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Manuale Gestione Presenze e Assenze

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Academic year: 2022

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Manuale Gestione Presenze e Assenze

PREMESSA...2

CAMBIO DITTA...3

VERIFICA ASSEGNAZIONE BADGE e PROFILO ORARIO...3

Correzione badge/profilo su anagrafica dipendente...4

Ripresa delle timbrature scartate dopo la correzione del badge...4

Correzione del profilo nelle giornate già elaborate...5

ARCHIVIO TIMBRATURE...5

GESTIONE CARTELLINO ORARIO...6

Funzionamento maschera cartellino mensile...6

Gestione dettaglio giornaliero...7

Ricerca giornate con anomalia...9

INSERIMENTO DI UNA ASSENZA...10

Caricamento dell’assenza...11

Caricamento disponibilità per una assenza...11

CANCELLAZIONE DI UNA ASSENZA...12

GESTIONE DEL RENDICONTO...12

CONSULTAZIONI ANAGRAFICA DIPENDENTE...14

Interrogazione anagrafica generale...14

Interrogazione anagrafica presenze...14

Interrogazione assenze in paghe...14

CONSULTAZIONE ASSENZE CARICATE A SISTEMA...14

Filtro per interrogazione assenze...15

Consultazione assenze...15

Analisi per matricola...15

Analisi per causale...16

Riepilogo per matricola...16

Stampa parametrica...16

Stampa timbrature...16

GESTIONE MODELLI...16

Calcolo e visualizzazione di un modello...18

(2)

PREMESSA

Questo documento rappresenta una linea guida per tutte le operazioni che permettono, come risultato ultimo, di quadrare il cartellino dei dipendenti.

Verranno quindi mostrate le operazioni di variazioni sull’anagrafica e sul cartellino del dipendente così come la modalità di caricamento dei giustificativi di assenza.

Nell’ordine verranno mostrati

• verifica corretta assegnazione dipendente – badge

◦ in caso di errore, correzione dell’assegnazione e ripresa delle timbrature mancanti

• verifica corretta assegnazione dipendente – profilo orario

◦ in caso di errore, correzione dell’assegnazione e ri-assegnazione del corretto profilo orario alle giornate di calendario già calcolate

• gestione del cartellino dipendente

◦ funzioni generali sul mese

◦ funzioni sul singolo giorno: correzione timbrature, variazione del profilo orario della singola giornata, ricalcolo giornata, …

◦ ricerca giornate con anomalie

• gestione assenze

◦ inserimento di una assenza

◦ cancellazione di una assenza erroneamente inserita

◦ monitoraggio assenze inserite

• funzioni varie di interrogazione e reportistisca

Nel caso alcune delle funzioni descritte di seguito non siano disponibili per l’utente, questo va attribuito alla tipologia di profilazione associata all’utenza in utilizzo; in questo caso, se si ritiene che la funzione sia necessaria per l’espletamento delle attività quotidiane, si prega di rivolgersi al proprio amministratore di sistema affinchè provveda ad integrare le caratteristiche del profilo in uso.

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CAMBIO DITTA

La ditta non è altro che una modalità per effettuare una semplice divisione dei dipendenti di un ente in n gruppi fra loro differenti.

Ogni utente, al momento della sua definizione, viene abilitato a lavorare su una o più ditte.

Al momento dell’accesso in procedura viene indirizzato sulla ditta di default, molte funzioni lavorano per ditta e quindi per poter elaborare dipendenti appartenenti ad una si deve procedere all’operazione di cambio ditta.

L’operazione è molto semplice, basta accedere al menù Risorse Umane → Configurazione Procedura → Cambio ditta; con questa selezione vengono mostrate tutte le ditte a cui l’utente è abilitato, si seleziona quella di lavoro e si preme conferma.

VERIFICA ASSEGNAZIONE BADGE e PROFILO ORARIO

Quando si gestisce un dipendente per la prima volta, il primo controllo da effettuare è se l’anagrafica del dipendente sia correttamente collegata al proprio badge ed al profilo orario.

La verifica viene effettuata in modo immediato entrando in gestione del cartellino dipendente dalla voce di menù Risorse Umane → Presenze → Timbrature → Consultazioni per matricola.

Si digita il dipendente da trattare e la data di riferimento, a fronte di questo verrà mostrato tutto lo sviluppo giornaliero dal giorno selezionato fino alla fine del mese selezionato.

Visione cartellino mensile

Se esistono le timbrature nel mese, il badge è correttamente inquadrato (altrimenti le timbrature non sarebbero state importate).

Se le ore teoriche previste per ogni giornata sono corrette (colonna M.O.D.), il profilo assegnato è corretto. In questa fase deve essere verificata la generalità dello sviluppo mensile; nel caso ci siano singole giornate non coerenti, queste verranno rettificate direttamente dalla gestione del cartellino come cambi orari eccezionali (per questo argomento si vedano i prossimi capitoli) senza modificare

l’assegnazione standard del profilo orario.

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Correzione badge/profilo su anagrafica dipendente

Per correggere l’assegnazione del badge o del profilo orario è necessario entrare nella maschera di gestione anagrafica presenze dal menù Risorse Umane → Anagrafica → Gestione.

Tramite il filtro iniziale si seleziona il dipendente da modificare e si clicca sull’icona in alto a destra

Accesso alla gestione anagrafica, area presenze

A questo punto si seleziona badge o profilo, a seconda della grandezza su cui si vuole intervenire

Selezione area Profilo orario oppure Badge

Entrati in gestione, si esegue la correzione del dato.

Ripresa delle timbrature scartate dopo la correzione del badge

Nel caso si sia corretta l’assegnazione dipendente – badge, esiste una procedura per recuperare tutte le timbrature collegate a questo badge che fino ad oggi sono state scartate in quanto la procedura non sapeva a quale dipendente attribuirle.

Per accedere a questa funzione si apre il menù Risorse Umane → Presenze → Acquisizione Timbrature → Timbrature Scartate.

In questa funzione, come evidenziato in figura, si digita il codice badge, si seleziona l’anomalia badge non attivo e si clicca su conferma.

Selezione badge da correggere

A fronte di questo, si ottiene l’elenco delle timbrature collegate al nostro badge che fino ad oggi sono state scartate.

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Selezione timbrature da riprendere

Si selezionano le timbrature che ci interessano e si clicca, come evidenziato, su rendi la timbratura riacquisibile (nel caso le giornate siano già state calcolate, il sistema chiedere una conferma esplicita dell’operazione).

A questo punto, la prossima acquisizione timbrature, oltre ad acquisire quanto proveniente dagli orologi, provvederà a caricare anche queste timbrature ripristinate.

Correzione del profilo nelle giornate già elaborate

A fronte della correzione dell’associazione profilo orario – dipendente, devono essere riprocessate tutte le giornate di cartellino per collegarle al nuovo profilo orario.

Per procedere con questa operazione, è necessario eseguire l’operazione Risorse Umane → Presenze → Timbrature → Archivio Timbrature.

Si selezionano dipendente, data inizio e data fine e si clicca sull’icona VARIAZIONE

Archivio timbrature –

Assegnazione profilo alle giornate

Una volta effettuata questa operazione, ogni giornata dell’intervallo temporale selezionato sarà collegata al corretto orario di lavoro.

A questo punto sarà necessario ricalcolare le giornate del mese già calcolate con il profilo errato. Per procedere a questa operazione si veda quanto detto nel successivo paragrafo Gestione dettaglio giornaliero, tasto funzione Ricalcola.

ARCHIVIO TIMBRATURE

L’operazione denominata Archivio Timbrature è una operazione che permette, per tutti i dipendenti in forza in un mese, di predisporre quanto necessario per la gestione del cartellino, in termini di giorni lavorabili, giorni festivi, unità di assegnazione ed orari di lavoro previsti per quel mese.

L’operazione viene automaticamente lanciata al momento dell’acquisizione della prima timbratura nel mese, quindi per la maggioranza dei dipendenti questa operazione non è indispensabile.

Rimangono però esclusi tutti quei dipendenti che in questo periodo non timbrano, vedi ad esempio dipendenti con assenze lunghe quali una maternità o un periodo di aspettativa.

Proprio per questo, motivo, per evitare di lasciare fuori da questa operazione dipendenti che nel mese non effettuano nemmeno una timbratura, è bene eseguire questa operazione all’inizio di ogni mese:

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l’operazione viene lanciata entrando su Presenze→ Creazione Archivio Timbrature; l’operazione richiede come parametri esclusivamente anno e mese.

Nel caso in cui sia necessario ripetere l’operazione per un singolo dipendente (ad esempio perché gli sono state modificate l’unità di assegnazione o il profilo orario per una parte consistente del mese), è possibile procedere ad una operazione per singola matricola tramite la funzione Presenze → Timbrature →Archivio timbrature; tramite questa funzione è possibile selezionare il dipendente, il mese (attenzione: è sempre bene selezionare l’intero mese) e cliccare sul tasto ( ) che permette di rieseguire per singolo dipendente.

GESTIONE CARTELLINO ORARIO

Il cartellino orario rappresenta, su base mensile, la prestazione lavorativa effettuata dal dipendente per tutti i giorni del mese.

La gestione viene richiamata tramite la funzione di menù Risorse Umane → Presenze → Timbrature → Consultazioni per matricola e richiede in input solamente il dipendente da trattare e la data di riferimento;

a fronte di questo verrà mostrato tutto lo sviluppo giornaliero dal giorno selezionato fino alla fine del mese selezionato.

Funzionamento maschera cartellino mensile

Visione cartellino mensile Visione cartellino mensile

In alto a sinistra sono presenti tutte le icone che permettono funzioni particolari

• : tasto rapido per accedere alla gestione assenze (a tal proposito si veda il successivo capitolo dedicato alla gestione assenze). In questo modo è possibile inserire nuove assenze senza uscire dall’interfaccia di gestione del cartellino

• : una volta selezionato un giorno, permette di entrare in gestione del dettaglio giornaliero (vedi quanto illustrato nella prossima sezione)

• : permette di modificare la selezione di ricerca, cambiando dipendente o mese

La visione del cartellino evidenzia, in ogni rigo, le grandezze significative presenti in quel giorno, quindi rispettivamente

• tutte le timbrature, con relativo verso di timbratura

• il M.O.D. (Monte Ore Dovuto): numero di ore teorico previsto per quella giornata di lavoro

• il M.O.L. (Monte Ore Lavorato): numero di ore effettivamente lavorato dal dipendente

• Ass.da non rec: totale di ore dovute ad assenze da non recuperare, che decrementeranno il M.O.D.

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• Sbil. (sbilanciamento giornaliero): saldo a debito o credito per la giornata

• Prestaz.extra orario: numero di ore extra effettuate dal dipendente

• Prestaz.da non contab.: numero di ore che verranno scartate perché effettuate in intervalli orari in cui la prestazione lavorativa non è consentita

• Giustificativi: elenco dei giustificativi presenti nel giorno

• Note: sono presenti, in funzione dello sviluppo della giornata, una serie di icone che evidenziano delle situazioni degne di nota

◦ : il dipendente risulta attivo alla data

◦ : esistono dei giustificativi di assenza caricati nella giornata

◦ : esistono dei giustificativi di presenza caricati nella giornata

◦ : la giornata è stata calcolata

◦ : generico messaggio di attenzione. Passando il mouse sopra l’icona verrà evidenziato il messaggio specifico

◦ : esistono giustificativi in attesa di approvazione da parte del dirigente

◦ : esistono timbrature acquisite successivamente al calcolo della giornata. La giornata dovrà essere ricalcolata

Gestione dettaglio giornaliero

Entrando nella gestione della singola giornata, vengono evidenziate tutte le peculiarità della stessa.

Gestione cartellino giornaliero

La maschera è organizzata attraverso sezioni orizzontali che rappresentano differenti aree funzionali, ciascuna delle quali è dedicata ad un singolo scopo e permette di gestire o visualizzare grandezze specifiche.

Area tasti funzione

Presenta tutti i tasti funzione applicabili alla giornata

• ricalcola: permette, senza uscire dalla pagina, di calcolare il cartellino per questa giornata e vederne immediatamente il risultato

• varia timbrature: permette di effettuare una serie di forzature sulla giornata

◦ operazioni sulle timbrature: è possibile inserire o modificare timbrature, cambiarne il verso o associare una causale alla timbratura

◦ modifica del profilo orario: questa risulta utile nei casi in cui, occasionalmente, il dipendente ha effettuato una variazione turno. In questo caso si modifica direttamente il profilo del singolo giorno senza andare a modificare l’anagrafica dipendente.

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• blocca giorno: permette di bloccare la giornata in modo che non possa essere più variata da altre operazioni. Questa funzione risulta particolarmente utile nei casi in cui, una volta effettuate delle forzature, si voglia bloccare la giornata per evitare che eventuali ricalcoli annullino quanto fatto manualmente.

• salta al giorno: permette di spostarsi velocemente su un altro giorno del mese

• forza buono: permette la forzatura del buono pasto, anche nei casi in cui lo sviluppo della giornata non lo prevedrebbe. Il buono pasto registrato verrà evidenziato come forzato

• doppio buono: permette di impostare il pagamento del doppio buono pasto, da utilizzarsi nei casi in cui il protrarsi della giornata lavorativa porta al diritto di un secondo buono pasto giornaliero Area visione dati

Mostra tutti i dati giornalieri utilizzati per il calcolo: profilo orario utilizzato, codice buono pasto, elenco timbrature, unità di appartenenza.

Area presenze programmate

Mostra l’elenco delle presenze programmate registrate nella giornata. Tale sezione, ovviamente, può risultare non presente nel caso non ci siano giustificativi di presenza registrati nel giorno.

Area assenze programmate

Mostra l’elenco delle assenze programmate registrate nella giornata. Tale sezione, in analogia a quanto detto per le presenze, può risultare non presente.

Area totalizzatori

Mostra i totalizzatori orari della giornata (MOL, MOD, Sbilanciamento,..) secondo quanto già illustrato anche nel precedente paragrafo.

Area righe sviluppo

Evidenzia le righe sviluppo, cioè tutti gli intervalli temporali che sono stati presi in considerazione dal calcolo del cartellino, divisi negli intervalli temporali minimi che permettano di rispettare le regole previste dal profilo orario della giornata.

E’ possibile intervenire manualmente per cancellare o modificare un rigo prodotto dal calcolo così come è possibile intervenire per inserire un nuovo rigo. Le modifiche effettuate saranno definitive solamente a fronte della pressione del tasto conferma presente sotto.

Ogni rigo mette a disposizione delle icone

• : aggiunge un nuovo rigo per l’inserimento di un nuovo intervallo temporale

• : elimina l’intervallo temporale

• : permette di accedere alla gestione assenze, come già illustrato nei paragrafi precedenti, per sanare direttamente l’intervallo temporale.

Area tasti funzione

• giorno precedente e giorno successivo: permettono di passare rapidamente al dettaglio o del giorno precedente o del giorno successivo

• annulla: permette di tornare alla visione mensile del cartellino

• conferma: salva le modifiche effettuate manualmente sulle righe sviluppo. Nel caso venga spuntata anche l’opzione riassegna buono, vengono rieseguite le regole del buono pasto per verificarne la spettanza a fronte delle modifiche effettuate.

Una nota particolare va dedicata alla spiegazione del codice prestazione presente nelle righe sviluppo.

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Il codice prestazione identifica la tipologia di presenza o di assenza fatta nei vari intervalli temporali e riveste particolare importanza nel momento in cui si vogliano fare ricerche per capire quali siano le giornate ancora da sanare.

Rivestiranno particolare importanza tre codici prestazione

• timbrature incoerenti (codice 2): questo codice prestazione evidenzia la presenza nella giornata di un numero dispari di timbrature. In queste situazioni dovremo procedere o all’inserimento della timbratura mancante o alla cancellazione della timbratura errata

• assenza totale (codice 1): la presenza di questo codice prestazione evidenzia una assenza del dipendente per tutta la giornata. In questo caso dovremo procedere con il caricamento di una assenza che giustifichi la mancanza dal posto di lavoro.

• assenza in orario dovuto (codice 297): la presenza di questo codice prestazione evidenzia una assenza del dipendente per una parte della giornata. Anche in questo caso dovremo procedere con il caricamento di una assenza che giustifichi la mancanza dal posto di lavoro.

Ricerca giornate con anomalia

In funzione di quanto appena detto relativamente ai codici prestazione, è necessario avere una modalità che permetta di intercettare velocemente quali siano le giornate con anomalia che richiedano un

intervento specifico da parte dell’operatore.

A questo fine, la procedura mette a disposizione una funzione di interrogazione: Risorse Umane → Presenze → Elaborazioni → Stampa Righe Sviluppo

Per cercare le varie anomalia indicate sopra, è consigliabile lanciare la stampa semplicemente spuntando il campo Senza Giustificativo, questo sta a significare che vogliamo cercare tutte le righe sviluppo che non abbiano un relativo giustificativo collegato.

Stampa righe sviluppo

Nel caso si voglia invece ricercare una singola tipologia di anomalia, possono essere suggerite le seguenti modalità di estrazione:

1) Ricerca anomalie su timbrature: si ricercano mettendo, nei campi evidenziati, il codice prestazione relativo alle timbrature incoerenti.

2) Ricerca assenze totali: si ricercano mettendo, nei campi evidenziati, il codice prestazione relativo all’assenza totale e spuntando il flag senza giustificativo. In questo modo verranno trovati tutti i righi sviluppo con assenza totale su cui non sia stato già stato inserito un giustificativo.

3) Ricerca assenze parziali: si ricercano nello stesso modo delle assenze totali, mettendo, nei campi evidenziati, il codice prestazione relativo all’assenza parziale e spuntando il flag senza giustificativo.

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In tutti questi casi l’assenza produrrà un report in cui saranno evidenziate le giornate con anomalia che saranno quelle da sanare.

Tramite questa stampa, sarà anche possibile intercettare un’altra tipologia di errore che a volte può presentarsi: giornate per cui alcune timbrature siano state acquisite successivamente al calcolo della giornata stessa.

Questa situazione solitamente si verifica se, per qualche motivo, qualcuno elabora una giornata prima che ci vengano acquisite tutte le timbrature; quando verranno caricate le timbrature la giornata verrà

marchiata con questa anomalia.

Per intercettare le giornate con questa anomalia, è sufficiente utilizzare sempre la stampa di cui sopra, checkando il campo Giorni con timbr.modificate dopo il calcolo.

INSERIMENTO DI UNA ASSENZA

L’inserimento di una assenza viene effettuato tramite apposita funzione presente al menù Risorse Umane

→ Assenze → Richieste di Assenza.

La funzione selezionata presenta una maschera in cui vengono richiesti solamente il dipendente e la tipologia di assenza su cui operare.

Richiesta di assenza – Selezione dipendente e tipologia di assenza

La tipologia di assenza può essere selezionata in più modi fra loro alternativi

• se l’operatore ricorda il codice dell’assenza, digitando direttamente il codice dell’assenza

• se l’operatore non ricorda il codice dell’assenza

◦ o digitando una parte della descrizione dell’assenza ed aprendo l’elenco delle assenze disponibili (cliccando l’icona accanto alla descrizione dell’assenza). In questo caso l’elenco mostrerà solamente tutte le assenze contenenti la parola inserita (ad esempio scrivendo 104, l’elenco mostrerà tutte le assenze che contengono, nella propria descrizione, la scritta 104)

◦ o aprendo l’elenco delle assenze disponibili senza digitare niente nella descrizione, in questo caso l’elenco mostrerà tutte le assenze disponibili a sistema.

In maniera analoga, l’operatore può selezionare il dipendente o partendo dalla matricola dipendente, o da una parte del cognome o dall’elenco completo dei dipendenti.

Una volta selezionati dipendente ed assenza, premendo il tasto conferma si passa alla fase di caricamento dei dati effettivi.

Nel caso in cui l’operatore si dimentichi di caricare una delle due informazioni, la procedura avviserà della mancanza del dato tramite opportuna segnalazione di errore.

Caricamento dell’assenza

Nelle prime righe in alto vengono mostrate, come promemoria, il dipendente e l’assenza su cui l’operatore sta lavorando.

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Viene richiesto l’inserimento delle sole informazioni indispensabili all’assenza, quali

• data inizio: primo giorno di assenza

• data fine: ultimo giorno di assenza (in caso di assenza di un giorno, inizio e fine saranno identiche)

• totale giorni: numero di giorni di assenza

Nel caso si stia procedendo al caricamento di una assenza oraria verranno richiesti anche ora inizio ed ora fine dell’assenza, altrimenti tali campi saranno disabilitati.

Richiesta di assenza – Caricamento dei dati dell’assenza

Cliccando sul tasto conferma si effettua il salvataggio dell’assenza, cliccando su annulla si torna alla maschera iniziale di selezione del dipendente / assenza.

L’icona permette di cambiare rapidamente dipendente / assenza.

Caricamento disponibilità per una assenza

Alcune tipologie di assenze hanno una capienza prevista che non può essere superata (ad esempio può essere preso un giorno di ferie solamente se il dipendente ha ancora giorni di ferie disponibili); se la capienza non è sufficiente, la funzione blocca l’inserimento fornendo un messaggio di errore che indica il superamento del tetto massimo.

Al momento della partenza effettiva, questi totalizzatori verranno valorizzati prendendo i saldi effettivi dalla precedente procedura, ad oggi serve caricare un valore fittizio che permetta di superare il controllo sul limite e quindi che permetta di caricare le assenze.

I totalizzatori principali (ferie, art.32 ed art.35) sono già stati precaricati per tutti i dipendenti con dei valori indicativi, può succedere che ne servano altri per andare avanti nel lavoro di parallelo sulla procedura.

La procedura mette a disposizione una funzione di inserimento dei totalizzatori (a menù Risorse Umane

→ Assenze → Dipendente → Riepilogo Annuo), si seleziona dipendente ed anno (2018) e si clicca su Conferma.

A questo punto viene mostrato l’elenco dei totalizzatori disponibili

come mostrato in figura, si seleziona il contatore e si clicca sul tasto modifica.

A questo si presenta una maschera in cui vengono mostrati i totali spettanti, basta modificare il valore e dare conferma.

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CANCELLAZIONE DI UNA ASSENZA

Nel caso sia stata caricata una assenza errata, il sistema mette a disposizione una funzione per la sua cancellazione: Risorse Umane → Assenze → Dati Dipendente → Dettaglio giorni.

L’interfaccia permette di filtrare per dipendente, causale di assenza (opzionale) ed intervallo di date.

A

fronte di questo, viene presentato l’elenco delle assenze che risolvono il filtro.

Per cancellare un’intera assenza, si seleziona il rigo interessato e si clicca sul tasto Elimina Intero Periodo presente in fondo alla pagina.

Se invece, nel caso di assenza che dura più giorni, si volessero cancellare solamente alcuni giorni, si seleziona l’assenza e si clicca sul tasto di zoom presente in alto

In questo caso, si seleziona il singolo giorno da cancellare e si clicca sul tasto Conferma.

GESTIONE DEL RENDICONTO

Il rendiconto è quella funzione che permette di chiudere le operazioni mensili portando a termine quanto fatto nel cartellino presenze.

La prima operazione da effettuare è il calcolo del rendiconto, operazione che può essere fatta sul singolo dipendente oppure massivamente.

 nel caso si voglia operare per singolo dipendente è sufficiente entrare nella funzione Presenze

→Rendiconto →Gestione giustificativi mensili: selezionare dipendente, anno e mese e cliccare su conferma; a questo punto cliccando sulla icona della calcolatrice presenze in alto si calcola il ren- diconto

 nel caso si voglia operare massivamente è sufficiente entrare nella funzione Presenze →Elabora- zioni →Calcolo rendiconto: anche qui si seleziona anno e mese e si esegue il calcolo

Una volta elaborato il rendiconto è possibile entrare nella sua visualizzazione tramite la funzione

Presenze →Rendiconto →Gestione giustificativi mensili: si seleziona dipendente, anno e mese e cliccare su conferma.

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L’interfaccia si presenta divisa concettualmente in due sezioni, un riepilogo dei totalizzatori nella parte alta della maschera ed un riepilogo dei giustificativi nella seconda parte

Questa prima sezione è cablata sull’esigenze dell’ente: i primi due blocchi in alto a sinistra, quelli che indicato monte ore dovuto e lavorato sono fissi, rappresentano il totale delle ore che avrebbe dovuto lavorare il dipendente, eventualmente decurtato di assenze presenti nel mese ed il totale effettivamente prestato all’interno delle fasce di flessibilità.

Le altre sezioni sono invece presentate in funzione del regolamento orario della singola amministrazione e presentano grandezze di interesse dell’ente quali ore in liquidazione, permessi brevi, ore da recuperare.

La seconda parte della maschera mostra invece i totali dei giustificativi presi nel mese

Per ogni giustificativo viene indicato il totale delle ore effettuate ed il totalizzatore (vedi la parte evidenziata in figura) dove agisce, in positivo o in negativo.

Nel caso si vogliano spostare delle ore da un giustificativo all’altro, ad esempio spostare parte di ore in flessibilità ad ore in liquidazione, è possibile intervenire nei giustificativi finali modificando le quantità; il programma comunque al momento del salvataggio verifica che il totale delle ore sia rimasto inalterato (quindi quanto viene tolto da una parte deve essere aggiunto dall’altra).

Poiché un eventuale ricalcolo del rendiconto comporterebbe la perdita delle variazioni manuali fatte, nel caso si intervenga in variazione su alcune grandezze è buona norma procedere al blocco del rendiconto tramite l’icona ( ) in modo da evitare che un nuovo calcolo sporchi il lavoro fatto.

CONSULTAZIONI ANAGRAFICA DIPENDENTE

Il sistema mette a disposizione delle interrogazioni parametriche che permettono di estrarre dati in formato parametrico dall’anagrafica del dipendente.

Interrogazione anagrafica generale

Tramite la funzione Consultazione -> Anagrafica Generale, viene presentata la maschera fi filtro di ricerca per le estrazioni da anagrafica dipendente.

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L’utente può, a seconda dell’interrogazione che intende svolgere, inserire alcuni parametri di filtro o non caricare niente e passare alla maschera successiva cliccando sul tasto Cerca; si noti la presenza del campo Alla data che permette di effettuare anche interrogazioni storiche inserendo una data passata.

Una volta cliccato sul tasto Cerca, si presenta una maschera che elenca tutti i dipendenti estratti dalla ricerca, divisi per pagina.

Qui risulta particolarmente significativo il tasto per la scelta delle colonne da esportare ( ) che permette di scegliere quali campi di anagrafica vogliamo estrarre nella nostra ricerca.

Sarà sufficiente, accanto ad ogni campo che vogliamo estrarre, inserire un numero progressivo e, a fronte di questa scelta, verrà prodotto un foglio XLS contenente tutte le colonne selezionate.

La sezione finale della pagina serve infine per collegare il risultato dell’attuale estrazione al risultato di un modello (vedi paragrafi successivi); in questo modo sarà possibile ottenere una stampa che contenga da un lato campi di anagrafica dipendente estratti parametricamente e dall’altro valori estratti

dall’elaborazione della rilevazione presenze.

Interrogazione anagrafica presenze

La funzione (Consultazione -> Anagrafica Presenze) ha funzionamento praticamente identico alla precedente Anagrafica Generale, l’unica cosa che cambia è che da qui è possibile estrarre i campi tipici della rilevazione presenze.

Interrogazione assenze in paghe

La funzione (Consultazione -> Anagrafica Presenze) permette di consultare, indicando anno e mese di liquidazione, tutte le assenze registrate in ambito di rilevazione presenze/assenze che, avendo un impatto di natura economica, sono state trasferite su cedolino.

CONSULTAZIONE ASSENZE CARICATE A SISTEMA

Il sistema informativo, tramite la voce di menù Risorse Umane → Assenze → Consultazione Richieste, permette di interrogare la base dati per monitorare le assenze inserite.

Filtro per interrogazione assenze

La funzione selezionata permette di monitorare le assenze caricate, utilizzando dei filtri che rendano più mirata l’estrazione, in particolare è possibile interrogare inserendo

• la tipologia di assenza: in modo da estrarre una unica tipologia di assenza

• un dipendente: in modo da estrarre i dati relativi ad un solo dipendente

• un range temporale (campi dalla data / alla data): per limitare l’intervallo temporale su cui effettuare le ricerche.

Chiaramente possono essere utilizzati contemporaneamente più filtri di ricerca, in questo caso verranno estratte tutte le assenze che soddisfano tutti i filtri caricati.

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Consultazione assenze – Filtro per ricerca

Consultazione assenze

A fronte del filtro impostato, vengono presentati i risultati con una maschera tipo quella illustrata in figura

Consultazione assenze – Esempio di risultato della ricerca

La maschera, già in questa fase di presentazione dei risultati a video, mostra le informazioni principali delle assenze presenti a sistema, in particolare, matricola, cognome e nome del dipendente, tipologia, inizio e fine dell’assenza.

Nella parte superiore della maschera sono presenti una serie di tasti funzione; risultano di particolare interesse i due evidenziati in rosso in figura

• (1): permette di modificare i filtri inseriti per procedere ad una nuova ricerca

• (2): permette di esportare i dati presentati a video in un foglio di calcolo, in modo da rendere più agevoli tutta una serie di elaborazioni tipiche dei fogli di calcolo

Analisi per matricola

La funzione (Assenze → Consultazione Assenze → Analisi per matricola) permette di interrogare tutte le assenze registrate per un dipendente in un certo intervallo temporale.

Una volta selezionato dipendente ed eventualmente l’intervallo temporale, viene mostrato l’elenco delle assenze fatte dal dipendente, con possibilità di estrarre il tutto su XLS oppure di entrare nel dettaglio di ogni singola tipologia di assenze per vedere il dettaglio giornaliero.

Analisi per causale

La funzione (Assenze → Consultazione Assenze → Analisi per causale) permette di interrogare tutte le assenze registrate per una causale di assenza in un certo intervallo temporale.

Una volta selezionata la causale di assenza ed eventualmente dipendente ed intervallo temporale, viene mostrato l’elenco di dipendenti che hanno fatto l’assenza richiesta, con possibilità di estrarre il tutto su XLS oppure di entrare nel dettaglio di ogni singolo dipendente.

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Riepilogo per matricola

La funzione (Assenze → Consultazione Assenze → Riepilogo per matricola) permette di interrogare tutte le assenze registrate per un dipendente in un certo intervallo temporale.

Una volta selezionato dipendente ed eventualmente l’intervallo temporale, viene mostrato immediatamente sia il totale, assenza per assenza, sia il dettaglio di ogni singola assenza.

Stampa parametrica

La funzione (Assenze → Consultazione Assenze → Stampa parametrica) permette di interrogare le assenze effettuate selezionando un set preciso di assenze.

Per selezionare le assenze di interesse, è sufficiente selezionare una alla volta le assenze e, per ciascuna, premere il tasto Aggiungi causale; a fronte di questa azione progressivamente la maschera si aggiornerà mostrando nella parte inferiore tutte le assenze selezionate.

Stampa timbrature

La funzione (Presenze → Elaborazioni → Stampa Timbrature) permette di interrogare tutte le timbratur effettuate in un certo intervallo temporale.

GESTIONE MODELLI

La gestione modelli permette di creare estrazioni personalizzate sia in excel che tramite pdf producendo report personalizzati contenenti fino ad un massimo di 10 colonne.

All’interno di una singola colonna possono effettuare somme o sottrazioni utilizzando totalizzatori, giustificativi e anche altre colonne del modello; i risultati possono restituiti in sessantesimi o in centesimi (il secondo caso viene utilizzato se tale quantità verrà poi passata al programma paghe).

La gestione si trova all’interno del Risorse Umane –> Presenze -> Modelli

Il programma, di default, visualizzerà la lista dei modelli della rilevazione presenze attualmente presenti nel sistema; nel caso in cui non siano presenti si verrà rimandati alla maschera di ricerca dalla quale sarà possibile creare un nuovo modello.

Per creare un nuovo modello è necessario premere l’icona del nuovo modello ( ) ed accedere alla maschera di definizione di un nuovo modello

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La parte in alto della maschera serve solamente a dare le caratteristiche generali al modello, quindi codice univoco, una descrizione esplicativa, l’unità di misura (giorni o ore) e il formato (centesimi o

sessantesimi) con la quale si vuole rappresentare i dati estrapolati.

N.B. l’unità di misura giorni non può essere selezionata se all’interno del modello è presente anche un solo giustificativo con provenienza giornaliera

Nella parte sottostante è possibile intestare fino a 10 colonne e per ogni colonna è possibile impostare fino a 10 fattori al fine di ottenere il risultato desiderato.

I fattori sono formati da 4 parti al fine di determinarne il comportamento:

1. Segno: ( + o - ) che specifica se il valore deve essere somma o sottratto

2. Tipo: ( T, G, C) che specifica se il codice inserito successivamente si riferisce ad in Totalizzatore o un Giustificativo o una Colonna dello stesso modello

3. Codice: che specifica il codice dell’elemento che si vuole utilizzare nell’operazione

4. Provenienza: ( M, G) specifica che il dato deve essere preso dal rendiconto (Mensile) o dalle ri- ghe sviluppo (Giornaliera).

Tramite la freccia apposita è possibile aprire un popup per aiutare la compilazione, la tendina relativa al codice viene infatti popolata con tutti i valori presenti nelle tabelle di decodifica relativi al tipo

selezionato sopra.

Sono presenti delle regole per la configurazione dei fattori.

1. Il segno è sempre obbligatorio

2. Se Tipo = T la provenienza deve essere Mensile 3. Se Tipo = C la provenienza deve essere vuota

(18)

Una volta configurati tutte le colonne salvare il modello al fine di renderlo disponibile per il calcolo.

Calcolo e visualizzazione di un modello

Una volta che un modello è stato impostato è necessario calcolare il modello per elaborare i dati di interesse. Per calcolare il modello cliccare sulla seguente icona

Il calcolo può essere limitato tramite l’inserimento di alcuni parametri (Figura 10): Matricola inizio e la matricola fine

Data di inizio e la data di fine Unità di assegnazione

Gruppo M.O.D.

Sesso

Situazione dipendenti: tutti, attivi almeno un giorno nel periodo indicato da data inizio e data fine, attivi per tutto il periodo, cessati nel periodo

Solo part-time: prende in considerazione solo i dipendenti che sono a part-time e la cui percentuale è diversa da 0 o 100

Ogni volta che viene calcolato un modello gli eventuali dati precedentemente calcolati verranno calcolati.

Una volta data la conferma il programma restituirà il numero di dipendenti da elaborare e il numero di dipendenti elaborati.

(19)

Per accedere alla visualizzazione di un modello l’icona da utilizzare è

In questa maschera si può selezionare le colonne che si vuole esportare tramite la spunta accanto all’intestazione, il tipo di ordinamento in cui si vuole l’estrazione, se si desidera stampare tutti i dipendenti anche se questi ultimi non hanno alcun valore da esporre e un’ulteriore filtro per il codice contratto (Figura 12).

Una volta impostati i dati per la visualizzazione e premuta la conferma si verrà rimandati ad una maschera con i dati presenti e tramite la pressione dei due pulsanti Esporta o Esporta PDF sarà possibile esportare i dati in formato Excel o PDF.

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