Relazione sui rapporti quadrimestrali dei conservatori accreditati

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Agenzia per l’Italia Digitale Viale Liszt, 21

00144 Roma, Italia t +39 06 85264206

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Relazione sui rapporti quadrimestrali dei conservatori accreditati

Sommario

1. Introduzione ... 2

2. I conservatori accreditati ... 3

3. Attività del primo quadrimestre ... 5

3.1. Modifiche al sistema di conservazione ... 5

3.2. Analisi dei contratti ... 6

3.3. Analisi dei volumi di documenti e pacchetti informativi ... 7

4. Attività del secondo quadrimestre ... 8

4.1. Modifiche al sistema di conservazione ... 8

4.2. Analisi dei contratti ... 9

4.3. Analisi dei volumi di documenti e pacchetti informativi ... 10

5. Analisi dei trend tra i quadrimestri ... 11

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1. Introduzione

Il presente documento ha lo scopo di rappresentare lo stato dell’arte al 31 agosto 2015 sulla conservazione dei documenti informatici a circa 18 mesi dall’entrata in vigore del DPCM 3 dicembre 2013 inerente le Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi del Codice dell’amministrazione digitale, che stabilisce i requisiti della conservazione in termini di organizzazione, sistemi tecnologici e procedure.

Il documento si inserisce quindi nell’ambito di quanto previsto dalla circolare dell’Agenzia per l’Italia digitale n. 65 del 10 aprile 2014, recante “Modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici”, secondo cui i soggetti accreditati, anche al fine di facilitare le attività di vigilanza sul mantenimento del possesso dei requisiti necessari a svolgere la conservazione per conto delle Pubbliche Amministrazioni, trasmettono ad Agid – a decorrere dal quadrimestre successivo alla data di iscrizione nell’elenco dei conservatori – il rapporto quadrimestrale con i dati di riepilogo delle attività svolte.

Tali rapporti quadrimestrali devono essere compilati seguendo le indicazioni contenute nello “Schema di rapporto quadrimestrale sulla conservazione”, predisposto dall’Agenzia per l’Italia digitale e pubblicato sul sito istituzionale dell’Agenzia. Lo Schema è un foglio elettronico strutturato in tre parti dedicate, rispettivamente a:

 “Sistema di conservazione”: per l’acquisizione dei dati di carattere generale sul sistema di conservazione;

 “Monitoraggio”: per l’acquisizione dei dati relativi ai volumi e agli indicatori di misura delle prestazioni del servizio;

 “Contratti P.A.”: per l’acquisizione dei dati specifici di ogni singolo contratto stipulato con le Pubbliche Amministrazioni.

In particolare, nella presente relazione sono raccolti ed elaborati i dati relativi ai primi due quadrimestri del 2015 e sono rappresentate le informazioni relative all’attività di accreditamento svolta da AgID e alle caratteristiche dei soggetti accreditati, quali le dimensioni e la distribuzione geografica. Nell’ultimo paragrafo sono messi a confronto i dati relativi ai due quadrimestri allo scopo di rappresentare l’andamento nel tempo delle attività di conservazione dei documenti informatici.

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2. I conservatori accreditati

Al 30 settembre 2015 i conservatori accreditati erano 31, tutti soggetti privati tranne uno pubblico, l’IBACN - Istituto per i beni artistici, culturali e naturali della Regione Emilia-Romagna.

I primi due soggetti sono stati accreditati il 13 novembre 2014. Le procedure di accreditamento hanno avuto una durata media di 47 giorni nei quali sono compresi i giorni di sospensione accordati da AgID per consentire al soggetto accreditando di apportare modifiche e integrazioni ai documenti presentati. AgID ha impiegato 40 giorni per esaminare le domande e la relativa documentazione, stilare l’istruttoria di valutazione e predisporre la proposta di accreditamento.

Prendendo in esame il periodo da ottobre 2014 a settembre 2015 e suddividendolo in quattro trimestri, il numero degli accreditati risulta essere costante nei primi tre trimestri del 2015. Nel corso del primo trimestre di accreditamento (4° trimestre del 2014) sono stati accreditati un numero doppio rispetto ai precedenti trimestri.

Figura 1 - Andamento del numero dei soggetti accreditati nel tempo

La distribuzione geografica sul territorio nazionale dei conservatori accreditati denota una dicotomia tra Centro-Nord e Sud-Isole. Infatti al Sud e Isole hanno sede solo due conservatori accreditati, uno in Molise (Sud) e uno in Sicilia (Isole), mentre i restanti 29 soggetti accreditati sono distribuiti tra Nord (17) e Centro (12). Tra le città, Roma è quella con il maggior numero (sei), a seguire Milano con cinque.

13

6 6 6

0 2 4 6 8 10 12 14

4° trim. 2014 1° trim. 2015 2° trim. 2015 3° trim. 2015

Evoluzione

dell'accreditamento

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4 Figura 2 - Distribuzione geografica

Riguardo alle dimensioni si rappresenta di seguito la distribuzione dei soggetti accreditati sulla base del numero dei dipendenti e del valore dei ricavi rappresentati nei bilanci del 2013 – 2014.

In relazione al numero dei dipendenti i conservatori accreditati sono stati suddivisi in quattro classi : piccoli (1-50 dipendenti), medio-piccoli (51-200), medio-grandi (201-500), grandi (più di 500). Solo quattro società hanno più di 500 dipendenti.

La Figura 3 evidenzia la distribuzione in base a tale analisi.

Figura 3 - Numero dipendenti 17

12

1 1

0 2 4 6 8 10 12 14 16 18

nord centro sud isole

Distribuzione geografica

11

8 7

4

0 2 4 6 8 10 12

da 1 a 50 da 51 a 200 da 201 a 500 più di 500 Numero dipendenti

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5 Riguardo ai ricavi i conservatori sono stati suddivisi in quattro classi: 0 – 5.000.000 €; 5.000.001 –

20.000.000 €; 20.000.001 – 100.000.000 €; oltre 100.000.000 €. La maggior parte dei conservatori si concentra nelle prime due classi, con ricavi inferiori ai 20.000.000 €. Solo tre soggetti hanno ricavi superiori ai 100.000.000 €, i quali hanno più di 800 dipendenti.

Figura 4 - Ricavi

3. Attività del primo quadrimestre

Nel primo quadrimestre 2015 (gennaio-aprile) i conservatori accreditati con l’obbligo di presentare il rapporto quadrimestrale sono stati tredici.

3.1. Modifiche al sistema di conservazione

I soggetti accreditati sono tenuti a comunicare all’AgID tutte le modifiche apportate al sistema di conservazione e a quei requisiti che ne hanno consentito l’accreditamento. I dati presi in esame sono relativi a tre ambiti:

 tecnologico (modifiche o integrazioni alle componenti hardware o software);

 funzionale (modifiche o integrazioni alle funzionalità del sistema);

 organizzativo (sostituzione di personale nei vari ruoli).

I soggetti che hanno apportato almeno una modica al proprio sistema di conservazione sono stati otto.

Quattro soggetti non hanno fatto modifiche e un soggetto ha operato modifiche nei tre ambiti.

I soggetti che hanno apportato almeno una modifica sono il 70% del totale.

Nella Figura 5 è riportato nel dettaglio il numero di modifiche apportate in ciascun ambito.

11

12

3 3

0 2 4 6 8 10 12 14

0 - 5.000.000 5.000.001 - 20.000.000

20.000.001 - 100.000.000

> 100.000.000

Ricavi

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6 Figura 5 - Modifiche al sistema di conservazione

3.2. Analisi dei contratti

Nel primo quadrimestre il totale dei contratti attivi è risultato pari a 25.812. La maggior parte (25.489) sono contratti stipulati con soggetti privati. I contratti pubblici sono 323 pari al 1,25 % del totale.

Figura 6 - Tipologia dei contratti 5

4

5

0 1 2 3 4 5 6

variazioni risorse tecnologiche

variazioni risorse funzionali

variazioni risorse organizzative Modifiche al sistema di conservazione

25.489

323 0

5.000 10.000 15.000 20.000 25.000 30.000

contratti privati contratti pubblici

Tipologia di contratti

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7 Ai conservatori è stato chiesto di fornire anche informazioni sui valori economici dei contratti stipulati con le PP.AA. Gran parte (130) sono contratti di max. 10.000 €. I contratti sono stati suddivisi in sette classi in base al loro valore. La prima classe va da 0 a 5.000 €, la settima riguarda i contratti oltre i 30.000 €.

Per una parte dei contratti cosiddetti a “consumo” i conservatori non hanno potuto esprimere il valore economico di stima. L’istogramma che segue rappresenta la distribuzione tra le classi dei contratti di cui si dispone del valore economico.

Figura 7 - Valore economico contratti con PP.AA.

È stato chiesto ai soggetti accreditati di indicare anche quanti e quali livelli di servizio (SLA) hanno previsto nei contratti pubblici. Dall’indagine emerge che si va da un minimo di uno SLA (quattro conservatori) ad un massimo di sette (un conservatore). Un conservatore non ha previsto nessuno SLA nei contratti.

Il livello di servizio che ricorre maggiormente nei vari contratti riguarda la “Disponibilità del Servizio”, a seguire la “Disponibilità di Assistenza” e il “Ripristino per disservizi”.

3.3. Analisi dei volumi di documenti e pacchetti informativi

Il numero di documenti che sono stati versati dai soggetti produttori ai conservatori accreditati nel primo quadrimestre ammonta a 617.298.554. La maggior parte di questi provengono da soggetti privati visto che, come già precisato, sono molto più numerosi i contratti che i conservatori hanno stipulato con i soggetti privati rispetto a quelli stipulati con soggetti pubblici.

I documenti vengono gestiti dai sistemi di conservazione attraverso dei Pacchetti Informativi che contengono uno o più oggetti coi relativi metadati.

Dopo la loro acquisizione, i documenti vengono conservati attraverso la creazione di Pacchetti di Archiviazione (PdA) secondo lo standard UNI SInCRO 11386:2010 (Supporto all'Interoperabilità̀ nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali).

In risposta alla richiesta di un utente viene creato e gestito dal sistema di conservazione il Pacchetto di Distribuzione (PdD) per l’esibizione dei documenti.

78

52

6 2 3 4 6

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90

0 - 5000 5001 - 10000

10001 - 15000

15001 - 20000

20001 - 25000

25001 - 30000

> 30001 Valore economico contratti con PP.AA.

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8 Ai conservatori è stato chiesto di indicare nel rapporto quadrimestrale il volume dei flussi di questi pacchetti, relativamente ai contratti con le pubbliche amministrazioni.

I conservatori hanno dichiarato di aver generato 4.742.155 di Pacchetti di Archiviazione.

I Pacchetti di Distribuzione, invece, sono numericamente di gran lunga inferiori (21.290).

Figura 8 – Pacchetti informativi

4. Attività del secondo quadrimestre

Al 31 agosto 2015, i soggetti con l’obbligo di presentare il rapporto nel secondo quadrimestre (maggio – agosto) sono stati 25. Per l’analisi del secondo quadrimestre sono stati presi in considerazione le medesime tipologie di informazioni del primo quadrimestre.

4.1. Modifiche al sistema di conservazione

In questo quadrimestre tredici soggetti hanno apportato almeno una modica al proprio sistema di

conservazione, undici non hanno fatto modifiche e un soggetto ha operato modifiche nei tre ambiti. Sui 14 conservatori che hanno compiuto modifiche, otto sono quelli presenti nel primo quadrimestre.

I soggetti che hanno apportato almeno una modifica sono il 56 % del totale.

Nella Figura 9 sono riportati nel dettaglio il numero di modifiche apportate in ciascun ambito.

4.742.155

21.290 0

500.000 1.000.000 1.500.000 2.000.000 2.500.000 3.000.000 3.500.000 4.000.000 4.500.000 5.000.000

PdA PdD

Pacchetti informativi

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9 Figura 9 – Modifiche al sistema di conservazione

4.2. Analisi dei contratti

Nel secondo quadrimestre il totale dei contratti attivi ammonta a 88.627. La maggior parte (85.441) sono contratti stipulati con soggetti privati, quelli pubblici, invece, ammontano a 3.186 pari al 3,6 %.

Figura 10 – Tipologia dei contratti 9

7

8

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

variazioni risorse tecnologiche

variazioni risorse funzionali

variazioni risorse organizzative Modifiche al sistema di conservazione

85.441

3.186 0

10.000 20.000 30.000 40.000 50.000 60.000 70.000 80.000 90.000

contratti privati contratti pubblici

Tipologia di contratti

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10 Mantenendo la stessa suddivisione in sette classi del primo quadrimestre, la quasi totalità dei contratti stipulati con le PP.AA. hanno un valore economico inferiore ai 5.000 €.

Nel secondo quadrimestre i conservatori non hanno potuto esprimere il valore economico di stima per un numero maggiore di contratti cosiddetti a “consumo”.

Figura 11 – Valore economico contratti PP.AA.

Il numero di SLA previsti nei contratti pubblici varia da conservatore a conservatore. Si va da un minimo di uno SLA (cinque conservatori) ad un massimo di cinque (quattro conservatori). Dieci conservatori non hanno previsto alcuno SLA nei contratti.

Il livello di servizio che ricorre maggiormente nei vari contratti riguarda la “Disponibilità del Servizio”, a seguire la “Disponibilità di Assistenza” e il “Ripristino per disservizi”.

4.3. Analisi dei volumi di documenti e pacchetti informativi

Il numero di documenti che sono stati versati dai soggetti produttori ai conservatori accreditati nel secondo quadrimestre ammonta a 944.400.496. La maggior parte di questi provengono da soggetti privati visto che sono molto più numerosi i contratti con privati rispetto a quelli pubblici.

Riguardo ai Pacchetti Informativi, quelli di Archiviazione (PdA) sono 20.158.646, mentre quelli di Distribuzione (PdD) 918.453.

2370

67 50 28 2 4 8

0 500 1000 1500 2000 2500

0 - 5000 5001 - 10000

10001 - 15000

15001 - 20000

20001 - 25000

25001 - 30000

> 30001 Valore economico contratti PP.AA.

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11 Figura 12 – Pacchetti informativi

5. Analisi dei trend tra i quadrimestri

Nel secondo quadrimestre il numero dei conservatori accreditati è quasi raddoppiato, si è passati dai tredici del primo quadrimestre ai 25 del secondo con un incremento del 92 %.

A fronte di ciò il numero complessivo dei contratti è passato da 25.812 nel primo quadrimestre a 88.627 nel secondo quadrimestre con un incremento percentuale di circa il 243%.

Figura 13 – Trend dei contratti 20.158.646

918.453 0

5.000.000 10.000.000 15.000.000 20.000.000 25.000.000

PdA PdD

Pacchetti informativi

25.812

88.627

0 10.000 20.000 30.000 40.000 50.000 60.000 70.000 80.000 90.000 100.000

1° quad. 2° quad.

Contratti

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12 I contratti pubblici, nel secondo quadrimestre, hanno avuto un incremento del 886 % passando da 323 nel primo quadrimestre a 3.186 nel secondo.

Figura 14 – Trend dei contratti pubblici

Quelli privati sono passati da 25.489 nel primo quadrimestre a 85.441 nel secondo, registrando un incremento del 235 %.

Figura 15 – Trend dei contratti privati 323

3.094

0 500 1.000 1.500 2.000 2.500 3.000 3.500

1° quadr. 2° quadr.

Contratti pubblici

25.489

85.441

0 20.000 40.000 60.000 80.000 100.000 120.000 140.000 160.000 180.000 200.000

1° quadr. 2° quadr.

Contratti privati

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13 È aumentato anche il numero dei documenti che è passato da 617.298.554 nel primo quadrimestre a 944.400.496 nel secondo con un incremento del 53 %.

L’incremento percentuale dei documenti è molto inferiore rispetto all’incremento che hanno avuto i contratti. Ciò dipende dal fatto che nel secondo quadrimestre un nuovo conservatore ha dichiarato un numero di contratti attivi pari alla metà del totale ma ha trattato solo lo 0,16 % dei documenti complessivi lavorati nel quadrimestre.

Figura 16 – Trend dei documenti conservati

I Pacchetti di Archiviazione hanno avuto un incremento percentuale del 325 %, da 4.742.155 del primo quadrimestre a 20.158.646 del secondo quadrimestre.

617.298.554

944.400.496

0 100.000.000 200.000.000 300.000.000 400.000.000 500.000.000 600.000.000 700.000.000 800.000.000 900.000.000 1.000.000.000

1° quad. 2° quad.

Documenti

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14 Figura 17 – Trend dei Pacchetti di Archiviazione per le PP.AA.

I Pacchetti di Distribuzione sono passati da 21.290 nel primo quadrimestre a 918.453 nel secondo.

Un tale incremento dei Pacchetti di Distribuzione dipende dal fatto che alcuni nuovi conservatori (tre), che trattano tra l’altro volumi elevati di documenti, producono un Pacchetto di Distribuzione ogni volta che registrano un Pacchetto di Archiviazione.

Figura 18 – Trend dei Pacchetti di Distribuzione per le PP.AA.

4.742.155

20.158.646

0 5.000.000 10.000.000 15.000.000 20.000.000 25.000.000

1° quad. 2° quad.

PdA

21.290

918.453

0 100.000 200.000 300.000 400.000 500.000 600.000 700.000 800.000 900.000 1.000.000

1° quad. 2° quad.

PdD