VERBALE ATA N. 2 RIUNIONE DEL PERSONALE DI SEGRETERIA A.S. 2016/2017

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VERBALE ATA N. 2

RIUNIONE DEL PERSONALE DI SEGRETERIA A.S. 2016/2017

Il giorno venti settembre dell’anno duemilasedici, alle ore 12.30 presso gli appositi locali della Scuola Secondaria di I Grado di San Salvatore Telesino, si è riunito, debitamente convocato (Prot. N. 3801/C-1 del 19-09-2016) il Personale di Segreteria, per discutere sui seguenti punti posti all’ordine del giorno:

1) Orario di servizio A.S. 2016/2017;

2) Ripartizione Lavoro-Aree;

3) Proposta criteri per l'attribuzione di incarichi Specifici ed Attività aggiuntive;

4) Attività di formazione;

5) Valutazione e proposte per il miglioramento dei servizi di segreteria.

Sono presenti: il Dirigente Scolastico prof.ssa Maria Ester Riccitelli, la Direttrice S.G.A. Leone Maria Teresa ed il Personale di Segreteria (Assistenti Amministrativi) a tempo indeterminato, sigg.

Colella Piera Cutillo Chiara De Rosa Vincenzo Rubino Luciano

Nessuno risulta assente.

Presiede la riunione il Dirigente Scolastico prof.ssa Maria Ester Riccitelli; funge da segretario verbalizzante la Dsga Leone Maria Teresa.

Il Presidente, constatata la validità della riunione per la presenza del numero necessario per la validità dell’assemblea, dà avvio alla riunione.

Successivamente, richiama l’attenzione sulle responsabilità connesse alla corretta esecuzione del lavoro di ciascuno; in ragione di ciò fa testualmente riferimento agli obblighi contrattuali, così come previsti nel profilo professionale di appartenenza riportato nel CCNL - Comparto Scuola -

Sollecita tutti alla correttezza ed alla disponibilità, ad un’assunzione di responsabilità nell’esecuzione dei propri compiti, ad una che possa rispondere ai requisiti della competenza e capacità che la scuola attuale dell’autonomia richiede.

Interviene, inoltre, per ricordare l’importanza del ruolo ricoperto per il buon andamento dell’amministrazione scolastica, di collaborazione con i docenti, con le famiglie e con gli Enti esterni.

Successivamente, ricorda che l’Assistente Amministrativo, nell’ambito del proprio profilo:

Esegue attività lavorativa richiedente specifica preparazione professionale e capacità di esecuzione delle procedure anche con l'utilizzazione di strumenti di tipo informatico. Ha autonomia operativa con margini valutativi nella predisposizione, istruzione e redazione degli atti amministrativo- contabili dell’istituzione scolastica ed educativa, nell'ambito delle direttive e delle istruzioni

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ricevute. Svolge attività di diretta e immediata collaborazione con il Direttore S.G.A. coadiuvandolo nelle attività e sostituendolo nei casi di assenza. Ha competenza diretta della tenuta dell'archivio e del protocollo. Ha rapporti con l'utenza ed assolve i servizi esterni connessi con il proprio lavoro. In relazione all’introduzione di nuove tecnologie, anche di tipo informatico, partecipa, soprattutto in virtù della Legge 107/2016, alle iniziative specifiche di formazione e aggiornamento.

Può essere addetto ai servizi di biblioteca e al controllo delle relative giacenze, nonché dello stato di conservazione del materiale librario. Può svolgere: attività di coordinamento di più addetti inseriti in settori o aree omogenee, attività di supporto amministrativo, progettazione e realizzazione di iniziative didattiche decise dagli organi collegiali.

Particolare attenzione, ricorda, va posta alla tenuta dei fascicoli del personale e degli alunni in quanto contenenti dati sensibili e personali.

Il Dirigente cede, poi, la parola alla Dsga per passare alla trattazione del punto n. 1 dell’o.d.g. “organizzazione del lavoro e orario di servizio”.

L’orario proposto prevede la prestazione delle attività lavorative in ragione di 36 ore settimanali funzionalmente strutturate all’orario di funzionamento della scuola.

La copertura dell’orario viene garantita con l’utilizzo razionale ed integrato di tutti gli strumenti previsti dalla legge (orario ordinario, flessibile, turnazioni, orario plurisettimanale). E’

prevista, altresì, la prestazione del servizio di ore aggiuntive tarata in modo congruo a garantire la presenza di tante unità quante richieste dallo svolgimento delle attività didattiche, dai progetti del P.T.O.F. e/o dalla necessità di prestazione di lavoro straordinario, anche per il recupero di eventuale orario a debito.

Ove sia necessario effettuare rientri pomeridiani, il personale maturerà orario a credito di cui fruire in occasione della sospensione delle attività didattiche o, anche, in occasione di esigenze personali, previa intesa con il Dirigente Scolastico e con il Dsga.

A questo punto vengono proposte le presenze per le Esigenze minime di servizio:

-durante i periodi di attività didattica e/o durante la sospensione delle attività: n. 1 Assistente Amministrativo

L’orario del D.S.G.A., tenuto conto della complessa organizzazione, della quantità e della diversificazione degli impegni inerenti e collegati alla gestione ed al coordinamento della complessiva organizzazione tecnica, amministrativa, contabile, nonché della tenuta e dello svolgimento dei rapporti con gli Organismi Istituzionali Territoriali centrali e periferici del M.P.I., con le altre Istituzioni Scolastiche Autonome, con gli Enti Pubblici, Enti locali, con gli Organismi Territoriali periferici, è oggetto di apposita intesa con il D.S.

L’orario suddetto, sempre nel rispetto assoluto dell’orario d’obbligo, sarà improntato alla massima flessibilità onde consentire, nell’ottica irrinunciabile di una costante azione di supporto al D.S., l’ottimale adempimento degli impegni, la massima disponibilità e collaborazione del DSGA per un’azione tecnico-giuridico-amministrativa.

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Eventuali prestazioni aggiuntive l’orario di lavoro obbligatorio (straordinario) saranno autorizzate dal D.S. e conseguentemente potranno essere retribuite unicamente facendo ricorso a risorse economiche non facenti parte del FIS salvo che il DSGA non chieda, per le stesse, di poter fruire del riposo compensativo (art. 54, comma 4 CCNL 29/11/2007 e succ.).

Orario degli Assistenti Amministrativi: Flessibilità di 10 minuti max in entrata/uscita.

La copertura dell’orario viene garantita con l’utilizzo razionale ed integrato degli strumenti previsti dalla vigente normativa (orario ordinario, flessibile, turnazioni).

Viene prevista, a turno, la presenza di n. 1 unità in orario pomeridiano per n. 2 giorni settimanali, il martedì (dalle 15.30 alle 18.30) ed il venerdì (dalle 14.30 alle 17.30), di cui n. 1 con apertura al pubblico (venerdì).

Le unità potranno anche concordare ulteriori rientri pomeridiani, in occasione di apertura della scuola o a motivo di imminenti scadenze o mole di lavoro, maturando, in tal modo, orario a credito di cui fruire in occasione della sospensione delle attività didattiche o al momento del bisogno personale.

A questo punto dopo ampio dibattito, il personale amministrativo viene invitato

ad esprimersi in merito all’orario più confacente alle proprie esigenze, seppur subordinatamente alle esigenze amministrative, con il seguente risultato:

Leone Maria Teresa (Dsga) 8.00 / 14. 00 Colella Piera (AA) 8.00 / 14.00 Cutillo Chiara (AA) 8.00 / 14.00

De Rosa Vincenzo (AA) 8.30 / 14.00 (obbligo di recupero n.3 ore/settimana) Rubino Luciano (AA) 7.30 / 13.30

Vengono, inoltre, proposti i seguenti giorni ed il seguente orario di apertura al pubblico:

Martedi'-Mercoledi'-Venerdi' dalle ore 11,30 alle ore 13,00 Venerdì dalle ore 14.30 alle ore 17.30

Successivamente, relativamente alla “Ripartizione delle Aree di competenza”, la Dsga, per l’A.S. 2016/17 considerato utile assicurare continuità ed impulso all’organizzazione ed all’adeguamento dei servizi amministrativi secondo gli obiettivi del raggiungimento della migliore qualità del servizio reso, propone di confermare l’organizzazione dell’ufficio di segreteria dell'anno scolastico precedente.

Le Aree proposte dalla Dsga risultano essere le seguenti:

Affari Generali Notifiche/Archivio: Distribuzione interna della corrispondenza; comunicazioni interne al personale; Invio della corrispondenza attraverso la rete (o con altri mezzi); Archiviazione degli atti e della corrispondenza; Albo; Elezioni OO.CC.-

Adempimenti connessi al settore di cui sopra.

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Area Didattica: Iscrizioni alunni e nulla-osta al trasferimento; adempimenti relativi alla formazione delle classi in collaborazione con la Dirigenza; compilazione pagelle, diplomi, tabelloni; statistiche varie inerenti gli alunni, le classi; gestione delle pratiche inerenti buoni-libro, sussidi e borse di studio; pratiche relative agli alunni portatori di handicap; pratiche inerenti all'adozione dei libri di testo; tenuta fascicoli personali alunni; tenuta registro certificati, scrutini ed esami di stato, registro diplomi, registro generale degli alunni, registri degli esami e cura di tutti gli adempimenti connessi allo svolgimento degli stessi; richiesta ed invio dati e documenti alunni; predisposizione elenchi alunni partecipanti a uscite didattiche e visite d’istruzione, autorizzazioni dei genitori; corrispondenza con le famiglie;

adempimenti connessi alle prove INVALSI.

Area del Personale: Tenuta stato personale e fascicoli personali; trasmissione e richiesta fascicoli dei dipendenti; compilazione dichiarazioni e certificazioni di servizio; compilazione graduatorie personale interno;

compilazione graduatorie; ricezione e trasmissione domande di mobilità; rilevazione e comunicazione dati scioperi; dotazioni organiche; istruttoria pratiche trattamento di quiescenza; rapporti con i Centri per l'Impiego;

denunce infortuni del personale; ricostruzioni della carriera; pratiche utilizzazione personale docente e non; compilazione lettere d'incarico per i dipendenti.

Contratti a tempo indeterminato, nomina supplenti e gestione personale a tempo determinato.

Gestione delle assenze del personale docente ed Ata; richieste di accertamenti fiscali; emissione decreti di assenza e tenuta dei relativi registri. Ricezione comunicazioni di malattia.

Ricostruzioni di Carriera, Computo-Riscatto, Pensionamenti.

Area Contabile-Fiscale-Amministrativa: Tenuta dei registri contabili obbligatori; catalogazione e conservazione degli atti contabili; rapporti e corrispondenza con la Banca Cassiera e con il servizio Postale; emissione mandati di pagamento e reversali di incasso; liquidazione delle fatture ai fornitori di beni e servizi; adempimenti conseguenti alla stipula di convenzioni con terzi e con esperti esterni.

CIG, Gare, AVCP, Registro Facile Consumo.

Liquidazione delle retribuzioni principali; liquidazione dei compensi accessori al personale in servizio; liquidazione competenze a soggetti esterni; conguagli fiscali e previdenziali; trattamento di fine rapporto; comunicazioni per l'anagrafe delle prestazioni; compilazione modelli CU, 770 ed IRAP; rapporti e corrispondenza con l'INPS; denunce contributive.

CIG, Gare, AVCP, Registro Facile Consumo.

Area del Patrimonio: Gestione Inventario e Libri inventariali

Ricevimento delle merci; distribuzione dei materiali ai vari plessi; verifica delle giacenze e segnalazione del fabbisogno; acquisizione delle richieste di acquisto da effettuarsi con le minute spese e conseguente contabilizzazione del relativo fondo.

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Va da sé che l’elencazione delle attività di cui sopra non rappresenta un’assegnazione rigida e vincolante. In caso di necessità riconosciute dal Dirigente Scolastico e dal Dsga (scadenze imminenti, assenze del preposto che non diano luogo a sostituzione, etc.), le attività potranno essere svolte in collaborazione con i colleghi dello stesso settore o di aree diverse, applicando il principio della condivisione del lavoro di segreteria nel suo complesso e del vicendevole supporto tra i responsabili delle diverse aree.

Dopo un breve confronto, le aree vengono, nel dettaglio, così assegnate:

AREA GENERALE / AREA GESTIONE DEL PERSONALE

Assistente Amministrativo:

Cutillo Chiara

Attività di supporto al D.S.G.A. nella predisposizione di modulistica varia necessaria al funzionamento generale dell'Istituto. Collaborazione diretta con l’ufficio di Dirigenza per quanto attiene ricerche di archivio e corrispondenza urgente.

Tenuta del protocollo in arrivo e adempimenti successivi quali:

- riproduzioni delle circolari;

- esposizione all'albo;

- archiviazione;

- invio/spedizione.

Trasferimento delle cartelle protocollo dell’anno precedente in faldoni di facile consultazione.

Disbrigo della corrispondenza giornaliera.

Verifica delle assenze del personale docente e predisposizione delle sostituzioni.

Certificati di servizio (per il rilascio certificati, con l’entrata in vigore della Legge di stabilità 2012, L. n. 183/2011, art. 15, dal 1º gennaio 2012 gli Uffici pubblici non possono richiedere né rilasciare certificati da esibire ad altre pubbliche amministrazioni ed ai gestori di pubblici servizi. Gli Uffici quindi rilasciano solo certificati per rapporti con privati e su carta resa legale, ovvero marca da bollo da presentare all’atto della richiesta con la dicitura, pena la loro nullità: “Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”).

Invio-ricezione Fascicoli Personali.

Pratiche riguardanti assunzioni, trasferimenti, ricostruzioni di carriera, pratiche pensionistiche (da effettuare in stretta collaborazione con l’assistente amministrativo De Rosa Vincenzo).

Responsabile del protocollo.

Collaborazione nelle attività Pon Fse/Fesr.

Cura dei rapporti con l'utenza relativamente a quanto sopra.

AREA ALUNNI / ORGANI COLLEGIALI

Colella Piera

Attività di diretta ed immediata collaborazione con il D.S.G.A. relativamente a tutte le pratiche inerenti la gestione degli alunni (iscrizioni, trasferimenti, cedole librarie, fascicoli personali, titoli di studio, certificazioni varie anche con l’utilizzo di procedure automatizzate).

Utilizzo portale SIDI.

Scrutini informatizzati.

Esami di Stato.

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Prove Invalsi (in collaborazione con l'assistente amministrativo De Rosa Vincenzo) Statistiche alunni varie.

Implementazione fascicolo elettronico dello studente.

Denunce Infortuni (in stretta collaborazione con l’assistente amministrativo Rubino Luciano).

Predisposizione degli atti relativi agli Organi Collegiali, in particolare in occasione delle nuove elezioni (convocazioni, riunioni, comunicazioni varie, delibere, ecc…) e nella predisposizione di modulistica necessaria.

Viaggi di istruzione e Visite guidate.

AREA GESTIONE DEL PERSONALE

De Rosa Vincenzo

Attività di diretta ed immediata collaborazione con il D.S.G.A relativamente a tutte le pratiche inerenti la gestione del personale.

Collaborazione diretta con l’ufficio di Dirigenza per quanto attiene l’Organico di Diritto e di Fatto.

Controllo ed invio corrispondenza telematica (posta-mail ordinaria/pec).

Inserimento comunicazioni all’albo-sito web.

Prove Invalsi (in collaborazione con l'assistente amministrativo Colella Piera).

Certificati di servizio.

Utilizzo portale SIDI relative all’espletamento di pratiche inerenti il personale attivandone le relative procedure informatiche: immissioni in ruolo, personale a tempo determinato (convocazioni, comunicazioni ufficio Lavoro, assunzioni, liquidazione pagamenti, f.n.g., Tfr, etc..), mobilità, ricostruzioni carriera, graduatorie, fascicoli pensionistici (in stretta collaborazione con l’assistente amministrativo Cutillo Chiara).

Istruzione pratiche T.F.R. e disoccupazione INPS.

Istruttoria per i prestiti INPS dei dipendenti.

Libri di testo e adempimenti telematici.

AREA CONTABILE INVENTARIO E MAGAZZINO

Rubino Luciano

Attività di diretta ed immediata collaborazione con il D.S.G.A. per le operazioni amministrative-contabili inerenti a:

-coordinamento del personale ausiliario sui plessi e computo orario a credito/a debito;

- verifica delle assenze del personale Ata e predisposizione delle sostituzioni;

-retribuzioni e tabelle di pagamento Progetti, Pon e Fis;

-mandati e reversali;

-adempimenti fiscali e previdenziali connessi alle retribuzioni (C.U., 770, I.R.A.P.);

-preventivi-gare-acquisti -Cig/Durc

Tenuta dell’inventario con la predisposizione degli atti inerenti la consegna del materiale;

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Pratiche inerenti lo scarico del materiale inventariato;

Procedure relative agli acquisti ed allo scarico del materiale di facile consumo.

Archiviazione atti contabili.

Pratiche relative alla polizza assicurativa alunni e personale scolastico: infortuni (in stretta collaborazione con l’assistente amministrativo Colella Piera).

Va da sé che l’elencazione delle attività di cui sopra non rappresenta un’assegnazione rigida e vincolante. In caso di necessità riconosciute dal Dirigente Scolastico e dal Dsga (scadenze imminenti, assenze del preposto che non diano luogo a sostituzione, etc.), le attività potranno essere svolte in collaborazione con i colleghi dello stesso settore o di aree diverse, applicando il principio della condivisione del lavoro di segreteria nel suo complesso e del vicendevole supporto tra i responsabili delle diverse aree.

Successivamente si passa a trattare la materia relativa all’individuazione di “Attività aggiuntive” e degli “Incarichi Specifici” in favore del personale amministrativo che qui di seguito vengono descritti:

Attività aggiuntive

- cura del protocollo e dell'archiviazione documenti informatici - sostituzione colleghi assenti con maggior aggravio di lavoro - supporto alle commissioni-elezioni OO.CC.

- visite guidate ed uscite sul territorio - supporto attività progettuali dei docenti - esami di Stato e prove Invalsi

- valutazione e inserimento domande / graduatorie - elaborazione mod. PA04 e PassWeb

- elaborazione Ricostruzione della Carriera - sistemazione atti - archivio

Incarichi Specifici

-Attività di collaborazione con il D.S. e con i Docenti per Progetti / PTOF – Nomine e Monitoraggio PTOF

-Attività di stretta collaborazione con il Dsga per il coordinamento delle aree e sostituzione dello stesso

Del personale dell’Area “B” – Assistenti Amministrativi – n. 3 unità sono beneficiarie di 1^ posizione economica, nelle persone di: Cutillo Chiara, De Rosa Vincenzo e Rubino Luciano

Viene precisato che con apposita nota, a seguito di approvazione del Piano Ata che la Dsga dovrà presentare al Dirigente Scolastico, il personale riceverà debita nota di incarico ma solo a seguito della ripartizione del budget in percentuale, tra docenti e personale Ata, da parte delle RSU nel seno ella Contrattazione Integrativa e dell’approvazione degli impegni di spesa all’interno del Consiglio d’Istituto, in base alle risorse che verranno assegnate dallo Stato all’Istituzione Scolastica.

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Gli Incarichi Specifici saranno assegnati al personale individuato sulla base della predisposizione personale, versatilità ed esperienza dimostrate, che abbia prodotto regolare dichiarazione di accettazione; la corresponsione del compenso previsto verrà effettuata previa certificazione di avvenuta prestazione dell’incarico.

Successivamente, per quanto attiene alle attività di Formazione, il Dsga renden noto che, con apposito Piano, proporrà formalmente al Dirigente Scolastico i seguenti corsi:

- Protocollo Informatico / Archiviazione documentale - Segreteria Digitale - La sicurezza nei luoghi di lavoro (formazione di base: obbligatoria) - PassWeb Inps Online - procedure informatiche per pensionamenti

- Il trattamento dei dati personali, sensibili e giudiziari in attuazione del D.Lgs 196/03 (privacy) e del D.P.S.

- Aggiornamento delle competenze professionali Gli astanti ne prendono atto.

Per ciò che attiene, poi, al miglioramento dei servizi di segreteria, ultimo argomento posto all'o.d.g., si apre una discussione che vede, alla fine, tutti concordi sulla necessità di trovare un locale apposito per l'archiviazione dei documenti storici che ingombrano le stanze della segreteria e sul fatto di limitare l'accesso continuo all'utenza che ostacola la continuità e la concentrazione dell'iter lavorativo.

Terminati gli argomenti posti all’ordine del giorno, il Dirigente Scolastico e la direttrice Sga si rendono disponibili per eventuali chiarimenti e/o proposte motivate che potrebbero, successivamente, variare quanto precedentemente stabilito.

Allo stesso modo, la direttrice si riserva di modificare quanto stabilito nella presente riunione allorquando dovessero emergere motivate esigenze di servizio per la salvaguardia del buon andamento dell’Amministrazione.

Terminata la trattazione di tutti gli argomenti posti all’o.d.g., visto che nessun altro prende la parola, alle ore 14.00 il Dirigente Scolastico dichiara sciolta la seduta.

L.C. e S.

F.to La Segretaria Verbalizzante F.to La Dirigente Scolastica (Dsga) Leone Maria Teresa Prof.ssa Maria Ester Riccitelli