Programmazione ed organizzazione di eventi. Andrea Santini LUMSA, I Linkedin

(1)

Programmazione ed organizzazione di eventi

Andrea Santini LUMSA, 2021-22

a.santini@lumsa.it I Linkedin

(2)

(3)

Evento, definizione

Avvenimento - iniziativa di particolare rilievo Che si caratterizza in un incontro di persone

In un momento prestabilito

In uno spazio fisico o virtuale scelto ad hoc

Voluto da un’impresa, un ente, un’associazione o da un singolo Indirizzato ad un dato pubblico

Di durata limitata nel tempo

Finalizzato al raggiungimento di un obiettivo

Nel rispetto di un budget prefissato

(4)

Approccio

Analisi

• Domanda

• Concorrenza

• Ambiente di riferimento

Strategia

• Segmentazione e target

• Definizione obiettivi

• Posizionamento

• Event mix

Azione

• Organizzazione

• Produzione

• Valutazione

Event idea e concept

(5)

Fasi di un evento

• Event idea

• Service concept

• Economic analysis

• Fattibilità

• BP & organizzazione

• Esecuzione

• Consuntivazione

• Valutazione

(6)

Definizione dell’event concept

Metodologia delle 5Ws

• What

• Where

• Who

• When

• Why

(7)

Fattibilità evento

• Fattibilità economica

• Fattibilità finanziaria

• Fattibilità organizzativa

• Fattibilità tecnico-logistico

• Fattibilità legale-permessi

(8)

(9)

(10)

(11)

Budget

Esercitazione Break even point

(12)

Ricavi Costi

Biglietteria

- corporate hospitality

Allestimento / Produzione - Logistici, viaggi persone - Trasporto materiali

- Alloggio - Catering - Runner - ...

Sponsorizzazioni - VIK

- Media (es.VIK)

Concessione spazio

Tecnici - Artistici, Performance Contributi Enti ed Istituzioni Permessi e licenze

Assicurazione (es.VIK?) Diritti media evento

- TV

- Web, radio,...

Utenze - Elettrica - Acqua

Personale - Organizzazione Servizi evento

- Affitto spazio

- Servizi logistici / produzione - ...

Comunicazione - ATL

- BTL

Varie ed eventuali + Imprevisti

(13)

Ricavi Costi

Biglietteria Allestimento / Produzione

Sponsorizzazioni Concessione spazio

Tecnici - Artistici, Performance Contributi Enti ed Istituzioni Permessi e licenze

Assicurazione (es.VIK?) Diritti media evento Utenze

Personale - Organizzazione

Servizi evento Comunicazione

Varie ed eventuali + Imprevisti

(14)

€

qty

CF CT

Q*

p x Q = CF + (CVu x Q)

Q* = CF/(p-CVu)

(15)

Stakeholders’ analysis

Esercitazione

(16)

Scenario di riferimento

Venue Operator Event organiser

Spectators - Participants Public

Administration

Companies

Event related Venue related

Media

Event producers - Catering

- Hospitality

- Safety & security - Video & audio

* Elaboration of model developed by Cherubini S.

B2B B2P

B2C

B2M

(17)

(18)

(19)

(20)

(21)

(22)

(23)

Interest

Po w er

+ +

-

Keep satisfied Manage closely

Keep informed

Monitor

(24)

Obiettivi

Esercitazione

(25)

Quali obiettivi per questi eventi?

• Evento fieristico: Salone del mobile

• Concerto: Vasco Rossi al Circo Massimo

• Partita di calcio: SSLazio - Sassuolo

• Charity dinner: Unicef con Bocelli

(26)

Eventi, obiettivi

• evento mezzo ed evento obiettivo

• evento unico/nuovo vs edizioni precedenti vs eventi benchmark (%)

• partecipanti vs visitatori vs spettatori vs audience

• paganti / iscritti, nei diversi settori e/o modalità

• n. e qualità espositori

• incassi da biglietteria ed altri ricavi

• raccolte e donazioni

• prove prodotto (e tasso di conversione)

• awareness: visibilità (tempo e spazio) sui diversi media

• immagine: nomi/associazioni sui diversi media e/o questionari post evento

• qualità conferenza: n. e qualità relatori e/o questionari post evento

(27)

Programmazione ed organizzazione di eventi. Andrea Santini LUMSA, I Linkedin