Copyright © 2020 Piero Salomoni Tutti i diritti riservati.
2° edizione
RINGRAZIAMENTI
Ringrazio Massimo Pagani che per primo mi ha fatto riflettere sull’importanza di organizzare in modo scientifico gli appuntamenti e le attività di vendita.
Lavorare con lui è stata la scintilla che ha innescato in me la curiosità e il desiderio di studiare, applicare, creare un metodo e verificare sul campo i reali risultati ottenuti.
Ringrazio mio padre per avermi trasmesso l’ordine e il metodo che rendono semplici, cose complesse e che permettono di ottenere grandi risultati con piccoli sforzi.
Infine ringrazio la persona più importante, mia moglie Emanuela, fonte costante e inesauribile di energia e di entusiasmo.
“Grazie Emanuela, per tutto quello che fai ogni giorno per me. Ogni tuo gesto, anche il più piccolo, è per me prezioso!”
Prefazione pag. 7
Introduzione pag. 11
1 Un tesoro sotterrato nel tuo giardino pag. 14 2 20% di gioie e 80% di dolori pag. 21
3 Scegli i migliori clienti pag. 28
4 Tra il dire e il fare… pag. 35
4.1 Calcolo dei giorni dedicati alla vendita pag. 37 4.2 Calcolo del numero di appuntamenti pag. 39 4.3 Stabilire la frequenza di visita dei clienti pag. 41
4.4 Verifica di fattibilità pag. 42
5 Quanto conosci la tua zona di vendita? pag. 47 6 Meno chilometri, più visite, più risultati pag. 54
7 Il tuo primo “Piano Visite” pag. 61
8 Come fissare appuntamenti in modo efficace pag. 67 9 Come sfruttare al massimo iCal e Google Cal pag. 69 10 Q&A: domande e risposte pag. 75 11 App. A - 10 modi per incontrare più clienti pag. 94
12 Conclusione pag. 123
13 Glossario pag. 125
PREFAZIONE
Venditori cercasi: tutte le aziende cercano venditori capaci di cambiare la situazione. Che è sempre critica. Il punto è cosa si cerca:
il centravanti giovane che trascinerà nel tempo, quello esperto che guida la riscossa dei dormienti, o l’ennesimo capro espiatorio al quale addossare le colpe di un fallimento inarrestabile? Parliamo di Lukaku, Ibrahimovic o di Gabigol?
Domanda provocatoria che pare c’entrare poco con il tema di questo bel libro di Piero Salomoni. In realtà, a mio parere, c’entra eccome! Le aziende in difficoltà si giocano spesso come ultima carta l’ampliamento della forza vendita. Senti spesso imprenditori, da piccoli a medi, dire che, siccome gli affari non girano e il fatturato non cresce, o forse, cala, allora è il momento di prendere 4 o 5 nuovi agenti, ovviamente plurimandatari e senza retribuzione fissa, così ti risolvono il problema.
Un errore gravissimo. Per due ragioni: la prima non ha diretta attinenza con il tema sviluppato da Piero, ma sicuramente ce l’ha con la vendita; la seconda riguarda esattamente ciò che l’autore spiega in queste pagine.
Faccio solo un cenno al primo tema, per completezza: se non hai una solida strategia di vendita, se non sai come sostenere le vendite, se non lavori sul tuo posizionamento (che cosa vendi a chi, perché e come), ti serve molto poco buttare sul campo chi trovi rapidamente, mandandoli al macello come quei poveri soldati della Prima Guerra Mondiale, costretti a suicidarsi uscendo dalle trincee contro le mitragliatrici nemiche.
Se non sai a chi vendi e cosa, come fai a scegliere le persone giuste?
La seconda ragione è che questo atteggiamento mostra una profonda assenza di rispetto per la professionalità del venditore e dell’agente in particolare. E una totale ignoranza del lavoro prezioso e accurato di questa categoria di venditori.
E di questo tratta, con molta cura, questo libro.
Di recente Fabio Tognella ha lanciato una provocazione interessante su LinkedIn. Ecco che cosa ha scritto “Ogni anno si tirano sempre le somme sui trend per le competenze più ricercate. Ho l'abitudine di guardarle sempre. Fra tutte (quest'anno ne mette in fila 10) c'è sempre la "vendita". Ho sempre avuto un piede nel mondo della vendita da quando lavoro (mi ci sono buttato poi braccia e gambe da oltre 10 anni) e già nel lontano 1999 si vociferava che: "negli anni 2000 uno dei mestieri destinati a sparire sarebbe stato quello del venditore". Sono passati 20 anni, e in quella classifica il Venditore, o il saper vendere, è sempre li. Sarà il caso di iniziare a rivedere le strategie commerciali e sfruttare l'enorme vantaggio che vi può dare una rete di vendita o un venditore?”
Il post è già interessante di suo, ma lo diventa di più se gli accostiamo questo altro post apparso sempre su LinkedIn a firma Marco Rasi: “Come deve essere il venditore ideale per la vostra azienda? Quali caratteristiche deve possedere e saper applicare?
Non esistono stereotipi del migliore ma tante qualità che sicuramente potrete riconoscere fra coloro che nella vostra squadra di vendita hanno sempre una marcia in più rispetto agli altri, sanno anticipare i cambiamenti e trasformare le difficoltà in opportunità”.
Ecco: questo è il punto. Una rete vendita dà un grande vantaggio, ma bisogna saper scegliere con cura chi può costruire valore insieme a noi, e non affidarci a stereotipi o luoghi comuni.
Che cosa vuol dire stringere una relazione di valore con un agente? Vuol dire metterlo in condizione di svolgere bene il suo lavoro, cosa che evidentemente produce vantaggi per tutti. Vuol dire quindi collaborare ai suoi risultati. Se è vero che l’agente è un professionista, anche un imprenditore, e non un dipendente, è anche vero che è ciò di più vicino al mio più stretto partner che possa esistere. È quindi un diritto, prima ancora che un dovere, aiutarlo a svolgere al meglio il proprio lavoro. Quando lavoro con aziende, che mi chiedono un aiuto per aumentare i propri profitti, e la cui forza vendita è costituita prevalentemente da agenti, la prima cosa che faccio e capire come l’azienda possa aiutare gli agenti a guadagnare di più: sono loro il primo cliente dell’impresa.
Se non riesco a metterli in condizione di fare meglio il loro lavoro, sto “tafazzandomi”: il neologismo di origine aldogiovannigiacomesca chiarisce bene a quale livello di autogol ripetuto si possa arrivare se non si sostengono fortemente gli agenti.
Il mio amico e consulente Eliano Cominetti, autore del bellissimo libro “I signori rappresentanti si ricevono il martedì”, specializzato proprio nel sostenere l’azione degli agenti, con i quali lavora da anni, insiste nel dire che l’agente deve essere al centro del processo di vendita dell’impresa. Concordo totalmente.
Da un lato quindi l’azienda deve fare di tutto per aiutare la sua rete vendita autonoma ad aumentare la propria efficienza, dall’altro l’agente deve curare la crescita della propria professionalità. Questo libro viene in aiuto proprio in quest’ambito.
Quante volte mi sono imbattuto in agenti pigri, legati alle abitudini di un giro visita consolidato, senza il coraggio di provare qualcosa di nuovo, per la paura di perdere l’esistente, e poi incapaci di organizzare in modo imprenditoriale la propria attività. Piero Salomoni in queste pagine, con sintesi e praticità - parrebbe quasi
un milanese imbruttito non fosse veneto, ma certamente l’essere ingegnere lo aiuta - tali da rendere tutto immediatamente applicabile.
Ho molto apprezzato in particolare due capitoli: quello che invita a scoprire le priorità della propria azione, usando una tabella molto semplice e concreta e i dieci suggerimenti per aumentare i propri clienti, che propone come ultimo passaggio. Non che gli altri capitoli non siano validi, tutt’altro, ma questi due mi pare incarnino proprio l’essenza del messaggio che Piero vuole proporre: prendi in mano la tua attività con coraggio ed intraprendenza e punta a crescere costantemente. Non fermarti, non farti paralizzare dalla formula peggiore per ogni professionista: “abbiamo sempre fatto così!”.
L’incontro tra una azienda che abbia capito il valore degli agenti e agenti che sanno lavorare sul miglioramento continuo della propria professionalità per dare valore a tutta la catena della fornitura, è quanto ci si possa auspicare per vedere crescere i risultati. Questo saggio mi sembra un eccellente strumento per facilitare questo traguardo.
PAOLO PUGNI Autore del Podcast “Vendere Valore”
Consulente per la strategia di vendita
INTRODUZIONE
Ogni anno leggo circa 50 libri e ogni volta prima di acquistarne uno mi faccio sempre la stessa domanda “che vantaggio otterrò dalla lettura di questo libro?”.
Che si tratti di un romanzo, il cui vantaggio potrebbe essere di emozionarmi o che si tratti di un libro di crescita professionale, il cui vantaggio potrebbe essere acquisire una nuova competenza, comunque ogni volta mi chiedo cosa otterrò dalla lettura di quel libro.
Per questo voglio dirti subito quale vantaggio otterrai dalla lettura di questo testo.
Ho scritto questo libro per aiutarti a organizzare in modo efficace gli appuntamenti con i tuoi clienti.
Se da poco hai iniziato a lavorare come agente di commercio e parti da zero, cioè hai appena ricevuto dalla tua azienda mandante un pacchetto clienti da seguire, sicuramente avrai necessità di un metodo per gestire questi clienti.
Un metodo che ti aiuti a valutare i clienti, a selezionarli e a seguirli in modo efficace, minimizzando i costi (spostamenti, appuntamenti con clienti a basso potenziale) e massimizzando i risultati (appuntamenti con clienti a elevato potenziale e aumento del fatturato di vendita).
Se invece lavori da tempo come venditore e hai da anni rapporti con i tuoi clienti, sicuramente troverai utile un percorso che ti permetta di classificare i tuoi clienti e di gestirli in modo efficace, individuando e fidelizzando i clienti strategici ed eliminando il
tempo dedicato ad attività e clienti a basso valore aggiunto.
In questo libro ti guiderò passo passo. In ogni capitolo ti spiegherò la teoria e ti aiuterò attraverso un esempio pratico.
Questo ti permetterà di mettere in pratica il mio metodo subito.
Da anni ho verificato che la maggior parte delle persone che leggono libri non ottengono risultati significativi perché non passano poi all’azione.
Questo perché passare dalla teoria alla pratica è faticoso e richiede un impegno extra.
Per questo ho diviso il libro in capitoli brevi alla fine dei quali hai una veloce attività da effettuare.
Ti troverai alla fine del libro ad aver messo in pratica questo metodo senza quasi accorgertene.
Seguendo i passi di ogni capitolo, riuscirai a creare:
• Un elenco con la classificazione dei tuoi clienti;
• Un Giro Visite efficace (cioè un percorso ottimizzato per visitare i tuoi clienti minimizzando gli spostamenti e i costi per incontrarli);
• Un Piano Visite efficace (cioè un calendario ottimizzato e completo con gli appuntamenti da fissare con i tuoi clienti).
Ho affinato questo metodo in molti anni di attività come venditore e imprenditore.
Oggi gestisco un’azienda che opera come agenzia di vendita in forma societaria e utilizzo questo metodo per formare i miei collaboratori e per aiutarli a ottenere più risultati.
Quando ho iniziato a insegnare questo metodo mi sono accorto che molti venditori e imprenditori non pianificavano in modo efficace gli appuntamenti e le attività presso i propri clienti.
Il loro modo di gestire i clienti consisteva nel seguire assiduamente una piccola fetta di clienti strategici ma le visite erano quasi sempre organizzate a seguito di una richiesta del cliente e quindi non erano i venditori che stabilivano il Piano Visite ma i loro clienti.
Poi la gran parte dei restanti clienti, alcuni dei quali anche importanti, veniva visitata poco spesso e con nessuna regola sulla frequenza di visita.
Questo portava inevitabilmente a risultati nelle vendite poco soddisfacenti e a guadagni per i venditori pressoché costanti negli anni, se non in calo.
Questi stessi venditori, applicando il “metodo Giro Visite Efficace”, hanno risparmiato tempo ed energie e hanno aumentato le loro vendite e la fidelizzazione dei loro clienti.
Se anche tu desideri ottenere questi risultati, inizia questo percorso e seguimi nel Metodo Giro Visite efficace.
PIERO SALOMONI
UN TESORO SOTTERRATO NEL TUO
GIARDINO
Cosa faresti se ti dicessero che c’è un tesoro sotterrato nel tuo giardino?
Sono sicuro che non aspetteresti nemmeno un secondo e inizieresti a scavare.
Bene, ho una buona notizia per te. Quel tesoro è veramente sotterrato nel tuo giardino, hai solo bisogno della mappa per trovarlo.
Questo tesoro sono i tuoi clienti. I clienti acquisiti e quelli che ancora non acquistano i tuoi prodotti o servizi.
Ebbene sì, anche se dopo anni che fornisci gli stessi clienti, pensi non possano darti più di quanto oggi ti danno in termini di fatturato e vendite, posso assicurarti che spesso non è così.
Inoltre molti clienti, che si riforniscono dalla concorrenza e che sembrano irraggiungibili sono un bacino importante da sviluppare.
Bene, iniziamo ora a mettere le mani in pasta.
Se sei un venditore o un imprenditore, ti puoi trovare in una delle seguenti condizioni:
1. Lavori da anni con un certo numero di clienti con cui hai relazioni professionali;
2. Parti da zero con l’attività di vendita ma l’azienda per cui lavori ti fornisce un “pacchetto clienti” cioè un elenco di clienti che hanno già acquistato i loro prodotti;
3. Parti da zero con l’attività di vendita senza un “pacchetto clienti”. Questo è spesso il caso di un venditore dipendente di un’azienda o di un agente monomandatario con un fisso mensile o con un contributo spese.
In ognuna delle precedenti situazioni sono sempre i clienti il tuo tesoro nascosto e se hai già dei rapporti con questi clienti il tesoro è più facilmente accessibile.
Il primo passo per raggiungere il tuo tesoro è quello di individuare il tesoro e cioè individuare quali sono i tuoi clienti ad alto potenziale.
Per fare questo devi creare il tuo Elenco clienti/fatturati.
CASO 1)
Se sei un agente di commercio plurimandatario, che ha relazioni continuative con un certo numero di clienti, questi clienti acquistano i tuoi prodotti con regolarità.
Ipotizziamo che tu lavori per tre aziende mandanti; puoi procedere in questo modo.
Per creare il tuo Elenco clienti/fatturati, devi partire dai
reports vendite delle aziende mandanti e riassumere i dati di vendita in un unico documento.
Per fare questo ti consiglio di utilizzare un foglio di calcolo come Microsoft Excel o se preferisci una soluzione gratuita; puoi utilizzare il Foglio Elettronico del pacchetto di Open Office (http://www.openoffice.org/it).
Quindi richiedi alle tue aziende mandanti i report vendite dell’anno precedente.
Riassumi poi i dati che ricevi in un unico foglio di calcolo, inserendo sulla sinistra i dati anagrafici dei clienti e sulla destra i dati di fatturato, prevedendo tante colonne quante sono le aziende mandanti (nell’esempio abbiamo ipotizzato tre aziende mandanti).
Ecco il risultato che otterrai:
Come noti, sono state create due colonne: una con il fatturato totale di ogni cliente e una con il numero di aziende mandanti da cui ogni cliente acquista.
Questi dati sono molto importanti in quanto permettono di individuare i clienti importanti per l’agente di commercio, valutando sia il fatturato totale (dato dalla somma dei fatturati sviluppati con ogni azienda mandante) sia il grado di fidelizzazione del cliente.
Infatti un cliente che acquista € 30.000 di merce da ognuna delle 3 aziende mandanti, per un totale di € 90.000, molto probabilmente è un cliente più fidelizzato all’agente di commercio rispetto ad un altro cliente che acquista € 90.000 da una sola delle aziende mandanti, ma non acquista materiale dalle restanti due aziende mandanti.
Ora devi ordinare l’Elenco clienti/fatturati secondo il parametro fatturato totale dal maggiore al minore in questo modo avrai all’inizio i clienti che sviluppano maggiore fatturato e quindi più importanti.
Poi a parità di fatturato devi ordinare i clienti da chi acquista materiale da più aziende mandanti a scendere (quindi nell’esempio 2, 1, 0).
Questo ti permette di valutare con attenzione clienti che sono importanti per un’azienda mandante e che potrebbero diventarlo anche per le altre.
CASO 2)
Il caso 2 riguarda di solito venditori dipendenti o agenti monomandatari.
Se parti da zero con l’attività di vendita e l’azienda per cui lavori ti fornisce un “pacchetto clienti” cioè un elenco di clienti che hanno già acquistato i loro prodotti, puoi creare il tuo Elenco clienti/fatturati come nel caso precedente.
L’unica differenza è che avrai una sola colonna di fatturato, essendoci un’unica azienda mandante.
CASO 3)
Se parti da zero con l’attività di vendita senza un pacchetto clienti, cioè senza un elenco di clienti che hanno acquistato
Di solito questa situazione capita quando un’azienda affida a un venditore una zona da sviluppare che storicamente non è stata seguita da altri venditori e per questo non ci sono rapporti continuativi di vendita con clienti.
In questo caso non avendo dati di fatturato devi raccogliere più informazioni possibili dal mercato.
Puoi chiedere all’azienda con cui lavori se sono stati sviluppati almeno dei preventivi.
Puoi parlare con la persona che prima di te seguiva quella zona.
Puoi chiedere al mercato, cioè visitando un cliente importante chiedere chi sono i suoi concorrenti principali e in cosa loro sono differenti.
Ci sono poi molti altri modi per acquisire informazioni.
Puoi chiedere informazioni in camera di commercio. Spesso infatti il numero di dipendenti, il fatturato sviluppato e lo stato patrimoniale dell’azienda sono indicatori che ti possono aiutare a valutare l’importanza e il potenziale di un cliente.
Anche le attività di marketing possono aiutarti a capire l’importanza di un’azienda (puoi quindi verificare quali aziende facciano pubblicità su giornali, radio o TV).
Una volta raccolte tutte queste informazioni puoi scrivere a fianco di ogni cliente i dati più importanti che sei riuscito a raccogliere.
Ad esempio potresti scrivere:
Azienda Royal Srl: 150 dipendenti, fatturato annuo 130 Milioni di Euro, fa pubblicità su giornali di settore una volta al mese.
Poi con l’aiuto dell’azienda per cui lavori puoi ipotizzare il fatturato che vorresti ottenere da ogni cliente. In questo modo potrai classificare i clienti per ordine di importanza in base al loro potenziale anziché in base al fatturato che hanno sviluppato.
20% DI GIOIE E 80% DI DOLORI
L’errore che commettono molti venditori e imprenditori consiste nel non pianificare attentamente gli appuntamenti con i clienti e le attività che svolgeranno.
Non controllano con attenzione il tempo che dedicano ad ogni cliente.
Il tempo è la risorsa più preziosa per ogni uomo, anche per te.
Pensaci, se oggi fossi riuscito a guadagnare e accumulare una somma incredibile di denaro potresti comprare qualsiasi cosa vorresti, giusto?
Bene, il tempo è forse l’unica cosa che non potresti comprare, il tempo passa e non torna. Proprio per questo è la risorsa che dovresti accudire e gestire al meglio, invece probabilmente anche tu non lo fai.
Per esempio, se ti chiedessi quanto tempo dedichi ogni anno al tuo migliore cliente, quante volte lo incontri ogni anno sapresti rispondermi subito?
Probabilmente no. Ma non preoccuparti ci sono passato anch’io e come te molti imprenditori e venditori sono nella stessa situazione.
Proprio per questo nasce il Metodo Giro Visite Efficace, per
aiutarti a creare un metodo e accompagnarti in questo percorso.
Quindi siamo d’accordo che il tempo è la nostra risorsa più importante.
Ora vediamo come evitare di sprecare tempo.
Ci viene in aiuto il Principio di Pareto che afferma come “la maggior parte degli effetti è dovuta a un numero ristretto di cause”.
Infatti l’ingegnere, economista e sociologo italiano Vilfredo Federico Damaso Pareto, a seguito dei suoi studi riscontrò in molti sistemi complessi una struttura di causa-effetto.
Volendo semplificare al massimo il principio di Pareto possiamo affermare che circa il 20% delle cause provocano l'80%
degli effetti.
Applicando questo principio alle tue vendite, puoi considerare che molto probabilmente il 20% dei tuoi clienti svilupperà circa l’80% del fatturato di vendita della tua zona.
Il tuo tesoro oggi è questo 20% di clienti che sviluppa la maggior parte del fatturato di vendita della tua zona.
Questi sono i clienti a cui devi dare maggiore attenzione.
Focalizzandoti su di loro potrai far crescere il tuo fatturato di vendita velocemente.
L’errore che molti venditori e imprenditori commettono è di disperdere tempo ed energie su un numero troppo ampio di clienti.
In questo modo non riescono a curare le relazioni con i clienti più importanti, li incontrano poco spesso e di conseguenza il fatturato che questi clienti sviluppano, talvolta anche importante, non cresce nel tempo.
nella vendita?
Sei efficiente quando fai qualcosa minimizzando costi e tempi, ad esempio quando visiti tanti clienti percorrendo il minimo tragitto possibile. Ma questo non implica che tu stia chiudendo ordini, incrementando le vendite, investendo su clienti che resteranno a te fedeli.
Sei efficace nella vendita invece quanto ottieni un risultato per te importante. Cioè visiti clienti strategici che inizieranno a comprare i tuoi prodotti o servizi, per poi restare a te fedeli e aumentare negli anni l’acquisto dei prodotti che proponi.
Per essere efficace quindi per prima cosa devi individuare i clienti importanti (quel 20% responsabile dell’80% delle tue vendite) e focalizzarti su di loro, pianificando in modo efficace gli appuntamenti con loro durante l’arco di tutto l’anno.
Per poter fare questo devi suddividere i clienti in classi e attribuire ad ognuna di queste classi una frequenza per gli appuntamenti.
Puoi scegliere liberamente in quante classi suddividere i tuoi clienti. Il mio consiglio è di non creare troppe classi per non complicare la pianificazione e la gestione degli appuntamenti.
Prenditi del tempo per riflettere con calma su quali clienti inserire in ciascuna classe.
Devi creare delle regole chiare per ciascuna classe. Ecco alcuni spunti che ti potranno essere utili.
Le regole possono basarsi su:
• Fatturato sviluppato da un cliente negli anni precedenti;
• Trend di fatturato del cliente (crescente o decrescente);
• Potenziale del cliente (cioè che fatturato potrebbe sviluppare quel cliente se seguito in modo efficace);
• Rapporto con il cliente (cioè se sei già ben introdotto presso quel cliente, se conosci le persone strategiche e se hai un rapporto di fiducia con tali persone).
Vediamo ora un esempio di come potresti classificare i tuoi clienti, basandoti sul fatturato sviluppato e sul potenziale di crescita.
Classe A: Aziende che l’anno scorso hanno acquistato tuoi prodotti per oltre € 50.000, oppure aziende che hanno sviluppato almeno un fatturato di € 30.000 ma che hanno un potenziale di acquisto dei tuoi prodotti superiore a € 50.000. Detto in modo più semplice “clienti che acquistano o potrebbero acquistare oltre € 50.000 di prodotti in un anno”
Classe B: Aziende che l’anno scorso hanno acquistato tuoi prodotti per un importo compreso tra € 15.000 e € 50.000 e che in questo momento difficilmente potrebbero sviluppare un fatturato superiore a € 50.000.
Classe C: Aziende che l’anno scorso hanno acquistato tuoi prodotti per meno di € 15.000 ma con possibilità di sviluppare un fatturato superiore.
Classe D: Aziende che l’anno scorso hanno acquistato tuoi prodotti per meno di € 15.000 e con basso potenziale di crescita di fatturato.
Dopo aver individuato le classi devi decidere la frequenza di visita, cioè quante volte vuoi incontrare ogni cliente appartenente ad ogni classe.
Ovviamente più importante sarà la classe maggiore dovrà essere la frequenza di visita dei clienti appartenenti ad essa.
Sempre a titolo di esempio potresti impostare in questo modo la frequenza degli appuntamenti:
A: Clienti con frequenza di visita almeno 1 volta al mese (clienti che hai deciso di incontrare almeno 12 volte in un anno).
Essendo questi i migliori clienti, stabilirai di incontrarli più spesso e magari di prevedere per loro anche un servizio più accurato.
B: Clienti con frequenza di visita almeno 1 volta ogni 3 mesi (clienti che incontrerai 4 volte l’anno)
Questi clienti, non strategici ma comunque importanti, potrebbero creare uno zoccolo duro di fatturato che potrebbe essere mantenuto con un dispendio di energie limitato. Per questo gli appuntamenti saranno fissati con molta meno frequenza.
C: Clienti con frequenza di visita almeno 1 volta all’anno.
Questa categoria, molto meno importante, prevede un incontro annuale con i clienti per mantenere vivi i rapporti, per aggiornare i clienti sulle novità dei prodotti proposti e per valutare se possano sviluppare un fatturato superiore.
D: clienti da visitare su loro richiesta solo se l’incontro viene da te valutato come proficuo.
In questa categoria ricadono clienti a basso valore aggiunto, piccoli clienti, clienti con i quali non ci sono rapporti professionali consolidati. Questa categoria rappresenta una perdita di tempo, quindi si è deciso di limitare al massimo l’investimento di tempo ed energia nei confronti di tali clienti.
Se hai classificato in modo corretto i tuoi clienti, dovresti
trovarti con pochi clienti di classe A, un numero maggiore di clienti appartenenti alla classe B e via via un numero crescente di clienti (o potenziali clienti) a mano a mano che si scende di classe.
L’immagine che meglio rappresenta questo concetto è la piramide:
Bene, ora passiamo all’azione!
Scrivi qui sotto le classi in cui hai deciso di suddividere i tuoi clienti, le tipologie di clienti che appartengono a ciascuna classe e la frequenza degli appuntamenti che intendi rispettare.
Classe Tipologia di clienti Frequenza appuntamenti
SCEGLI I MIGLIORI CLIENTI
In questo capitolo ti aiuterò a iniziare la parte attiva del Metodo Giro Visite Efficace.
Ora devi riprendere l’Elenco clienti/fatturati e classificare ogni cliente della lista secondo le classi che hai definito nel capitolo precedente.
Questo passaggio è il più importante per questo ti chiedo di prenderti del tempo e riflettere con attenzione su ogni cliente.
Quello che stai facendo ora rappresenta le fondamenta del tuo lavoro. Immagina di costruire una casa e di creare le fondamenta di fretta, dedicando poca attenzione e facendo molti errori. Questo sarebbe un problema grave per la costruzione dell’abitazione, un problema che difficilmente riusciresti a risolvere in fase successiva.
Inoltre per quanto poi tu seguissi tutti i passi per la costruzione in modo esemplare, in ogni caso l’errore relativo alle fondamenta comprometterebbe il risultato finale e potrebbe portare a far crollare la casa.
Nel nostro caso non stiamo costruendo una casa, quindi nessuno si farà male a seguito del crollo di un edificio però gli errori
ed energie a clienti e attività non redditizie, con il risultato di farti sprecare tempo e ottenere scarsi risultati nelle vendite.
Per questo ti prego di leggere questo capitolo, di fermarti e poi di procedere con la classificazione solo quando hai sufficiente tempo a disposizione e soprattutto hai la possibilità di non essere disturbato o interrotto.
Il lavoro di classificazione dei clienti infatti richiede di immedesimarsi in ogni cliente e individuare esigenze e problemi da risolvere per poi valutare se queste necessità possano essere soddisfatte attraverso i prodotti e i servizi che proponi.
Questo tipo di approccio e di riflessione ti può aiutare a capire se un certo cliente ha la possibilità di incrementare il fatturato di acquisto dei tuoi prodotti o servizi.
Quindi analizza ogni cliente singolarmente e soffermati su ognuno di essi per alcuni minuti.
Gli elementi che ti aiuteranno nella valutazione e classificazione di ogni cliente sono per prima cosa il fatturato sviluppato l’anno precedente (quindi l’importanza che attualmente ha quel cliente per te).
Devi poi valutare il potenziale di crescita di quello specifico cliente e stabilire se potrebbe salire di classe e in che modo. In questa maniera oltre a classificare i clienti per il loro attuale fatturato li valuterai per il loro potenziale e comunque sempre in relazione al rapporto che tu hai con loro e alle possibilità che hai di incrementare il loro valore di fatturato.
Nel fare questo potresti involontariamente commettere degli errori quindi te ne parlerò subito in modo tale che tu possa evitarli.
Molti venditori con cui ho lavorato avevano la tendenza a
sovrastimare il valore dei clienti e soprattutto il loro potenziale di crescita di fatturato di acquisto dei loro prodotti.
Ti racconto l’errore che ha commesso Giuliano, un venditore che ho seguito in questo percorso. Giuliano aveva un discreto numero di clienti e i fatturati della sua area erano sufficientemente soddisfacenti però aveva notato che la maggior parte dei suoi clienti acquistava i suoi prodotti per un valore di fatturato limitato.
Inoltre Giuliano sapeva che molti dei suoi clienti, che al momento acquistavano da lui prodotti per un importo limitato, acquistavano invece da alcuni suoi diretti concorrenti per un valore di fatturato molto più importante.
In particolare, aveva individuato 4 clienti, ognuno dei quali fatturava alla concorrenza oltre € 200.000, mentre acquistavano da lui non più di € 50.000 di merce.
Una volta venuto a conoscenza di questo fatto, Giuliano aveva classificato quei clienti come A (cioè come appartenenti alla classe migliore) ed aveva deciso che l’anno successivo avrebbe fatto raddoppiare il loro fatturato.
Quindi Giuliano aveva iniziato a incontrare quei clienti con maggiore frequenza. Non vedendo però miglioramenti aveva iniziato a telefonare loro incessantemente e a bombardarli di email con proposte commerciali.
Il risultato di tutto questo è stato che quei clienti non hanno aumentato il fatturato di acquisto nei confronti di Giuliano e anzi uno di essi in quell’anno non ha acquistato niente da lui attestandosi a fatturato zero.
L’errore che Giuliano ha commesso è stato di pensare che solamente visitando quei clienti in modo più assiduo una parte del
travasato verso di lui.
Giuliano aveva correttamente valutato il potenziale di quei clienti (infatti sapeva quando fatturavano alla concorrenza) ma non aveva stabilito una strategia per far aumentare gli acquisti dei suoi prodotti.
Per questo motivo, per aiutarti ad evitare l’errore che ha commesso Giuliano e per aiutarti a classificare nel modo corretto ogni cliente ti consiglio ti agire in questo modo.
Valuta ogni cliente singolarmente. Valuta il fatturato che attualmente sviluppa nei tuoi confronti e confrontalo con il suo potenziale di acquisto. Poi valuta con attenzione il rapporto che hai con questo cliente. Se ritieni di poter aumentare il suo fatturato di acquisto, individua almeno tre attività che metterai in pratica per ottenere questi risultati.
In questo modo ti calerai nel caso specifico di ogni cliente.
Poi dopo aver fatto questo, poniti queste domande:
“Ho già messo in atto queste azioni precedentemente? Se, Sì perché non ha funzionato?”
È sufficiente fare queste tre cose per ottenere il risultato che mi aspetto?”
“La concorrenza da cui attualmente il cliente acquista, ha già messo in atto queste attività prima di me?”
“Quali sono i motivi per cui attualmente questo cliente acquista dalla concorrenza?”
“Le azioni che voglio mettere in atto sono sufficienti a superare queste motivazioni all’acquisto dalla concorrenza?”
E così via.
Probabilmente tu starai pensando “ma come, ho dedicato tutto questo tempo e impegno a individuare le azioni da mettere in atto e ora devo metterle in discussione e cercare di screditarle?”
Lo so, il fatto di porti delle domande di verifica può essere faticoso e stressante, però è l’unico modo per pianificare in modo efficace evitando strategie teoriche che poi non trovano conferma nella pratica.
Un discorso simile va fatto per i clienti potenziali (prospect).
Sicuramente anche tu avrai una lista di clienti potenziali che oggi non acquistano da te e tra di essi ci saranno alcune aziende importanti che potrebbero darti grandi soddisfazioni ma che attualmente acquistano prodotti dalla concorrenza.
Queste sono spesso aziende importanti, blasonate, conosciute per le quali si sa che il potenziale di acquisto è notevole ma che al momento non sono nostri clienti.
Il discorso fatto in precedenza è ancora più importante nel caso dei clienti potenziali infatti è molto più semplice fare incrementare il fatturato di un cliente attivo che non fare iniziare ad acquistare un cliente potenziale.
In letteratura più di qualche autore ha quantificato questo divario in un rapporto di difficoltà 10 a 1; cioè è 10 volte più facile sviluppare un cliente attivo che non attivare un nuovo cliente.
Quindi vacci piano con i potenziali clienti che oggi non acquistano da te e che domani dovrebbero magicamente sviluppare fatturati incredibili. Tieni i piedi per terra, analizza i fatti e stabilisci con attenzione le attività che dovrebbero aiutarti a iniziare a creare dei rapporti commerciali con questi clienti.
Un consiglio che posso darti è quello di incontrare questi clienti e di parlare con loro e chiedere loro quali sarebbero i presupposti per iniziare ad acquistare i tuoi prodotti.
Può sembrarti assurdo chiederlo al cliente ma posso assicurarti che questo è un modo efficace che ho utilizzato molte volte per approfondire quali fossero gli elementi che portavano alla scelta di un fornitore.
Sicuramente una delle risposte sarà “il prezzo”, tu non preoccuparti e chiedi “oltre al prezzo quali altri elementi ritenete importanti?” e così via.
Intervistando questi clienti avrai sicuramente un quadro più completo e potrai classificare anche questi clienti con maggiore efficacia.
Una volta che avrai definito in quale classe inserire ogni cliente, dovrai creare una nuova colonna nel Foglio di calcolo clienti/fatturati ed inserire a fianco di ogni cliente la classe in cui hai deciso di inserirlo.
Il risultato dovrà essere di questo tipo:
TRA IL DIRE E IL FARE …
Sono davvero felice che tu sia arrivato a questo capitolo, perché in questo capitolo ti insegnerò un segreto che mi ha permesso di aumentare tantissimo i miei risultati di vendita.
Prima di insegnarti questo segreto voglio raccontarti cosa mi è successo per anni.
Quando ho deciso di gestire in maniera più efficace gli appuntamenti, ho iniziato a focalizzarmi soprattutto sui clienti e cioè sulla scelta di quali clienti seguire.
Certo questo è un aspetto importantissimo. Però inizialmente non ero in grado di eliminare clienti dalla mia lista, cioè ogni volta che riflettevo su un cliente trovavo qualche aspetto che mi portava a considerarlo come importante e degno di essere seguito con attenzione.
Così il numero dei clienti che volevo seguire aumentava e io pensavo che questa fosse una cosa positiva, d'altronde più clienti significa più opportunità di vendita e più opportunità di vendita significa più ordini, giusto?
Tutto sembrava perfetto, solo che a fine anno mi accorgevo che i risultati delle mie vendite non aumentavano come io desideravo. Inoltre analizzando gli appuntamenti che avevo fissato durante l’anno mi accorgevo che non riuscivo a seguire con la
dovuta attenzione molti di questi clienti.
Com’era possibile? Avevo analizzato in modo efficace i clienti e i potenziali clienti, avevo un numero sostanzioso di clienti da seguire, riuscivo a fissare molti appuntamenti ogni giorno ma alla fine non ottenevo i risultati che mi ero prefissato.
Non riuscivo a capire dove fosse l’errore che commettevo.
C’è stato un preciso giorno in cui però tutto è cambiato, ho letto un blog americano di vendita nel quale l’autore incitava i lettori a “licenziare i clienti”. Inizialmente mi era sembrata un’idea assurda, poi continuando a leggere ho cambiato idea.
Il concetto centrale era il seguente “se hai troppi clienti, non riesci a seguirli come dovresti”. Bingo!
Ecco l’errore che avevo fatto per tutti quegli anni: mi ero concentrato sul fare tante cose (seguire tanti clienti, fissare tanti appuntamenti, elaborare tanti preventivi) anziché focalizzarmi sulle cose importanti (concentrarmi su un numero definito di clienti importanti e mettere in pratica attività importanti).
L’articolo che avevo letto mi aveva letteralmente aperto gli occhi! Mancava però un tassello del puzzle. L’articolo parlava di un problema e di una soluzione ma non mi dava nessun metodo per mettere in pratica quanto suggeriva. Mi diceva semplicemente
“focalizzati di più e otterrai più risultati”.
Per questo ho lavorato sodo per trovare un metodo pratico e scientifico per verificare se fossi in grado di seguire in modo adeguato i clienti che avevo selezionato o in alternativa per individuare il numero giusto di clienti da seguire.
Essendo un ingegnere mi piacciono queste sfide. Inoltre, cercando su internet non avevo trovato nessun metodo pratico
quindi la sfida mi allettava ancora di più.
Dopo vari tentativi sono riuscito a individuare questo metodo basato su 4 punti.
Ora ti aiuterò a mettere in pratica questo metodo.
1. Calcolo dei giorni dedicati alla vendita
Il primo passo consiste nello stimare, in maniera più realistica possibili, quanti giorni dedicherai alla vendita in un anno solare.
In un anno ci sono 365 giorni. A questi giorni devi sottrarre i giorni di festività nazionali, ferie, riunioni e malattia.
Inizia con le festività nazionali come la Festa del Lavoro, l’Anniversario della Liberazione d'Italia, etc. (ipotizziamo 11 giorni).
Poi passa alle ferie (ipotizziamo siano 30 giorni).
Ora stima i giorni di malattia, qualche raffreddore ci sta (ipotizza 5 giorni)
Infine, pensa a tutte le riunioni a cui abitualmente partecipi:
riunioni per pianificare il lavoro, riunioni per verificare i risultati di vendita, riunioni agenti presso le aziende mandanti, riunioni con il commercialista e così via.
Analizzando il calendario dell’anno appena passato, puoi avere uno spunto per stimare in modo corretto il numero di giorni dedicati a queste attività (ipotizziamo 10 giorni).
Ora con una semplice sottrazione puoi calcolare i giorni che realmente puoi dedicare ad incontrare i clienti:
365 – 11 – 30 – 5 – 10 = 309 giorni
In questo modo hai calcolato i giorni che puoi dedicare alla vendita (ovviamente inserendo i tuoi dati otterrai il tuo risultato che potrebbe essere diverso da quello che ho riportato sopra).
Ora devi valutare quanti giorni alla settimana dedichi ad incontrare i clienti per proporre i tuoi prodotti e servizi e per chiudere ordini.
Ipotizziamo che tu lavori da lunedì a venerdì e che tu utilizzi la giornata di lunedì per organizzare dall’ufficio gli appuntamenti della settimana. In questo caso dedicherai 4 giorni alla settimana alla vendita.
Se invece gli appuntamenti li fissa il tuo back office o l’azienda e riesci a incontrare i clienti dal lunedì al venerdì, i giorni dedicati agli appuntamenti con i clienti saranno 5.
Per stimare il numero totale di giorni in un anno che dedicherai alla vendita devi moltiplicare i giorni che avevi calcolato in precedenza per il numero di giorni alla settimana dedicati alla vendita e dividere per sette (i giorni della settimana).
Tornando al nostro esempio: 309 x 4 / 7 otterremo circa 177 giorni.
Ora ti chiedo di riflettere sul risultato che abbiamo ottenuto.
Nell’esempio di prima i giorni dedicati alla vendita sono 177, meno della metà dei giorni solari di un anno!
Questo è una prima informazione estremamente importante.
Spesso molti venditori ed imprenditori dedicano un numero di giorni globalmente basso all’attività di visita dei clienti.
2. Calcolo del numero di appuntamenti
Un altro aspetto importante è il calcolo del numero di appuntamenti che vuoi effettuare in un anno.
Per prima cosa devi stabilire uno standard minimo di visite giornaliere. Per fare questo ti consiglio di analizzare il precedente anno solare verificare il numero totale di visite effettuate. Se hai già utilizzato una sorta di Piano Visite ti sarà semplice altrimenti dovrai aprire l’agenda e contare tutte le visite effettuate.
Analizza un arco temporale sufficientemente ampio. Sarebbe ottimale fare il calcolo su tutto l’anno appena trascorso. Così facendo puoi avere una fotografia realistica del tuo operato dell’anno trascorso.
Se invece analizzi una singola settimana o un singolo mese, magari potrebbe non essere realistico a causa di attività contingenti che hai dovuto effettuare in quel periodo.
Una volta che hai sommato gli appuntamenti che hai effettuato in quel periodo, dividi quel numero per il numero di giorni che hai impiegato per effettuare quegli appuntamenti.
In questo modo otterrai in numero medio di appuntamenti giornalieri effettuati l’anno scorso.
Ecco un esempio per aiutarti a capire meglio.
Se in un mese hai effettuato 96 visite a clienti ed hai dedicato 16 giorni all’attività di visita ai clienti, il tuo numero medio di visite sarà: 96/16 = 6.
Ora fermati e prima di procedere calcola il numero medio di visite che hai effettuato l’anno scorso.
Che numero ti risulta? Scrivilo qui a fianco: ______________
Non c’è un numero giusto o sbagliato, però maggiore è il numero di appuntamenti maggiori saranno le tue probabilità di ottenere più risultati nella vendita.
Rifletti sul numero che hai appena calcolato. Quel numero ti torna o pensavi di fare molti più appuntamenti al giorno?
Se sei stupito e ti aspettavi molto di più, non ti preoccupare non sei l’unico.
Studi effettuati su un campione di venditori hanno evidenziato che oltre l’80 % di quei venditori pensava di aver effettuato un numero di appuntamenti molto maggiore rispetto al valore reale di appuntamenti effettuati.
Questo molto probabilmente perché non usavano nessuno strumento di pianificazione e controllo.
A questo punto devi darti uno standard minimo di visite giornaliere per l’anno futuro. Potrà essere un valore superiore a quello dell’anno precedente, se hai deciso di superare le tue performances.
In ogni caso dovrà essere anche un valore che dalla tua esperienza sia attuabile. Cioè se decidi di effettuare 8 visite al giorno, devi in molte occasioni esserci già riuscito o devi valutare che con maggiore organizzazione e disciplina la cosa sia attuabile.
Se invece per vari motivi (per esempio l’ampiezza del territorio da gestire e i lunghi tempi negli spostamenti) pensi che la cosa non sia fattibile riduci quel parametro fino a un valore realistico.
Ipotizziamo nel nostro esempio di definire in 5 il nostro numero medio di appuntamenti in un giorno.
Moltiplicando i giorni dedicati alla vendita per il numero medio
di appuntamenti in un giorno, otterrai il numero totale di appuntamenti che ipotizzi di effettuare in un anno. Questo è un altro parametro molto importante.
Nel nostro esempio 177 x 5 = 885 appuntamenti in un anno.
3. Stabilire la frequenza di visita dei clienti
In uno dei capitoli precedenti ti ho guidato nel percorso di classificazione dei clienti.
Sono sicuro che hai messo in pratica i miei consigli e hai compilato il foglio di calcolo clienti/fatturati inserendo accanto ad ogni cliente la classe di appartenenza.
Bene, ora devi solo contare i clienti di ogni classe e riassumere questi dati in una tabella che ti permetta di avere una visione sintetica dei tuoi clienti.
Ora compila la tabella seguente:
Classe Numero di clienti
Numero di appuntamenti in
un anno
4. Verifica di fattibilità
Ecco l’ora della verità, il tassello che mi mancava per anni, il segreto che voglio insegnarti.
Prima di iniziare a incontrare i clienti è importante verificare che tutto quello che hai pianificato sia attuabile.
Vediamo come farlo, attraverso un esempio.
Supponiamo che il risultato che tu abbia ottenuto sia questo:
Classe Numero di clienti
Numero di appuntamenti in un
anno
A 41 12
(mensile)
B 87 4
(trimestrale)
C 10 1
(Annuale)
D 40 0
(clienti non visitati)
Clienti nuovi 10 1
Moltiplicando i clienti di ogni classe per il numero di appuntamenti in un anno e sommando questi valori, otterrai il numero totale di appuntamenti che hai deciso di fissare.
Clienti A: 41 clienti x 12 visite annue = 492 visite Clienti B: 87 clienti x 4 visite annue = 348 visite
Clienti C: 10 clienti x 1 visita annua = 10 visite Clienti D: 40 clienti x 0 visite annue = 0 visite Clienti nuovi: 10 clienti x 1 visita annua = 10 visite Totale delle visite pianificate = 492+348+10+0+10 = 860 Ora devi verificare che il totale delle visite pianificate sia inferiore o uguale al numero totale di appuntamenti che ipotizzi di effettuare in un anno.
Nel nostro esempio risulta 860 < 885, quindi il risultato è positivo e la pianificazione che hai stabilito è attuabile.
Nel caso in cui inserendo i tuoi dati personali la verifica risultasse negativa, dovrai correggere la tua pianificazione. Per farlo hai due possibilità.
Puoi ridurre il numero di clienti da seguire. Nel mio caso questo ha fatto la differenza e mi ha permesso di focalizzarmi su un numero minore di clienti e di seguirli in modo migliore, poi i risultati sono stati una conseguenza.
Oppure puoi modificare la frequenza degli appuntamenti. Ti sconsiglio però di seguire questa strada se hai valutato questo parametro con attenzione e se ritieni che le frequenze di appuntamenti che hai stabilito ti possano aiutare a raggiungere i tuoi obiettivi velocemente.
Devi quindi rifare il calcolo precedente finché il totale delle visite pianificate non risulti minore o uguale del totale delle visite effettuabili in un anno.
Ora che ti ho rivelato il segreto che ha cambiato completamente il mio modo di gestire i clienti, puoi iniziare anche
Come hai capito se alla fine il risultato non è positivo, devi apportare alcune modifiche e poi effettuare nuovamente il calcolo e così via finché il risultato non risulterà positivo.
Inizialmente anch’io ho seguito questo percorso che si è rivelato spesso lungo. Infatti, la prima volta che l’ho messo in pratica, per trovare la quadra ho dovuto rifare il calcolo più di cinque volte.
Per questo ho iniziato a ragionare sul realizzare uno strumento informatico che potesse essere di aiuto in questo calcolo, velocizzando il lavoro meccanico di somma e moltiplicazione.
Mi piace pensare che la tecnologia sia un mezzo per liberare l'individuo. Per liberarlo dal lavoro ripetitivo, per liberarlo dal lavoro meccanico, per liberare tempo da dedicare alle persone e alle cose che ama.
E finalmente sono riuscito a realizzare un foglio di calcolo che mi permettesse di fare tutto, eccone una fotografia.
Per me questo strumento ha fatto la differenza e ho deciso di regalartelo perché passa aiutare anche te.
Puoi scaricarlo all’indirizzo:
https://www.venditoreefficace.com/giro-visite-efficace-plus/
Questo strumento è molto semplice da utilizzare.
Devi solo compilare i campi in giallo. Sulla sinistra devi stimare quanti giorni non potrai dedicare alla vendita e il numero dei giorni riservati per altre attività professionali e non.
Poi devi decidere quanti giorni alla settimana dedichi alla vendita e mediamente quanti appuntamenti al giorno effettui.
Infine, devi definire le classi, il numero di clienti appartenenti a ogni classe e le frequenze degli appuntamenti. Una volta impostati questi parametri, otterrai sotto un risultato che ti indicherà se la tua pianificazione è positiva o vada modificata.
Ti consiglio di cuore di dedicare tempo e attenzione alla pianificazione che abbiamo visto assieme in questo capitolo.
Ricorda che una buona pianificazione richiede poi costanza e disciplina. Inoltre, se già la pianificazione è sommaria e grossolana le probabilità di successo saranno veramente esigue.
Un paragone semplice e utile è quello di un viaggio: per poter verificare se posso arrivare a destinazione dovrò valutare la distanza da percorrere, verificare i consumi della mia automobile, stabilire quanto combustibile serva, verificare se il serbatoio della mia automobile sia abbastanza capiente e dove siano ubicate le stazioni di rifornimento e così via.
Allo stesso modo con il Piano Visite verifico il numero di clienti e la frequenza con cui voglio visitarli e verifico di essere in grado di mettere in pratica questa pianificazione.
QUANTO
CONOSCI LA TUA ZONA DI VENDITA?
Voglio congratularmi con te per essere arrivato fino a qui.
Hai imparato come pianificare gli appuntamenti e verificare che la tua pianificazione sia corretta.
Ora è arrivato il momento di vedere assieme un aspetto estremamente importante che potrà aiutarti a effettuare più appuntamenti con i clienti.
Non è forse il sogno di tutti i venditori fissare tanti appuntamenti e chiudere tante vendite?
Seguendo i passi di questo capitolo riuscirai a fare meno chilometri per incontrare i tuoi clienti, visiterai un maggior numero di clienti e potrai ottenere più risultati.
Bene ora vediamo assieme come impostare gli appuntamenti con i clienti alla luce della loro posizione geografica.
Puoi fare questa analisi sia in modo analogico, cioè prendendo
una cartina geografica e posizionando i tuoi clienti su di essa, ad esempio scrivendo una sigla alfanumerica che individui univocamente ogni cliente (A1, A2, A3, etc.).
In alternativa puoi utilizzare un software o un’applicazione che ti aiuti a visualizzare i clienti in una mappa in modo digitale. Ad esempio, puoi utilizzare Google Maps, che ha il vantaggio di essere un’applicazione gratuita e di usufruire della ricerca di Google degli esercizi commerciali. Potrai quindi cercare i tuoi clienti attraverso il nome della ditta anziché inserire ogni volta l’indirizzo completo.
Ci sono nel mercato vari software, sia a pagamento sia gratuiti per una finestra temporale o per un numero massimo di clienti o accessi, che ti possono aiutare a posizionare i tuoi clienti sulla mappa e a creare il miglior percorso per incontrarli.
Io mi trovo molto bene con Google Maps e qui sotto trovi un esempio realizzato con questa applicazione:
Una volta posizionati geograficamente i tuoi clienti, su carta o in modo digitale, devi dividere il territorio che segui, in funzione della sua ampiezza e del numero di clienti.
Puoi dividere la zona che segui in più sottozone che chiameremo “distretti”. Ti consiglio poi di assegnare un giorno alla settimana, o un giorno ogni due settimane, a ciascun distretto.
Questo ti permetterà di gestire meglio gli appuntamenti, inoltre ti aiuterà ad abituare il più possibile i tuoi clienti ad adattarsi alla tua operatività.
Per esperienza posso dirti che dopo aver adottato questo metodo per alcuni mesi, molti miei clienti mi telefonavano per fissare un appuntamento e mi dicevano “Ciao Piero, ho urgenza di incontrarti, mi ricordo che di solito sei qui il giovedì, riusciamo ad incontrarci giovedì prossimo?”
Fantastico vero?
Per ottenere i migliori risultati devi conoscere bene il territorio in modo da suddividerlo in modo razionale.
Otterrai il massimo valutando con attenzione questi elementi:
• Zone con traffico particolarmente intenso in alcune fasce orarie (tangenziali, autostrade, etc.);
• Zone a traffico limitato;
• Fiumi con attraversamento attraverso un numero limitato di ponti;
• Zone montane o collinari, nelle quali 2 province che sulla carta sono molto vicine, in realtà richiedono lunghi tempi di spostamento a causa di salite e discese tortuose e talvolta pericolose in determinati periodi dell’anno;
• Altri elementi che possono limitare gli spostamenti o allungare di molto i tempi di percorrenza.
Nel caso dei fiumi, è consigliabile utilizzare quel fiume come
zona di confine tra due distretti in modo da doverli attraversare il minor numero di volte possibile.
Lo stesso discorso vale per le vallate montane, è inutile fare sali e scendi in continuazione.
Anche le autostrade e le strade a veloce percorrenza possono essere usate come confine tra 2 distretti, in quanto possono permetterti di spostarti velocemente sia quando incontri i clienti del distretto alla destra della tale strada, sia il giorno che dedichi al distretto a sinistra di essa.
Non c’è un numero giusto o sbagliato di distretti.
È importante che il numero non sia eccessivo per non complicare troppo la pianificazione e anche che non sia troppo basso per evitare di avere zone troppo ampie in cui è difficile ottimizzare i percorsi.
Inoltre, siccome noi tutti impostiamo le nostre attività di vendita in modo proporzionale alle settimane e ai mesi, se dedichi agli incontri con i clienti 4 giorni alla settimana potresti decidere di definire 4 distretti oppure 8 (un numero comunque multiplo dei giorni della settimana che dedichi agli appuntamenti).
Vediamo un esempio pratico per aiutarti a entrare meglio nel meccanismo dei distretti.
Ipotizziamo che tu debba seguire la zona di Milano e che tu decida di utilizzare il lunedì come giorno di ufficio per la pianificazione degli appuntamenti e i giorni dal martedì al venerdì per le visite ai clienti.
Potresti creare 8 distretti in modo da far combaciare il numero dei distretti con i multipli delle settimane.
Creando 8 distretti (MI-1, MI-2,…, MI-8) il risultato potrebbe essere questo:
1° settimana Lunedì: ufficio
Martedì: distretto MI-1 Mercoledì: distretto MI-2 Giovedì: distretto MI-3 Venerdì: distretto MI-4
2° settimana Lunedì: ufficio
Martedì: distretto MI-5 Mercoledì: distretto MI-6 Giovedì: distretto MI-7 Venerdì: distretto MI-8
3° settimana:
Pianificazione appuntamenti come la 1° settimana.
4° settimana:
Pianificazione appuntamenti come la 2° settimana.
Ora devi aggiungere, nel tuo file Elenco clienti/fatturati, una colonna per inserire i distretti. Poi conta quanti clienti appartengono ad ogni distretto.
È importante creare distretti simili sia per numero di clienti che per tipologia. Ad esempio, distretti con 5 clienti A, 10 clienti B, 20 clienti C, etc.
Questo ti tornerà utile più avanti quando dovrai creare il Piano Visite.
Se noti delle grosse differenze tra un distretto e l’altro, cioè ti trovi con distretti con molti clienti e distretti con pochi clienti hai 2 possibilità.
La prima, che ti consiglio è di modificare l’ampiezza dei distretti ampliandone alcuni e riducendone altri, sempre tenendo conto della fattibilità degli spostamenti giornalieri.
La seconda è lasciarli così e poi dedicare più giornate ai distretti con maggior numero di clienti.
Ora potrai riordinare l’elenco. Ti consiglio di ordinarlo prima per distretto, poi per classe e poi per fatturato in modo da avere graficamente prima tutti i clienti della prima zona e già ordinati dal più importante al meno importante. Poi tutti i clienti della seconda zona ordinati nella stessa maniera e così via.
Per effettuare questa operazione puoi utilizzare i filtri messi a disposizione dal programma che gestisce il foglio elettronico (Excel, Open Office, etc.).
Il risultato che otterrai sarà simile a questo:
MENO
CHILOMETRI, PIÙ VISITE,
PIÙ RISULTATI
“Ci sono fiori dappertutto per chi è capace di vederli”
(Matisse)
Sono felice perché in questo capitolo ti aiuterò a percorrere meno chilometri, ad effettuare più appuntamenti con i tuoi clienti e ad ottenere più risultati. Ti aiuterò a ottenere tutto senza sacrificare niente.
Molti miei studenti, leggendo il titolo di questo capitolo si chiedono “è così facile?”. Questo perché loro come molte altre persone sono abituate a pensare che per ottenere qualcosa si debba sacrificare qualcos’altro.
Ecco alcuni modi di pensare comuni:
“Lavoro tante ore per poter guadagnare di più e far stare bene la mia famiglia”.
“Mi carico di responsabilità e perdo un po’ della mia serenità ma sono un buon leader e ottengo che le persone facciano quello che dico loro di fare”.
“Sottraggo tempo ai miei figli ma preparo per loro un futuro migliore”.
Probabilmente è capitato anche a te qualche volta di ragionare in questo modo e ti confesso che anch’io anni fa talvolta facevo pensieri simili.
Poi ho iniziato un percorso che mi ha fatto capire che questa formula non vale sempre, è una formula che impariamo e che ci autoimponiamo. Possiamo tranquillamente ottenere quello che vogliamo senza perdere o sacrificare niente e spesso questo passa attraverso la riflessione e la pianificazione.
Un esempio?
Se diventi un imprenditore e non un venditore puoi guadagnare del denaro senza lavorare “in the business”, cioè operativamente ma
“on the business”, cioè nell’organizzazione, dedicando meno ore e ottenendo più risultati.
Un altro esempio?
Invece di sottrarre tempo alla famiglia per accumulare soldi per i figli, puoi dedicare più tempo ai figli e insegnare loro come guadagnare soldi da soli da grandi senza rinunciare alla propria libertà e al proprio tempo libero.
Ci sono tantissimi altri esempi, sicuramente se ti fermi a pensare ne troverai altri anche tu.
Per quanto riguarda la tua attività di vendita vale lo stesso principio. Se organizzi bene gli spostamenti, puoi incontrare più
clienti in meno tempo e ottenere risultati uguali o superiori, recuperando tempo per te e per le persone che ami.
Vediamo come.
Per prima cosa devi analizzare ogni distretto singolarmente.
Infatti, se guardi la carta geografica, con posizionati tutti i tuoi clienti, probabilmente essendo numericamente molti, ti potrebbe apparire difficile districarti tra tutti quei puntini.
Se invece analizzi singolarmente ogni distretto, la cosa risulterà molto più semplice.
Devi trovare un percorso che permetta di attraversare tutti i clienti di quel distretto, tenendo presente ovviamente il punto di partenza e il punto di arrivo che dovrebbero corrispondere alla tua abitazione (se non passi per l’ufficio prima di visitare i clienti o dopo aver finito di visitarli) o al tuo ufficio.
Questo percorso per essere efficace deve minimizzare gli spostamenti.
Immagina un foglio di carta con scritte le lettere A, B, C, D nella sequenza dell’alfabeto.
Il percorso più efficace per toccarle tutte sarà AàBàCàD.
Se invece tu decidessi di seguire un percorso AàCàBàD, le toccheresti tutte percorrendo però un percorso più lungo.
Lo stesso discorso vale per i tuoi clienti.
Nota bene che per ottimizzare i giri visita e minimizzare gli spostamenti, l’ideale sarebbe che il punto di partenza e di arrivo fossero baricentrici, quindi centrali, rispetto alla posizione dei clienti di quel distretto.
Il percorso più efficace per toccare tutti i clienti di un distretto è un “Giro Visita”.
Una volta terminato il giro visita del primo distretto, passa al distretto successivo e così via.
Una volta terminati tutti i giri visita ti troverai una serie di percorsi ottimizzati di forma circolare o ellittica.
Spesso si fa il paragone con il fiore, nel senso che ogni giro visita dovrebbe essere come un petalo di un fiore (tutti tra loro simili per dimensioni e forma e senza sovrapposizione tra uno e l’altro).
Riuscire a impostare i giri visita come i petali di un fiore sarebbe l’ideale.
Qui trovi un bellissimo disegno che ha fatto mia figlia di 6 anni e che più di tante parole può trasmetterti questo concetto.
È possibile che alcune condizioni al contorno (come ad esempio il punto di partenza dei giri visita non al centro rispetto all’area da seguire) portino a un risultato meno omogeneo e simmetrico rispetto alla teoria del fiore.
È importante comunque che tu tenga a mente questo esempio per cercare sempre di razionalizzare i giri visite e ridurre gli spostamenti.
Una volta creato il Giro Visita per il primo distretto, dovrai disegnarlo sulla mappa cartacea o su file tramite un programma, in
modo da analizzarne i tempi di spostamento ed eventuali alternative di percorso.
Poi devi creare un elenco di questi clienti riportati nello stesso ordine cronologico rispetto al Giro Visite grafico, che evidenzi magari con colori diversi i clienti appartenenti alle varie classi da te definite. In questo modo avrai subito a colpo d’occhio una visione dei clienti più importanti e riuscirai più facilmente a focalizzarti su di essi.
Il risultato che otterrai sarà di questo tipo:
Ed ecco come i colori possono aiutarti a visualizzare in modo più efficace i tuoi clienti:
Nella mappa puoi riportare i colori in modo da avere una visione immediata dei clienti più importanti:
IL TUO PRIMO
“PIANO VISITE”
Sono elettrizzato perché in questo capitolo creeremo assieme il tuo primo “Piano Visite”.
Sei emozionato? Io sì.
Ricordo perfettamente quando, alcuni anni fa, non riuscivo a gestire un numero troppo elevato di clienti e quando per la prima volta ho compilato il mio Piano Visite. Tutto quello che dovevo fare era riassunto in un file, finalmente ero riuscito riassumere tutto in un unico strumento. Da quel momento per me è stato veramente facile fissare gli appuntamenti con i clienti e visitarli con la frequenza che avevo deciso.
Bene, ora mettiamo le mani in pasta assieme.
Per prima cosa è necessario un calendario, nel quale inseriremo gli appuntamenti pianificate evidenziando i nomi di ciascun cliente e i comuni in cui sono ubicati i clienti.
Ti consiglio di utilizzare un calendario elettronico. Questo ti permetterà di copiare le settimane in modo semplice e veloce e di apportare modifiche in modo snello. Se preferisci puoi comunque utilizzare un calendario cartaceo (un’agenda). In questo caso dovrai dedicare più tempo a trascrivere nomi e nel caso di modifiche dovrai cancellare e riscrivere a mano.
Attraverso un foglio elettronico di calcolo puoi facilmente
realizzare un calendario elettronico come questo:
Ho deciso di regalarti questo calendario che puoi compilare tramite Excel o Open Office.
Lo puoi scaricare all’indirizzo:
https://www.venditoreefficace.com/giro-visite-efficace-plus/
Ecco come dovrai compilare questo calendario.
Per ogni giorno della settimana devi evidenziare il distretto in cui prevedi di essere presente.
Poi devi iniziare a inserire i clienti di classe più importante (i clienti A nell’esempio precedente) seguendo il Giro Visite che hai stabilito in precedenza. Questo ti garantirà di riuscire a incontrare i clienti di maggior peso.
Devi riportare tale pianificazione anche nelle settimane successive tenendo conto delle frequenze di visita che hai stabilito in precedenza.
Se, ad esempio, hai deciso che incontrai i clienti di fascia A ogni
4 settimane (cioè circa una volta al mese), devi ripetere la pianificazione fatta per quel giorno anche 4 settimane dopo, 8 settimane dopo e così via.
È molto facile vediamo con un esempio come farlo.
Consideriamo il distretto MI-1 e posizioniamo i clienti A che abbiamo deciso di visitare 1 volta ogni 4 settimane. Stabiliamo di seguire la zona MI-1 il martedì della 1° settimana di gennaio. Quella stessa pianificazione dei clienti A la copierai nelle 5° settimana (1+4=5) e nella 9° settimana (5+4=9).
Come vedi i clienti si ripetono ogni mese nello stesso ordine essendo la frequenza di visita stabilita in precedenza pari a 1 volta ogni 4 settimane.
Ora dobbiamo inserire i clienti B, per i quali nell’esempio avevamo deciso una frequenza di visita 1 volta ogni 3 mesi.
È importante inserirli nel corretto punto nel giro visita in modo da minimizzare gli spostamenti.
Come puoi notare sono stati inseriti tutti i clienti delle classi A e B e ogni giorno il numero di visite non è eccessivo e permette la realizzazione degli appuntamenti.
Eventuali spazi liberi nel calendario potranno essere riempiti da clienti C, D o clienti occasionali.
È importante lasciare spazi liberi e non riempire troppo il calendario. Questo può aiutarti a gestire attività impreviste non pianificabili come richieste di clienti prospect, urgenze di clienti
