Pratica num. 751/VV/2014 - Progettazione, realizzazione ed implementazione del Datawharehouse del Consiglio Superiore della Magistratura nell’ambio del progetto di reingegnerizzazione del sistema informativo.
(delibera del 18 maggio 2016)
1. Premessa
Nell’ambito del progetto di reingegnerizzazione del sistema informativo del CSM è prevista la realizzazione di un sistema informatizzato centrale di raccolta dei dati (datawarehouse del CSM) al fine di consentire le elaborazioni statistiche di supporto alle attività del Consiglio. Il datawarehouse rappresenterà la principale fonte per ogni valutazione statistica consiliare e dovrà essere utilizzato in tutte le procedure consiliari che richiedano una elaborazione numerica dei flussi di lavoro. A tale fine il Consiglio, prima con delibera del 25 marzo 2015 e poi con delibera del 29 luglio 2015 ha stabilito di realizzare il datawarehouse civile e il datawarehouse penale del CSM contenente i dati granulari relativi alle statistiche per magistrato, sezione o unità organizzativa e ufficio.
All’esito di una analisi dettagliata delle esigenze statistiche del Consiglio, condotta dal Responsabile operativo del progetto con l’Ufficio Statistico, è stato elaborato in sede di Comitato di progetto un piano distinto in due fasi, comprensivo delle varie attività propedeutiche alla realizzazione del sistema nonché delle attività di gestione del sistema stesso.
Con la presente delibera si recepiscono le indicazioni emerse dal piano di progetto adottando, nel contempo, una serie di scelte organizzative ed economiche necessarie per avviare un sistema complesso e assolutamente innovativo per il CSM.
2. I macro-requisiti del nuovo sistema
Le esigenze informative del CSM in materia statistica sono state oggetto di numerosi lavori di approfondimento da parte di varie commissioni consiliari, di gruppi di lavoro appositamente nominati, dell’attività della STO nonché anche di studi commissionati all’esterno soprattutto in vista della reingegnerizzazione del sistema informatico.
Oggi il CSM possiede una analisi ampia, anche se variegata, su quali sono le proprie esigenze in materia di valutazione dei flussi e della qualità e quantità di lavoro sia propria che degli uffici giudiziari, elementi indispensabili per un corretto esercizio della propria funzione di autogoverno. Tale patrimonio di analisi costituisce il punto di partenza per la definizione ad alto livello dei requisiti che il nuovo sistema statistico del CSM deve soddisfare.
2.1. L’analisi quali-quantitativa dell’attività degli uffici giudiziari
Come già evidenziato nelle delibere del 25 marzo 2015 e 29 luglio 2015, il nuovo strumento deve fornire al Consiglio utili elementi di valutazione nell’ambito di tutte le procedure (pratiche) consiliari che richiedano una elaborazione numerica dei flussi di lavoro sia a livello di magistrato, che di ufficio che di sezione (unità organizzativa dell’ufficio), come tabelle e piani organizzativi degli uffici giudiziari,programmi di gestione ex articolo 37, standard di produttività, valutazioni sulla professionalità dei magistrati.
L’analisi dei flussi va poi completata con l’analisi quali-quantitativa dell’attività degli uffici giudiziari, nei vari livelli e con gli scopi sopra evidenziati.
Per soddisfare tale esigenza occorre costituire un patrimonio informativo composto almeno dai dati statistici degli ultimi 4 anni (periodo di riferimento che riesce a comprendere i dati necessari alle analisi per le valutazioni di professionalità, le valutazioni degli incarichi direttivi, l’elaborazione delle tabelle e del piano di gestione dell’art. 37) con un livello granulare tale da permettere di elaborare le statistiche per ufficio, sezione e singolo magistrato e per periodi temporali predeterminati. Tali dati sono ricavabili dalle informazioni che gli uffici giudiziari gestiscono attraverso i loro sistemi informativi, sistemi per la maggior parte informatizzati ma in alcuni casi ancora gestiti cartaceamente.
Tradizionalmente il CSM ha acquisito i dati attraverso rilevazioni dirette, ma non sistematiche, presso gli uffici stessi, chiedendo a questi ultimi di fornire dei rilevamenti statistici in relazione alle singole procedure nell’ambito delle quali era necessaria una analisi dei dati (ad esempio in allegato alle domande per incarichi direttivi, o in allegato al DOG e al progetto tabellare etc.). Rilevazioni più sistematiche, ma non generalizzate, sono state compiute per svolgere l’attività di studio sugli standard di produttività, sull’organizzazione di alcune tipologie di uffici, per la predisposizione dei piani di gestione ex art. 37.Proprio la frammentarietà e la disomogeneità delle rilevazioni sia sul piano temporale che su quello qualitativo, aveva condotto il CSM a varare, con delibera del 12 luglio 2012, uno schema unico di rilevazione dei dati dagli uffici giudiziari, comprendendo in tale rilevazione anche le esigenze connesse all’inaugurazione dell’anno giudiziario. Peraltro tale sistema di rilevazione, sostanzialmente ancora cartaceo, e neppure entrato mai realmente in vigore in via generale, non è risultato soddisfacente sia perché imponeva agli uffici giudiziari un nuovo onere sia perché produceva una raccolta di dati difficilmente trattabili per l’assenza di un sistema elaborativo consiliare adeguato.
Con la delibera del 25 marzo 2015 il CSM ha quindi deciso di imboccare una strada diversa, puntando a costruire un datawarehouse consiliare nel quale far confluire una raccolta automatizzata delle informazioni degli uffici giudiziari: con tale progetto il CSM ha inteso costruire la principale, se non esclusiva, fonte per ogni valutazione statistica consiliare sulle informazioni desunte dai registri informatizzati degli uffici giudiziari.
Il requisito che si evince da tale scelta strategica è quindi quello che l’alimentazione del nuovo sistema statistico del CSM sarà costituita da flussi di dati estratti direttamente dai registri informatizzati degli uffici, senza alcun ulteriore onere di raccolta o di elaborazione dei dati a carico degli uffici quantomeno in tutti i casi in cui ciò sia possibile.
2.2. L’alimentazione del nuovo dwh del CSM
L’estrazione automatizzata dei dati degli uffici giudiziari presuppone l’uso di tecnologie che si devono interfacciare con i sistemi informatici in uso presso gli uffici giudiziari, sistemi la cui progettazione e gestione tecnica è di competenza del Ministero. Invero se la proprietà del dato è dell’ufficio giudiziario, cui compete anche la regolare tenuta del registro e l’aggiornamento dei dati, il sistema tecnologico con cui i dati sono gestiti è fornito dal Ministero: conseguentemente, volendo evitare di imporre agli uffici una onerosa attività di estrazione dei dati tramite gli strumenti a loro disposizione, occorre accedere direttamente al sistema tecnologico gestito dal Ministero, attraverso una opportuna collaborazione fra le due istituzioni.
Invero, in astratto, il CSM avrebbe potuto creare una propria infrastruttura tecnologica dedicata all’acquisizione automatizzata dei dati dai sistemi informatici in uso presso gli uffici giudiziari: si trattava di realizzare un apposito software dedicato ad estrarre periodicamente i dati dal database utilizzato dall’ufficio giudiziario e a trasmettere tali dati al CSM per via telematica.
Tale scelta, però, comportava un investimento tecnologico che, a parte la spesa, avrebbe richiesto comunque il dispiegamento di una infrastruttura organizzativa sul territorio dedicata all’installazione, manutenzione e gestione del software, ed avrebbe soprattutto richiesto il suo continuo adeguamento conseguente alle modifiche apportate dal Ministero ai sistemi informatici in uso presso gli uffici, modifiche caratterizzate dal rilascio di nuove versioni o patches con cadenza mensile. E’ stata inoltre considerata in sede di sottogruppo del comitato paritetico anche la necessità di evitare una duplicazione di attività e di interventi, in ossequio alle più recenti norme in materia di pubblica amministrazione che richiedono di ricorrere al riuso dei progetti e delle iniziative di automazione informatica. Pertanto si è ritenuto opportuno per il CSM di usufruire della attività già svolta dal Ministero, che aveva nel frattempo costruito un proprio datawarehouse, per ora limitato al solo settore civile ma in futuro da estendere anche al settore penale. Di fatto il Ministero ha già costruito un sistema automatizzato di raccolta dei dati informatici presso gli uffici giudiziari, costruendo un sistema centralizzato (datawarehouse) al quale tali dati vengono inviati periodicamente. Su tale sistema è stato poi costruito un sistema di elaborazione a fini statistici dei
dati così raccolti per le finalità ministeriali e quindi secondo logiche elaborative non del tutto coincidenti con quelle del CSM e comunque non esaustive delle necessità del Consiglio. Si tratta in ogni caso di un database complesso, di primo livello, contenente i dati, rilevanti sotto il profilo statistico, di tutti gli uffici giudiziari; su tali dati di primo livello il Consiglio ha necessità di svolgere elaborazioni diverse da quelle del Ministero in quanto relative a competenze proprie ed esclusive del CSM.
A tal fine, attraverso apposita convenzione tra il CSM e il Ministero della Giustizia, è stato concordato che il CSM acquisisse copia della banca dati del Datawarehouse della Giustizia Civile (DWH/GC) che diventa la fonte dei dati per la costruzione del DWH/CSM. Per il settore Penale, in attesa della costruzione del Datawarehouse ministeriale dedicato, il CSM ha stabilito uno schema alternativo di raccolta dei dati basato sulla collaborazione degli uffici medesimi. Tale schema è stato esteso anche a quegli uffici che ancora non sono informatizzati1.
Deriva da tali scelte lo specifico requisito secondo cui il DWH del CSM dovrà essere alimentato attraverso la realizzazione di un datamart su cui acquisire i dati di primo livello del dwh ministeriale supplendo, per i settori ai quali tale dwh ministeriale non è ancora esteso, attraverso iniziative diverse e autonome del CSM.
2.3. L’analisi incrociata con i dati del CSM
L’analisi dei dati raccolti dagli uffici giudiziari non è però sufficiente a soddisfare tutte le esigenze informative del Consiglio: invero, soprattutto per ciò che riguarda l’analisi dell’organizzazione interna degli uffici giudiziari, della distribuzione degli affari e quindi anche ai fini della redazione dei piani di gestione ex art. 37, appare necessaria una elaborazione incrociata tra i dati dei flussi di lavoro degli uffici e i dati dell’organizzazione di tali uffici contenuti nei progetti tabellari. A tale fine, nell’ambito del progetto di reingegnerizzazione, è stata operata una totale rivisitazione del sistema tabellare prevedendo la strutturazione dei dati attinenti all’organizzazione delle sezioni e all’attribuzione degli affari civili e penali in modo da permettere un monitoraggio della realtà organizzativa degli uffici e l’incrocio di tali dati, così strutturati, con quelli provenienti dai registri informatici. Occorre dunque combinare due fonti di dati logicamente e fisicamente diverse: situazione che conferma come la mera replica del dwh ministeriale non sia sufficiente per soddisfare tutte le esigenze del CSM. A livello di requisiti è necessario dunque realizzare una integrazione dei dati forniti dal dwh ministeriale con i dati propri del sistema tabellare del CSM, integrazione che quindi costituisce un vincolo nella predisposizione dell’architettura del sistema, richiedendo la costruzione di due distinte aree di staging e di una fase di riconciliazione e integrazione dei dati in una area elaborativa comune.
2.4. L’analisi delle attività del CSM e degli organi decentrati di autogoverno
Tra le esigenze informative del Consiglio vi è poi l’analisi della propria stessa attività e quindi dei flussi di lavoro del CSM in entrata e in uscita. La nuova strutturazione del sistema
1 Nel protocollo d’intesa è convenuto che il Ministero pone a disposizione del CSM - anche per l’utilizzazione ad opera dei consigli giudiziari e del Consiglio direttivo della Corte della Cassazione per i rispettivi ambiti territoriali e di competenza, i dati acquisiti nel sistema statistico del dominio giustizia di cui alla lett. a) dell’art. 7 del Decreto 24 maggio 2012 n. 102 - Regolamento concernente la tipologia e le modalità di estrazione, raccolta e trasmissione dei dati statistici dell'Amministrazione Pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 162 del 13 luglio 2012. I dati messi a disposizione del CSM saranno relativi ai magistrati e a tutti gli uffici giudiziari secondo quanto previsto dall’art. 7 lett. o) del citato regolamento. Secondo tale convenzione L’accesso al sistema statistico del dominio giustizia da parte del CSM avviene, di norma, sia per quanto riguarda l’ambito penale che per l’ambito civile, mediante accesso al Datawarehouse realizzato dal Ministero. Peraltro, al fine di rendere più agevole e completo l’accesso al sistema statistico del dominio giustizia da parte del CSM, per gli scopi istituzionali propri e degli uffici giudiziari, è stata altresì prevista la realizzazione, a cura del CSM, di un datamart situato presso la sede del Consiglio stesso: tale datamart permetterà al CSM di svolgere autonome elaborazioni sui dati statistici relativi ai magistrati e al sistema tabellare.
Tale datamart, secondo quanto convenuto in sede di comitato di gestione, viene alimentato dalla base dati di primo livello del dwh del Ministero.
informatico del CSM, basato sulla catalogazione degli oggetti delle pratiche attraverso una tabella il cui utilizzo verrà esteso anche agli uffici giudiziari e ai consigli giudiziari, permetterà una analisi complessiva di tutti i flussi di lavoro, compresi quelli degli organi decentrati di autogoverno.
Appare opportuno che l’analisi dei flussi di lavoro avvenga utilizzando gli stessi strumenti utilizzati per l’analisi dei flussi di lavoro degli uffici giudiziari, sia per sfruttare appieno le potenzialità di tali strumenti, sia per operare economie di scala nell’apprendimento dell’utilizzo dei sistemi, sia per permettere anche in questo caso un incrocio tra i dati dell’attività giurisdizionale degli uffici giudiziari e i dati ordinamentali che emergono dalle procedure amministrative trattate dal CSM.
2.5. La pubblicazione dei dati statistici a favore degli uffici giudiziari e dei magistrati Tra i macro-requisiti che il nuovo sistema deve soddisfare vi è poi quello, già definito nella delibera del marzo 2015, inerente la pubblicazione dei dati statistici elaborati dal Consiglio.
Tale pubblicazione riguarda, innanzitutto, i flussi di lavoro dell’ufficio e del singolo magistrato attraverso una esposizione dei dati raccolti e disponibili mediante un apposito cruscotto da profilarsi secondo la funzione svolta dall’utente (pubblico ministero / giudice, procuratore aggiunto / presidente di sezione, procuratore/presidente di Tribunale, Procuratore Generale / Presidente di Corte di Appello) e contenente una fotografia aggiornata dell’attività dell’ufficio giudiziario e dei singoli magistrati.
La pubblicazione dei dati statistici, e la messa a disposizione degli stessi, rappresenta un servizio che il CSM intende offrire agli uffici giudiziari e ai Consigli Giudiziari, nonché alle Commissioni Flussi costituite presso i Consigli, per le svariate attività nelle quali tali organismi hanno necessità di accedere ad informazioni statistiche. Rappresenta inoltre un servizio per gli stessi magistrati che non dovranno più allegare le proprie statistiche alle varie istanze. La pubblicazione va prevista all’interno di due specifiche aree del nuovo sistema informatico, l’archivio digitale dell’ufficio e l’archivio digitale del singolo magistrato. Conseguentemente l’ulteriore requisito, da prevedere, è la realizzazione di un cruscotto per l’ufficio e per il magistrato, con cui sarà possibile navigare sui dati di interesse ed estrarre gli stessi anche ai fini della pubblicazione sui siti internet dei dati dell’ufficio, come previsto normativamente, secondo parametri uniformi sul territorio nazionale e quindi più facilmente intellegibili dall’utenza esterna.
L’attuale situazione dei sistemi informativi in uso presso gli uffici giudiziari, nel civile e nel penale impone l’adozione di una strategia differenziata nei due settori.
3. I vincoli progettuali e l’architettura del DWH consiliare
I requisiti di alto livello fin qui delineati rappresentano, conseguentemente, dei vincoli da rispettare nella costruzione dell’architettura, nella scelta delle tecnologie da utilizzare e nella definizione dell’organizzazione da destinare alla gestione di tale sistema.
In sintesi il nuovo sistema statistico dovrà:
a) permettere di gestire on-line un patrimonio informativo composto almeno dai dati statistici degli ultimi 4 anni con un livello granulare tale da permettere di elaborare le statistiche per ufficio, sezione e singolo magistrato e per periodi temporali predeterminati;
b) prevedere che l’estrazione dei flussi di dati non richieda, a regime, alcun onere di raccolta e trasmissione a carico degli uffici, ma sfrutti tecnologie di estrazione automatica direttamente dai registri informatizzati in uso presso gli uffici, prevedendo soluzioni diverse solo in via transitoria e solo ove ciò non sia ancora possibile;
c) prevedere, conseguentemente, che fin dall’avvio, il DWH del CSM sia alimentato, per il settore civile, dai dati costituenti il primo livello del dwh ministeriale cui viene demandato l’onere di raccogliere i dati presso gli uffici e organizzare un datamart utilizzabile dal CSM, prevedendo invece delle iniziative autonome, provvisorie e di supplenza per i settori, quali il settore penale, ai quali tale dwh ministeriale non è ancora esteso, in attesa che venga realizzato il dwh ministeriale anche per il settore penale;
d) permettere di realizzare, sul dwh del CSM, una integrazione tra i dati forniti dal dwh ministeriale e i dati propri del sistema tabellare del CSM;
e) permettere di estendere l’uso degli strumenti, progettati per l’analisi dei flussi di lavoro degli uffici, anche all’analisi dei flussi di lavoro del Consiglio, di fatto realizzando un dwh integrato tra i dati relativi all’attività giurisdizionale degli uffici giudiziari e i dati ordinamentali che emergono dalle procedure amministrative trattate dal CSM;
f) prevedere un apposito strumento per la pubblicazione dei dati statistici elaborati dal CSM al fine di renderli disponibili ai singoli magistrati, agli uffici giudiziari, ai Consigli Giudiziari, alle Commissioni Flussi costituite presso i Consigli: tale pubblicazione deve costituire un servizio rivolto ai vari utenti sia per poter navigare sui dati di interesse ed utilizzarli per le attività di interesse, sia per eliminare la necessità di allegare informazioni statistiche nelle varie istanze indirizzate al Consiglio. Ciascuno di questi requisiti rende obbligate alcune scelte architetturali e tecnologiche come di seguito illustrato. Indubbiamente, però, il vincolo più rilevante è la scelta di utilizzare il dwh ministeriale.
Le caratteristiche tecniche del DWH ministeriale e quelle, conseguenti, del DWH del CSM sono dettagliatamente spiegate nella relazione a firma del responsabile del progetto di reingegnerizzazione e dell’ufficio statistico del Consiglio (allegato 1).
Da tale relazione emerge in sintesi che il Ministero ha scelto di costruire il dwh secondo una architettura che prevede una unica banca dati centralizzata, il DWH di primo livello, nella quale sono contenuti i dati dei singoli, e che in definitiva rappresenta una copia in grande dei SICID locali, che può essere direttamente utilizzato solo da esperti di alto profilo. All’interno di questo macroambiente, per consentire più agevoli interrogazioni, sono stati creati una serie di
“sottosistemi”, denominati universi corrispondenti alle aree tematiche di maggiore interesse per l’utente, nelle quali i dati sono riorganizzati in modo da consentire interrogazioni statistiche più agevoli, sia in termini di elaborazione delle stesse (tempo e complessità), sia in termini di accesso e fruibilità dei dati. Essi vengono comunemente denominati “datamart”.
Per realizzare una simile soluzione, che rende più flessibile un sistema così imponente2, il Ministero utilizza il db ORACLE (su cui importare i dati estratti periodicamente dagli uffici) e il prodotto SAP BUSINNESSOBJECT INFOVIEW quale piattaforma operativa di interrogazione dei datamart (e del dwh) e di predisposizione della reportistica, sia come progettazione, sia come accessibilità. Ne consegue che né dimensioni né misure sarebbero riutilizzabili sul dwh del CSM senza l’utilizzo di Business Object. E’ questo un primo vincolo di cui tener conto, anche perché Oracle è il db con cui sono realizzati i sistemi informatici degli uffici giudiziari, mentre il nuovo sistema informatico del CSM è stato progettato prevedendo l’utilizzo del db Mysql, prodotto open source, quando non si prevedeva la creazione del dwh autonomo così completo e comprendente i dati degli uffici giudiziari, e che non è idoneo a gestire un simile volume di dati.
L’attuazione del progetto di reingegnerizzazione ha però consentito di comprendere l’importanza e la necessità, per le esigenze più avanzate del Consiglio, di un sistema di raccolta ed elaborazione dati ben più ampio e completo in grado di consentire anche le scelte di politica del governo della magistratura, sulla base di informazioni attendibili ed elaborate autonomamente3,
2Tale logica ha determinato la costruzione di una banca dati centrale di rilevanti dimensioni che oggi, con la alimentazione da parte della sola tabella STOR di Sicid contenente gli eventi dei procedimenti del SICID, conta oltre 375 milioni di record. Valutando che su tale banca dati centrale già convergono i dati di SIECIC (fallimenti ed esecuzioni civili) e dovranno convergere i dati di SICIP (penale cognizione), Sies (penale esecuzione), SIPPI (misure di prevenzione) e i dati degli altri uffici ad oggi non ancora informatizzati, si può stimare che tale banca dati conterrà all’incirca 1 miliardo di dati on line, tenuto conto della necessità di tenere online i dati di almeno 4 anni di attività giudiziaria.
3Va ricordato che, nella convenzione stipulata tra il Ministero e il Consiglio Superiore della Magistratura, è stata previsto di promuovere, progettare e svolgere congiuntamente indagini, attività di studio, ricerca e documentazione sull'organizzazione e funzionalità del sistema giudiziario, al fine di sviluppare metodologie per la valutazione e per la misurazione del funzionamento della giustizia, nonché di migliorare la conoscenza critica dei processi innovativi. Tali
attraverso il riuso di software del Ministero, come suggerito dal CAD e implicitamente dalla convenzione CSM-Ministero già citata.
Ai dati acquisiti dal Ministero, il CSM aggiungerà per il proprio dwh i dati degli uffici giudiziari provenienti dai registri di cancelleria su cui sono registrati i dati attinenti ai flussi di lavoro e agli esiti e dai quali si può ricavare una valutazione anche sulla qualità dei processi. Ad essi andranno aggiunti i dati del sistema tabellare (ex Valeri@ oggi nuovo sistema tabellare), l’anagrafica del magistrato e la gestione pratiche. Pertanto i canali di alimentazione del dwh del Consiglio saranno il dwh del Ministero della Giustizia, le procedure automatiche di estrazione dei dati dai registri informatizzati in uso presso gli uffici giudiziari (in particolare Sicp e Sies),le interfacce utente (web) per l’inserimento dei dati non trattati tramite registri informatizzati o trattati tramite registri informatizzati non dotati di estrattori automatici, i registri degli uffici giudiziari, l’interfaccia con la nuova base dati CSM MySql.
I dati raccolti attraverso tali canali comunicativi andranno raccolti in un’area di Staging appositamente realizzata nel nuovo sistema. Tale area è quella dove, nel processo di caricamento, vengono depositati i dati provenienti dalle diverse sorgenti informative: i dati depositati costituiscono una fotografia di quelli presenti nei sistemi sorgente al momento dell’estrazione. In questo modo, nel primo livello su db Oracle si viene a costituire il datawarehouse del CSM su cui poi vanno costruiti i vari datamart.
Si costruisce così un DWH che prevede l’integrazione delle informazioni in un unico ambiente (EDW), alimentato dai sistemi gestionali delle diverse sotto-aree “proprietarie”
dell’informazione e che presenta le caratteristiche di permanenza, storicizzazione, soggettività e integrazione dell’informazione. Segue la creazione dei Data Mart che costituiscono il punto di accesso ai dati presenti nel Data Warehouse da parte dell’utente. I dati vengono estratti dall’EDW e riorganizzati in modo opportuno e dipendente dall’utente/applicazione che ne usufruirà; durante la fase di caricamento dei datamart vanno applicate le regole di business necessarie al calcolo delle misure di analisi.
Una volta costruiti i vari datamart specializzati occorre procedere all’analisi dei dati e alla distribuzione dei risultati delle analisi per la loro consultazione. L’analisi dei dati è una attività complessa che richiede adeguate competenze e professionalità. A tale fine il CSM ha costituito un ufficio statistico con delibera del 13 giugno 2012 e il dwh deve costituire lo strumento principe per permettere a tale ufficio adeguate elaborazioni dei dati e studi statistici. Proprio perché l’analisi dei dati richiede adeguate competenze è un tipo di attività che va accentrato: occorre cioè, innanzitutto, prevedere che la analisi dei datamart specializzati, costruiti nell’ambito del dwh, sia riservata all’ufficio statistico del CSM e non diffusa ad una pluralità indistinta di utenti degli uffici giudiziari.
Ciò permette innanzitutto di rendere omogenei i criteri di analisi e quindi di rendere omogenei i risultati; permette poi di costruire report omogenei, che permettono una comparazione immediata tra i dati dei diversi uffici e permette infine di adeguare continuamente sia gli strumenti di analisi che i report al mutare delle esigenze. Ciò non significa, però, che l’uso del dwh sarà esclusivo del Consiglio: al contrario, come già stabilito nella delibera del 29 luglio 2015 i risultati delle analisi svolte sul dwh dovranno essere disponibili agli uffici, evidenziando le statistiche per magistrato, sezione o unità organizzativa e ufficio. Per raggiungere tali due scopi, solo apparentemente contraddittori, il Consiglio ritiene necessario dotarsi di adeguati strumenti tecnici. Si intende in particolare realizzare una reportistica specializzata per gli uffici giudiziari relativa alle statistiche per magistrato, sezione o unità organizzativa e ufficio. Tale reportistica sarà costituita da report predefiniti, pubblicati sulla Intranet e disponibili agli utenti degli uffici giudiziari, per la cui
studi presuppongono ovviamente un adeguato monitoraggio delle estrazioni statistiche operate dai due sistemi al fine di evitare risultati divergenti nell’elaborazione delle statistiche. Per rispettare tale condizione è necessario evitare, innanzitutto, una strutturazione diversa dei sistemi: quanto più, infatti, le strutture dei dati divergono tanto più è probabile un risultato diverso in sede di elaborazione statistica. Per garantire il massimo di coerenza nella strutturazione dei dati è fondamentale il totale allineamento delle strutture dei database, condizione che può essere assicurata solo con la replica del sistema ministeriale.
realizzazione si utilizzerà il sistema di reportistica di Mysql, previsto dal contratto di reingegnerizzazione, che fornisce alcune funzionalità di navigazione sui dati. Per ridurre i costi appare opportuno ridurre lo sviluppo dei report a quelli di uso più comune, attraverso un processo di standardizzazione degli stessi nonché di selezione di quelli più utili. Nel tempo, ovviamente, sarà possibile aumentare tali report soprattutto in tutti quei casi in cui una nuova esigenza informativa diventi comune a più utenti.
Diverso il discorso per l’ufficio statistico che deve poter operare in autonomia l’analisi dei dati: e tale livello di autonomia può essere adeguatamente soddisfatto solo se è possibile estendere tale analisi alla totalità dei dati rappresentati al I° livello del DWH (cioè al massimo livello di dettaglio con dati prelevati da tutte le fonti e replicati al I° livello in modo normalizzato).Invero all’ufficio statistico sono richieste analisi spesso complesse, da realizzarsi in breve o brevissimo tempo, che richiedono la costruzione di query apposite, spesso innovative, in relazione a varie tipologie di dati. Sono analisi non preventivabili in sede di progettazione in quanto, oltre a nascere da esigenze estemporanee, dipendono anche dalla qualità e quantità dei dati a disposizione nel tempo.
Per permettere all’ufficio statistico di svolgere pienamente le funzioni allo stesso demandate occorre quindi implementare un sistema di “analisi libere” che richiedono un adeguato strumento di OLAP che garantisca prestazioni elevate. Occorre quindi fornire l’ufficio statistico di alcune licenze del prodotto SAP BUSINNESSOBJECT INFOVIEW, che comporta un costo per licenze per l’utilizzo, ma permette all’ufficio statistico una gestione autonoma nella predisposizione delle query azzerando i costi di sviluppo. Poiché l’ufficio statistico è composto di poche persone i costi di licenza sono limitati mentre si elidono i costi di sviluppo che sarebbero necessari per la realizzazione di tutte le query necessarie tramite il prodotto open source.
Alla luce della metodologia proposta l’architettura di riferimento è a tre livelli4:
• Staging
• Data Warehouse
• Data Mart
Secondo lo schema fotografico contenuto nell’allegato 1.
Lo sviluppo del sistema sarà iterativo prevedendo varie fasi.
Nella prima fase verrà rilasciato:
• Lo strato di Staging area, che accoglierà i flussi e le strutture dati attualmente provenienti dagli uffici giudiziari e dal data warehouse del Ministero della Giustizia – DWGC - ed eventualmente altre fonti dati interne al CSM5;
• Lo strato di EDW corrispondente, e le tabelle tipologiche di servizio;
• Lo strato di Data Mart corrispondente all’insieme dei contesti di analisi comprensivi delle dimensioni e misure;
• La serie di report e documenti di analisi di front end corrispondenti concettualmente alle funzionalità stabilite6.
Lo strato architetturale EDW verrà composto dalle sole entità soggette a storicizzazione.
Il sistema permetterà il recupero dei dati riguardanti le statistiche del settore Penale inviate dagli uffici giudiziari presenti sul territorio con dati riferiti al periodo secondo semestre 2011/
2015.
4 Cfr. REQ_DWB_001 dei documenti di analisi
5Cfr documento di analisi delle fonti dell’Allegato 4.
6Cfr paragrafo Esigenze dell’utente finale dell’Allegato 4.
L’architettura adempie alle indicazioni che il Consiglio ha già statuito con la delibera del 29 luglio 2015 e si pone come sviluppo e integrazione del processo di reingegnerizzazione del sistema informativo del CSM e può essere realizzato nell’ambito del predetto contratto secondo la stima sottoposta al Comitato di progetto dal fornitore e dal responsabile del contratto (Allegati 2 e 3).
Va evidenziato, a tale proposito, che la realizzazione dell’architettura del nuovo sistema rientra nella Fase 9 prima parte del piano di progetto.
Di tale fase sono già stati definiti i requisiti (Allegato 4).
Viceversa rientrano nella Fase 9 seconda parte il completamento dell’integrazione tra i dati provenienti dagli uffici giudiziarie e quelli del CSM e la realizzazione del modulo statistico sulle pratiche.
La valutazione dei costi della seconda fase andrà rivista alla luce della scelta del CSM, adottata con la presente delibera, di adottare uno strumento evoluto di Olap, ed in particolare Businness Object Infoview per il funzionamento del quale andrà progettato e realizzato un apposito
“Universo dei dati”. In base a tale scelta dovranno essere riviste le funzionalità integrative ed ulteriori da sviluppare, tenendo conto della maggiore autonomia che l’ufficio statistiche avrà nell’interrogare la base dati.
In tale contesto dovrà infine valutarsi lo sviluppo di nuovi modelli statistici, sulla base dell’attività che lo stesso ufficio statistico ha intrapreso con la STO, attività nell’ambito della quale stanno emergendo flussi di lavoro non censiti dal punto di vista statistico e meritevoli peraltro di adeguata valorizzazione sul piano della conoscenza e valutazione del lavoro complessivo degli uffici e dei magistrati.
All’esito di tale attività di analisi, che dovrà coinvolgere l’ufficio statistico con l’ausilio della STO nonché le varie commissioni interessate all’elaborazione di dati statistici, potrà essere presentata al plenum del Consiglio una mappatura complessiva delle esigenze statistiche del Consiglio e valutati i costi finali da sostenere sulla base delle esigenze complessive così individuate.
Occorre conseguentemente deliberare l’adozione a regime del DB ORACLE per la gestione dei dati del primo livello del dwh forniti dal Ministero e quindi l’acquisto delle relative licenze;
l’acquisizione a favore dell’ufficio statistico di alcune licenze del prodotto SAP BUSINNESS OBJECT INFOVIEW per permettere all’ufficio statistico una gestione autonoma nella predisposizione delle query.
Per quanto riguarda l’acquisto delle licenze di Oracle va evidenziato che una ricerca sul mercato elettronico evidenzia che il costo per il Database Product ‘Oracle Database Enterprise Edition’ + l’opzione ‘Partioning’ è di €32.451.76 +€ 7856.41 per processore, comprensiva del servizio di assistenza SW per 12 mesi.
Per quanto riguarda l’acquisto del prodotto SAP BUSINNESS OBJECT INFOVIEW la recente gara svolta dal Ministero per l’acquisto del prodotto server Intelligence Platform per 80 sessioni si è conclusa al prezzo di 44.000€ a fronte di un prezzo di listino di 336.000€, + la licenza per la predisposizione dei report per un costo complessivo di 1400€ per 40 utenti nominali.
Il numero delle licenze da acquistare è demandato al Comitato di progetto sulla base delle indicazioni provenienti dall’ufficio statistico, dal responsabile del progetto di reingegnerizzazione, e dalle verifiche compiute dal segretario generale in ordine alla possibilità, per il CSM, di usufruire di convenzioni stipulate dal Ministero della Giustizia ovvero di licenze poste a disposizione dal Ministero della Giustizia ove possibile.
4. L’organizzazione dell’ufficio statistico del CSM e il supporto agli uffici giudiziari Il Consiglio Superiore della Magistratura, con delibera del 13 giugno 2012, ha istituito l’Ufficio statistico con i compiti di produrre elaborazioni statistiche periodiche a supporto del Comitato di Presidenza, delle Commissioni e del Plenum che di seguito si elencano a titolo esemplificativo:
• valutazione dell’impatto di eventuali interventi e/o riforme sull’attività giudiziaria;
• monitoraggio delle attività del Consiglio (delibere di plenum, conferimenti di incarichi direttivi e semidirettivi, analisi dei ricorsi avverso le decisioni del plenum, misura della tempestività delle procedure di evasione delle pratiche di interesse del Consiglio);
• individuazione delle sedi da pubblicare nei bandi per la copertura delle vacanze nell'organico di magistrati degli uffici giudiziari nonché dei posti da assegnare ai Magistrati Ordinari in Tirocinio (Terza Commissione);
• valutazione più completa e meglio informata della sussistenza dell'interesse dell'amministrazione della giustizia ad autorizzare il collocamento fuori ruolo dei magistrati, con riferimento specifico alla situazione dell'ufficio di provenienza (Terza Commissione);
• classificazione ed elaborazione dei dati ai fini delle valutazioni di professionalità (Quarta Commissione);
• rilevazione dei dati utili alla redazione del format in attuazione della Risoluzione sui programmi di gestione ex art. 37 del D.Lgs. 98/2011 e valutazione sugli effetti dell’applicazione di tali programmi (Settima Commissione);
• individuazione di metodiche per l'analisi dei flussi di lavoro degli uffici requirenti (Settima Commissione);
• determinazione da assumere in tema di applicazioni distrettuali, extradistrettuali e supplenze, sulla base delle esigenze degli uffici interessati (Settima Commissione);
• valutazione dei dati relativi ai programmi organizzativi (tabelle) degli uffici giudiziari giudicanti (Settima Commissione);
• determinazioni in ordine alla nomina dei GOT e alla copertura degli uffici del giudice di pace sulla base delle effettive esigenze desumibili dall'analisi dei flussi dei singoli uffici (Ottava Commissione).
La gestione del DWH rientra nelle competenze dell’ufficio statistico di cui, da un lato, semplifica le attività di elaborazione del dato ma, dall’altro, aumenta le attività in termini di raccolta dei dati, controllo della qualità degli stessi, rapporti con il Ministero, rapporti con gli uffici giudiziari. Si tratta di una gestione al servizio dell’intera struttura consiliare, del Comitato di Presidenza, e di tutti gli uffici giudiziari, anche se precipua appare la funzione di supporto alle attività del Comitato paritetico, Comitato di progetto e delle Commissioni III, IV, V e, su tutte della VII che, con il Comitato di progetto per la reingegnerizzazione, ha ideato e strutturato il DWH.
Allo stato, in attesa delle definitive valutazioni da operarsi in sede regolamentare e di ristrutturazione di una serie di uffici come l’Usi e la stessa Struttura tecnica per l’organizzazione, che andranno dimensionati e ripensati in vista delle nuove e più ampie funzioni conseguenti ai processi di innovazione del Consiglio e dell’intero sistema di governo autonomo della magistratura (in un’ottica integrata che tenga insieme Sto, Usi, ufficio statistico, attività di progettazione e aggiornamento dei sistemi informatizzati, rapporto con gli uffici giudiziari in materia di organizzazione, comitato paritetico e rapporti con il Ministero della Giustizia, secondo un modello che si sperimenterà con il nuovo portale informatico e che richiederà lo stesso ripensamento della complessiva struttura amministrativa della settima commissione), è opportuno disporre che l’ufficio statistico, ufficio dal punto di vista amministrativo dipendente dalla segreteria generale, operi in prioritaria sinergia con la VII commissione: ciò al fine di permettere una gestione programmata delle attività dell’ufficio statistico e dell’utilizzo del dwh, e di consentire un naturale collegamento con la S.t.o. stante l’importanza assunta delle elaborazioni statistiche nell’attività di tale organo.
Per fornire adeguata collaborazione agli uffici giudiziari e ai singoli magistrati nella materia statistica, appare peraltro opportuno aumentare il numero di statistici previsti all’interno dell’ufficio
statistico, secondo le procedure più idonee e rapide a disposizione. In questo ambito, avendo l’ufficio statistico necessità di personale che si possa occupare delle attività amministrative connesse alla gestione del dwh ed ai rapporti con gli uffici (ad es. il sollecito agli uffici, la verifica dei dati comunicati sulle assenze dei magistrati per l’art. 37, ecc.), dovrà valutarsi l’idoneo rafforzamento del personale della settima commissione, già oltremodo impegnato nelle attività del comitato di progetto, del comitato paritetico, e più in generale nel rapporto con i competenti uffici ministeriali, che può fare da supporto all’ufficio statistico. Resta confermata la attribuzione all’ufficio di una professionalità informatica che dovrà specializzarsi nella gestione del dwh.
L’ufficio statistico potrà così mettere a disposizione degli uffici giudiziari anche un servizio di consulenza, rispondere ai principali quesiti posti dagli uffici (che potranno anche essere raccolti in apposite faq da pubblicare sul sito Internet) e fornire elaborazioni specifiche su richiesta degli uffici stessi. Andranno poi programmate le attività di caricamento e alimentazione del datawarehouse secondo un calendario che permetta di ottimizzare e distribuire nel tempo l'impegno necessario da parte della struttura informatica (ad esempio prevedendo un caricamento trimestrale/semestrale per il penale, trimestrale/mensile per il civile, settimanale/giornaliero per le attività del Consiglio).
5. La bonifica dei dati e le regole sulla qualità del dato nella tenuta dei registri informatici in uso presso gli uffici giudiziari
Uno dei problemi principali, che hanno decretato il fallimento di numerosi progetti di data warehouse è rappresentato dalla qualità dei dati, problema troppo spesso sottostimato se non addirittura misconosciuto come messo in rilievo dalla letteratura informatica.
Per quanto la correzione “a valle” dei dati è comunque una operazione praticabile, ed a tale fine possono essere previsti dei controlli di qualità aggiuntivi a quelli già previsti nel dwh ministeriale, appare assolutamente necessario procedere alla bonifica dei dati di origine, sia per quanto riguarda i dati provenienti dagli uffici giudiziari, sia per quanto riguarda i dati gestionali del CSM medesimo.
Invero, uno dei problemi più diffuso rilevato nei vari monitoraggi, ed indubbiamente rilevante sotto molto profili, è costituito dalla sussistenza di false pendenze nei sistemi di sorgente, sia in ambito civile che penale, in conseguenza di migrazioni errate, mancanze nella gestione dei registri, problemi specifici in ordine al funzionamento dei registri. La soluzione del problema è preliminare all’utilizzo stesso del dwh in quanto la sussistenza di false pendenze rischia di minare l’attendibilità delle elaborazioni ottenute dal dwh.Speculare è poi la questione della sussistenza di sistemi informativi (cartacei o informatici) alternativi a quelli ministeriali e quindi non censiti nel sistema del dwh.
Il CSM dovrà garantire dunque per un verso un supporto all’attività di bonifica delle basi dati esistenti con particolare riguardo all’eliminazione delle false pendenze, per l’altro un supporto nel passaggio dai registri cartacei ai registri informatici.
La prima attività consiste nel supportare gli uffici giudiziari in una ricognizione della situazione dei procedimenti creando appositi elenchi dei fascicoli pendenti (cd. resta) mediante un controllo diretto dei procedimenti. A tale fine possono essere utilizzate varie metodologie tra cui il ricorso ai risultati dell’ultima ispezione, una verifica sulla movimentazione dei procedimenti, la verifica diretta dell’ultimo evento processuale etc.
All’esito della ricognizione va effettuato un raffronto con il dato emergente dai registri per individuare eventuali false pendenze. Una volta certificata l’esistenza di false pendenze si deve provvedere, attraverso un intervento informatico, alla chiusura di tutti i procedimenti costituenti falsa pendenza con modalità che permettano di escludere definitivamente tali procedimenti dal computo statistico. E’ noto infatti che spesso la definizione di un procedimento non avviene attraverso l’imputazione del corretto evento che definisce quel processo ma solo attraverso una mera annotazione nelle note con la conseguenza che il procedimento rimane (falsamente) pendente.
L’intervento informatico, da effettuarsi o tramite l’assistenza applicativa ordinaria ovvero tramite altro fornitore, permetterà così di definire, in modo adeguato, con una unica procedura ed una unica operazione, tutti i procedimenti che l’ufficio avrà individuato come definiti ma che dai registri risultassero ancora pendenti.
Il ruolo del CSM, in tale attività, consiste nel sollecitare una azione coordinata con il Ministero della giustizia, volta a promuovere presso i dirigenti degli uffici le adeguate iniziative per la individuazione dei procedimenti “falsamente” pendenti, fornendo eventualmente delle risorse esterne a supporto di tale attività, e nel mettere a disposizione degli uffici le risorse informatiche (assistenza) per la correzione delle basi dati, anche attraverso la fornitura di risorse esterne straordinarie per la realizzazione di tali progetti. Allo steso modo dovranno individuarsi quali processi di servizio degli uffici giudiziari siano ancora gestiti, totalmente o parzialmente, con registri cartacei (o con programmi obsoleti non migrati) benché siano disponibili sistemi informatici ministeriali peraltro non adottati per i più vari motivi, mettendo in campo le opportune iniziative per fornire risorse esterne agli uffici per il data-entry al fine di eliminare del tutto i registri cartacei: in tale modo anche i dati del dwh diverranno più attendibili in quanto completi. E’ auspicabile che l’iniziativa del CSM trovi adeguata rispondenza nel Ministero della Giustizia attraverso la predisposizione di un protocollo e di una convenzione che possa concretizzare anche un impegno di spesa da parte del Consiglio in questa direzione, che richiede però necessariamente la disponibilità del ministero della giustizia a condividere l’iniziativa che incide su dati statistici comuni.
L’attività di pulizia e corretta gestione delle basi dati riguarda anche il complesso di informazioni gestite dallo stesso Consiglio Superiore della Magistratura. Anche per il sistema informativo del CSM occorrerà procedere alla bonifica delle incongruenze emergenti nella fase di progettazione del datawarehouse e del sistema di reportistica; alla eliminazione degli interventi manuali correttivi nelle base dati, prevedendo che le modifiche nell’anagrafica siano sempre originate da eventi correttamente scaricati nel programma di gestione pratiche, alla adozione di linee guida per la corretta tenuta del sistema informatico del CSM ai fini dell’estrazione statistica, ad opera dell’ufficio studi in sinergia con l’Usi, l’ufficio statistico ed il responsabile del progetto di reingegnerizzazione.
L’attività di bonifica dei dati è peraltro una attività straordinaria finalizzata a riallineare le basi dati rispetto alla reale situazione degli uffici: tale operazione, può essere svolta solo una tantum e risolve solo provvisoriamente il problema della qualità dei dati. Invero è indispensabile che, dopo una attività di bonifica, vengano introdotte prassi virtuose nella tenuta dei registri, ed in particolare sulla qualità del dato, evitando gli errori che normalmente vengono effettuati e che comportano poi ricadute, sul piano statistico, in termini di inattendibilità della quantificazione delle pendenze e delle definizioni. Si tratta di errori che dipendono da vari fattori quali la non completa conoscenza dei programmi informatici, il formarsi di prassi erronee nelle modalità di annotazione dei dati, la carenza di risorse umane che porta a semplificare le modalità di annotazione etc.
Alcune delle cause dell’errata annotazione degli eventi processuali può essere risolta attraverso una opera di formazione-informazione verso gli uffici giudiziari. Occorre, innanzitutto, censire gli errori che si verificano più tipicamente nella gestione dei registri e che comportano conseguenze sul piano statistico. Ovviamente una tenuta corretta dei registri informatizzati richiede un completo rispetto di tutte le regole cablate nel sistema informatico: ma ai fini statistici può essere sufficiente individuare quegli errori che hanno un riflesso sull’elaborazione statistica del dato, tenuto conto anche della limitata disponibilità di risorse umane negli uffici e della conseguenza difficoltà di adempiere tutti gli obblighi di cancelleria. Una volta censiti tali errori occorre stabilire un insieme delimitato di regole chiare, da aggiornarsi periodicamente, sulla qualità del dato, tali da permettere il raggiungimento di un limite minimo di accettabilità statistica dei dati inseriti. Infine va
avviata una attività di formazione e informazione presso gli uffici emanando, nel contempo, direttive stringenti in ordine al rispetto di tali regole minime.
Ancora una volta deve sollecitarsi una iniziativa del Ministero, cui il CSM ritiene di voler fornire adeguata collaborazione nella interlocuzione con gli uffici, per la realizzazione del necessario monitoraggio e studio, nonché per la determinazione di regole nella tenuta dei registri e realizzazione di prassi virtuose in ordine alla qualità del dato, nell’ambito di un progetto concordato di sostegno agli uffici in ambito informatico e statistico che possa coinvolgere anche risorse del CSM.
PQM
Il Consiglio, a conferma e integrazione delle delibere del 25 marzo 2015 e del 29 luglio 2015, delibera:
1) di approvare il piano di progettazione, realizzazione ed implementazione del DWH analiticamente indicato in motivazione e negli atti allegati;
2) di approvare l’indicazione discussa nel Comitato di progetto di realizzazione del DWH nell’ambito del progetto di reingegnerizzazione in corso con il fornitore Hp s.p.a.;
3) di demandare al Segretario Generale di richiedere al Ministero della Giustizia il riuso del software elaborato dal Ministero per la gestione del dwh, e di procedere all’acquisto delle licenze dei prodotti Oracle e SAP BUSINNESS OBJECT INFOVIEW, previa istruttoria su prodotti, quantità delle licenze e costi come in motivazione e secondo le indicazioni finali che verranno dal Comitato di progetto;
4) di procedere all’integrazione delle funzioni, competenze e composizione dell’ufficio statistico del CSM come in motivazione;
5) di richiedere all’ufficio di studi, in sinergia con l’Usi, l’ufficio statistico ed il responsabile del progetto di reingegnerizzazione, di predisporre le linee guida sulla corretta tenuta del sistema informatico del CSM, ed in particolare della corretta gestione della annotazione degli esiti delle pratiche, anche predisponendo i documenti utili all’adeguamento della normativa secondaria;
6) di richiedere al Ministero della giustizia la condivisione di un progetto, da attivarsi in sede di comitato paritetico con la predisposizione di un protocollo o di una convenzione, volto alla compiuta definizione della bonifica dei dati contenuti nelle basi dati gestite dagli uffici giudiziari, al supporto da fornire agli uffici giudiziari per la definitiva dismissione dei registri cartacei e dell’uso di software obsoleti o autonomi, alla definizione di regole condivise per la tenuta dei registri, anche attraverso risorse ed impegno di spesa del Consiglio per il necessario supporto agli uffici in termini di risorse umane (personale statistico ed informatico) e tecniche, nell’ambito del più ampio progetto di sostegno che il Consiglio Superiore della Magistratura ha in corso anche a vantaggio dei consigli giudiziari;
7) di demandare all’Ufficio Statistico, in collaborazione con la STO e la VII Commissione, nonché le altre Commissioni interessate, l’adeguamento dei modelli statistici che andranno pubblicati sull’archivio digitale dell’ufficio e sul fascicolo digitale del magistrato anche alla luce dell’attività in corso, presso la VII Commissione, con l’ausilio della Sto, in ordine al rilevamento delle attività lavorative ad oggi non valorizzate dal punto di vista statistico. All’esito di tale lavoro l’ufficio statistico predisporrà una mappatura complessiva delle esigenze statistiche del Consiglio per la successiva fase del progetto.