione

● Strutturazione di un programma formativo trasversale,

permanente e generalizzato

3. L’organizzazione

Schema organizzativo dell’Unione Valle Savio

5. Il FOIA – I primi strumenti messi in campo

Un nuovo Regolamento sul diritto di accesso

⚫ Con l’introduzione del diritto di accesso generalizzato (FOIA), l’Unione ha adottato un nuovo Regolamento per l’esercizio del diritto di accesso e in materia di trasparenza che tenesse conto della nuova disciplina.

⚫ Partendo da questo ed in maniera unitaria, ogni

Comune aderente all’Unione ha adeguato i precedenti

regolamenti sull’accesso agli atti ex L.241/90

5. Il FOIA – I primi strumenti messi in campo

Modulistica unificata

⚫ E’ stata introdotta una modulistica unificata per le richieste di accesso agli atti secondo i diversi

istituti (accesso documentale, accesso civico,

accesso generalizzato)

5. Il FOIA – I primi strumenti messi in campo

La formazione interna

⚫ E’ stata inoltre messa in campo fin da subito un’intensa attività di formazione e informazione rivolta ai

dirigenti, ai responsabili e a chi in generale si occupa di rispondere alle richieste di accesso, volta anche ad

armonizzare le prassi di trattazione delle richieste.

⚫ La formazione ha riguardato tutti gli enti dell’Unione

Valle del Savio

6. I miglioramenti nell’ambito del progetto ‘Riformattiva’

La costituzione

Fin dall’introduzione del FOIA, il Segretario Generale quale Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza ha ritenuto opportuno dotarsi di un gruppo di lavoro che fungesse da helpdesk per tutti i colleghi dei 7 enti sulle tematiche della trasparenza del diritto di accesso e della privacy.

A seguito della partecipazione al progetto di Riformattiva , è stata formalizzata con determina del Segretario Generale la costituzione di due help desk (un help desk per l’accesso e la trasparenza e un help desk per la privacy), nella massima collaborazione fra i due.

I due help desk sono composti da figure e professionalità diverse, in logica non gerarchica, ma collaborativa.

Ne fanno parte il Dirigente del settore Servizi amministrativi, Partecipazione e Patrimonio, il Dirigente del Settore Sistemi Informatici, funzionari e istruttori amministrativi dei medesimi settori, la Responsabile dell’Ufficio comunicazione e trasparenza, la Referente privacy.

L’Help Desk

6. I miglioramenti nell’ambito del progetto ‘Riformattiva’

I componenti del Gruppo di Lavoro su Accesso e Trasparenza

Andrea Lucchi – Dirigente Servizi Amministrativi, partecipazione e patrimonio Barbara Bartoli – Funzionario Servizi Amministrativi, partecipazione e patrimonio Agata Ciasulli - Funzionario Servizi Amministrativi, partecipazione e patrimonio

Eveline Guerrini – Istruttore amministrativo Servizi Amministrativi, partecipazione e patrimonio Paola Cangini – Responsabile Ufficio Comunicazione e trasparenza

Marzia Porta – Istruttore amministrativo Staff Segretario generale

L’Help Desk

6. I miglioramenti nell’ambito del progetto ‘Riformattiva’

I componenti del Gruppo di Lavoro sulla Privacy

Giovanni Fini – Dirigente Sistemi informatici associati e statistica

Valentina Moriani – Funzionario Sistemi informatici associati e statistica

Andrea Lucchi – Dirigente Servizi Amministrativi, partecipazione e patrimonio Barbara Gori – Referente privacy

L’Help Desk

6. I miglioramenti nell’ambito del progetto formattiva’

La formazione

⚫ I componenti dei due help desk, in particolare di quello dedicato alla Trasparenza e accesso, consultano periodicamente il sito del Centro di competenza nazionale FOIA e se ne avvalgono anche ai fini dell’aggiornamento della sezione intranet dedicata all’accesso.

⚫ Inoltre, l’Ente è dotato di vari strumenti di aggiornamento e abbonamenti a riviste tematiche online che costituiscono un presupposto imprescindibile per l’aggiornamento del gruppo di lavoro sulla giurisprudenza amministrativa e i pareri del Garante.

⚫ Sono previsti incontri specifici (a cura del coordinatore) sulle pronunce più significative, che diventano poi materiale per la sezione intranet dedicata

⚫ Alla formazione specialistica, grazie al progetto Riformattiva, si è affiancata una formazione più metodologica e motivazionale, che ha permesso di rafforzare l’identità del gruppo e di impostare una metodologia

L’Help Desk

Motivazione, Fiducia, Collaborazione, Comunicazione

"Eccovi una regola semplice ma vera: le persone vi danno sempre più di quanto vi aspettiate"

Nelson Boswell

Investire sulle persone in termini di formazione, coinvolgimento, responsabilizzazione… ci permette di avere un gruppo di lavoro veramente efficace ed efficiente.

⚫ Il coordinamento in capo al Segretario generale dà autorevolezza ai componenti del gruppo verso i colleghi e li fa sentire investiti di un ruolo importante

⚫ La collaborazione fra i diversi componenti permette di mettere in sinergia le competenze e ottimizzare i tempi

⚫ La comunicazione all’interno del gruppo e all’esterno crea un circolo virtuoso di diffusione delle

L’Help Desk

6. I miglioramenti nell’ambito del progetto

formattiva’

6. I miglioramenti nell’ambito del progetto formattiva’

L’attività di consulenza

⚫ I diversi uffici dell’Unione e dei Comuni che ne fanno parte possono richiedere il supporto del gruppo di lavoro.

⚫ A seguito dell’attivazione, uno o più referenti dell’help desk, competenti per materia, prendono in carico la richiesta di supporto e la evadono, aggiornandone poi il resto del gruppo.

⚫ In casi particolari, su tematiche molto complesse, viene convocato l’intero gruppo di lavoro, alla presenza del Segretario generale per la trattazione del caso.

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6. I miglioramenti nell’ambito del progetto formattiva

Un patrimonio a disposizione di tutti – La intranet

I due help desk curano due sezioni specifiche, create all’interno della intranet, riguardanti le materie dell’accesso e della privacy, e contenenti normativa, sentenze, faq, modulistica che in questo modo vengono messe a disposizione di tutti i settori.

Si tratta di un patrimonio in continuo accrescimento e aggiornamento, utile per aumentare le competenze di tutti e per uniformare la trattazione delle richieste

L’Help Desk

La sezione della intranet

dedicata al diritto di

accesso

7. Alcune criticità

1. Poche richieste dai cittadini (23 richieste «FOIA» su 5880 richieste di accesso ricevute da tutti gli enti dell’Unione nel corso del 2019

2. Difficoltà nel bilanciamento trasparenza/privacy 3. Richieste massive

4. Richieste con probabili finalità commerciali

5. Avvicendamento di persone all’interno dei due help

desk

8. Le prospettive future

…fare rete

«Mettersi insieme è un inizio, rimanere insieme è un progresso, lavorare insieme un successo».

(Henry Ford)

Crediamo molto nell’importanza di «fare rete»

all’interno ma anche all’esterno.

Accordo d’intesa per lo sviluppo di azioni positive per

l’integrità e la trasparenza tra l’Unione Valle Savio (con

riferimento al Comune di Cesena) e i comuni di Pisa,

Pistoia e Treviso

8. Le prospettive future

informatizzare

Una informatizzazione più spinta di tutte le fasi (dalla

richiesta di accesso – già informatizzata per il Comune

di Cesena-, alla trattazione, al controllo) ci

consentirebbe di presidiare meglio l’intero processo.

…una proposta di tipo pratico!

Buone pratiche ed esempi virtuosi

da condividere in una “rete” di

pubbliche amministrazioni a livello

nazionale

Grazie per l’attenzione!

[email protected]

www.ot11ot2.it/dfp-organismo-intermedio/progetti/riformattiva