1 AREA COMUNICAZIONE CSI ABRUZZO
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PRIMA PARTE
QUALI CONTENUTI?
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IL SITO, LA VOCE UFFICIALE
L’organizzazione che vuole dotarsi di un sito
Internet deve entrare progressivamente nell’ottica di utilizzare questo strumento per divulgare in maniera ufficiale le informazioni che riguardano la
vita dell’organizzazione stessa
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CIÒ CHE VIENE PRIMA
Il sito diventa operativo solo dopo che il processo decisionale interno all’organizzazione è addivenuto a
conclusione
Esempi di decisione: approvazione dello statuto, definizione delle cariche direttive, elaborazione di
documenti importanti
In breve: sul sito vanno le decisioni deliberate dall’ente a livello formale
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UNA PREMESSA
Non esiste un’organizzazione rigida del sito: ogni sito è lo specchio dell’organizzazione di volontariato che lo genera. Ci sono, in genere, delle sezioni che
sono presenti un po’ in tutti i siti, che io considero indispensabili per un sito che abbia una logica
comunicativa.
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L’HOME PAGE
- In primo piano;
- pagine;
- elementi cui si vuole dare visibilità
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IN PRIMO PIANO
La sezione centrale dell’homepage (pagina di apertura), dove trovare:
- I prossimi appuntamenti;
- notizie di particolare interesse;
- tutto ciò che il CSI ritiene debba avere la massima visibilità.
- l’importanza delle foto o delle locandine degli eventi
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CHI SIAMO
-
Descrizione;
-
breve storia;
-
organi sociali.
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ATTIVITÀ
- Servizi e attività ordinarie;
- modalità di organizzazione ed erogazione;
- è una sezione che può anche essere accorpata con “chi siamo”
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EVENTI
- tutte le attività che esulano dall’ordinario (progetti, eventi), magari ordinate in sottopagine
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ATTIVITÀ PRINCIPALE
Se il CSI si caratterizza per un’attività principale (es. organizzazione manifestazioni sportive) è
consigliabile che queste siano messe come pagine separate, bene in vista sull’homepage: può capitare che qualcuno cerchi il nostro sito appositamente
per quell’iniziativa. Dentro questa sezione, vanno tutte le informazioni relative al’evento.
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L’IMPORTANZA DI UN ARCHIVIO
Un sito fatto bene deve avere un suo archivio, che documenta la vita negli anni
dell’organizzazione di volontariato: è una
memoria storica utile al navigatore, ma anche ai motori di ricerca.
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CONTATTI
- contatti articolati; il contatto principale può stare su ogni pagina;
- l’importanza di un contatto sicuro (no sede non frequentata)
- recapito telefonico e mail, indirizzo solo della sede;
- presidente/direttore/coordinatore
- addetto comunicazione/stampa/internet
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N.B. SUI CONTATTI
- L’importanza degli indirizzi istituzionali collegati al sito: es. presidente@csiabruzzo.it
- Meglio la carica che il nome: i nomi passano, le cariche restano
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DOCUMENTI E PUBBLICAZIONI
- documenti di utilità pubblica (anche per i non associati)
- studi, ricerche, giudizi;
- atti di convegni;
- libri formato digitale;
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AREA SOCI
- documenti e comunicazioni riservati ai soci;
- perché metterli sul sito: invito a farlo visitare;
- aperta a tutti, o accesso mediante password (più onerosa, richiede maggiore gestione);
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DIVENTA VOLONTARIO
Pagina con le informazioni utili per chi intende diventare volontario del CSI:
- Tempo richiesto;
- capacità richieste;
- documenti richiesti;
- eventuale modulo di iscrizione e modalità di invio
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AREA STAMPA
Area specificamente rivolta ai giornalisti alla ricerca di materiale di loro interesse:
- Comunicati stampa;
- archivio comunicati stampa;
- foto significative: presidenti, direttori, momenti importanti
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LINK
- domanda: di chi è “amica” la mia associazione?
- rete nazionale;
- siti con argomenti analoghi;
- enti con i quali si hanno rapporti di lavoro;
- l’importanza di link aggiornati
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PHOTOGALLERY
- è importante il far vedere quello che si fa, documentando con delle immagini;
- è il luogo che “aiuta” associati e protagonisti a sentirsi parte viva del CSI;
- ordine (stabilire i criteri);
- scegliere le foto da inserire (no foto ripetitive)
- foto non troppo pesanti
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SOSTIENICI
In quest’area vanno inserite tutte le iniziative per sostenere l’organizzazione di volontariato:
- Raccolte fondi;
- conti correnti per donazioni;
- 5 per mille;
- bomboniere solidali
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DICONO DI NOI
Area dedicata alla rassegna stampa:
- Importante per far vedere la rilevanza mediatica del CSI;
- sezione che rende contenti gli autori degli articoli pubblicati
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I PARTNER
Il sito è un ottimo “luogo” per dar visibilità ai partner del CSI: sull’homepage, oltre alla sezione in primo piano, si possono inserire i loghi con i link delle realtà partner, dando loro, quindi, la massima visibilità
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TRE GADGET UTILI
-
Ultimo aggiornamento
-
contatore
-
cerca nel sito
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IL POP UP
Strumento utile per evidenziare le iniziative di maggiore importanza.
Chi clicca sul pop up viene
rimandato alla pagina dell’iniziativa
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SECONDA PARTE
Gestire il sito:
una doppia responsabilità
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I PROTAGONISTI
La realizzazione, prima, e la gestione, dopo, del sito devono avere un soggetto che “mette in
moto la macchina” e un soggetto che “guida”.
Le figure deputate possono essere quelle del:
Presidente
Responsabile di Area
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CHI METTE IN MOTO LA MACCHINA
Se il sito è la voce ufficiale del CSI, il vertice dell’associazione (Presidente e Consiglio di Presidenza):
-
decide che cosa va sul sito;
-
comunica all’addetto al sito di inserire gli aggiornamenti;
-
tiene monitorato che cosa c’è sul sito
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L’ADDETTO AL SITO (Presidente o Responsabili di Area:
LE SUE RELAZIONI
Il responsabile del sito:
- mantiene i contatti con il vertice del CSI territoriale;
-
mantiene i contatti con il vertice del CSI nazionale;
-
mantiene i contatti con chi gestisce la
comunicazione a livello territoriale e nazionale
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L’ADDETTO AL SITO:
I SUOI COMPITI
Il responsabile del sito:
- elabora i contenuti e li sottopone alla revisione del vertice del CSI;
- cura l’archivio del materiale presente sul sito;
- aggiorna il sito;
- si aggiorna sugli strumenti a disposizione per la promozione del sito, e li utilizza (es. Facebook);
- gestisce gli strumenti connessi al sito (es. newsletter);
- cura il database dei contatti del sito;
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L’ELABORAZIONE DEI CONTENUTI
I contenuti devono essere:
-
chiari (scritti bene e sinteticamente);
-
individuabili (titolo);
-
utilizzabili (no a files allegati di formato non condiviso);
-
veloci (no a files troppo pesanti, es. foto);
-
ordinati e di facile reperibilità
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COROLLARIO 1
L’addetto al sito può essere anche l’addetto stampa del CSI, in quanto le sue mansioni di
elaborazione dei contenuti – specie quella di rendere chiari e fruibili i testi - richiedono competenze in alcuni casi identiche a quelle
dell’addetto stampa.
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COROLLARIO 2
Internet è ormai una fonte primaria per il
giornalista, ragion per cui è molto importante
che l’addetto al sito parli lo stesso linguaggio
del giornalista, diventando suo collaboratore.
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L’AGGIORNAMENTO DEL SITO
-
Caricamento dei contenuti;
-
elaborazione delle immagini (dimensioni ragionevoli)
-
omogeneizzazione grafica (es. giustificazione, dimensione carattere ecc.);
-
eliminazione del materiale inutile
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GLI STRUMENTI CONNESSI:
LA NEWSLETTER
-
Utilizzo dei contenuti inseriti sul sito e loro divulgazione;
-
la struttura della newsletter dipende da quella del sito;
-
scopo principale della newsletter è quello di
aggiornare gli iscritti alla newsletter stessa sulle
novità del sito, che poi sono le novità del CSI
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L’IMPORTANZA DEL DATABASE
Un buon database di indirizzi mail e cellulari, organizzato secondo criteri di efficienza ed efficacia, permette:
-
una comunicazione veloce con i contatti del sito;
-
una fidelizzazione dei contatti;
-
una crescita di consenso per il CSI
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LA GESTIONE DEL DATABASE
- Acquisizione contatti, anche mediante ricerca su Internet (gli indirizzi mail pubblici possono essere utilizzati);
- invito costante ai soci e ai contatti a farsi lasciare l’indirizzo mail;
- revisione costante degli indirizzi;
- monitoraggio, mediante “conferme di lettura”, della funzionalità e dell’utilizzo degli indirizzi che compongono il database
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