Servizio Affari Generali COMUNE DI POLICORO
GARA TELEMATICA
PER L’AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI REGISTRAZIONE AUDIO, STENOTIPIA, TRASCRIZIONE E STAMPA DELLE RIUNIONI DEL CONSIGLIO COMUNALE DEL
COMUNE DI POLICORO PER 36 MESI CIG: Z762D7E670
CAPITOLATO SPECIALE
Art. 1 – OGGETTO DELL’APPALTO
Il presente appalto ha per oggetto l’affidamento del servizio di registrazione audio, stenotipia, trascrizione e stampa digitale e cartacea dei verbali delle riunioni del Consiglio Comunale e consimili adunanze.
Il servizio comprende la stampa su carta di due esemplari del verbale di seduta in caratteri “Times New Roman” dimensione “12” con logo dell’Ente, nonché la fornitura dei supporti magnetofonici ed informatici contenenti la registrazione fonica ed il file di scrittura in formato docx/odt e pdf.
Per stenotipia deve intendersi l’attività di trascrizione in tempo reale del dibattito, mediante idonea apparecchiatura, posseduta dalla ditta aggiudicataria, che, in caso di necessità, consenta l’immediata riproduzione fonica delle dichiarazioni, nonché la contestuale visualizzazione e stampa delle relative trascrizioni nel formato testuale predetto.
L’impresa affidataria del servizio dovrà assicurare la presenza, presso il luogo dell’adunanza, di proprio personale in possesso della professionalità occorrente per lo svolgimento dell’attività di stenotipia, munito di apparecchiatura idonea alla prestazione del servizio secondo le modalità sopra indicate.
La presenza in loco dovrà essere assicurata dall’ora di convocazione del Consiglio Comunale, che sarà previamente comunicata alla ditta aggiudicataria del servizio, fino al termine della seduta consiliare mediante PEC all’indirizzo comunicato dalla stessa.
In caso di oggettivo impedimento, tollerabile non oltre tre circostanze nel corso dell’anno contrattuale, la ditta affidataria dovrà, comunque, assicurare un servizio sostitutivo analogo a quello richiesto, comunicandolo preventivamente e comunque non oltre il giorno antecedente la data fissata per i lavori consiliari; qualora l’impedimento dovesse protrarsi oltre il limite di tolleranza sopra indicato, tale condotta sarà ritenuta giusta causa di risoluzione del rapporto per inadempimento contrattuale.
L’impresa affidataria entro due giorni lavorativi da quello di ultimazione della seduta, dovrà trasmettere il resoconto integrale della sessione consiliare, in prima bozza, in formato digitale “word”, tramite mail, all’indirizzo di posta elettronica che sarà opportunamente comunicato dal Comune, per la verifica del testo da parte del Segretario Generale, prima della stesura definitiva, il mancato rispetto dei termini medesimi sarà ritenuta giusta causa di risoluzione del rapporto per inadempimento contrattuale nel caso di numero due inadempienze nell’anno a cui sarà applicata una sanzione pecuniaria di € 50,00 per ogni giorno di ritardo.
Il testo visionato sarà ritrasmesso all’impresa affidataria che provvederà alla riproduzione nei formati succitati ed alla materiale consegna al Comune, entro i successivi cinque giorni lavorativi, il mancato rispetto dei termini medesimi sarà ritenuta giusta causa di risoluzione del rapporto per inadempimento contrattuale.
L’impresa affidataria dovrà assicurare il servizio anche in casi di urgenza con preavviso di almeno 24 ore; in tali circostanze la chiamata potrà essere effettuata anche per telefono fisso o mobile, fax o posta elettronica, ai recapiti che la ditta affidataria è tenuta ad indicare in caso di aggiudicazione.
Art. 2 – DURATA DELL'APPALTO
La durata dell’appalto è di 36 mesi decorrenti dalla sottoscrizione contrattuale dal MEPA.
L’avvio potrà avvenire anche sotto le riserve di legge della stipula del contratto, comunque dopo l'adozione della determina di aggiudicazione.
L’Amministrazione, ai sensi dell’art. 106, comma 11, del D.Lgs. n. 50/2016, si riserva la possibilità dell’eventuale proroga tecnica, per una durata massima di ulteriori 6 mesi e nelle more dello svolgimento della procedura di scelta del nuovo contraente, inviando una semplice richiesta scritta all’aggiudicatario prima della scadenza contrattuale. In tal caso il contraente è tenuto all’esecuzione delle prestazioni previste nel contratto agli stessi prezzi, patti e condizioni offerti o più favorevoli per la stazione appaltante.
Art. 3 – PROCEDURA DI AGGIUDICAZIONE
L’affidamento avverrà mediante procedura RdO aperta sul Me.PA (Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione gestito da Consip S.p.A.) rivolta a tutti gli operatori economici iscritti e abilitati (entro la data di presentazione dell’offerta) al Bando SERVIZI/Categoria: “Servizi Commerciali vari”
– sottocategoria “Servizio di trascrizione e/o resocontazione”.
L’aggiudicazione del servizio avverrà in favore dell’operatore economico che, in possesso dei requisiti richiesti, avrà presentato il maggiore ribasso percentuale, IVA esclusa, sull’importo posto a base di gara, con esclusione delle offerte anomale ai sensi dell’art. 97, comma 8, del D.Lgs. n.
50/2016.
Non sarà possibile, da parte dell’operatore aggiudicatario, apportare variazioni ai prezzi applicati durante l’esecuzione del contratto.
Art. 4 – CORRISPETTIVO DELL'APPALTO
L’importo complessivo dell’appalto è stimato pari ad € 10.800,00 oltre IVA come per legge, per lo svolgimento triennale del servizio.
L’importo complessivo dell’appalto, calcolato sulla base del fabbisogno stimato, costituirà l’importo massimo stimato di spesa per la durata del contratto. Esso, dunque, è solo presunto e, quindi, non vincolante per l’Amministrazione. Ne consegue che l’affidatario non potrà pretendere alcunché nel caso in cui alla scadenza dei termini contrattuali l’affidamento non dovesse raggiungere l’importo sopraindicato.
L’importo posto a base di gara è di € 60,00 oltre I.V.A., soggetto a ribasso, corrispondente al compenso omnicomprensivo per ogni ora di registrazione della seduta del Consiglio Comunale, dall'ora di inizio all'ora di scioglimento della seduta, nel rispetto di tutti gli oneri e obblighi di cui al
Capitolato Speciale d’Appalto.
La frazione di ora, pari o inferiore ai trenta minuti, non sarà calcolata, mentre sarà considerata per ora intera la frazione superiore ai trenta minuti.
L’importo dovuto sarà quello derivante dalle sedute effettivamente svolte, applicando il prezzo unitario, scaturito dal ribasso offerto e non soggetto a revisione prezzi o modifiche di alcun tipo.
Si precisa che in merito agli oneri della sicurezza, ai sensi e per gli effetti dell’art. 26 del D.Lgs. n.
81/2008, il servizio non presenta rischi da interferenze, dovendosi svolgere l’attività dell’appaltatore in luoghi e tempi diversi da quelli delle attività del personale dipendente dalla stazione appaltante, per cui l’importo di detti oneri è pari a € 0,00. Di conseguenza, e in applicazione della determinazione dell’Autorità pe la Vigilanza sui contratti pubblici di lavori, servizi e forniture n. 3 del 05.03.2008, la Stazione appaltante non è tenuta a redigere il Documento Unico di Valutazione dei Rischi Interferenti.
Art. 5 – PERSONALE
L'appaltatore dovrà assicurare il servizio con proprio personale dipendente.
Il personale in servizio dovrà mantenere un comportamento ed un atteggiamento consono ed adeguato al luogo, all’importanza ed al momento istituzionale cui partecipa. Sarà facoltà dell'Amministrazione richiedere la sostituzione del personale che, causa il comportamento tenuto durante le assemblee, sia stato giudicato non gradito. La Ditta in tal caso dovrà provvedere alla sostituzione entro e non oltre cinque giorni dal ricevimento della comunicazione.
Tutti gli obblighi e oneri assicurativi antinfortunistici, assistenziali e previdenziali sono a carico dell'appaltatore il quale ne è il solo responsabile.
Art. 6 – INDICAZIONE SULLO SVOLGIMENTO DEL SERVIZIO
Il servizio di trascrizione dovrà essere effettuato presso la sede della ditta aggiudicataria con mezzi, strumenti e quanto necessario, di proprietà della ditta stessa e da personale specializzato dipendente della ditta medesima.
L’appaltatore deve effettuare la trascrizione rispettando le seguenti indicazioni:
• trascrizione integrale e fedele di tutto quanto registrato sul file digitale senza alcuna omissione né modifiche nella forma e nella sostanza;
• stesura del testo parola/parola con leggero inserimento di punteggiatura: non è necessaria un’attenta apposizione di virgole ma deve essere garantita la perfetta ortografia e devono essere inserite le virgole principali, oltre ai punti di chiusura frase;
• prima di ogni intervento deve essere riportato in grassetto il nome e cognome del Consigliere/Assessore o eventuale Responsabile del Settore/Servizi; non sono sufficienti le iniziali e la legenda;
• ogni punto all’ordine del giorno del Consiglio deve essere trascritto su nuova pagina, riportando il titolo in grassetto e la posizione nell’ordine del giorno (esempio n. 1,2 etc.);
• nell’intestazione va riportata la dicitura “Consiglio Comunale di Policoro” e la data della seduta;
• la numerazione delle pagine deve essere riportata in basso centrata.
Qualora si riscontrassero qualità scadenti del prodotto consegnato, l’Amministrazione provvederà a richiedere una nuova trascrizione, sostitutiva di quella nella quale sono stati riscontrati i difetti che dovrà essere consegnata entro tre giorni dalla richiesta.
L’Amministrazione, qualora rilevasse che la trascrizione contiene, in maniera ricorrente, interventi privi del nominativo del soggetto intervenuto, frasi non curate nella punteggiatura, al punto da impedire la comprensione degli interventi o un numero di errori, sia grammaticali che sintattici, così elevati da esporre l’ufficio competente ad un controllo sistematico del testo, provvederà a contestare il fatto alla ditta appaltatrice ed in carenza di idonee giustificazioni applicherà una penale pari ad € 50,00.
Art. 7 – INADEMPIENZE E PENALI
Le eventuali inadempienze riscontrate, in ordine ai tempi e alle modalità di svolgimento del servizio, verranno contestate, per iscritto, alla ditta aggiudicataria la quale potrà, entro i successivi sette giorni, presentare le proprie controdeduzioni. L’Amministrazione, esaminate le controdeduzioni, provvederà alle eventuali applicazioni della penale per ogni inadempimento.
Per ogni giorno di ritardo viene stabilita una penale pecuniaria nella misura di € 50,00 (euro cinquanta/00). Tale penale potrà essere applicata solo dopo aver contestato l’addebito al fornitore ed esaminate le controdeduzioni del medesimo, che dovranno essere presentate entro sette giorni dalla comunicazione della contestazione.
L’applicazione delle penali e l’addebito di eventuali maggiori oneri verrà effettuata mediante ritenuta, dell’importo corrispondente, dalle fatture in pagamento o mediante incameramento di parte della cauzione corrispondente all’ammontare delle somme.
L’applicazione delle penali non esclude la facoltà da parte dell’Amministrazione di risolvere il contratto né il suo diritto al risarcimento di eventuali danni.
Art. 8 – PAGAMENTO DEI CORRISPETTIVI
La Ditta aggiudicataria, con cadenza trimestrale, dovrà emettere le fatture relative al compenso per il servizio prestato.
I pagamenti sono posticipati e gli importi relativi al servizio effettuato nel periodo saranno liquidati con determinazione del Dirigente del I Settore - Ufficio Segreteria Generale - Organi Istituzionali e AA.GG., previa acquisizione del DURC attestante la regolarità contributiva. Il pagamento delle fatture viene effettuato entro il termine di 30 (trenta) giorni dal ricevimento delle stesse.
Il pagamento delle fatture è sospeso qualora siano contestate eventuali addebiti e/o siano sollevate delle contestazioni sulla regolarità delle prestazioni effettuate. Per tali sospensioni la Ditta aggiudicataria non può opporre eccezioni né pretendere risarcimento alcuno.
Sull’importo dei corrispettivi spettanti all’appaltatore saranno operate le detrazioni delle somme eventualmente dovute a titolo di penali per inadempienze o per ogni altro indennizzo o rimborso contrattualmente previsto.
Art. 9 – DIVIETI
È fatto espresso divieto all’operatore economico aggiudicatario di:
• sospendere l’esecuzione dei servizi se non per mutuo consenso, e ciò anche nel caso in cui vengano in essere controversie giudiziali o stragiudiziali con la stazione appaltante;
• cedere il contratto, a pena di nullità. È vietata la cessione anche parziale del contratto, senza il previo assenso del Comune. La cessione si configura anche nel caso in cui il soggetto aggiudicatario venga incorporato in altra azienda, in caso di cessione d’azienda o di ramo
d’azienda e negli altri casi in cui l’aggiudicatario sia oggetto di atti di trasformazione a seguito dei quali perda la propria identità giuridica;
• sub-appaltare il presente servizio
L’inosservanza dei divieti di cui ai periodi precedenti comporterà la risoluzione di diritto del contratto con addebito di colpa all’operatore economico aggiudicatario il quale sarà tenuto a sostenere tutti gli oneri conseguenti, compresi quelli derivanti dal rinnovo della procedura e al risarcimento del danno.
Art. 10 – RISOLUZIONE DEL CONTRATTO
Il contratto si risolverà di diritto per grave inadempimento dell’operatore economico aggiudicatario e specificamente:
• nel caso in cui le obbligazioni dell’appaltatore non siano eseguite secondo le modalità stabilite nell’offerta, nel Capitolato speciale e nel contratto (art.1456 cc.);
• nel caso in cui l’appaltatore, entro un congruo termine assegnatogli dalla stazione appaltante mediante diffida ad adempiere, non provveda a porre rimedio alle negligenze e/o inadempienze contrattuali che compromettano gravemente la corretta esecuzione del contratto di appalto nei termini prescritti (art. 1454 cc.);
• nel caso in cui le penali eventualmente applicate raggiungano, nel complesso, il 10% (dieci per cento) del valore del contratto;
• nel caso in cui l’appaltatore ceda il contratto senza preventiva autorizzazione;
• nel caso in cui le attività non siano state realizzate compiutamente entro il termine finale (art. 1457 cc.);
- nei suddetti casi la risoluzione si verifica di diritto quando il Comune di Policoro;
• dichiara all’appaltatore, a mezzo PEC o di lettera raccomandata A/R, che intende valersi della clausola risolutiva espressa, a cui seguirà l’escussione della garanzia prestata, salvo il risarcimento di maggiori danni;
• in caso di risoluzione del contratto per colpa dell’appaltatore questi è obbligato all’immediata sospensione dei servizi e al risarcimento del danno e la stazione appaltante è liberata da ogni obbligo sui servizi già erogati.
Inoltre, il Comune di Policoro potrà differire il pagamento di quanto dovuto a conguaglio delle spese sostenute, al fine di quantificare l’ammontare del danno che l’appaltatore abbia eventualmente provocato e debba risarcire, nonché di operare la trattenuta per equivalente dalla somma da corrispondere.
Nessuna parte potrà essere considerata inadempiente o colpevole di violazione degli obblighi contrattuali quando la mancata ottemperanza a tali obblighi sia dovuta a casi di forza maggiore (calamità naturali o eventi imprevedibili e inevitabili) verificatisi dopo la data di stipula del contratto.
In tali casi l’appaltatore non è suscettibile di ritenuta sui compensi dovuti, di penalità né di risoluzione per inadempimento.
Per quanto non espressamente regolato nel presente Capitolato speciale, relativamente alla disciplina della risoluzione e del recesso dal contratto, trovano applicazione le disposizioni di cui agli articoli 1453 e ss. del Codice Civile, nonché le disposizioni di cui al codice degli appalti.
Art. 10 – GARANZIE
Si rimanda al disciplinare allegato alla RdO.
Art. 11 – CUSTODIA DEGLI ATTI
La Ditta aggiudicataria è tenuta a custodire, con massima cura, diligenza e segretezza gli atti dell’Ente, temporaneamente in suo possesso, fino alla riconsegna, assumendosi ogni e qualsiasi responsabilità in caso di smarrimento o deterioramento.
Art. 12 - INFORMATIVA AI SENSI DEL REGOLAMENTO UE 2016/679
I dati forniti saranno trattati ai sensi della normativa vigente in tema di protezione dei dati personali, con finalità di gestione amministrativa ed ottemperanza degli obblighi di legge relativi al procedimento di scelta del contraente a cui il presente capitolato fa riferimento, ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. b) e c) del Regolamento UE 679/2016.
I dati personali trattati sono dati anagrafici, di contatto e tutte le informazioni richieste dalla normativa in tema di contratti pubblici di legali rappresentanti e altri soggetti fisici legati agli appaltatori che partecipano al procedimento.
I dati saranno comunicati al personale coinvolto nel procedimento per gli adempimenti di competenza. Gli stessi saranno trattati anche successivamente per le finalità correlate alla gestione del rapporto medesimo. Potranno essere trattati da soggetti pubblici e privati per attività strumentali alle finalità indicate, di cui l’ente potrà avvalersi in qualità di responsabile del trattamento. Saranno inoltre comunicati a soggetti pubblici per l’osservanza di obblighi di legge, sempre nel rispetto della normativa vigente in tema di protezione dei dati personali. Non è previsto il trasferimento di dati in un paese terzo.
Il presente trattamento non contempla alcun processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, di cui all’articolo 22, paragrafi 1 e 4, del Regolamento UE n. 679/2016.
Il conferimento di tali dati è obbligatorio, pena l’esclusione dal procedimento di scelta del contraente.
I dati saranno conservati per il tempo necessario a perseguire le finalità indicate e nel rispetto degli obblighi di legge correlati.
L’interessato potrà far valere, in qualsiasi momento e ove possibile, i Suoi diritti, in particolare con riferimento al diritto di accesso ai Suoi dati personali, nonché al diritto di ottenerne la rettifica o la limitazione, l’aggiornamento e la cancellazione, nonché con riferimento al diritto di portabilità dei dati e al diritto di opposizione al trattamento, salvo vi sia un motivo legittimo del Titolare del trattamento che prevalga sugli interessi dell’interessato, ovvero per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
Il Titolare del trattamento dei dati è l’amministrazione che ha avviato il procedimento, a cui l’interessato potrà rivolgersi per far valere i propri diritti.
Art. 13 – RISARCIMENTO DANNI
L’appaltatore risponderà direttamente, nella persona del rappresentante legale, dei danni alle persone o alle cose comunque provocati nell’esecuzione del servizio, restando a suo completo ed esclusivo carico qualsiasi risarcimento, senza diritto di rivalsa o di compensi nei riguardi dell’Amministrazione e tenendo l’Amministrazione sollevata da qualsiasi pretesa a riguardo da parte di terzi. Resta inoltre stabilito che l’Amministrazione non assume alcuna responsabilità per danni, infortuni od altro che dovessero derivare alla Ditta ed ai suoi dipendenti nell’esecuzione delle prestazioni oggetto del servizio o per qualsiasi altra causa, ritenendosi a tale riguardo qualsiasi onere già compreso e compensato nel corrispettivo stabilito in contratto.
Art. 14 - DIVIETO DI CESSIONE DEL CONTRATTO O DI SUBAPPALTO DEL SERVIZIO
E' vietata la cessione del contratto ed il subappalto del servizio.
Art. 15 – OBBLIGHI DI TRACCIABILITA’
L’Appaltatore si assume gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari di cui alla legge 13 agosto 2010 n. 136. Ai sensi dell’art. 3, comma 7, della legge 13 agosto 2010 n. 136 l’Appaltatore si obbliga ad utilizzare uno o più conti correnti bancari o postali, accesso presso banche o presso la Società Poste Italiane S.p.a., dedicati alle commesse pubbliche, anche in via non esclusiva, comunicando all’Amministrazione appaltante gli estremi identificatici dei conti correnti nonché le generalità e il codice fiscale delle persone delegate ad operare su di essi.
Art. 16 – STIPULA DEL CONTRATTO
All’aggiudicazione della presente gara, farà seguito stipula di regolare contratto generato dallo stesso mercato elettronico nella forma prevista e stabilita da CONSIP per affidamento di servizi effettuati tramite MePa.
Art. 17 – DEFINIZIONI DELLE CONTROVERSIE
Per tutte le controversie o divergenze tra la stazione Appaltante e l’appaltatore in merito all’interpretazione e l’applicazione del presente capitolato, non risolvibili di comune accordo, il foro competente è quello di Matera.
Art. 18 – DISPOSIZIONI DIVERSE
Per quanto non espressamente previsto dal presente capitolato si fa riferimento al codice civile, alle disposizioni legislative vigenti in materia, nonché al regolamento per la disciplina dei contratti del Comune.
Policoro, 30/06/2020
Il RUP
f.to Dott. Antonio Scalzullo
Il Dirigente del I Settore f.to Dott.ssa Maria Benedetto
