MANUALE DELIBERE

(1)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi

MANUALE DELIBERE

MANUALE DELIBERE 2017-03-31

Pagina: 1/60

(2)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 2/60

Sommario

Accesso all’area di lavoro ... 3

Creazione / Modifica della Deliberazione ... 4

Iter di approvazione - ARPAC (Passo Passo) ... 12

Firma Digitale Proposta di Delibera ... 15

Proposta di Delibera con Impegno ... 18

Ragioneria – Inserimento Impegno ... 19

Ragioneria – Firma Impegno ... 22

Scelta del Secondo Dirigente Firmatario ... 25

Secondo Dirigente Firmatario ... 28

Segreteria Generale ... 32

Direttore Tecnico ... 34

Direttore Amministrativo ... 39

Direttore Generale ... 44

Attestato di Pubblicazione ... 48

Esecutività ... 51

Stampa di una deliberazione ... 59

Ricerca Deliberazioni ... 60

(3)

Accesso all’area di lavoro

Completata la procedura di connessione, appare la schermata principale di SicraWeb.

il link AFFARI GENERALI oppure cliccare sulla linguetta AFFARI GENERALI:

Nell’area di lavoro degli Affari Generali scegliere la procedura “

ccesso all’area di lavoro

Completata la procedura di connessione, appare la schermata principale di SicraWeb.

il link AFFARI GENERALI oppure cliccare sulla linguetta AFFARI GENERALI:

Nell’area di lavoro degli Affari Generali scegliere la procedura “Deliberazioni Direttore Generale”:

Pagina: 3/60 Completata la procedura di connessione, appare la schermata principale di SicraWeb. Selezionare il link AFFARI GENERALI oppure cliccare sulla linguetta AFFARI GENERALI:

Deliberazioni Direttore Generale”:

(4)

Creazione / Modifica della Deliberazione

Iniziamo a vedere come creare una proposta di deliberazione:

Dal menu ‘DELIBERAZIONI’ cliccare su ‘NUOVA ’ :

Compilare la maschera che apparirà con almeno le voci obbligatorie, cioè:

Ufficio, selezionarlo dall'Organigramma con l'apposito pulsante , in automatico si compileranno i campi 'Struttura' e 'Firmatario' legati al vertice dell’Ente e non possono essere modificati. NON SELEZIONARE SCRIVANIE DEL TIPO “DIRIGENTE DEL ….”

SI

PER I DIPARTIMENTI SELEZIONARE STRUTTURE DEL TIPO “DIPARTIMENTO DI….”

N.B.: Gli utenti incardinati in SETTORI afferenti ad UO/Servizi aventi un responsabile non dotato di firma digitale, devono produrre atti direttamente a nome della UO/Servizio immediatamente gerarchicamente superiore, in modo che possano essere firmati digitalmente dal Dirigente UO/Servizio sovraordinato.

A tal fine il sistema è stato adeguato per consentire agli utenti di cui sopra il cambiamento del campo UFFICIO (dove può essere inserita la UO/SERVIZIO gerarchicamente superiore di appartenenza in luogo del settore specifico).

Nel caso sia necessario ovviare alla mancanza dell'esplicita indicazione del settore da cui origina l'atto si suggerisce di inserire all'interno del testo dell'atto stesso come primo punto l'indicazione del settore originante l'atto: ad esempio si potrebbe sfruttare il primo punto delle PREMESSE.

Iter, selezionare l'iter di approvazione PROPOSTA DI DELIBERAZIONE

(5)

Attenzione : Non utilizzare l’iter DELIBERAZIONI DEL

poiché la tipologia “Deliberazioni del Commissario” può essere redatta solo dai seguenti uffici:

• Segreteria Generale

• Segreteria del Commissario

• Commissario.

Oggetto, digitare l'oggetto della proposta (che poi diverrà

Data, che non è la DATA della automatico con la Data Odierna

Non utilizzare l’iter DELIBERAZIONI DEL COMMISSARIO

tipologia “Deliberazioni del Commissario” può essere redatta solo dai seguenti uffici:

Segreteria Generale

Segreteria del Commissario

, digitare l'oggetto della proposta (che poi diverrà delibera).

he non è la DATA della Delibera, ma è la data di prima redazione, e viene proposta in

Pagina: 5/60

Non utilizzare l’iter DELIBERAZIONI DEL

tipologia “Deliberazioni del Commissario” può

, ma è la data di prima redazione, e viene proposta in

(6)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 6/60 Introdotti i dati obbligatori cliccare su ‘SALVA’ e la proposta prenderà un numero di proposta CHE NON E’ MODIFICABILE:

1. cliccare sul pulsante del foglietto (crea testo) e come prima cosa si aprirà un foglio di Libre Office con impostato lo schema base, che potete eventualmente integrare e/o modificare con paragrafi a seconda delle esigenze SENZA PERO’ AGGIUNGERE ALCUNA DELLE PARTI ‘FISSE’ (quali logo Agenzia, intestazione, oggetto delibera,…) presenti nel riquadro verde in figura:

(7)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 7/60 Sarà il sistema ad inserirle opportunamente, come potrete verificare in seguito, andando a

visualizzare il prodotto finito.

Attenzione : Nel testo di Proposta di Delibera aggiungere anche la DATA della proposta, la QUALIFICA ed il NOME del firmatario;

nel caso ci fosse la necessità di far firmare la proposta ad un secondo Dirigente AGGIUNGERE ANCHE IL SECONDO NOMINATIVO!!!!

2. chiudete Libre Office e rispondete SI alla richiesta di salvare (oppure se avete già salvato chiudete e basta).

3. ritornerete alla maschera della proposta.

(8)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 8/60 4. SE avete fatto tutto correttamente e tutto è a posto cliccate sul pulsante di ‘acquisisci testo proposta’ che oltre ad acquisire il testo appena scritto lo convertirà nella proposta di delibera vera e propria:

Acquisire il Testo per comporre l’atto completo.

(9)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 9/60 Cliccare sul tasto Visualizza per vedere il risultato del lavoro svolto.

Per eventuali correzioni ripetere l’operazione sopra descritta cliccando sul pulsante Modifica Testo.

(10)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 10/60 Modificare il testo, salvare il file in Libre Office, infine cliccare nuovamente sul pulsante “Acquisisci testo”: .

Dopo aver creato la nostra proposta di delibera avremo la possibilità di fare due cose: la prima è chiudere la maschera di creazione delle delibere (o crearne una nuova con il tasto ), la seconda è di avviare immediatamente l'iter di approvazione. Le due azioni, ovviamente, hanno diverse ripercussioni sul flusso di lavoro.

La prima infatti lascia in fase di preparazione la proposta di delibera e quindi da la possibilità di modificarla in un secondo momento, andandola a riaprire attraverso il Menu Delibere -> Viste -> In Preparazione :

f

oppure come attività visibile sulla scrivania :

Entrando sulla delibera, dalla scrivania o dalla Vista In “Delibere – Viste – In Preparazione” sarà sempre possibile integrare il documento ( variare testo o inserire allegati ) fino alla seconda possibilità sotto descritta.

La seconda, invece, avvierebbe la fase di approvazione della proposta di delibera passandola dal redattore della proposta al Dirigente. Il redattore non ha più la possibilità di modificare il testo della proposta, se non nel caso che la delibera venga restituita dal dirigente.

(11)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 11/60 Nel caso si decidesse di avviare l'iter di approvazione per la proposta, sarà sufficiente cliccare sul pulsante .

N.B.:

Un Atto è cancellabile (X rossa in alto a sinistra) finché è in PREPARAZIONE, se è passato in APPROVAZIONE (ossia avviato iter, richiesto magari un IMP di SPESA,...) occorre procedere nel seguente modo:

dalla scrivania attività occorre fare successivi invii indietro x correzioni, ... ossia successivi rimandi dell'atto al passo precedente fino ad arrivare alla seguente situazione:

NB. se la proposta di deliberazione è redatta inizialmente DIRETTAMENTE dal Dirigente

"proponente", se lui la RIMANDA INDIETRO (per correzioni ecc) se la ritroverà ancora lui sulla scrivania attività, ma con descrizione dell'attività che sarà diversa.

Se alla proposta è già stato allegato un IMPEGNO di SPESA, selezionando il tasto "DA ELIMINARE" (vedi figura in alto) il sistema la invia automaticamente in Ragioneria.

Quindi se alla proposta è collegato un IMP di SPESA, prima di selezionare "DA ELIMINARE"

scrivere nelle Note (per la Ragioneria) se scollegare IMP o annullare IMP.

La Ragioneria si ritroverà sulla scrivania l'attività "SCOLLEGARE IMPEGNO" relativamente a quella deliberazione.

Una volta che l'IMP sarà stato scollegato, la proposta tornerà del tipo 'IN PREPARAZIONE' sulla scrivania attività e sarà ora cancellabile (la X rossa in alto a sinistra è selezionabile).

(12)

Iter di approvazione - ARPAC (Passo Passo)

Attività del Dirigente in caso dell’Avvio dell’Iter da parte del collaboratore.

Dalla scrivania delle Attività

Eseguire Attività – VERIFICA PROPOSTA

Prendere in Carico e verranno rese disponibili le possibili scelte

(13)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 13/60 N.B.: Il tasto OK-PROSEGUI può essere utilizzato in due casi:

1) per le delibere senza impegno di spesa

2) per i Responsabili di Staff Amministrativo e/o PO, ossia personale che deve inviare al dirigente sovraordinato per la firma.

Visualizza in sola lettura la delibera Visualizza la storia della delibera

Visualizzazione (in sola lettura) di eventuali allegati alla delibera Non Gestito

Per effettuare modifiche al testo, oggetto e/o allegati accedere con , che aprirà il documento come in preparazione.

(14)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 14/60 Il dirigente a questo punto può correggere direttamente la delibera.

NB:

1. se ci sono allegati da inserire, procedere con l’inserimento: prima di firmarli digitalmente trasformarli in “.pdf”.

2. firmare digitalmente tutti gli allegati prima di richiedere l’IMPEGNO di SPESA

3. Per ogni allegato dichiararlo o meno ‘PARTE INTEGRANTE’ dell’atto che si va a scrivere:

ciò è utile ai fini della pubblicazione sul sito web: saranno infatti pubblicati SOLO gli allegati dichiarati ‘Parte Integrante’.

Se le verifiche richiedono del tempo è possibile chiudere l’attività che rimarrà sulla scrivania.

Serve per rimandare al redattore, corredata delle opportune osservazioni

Attenzione : le attività già viste una volta dal dirigente che vengono rimandate alla verifica saranno contraddistinte dal colore rosso ( Già vista almeno una volta )

Oppure in caso di verifica positiva procedere allo step successivo.

(15)

Firma Digitale Proposta di Delibera

NB: Se la Delibera dovesse avere un impegno, mandarla in Ragioneria (azione Richiesta Impegno - Ragioneria) prima di apporre la firma digitale

In Automatico verrà aperta la seguente maschera

Assicurarsi di aver inserito il dispositivo di firma ( Correttamente installato e Funzionante ) Altrimenti il sistema rileverà la mancanza del dispositivo

Premere sul pulsante salva.

Introdurre il PIN ( che sarà possibile memorizzare per la sessione di lavoro corrente, fino al prossimo riavvio dell’applicativo, almeno la prima volta verrà richiesto nuovamente il PIN per ovvi motivi di sicurezza )

Premere il tasto Firma.

(16)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 16/60 Firma eseguita con Successo.

A questo punto troveremo la proposta di Delibera firmata nell’icona del Faldone che è diventata rossa.

Attenzione! La firma che si apporta nella proposta non sarà visibile all’interno del documento proposta di delibera: come detto in precedenza sarà il redattore che dovrà

inserire i nominativi dei firmatari nel testo!

Per la verifica della firma digitale, sempre dall’icona del faldone sul file firmato con il tasto destro selezionare “Verifica Firma”

(17)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 17/60 Così si presenta la validità di una firma digitale.

(18)

Proposta di Delibera con Impegno

Se la Delibera dovesse avere un impegno, deve essere mandata in Ragioneria prima di apporre la firma digitale.

Firmare invece digitalmente ogni allegato prima di richiedere impegno di spesa.

Per richiedere l’Impegno di spesa selezionare:

La Ragioneria può:

1) restituire la Delibera con note per le correzioni (e quindi il testo è modificabile da parte del dirigente)

2) caricare l’impegno di spesa e mandare al dirigente per la firma digitale (il testo non è modificabile).

Per cui nel caso in cui il dirigente si accorga di dover cambiare impegno di spesa e testo della Delibera, deve rimandare in Ragioneria e chiedere che gli venga restituita per correzioni.

(19)

Ragioneria – Inserimento Impegno

A questo punto l’attività si troverà nella scrivania della Ragioneria.

Eseguire Attività – INSERIMENTO IMPEGNO

Prendere in Carico e verranno rese disponibili le possibili scelte.

(20)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 20/60 A questo punto la Ragioneria consultando la Proposta da “ ”, seleziona l’icona

, si aprirà la questa maschera:

Selezionando la Voce “Impegno”, ci troveremo in contabilità:

(21)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 21/60 Ricercare l’impegno e confermare. Troverete la stringa dell’impegno nella maschera precedente. A

questo punto selezionate .

Ritornerete nella maschera da cui siete partiti, selezionate

Nel caso ci fossero modifiche da apportare, selezionare “ ” e la proposta tornerà al Dirigente che apporterà le dovute modifiche.

(22)

Ragioneria – Firma Impegno

A questo punto l’attività si troverà nella scrivania della Firmatario della Ragioneria.

.

Eseguire Attività –IMPEGNO

Prendere in Carico e creare il Parere dall’icona .

(23)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 23/60 La tabella all’interno dell’impegno di autocompila con le informazioni date in precedenza dalla

maschera della contabilità.

(24)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 24/60 Acquisire il file dall’icona e firmare selezionando .

A questo Punto l’attività ritorna al Dirigente per firmare la Proposta di Delibera come visto in precedenza.

(25)

Scelta del Secondo Dirigente Firmatario

Una volta firmata la proposta l’attività successiva che il Dirigente si troverà nelle attività sarà quella di richiesta di una firma congiunta di un altro Dirigente:

Eseguire Attività – RICHIESTA DI FIRMA CONGIUNTA

Prendere in Carico e verranno rese disponibili le possibili scelte

(26)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 26/60 Se la proposta non avesse bisogno di seconda firma, selezionare:

L’attività verrà passata in segreteria.

Se invece selezioniamo l’opzione seguente

apparirà la lista di tutti i Dirigenti dell’Ente, tra cui scegliere il secondo firmatario:

(27)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 27/60 Una volta selezionato, l’applicativo chiederà la conferma

(28)

Secondo Dirigente Firmatario

Il Dirigente che dovrà co-firmare troverà la proposta di Delibera nella propria scrivania delle Attività

Eseguire Attività – VERIFICA PROPOSTA PER FIRMA CONGIUNTA

Prendere in Carico e verranno rese disponibili le possibili scelte:

SCELTA , l’applicativo chiederà conferma:

(29)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 29/60 Selezionando si, non resta che firmare la Proposta:

Attenzione! La firma che si apporta nella proposta non sarà visibile all’interno del documento proposta di delibera: come detto in precedenza sarà il redattore che dovrà aver

inserito i nominativi dei firmatari nel testo!

Una volta controfirmata la proposta, l’attività passerà in SEGRETERIA GENERALE.

SCELTA , l’applicativo chiederà conferma:

(30)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 30/60 Selezionando si, l’attività tornerà al primo Dirigente che ha firmato la proposta, con il seguente

POP UP:

Attenzione!!!! A questo punto la proposta firmata dal Dirigente è stata cancellata! Sarà necessario effettuare di nuovo l’operazione.

(31)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 31/60 Una volta firmata la proposta, l’attività andrà nella scrivania della Segreteria Generale.

N.B.: Le delibere firmate digitalmente ed inviate in ITER saranno visibili dalla vista:

AFFARI GENERALI Deliberazioni del Direttore Generale Deliberazioni del Direttore Generale Viste IN APPROVAZIONE

Per visualizzare gli allegati andare sull’icona della delibera a forma di fermaglio blu.

(32)

Segreteria Generale

La Segreteria Generale si troverà l’attività nella Scrivania.

Eseguire Attività – VERIFICHE SEGRETERIA GENERALE

(33)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 33/60 In base alla scelta della Segreteria la Proposta seguirà una strada.

(34)

Direttore Tecnico

Il Direttore Tecnico si troverà l’attività nella Scrivania.

Eseguire Attività – PARERE TECNICO

(35)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 35/60 Selezionando “Restituzione In Segreteria Generale” è possibile popolare il campo

OSSERVAZIONI con le motivazioni della restituzione.

L’attività si sposta in Segreteria che penserà a rimandarla al Dirigente proponente.

Scegliendo “Firma Parere Tecnico” la procedura sarà la seguente:

(36)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 36/60 Prendere in Carico e creare il Parere dall’icona . Si aprirà il Modello del Parere, chiudere il file dalla X.

Acquisire il file dall’icona e firmare selezionando .

Il Parere Tecnico è consultabile nell’icona del faldone all’interno della maschera di Delibera.

(37)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 37/60 A questo Punto l’attività ritorna nella scrivania della Segreteria Generale.

(38)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 38/60 In base alla scelta della Segreteria la Proposta seguirà una strada.

(39)

Direttore Amministrativo

Il Direttore Amministrativo si troverà l’attività nella Scrivania.

Eseguire Attività – PARERE AMMINISTRATIVO

(40)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 40/60 Selezionando “Restituzione In Segreteria Generale” è possibile popolare il campo

OSSERVAZIONI con le motivazioni della restituzione.

Attenzione!!!! A questo punto il Parere firmato digitalmente dal Direttore Tecnico verrà eliminato e dovrà essere ricreato.

Scegliendo “Firma Parere Amministrativo” la procedura sarà la seguente:

(41)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 41/60 Prendere in Carico e creare il Parere dall’icona . Si aprirà il Modello del Parere, chiudere il

file dalla X.

(42)

Il Parere Amministrativo è consultabile nell’icona del faldone all’interno della maschera di Delibera.

A questo Punto l’attività ritorna nella scrivania della Segreteria Generale.

(43)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 43/60 Prendere in Carico e verranno rese disponibili le possibili scelte:

In base alla scelta della Segreteria la Proposta seguirà una strada.

(44)

Direttore Generale

Il Direttore Generale si troverà l’attività nella Scrivania (vale anche per le DISPOSIZIONI)

Eseguire Attività – VERIFICA DIRETTORE GENERALE

(45)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 45/60 Selezionando “Restituzione alla Segreteria” è possibile popolare il campo OSSERVAZIONI

con le motivazioni della restituzione.

Attenzione!!!! A questo punto i Pareri firmati digitalmente dal Direttore Tecnico e dal Direttore Amministrativo verranno eliminati.

Scegliendo “Adozione e Firma Deliberazione” la procedura sarà la seguente:

(46)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 46/60 Firmare la Delibera selezionando

(47)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 47/60 A questo punto la Delibera avrà preso la propria numerazione sequenziale, che vediamo nella

maschera principale

Il documento firmato digitalmente lo possiamo consultare da Delibera Firmata oppure nell'icona del faldone all’interno della maschera di Delibera.

(48)

Attestato di Pubblicazione

A questo Punto l’attività ritorna nella scrivania della Segreteria Generale per generare l'attestato di Pubblicazione.

Eseguire Attività – ATTESTATO DI PUBBLICAZIONE

Prendere in carico e creare il parere dall'icona

(49)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 49/60 Si aprirà il Modello del Certificato, chiudere il file dalla X.

(50)

Il Certificato di Pubblicazione è consultabile nell’icona del faldone all’interno della maschera di Delibera.

(51)

Esecutività

Una volta generato il Certificato di Pubblicazione, alla segreteria apparirà la maschera dell'esecutività, con disponibili le possibili scelte:

In base alla scelta verrà generato un modello, ma la modalità di creazione sarà identica:

1)

Eseguire Attività – ATTESTAZIONE IE

(52)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 52/60 Prendere in Carico e creare il Parere dall’icona .

Si aprirà il Modello dell'Attestazione, chiudere il file dalla X.

(53)

2)

Eseguire Attività – ATTESTATO NO IE

(54)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 54/60 Prendere in Carico e creare il Parere dall’icona .

Prendere in Carico e creare il Parere dall’icona .

(55)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 55/60 Si aprirà il Modello dell'Attestazione, chiudere il file dalla X.

(56)

3)

Eseguire Attività – ATTESTATO ESECUTIVITA' GIUNTA REGIONALE

Prendere in Carico e creare l'Attestato dall’icona .

(57)

A.R.P.A.C. Servizio Sistemi Informativi Pagina: 57/60 Si aprirà il Modello dell'Attestazione, chiudere il file dalla X.

(58)

(59)

Stampa di una deliberazione

Selezionare ‘Includi allegati parte integrante’ e ‘Anteprima’ al fine di visualizzare la eventuale stampa.

Cliccare sull’icona Stampante con Timbro. Verificare quindi la bontà del risultato e salvare (il file è un .pdf)

(60)

Ricerca Deliberazioni

Una volta terminato l'iter le Deliberazioni saranno consultabili in "Deliberazioni Direttore Generale - Viste - Deliberazioni del Direttore Generale".