PARTE TERZA
“ANALISI DI ALCUNI ASPETTI DELLA GESTIONE AZIENDALE:
IL MAGAZZINO E L’AREA VENDITE”
CAPITOLO QUINTO
“STRUMENTI PER LA GESTIONE DI MAGAZZINO E PER
L’ANALISI DELLA PRODUZIONE”
5.1. La regolamentazione normativa del magazzino
La tenuta della contabilità di magazzino costituisce ormai una necessità per
qualsivoglia azienda, poiché consente l’adeguato controllo della gestione. Rappresenta
inoltre uno strumento di vigilanza amministrativa e fornisce l’inventario contabile delle
scorte. Risulta quindi che le scritture di magazzino non si concepiscano solo come
obblighi dettati da norme civili e fiscali, ma sono chiamate a rispondere anche alle
naturali esigenze organizzative dell’impresa.
Non esistono norme civilistiche che obblighino alla tenuta delle scritture di
magazzino
1, esse, infatti, indirizzano più ad una corretta applicazione delle scritture
seguendo principi di chiarezza, veridicità e correttezza. In tema di adempimenti
obbligatori è invece la normativa fiscale che integra quella civilistica, nell’Art. 14 del
DPR 600/73
2in particolare; ove si impone l’obbligo di tenuta delle scritture ausiliarie di
magazzino quando si ha il superamento dei seguenti parametri:
• € 5.164.568,99 di ricavi annui;
1
L’Art. 2219 c.c. fa riferimento alla “ordinaria contabilità” ossia una corretta impostazione secondo una metodologia contabile chiara che non consenta dubbi interpretativi.
2
• € 1.032.913,80 di rimanenze finali.
L’obbligo di adozione delle scritture in esame decorre dal secondo periodo d’imposta
successivo a quello in cui per la seconda volta consecutiva si siano superati entrambi i
suddetti parametri, l’adozione delle scritture non è irreversibile; l’obbligo cessa a
decorrere dal primo esercizio successivo a quello in cui per la seconda volta
consecutivamente, non si ha il superamento di anche solo uno dei limiti di ricavi annui e
rimanenze finali sopra indicati.
Inoltre si individuano categorie di soggetti che non possono essere esonerati
dalla tenuta delle scritture di magazzino in quanto presentano la forma di:
• Società di Capitali;
• Società in nome collettivo, in accomandita semplice ed equiparate
(esclusa la società semplice);
• Le imprese individuali che tengono la contabilità ordinaria.
3In base quindi alle caratteristiche soggettive delle imprese si determina l’obbligo
di tenuta delle scritture contabili di magazzino; la Camaleonte in quanto società di
capitali è sottoposta a tale obbligo, inoltre se supera i parametri imposti dal DPR
600/73; per tale motivo è opportuno prendere in esame le modalità di tenuta del
magazzino, le scritture forniscono una serie di informazioni sulla gestione e
sull’organizzazione aziendale utili per avere un quadro più significativo della nostra
azienda.
Nella figura 1 vengono presentati e riassunti i soggetti obbligati a tenere le
scritture di magazzino.
• 3
MEMENTO PRATICO IPSOA-FRANCIS LEFEBVRE - “ Contabile 2006 ” Ipsoa-Francis Lefebvre
AL PICCOLO DETTAGLIO: non vi è alcun obbligo di tenuta della contabilità di magazzino;
- Figura 1 - Obblighi di tenuta delle scritture per tipologia di aziende -
5.2. Problematiche legate al magazzino
La Camaleonte, come accennato in precedenza, opera eseguendo una produzione
programmata in linea con gli ordini ricevuti. Opera, quindi, su commessa ottenendo così
un’eliminazione teorica del magazzino prodotti finiti, infatti, il peso che assumono le
scorte di materie prime e di semilavorati rispetto ai prodotti finiti da un punto di vista
finanziario risulta ampiamente maggiore.
IMPRESE MERCANTILI
il controllo fiscale è tenuto mediante registratori di cassa.
AL GRAN DETTAGLIO: obbligo limitato alla registrazione dei movimenti dei magazzini centrali ai punti vendita.
ALL’INGROSSO: obbligo di tenere la
contabilità di magazzino a quantità o a quantità e valori.
PRODUZIONI IN SERIE O A CICLO CONTINUO:
obbligo di tenere la contabilità di magazzino a quantità o a quantità e valori per semilavorati, prodotti finiti, materie prime; destinate ad essere incorporate
fisicamente nei prodotti finiti imballaggi utilizzati per il confezionamento dei prodotti.
IMPRESE INDUSTRIALI
PRODUZIONE DI OPERE PLURIENNALI SU APPALTO E DI BENI VALUTATI A COSTI SPECIFICI: obbligo di tenere delle schede di lavorazione a valori delle quali devono risultare i costi direttamente imputabili al bene.
obbligo di tenere la contabilità di magazzino
limitatamente alle materie prime utilizzate per produrre il servizio.
Tutte le aziende di produzione, quindi anche la Camaleonte cercano di non
interrompere mai il flusso di fattori produttivi in ingresso mantenendo livelli di scorta
adeguati per garantire il ciclo produttivo. Nel nostro caso specifico operare su
commessa significa ridurre al minimo i tempi di attesa e di risposta verso il cliente, si
persegue l’obiettivo di mantenere in magazzino una determinata quantità di pellame
grezzo. Considerando però che la materia prima ha la caratteristica di essere deperibile
in tempi abbastanza brevi, occorre quindi procedere almeno alle fasi di pre-concia per
non far putrefare la pelle grezza, la “vera” scorta iniziale quindi può ricollegarsi su un
semilavorato della pelle il wet-blue, la Camaleonte, così come le altre concerie cerca di
avere a disposizione pellami già conciati, così da poter anticipare gli ordini per ridurre i
tempi di consegna.
Difficile ma possibile seguire gli approcci proposti dall’approccio alla Total
Quality Management
4, partendo dal presupposto che qualsiasi azienda cerchi di
eliminare ogni eccesso di scorte senza mettere a rischio l’attività aziendale.
Infatti i capitali “investiti” per la composizione del magazzino potrebbero
generare redditi, anziché oneri finanziari, se impiegati ad esempio in titoli a reddito
fisso.
Premesso questo risulta improbabile concepire questi principi in una conceria,
infatti non ci troviamo nella situazione di dover operare su lavorazioni standard con
materie prime uguali e con difetti minimi, ogni pelle è diversa per dimensione, spessore,
resa, difetti morfologici e di lavorazione; inoltre il processo produttivo può risultare
eccessivamente lungo se l’azienda in qualche modo non tentasse di tutelarsi di scorte di
pellami o pelli preconciate.
I vantaggi che si riscontrerebbero da una corretta gestione del magazzino
possono sintetizzarsi, nel nostro caso, ad una limitazione dei costi di gestione dei
materiali presenti in magazzino e degli oneri finanziari connessi all’immobilizzazione
rappresentata dal controvalore delle merci in giacenza. Inoltre garantisce l’assolvimento
degli obblighi previsti dalla normativa vigente in termini di scritture ausiliarie di
magazzino.
Il raggiungimento di tali vantaggi risulta fondamentale, tanto che sono stati
studiati negli anni metodi e applicazioni volti a razionalizzare la gestione dei materiali;
lo strumento software risulta fondamentale per garantire che la contabilità di magazzino
4
La TQM introdusse la condizione fondamentale per l’efficienza produttiva: la riduzione a 0 del magazzino operando just in time.
abbia un elevato grado di dettaglio capace di assolvere esigenze informative interne ed
esterne accurate, tempestive e articolate.
5.3. Metodi di pianificazione e gestione del magazzino
Le scorte sono facilmente configurabili in tre tipi: materie prime, semilavorati e
prodotti finiti. Se ad un alto livello di scorte si può associare un’ampia libertà di
manovra nella gestione produttiva per un basso livello invece, si hanno notevoli
risparmi in termini di costo, occorre quindi un compromesso.
Aziende che operano su commessa lavorano a contratto acquisito, non esiste
quindi il problema del magazzino prodotti finiti (eccetto che per fini fiscali), problemi
invece esistono per la gestione del semilavorato soprattutto se la lavorazione richiede
tempi lunghi e si basa su una tecnologia disponibile come nel settore conciario.
La questione su cui si dipana il problema è la determinazione del fabbisogno di
materie prime o semilavorati, in molti casi grazie ad algoritmi relativi alla domanda si
riesce a pervenire alla determinazione dei consumi previsti di materie prevedendone
così l’approvvigionamento. Fondamentale quindi è comprendere quanto e quando
ordinare.
Ogni azienda in base alle proprie caratteristiche distintive esegue delle
considerazioni riguardo ai propri fabbisogni introducendo i concetti di: lotto economico
di acquisto, punto di riordino e scorta di sicurezza. Non risentono invece delle
caratteristiche aziendali i costi che le aziende sostengono per la gestione del magazzino;
esistono infatti due tipologie distinte di costi, divise dal loro comportamento rispetto al
variare del numero delle scorte.
I costi di gestione sono quelli che risentono del variare delle scorte si tratta ad
esempio:
• Affitti reali o figurativi degli spazi destinati all’accoglimento della merce;
• Ammortamenti, reali o figurativi, delle attrezzature destinate alla conservazione
dei beni;
• Interessi, reali o figurativi, legati alla remunerazione del capitale investito in
merci;
• Perdite nel valore commerciale dei beni dovuti ad obsolescenza o “cali tecnici”
ecc.
I costi invece insensibili alle giacenze sono definiti costi di acquisizione e sono
ad esempio:
• Costi legati alla redazione di richieste di offerta, di emissione degli ordini e di
controllo delle consegne;
• Costi legati al controllo delle lavorazione in corso sia interne che esterne;
• Costi legati alla contabilizzazione delle fatture e all’emissione di pagamenti ecc.
Studiare il loro andamento aiuta a comprendere il peso che questi possono avere
rispetto alle quantità ordinate.
Le aziende produttive devono garantirsi un rifornimento di materie prime per
soddisfare immediatamente le esigenze di acquisto dei clienti; il livello delle scorte di
un articolo dipende dai consumi effettuati, dalla quantità di approvvigionamento e dalla
frequenza di quest’ultimo. Il consumo invece di materie prime è dettato dalla
consistenza della domanda.
I metodi più utilizzati per dare una sorta di linee guida alla gestione del
magazzino sono due:
• EOQ (Economic Order Quality): prevede l’acquisto o la messa in
produzione di quantità fisse ogniqualvolta l’analisi delle giacenze
presenta un fabbisogno, serve quindi un periodico monitoraggio delle
scorte. Inoltre grazie alla piena coscienza delle quantità da acquistare è
possibile strappare prezzi più convenienti;
• EOP (Economic Order Period): prevede riordini effettuati a scadenze
fisse ma con quantità variabili in base al fabbisogno riscontrabile al
momento; occorre una forte sistematicità temporale nell’analisi dei
fabbisogni, ma porta ad una variabilità dell’ordine spesso non gradita dal
fornitore;
Si considerano anche altri aspetti come il punto di riordino che è definito come
“il livello assunto dalla scorta quando quest’ultimo è appena sufficiente a sopperire ai
fabbisogni nel periodo necessario all’approvvigionamento”
5; a tale concetto si aggiunge
la problematica che può accompagnarsi ad eventi straordinari e imprevisti che possono
intaccarlo.
Un ritardo nelle consegne o un incremento della domanda nel periodo di
approvvigionamento sono eventi non certo inusuali nella vita aziendale, per queste
emergenze si cerca di porre degli ammortizzatori considerando una scorta di sicurezza
in aggiunta al punto di riordino per evitare l’inattività dell’azienda, di solito è una sorta
di arrotondamento del punto di riordino definito da un responsabile di magazzino in
base alle proprie esperienze e al buonsenso.
5.4. L’approccio della Camaleonte
Premettiamo subito che le rimanenze sono valutate al minor valore tra il costo di
acquisto e di fabbricazione o di produzione, comprensivo degli oneri accessori, ed il
valore di presunto realizzo desumibile dall’andamento del mercato. La valorizzazione
delle movimentazioni di magazzino e delle scorte rappresenta uno dei problemi
fondamentali per le imprese. La valutazione è il processo di sintesi delle caratteristiche
qualitative e quantitative di un determinato bene in un valore monetario, tendente a
rendere possibile la comparazione di beni non omogenei. Il criterio di valutazione che
viene indicato dalla normativa sia fiscale che civilistica è il criterio del costo.
Si considera, come già accennato sopra, il costo di acquisto, esso si riferisce a
beni di fornitura esterna la cui determinazione del costo si basa sulla fattura d’acquisto.
Il costo d’acquisto è dato quindi, dalla somma del prezzo al netto di eventuali sconti
mercantili, dei resi, degli abbuoni e degli oneri accessori; sono invece esclusi gli oneri
finanziari.
È possibile che esistano anche beni a produzione interna che non hanno quindi
una valorizzazione basata su fatture, in questo caso il costo di produzione è dato dal
valore dei fattori produttivi impiegati, nel nostro caso tale costo è dato dalla somma dei
costi fissi e variabili di natura industriale.
5
MARCO PANCOTTI, ADRIANO DE LUCA - “ Informazioni per la gestione dei materiali: come ottenere un vantaggio competitivo dalla gestione informatica del magazzino ” FrancoAngeli 1994 pag. 49
Le giacenze di articoli obsoleti o a lento rigiro sono svalutate tenendo conto
delle possibilità di utilizzo e di realizzo. La configurazione di costo adottata è quella
denominata LIFO
6.
Tale metodo si fonda sull’ipotesi che le quantità acquistate o prodotte più
recentemente siano le prime ad essere vendute o utilizzate nella produzione.
Questo metodo valorizza a costi correnti gli scarichi per i consumi (escono per
primi gli ultimi pezzi entrati scaricati ai prezzi più aggiornati) e a costi storici la scorta
di magazzino (considera in rimanenza i pezzi entranti nei periodi più lontani).
Tralasciando gli aspetti pratici, occorre affermare che la scelta del LIFO porta
alla luce una serie di considerazioni sulla sua attuazione nell’impresa conciaria; a fini
pratici esso comporta una diminuzione del valore monetario del magazzino e quindi
dell’Attivo dello Stato Patrimoniale, questo ha il vantaggio di valutare con un principio
di veridicità, poiché le materie acquistate per prime che continuano la loro giacenza in
magazzino spesso hanno un costo di acquisto inferiore alle ultime entrate; questo risulta
più appropriato soprattutto per quei settori, come il nostro, dove i prodotti sono
fortemente sottoposti ad obsolescenza dovuta ai gusti dettati dalla moda, le rimanenze
iniziali di un esercizio con scarsa probabilità saranno commercializzate e dovranno
altresì essere svalutate. Questo aspetto difficilmente si presenta nella nostra azienda gli
ordini vengono quasi sempre evasi per intero generando un magazzino prodotti finiti di
scarsa consistenza e a forte rotazione.
Nel nostro caso va ricordato come la materia prima pelle grezza deperisca circa
nell’arco di due settimane, è quindi improponibile pensare di avere un elevato
magazzino materia prima “pelle grezza”; queste, infatti, vengono mandate in
produzione conciandole in modo da renderle indeperibili; la politica della Camaleonte
tende a garantirsi una piccola scorta di sicurezza di pelli grezze (a discrezione del
responsabile del magazzino che ne modifica la consistenza valutando la situazione
attuale) in quanto non è su di essa che si asserisce per la gestione della produzione, la
pelle grezza, infatti, viene depositata in celle frigorifero e messa nel breve periodo in
lavorazione per il trattamento in wet-blue, il pellame conciato rappresenta il vero
magazzino materie prime sul quale la nostra azienda genera le considerazioni per lo
6
“Last in First Out” tradotto l’ultimo entrato è il primo ad uscire. Il LIFO può essere calcolato in modo continuo aggiornando cioè il valore delle scorte e degli scarichi a ogni variazione del magazzino; o a scatti utilizzando una metodologia di scarico con riferimento ai movimenti del magazzino avvenuti in un certo periodo di tempo,
svolgimento della produzione, serve quindi ampliare la riserva di pellame in wet-blue se
questo è in quantità inferiore rispetto agli ordini ricevuti.
Ricordo che la lavorazione in wet-blue permette di ottenere una pelle conciata al
cromo (che gli conferisce appunto il colore bluastro), completamente indeperibile e,
inoltre può conservarsi mantenendo le proprie caratteristiche (soprattutto di spessore)
richieste per la lavorazione, con l’ausilio anche trattamenti antibatterici e antimuffa per
conservare le caratteristiche estetiche così da renderla idonea a sostenere le lavorazioni
richieste dagli ordini. L’unico difetto è che la pelle a lungo conservata perde
quell’umidità che la rende morbida al tatto, necessita quindi di un nuovo trattamento in
bottale per così dire rinfrescarla. Quindi la lavorazione in wet-blue avviene in completa
autonomia rispetto agli ordini ricevuti, altro non è che una serie di trattamenti che
preparano la pelle per essere lavorata nelle modalità richieste dalle caratteristiche
dell’output.
Premesso questo la nostra azienda si tutela quindi mantenendo scorte di pellame
in wet-blue in quantità pari da coprire circa tre o quattro mesi di lavorazione senza
approvvigionamenti (tali scorte comprendono non solo pellami conciati ma anche
materie prime ausiliarie come il cromo necessario alle lavorazioni successive), in modo
da tutelarsi per esempio da eventuali ritardi di consegne, incrementi della domanda e
scioperi dei trasporti; queste scorte sono poi messe in lavorazione quando l’ordine viene
confermato. È anche possibile che l’azienda a fronte di un incremento del livello degli
ordini decida di saltare la prima parte del processo e approvvigionarsi direttamente da
terzi di pellame lavorato in wet-blue.
La politica dell’approvvigionamento di pelli grezze tiene conto di una serie di
aspetti: a seconda del mercato in cui vengono acquistate le pelli, i tempi di consegna
mutano in maniera consistente. Generalmente la Camaleonte si approvvigiona su
mercati europei con tempi di consegna che si assestano ad un mese circa, chi invece
acquista sul mercato americano o asiatico ha un allungarsi dei tempi, poiché il trasporto
avviene via nave, vista l’antieconomicità che avrebbe dal trasporto aereo a causa del
peso che le pelli hanno (circa 20 Kg cadauno). È interessante notare che i mercati in cui
si affacciano le aziende per approvvigionarsi operano individuando mensilmente la
quantità di pellame disponibile alla vendita in base al numero di macellazioni che si
prevede verranno eseguite nel mese successivo; se ad esempio il mercato fittizio
prevede che nel mese X saranno macellati per esempio 1000 capi di bestiame, quindi
avremmo una capacità di vendita pari a 1000 pelli grezze che saranno consegnate nel
mese X+1, in pratica se la Camaleonte richiedesse una certa quantità di pellami, questi
saranno consegnati nel mese successivo all’ordine e riguarderà pelli grezze non ancora
disponibili in realtà, in quanto l’animale è ancora vivo.
Come detto l’azienda ha nella propria gamma di prodotti anche pelli stampate,
poiché queste pelli debbono possedere caratteristiche standard di spessore senza le quali
la suddetta lavorazione non potrebbe essere eseguita correttamente, si tutela creando
anche un magazzino pelli in Crust (in pratica pronte allo stampaggio) esclusivamente
per incrementare la capacità di risposta e ridurre i tempi di consegna a fronte di una
richiesta di pelli stampate. La composizione di questa sorta di riserva non segue una
metodologia specifica, si basa su supposizioni spesso fornite dagli ordini previsionali
ricevuti.
Il pacchetto clienti inoltre opera su mercati mondiali proponendo collezioni di
abbigliamento e accessori di solito a cadenza annuale, in genere queste vengono studiate
a preventivo e producono una sorta di ordini previsionali che rappresentano il
fabbisogno di materie prime per coprire la domanda delle collezioni in uscita, i quali
vengono, a loro volta, girati ai fornitori (Camaleonte). Questi documenti informativi
hanno il beneficio di generare molti vantaggi per la nostra azienda, infatti, è possibile
programmare la produzione del prodotto finito prima ancora che l’ordine venga
ricevuto, basta considerarvi un livello di tolleranza adeguato in modo tale da saper
affrontare eventuali variazioni nell’ordine originale (se per esempio l’ordine
previsionale indica una richiesta di 1000 m² di pelle stampata color nero posso in un
certo senso iniziare una produzione di 500 m² del prodotto richiesto sicuro che questa
quantità verrà sicuramente ordinata), potrò così ridurre in maniera consistente i tempi di
consegna, poiché avrò una riduzione della mole di lavoro sulla catena produttiva e una
migliore gestione del processo.
Solitamente la domanda del settore risulta essere regolare durante l’anno, scarsi,
infatti, sono gli effetti dovuti alla stagionalità (ne risente in parte il settore
dell’abbigliamento soprattutto nei mesi estivi) in quanto la richiesta di prodotti in pelle
rimane pressoché costante, la domanda può invece subire anche forti variazioni tra un
esercizio e l’altro a fronte degli sviluppi che segue la moda (infatti una delle principali
cause della crisi del settore dal 1996 al 2003 è stata la scarsa presenza della pelle nelle
collezioni di abbigliamento o calzature).
Il processo produttivo richiede quindi un’adeguata programmazione a seconda
dello status degli ordini, ricordiamo, infatti, come la lavorazione di una pelle è
contraddistinta da molte fasi ben definite, separando il processo in due stadi:
ante-concia e post-ante-concia si individua come solo le seconde risentano della composizione e
caratteristiche del prodotto ordinato, questi aspetti possono richiedere l’utilizzo di
appositi macchinari programmati a funzioni specifiche a seconda dell’output da
ottenere, se l’ordine prevede un input esiguo per il macchinario (così da non usufruire di
economie di scala) è possibile che l’azienda decida di prendere tempo attendendo che i
volumi di lavorazione aumentino a quantità tali da ripartire i costi fissi della produzione
(costi di manodopera, costi di impianto, costi per il riattrezzaggio, ecc.) su un numero
maggiore di prodotti riducendone così l’incidenza oppure decidere di cedere a terzi tale
lavorazione.
La tempestività è un aspetto fondamentale per qualsiasi realtà aziendale, ma lo è
ancora di più per aziende con cicli produttivi variabili legati all’ordine, le fasi di
lavorazione infatti mutano e devono soddisfare le necessità del cliente, che può
richiedere un output in tempi brevi “minacciando” la perdita dell’ordine, avremmo così
uno sforzo per limare i tempi di lavorazione che solitamente richiedono dalle 3 alle 4
settimane.
Detto questo si può facilmente sostenere come la nostra azienda segua un
metodo ibrido rispetto a quelli indicati, gli ordini tendono ad essere effettuati ad
intervalli costanti (grazie alla domanda quasi lineare) per mantenere il livello di scorte
in wet-blue prefissate e a quantità variabili (a seconda degli ordini ricevuti) sia di pelli
grezze sia di pelli pronte già conciate.
5.4.1. La gestione del magazzino
Il magazzino per molti rappresenta la linfa vitale dell’impresa, le funzioni che
esso assolve sono di fondamentale importanza in quanto funge da collante tra il
processo di approvvigionamento aziendale e il relativo processo produttivo e tra l’area
vendite e marketing e i bisogni della clientela. Gestire il magazzino significa
determinare quel trade-off tra le risorse interne volte al mercato e il grado di pesantezza
della strutture patrimoniale per non sconvolgere l’equilibrio aziendale dell’azienda.
In particolar modo la realtà delle imprese conciarie è sottoposta a due aspetti
critici della gestione, che deve per forza mantenersi a livelli di efficienza adeguati per
ottenere le performance previste, che per la precisione sono: la gestione del magazzino e
un corretto posizionamento lungo i canali di distribuzione e di marketing.
Il processo di rilevazione dei movimenti dei beni e della loro trasformazione
fisica è un aspetto fondamentale per la gestione dell’azienda, la contabilità del
magazzino assieme ad una corretta mappatura delle fasi del processo produttivo fornisce
un’ampia documentazione utile per processi di pianificazione e controllo della gestione
aziendale.
Alla base della contabilità di magazzino abbiamo un sistema informativo
integrato che permette all’azienda di elaborare i principali dati del magazzino così da
consentire la gestione delle scorte. Inoltre il sistema è in grado di generare e di elaborare
una molteplicità di informazioni utili a gestire i processi interni e programmare le
decisioni future. Si può verificare che al momento dell’entrata delle materie e delle
merci si abbia lo scarico dell’ordine evaso o la restituzione perché il ricevuto non
presentava le caratteristiche richieste, quando è quest’ultima possibilità a presentarsi
vengono emessi appositi verbali destinati alla rilevazione dell’operazione svoltasi e ad
aggiornare l’anagrafica del fornitore, con la probabile conseguenza che eventuali
acquisti futuri vengano commissionati ad altri.
La contabilità di magazzino si avvale di 2 strumenti:
• Il giornale di magazzino: è una scrittura cronologica che rileva
quotidianamente i movimenti in entrata e in uscita dei beni del
magazzino);
• Il mastro di magazzino: è un insieme di scritture sistematiche, è costituito
da schede specifiche per ogni articolo trattato dall’impresa. Su ciascuna
scheda si rilevano le esistenze iniziali, i carichi, gli scarichi e le
rimanenze finali.
Prendiamo in esame ora la scheda di magazzino; essa assolve una serie
importante di funzioni che permettono di estrapolare informazioni utili per lo
svolgimento della gestione. Una è appunto l’individuazione delle quantità di rimanenza
per ogni bene, con la possibilità di verifica tramite riscontri periodici sia a livello di
singola categoria di bene o per aree di magazzino fino a verificare per intero le scorte.
In più si individuano tutti i movimenti di carico e di scarico e la loro specifica
destinazione.
L’utilizzo che viene destinato al magazzino può essere soggettivo da impresa a
impresa a seconda della produzione svolta; è opinione di tutti che un elevato magazzino
generi un forte investimento del capitale aziendale a rendita pari a zero, comunque per
molti svolge una funzione di dispensa di beni all’interno dell’impresa che permette
un’ampia possibilità di manovra.
La nostra azienda gode di una situazione favorevole, il costo unitario di ogni
singola pelle grezza è basso e ha tempi di giacenza brevi, come detto in precedenza, il
magazzino materie prime risente del peso che hanno le scorte di pellame in wet-blue, è
il livello di tali scorte a generare anche tempi di giacenza elevati a seguito della
necessità di avere pellami pronti alla lavorazione. Per contro il magazzino prodotti finiti
comprende beni lavorati coincidenti con l’ordine ricevuti pronti ad essere consegnati
ovviamente dopo la fase di imballaggio.
Quindi l’impresa attua una politica di gestione del magazzino che considera i
benefici apportati da un adeguato livello di scorte maggiori dei costi sostenuti; l’ottica è
allocare al meglio le proprie risorse decidendo di acquisire i fattori della produzione
indipendentemente dalla necessità di un utilizzo immediato, può venire quindi
acquistato un elevato quantitativo di materie prime a fronte di potenziali sconti, anche
se l’impresa non ha un fabbisogno tale da giustificare l’acquisto in un particolare
momento, l’eccedenza viene messa in lavorazione, opportunamente conciata e
depositata in magazzino in attesa dell’ordine.
Il magazzino così rende possibile la garanzia della continuità del processo
produttivo evitando tutti i possibili impedimenti che possono verificarsi nel ricevimento
di una fornitura.
In una situazione in cui il magazzino prodotti finiti rappresenta solo un deposito
di beni pronti alla consegna occorre che i compiti del responsabile di magazzino trovino
riscontro presso il cliente che vuole ricevere tempestivamente le merci ordinate. Esso
infatti relaziona col magazzino per conoscere lo stato dell’ordine, il responsabile di
magazzino quindi opera in stretto contatto con l’amministrazione per conoscere e
aggiornare il prospetto d’ordine (vedi paragrafo 5.4.3.).
5.4.2. Il funzionamento del magazzino
Il nostro studio si sposta adesso sull’esposizione del processo pratico svolto per
la tenuta delle scritture di magazzino, è nostro scopo individuare le tecniche di gestione,
la circolazione e la tipologia di documenti e capire la sequenza temporale delle fasi
operative.
Per fare questo è necessario rappresentare, come in figura 2, una mappatura
sintetica per comprendere come una piccola ma efficiente realtà come la Camaleonte
adempia agli obblighi soprattutto fiscali di tenuta del magazzino.
Inizialmente l’esigenza di materiali necessari per il processo produttivo spinge
l’azienda ad approvvigionarsi, tale bisogno di materiali si formalizza in un documento
chiamato “Richiesta D’Acquisto” (RDA) contenente informazioni sintetiche sulle
esigenze di materie prime dell’azienda ( quantità, tipo prodotto, data, numero RDA ).
Ogni RDA viene approvato e archiviato, è da notare che al sorgere di
un’esigenza di materiale per la produzione non necessariamente si effettua un ordine al
fornitore, ma il magazzino materie prime può avere una consistenza tale da coprire la
RDA. Quindi è necessario verificare la disponibilità di magazzino tenendo presente gli
scarichi di magazzino previsti, la scorta di sicurezza e tempi di consegna per gli ordini
eventualmente emessi a fronte delle esigenze di materiali.
Se la disponibilità di magazzino da esito negativo occorre provvedere
all’approvvigionamento, la richiesta sarà inviata al nostro intermediario francese che
verificherà la disponibilità di pellame grezzo, wet-blue o crust sui mercati dopodichè
manderà conferma alla Camaleonte della copertura dell’ordine.
Al momento del ricevimento della merce l’ordine emesso verrà opportunamente
confrontata con il documento di trasporto (DDT); questa fase nelle concerie è, in molti
casi, ipotetica infatti il pellame grezzo ha caratteristiche standard che non incidono
pesantemente sul processo produttivo, è quest’ultimo che conferisce le proprietà alla
pelle. Il pellame grezzo viene quasi sempre accettato e caricato in magazzino (celle
frigorifere) dove resterà in attesa della concia nel bottale.
Al momento del ricevimento della merce si ha l’emissione di una bolla di carico
in magazzino che documenta la movimentazione in aumento della consistenza di
pellame grezzo, l’unità di misura per esprimere questa variazione è prevalentemente la
numerazione delle pelli in entrata, altre imprese pesano invece la merce ricevuta e
movimentano il magazzino in base ai chili del pellame grezzo; molti criticano questa
scelta in quanto si provvede a pesare anche il sale necessario per la conservazione della
merce, alterando così il calcolo della resa effettiva della pelle grezza, che come sarà
accennato successivamente risulta una base di valutazione a fini fiscali dell’impresa in
questione.
- Figura 2 - Mappatura delle fasi di gestione magazzino -
Chiusa la fase iniziale di approvvigionamento, si scarica (tramite una bolla) il
magazzino pellame grezzo che viene inviato alla lavorazione; la figura proposta su
questo aspetto è abbastanza semplicizzata poiché come descritto nel capitolo 2 le fasi
del processo produttivo generano prodotti intermedi o semilavorati (wet-blue, crust o
stampati) che non vengono qui individuati ma capaci di creare tipologie di magazzini
intermedi ma ugualmente necessari di una gestione accurata, soprattutto a sostegno di
un controllo dell’andamento del processo produttivo.
Inoltre la Camaleonte provvede ad esternalizzare
7parte delle fasi di lavorazione
a terze imprese specializzate, la merce viene ad essi consegnata per subire precise
trasformazioni e riconsegnata pronta per un nuovo inserimento nel processo produttivo
interno; tutto ciò deve essere opportunamente documentato con bolle di consegna che
identifichino il passaggio fisico della merce al terzista, questo provvederà poi a
consegnare insieme alla merce o successivamente, la relativa fattura per la prestazione
effettuata.
Al termine del processo produttivo si provvede a caricare nel magazzino prodotti
finiti la pelle pronta per la consegna, come già accennato i tempi di giacenza sono
abbastanza brevi, poiché si lavora su commessa.
Nella movimentazione del magazzino prodotti finiti cambia l’unità di misura dei
carichi e dello scarico del magazzino. Non si numerano più le pelli disponibili ma si
individuano i m² disponibili. Definire la superficie di pelle prodotta permette di
individuare la resa ottenuta dalla lavorazione.
La merce infine viene spedita con la relativa fattura accompagnatoria.
5.4.3. La gestione degli ordini ricevuti
La gestione interna del processo di lavorazione e l’effetto da esso prodotto sulla
composizione del magazzino, trova un utile supporto se si considera l’organizzazione e
la struttura degli strumenti software per la gestione dei semilavorati e prodotti finiti in
relazione agli ordini ricevuti.
Solitamente prima della ricezione dell’ordine l’azienda stringe una serie di
contatti preliminari
8per individuare le esigenze, i bisogni e le richieste del cliente. È
con l’acquisizione dell’ordine d’acquisto che ha inizio un processo di gestione interna
per il suo trattamento, termina, invece, con la sua completa evasione, dopo
l’implementazione di una serie di operazioni interne.
L’ordine perviene solitamente in forma scritta, in caso di clienti di fiducia il
ciclo può cominciare anche tramite accordi telefonici o verbali, seguiti poi da conferma
via fax.
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Vedi Capitolo 2. 8
Le tipologie di approccio con il cliente sono definiti dalla disciplina di due tipi: PULL dove è il cliente che si rivolge all’azienda; o PUSH: dove l’azienda tramite una rete di agenti cerca indirizzare i clienti verso i propri prodotti.
La gestione in automatico delle dinamiche derivanti da operazioni di natura
interna ed esterna permette di comprendere la posizione fisica dei semilavorati in base
agli ordini ricevuti, lo stato di avanzamento della lavorazione e quindi la composizione
dei relativi magazzini
9inoltre rappresentano validi supporti per gestire il rapporto con il
cliente. Con l’ausilio, quindi, di strumenti software funzionali sviluppati per la
trattazione e all’archiviazione della documentazione riguardante il ciclo dell’ordine
ricevuto, è possibile quindi avere un quadro sempre aggiornato della gestione
dell’azienda, più nello specifico del magazzino e dell’area vendite e marketing.
Il software permette che ogni cliente (effettivo o potenziale), fornitore e agente
di vendita sia schedato in un apposito archivio anagrafico dove sono inseriti tutti i dati
che racchiudono le informazioni necessarie per intrattenere i rapporti di vendita o di
acquisto. Negli archivi clienti e fornitori i soggetti sono classificati in conformità a
codici identificativi. Più nello specifico un archivio può contenere:
• Dati anagrafici;
• Dati contabili;
• Dati inerenti le condizioni di pagamento;
• Informazioni generali.
10Il sistema inoltre non accetta eventuali ordini fino a che il cliente non è
opportunamente registrato; i primi ordini di un cliente nuovo solitamente avvengono via
fax allegando tutto le informazioni richieste; il sistema non provvede adesso ad emettere
la conferma dell’ordine, procede prima ad effettuare una verifica dell’affidabilità del
cliente e la disponibilità di prodotti in magazzino.
Da questo si evince come il modulo per la gestione degli ordini debba essere
opportunamente integrato con la contabilità dei clienti e del magazzino. È
indispensabile verificare lo stato delle scorte per eventualmente fornire l’input alla
funzione acquisti o alla produzione per decidere di adeguare le scorte per coprire
l’ordine. L’accertamento dell’assenza di prodotti finiti disponibili in magazzino
permette una valutazione della possibilità di produrli in tempi brevi, grazie alla
visualizzazione dello stato di avanzamento degli ordini in corso di lavorazione o del
tempo necessario per portare a termine un intero ordine di produzione. Nel caso
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Si è già accennato come la complessità del processo produttivo conciario provochi il potenziale sorgere di magazzini intermedi. Come il Magazzino Wet-Blue, Crust e Stampato.
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QUAGLI ALBERTO, DAMERI PAOLA, INGHIRAMI E. IACOPO - “I Sistemi informativi gestionali” FrancoAngeli 2005.
l’azienda non fosse in grado di tenere fede alle condizioni di vendita per le quali si è
accordata, dovrà rinunciare all’ordine (improbabile che avvenga) o provvederà alla
conferma d’ordine.
La forma del prospetto e dello stato di avanzamento degli ordini per articolo
presenta la seguente forma:
- Figura 3 - La lista d’ordini per articolo -
