MEDUSA
le fatture elettroniche
documento aggiornato al 13/2/2020
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MEDUSA genera le fatture elettroniche in formato XML, conformemente alle specifiche tecniche ministeriali vigenti.
Le fatture vanno inviate al Sistema di Interscambio (SdI). Potete avvalervi di un intermediario abilitato (ad esempio il vostro Commercialista) oppure utilizzare il nostro software per inviarle via PEC.
Le fatture possono essere numerate con un apposito suffisso per annotarle in un registro IVA sezionale, in modo da tenerle separate da eventuali fatture cartacee emesse nei confronti di residenti all'estero senza stabile organizzazione in Italia.
Le fatture passive si ricevono dal SdI; anche per la ricezione potete avvalervi di un intermediario abilitato oppure utilizzare Medusa per recuperarle dalle PEC.
Le fatture attive e passive vanno conservate a norma entro 90 giorni dal termine di presentazione della dichiarazione annuale dei redditi cui le fatture si riferiscono. Potete avvalervi di un conservatore accreditato o usufruire del servizio fornito dall'Agenzia delle entrate.
GESTIONE DELLE PEC
Se Medusa deve comunicare direttamente con il SdI tramite una vostra PEC dovete inserirne le informazioni nell'apposita finestra di gestione accessibile dal menu Utilità:
IMPOSTAZIONI PER LA FATTURAZIONE ATTIVA
Nella scheda Parcelle delle Impostazioni delle pratiche trovate un apposito riquadro:
in cui indicare la modalità di invio delle fatture al SdI:
invio diretto tramite PEC, nel qual caso scegliete l'indirizzo tra quelli inseriti nella gestione di cui al paragrafo precedente;
salvataggio dopo aver applicato la firma nei casi previsti, se inviate le fatture ad un intermediario che non provvede a firmarle;
salvataggio senza mai applicare la firma, se inviate le fatture ad un intermediario che provvederà anche a firmarle se necessario.
Negli ultimi due casi potrete scegliere in sede di emissione delle fatture la cartella in cui memorizzarle.
Nello stesso riquadro potete anche decidere di saltare la fase di visualizzazione e stampa della fattura cartacea, di applicare la firma digitale anche quando il cliente non è un ente pubblico, di considerare elettroniche anche le fatture senza suffisso, di non inviare la cosiddetta fattura di cortesia, ovvero la copia cartacea della fattura ai clienti senza codice destinatario nè PEC, e infine di predisporre come tipo documento TD06 (parcella) anzichè TD01 (fattura).
Se optate per l'invio via PEC, i messaggi di risposta verranno analizzati automaticamente. Perchè ciò accada, se la PEC è gestita anche da un client locale di posta, il relativo account deve essere impostato in modo che i messaggi in arrivo restino presenti sul server almeno per quindici giorni. La frequenza di verifica degli esiti è impostata a 30 minuti, ma potete modificarla tramite l'apposita casella della scheda Generale.
ANAGRAFICHE CLIENTI
Nell'anagrafica dei clienti trovate il riquadro Fatturazione elettronica (nella scheda Dati generali) e la scheda Fattura elettronica:
Nel riquadro indicate la tipologia del cliente, e nella scheda:
per gli enti pubblici inserite il codice di sei caratteri dell'ufficio destinatario che dovrebbe fornirvi l'ente stesso nella casella Codice Ufficio (in mancanza è possibile reperirlo nel registro IPA premendo il pulsante col binocolo, e nella pagina che appare indicate il codice fiscale del cliente e cliccate su
se il cliente vi ha fornito il "codice destinatario" di sette caratteri che lo identifica all'interno del SdI, indicatelo nell'apposita casella;
se il cliente ha un indirizzo PEC, riportatelo nell'omonima casella (se un soggetto con partita IVA non ve l'ha comunicato potete reperirlo nel registro INIPEC premendo lo stesso pulsante col binocolo);
potete memorizzare alcuni dati da proporre automaticamente in sede di emissione delle fatture di quel cliente (ad esempio gli estremi della dichiarazione d'intento degli esportatori abituali come nell'esempio).
FATTURAZIONE
Premendo Stampa dalla gestione della pratica, nella finestra di emissione il cliente viene riconosciuto come destinatario di fattura elettronica dalla compilazione del riquadro sopracitato. Come suffisso viene proposto quello del registro dedicato alle fatture elettroniche ("/EL" è l'impostazione di default) e il numero della fattura viene proposto di conseguenza:
In questo esempio il numero completo della fattura è quindi 5/EL (oppure 5/2019/EL se avete attivato nelle Impostazioni l'opzione per inserire l'anno nella numerazione).
Se nelle Impostazioni avete spuntato la casella Salta la stampa della fattura cartacea vi appare direttamente la finestra sottostante. Altrimenti potete visualizzare e/o stampare la fattura cartacea, e la finestra apparirà dopo aver stampato (o visualizzato in anteprima) la fattura:
Per i clienti che generano autonomamente le fatture la finestra è ridotta al solo riquadro Azione, e per proseguire dovete indicare il file XML della fattura che avrete preventivamente salvato in una cartella a piacere.
Per gli Studi Associati nel primo riquadro al posto di cognome e nome trovate la denominazione dello studio (non più di 80 caratteri) e, per le fatture soggette a firma digitale, il codice fiscale del legale rappresentante o di un suo delegato a firmare, il cui dispositivo di firma digitale deve essere inserito nel PC.
Il Tipo documento proposto può essere modificato in base alle esigenze del destinatario; alcuni enti pubblici richiedono TD06 (parcella) anzichè TD01 (fattura).
La Causale del documento è ricavata dall'oggetto della pratica ma non può superare i 200 caratteri: verificate che sia comprensibile ed esaustiva. Nella scheda Descrizione potete peraltro indicare una descrizione della prestazione, distinta dalla causale, che può arrivare fino a 1000 caratteri.
Il codice Riferimento Amministrazione è obbligatorio per alcuni enti (ad esempio l'INPS), e il valore proposto è quello presente nell'anagrafica del Cliente.
L'imposta di bollo va applicata qualora la somma degli importi su cui non si applica l'IVA superi € 77,47, e versata poi cumulativamente, con periodicità variabile in base al totale annuo, sul sito web dell'Agenzia delle entrate o tramite F24.
Su esplicita richiesta del destinatario le anticipazioni possono essere esposte come spese accessorie.
Nella scheda Pagamento, attiva se la fattura non è quietanzata, dovete indicare la modalità di pagamento prescelta e l'eventuale data di decorrenza dei termini di pagamento.
Le schede Altri dati e CUP/CIG vanno compilate solo se specificatamente richiesto dal destinatario. Anche qui i valori proposti sono quelli presenti nell'anagrafica del cliente. In appendice riportiamo la corrispondenza tra i codici ministeriali e le caselle disponibili.
Anche se nelle opzioni di stampa della fattura non avete vistato la casella Ometti il dettaglio delle prestazioni, la fattura elettronica contiene solo il riepilogo, ma nella scheda Allegati potete scegliere di allegare la fattura cartacea in formato PDF, oltre a qualsiasi altro documento. Gli allegati vengono conglobati nella fattura elettronica e ne costituiscono parte integrante.
Prima dell'invio potete visualizzare e/o stampare la fattura elettronica nel formato standard predisposto dal Fisco, nonchè gli eventuali allegati.
Nell'esempio illustrato la fattura viene inviata via PEC: per il primo invio il destinatario è sdi01@pec.fatturapa.it, e successivamente sarà modificato in base alle comunicazioni contenute nelle ricevute di consegna (o notifiche di scarto) che riceverete, sempre via PEC, dal Sistema di Interscambio. In caso di scarto avete cinque giorni di tempo per riemettere la fattura con lo stesso numero e la stessa data.
Gli enti pubblici hanno quindici giorni di tempo dalla consegna per accettare o rifiutare la vostra fattura tramite la cosiddetta quarta PEC. In caso di rifiuto potrete riemettere la fattura con lo stesso numero dopo avervi apportato le modifiche richieste.
Se invece avete optato per l'invio tramite intermediario indicherete la cartella dove salvare la fattura. Il nome del file è ITcodfisc_num.xml (ITcodfisc_num.xml.p7m se firmato), dove codfisc rappresenta il vostro codice fiscale e num è un numero di cinque cifre generato automaticamente.
Se il cliente non ha codice destinatario nè PEC viene anche predisposta una mail (con invio manuale) che riporta il testo predisposto nella scheda Testi/1 delle Impostazioni e allega la fattura in formato PDF. La predisposizione può essere esclusa, sempre nelle Impostazioni .
ELENCO E CONSERVAZIONE FATTURE ATTIVE
Alla voce di menu Pratiche > Fatture elettroniche inviate trovate l'elenco delle fatture inviate da Medusa nell'anno indicato:
Nella parte superiore della finestra vengono evidenziati l'eventuale somma delle imposte di bollo presenti nelle fatture del periodo richiesto e le dimensioni complessive delle fatture da versare in conservazione.
Le colonne relative alle PEC di risposta sono aggiornate automaticamente: per visualizzare il dettaglio di un esito fate doppio clic sulla data (o singolo clic e poi premete il pulsante coi puntini che vi appare).
Le righe colorate in rosso indicano i documenti scartati, che non vanno conservati. La casella scartato è selezionata automaticamente, ma potete anche modificarla cliccandoci sopra.
Potete visualizzare il documento della riga selezionata premendo il pulsante Apri e aggiungere file eventualmente mancanti tramite il pulsante Importa.
Il pulsante E-mail vi consente di inviare una mail al vostro Commercialista allegando tutte le fatture di un determinato periodo.
Se avete affidato il servizio di conservazione sostitutiva all'Agenzia delle entrate, non dovrete fare nulla. Tutte le fatture emesse dopo la stipula dell'accordo di servizio vengono conservate automaticamente.
Se la conservazione è affidata al nostro partner AbleTech, effettuerete il versamento dei file emessi nell'esercizio (e non scartati) in un unico lotto nel primo semestre dell'anno successivo, dopo almeno quindici giorni dall'ultima ricezione di esito positivo, premendo il pulsante Versa e fornendo poi, qualora richieste, le credenziali che vi sono state rilasciate. L'operazione può richiedere diverso tempo e va eseguita dopo aver chiuso le eventuali altre sessioni di Medusa. AbleTech avvierà automaticamente alla conservazione entro il termine previsto dalla normativa vigente i documenti da voi versati e vi invierà una mail a operazione conclusa. Potete monitorare lo stato del procedimento ed accedere alle altre funzionalità del servizio tramite il pulsante Portale IX.
Se vi appoggiate ad un altro conservatore accreditato, gli invierete le fatture secondo le modalità che vi avrà indicato.
IMPOSTAZIONI PER LA FATTURAZIONE PASSIVA
Nella scheda Generale delle Impostazioni della contabilità trovate un apposito riquadro:
in cui indicare indirizzo PEC da cui ricevere le fatture se non vi appoggiate ad un intermediario.
L'indirizzo va scelto tra quelli inseriti nella gestione descritta nella prima pagina di questo documento.
I messaggi contenenti fatture passive verranno recuperati automaticamente. Vale quindi quanto detto per le fatture attive: se la PEC è gestita anche da un client locale di posta, il relativo account deve essere impostato in modo che i messaggi in arrivo restino presenti sul server almeno per quindici giorni.
Se non avete installato il modulo contabile completo ma solo quello per la ricezione delle fatture, la PEC andrà indicata nella finestra descritta nel prossimo paragrafo, che troverete alla voce di menu Accessori >
Fatture elettroniche ricevute.
ELENCO E CONSERVAZIONE FATTURE PASSIVE
Alla voce di menu Contabilità > Fornitori > Fatture elettroniche ricevute trovate l'elenco delle fatture ricevute da Medusa nell'anno indicato:
Nella parte superiore della finestra vengono evidenziate le dimensioni complessive delle fatture da versare in conservazione.
La visualizzazione si predispone sulla prima riga colorata in rosso, colore che contraddistingue i documenti non ancora registrati. Se provvedete manualmente alla registrazione potete spuntare la casella registrato per avere una situazione aggiornata. In assenza del modulo contabile la spunta può indicare i documenti già visionati.
Per aprire la PEC fate doppio clic sulla data (o singolo clic e poi premete il pulsante coi puntini che vi appare) e premete il pulsante PEC della finestra che si apre.
Potete visualizzare il documento della riga selezionata premendo il pulsante Apri, e aggiungere file eventualmente mancanti tramite il pulsante Importa. In quest'ultimo caso il documento importato viene eliminato dalla cartella originaria se avete barrato l'apposita casella nelle Impostazioni.
Premendo il pulsante Registra si attiva la procedura guidata per la registrazione della fattura. Se non esistono fornitori con la partita IVA indicata in fattura si apre la finestra di inserimento predisposta con le informazioni ricavate dalla fattura. In caso contrario potete scegliere se utilizzare uno di quelli già inseriti o crearne uno di nuovo. Successivamente si apre la registrazione contabile in cui dovete indicare la causale e i codici IVA, oltre a conti e importi delle sezioni dare/avere.
Il pulsante E-mail vi consente di inviare una mail al vostro Commercialista allegando tutte le fatture di un determinato periodo.
Se avete affidato il servizio di conservazione sostitutiva all'Agenzia delle entrate, non dovrete fare nulla. Tutte
Se la conservazione è affidata al nostro partner AbleTech, devono essere compilate anche le colonne relative alla registrazione contabile ai fini IVA: sezionale, data di registrazione e numero di protocollo. Se tenete la contabilità "ufficiale" con Medusa le tre colonne vengono aggiornate automaticamente in sede di stampa dei registri IVA definitivi. In caso contrario inserirete manualmente i dati tramite doppio clic, desumendoli da una copia dei registri IVA acquisti che vi farete inviare dal Commercialista.
Il versamento dei file ricevuti nell'esercizio va effettuato in un unico lotto nel primo semestre dell'anno successivo premendo il pulsante Versa e fornendo poi, qualora richieste, le credenziali che vi sono state rilasciate. L'operazione può richiedere diverso tempo e va eseguita dopo aver chiuso le eventuali altre sessioni di Medusa. AbleTech avvierà automaticamente alla conservazione entro il termine previsto dalla normativa vigente i documenti da voi versati e vi invierà una mail a operazione conclusa. Potete monitorare lo stato del procedimento ed accedere alle altre funzionalità del servizio tramite il pulsante Portale IX.
Se vi appoggiate ad un altro conservatore accreditato, gli invierete le fatture secondo le modalità che vi avrà indicato.
APPENDICE
Tabella di corrispondenza tra i codici ministeriali e la finestra Fattura elettronica di Medusa:
codice campo nome campo scheda casella tipologia documento
2.1.1.11 Causale generale causale
2.1.2.2 IdDocumento cup/cig numero del documento ordine di acquisto
2.1.2.3 Data cup/cig data ordine di acquisto
2.1.2.5 CodiceCommessaConvenzione cup/cig codice della commessa o della convenzione ordine di acquisto
2.1.2.6 CodiceCUP cup/cig cup ordine di acquisto
2.1.2.7 CodiceCIG cup/cig cig ordine di acquisto
2.1.3.2 IdDocumento cup/cig numero del documento contratto
2.1.3.3 Data cup/cig data contratto
2.1.3.5 CodiceCommessaConvenzione cup/cig codice della commessa o della convenzione contratto
2.1.3.6 CodiceCUP cup/cig cup contratto
2.1.3.7 CodiceCIG cup/cig cig contratto
2.1.4.2 IdDocumento cup/cig numero del documento convenzione
2.1.4.3 Data cup/cig data convenzione
2.1.4.5 CodiceCommessaConvenzione cup/cig codice della commessa o della convenzione convenzione
2.1.4.6 CodiceCUP cup/cig cup convenzione
2.1.4.7 CodiceCIG cup/cig cig convenzione
2.2.1.4 Descrizione descrizione
2.2.1.15 RiferimentoAmministrazione generale riferimento amministrazione
2.2.1.16.1 TipoDato altri dati tipo dato
2.2.1.16.2 RiferimentoTesto altri dati riferimento testo
2.2.1.16.3 RiferimentoNumero altri dati riferimento numero
2.2.1.16.4 RiferimentoData altri dati riferimento data
2.4.2.3 DataRiferimentoTerminiPagamento pagamento decorrenza dei termini di pagamento 2.4.2.5 DataScadenzaPagamento pagamento scadenza del pagamento
