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PARTE TERZA “ANALISI DI ALCUNI ASPETTI DELLA GESTIONE AZIENDALE: IL MAGAZZINO E L’AREA VENDITE”

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PARTE TERZA

“ANALISI DI ALCUNI ASPETTI DELLA GESTIONE AZIENDALE:

IL MAGAZZINO E L’AREA VENDITE”

CAPITOLO QUINTO

“STRUMENTI PER LA GESTIONE DI MAGAZZINO E PER

L’ANALISI DELLA PRODUZIONE”

5.1. La regolamentazione normativa del magazzino

La tenuta della contabilità di magazzino costituisce ormai una necessità per

qualsivoglia azienda, poiché consente l’adeguato controllo della gestione. Rappresenta

inoltre uno strumento di vigilanza amministrativa e fornisce l’inventario contabile delle

scorte. Risulta quindi che le scritture di magazzino non si concepiscano solo come

obblighi dettati da norme civili e fiscali, ma sono chiamate a rispondere anche alle

naturali esigenze organizzative dell’impresa.

Non esistono norme civilistiche che obblighino alla tenuta delle scritture di

magazzino

1

, esse, infatti, indirizzano più ad una corretta applicazione delle scritture

seguendo principi di chiarezza, veridicità e correttezza. In tema di adempimenti

obbligatori è invece la normativa fiscale che integra quella civilistica, nell’Art. 14 del

DPR 600/73

2

in particolare; ove si impone l’obbligo di tenuta delle scritture ausiliarie di

magazzino quando si ha il superamento dei seguenti parametri:

• € 5.164.568,99 di ricavi annui;

1

L’Art. 2219 c.c. fa riferimento alla “ordinaria contabilità” ossia una corretta impostazione secondo una metodologia contabile chiara che non consenta dubbi interpretativi.

2

(2)

• € 1.032.913,80 di rimanenze finali.

L’obbligo di adozione delle scritture in esame decorre dal secondo periodo d’imposta

successivo a quello in cui per la seconda volta consecutiva si siano superati entrambi i

suddetti parametri, l’adozione delle scritture non è irreversibile; l’obbligo cessa a

decorrere dal primo esercizio successivo a quello in cui per la seconda volta

consecutivamente, non si ha il superamento di anche solo uno dei limiti di ricavi annui e

rimanenze finali sopra indicati.

Inoltre si individuano categorie di soggetti che non possono essere esonerati

dalla tenuta delle scritture di magazzino in quanto presentano la forma di:

• Società di Capitali;

• Società in nome collettivo, in accomandita semplice ed equiparate

(esclusa la società semplice);

• Le imprese individuali che tengono la contabilità ordinaria.

3

In base quindi alle caratteristiche soggettive delle imprese si determina l’obbligo

di tenuta delle scritture contabili di magazzino; la Camaleonte in quanto società di

capitali è sottoposta a tale obbligo, inoltre se supera i parametri imposti dal DPR

600/73; per tale motivo è opportuno prendere in esame le modalità di tenuta del

magazzino, le scritture forniscono una serie di informazioni sulla gestione e

sull’organizzazione aziendale utili per avere un quadro più significativo della nostra

azienda.

Nella figura 1 vengono presentati e riassunti i soggetti obbligati a tenere le

scritture di magazzino.

• 3

MEMENTO PRATICO IPSOA-FRANCIS LEFEBVRE - “ Contabile 2006 ” Ipsoa-Francis Lefebvre

(3)

AL PICCOLO DETTAGLIO: non vi è alcun obbligo di tenuta della contabilità di magazzino;

- Figura 1 - Obblighi di tenuta delle scritture per tipologia di aziende -

5.2. Problematiche legate al magazzino

La Camaleonte, come accennato in precedenza, opera eseguendo una produzione

programmata in linea con gli ordini ricevuti. Opera, quindi, su commessa ottenendo così

un’eliminazione teorica del magazzino prodotti finiti, infatti, il peso che assumono le

scorte di materie prime e di semilavorati rispetto ai prodotti finiti da un punto di vista

finanziario risulta ampiamente maggiore.

IMPRESE MERCANTILI

il controllo fiscale è tenuto mediante registratori di cassa.

AL GRAN DETTAGLIO: obbligo limitato alla registrazione dei movimenti dei magazzini centrali ai punti vendita.

ALL’INGROSSO: obbligo di tenere la

contabilità di magazzino a quantità o a quantità e valori.

PRODUZIONI IN SERIE O A CICLO CONTINUO:

obbligo di tenere la contabilità di magazzino a quantità o a quantità e valori per semilavorati, prodotti finiti, materie prime; destinate ad essere incorporate

fisicamente nei prodotti finiti imballaggi utilizzati per il confezionamento dei prodotti.

IMPRESE INDUSTRIALI

PRODUZIONE DI OPERE PLURIENNALI SU APPALTO E DI BENI VALUTATI A COSTI SPECIFICI: obbligo di tenere delle schede di lavorazione a valori delle quali devono risultare i costi direttamente imputabili al bene.

obbligo di tenere la contabilità di magazzino

limitatamente alle materie prime utilizzate per produrre il servizio.

(4)

Tutte le aziende di produzione, quindi anche la Camaleonte cercano di non

interrompere mai il flusso di fattori produttivi in ingresso mantenendo livelli di scorta

adeguati per garantire il ciclo produttivo. Nel nostro caso specifico operare su

commessa significa ridurre al minimo i tempi di attesa e di risposta verso il cliente, si

persegue l’obiettivo di mantenere in magazzino una determinata quantità di pellame

grezzo. Considerando però che la materia prima ha la caratteristica di essere deperibile

in tempi abbastanza brevi, occorre quindi procedere almeno alle fasi di pre-concia per

non far putrefare la pelle grezza, la “vera” scorta iniziale quindi può ricollegarsi su un

semilavorato della pelle il wet-blue, la Camaleonte, così come le altre concerie cerca di

avere a disposizione pellami già conciati, così da poter anticipare gli ordini per ridurre i

tempi di consegna.

Difficile ma possibile seguire gli approcci proposti dall’approccio alla Total

Quality Management

4

, partendo dal presupposto che qualsiasi azienda cerchi di

eliminare ogni eccesso di scorte senza mettere a rischio l’attività aziendale.

Infatti i capitali “investiti” per la composizione del magazzino potrebbero

generare redditi, anziché oneri finanziari, se impiegati ad esempio in titoli a reddito

fisso.

Premesso questo risulta improbabile concepire questi principi in una conceria,

infatti non ci troviamo nella situazione di dover operare su lavorazioni standard con

materie prime uguali e con difetti minimi, ogni pelle è diversa per dimensione, spessore,

resa, difetti morfologici e di lavorazione; inoltre il processo produttivo può risultare

eccessivamente lungo se l’azienda in qualche modo non tentasse di tutelarsi di scorte di

pellami o pelli preconciate.

I vantaggi che si riscontrerebbero da una corretta gestione del magazzino

possono sintetizzarsi, nel nostro caso, ad una limitazione dei costi di gestione dei

materiali presenti in magazzino e degli oneri finanziari connessi all’immobilizzazione

rappresentata dal controvalore delle merci in giacenza. Inoltre garantisce l’assolvimento

degli obblighi previsti dalla normativa vigente in termini di scritture ausiliarie di

magazzino.

Il raggiungimento di tali vantaggi risulta fondamentale, tanto che sono stati

studiati negli anni metodi e applicazioni volti a razionalizzare la gestione dei materiali;

lo strumento software risulta fondamentale per garantire che la contabilità di magazzino

4

La TQM introdusse la condizione fondamentale per l’efficienza produttiva: la riduzione a 0 del magazzino operando just in time.

(5)

abbia un elevato grado di dettaglio capace di assolvere esigenze informative interne ed

esterne accurate, tempestive e articolate.

5.3. Metodi di pianificazione e gestione del magazzino

Le scorte sono facilmente configurabili in tre tipi: materie prime, semilavorati e

prodotti finiti. Se ad un alto livello di scorte si può associare un’ampia libertà di

manovra nella gestione produttiva per un basso livello invece, si hanno notevoli

risparmi in termini di costo, occorre quindi un compromesso.

Aziende che operano su commessa lavorano a contratto acquisito, non esiste

quindi il problema del magazzino prodotti finiti (eccetto che per fini fiscali), problemi

invece esistono per la gestione del semilavorato soprattutto se la lavorazione richiede

tempi lunghi e si basa su una tecnologia disponibile come nel settore conciario.

La questione su cui si dipana il problema è la determinazione del fabbisogno di

materie prime o semilavorati, in molti casi grazie ad algoritmi relativi alla domanda si

riesce a pervenire alla determinazione dei consumi previsti di materie prevedendone

così l’approvvigionamento. Fondamentale quindi è comprendere quanto e quando

ordinare.

Ogni azienda in base alle proprie caratteristiche distintive esegue delle

considerazioni riguardo ai propri fabbisogni introducendo i concetti di: lotto economico

di acquisto, punto di riordino e scorta di sicurezza. Non risentono invece delle

caratteristiche aziendali i costi che le aziende sostengono per la gestione del magazzino;

esistono infatti due tipologie distinte di costi, divise dal loro comportamento rispetto al

variare del numero delle scorte.

I costi di gestione sono quelli che risentono del variare delle scorte si tratta ad

esempio:

• Affitti reali o figurativi degli spazi destinati all’accoglimento della merce;

• Ammortamenti, reali o figurativi, delle attrezzature destinate alla conservazione

dei beni;

• Interessi, reali o figurativi, legati alla remunerazione del capitale investito in

merci;

(6)

• Perdite nel valore commerciale dei beni dovuti ad obsolescenza o “cali tecnici”

ecc.

I costi invece insensibili alle giacenze sono definiti costi di acquisizione e sono

ad esempio:

• Costi legati alla redazione di richieste di offerta, di emissione degli ordini e di

controllo delle consegne;

• Costi legati al controllo delle lavorazione in corso sia interne che esterne;

• Costi legati alla contabilizzazione delle fatture e all’emissione di pagamenti ecc.

Studiare il loro andamento aiuta a comprendere il peso che questi possono avere

rispetto alle quantità ordinate.

Le aziende produttive devono garantirsi un rifornimento di materie prime per

soddisfare immediatamente le esigenze di acquisto dei clienti; il livello delle scorte di

un articolo dipende dai consumi effettuati, dalla quantità di approvvigionamento e dalla

frequenza di quest’ultimo. Il consumo invece di materie prime è dettato dalla

consistenza della domanda.

I metodi più utilizzati per dare una sorta di linee guida alla gestione del

magazzino sono due:

• EOQ (Economic Order Quality): prevede l’acquisto o la messa in

produzione di quantità fisse ogniqualvolta l’analisi delle giacenze

presenta un fabbisogno, serve quindi un periodico monitoraggio delle

scorte. Inoltre grazie alla piena coscienza delle quantità da acquistare è

possibile strappare prezzi più convenienti;

• EOP (Economic Order Period): prevede riordini effettuati a scadenze

fisse ma con quantità variabili in base al fabbisogno riscontrabile al

momento; occorre una forte sistematicità temporale nell’analisi dei

fabbisogni, ma porta ad una variabilità dell’ordine spesso non gradita dal

fornitore;

(7)

Si considerano anche altri aspetti come il punto di riordino che è definito come

“il livello assunto dalla scorta quando quest’ultimo è appena sufficiente a sopperire ai

fabbisogni nel periodo necessario all’approvvigionamento”

5

; a tale concetto si aggiunge

la problematica che può accompagnarsi ad eventi straordinari e imprevisti che possono

intaccarlo.

Un ritardo nelle consegne o un incremento della domanda nel periodo di

approvvigionamento sono eventi non certo inusuali nella vita aziendale, per queste

emergenze si cerca di porre degli ammortizzatori considerando una scorta di sicurezza

in aggiunta al punto di riordino per evitare l’inattività dell’azienda, di solito è una sorta

di arrotondamento del punto di riordino definito da un responsabile di magazzino in

base alle proprie esperienze e al buonsenso.

5.4. L’approccio della Camaleonte

Premettiamo subito che le rimanenze sono valutate al minor valore tra il costo di

acquisto e di fabbricazione o di produzione, comprensivo degli oneri accessori, ed il

valore di presunto realizzo desumibile dall’andamento del mercato. La valorizzazione

delle movimentazioni di magazzino e delle scorte rappresenta uno dei problemi

fondamentali per le imprese. La valutazione è il processo di sintesi delle caratteristiche

qualitative e quantitative di un determinato bene in un valore monetario, tendente a

rendere possibile la comparazione di beni non omogenei. Il criterio di valutazione che

viene indicato dalla normativa sia fiscale che civilistica è il criterio del costo.

Si considera, come già accennato sopra, il costo di acquisto, esso si riferisce a

beni di fornitura esterna la cui determinazione del costo si basa sulla fattura d’acquisto.

Il costo d’acquisto è dato quindi, dalla somma del prezzo al netto di eventuali sconti

mercantili, dei resi, degli abbuoni e degli oneri accessori; sono invece esclusi gli oneri

finanziari.

È possibile che esistano anche beni a produzione interna che non hanno quindi

una valorizzazione basata su fatture, in questo caso il costo di produzione è dato dal

valore dei fattori produttivi impiegati, nel nostro caso tale costo è dato dalla somma dei

costi fissi e variabili di natura industriale.

5

MARCO PANCOTTI, ADRIANO DE LUCA - “ Informazioni per la gestione dei materiali: come ottenere un vantaggio competitivo dalla gestione informatica del magazzino ” FrancoAngeli 1994 pag. 49

(8)

Le giacenze di articoli obsoleti o a lento rigiro sono svalutate tenendo conto

delle possibilità di utilizzo e di realizzo. La configurazione di costo adottata è quella

denominata LIFO

6

.

Tale metodo si fonda sull’ipotesi che le quantità acquistate o prodotte più

recentemente siano le prime ad essere vendute o utilizzate nella produzione.

Questo metodo valorizza a costi correnti gli scarichi per i consumi (escono per

primi gli ultimi pezzi entrati scaricati ai prezzi più aggiornati) e a costi storici la scorta

di magazzino (considera in rimanenza i pezzi entranti nei periodi più lontani).

Tralasciando gli aspetti pratici, occorre affermare che la scelta del LIFO porta

alla luce una serie di considerazioni sulla sua attuazione nell’impresa conciaria; a fini

pratici esso comporta una diminuzione del valore monetario del magazzino e quindi

dell’Attivo dello Stato Patrimoniale, questo ha il vantaggio di valutare con un principio

di veridicità, poiché le materie acquistate per prime che continuano la loro giacenza in

magazzino spesso hanno un costo di acquisto inferiore alle ultime entrate; questo risulta

più appropriato soprattutto per quei settori, come il nostro, dove i prodotti sono

fortemente sottoposti ad obsolescenza dovuta ai gusti dettati dalla moda, le rimanenze

iniziali di un esercizio con scarsa probabilità saranno commercializzate e dovranno

altresì essere svalutate. Questo aspetto difficilmente si presenta nella nostra azienda gli

ordini vengono quasi sempre evasi per intero generando un magazzino prodotti finiti di

scarsa consistenza e a forte rotazione.

Nel nostro caso va ricordato come la materia prima pelle grezza deperisca circa

nell’arco di due settimane, è quindi improponibile pensare di avere un elevato

magazzino materia prima “pelle grezza”; queste, infatti, vengono mandate in

produzione conciandole in modo da renderle indeperibili; la politica della Camaleonte

tende a garantirsi una piccola scorta di sicurezza di pelli grezze (a discrezione del

responsabile del magazzino che ne modifica la consistenza valutando la situazione

attuale) in quanto non è su di essa che si asserisce per la gestione della produzione, la

pelle grezza, infatti, viene depositata in celle frigorifero e messa nel breve periodo in

lavorazione per il trattamento in wet-blue, il pellame conciato rappresenta il vero

magazzino materie prime sul quale la nostra azienda genera le considerazioni per lo

6

“Last in First Out” tradotto l’ultimo entrato è il primo ad uscire. Il LIFO può essere calcolato in modo continuo aggiornando cioè il valore delle scorte e degli scarichi a ogni variazione del magazzino; o a scatti utilizzando una metodologia di scarico con riferimento ai movimenti del magazzino avvenuti in un certo periodo di tempo,

(9)

svolgimento della produzione, serve quindi ampliare la riserva di pellame in wet-blue se

questo è in quantità inferiore rispetto agli ordini ricevuti.

Ricordo che la lavorazione in wet-blue permette di ottenere una pelle conciata al

cromo (che gli conferisce appunto il colore bluastro), completamente indeperibile e,

inoltre può conservarsi mantenendo le proprie caratteristiche (soprattutto di spessore)

richieste per la lavorazione, con l’ausilio anche trattamenti antibatterici e antimuffa per

conservare le caratteristiche estetiche così da renderla idonea a sostenere le lavorazioni

richieste dagli ordini. L’unico difetto è che la pelle a lungo conservata perde

quell’umidità che la rende morbida al tatto, necessita quindi di un nuovo trattamento in

bottale per così dire rinfrescarla. Quindi la lavorazione in wet-blue avviene in completa

autonomia rispetto agli ordini ricevuti, altro non è che una serie di trattamenti che

preparano la pelle per essere lavorata nelle modalità richieste dalle caratteristiche

dell’output.

Premesso questo la nostra azienda si tutela quindi mantenendo scorte di pellame

in wet-blue in quantità pari da coprire circa tre o quattro mesi di lavorazione senza

approvvigionamenti (tali scorte comprendono non solo pellami conciati ma anche

materie prime ausiliarie come il cromo necessario alle lavorazioni successive), in modo

da tutelarsi per esempio da eventuali ritardi di consegne, incrementi della domanda e

scioperi dei trasporti; queste scorte sono poi messe in lavorazione quando l’ordine viene

confermato. È anche possibile che l’azienda a fronte di un incremento del livello degli

ordini decida di saltare la prima parte del processo e approvvigionarsi direttamente da

terzi di pellame lavorato in wet-blue.

La politica dell’approvvigionamento di pelli grezze tiene conto di una serie di

aspetti: a seconda del mercato in cui vengono acquistate le pelli, i tempi di consegna

mutano in maniera consistente. Generalmente la Camaleonte si approvvigiona su

mercati europei con tempi di consegna che si assestano ad un mese circa, chi invece

acquista sul mercato americano o asiatico ha un allungarsi dei tempi, poiché il trasporto

avviene via nave, vista l’antieconomicità che avrebbe dal trasporto aereo a causa del

peso che le pelli hanno (circa 20 Kg cadauno). È interessante notare che i mercati in cui

si affacciano le aziende per approvvigionarsi operano individuando mensilmente la

quantità di pellame disponibile alla vendita in base al numero di macellazioni che si

prevede verranno eseguite nel mese successivo; se ad esempio il mercato fittizio

prevede che nel mese X saranno macellati per esempio 1000 capi di bestiame, quindi

avremmo una capacità di vendita pari a 1000 pelli grezze che saranno consegnate nel

(10)

mese X+1, in pratica se la Camaleonte richiedesse una certa quantità di pellami, questi

saranno consegnati nel mese successivo all’ordine e riguarderà pelli grezze non ancora

disponibili in realtà, in quanto l’animale è ancora vivo.

Come detto l’azienda ha nella propria gamma di prodotti anche pelli stampate,

poiché queste pelli debbono possedere caratteristiche standard di spessore senza le quali

la suddetta lavorazione non potrebbe essere eseguita correttamente, si tutela creando

anche un magazzino pelli in Crust (in pratica pronte allo stampaggio) esclusivamente

per incrementare la capacità di risposta e ridurre i tempi di consegna a fronte di una

richiesta di pelli stampate. La composizione di questa sorta di riserva non segue una

metodologia specifica, si basa su supposizioni spesso fornite dagli ordini previsionali

ricevuti.

Il pacchetto clienti inoltre opera su mercati mondiali proponendo collezioni di

abbigliamento e accessori di solito a cadenza annuale, in genere queste vengono studiate

a preventivo e producono una sorta di ordini previsionali che rappresentano il

fabbisogno di materie prime per coprire la domanda delle collezioni in uscita, i quali

vengono, a loro volta, girati ai fornitori (Camaleonte). Questi documenti informativi

hanno il beneficio di generare molti vantaggi per la nostra azienda, infatti, è possibile

programmare la produzione del prodotto finito prima ancora che l’ordine venga

ricevuto, basta considerarvi un livello di tolleranza adeguato in modo tale da saper

affrontare eventuali variazioni nell’ordine originale (se per esempio l’ordine

previsionale indica una richiesta di 1000 m² di pelle stampata color nero posso in un

certo senso iniziare una produzione di 500 m² del prodotto richiesto sicuro che questa

quantità verrà sicuramente ordinata), potrò così ridurre in maniera consistente i tempi di

consegna, poiché avrò una riduzione della mole di lavoro sulla catena produttiva e una

migliore gestione del processo.

Solitamente la domanda del settore risulta essere regolare durante l’anno, scarsi,

infatti, sono gli effetti dovuti alla stagionalità (ne risente in parte il settore

dell’abbigliamento soprattutto nei mesi estivi) in quanto la richiesta di prodotti in pelle

rimane pressoché costante, la domanda può invece subire anche forti variazioni tra un

esercizio e l’altro a fronte degli sviluppi che segue la moda (infatti una delle principali

cause della crisi del settore dal 1996 al 2003 è stata la scarsa presenza della pelle nelle

collezioni di abbigliamento o calzature).

Il processo produttivo richiede quindi un’adeguata programmazione a seconda

dello status degli ordini, ricordiamo, infatti, come la lavorazione di una pelle è

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contraddistinta da molte fasi ben definite, separando il processo in due stadi:

ante-concia e post-ante-concia si individua come solo le seconde risentano della composizione e

caratteristiche del prodotto ordinato, questi aspetti possono richiedere l’utilizzo di

appositi macchinari programmati a funzioni specifiche a seconda dell’output da

ottenere, se l’ordine prevede un input esiguo per il macchinario (così da non usufruire di

economie di scala) è possibile che l’azienda decida di prendere tempo attendendo che i

volumi di lavorazione aumentino a quantità tali da ripartire i costi fissi della produzione

(costi di manodopera, costi di impianto, costi per il riattrezzaggio, ecc.) su un numero

maggiore di prodotti riducendone così l’incidenza oppure decidere di cedere a terzi tale

lavorazione.

La tempestività è un aspetto fondamentale per qualsiasi realtà aziendale, ma lo è

ancora di più per aziende con cicli produttivi variabili legati all’ordine, le fasi di

lavorazione infatti mutano e devono soddisfare le necessità del cliente, che può

richiedere un output in tempi brevi “minacciando” la perdita dell’ordine, avremmo così

uno sforzo per limare i tempi di lavorazione che solitamente richiedono dalle 3 alle 4

settimane.

Detto questo si può facilmente sostenere come la nostra azienda segua un

metodo ibrido rispetto a quelli indicati, gli ordini tendono ad essere effettuati ad

intervalli costanti (grazie alla domanda quasi lineare) per mantenere il livello di scorte

in wet-blue prefissate e a quantità variabili (a seconda degli ordini ricevuti) sia di pelli

grezze sia di pelli pronte già conciate.

5.4.1. La gestione del magazzino

Il magazzino per molti rappresenta la linfa vitale dell’impresa, le funzioni che

esso assolve sono di fondamentale importanza in quanto funge da collante tra il

processo di approvvigionamento aziendale e il relativo processo produttivo e tra l’area

vendite e marketing e i bisogni della clientela. Gestire il magazzino significa

determinare quel trade-off tra le risorse interne volte al mercato e il grado di pesantezza

della strutture patrimoniale per non sconvolgere l’equilibrio aziendale dell’azienda.

In particolar modo la realtà delle imprese conciarie è sottoposta a due aspetti

critici della gestione, che deve per forza mantenersi a livelli di efficienza adeguati per

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ottenere le performance previste, che per la precisione sono: la gestione del magazzino e

un corretto posizionamento lungo i canali di distribuzione e di marketing.

Il processo di rilevazione dei movimenti dei beni e della loro trasformazione

fisica è un aspetto fondamentale per la gestione dell’azienda, la contabilità del

magazzino assieme ad una corretta mappatura delle fasi del processo produttivo fornisce

un’ampia documentazione utile per processi di pianificazione e controllo della gestione

aziendale.

Alla base della contabilità di magazzino abbiamo un sistema informativo

integrato che permette all’azienda di elaborare i principali dati del magazzino così da

consentire la gestione delle scorte. Inoltre il sistema è in grado di generare e di elaborare

una molteplicità di informazioni utili a gestire i processi interni e programmare le

decisioni future. Si può verificare che al momento dell’entrata delle materie e delle

merci si abbia lo scarico dell’ordine evaso o la restituzione perché il ricevuto non

presentava le caratteristiche richieste, quando è quest’ultima possibilità a presentarsi

vengono emessi appositi verbali destinati alla rilevazione dell’operazione svoltasi e ad

aggiornare l’anagrafica del fornitore, con la probabile conseguenza che eventuali

acquisti futuri vengano commissionati ad altri.

La contabilità di magazzino si avvale di 2 strumenti:

• Il giornale di magazzino: è una scrittura cronologica che rileva

quotidianamente i movimenti in entrata e in uscita dei beni del

magazzino);

• Il mastro di magazzino: è un insieme di scritture sistematiche, è costituito

da schede specifiche per ogni articolo trattato dall’impresa. Su ciascuna

scheda si rilevano le esistenze iniziali, i carichi, gli scarichi e le

rimanenze finali.

Prendiamo in esame ora la scheda di magazzino; essa assolve una serie

importante di funzioni che permettono di estrapolare informazioni utili per lo

svolgimento della gestione. Una è appunto l’individuazione delle quantità di rimanenza

per ogni bene, con la possibilità di verifica tramite riscontri periodici sia a livello di

singola categoria di bene o per aree di magazzino fino a verificare per intero le scorte.

In più si individuano tutti i movimenti di carico e di scarico e la loro specifica

destinazione.

(13)

L’utilizzo che viene destinato al magazzino può essere soggettivo da impresa a

impresa a seconda della produzione svolta; è opinione di tutti che un elevato magazzino

generi un forte investimento del capitale aziendale a rendita pari a zero, comunque per

molti svolge una funzione di dispensa di beni all’interno dell’impresa che permette

un’ampia possibilità di manovra.

La nostra azienda gode di una situazione favorevole, il costo unitario di ogni

singola pelle grezza è basso e ha tempi di giacenza brevi, come detto in precedenza, il

magazzino materie prime risente del peso che hanno le scorte di pellame in wet-blue, è

il livello di tali scorte a generare anche tempi di giacenza elevati a seguito della

necessità di avere pellami pronti alla lavorazione. Per contro il magazzino prodotti finiti

comprende beni lavorati coincidenti con l’ordine ricevuti pronti ad essere consegnati

ovviamente dopo la fase di imballaggio.

Quindi l’impresa attua una politica di gestione del magazzino che considera i

benefici apportati da un adeguato livello di scorte maggiori dei costi sostenuti; l’ottica è

allocare al meglio le proprie risorse decidendo di acquisire i fattori della produzione

indipendentemente dalla necessità di un utilizzo immediato, può venire quindi

acquistato un elevato quantitativo di materie prime a fronte di potenziali sconti, anche

se l’impresa non ha un fabbisogno tale da giustificare l’acquisto in un particolare

momento, l’eccedenza viene messa in lavorazione, opportunamente conciata e

depositata in magazzino in attesa dell’ordine.

Il magazzino così rende possibile la garanzia della continuità del processo

produttivo evitando tutti i possibili impedimenti che possono verificarsi nel ricevimento

di una fornitura.

In una situazione in cui il magazzino prodotti finiti rappresenta solo un deposito

di beni pronti alla consegna occorre che i compiti del responsabile di magazzino trovino

riscontro presso il cliente che vuole ricevere tempestivamente le merci ordinate. Esso

infatti relaziona col magazzino per conoscere lo stato dell’ordine, il responsabile di

magazzino quindi opera in stretto contatto con l’amministrazione per conoscere e

aggiornare il prospetto d’ordine (vedi paragrafo 5.4.3.).

(14)

5.4.2. Il funzionamento del magazzino

Il nostro studio si sposta adesso sull’esposizione del processo pratico svolto per

la tenuta delle scritture di magazzino, è nostro scopo individuare le tecniche di gestione,

la circolazione e la tipologia di documenti e capire la sequenza temporale delle fasi

operative.

Per fare questo è necessario rappresentare, come in figura 2, una mappatura

sintetica per comprendere come una piccola ma efficiente realtà come la Camaleonte

adempia agli obblighi soprattutto fiscali di tenuta del magazzino.

Inizialmente l’esigenza di materiali necessari per il processo produttivo spinge

l’azienda ad approvvigionarsi, tale bisogno di materiali si formalizza in un documento

chiamato “Richiesta D’Acquisto” (RDA) contenente informazioni sintetiche sulle

esigenze di materie prime dell’azienda ( quantità, tipo prodotto, data, numero RDA ).

Ogni RDA viene approvato e archiviato, è da notare che al sorgere di

un’esigenza di materiale per la produzione non necessariamente si effettua un ordine al

fornitore, ma il magazzino materie prime può avere una consistenza tale da coprire la

RDA. Quindi è necessario verificare la disponibilità di magazzino tenendo presente gli

scarichi di magazzino previsti, la scorta di sicurezza e tempi di consegna per gli ordini

eventualmente emessi a fronte delle esigenze di materiali.

Se la disponibilità di magazzino da esito negativo occorre provvedere

all’approvvigionamento, la richiesta sarà inviata al nostro intermediario francese che

verificherà la disponibilità di pellame grezzo, wet-blue o crust sui mercati dopodichè

manderà conferma alla Camaleonte della copertura dell’ordine.

Al momento del ricevimento della merce l’ordine emesso verrà opportunamente

confrontata con il documento di trasporto (DDT); questa fase nelle concerie è, in molti

casi, ipotetica infatti il pellame grezzo ha caratteristiche standard che non incidono

pesantemente sul processo produttivo, è quest’ultimo che conferisce le proprietà alla

pelle. Il pellame grezzo viene quasi sempre accettato e caricato in magazzino (celle

frigorifere) dove resterà in attesa della concia nel bottale.

Al momento del ricevimento della merce si ha l’emissione di una bolla di carico

in magazzino che documenta la movimentazione in aumento della consistenza di

pellame grezzo, l’unità di misura per esprimere questa variazione è prevalentemente la

numerazione delle pelli in entrata, altre imprese pesano invece la merce ricevuta e

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movimentano il magazzino in base ai chili del pellame grezzo; molti criticano questa

scelta in quanto si provvede a pesare anche il sale necessario per la conservazione della

merce, alterando così il calcolo della resa effettiva della pelle grezza, che come sarà

accennato successivamente risulta una base di valutazione a fini fiscali dell’impresa in

questione.

- Figura 2 - Mappatura delle fasi di gestione magazzino -

Chiusa la fase iniziale di approvvigionamento, si scarica (tramite una bolla) il

magazzino pellame grezzo che viene inviato alla lavorazione; la figura proposta su

questo aspetto è abbastanza semplicizzata poiché come descritto nel capitolo 2 le fasi

del processo produttivo generano prodotti intermedi o semilavorati (wet-blue, crust o

stampati) che non vengono qui individuati ma capaci di creare tipologie di magazzini

intermedi ma ugualmente necessari di una gestione accurata, soprattutto a sostegno di

un controllo dell’andamento del processo produttivo.

(16)

Inoltre la Camaleonte provvede ad esternalizzare

7

parte delle fasi di lavorazione

a terze imprese specializzate, la merce viene ad essi consegnata per subire precise

trasformazioni e riconsegnata pronta per un nuovo inserimento nel processo produttivo

interno; tutto ciò deve essere opportunamente documentato con bolle di consegna che

identifichino il passaggio fisico della merce al terzista, questo provvederà poi a

consegnare insieme alla merce o successivamente, la relativa fattura per la prestazione

effettuata.

Al termine del processo produttivo si provvede a caricare nel magazzino prodotti

finiti la pelle pronta per la consegna, come già accennato i tempi di giacenza sono

abbastanza brevi, poiché si lavora su commessa.

Nella movimentazione del magazzino prodotti finiti cambia l’unità di misura dei

carichi e dello scarico del magazzino. Non si numerano più le pelli disponibili ma si

individuano i m² disponibili. Definire la superficie di pelle prodotta permette di

individuare la resa ottenuta dalla lavorazione.

La merce infine viene spedita con la relativa fattura accompagnatoria.

5.4.3. La gestione degli ordini ricevuti

La gestione interna del processo di lavorazione e l’effetto da esso prodotto sulla

composizione del magazzino, trova un utile supporto se si considera l’organizzazione e

la struttura degli strumenti software per la gestione dei semilavorati e prodotti finiti in

relazione agli ordini ricevuti.

Solitamente prima della ricezione dell’ordine l’azienda stringe una serie di

contatti preliminari

8

per individuare le esigenze, i bisogni e le richieste del cliente. È

con l’acquisizione dell’ordine d’acquisto che ha inizio un processo di gestione interna

per il suo trattamento, termina, invece, con la sua completa evasione, dopo

l’implementazione di una serie di operazioni interne.

L’ordine perviene solitamente in forma scritta, in caso di clienti di fiducia il

ciclo può cominciare anche tramite accordi telefonici o verbali, seguiti poi da conferma

via fax.

7

Vedi Capitolo 2. 8

Le tipologie di approccio con il cliente sono definiti dalla disciplina di due tipi: PULL dove è il cliente che si rivolge all’azienda; o PUSH: dove l’azienda tramite una rete di agenti cerca indirizzare i clienti verso i propri prodotti.

(17)

La gestione in automatico delle dinamiche derivanti da operazioni di natura

interna ed esterna permette di comprendere la posizione fisica dei semilavorati in base

agli ordini ricevuti, lo stato di avanzamento della lavorazione e quindi la composizione

dei relativi magazzini

9

inoltre rappresentano validi supporti per gestire il rapporto con il

cliente. Con l’ausilio, quindi, di strumenti software funzionali sviluppati per la

trattazione e all’archiviazione della documentazione riguardante il ciclo dell’ordine

ricevuto, è possibile quindi avere un quadro sempre aggiornato della gestione

dell’azienda, più nello specifico del magazzino e dell’area vendite e marketing.

Il software permette che ogni cliente (effettivo o potenziale), fornitore e agente

di vendita sia schedato in un apposito archivio anagrafico dove sono inseriti tutti i dati

che racchiudono le informazioni necessarie per intrattenere i rapporti di vendita o di

acquisto. Negli archivi clienti e fornitori i soggetti sono classificati in conformità a

codici identificativi. Più nello specifico un archivio può contenere:

• Dati anagrafici;

• Dati contabili;

• Dati inerenti le condizioni di pagamento;

• Informazioni generali.

10

Il sistema inoltre non accetta eventuali ordini fino a che il cliente non è

opportunamente registrato; i primi ordini di un cliente nuovo solitamente avvengono via

fax allegando tutto le informazioni richieste; il sistema non provvede adesso ad emettere

la conferma dell’ordine, procede prima ad effettuare una verifica dell’affidabilità del

cliente e la disponibilità di prodotti in magazzino.

Da questo si evince come il modulo per la gestione degli ordini debba essere

opportunamente integrato con la contabilità dei clienti e del magazzino. È

indispensabile verificare lo stato delle scorte per eventualmente fornire l’input alla

funzione acquisti o alla produzione per decidere di adeguare le scorte per coprire

l’ordine. L’accertamento dell’assenza di prodotti finiti disponibili in magazzino

permette una valutazione della possibilità di produrli in tempi brevi, grazie alla

visualizzazione dello stato di avanzamento degli ordini in corso di lavorazione o del

tempo necessario per portare a termine un intero ordine di produzione. Nel caso

9

Si è già accennato come la complessità del processo produttivo conciario provochi il potenziale sorgere di magazzini intermedi. Come il Magazzino Wet-Blue, Crust e Stampato.

10

QUAGLI ALBERTO, DAMERI PAOLA, INGHIRAMI E. IACOPO - “I Sistemi informativi gestionali” FrancoAngeli 2005.

(18)

l’azienda non fosse in grado di tenere fede alle condizioni di vendita per le quali si è

accordata, dovrà rinunciare all’ordine (improbabile che avvenga) o provvederà alla

conferma d’ordine.

La forma del prospetto e dello stato di avanzamento degli ordini per articolo

presenta la seguente forma:

- Figura 3 - La lista d’ordini per articolo -

Come si può notare dalla figura il processo produttivo viene distinto in 4 fasi:

Scelta (indicata col numero 0), Tintura (1), Rifinizione (2) e Magazzino Prodotti Finiti

(3); è possibile quindi individuare in quale stadio della lavorazione le pelli si trovino

effettivamente così anche da individuarne il posizionamento fisico in azienda. Sarebbe

inconcepibile ed estremamente complicato dividere in un numero di fasi superiore in

quanto porterebbe solo perdite di efficienza in quanto non si avrebbero informazioni

aggiuntive ma solo sforzi aggiuntivi.

Al momento dell’accettazione dell’ordine del cliente è possibile provvedere alla

registrazione del quantitativo da avviare alla produzione; il prospetto comprende una

descrizione della tipologia di prodotto, il numero di pelli da lavorare e il colore.

Ogni cliente è inserito in un database contenente tutte le informazioni sul suo

conto, una sorta di prospetto temporale aggiornabile ogniqualvolta questo entra in

contatto con l’azienda; con un software apposito è poi possibile immettere direttamente

il codice del cliente per avere un’immissione dell’ordine in automatico.

Ogni passaggio tra le fasi di lavorazione viene comunicato all’amministrazione

tramite cartellini di produzione (subito registrati) compilati dai responsabili dei reparti,

(19)

questi contengono le informazioni sullo status fisico della pelle, sulle caratteristiche

apportategli e sulle lavorazioni ancora da effettuare insieme ad una previsione sui tempi

per il termine della lavorazione.

Descrivendo il funzionamento del prospetto d’ordine vediamo che tra la fase 0 e

la fase 1 non si presentano trasformazioni fisiche del semilavorato esso si presenta alla

fase di tintura dopo che questo è stato conciato e scelto

11

per una specifica destinazione

finale; le fasi lavorative che conferiscono le caratteristiche imposte dall’ordine sono

nella fase 1 e 2, inutile dire che queste assorbono quasi per intero lead-time per il

cliente. Eventualmente se alcune fasi di lavorazione possono essere esternalizzate; sui

cartellini consegnati vi saranno indicate le lavorazioni subite dalla pelle, sul prospetto

possono essere inserite note promemoria per sapere che la pelle fisicamente non si trova

in azienda.

Quando il prodotto è pronto e termina la propria lavorazione è portato in fase 4 e

caricato in magazzino prodotti finiti in attesa della consegna, in questo stesso momento

si ha anche la movimentazione del magazzino che sarà scaricato, quando la merce uscirà

e si provvederà anche a chiudere l’ordine nel prospetto per registrarlo negli ordini evasi.

In figura viene proposto un esempio possibile che descrive una situazione in cui

è stato ricevuto e accettato un ordine di 10 pelli con scadenza prevista per la consegna

fissata al 31/01, attualmente cioè al 20/01 sono in lavorazione 6 pelli in fase di

rifinitura, 4 ancora da avviare alla lavorazione.

Il responsabile di magazzino potrà tramite tale prospetto accedere ad

informazioni sullo stato di avanzamento della produzione e poter rispondere così ad

eventuali solleciti della clientela.

Dal punto di vista gestionale, l’ordine non movimenta il magazzino in modo

definitivo. Si prevede che vi sia una sorta di prenotazione dei beni in attesa della

consegna. A tal proposito è prevista la tenuta di report informativi della merce in

magazzino individuando quale della presente sia soggetta ai vincoli, appena detti, di

prenotazione. È evidente che una volta inserito un ordine questo provocherà delle

modifiche sul magazzino, presenta la funzionalità aggiuntiva quindi di essere un

documento di prelievo.

11

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