Procedura gestione immobili
Data emanazione 16/12/2021 Consiglio di Amministrazione
1. Premessa
La presente procedura ha lo scopo di definire e dettagliare le attività svolte dagli Uffici interni del Fondo Pensione a Prestazione Definita del Gruppo Intesa Sanpaolo (di seguito Fondo) per quanto attiene al settore immobiliare.
Il patrimonio immobiliare è costituito da cespiti detenuti sia direttamente dal Fondo che tramite la società Sommariva 14 S.R.L. controllata dal Fondo al 100%.
I cespiti di proprietà del Fondo sono suddivisi in Portafoglio A e Portafoglio B: del Portafoglio A fanno parte gli immobili (o unità singole) ad uso terziario /direzionale (negozi, uffici, strutture alberghiere ecc); del Portafoglio B fanno parte gli immobili (o unità single) a civile abitazione.
I cespiti di proprietà della controllata Sommariva 14 S.R.L. sono costituiti da immobili cielo/terra ad uso terziario direzionale oltre che di alcuni box.
I suddetti cespiti sono dettagliati nell’allegato A.
1.1 Norme generali
• Regolamento sugli immobili
• Contratto di servizi per la prestazione di servizi stipulato con Intesa Sanpaolo
• Contratti con i service amministrativi esterni
• Manuale dei Processi Amministrativi con il Service Amministrativo
1.2 Owner delle attività e dei controlli
• Ufficio Immobili del Fondo
• Ufficio Amministrazione Bilancio del Fondo
• Ufficio Legale e Rapporti con gli iscritti del Fondo
• Direttore Generale, Vice Direttore Area Investimenti e Segreteria, Vice Direttore Area Operativa e Compliance del Fondo
• Direzione Centrale Immobili e Logistica di Intesa Sanpaolo
• Direzione Centrale Immobili Asset Management di Intesa Sanpaolo
• Direzione Centrale Immobili Piemonte Nord Valle D’Aosta Sardegna di Intesa Sanpaolo
• Service Amministrativo
• Studio Dottori Commercialisti Valas Sansonetti
• Intermediari e referenti Immobiliari
• Advisor Immobiliare
I compiti e le responsabilità degli Uffici del Fondo sono definiti nel Funzionigramma presente nell’assetto organizzativo del Fondo.
La Direzione Centrale Immobili Asset Management di Intesa Sanpaolo è incaricata della gestione amministrativa, mentre la Direzione Centrale Immobili Piemonte Nord Valle D’Aosta Sardegna è incaricata della gestione tecnica.
2. Contratti di locazione, scritture integrative e proroghe
Attività a cura del Fondo
Nel caso di unità immobiliari sfitte il Direttore Generale affida ad un intermediario individuato tra quelli iscritti nell’albo fornitori del Fondo l’incarico finalizzato alla locazione dell’unità immobiliare ad una remunerazione non inferiore a quella di mercato stabilita sulla base delle valutazioni effettuate annualmente dall’Advisor Immobiliare.
Gli intermediari trasmettono periodicamente all’Ufficio Immobili una relazione sullo stato degli immobili non locati, ove possibile anche corredata da fotografie sullo stato dei locali, con indicazione degli eventuali lavori o sistemazioni da effettuare per rendere più appetibile l’immobile.
L’Ufficio Immobili verifica eventuali proposte di locazione sottoposte dall’intermediario e qualora siano in linea con le condizioni previste dall’incarico, l’Ufficio Immobili provvede a comunicare all’intermediario incaricato l’accettazione della proposta di locazione; l’Area Investimenti e Segreteria cura l’invio dell’informativa relativa alla locazione alla prima riunione utile della Commissione Immobiliare (di seguito “Commissione”) e al Consiglio di Amministrazione (di seguito
“Consiglio”).
Qualora invece la proposta di locazione non sia in linea con i termini dell’incarico (ad es. per un canone inferiore alle condizioni di mercato oppure è stato chiesto un periodo di free rent per l’effettuazione di lavori per l’adeguamento dell’immobile o la scalettatura del canone, etc.) l’Area Investimenti e Segreteriasottopone quanto proposto alla prima riunione utile della Commissione per una sua disamina e valutazione e successivamente la proposta della Commissione è portata al Consiglio per l’eventuale approvazione. L’Ufficio Immobili provvede a comunicare all’intermediario incaricato le differenti condizioni approvate dal Consiglio.
Successivamente l’Ufficio Immobili, con il supporto dell’Ufficio Legale - Rapporti con gli iscritti del Fondo (di seguito Ufficio Legale), redige una prima bozza del contratto di locazione e la sottopone alla controparte per eventuali integrazioni o modifiche che dovranno essere condivise tra le parti. Al raggiungimento della condivisione del testo, il Conduttore provvede a stampare in triplice copia il contratto di locazione con i previsti allegati (planimetria, elenco lavori ecc.), a firmarli e ad inviare i tre originali firmati a mezzo posta al Fondo.
L’Ufficio Immobili, ricevuti i tre originali del contratto firmati dal Conduttore con gli eventuali allegati, li sottopone al Direttore Generale per la firma in qualità di Locatore e successivamente invia tramite posta un solo originale alla Direzione Centrale Immobili Asset Management per i successivi adempimenti amministrativi e fiscali descritti nel paragrafo “Attività a cura della Direzione Centrale Immobili Asset Management”, archivia un originale del contratto presso il Fondo e inoltra l’altro originale al Conduttore a mezzo posta.
Qualora nel corso della locazione il Conduttore intenda modificare alcune clausole contrattuali prima della scadenza temporale del contratto di locazione, inoltra una apposita richiesta al Locatore. L’Area Investimenti e Segreteria, sottopone la valutazione della proposta alla prima riunione utile della Commissione e successivamente la proposta della Commissione è portata al Consiglio per l’eventuale approvazione.
Qualora la proposta venga accolta, l’Ufficio Immobili, con il supporto dell’Ufficio Legale, predispone la bozza della “scrittura integrativa del contratto di locazione” e la invia alla controparte per
eventuali integrazioni o modifiche da condividere tra le parti. Al raggiungimento della condivisione del testo, il Conduttore provvede a stampare in triplice copia la scrittura integrativa del contratto di locazione con i previsti allegati, a firmarli e a inviare i tre originali firmati a mezzo posta al Fondo.
L’Ufficio Immobili, ricevuti i tre originali della scrittura integrativa firmati dal Conduttore con gli eventuali allegati, li sottopone al Direttore Generale per la firma in qualità di Locatore e successivamente invia tramite posta i tre originali alla Direzione Centrale Immobili Asset Management per i successivi adempimenti amministrativi e fiscali descritti nel successivo paragrafo
“Attività a cura della Direzione Centrale Immobili Asset Management”. La Direzione Centrale Immobili Asset Management restituisce due copie all’Ufficio Immobili che archivia un originale della scrittura integrativa presso il Fondo e inoltra l’altro originale al Conduttore a mezzo posta.
All’atto della locazione di un immobile o in caso di cessazione della locazione l’Ufficio Immobili comunica la variazione all’Amministratore di condominio, ove presente, per l’aggiornamento dell’anagrafica condominiale.
In caso di proroga del contratto di locazione alla relativa scadenza l’Ufficio Immobili ne dà comunicazione alla Direzione Centrale Immobili Asset Management per i successivi adempimenti amministrativi e fiscali descritti nel successivo paragrafo “Attività a cura della Direzione Centrale Immobili Asset Management”.
L’Ufficio Immobili provvede all’adeguata archiviazione cartacea e informatica della documentazione inerente ai contratti, alle scritture private integrative e alle registrazioni telematiche.
Attività a cura della Direzione Centrale Immobili e Logistica di Intesa Sanpaolo
Al ricevimento dei contratti di locazione, delle scritture integrative o delle proroghe a scadenza da parte dell’Ufficio Immobili la Direzione Centrale Immobili Asset Management provvede a:
• registrare il contratto, la scrittura integrativa o la proroga presso i competenti Uffici dell’Agenzia delle Entrate;
• effettuare la denuncia alle Autorità di Pubblica Sicurezza se dovuta;
• caricare nella procedura SAP i dati anagrafici del conduttore e tutti quelli inerenti al contratto;
• applicare e verificare nel tempo il canone previsto dal contratto;
• applicare al canone gli adeguamenti ISTAT contrattualmente previsti.
Ad avvenuta registrazione del contratto di locazione o della proroga la Direzione Centrale Immobili Asset Management trasmette via mail all’Ufficio Immobili la ricevuta della registrazione telematica effettuata. L’Ufficio Immobili invia al Conduttore la suddetta ricevuta a mezzo mail.
Ad avvenuta registrazione della scrittura integrativa la Direzione Centrale Immobili Asset Management invia due copie registrate della stessa all’Ufficio Immobili, che ne trasmette una al Conduttore a mezzo posta.
L’Ufficio Immobili provvede all’adeguata archiviazione cartacea e informatica della suddetta documentazione.
La struttura territoriale di riferimento della Direzione Centrale Immobili e Logistica provvede alla consegna delle chiavi dell’immobile locato nei termini contrattualmente previsti e redige apposito verbale firmato dalle parti di cui trasmette copia all’Ufficio Immobili.
3. Cessazione del contratto di locazione
La chiusura di un contratto di locazione può avvenire per:
• disdetta alla scadenza del contratto di locazione da parte della proprietà;
• recesso alla scadenza del contratto di locazione da parte del Conduttore;
• recesso in anticipo rispetto alla scadenza del contratto di locazione da parte del Conduttore se previsto dalle clausole contrattuali con invio del preavviso nei termini previsti dal contratto stesso.
Il Conduttore comunica formalmente al Fondo a mezzo mail o pec o a mezzo posta la volontà di recedere dal contratto.
Eventuali richieste di recesso dal contratto di locazione non previste nelle previsioni contrattuali sono sottoposte dall’Area Investimenti e Segreteria alla valutazione della Commissione e successivamente la proposta della Commissione è portata al Consiglio per l’eventuale approvazione.
Una volta ricevuta la richiesta di recesso l’Ufficio Immobili, con il supporto dell’Ufficio Legale, verifica se sussistono delle morosità maturate a carico del Conduttore e predispone una comunicazione formale di accettazione del recesso a firma del Direttore Generale, da inviare per conoscenza alla Direzione Centrale Immobili Piemonte Nord Valle D’Aosta Sardegna, contenente la richiesta di ripianamento delle eventuali morosità e le istruzioni per la riconsegna delle chiavi.
Qualora il Conduttore non abbia provveduto a ripianare la morosità, l’Ufficio Immobili informa la Commissione ed il Consiglio per le relative determinazioni da assumere (es. escussione della fideiussione o compensazione delle morosità con il deposito cauzionale).
La Direzione Centrale Immobili Piemonte Nord Valle D’Aosta Sardegna, successivamente alla chiusura delle utenze da parte del Conduttore, provvede al ritiro delle chiavi e redige apposito verbale firmato dalle parti di cui trasmette copia all’Ufficio Immobili che a sua volta lo inoltra alla Direzione Centrale Immobili Asset Management per il versamento dell’imposta di registro inerente alla risoluzione del contratto di locazione.
La Direzione Centrale Immobili Asset Management trasmette all’Ufficio Immobili la quietanza di pagamento della suddetta imposta di registro. L’Ufficio Immobili monitora l’inoltro al Fondo delle suddette quietanze e provvede all’adeguata archiviazione cartacea e informatica di ogni documentazione.
Successivamente alla consegna delle chiavi, l’Ufficio Immobili restituisce al Conduttore la fidejussione o il deposito cauzionale e provvede ad aggiornare il relativo file riepilogativo delle garanzie, inoltrandolo al Service Amministrativo e all’Ufficio Amministrazione Bilancio per l’aggiornamento della contabilità generale.
L’Area Investimenti e Segreteria alla prima riunione utile informa la Commissione e successivamente il Consiglio dell’avvenuta risoluzione contrattuale.
4. Variazioni catastali
In caso di variazioni dei dati catastali (ad es. a seguito di frazionamenti, lavori, etc.) l’Ufficio Immobili ne dà comunicazione alla Direzione Centrale Immobili Asset Management ed alla Direzione Centrale
Immobili Piemonte Nord Valle D’Aosta Sardegna, inviando copia della nuova documentazione catastale con le relative rendite, anche ai fini dell’aggiornamento dei dati per il pagamento dell’IMU.
In caso di immobili di proprietà della controllata Sommariva 14 S.r.l. l’Ufficio Immobili ne dà anche comunicazione allo Studio Dottori Commercialisti Valas Sansonetti.
Nel caso in cui l’immobile interessato dalla variazione catastale si trovi in un condominio analoga comunicazione deve essere inviata all’amministratore di condominio, unitamente alla documentazione catastale.
5. Fideiussioni e depositi a garanzia
I Conduttori sono tenuti a rilasciare, a garanzia delle obbligazioni contrattuali, apposite fideiussioni (bancarie o assicurative), oppure a versare un deposito cauzionale, secondo quanto contrattualmente previsto.
Successivamente, nel rispetto del termine contrattualmente previsto, il Conduttore provvede al versamento del deposito cauzionale sul c/c tesoreria del Fondo o di Sommariva 14 S.r.l. oppure alla consegna al Fondo della fideiussione in originale.
L’Ufficio Immobili registra il versamento del deposito cauzionale o la fideiussione in un apposito file excel riepilogativo delle garanzie. Per la fideiussione provvede inoltre a scannerizzare una copia e a conservare l’originale in cassaforte.
Alla fine di ogni anno gli importi delle fideiussioni e dei depositi a garanzia sono comunicati al Service Amministrativo e all’Ufficio Amministrazione Bilancio per l’aggiornamento della contabilità generale e dei dati di bilancio.
A fine locazione l’Ufficio Immobili riconsegna al Conduttore la fideiussione in originale o dà disposizione all’Ufficio Amministrazione Bilancio di restituire il deposito cauzionale e aggiorna il file excel riepilogativo delle garanzie. In caso di morosità l’Ufficio Immobili si attiva in base alle determinazioni assunte dal Consiglio (es. escussione della fideiussione o compensazione della morosità con il deposito cauzionale).
6. Bollettazione/fatturazione canoni di locazione – imposta di registro e altre imposte
Bollettazione
La Direzione Centrale Immobili Asset Management cura la bollettazione/fatturazione dei canoni di locazione secondo le tempistiche previste nei relativi contratti.
L’Ufficio Immobili deve pertanto segnalare alla Direzione Centrale Immobili Asset Management le sottoscrizioni di nuovi contratti di locazione, le proroghe, chiusure dei contratti, le eventuali variazioni temporanee dei canoni e delle spese, nonchè ogni altro evento che possa incidere sulla bollettazione mensile o trimestrale.
Se il contratto di locazione prevede in aggiunta al canone fisso il pagamento di un canone annuale integrativo variabile calcolato in percentuale sul fatturato relativo all’anno precedente, l’Ufficio Immobili chiede al conduttore evidenza del fatturato di riferimento e verifica se sussistono gli estremi
per il pagamento del canone integrativo, effettua i relativi conteggi e li comunica a Direzione Centrale Immobili Asset Management che lo inserisce nella bolletta/fattura utile.
La Direzione Centrale Immobili Asset Management effettua mensilmente l’elaborazione inerente ai canoni ed alle spese condominiali ed emette, in coerenza con le clausole contrattuali, le relative bollette per gli immobili del Fondo e le fatture per gli immobili della Sommariva 14 S.r.l., curandone l’invio ai Conduttori.
Per il Fondo le bollette sono emesse in regime fuori campo IVA ai sensi dell’art 1 DPR 633/72, per la controllata Sommariva 14 S.r.l. sono emesse fatture con IVA, ad eccezione dei contratti per i quali il Conduttore ha richiesto espressamente la fatturazione esente IVA ai sensi D.L. 83/2012.
La Direzione Centrale Immobili Asset Management invia mensilmente per l’aggiornamento della contabilità generale al Service Amministrativo per gli immobili del Fondo ed a Valas Sansonetti per gli immobili di Sommariva 14 S.r.l. – e per conoscenza al Fondo - copia delle bollette/fatture emesse, il riepilogo degli incassi effettuati con separata indicazione di quelli non riferiti al mese corrente, delle morosità, delle spese pagate per conto inquilini, del Date Base dei contratti e l’elenco dei contratti bollettizzati.
Tramite l’applicativo SAP inerente alla gestione degli immobili l’Ufficio Immobili e l’Ufficio Amministrazione Bilancio hanno la possibilità di accedere alla reportistica di monitoraggio dei dati relativi al patrimonio immobiliare, esclusivamente in “consultazione”.
L’incasso dei canoni di locazione avviene tramite i pagamenti effettuati direttamente dai Conduttori sui conti correnti intestati a Fondo e Sommariva 14 S.r.l.
Imposta di registro annuale
La Direzione Centrale Immobili Asset Management predispone gli F24 per il pagamento dell’imposta di registro per rinnovo annuale dei contratti di locazione in essere e periodicamente trasmette a mezzo mail all’Ufficio Immobili l’elenco e le copie dei modelli F24 da pagare per le opportune verifiche.
L’Ufficio Immobili verifica mensilmente se vi sono versamenti in scadenza ealla ricezione dei flussi periodici segnala alla Direzione Centrale Immobili Asset Management eventuali errori e/o correzioni da apportare.
L’Ufficio Immobili, a seguito del pagamento delle suddette imposte, stampa e archivia le quietanze dei pagamenti in area condivisa in apposita cartella, da inviare a richiesta ai conduttori oppure per documentare i pagamenti effettuati in caso di eventuali accertamenti da parte dell’Agenzia delle Entrate.
Le imposte di registro dei contratti sono anticipate per intero dal Fondo o dalla Sommariva 14 S.r.l. e il 50% dell’imposta è successivamente recuperata dalla Direzione Centrale Immobili Asset Management nelle fatturazioni mensili a carico dei rispettivi conduttori. L’Ufficio Immobili verifica la correttezza della relativa bollettazione.
Altre imposte
Con riferimento alle altre imposte, quali ad es. Cosap, Tari, etc., la Direzione Centrale Immobili Asset Management provvede alle denunce ed agli aggiornamenti dovuti anche in relazione ad
evoluzione della normativa, al pagamento dei bollettini per conto del Fondo e di Sommariva 14 S.r.l.
e all’eventuale recupero delle quote a carico degli inquilini
Successivamente inoltra copia delle relative quietanze all’Ufficio Immobili e all’Ufficio Amministrazione Bilancio per la contabilità, nel caso di Sommariva 14 S.r.l. una copia è inviata anche allo Studio Valas Sansonetti e all’amministratore condominiale per l’eventuale recupero delle quote a carico degli inquilini.
7. Morosità
La Direzione Centrale Immobili Asset Management trasmette mensilmente all’Ufficio Immobili un file che evidenzia le morosità accertate a fine mese a carico dei Conduttori che risultano in ritardo con i pagamenti delle mensilità/trimestralità dei canoni di locazione.
L’Ufficio Immobili salva il file in area condivisa e, con il supporto dell’Ufficio Legale, verifica l’andamento delle situazioni di morosità e predispone i solleciti di pagamento da inviare ai Conduttori a mezzo mail o a mezzo posta secondo i criteri stabiliti nel Regolamento della Gestione Immobili.
Trascorsi inutilmente i termini concessi per la regolarizzazione della posizione, l’Area Investimenti e Segreteria alla prima riunione utile informa la Commissione e successivamente il Consiglio per le relative decisioni (es. affidamento di un eventuale incarico a Studio Legale esterno per l’invio della lettera di diffida per il recupero della morosità e successivamente per l’intimazione dello sfratto).
8. Incassi e spese
L’incasso degli affitti avviene tramite i pagamenti effettuati direttamente dai Conduttori sui conti correnti intestati al Fondo ed alla Sommariva 14 S.r.l.
La Direzione Centrale Immobili Asset Management ha per il conto “incassi” la sola visualizzazione e per il conto “spese” ha potere dispositivo per i pagamenti da effettuare e autorizzativo nei limiti di importo stabiliti nel “Documento poteri e deleghe”.
Incassi
La Direzione Centrale Immobili Asset Management provvede mensilmente, entro il secondo giorno lavorativo successivo alla chiusura del mese precedente, alla verifica, sia per il Fondo sia per la Sommariva 14 S.r.l., degli incassi pervenuti tramite bonifico sui conti correnti dedicati ai fitti attivi e alla relativa quadratura con gli importi in precedenza fatturati.
Al termine della verifica inoltra al Fondo e al Service amministrativo specifico report di quadratura che sarà utilizzato dal Service per la registrazione dei movimenti in contabilità generale.
Amministrazione Bilancio verifica mensilmente la correttezza della quadratura effettuata e la corretta rilevazione da parte del Service amministrativo in contabilità generale.
Rendicontazione spese e conguagli
Le fatture inerenti alla gestione immobiliare pervengono al Fondo in formato cartaceo oppure a mezzo mail alla casella dedicata FATTURAZIONE FONDO PENSIONE PREST INTEGR GRUPPO ISP e alla Sommariva 14 S.r.l. alla relativa casella PEC.
Le bollette inerenti alle utenze possono pervenire al Fondo e alla Sommariva 14 S.r.l. sia in forma cartacea a mezzo posta sia a mezzo mail. Ove necessario, l’Ufficio Immobili verifica la corretta emissione delle bollette accedendo al sito dell’utenza.
L’Ufficio Immobili inoltra le fatture/bollette pervenute alla Direzione Centrale Immobili Piemonte Nord Valle D’Aosta Sardegna.
La suddetta Direzione provvede:
• alla verifica di coerenza con gli incarichi di manutenzione ordinaria assegnati e/o con le utenze e segnala eventuali discordanze contattando il fornitore per la relativa sistemazione;
• a indicare sulle stesse se si tratta di spese a carico proprietà o inquilini;
• ad apporvi visto di conformità.
Al termine delle suddette attività la Direzione Centrale Immobili Piemonte Nord Valle D’Aosta Sardegna restituisce all’Ufficio Immobili le fatture/bollette vistate.
L’Ufficio Immobili provvede a scannerizzare e salvare le fatture/bollette in apposita cartella nell’area condivisa e a inoltrarle all’Ufficio Amministrazione Bilancio.
Per le spese a carico della proprietà l’Ufficio Amministrazione Bilancio provvede al relativo pagamento con addebito del conto tesoreria del Fondo o della Sommariva 14 S.r.l.
Per le spese a carico degli inquilini, l’Ufficio Amministrazione Bilancio trasmette con lettera accompagnatoria alla Direzione Centrale Immobili Asset Management di Intesa Sanpaolo copia in pdf delle suddette fatture/bollette per il relativo pagamento sul conto spese.
L’Ufficio Amministrazione Bilancio inoltra ai Service amministrativi del Fondo e di Sommariva 14 S.r.l.
copia delle fatture/bollette sia a carico proprietà che a carico inquilino tramite mail e periodicamente gli originali delle suddette fatture e bollette tramite posta per la registrazione della spesa in contabilità generale e per la relativa archiviazione.
Nel caso di bollette con addebito diretto (utenze domiciliate) sui conti del Fondo e della Sommariva 14 S.r.l., l’Ufficio Immobili inoltra le stesse alla Direzione Centrale Immobili Piemonte Nord Valle D’Aosta Sardegna per la verifica e l’indicazione della ripartizione della spesa a carico della proprietà o degli inquilini.
L’Ufficio Immobili, acquisite le bollette da parte della suddetta Direzione, inoltra le stesse all’Ufficio Amministrazione Bilancio che provvede a inviare:
• con specifica lettera accompagnatoria alla Direzione Centrale Immobili Asset Management di Intesa Sanpaolo le bollette a carico inquilini per il riparto delle spese a carico degli stessi;
• ai service amministrativi del Fondo e della Sommariva 14 S.r.l. le bollette sia a carico proprietà che a carico inquilini per la registrazione della spesa in contabilità generale.
La Direzione Centrale Immobili Asset Management gestisce la rendicontazione spese e determina annualmente i relativi conguagli a carico degli inquilini e della proprietà sia per gli immobili detenuti cielo/terra che per le unità in condominio.
Con riferimento alle unità immobiliari detenute in proprietà dal Fondo e facenti parte di complessi condominiali con amministratore di condominio, l’Ufficio Immobili riceve le convocazioni delle assemblee condominiali e i relativi verbali, con i preventivi e consuntivi delle spese e li inoltra alla Direzione Centrale Immobili Asset Management.
In particolare, la suddetta Direzione provvede a:
• analizzare preventivamente le spese documentate da fatture;
• verificare l’allineamento con gli ordini e/o contratti in essere;
• se oneri a carico della proprietà, riconsegnare i rendiconti condominiali all’Ufficio Immobili che le passa all’Ufficio Amministrazione Bilancio per il relativo pagamento con addebito sul conto tesoreria;
• se oneri a carico dei Conduttori (totalmente o parzialmente) a pagare con addebito sul conto spese del Fondo, ad effettuare le ripartizioni delle spese ed a segnalare alla proprietà le quote di competenza dei Conduttori ripartite in base ai millesimi delle unità locate; ad effettuare il conguaglio nei confronti degli inquilini ed adeguare l’acconto spese dell’anno in corso; ad inviare le lettere agli inquilini con l’indicazione dei conguagli a credito/debito di cui sarà tenuto conto nella prossima bollettazione.
In caso di chiusura di contratti di locazione con morosità residua, i conguagli a credito vanno a diminuire tale debito, mentre i conguagli a debito si andranno a sommare alla morosità stessa.
In caso di chiusura di contratti di locazione con conguagli a credito senza morosità residua, l’Ufficio Immobili dà istruzioni all’Ufficio Amministrazione Bilancio di restituire all’ex Conduttore l’importo dovuto con addebito al c/c affitti.
Nel caso di spese condominiali straordinarie deliberate dall’assemblea di condominio, l’Ufficio Immobili inoltra copia del verbale di assemblea condominiale con il relativo riparto all’Ufficio Amministrazione Bilancio che provvede a pagare direttamente i rendiconti interamente a carico della proprietà relative alle spese straordinarie (dopo il visto di Direzione Centrale Immobili Asset Management) e le spese condominiali straordinarie richieste dagli amministratori condominiali con addebito sul conto tesoreria.
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L’Ufficio Amministrazione Bilancio cura direttamente, dopo aver acquisito il visto da parte del Direttore Generale o del Vice Direttore Area Investimenti e Segreteria, il pagamento delle fatture che pervengono dai seguenti fornitori:
• intermediari immobiliari;
• professionisti (per incarichi assegnati dal Fondo e/o dalla Sommariva 14 S.r.l.).
L’Ufficio Amministrazione Bilancio registra in un database di Access tutte le fatture e le bollette pervenute oggetto di pagamento da parte del Fondo, riportando tutti gli elementi della fattura/bolletta.
Su base mensile, nei primi giorni successivi al termine del mese precedente, l’Ufficio Amministrazione Bilancio estrapola il riepilogo delle ritenute d’acconto da versare, inerenti alle fatture pagate il mese precedente. Inoltra tale riepilogo al Service amministrativo per la quadratura delle ritenute da versare alle relative scadenza fiscali.
9. IMU calcolo e pagamento
La Direzione Centrale Immobili Asset Management effettua il calcolo dell’IMU per gli immobili di proprietà del Fondo Pensione.
In prossimità delle scadenze di giugno e dicembre la Direzione Centrale Immobili Asset Management provvede ad inviare all’Ufficio Immobili a mezzo mail il calcolo dell’imposta IMU dovuta trasmettendo i file xls suddivisi per singola unità e riepilogo per comune. Successivamente la suddetta Direzione predispone il relativo flusso da caricare in Inbiz per il pagamento.
L’Ufficio Immobili verifica che la Direzione Centrale Immobili Asset Management abbia tenuto conto nei file trasmessi delle variazioni del patrimonio immobiliare intervenute nel corso dell’anno (vendite, variazioni catastali ecc) e dàl’autorizzazione al pagamento all’Ufficio Amministrazione Bilancio che carica il suddetto flusso in INBIZ e archivia le quietanze F24 unitamente al file della quadratura IMU.
Per quanto attiene agli immobili detenuti in proprietà da Sommariva 14 S.r.l. il calcolo dell’IMU ed il pagamento è effettuato dallo Studio Dottori Commercialisti Valas Sansonetti.
10. Valutazioni – Advisor immobiliare
Il Fondo e la Sommariva 14 S.r.l. si avvalgono di un Advisor immobiliare che effettua annualmente le valutazioni del patrimonio immobiliare di proprietà del Fondo e di Sommariva 14 S.r.l., al fine di valutare gli asset nel Bilancio del Fondo. Il costo delle valutazioni è a carico di Intesa Sanpaolo.
L’incarico all’Advisor immobiliare prevede inoltre il supporto al Fondo nelle scelte finalizzate ad ottimizzare il patrimonio immobiliare in materia di compravendite, ristrutturazioni e locazioni, oltre ad una consulenza di natura commerciale su specifiche operazioni immobiliari.
Per effettuare la valutazione del patrimonio immobiliare l’Ufficio Immobili trasmette all’Advisor Immobiliare il bilancio dell’anno precedente e la tabella riepilogativa degli immobili e comunica le eventuali variazioni intervenute in corso d’anno (alienazioni, locazioni) ed ogni altro elemento utile.
Per le valutazioni degli immobili di proprietà della controllata Sommariva 14 S.r.l. il Fondo si avvale di un perito esterno per la determinazione annuale del presunto valore di realizzo della società Sommariva 14 S.r.l. Per procedere alla relativa valutazione annualmente l’Ufficio Immobili invia al perito un prospetto recante i valori di stima determinati dall’Advisor immobiliare del patrimonio immobiliare della Sommariva 14 S.r.l. al 31 dicembre di ogni anno.
L’Area Investimenti e Segreteria, ricevuta la valutazione effettuata dall’Advisor Immobiliare, adegua i valori degli immobili seguendo i principi deliberati dal Consiglio, e li sottopone alla prima riunione utile alla Commissione e successivamente al Consiglio per la relativa delibera.
L’Area Investimenti e Segreteria inoltra i valori deliberati al Service amministrativo e all’Ufficio Amministrazione Bilancio per l’aggiornamento delle relative poste di bilancio.
11. Intermediari e Professionisti
L’Area Investimenti e Segreteria per la rilocazione delle unità immobiliari sottopone all’approvazione del Consiglio, sentita la Commissione, gli incarichi da conferire, a firma del Direttore Generale, agli intermediari con durata annuale relativamente alle unità del Patrimonio A e a tempo indeterminato per le unità del Patrimonio B; sono invece conferiti a tempo indeterminato gli incarichi per l’alienazione delle unità a civile abitazione e dei box di proprietà della Sommariva 14 S.r.l.
L’Intermediario incaricato trasmette all’Ufficio Immobili le proposte di locazione e qualora siano in linea con le condizioni previste dall’incarico, l’Ufficio Immobili provvede a comunicare all’intermediario incaricato l’accettazione della proposta di locazione; l’Area Investimenti e Segreteria cura l’invio dell’informativa relativa alla locazione alla prima riunione utile della Commissione e al Consiglio.
In caso di necessità il Direttore Generale conferisce incarichi a professionisti esterni per pratiche amministrative afferenti al patrimonio immobiliare quali ad esempio certificazione APE, variazioni catastali, ecc. con periodica rendicontazione al Consiglio.
12. Vertenze Immobiliari – Accertamenti Amministrativi e fiscali
Nel caso in cui il Fondo o la controllata Sommariva 14 S.r.l. sono convenuti in giudizio, l’Ufficio Legale avvia l’istruttoria della controversia,inoltrando l’atto alla Direzione Centrale Immobili Piemonte Nord Valle D’Aosta Sardegna, ovvero se necessario a periti iscritti nell’Albo dei Professionisti e Fornitori per eventuali verifiche che richiedono una competenza specifica, al fine di verificare la fondatezza della richiesta.
Successivamente l’Ufficio Legale, di concerto con l’Ufficio Immobili, predispone il mandato alle liti e la lettera di incarico per la firma del Legale Rappresentante in favore del professionista individuato tra soggetti iscritti nell’Albo dei Professionisti e Fornitori sulla falsariga dei precedenti, ove esistenti, o in base alle materie.
L’Ufficio Legale fornisce ai legali incaricati gli esiti dell’istruttoria svolta per la predisposizione della difesa del Fondo o della controllata Sommariva 14 S.r.l. ed ogni altro supporto necessario, segue l’andamento del giudizio e relaziona periodicamente sullo stato del contenzioso relativo agli immobili alla Commissione e al Consiglio.
Se nel corso della vertenza vi è la possibilità di addivenire ad una conciliazione, l’Ufficio Legale chiede il preventivo parere del legale esterno e lo comunica all’Area Investimenti e Segreteria che sottopone la proposta transattiva alla valutazione della Commissione e successivamente all’approvazione del Consiglio.
In caso di accoglimento della proposta l’Ufficio Legale ne dà comunicazione al professionista che segue il giudizio e cura tutte le successive fasi per la definizione della transazione da parte del Legale rappresentante o del procuratore speciale.
Qualora il giudizio si definisca con una sentenza l’Ufficio Legale, di concerto con l’Ufficio Immobili, cura gli adempimenti necessari a dare esecuzione alla pronunzia giudiziale.
Se vengono notificati al Fondo accertamenti di natura fiscale, ad es. il mancato o parziale pagamento dell’imposta di registro, oppure di natura amministrativa, ad es. mancato pagamento
dell’imposta per lo smaltimento dei rifiuti urbani, l’Ufficio Amministrazione Bilancio con il supporto dell’Ufficio Immobili avvia l’istruttoria e, ove necessario, predispone ed inoltra l’istanza di autotutela all’Ente competente e ne cura la definizione della pratica.
13. Assicurazione immobili
Il patrimonio immobiliare del Fondo e di Sommariva 14 S.r.l. è coperto da Assicurazione globale fabbricati (garanzie incendio, rischi accessori e RCA).
Annualmente prima della scadenza della copertura assicurativa l’Ufficio Immobili comunica alla Compagnia assicurativa le eventuali variazioni del patrimonio assicurato (alienazioni, riduzioni valore) per l’aggiornamento del valore assicurato.
L’Ufficio Immobili, ricevuta dalla Compagnia assicurativa la comunicazione dell’importo da pagare, la trasmette all’Ufficio Amministrazione Bilancio che effettua il pagamento del premio a carico del Fondo e di Sommariva 14 S.r.l. per le rispettive competenze. Successivamente l’Ufficio Amministrazione Bilancio chiede il ristoro dell’importo alla Banca.
L’Ufficio Immobili inoltra copia del pagamento e della documentazione del premio al Service amministrativo.
14. Alienazione immobili
L’alienazione degli immobili è deliberata dal Consiglio seguendo le indicazioni previste dal Regolamento degli immobili su proposta dell’Area Investimenti e Segreteria e sulla base di specifico Regolamento di vendita che ne disciplina gli aspetti operativi.
Per ciascun cespite da alienare il Direttore Generale, in base alle decisioni assunte dal Consiglio, conferisce l’incarico per l’effettuazione di una perizia all’Advisor e ad operatori immobiliari locali e/o nazionali, al fine di consentire una verifica capillare della situazione del mercato e dei possibili sviluppi.
La gara di vendita è gestita dall’Ufficio Immobili che si avvale di uno o più operatori immobiliari che supportano il Fondo in tutte le attività necessarie.
L’Ufficio Immobili effettua una accurata pubblicità dell'offerta di vendita mediante pubblicazioni di annuncio su giornali locali, pagine locali e non di testate a carattere nazionale e giornali di annunci del settore immobiliare, oppure siti web, scelta da valutare di volta in volta in base al valore dell’immobile o in caso di particolari immobili di pregio.
Nell’annuncio pubblicitario sono indicati gli immobili oggetto di alienazione e sono specificati i riferimenti da seguire per la presentazione della manifestazione di interesse (compilazione di un fac- simile predefinito).
L’Ufficio Immobili inoltra a coloro che ne fanno richiesta apposita comunicazione, in cui sono illustrate le caratteristiche dell'alienando immobile e sono specificati i criteri da seguire per la presentazione dell'offerta stessa (compilazione di un fac-simile predefinito).
Per eventuali visite e sopralluoghi agli immobili oggetto di alienazione, il Direttore Generale conferisce incarico ad appositi intermediari presenti sulle diverse piazze dove sono ubicati gli stessi.
Le offerte devono pervenire presso la sede del Fondo in busta chiusa, entro il termine perentorio fissato nel Regolamento di vendita, unitamente all’impegno ad effettuare l’eventuale versamento a titolo di caparra confirmatoria all’atto della sottoscrizione del preliminare, o con assegno circolare intestato al Fondo o con bonifico nella misura non inferiore al 10% del prezzo di offerta di acquisto.
L'apertura delle buste è effettuata da un’apposita commissione, costituita da due Consiglieri uno di parte elettiva ed uno di parte datoriale, dal Direttore Generale e dall’Ufficio Immobili e può essere eventualmente prevista la presenza di un Notaio o di un Legale esterno ai fini della verifica delle regolarità dello svolgimento della procedura,
L’Area Investimenti e Segreteria sottopone le risultanze delle offerte all’esame della Commissione che, individuate le migliori, sia dal punto di vista economico che di solvibilità, le presenta al Consiglio per le opportune delibere.
Il Consiglio individua la migliore offerta tra le altre pervenute nei termini previsti dal Regolamento di vendita e delibera l’eventuale accettazione della suddetta offerta.
L’Ufficio Immobili predispone la comunicazione a firma del Presidente/Direttore Generale per l’aggiudicatario in cui comunica l’accettazione dell’offerta e indica i termini e le modalità per il versamento ove previsto della caparra confirmatoria e per la stipula del contratto preliminare innanzi al Notaio scelto dall’acquirente.
Nel caso in cui l’immobile da alienare sia locato l’Ufficio Immobili, con il supporto dell’Ufficio Legale, inoltra al conduttore una comunicazione della vendita dell’immobile con indicazione delle condizioni di vendita con l’invito ad esercitare, nei termini di legge, il diritto di prelazione.
Se il Conduttore esercita il diritto di prelazione l’immobile deve essere venduto al Conduttore, in caso contrario si procede all’alienazione al miglior offerente individuato dal Consiglio.
In caso di accettazione della proposta di acquisto da parte del Fondo, dovrà sottoscriversi tra le parti il contratto preliminare di compravendita entro il termine previsto dal Regolamento di vendita.
All’atto della sottoscrizione del contratto preliminare di compravendita dovrà essere corrisposta da parte acquirente a titolo di caparra confirmatoria, una somma non inferiore al 10% del prezzo di vendita, a mezzo assegno circolare emesso a favore di parte venditrice o tramite bonifico bancario.
Il mancato versamento della caparra confirmatoria nei termini e nell'ammontare previsto sarà motivo di risoluzione del contratto preliminare di compravendita, ai sensi e per gli effetti dell'art. 1456 cod. civ., senza necessità di alcuna costituzione in mora e fatto comunque salvo il diritto del Fondo a pretendere il risarcimento del danno. Le spese e le incombenze della registrazione del contratto sono a carico della parte acquirente.
L’atto di rogito notarile dovrà essere sottoscritto entro i termini previsti dal Regolamento di vendita, di norma novanta giorni, dalla data di sottoscrizione del contratto preliminare di compravendita.
L’Ufficio Immobili pone in essere le seguenti attività:
- trasmette allo studio notarile incaricato i documenti necessari per la stipula del preliminare o dell’atto pubblico;
- prepara la lettera di trasmissione all’acquirente del regolamento di condominio;
- comunica la vendita all’amministratore del condominio ed alla Direzione Centrale Immobili e Asset Management per l’aggiornamento delle proprietà ai fini IMU;
- comunica via mail all’Agenzia di Assicurazione la vendita ai fini dell’aggiornamento del patrimonio immobiliare per il pagamento del premio assicurativo;
- predispone la lettera di restituzione della fideiussione al nuovo proprietario;
- le chiavi ed il relativo verbale sono consegnate all’acquirente in sede di atto notarile da persona nominata dal Fondo dotata dei necessari poteri.
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Nel caso di alienazione dei box di proprietà Sommariva 14 S.r.l. l’Ufficio Immobili pone in essere le seguenti ulteriori attività:
- comunica la vendita allo Studio Sansonetti e all’amministratore di condominio;
- emette la fattura per vendita box con il supporto dello Studio Sansonetti;
- comunica la vendita ai fini TARI al Comune di competenza e all’acquirente.
La fattura, il Regolamento di condominio, la comunicazione vendita ai fini TARI, le chiavi ed il relativo verbale sono consegnate all’acquirente in sede di atto notarile da persona nominata dalla Sommariva 14 S.r.l dotata dei necessari poteri.
15. Gestione tecnica
La gestione tecnica del patrimonio immobiliare del Fondo è affidata, in nome e per conto della proprietà, alla Direzione Centrale Immobili e Logistica di Intesa Sanpaolo ed è disciplinata dal
“Contratto di servizio per la prestazione di servizi” che assicura le attività di conduzione e manutenzione ordinaria e straordinaria e di adeguamento alle prescrizioni di legge.
Per quanto riguarda i lavori da eseguire sugli immobili con i mandati sono stati definiti gli aspetti tecnico esecutivi e le reciproche sfere di responsabilità, ricordando che Il Fondo non effettua scelte dirette, ma sempre supportate e definite dalla struttura della Banca preposta.
Gli incarichi elencati sono effettuati dalla Direzione Centrale Immobili Pi Piemonte Nord Valle D’Aosta Sardegna.
- GESTIONE IMMOBILI
La Direzione Centrale Immobili Piemonte Nord Valle D’Aosta Sardegna presidia tutte le problematiche tecniche e gestionali dei singoli immobili di proprietà del Fondo e di Sommariva 14 S.r.l., quali a titolo indicativo e non esaustivo la verifica delle necessità ordinarie e straordinarie, le emergenze, il rispetto della normativa in essere e la relativa attività per l’adeguamento, il rapporto con gli inquilini e con terzi in generale.
A supporto dell’attività di gestione tecnico/amministrativa, la Direzione Centrale Immobili Piemonte Nord Valle D’Aosta Sardegna conferisce incarichi professionali per lo svolgimento di alcune incombenze a professionisti selezionati e pagati direttamente dalla Banca, i cosiddetti “collaboratori tecnici” (iscritti all’Albo dei Fornitori).
Inoltre la Direzione Centrale Immobili Piemonte Nord Valle D’Aosta Sardegna affida incarichi a professionisti esterni, scelti esclusivamente dallo stesso ma con oneri a carico del Fondo o di Sommariva 14 S.r.l., in merito all’esecuzione delle opere, di natura ordinaria e/o straordinaria, quali ad esempio la Direzione dei Lavori o altri incarichi necessari o perizie tecniche.
- COLLABORATORI TECNICI
Gli incarichi assegnati ai "collaboratori tecnici" attengono i rapporti di natura esclusivamente tecnica con i Conduttori e relativa funzione di "interfaccia" tra gli stessi e la Direzione Centrale Immobili Pi Piemonte Nord Valle D’Aosta Sardegna.
Gli adempimenti assegnati riguardano, in particolare, le seguenti attività: descrivere iter ed eventuali variazioni rispetto a quanto scritto
- ricevere le segnalazioni degli inquilini in merito ad eventuali inconvenienti di natura tecnica - effettuare un sopralluogo al fine di valutare se l'inconveniente lamentato rivesta il carattere
dell'urgenza e/o della pericolosità;
poteri di spesa sono invariati? Sono previsti all’interno del regolamento/normativa della banca?
- nel caso di interventi comportanti una spesa manutentiva inferiore ad € 774,00 (IVA compresa) provvedere direttamente mediante Ditte segnalate da DC IMMOBILI al quale trasmettere in seguito una breve relazione;
- qualora l'intervento urgente comporti una spesa superiore ad € 774,00 (IVA compresa) contattare DC IMMOBILI per il benestare al conferimento dell'ordine a Ditte segnalate dalla stessa, trasmettendo una dettagliata relazione;
- qualora trattasi di intervento non urgente e per qualsiasi importo di spesa, segnalare a DC IMMOBILI l'inconveniente nonché la Ditta che può provvedere al riguardo e la relativa spesa;
- curare l'esecuzione a regola d'arte dei lavori ordinati e responsabilmente vistare le relative fatture prima di trasmetterle A DEC IMMOBILI;
- effettuare un sopralluogo in occasione del rilascio di locali da parte del Conduttore con compilazione e sottoscrizione dell'apposito verbale;
- redigere il verbale di consegna locali in occasione di ogni nuova locazione con utilizzo dell'apposito modulo;
- all'inizio di ogni nuova gestione segnalare per ciascun immobile gli interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria ritenuti necessari o utili per la buona conservazione del patrimonio con l'indicazione delle relative spese preventivate;
- coordinare le attività delle Ditte segnalate da DC IMMOBILI per la messa a norma delle unità oggetto di futura locazione;
- per gli immobili cielo/terra hanno anche funzione di amministratore e presidio sicurezza.
MANUTENZIONE ORDINARIA
- curare la manutenzione ordinaria degli immobili, con l'avvertenza che le spese superiori ad € 5.000,00 per evento (importo elevato da € 1.549,37 con delibera del CdA del 23/07/2008 tenuto conto del fisiologico aumento dei costi) dovranno essere preventivamente autorizzate dall'Ente mandante;
- segnalare tempestivamente alla Fondo le necessità di lavori o di manutenzione straordinaria e provvedere a far eseguire tempestivamente i lavori ordinari o straordinari che comunque rivestano un carattere urgente atti ad evitare pericoli di danni a persone e/o cose con l'obbligo di segnalarli nel più breve tempo possibile alla Fondo di Previdenza;
- stipulare - previa autorizzazione scritta da parte della Fondo o Sommariva 14 S.r.l. - contratti, prestazioni d'opera, d'appalto e similari e provvedere ai relativi adempimenti;
- verificare l’allineamento delle fatture da pagare con gli ordini e/o i contratti in essere, indicare la relativa voce a cui imputare l’importo e specificare se gli oneri sono a carico della proprietà o a carico degli inquilini (totalmente o anche solo parzialmente);
- disciplinare il servizio di riscaldamento e gli altri servizi dai quali gli immobili sono serviti.
- Gestione e rinnovo dei Certificati di Prevenzione Incendio (CPI).
- notificare e gestire tutti i sinistri all’Ente assicuratore nonché alla Fondo di Previdenza, la quale si riserva la facoltà di intervento in quelli di particolare gravità.
MANUTENZIONE STRAORDINARIA
Ogni spesa deve essere sostenuta attraverso le seguenti fasi:
1. segnalazione intervento spesa straordinaria:
- l'indicazione del fabbricato oggetto di intervento;
- la descrizione sommaria delle opere da eseguire;
- il relativo costo presunto.
2. AUTORIZZAZIONE ALL'EFFETTUAZIONE DELL'INTERVENTO
Il Fondo di Previdenza e Procuratore Sommariva 14 S.r.l. può autorizzare senza alcun limite di importo, diversamente:
per un importo non superiore ad euro 25.000,00 (esclusa IVA) al Direttore della Fondo/
Procuratore Sommariva 14 S.r.l.;
per un importo superiore ad euro 25.000,00 per la Fondo al Presidente (od al Vice Presidente per i casi di assenza od impedimento), per Sommariva 14 S.r.l. al Consiglio.
3. ORDINATIVO DI SPESA E RELATIVA AUTORIZZAZIONE AL PAGAMENTO
Da eseguirsi a cura della DC Immobili Piemonte e Liguria in quanto titolare del mandato di amministrazione e responsabile della buona esecuzione del lavoro.
MODALITA' DI ASSEGNAZIONE LAVORI
In base alla policy attualmente in essere la Banca anche per l’assegnazione lavori per gli immobili gestiti per conto della Fondo e della Sommariva 14 S.r.l. procede come di seguito indicato:
decorrenza degli effetti e data di consegna degli immobili, etc.), preventivamente approvati dalla stessa Fondo di
Previdenza.
PER INTERVENTI DI IMPORTO SINO AD € 5.000,00 preventivo anche di una sola ditta mediante trattativa privata con fornitori di fiducia della Banca.
PER INTERVENTI DI IMPORTO COMPRESO TRA € 5.000,00 E 10.000,00 attraverso il raffronto di almeno due offerte scritte mediante trattativa privata con fornitori di fiducia della Banca
PER INTERVENTI DI IMPORTO COMPRESO TRA € 10.000,00 E 50.000,00 mediante gara fra almeno cinque ditte, comportante, in particolare una descrizione delle opere da eseguire con relativa stima, il piano di sicurezza (direzione lavori, coordinatore lavori e responsabile lavori)
PER INTERVENTI DI IMPORTO COMPRESO TRA € 50.000,00 E 500.000,00 mediante gara fra 5 ditte, comportante, in particolare una descrizione delle opere da eseguire con relativa stima, il piano di sicurezza (direzione lavori, coordinatore lavori e responsabile lavori), il crono-programma dei lavori ed il computo metrico estimativo
- PER INTERVENTI DI IMPORTO OLTRE € 500.000,00 mediante gara fra un numero maggiore di 5 ditte, comportante, in particolare una descrizione delle opere da eseguire con relativa stima, il piano di sicurezza (direzione lavori, coordinatore lavori e responsabile lavori), il crono-programma dei lavori ed il computo metrico estimativo.
Gli interventi in questione sono richiesti mediante l’utilizzo dei normali canali e con le procedure standard della Banca.
Nel caso in cui tra le due offerte più vantaggiose la differenza di prezzo è minore o uguale al 5%
occorre richiedere una ulteriore offerta al ribasso.
L’autorizzazione ad indire una gara richiede, a seconda degli importi delle opere da eseguire, la firma di Responsabili della Direzione Immobili in base alle facoltà deliberate. Nel caso di interventi da eseguire con estrema urgenza, nell’impossibilità di contattare il numero indicato di ditte è possibile, dietro autorizzazione, assegnare l’esecuzione dei lavori ricorrendo alla trattativa privata con fornitori di fiducia della Banca (in questo caso occorre redigere il modulo “proposta di assegnazione”, valido in ogni caso sempre per le opere di ammontare non superiore ad euro 10.000,00).
- ESECUZIONE DEI LAVORI – RESPONSABILITÀ DELLA PROPRIETÀ
Secondo le disposizioni del D.Lgs. 81/2008 la Fondo e/o la Sommariva 14 S.r.l. in qualità di proprietaria dell’immobile riveste anche la qualità di Committente.
Le responsabilità del Committente sono delegabili nominando appositamente per ogni singolo evento il Direttore Lavori e Responsabile Sicurezza Cantieri.
A tal fine, per qualunque intervento la DC Immobili nomina – seguendo la propria procedura – il Direttore Lavori ed il Responsabile Sicurezza Cantieri.
Per gli immobili cielo/terra - Genova Passo Frugoni, Milano Piazza Affari, Torino Via Genova, (da valutare per Torino Via Campana), sono stati nominati Amministratori esterni al fine di esonerare la Fondo e o Sommariva 14 S.r.l. dalle responsabilità e dai rischi del Committente, oltre ad ottemperare alle disposizioni di legge relative ai piani di sicurezza.
La gestione contabile amministrativa e fiscale della Società Sommariva 14 S.r.l. è invece contrattualmente affidata allo Studio dottori Commercialisti Valas Sansonetti.
