Riusabilità del software - Catalogo delle applicazioni: Gestione documentale
Applicazione: DoQui/Acta - Sistema di gestione dell'archivio
Amministrazione: Regione Piemonte - Direzione Innovazione, Ricerca ed Università - CRC Piemonte
Referente/i di progetto
Nome e cognome: CRC Piemonte
Indirizzo: C.so Regina Margherita, 174 - 10152 Torino Tel: 011-4324020
e-mail: crcpiemonte@regione.piemonte.it
Descrizione
Acta è l’elemento trasversale a tutto il sistema informativo dell'Ente, mettendo a fattor comune e a disposizione di tutte le procedure informatiche, i servizi di archiviazione e
gestione dei documenti, immediatamente reperibili da tutti gli utenti del sistema sulla base del profilo d'accesso.
Contesto
Sulla spinta di una complessa serie di fattori, quali gli obblighi del legislatore, i nuovi orientamenti in materia eGovernment e di efficienza ed efficacia dei servizi al cittadino, la rapida evoluzione nell'utilizzo delle ICT e la crescita delle infrastrutture abilitanti, nella gran parte delle amministrazioni italiane è cambiata radicalmente la modalità di gestire i
procedimenti e i flussi documentali in cui essi si sostanziano, nella direzione di un progressiva digitalizzazione dei documenti stessi.
Tuttavia, il processo di dematerializzazione, in atto nelle organizzazioni pubbliche nell'ultimo decennio, deve fare i conti con un contesto documentale ibrido, in cui convivono documenti digitali nativi, digitali derivati (scansioni di documenti analogici) e cartacei.
Data primo rilascio:
Data ultima modifica:
Parametri dimensionali
Realizzatore CSI-Piemonte
Tipologia applicazione software Custom
Documentazione disponibile
Area applicativa Gestione documentale
Procedure amministrative e/o servizi supportati
La componente Acta è rivolta a tutti gli Enti dell'Amministrazione pubblica
Dominio applicativo
Il modulo, facente parte della Piattaforma di Gestione documentale DoQui, è stato sviluppato per essere l'archivio ufficiale di un Ente.
L'Applicativo raccoglie i documenti, prodotti e ricevuti, in un'organizzazione logica e gerarchica precostituita (schema di classificazione), individuata sulla base dell'analisi delle competenze dell'Amministrazione, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti per consentirne la sedimentazione secondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo
sviluppo dell'attività svolta.
Il ruolo dell'archivio è quindi quello di acquisire documenti, organizzarli e conservarli.
Acta si posiziona logicamente quale elemento trasversale a tutto il sistema informativo dell'Ente, mettendo a fattor comune e a disposizione di tutte le procedure informatiche, i servizi di archiviazione e gestione dei documenti, immediatamente reperibili da tutti gli utenti del sistema sulla base del profilo d'accesso.
La configurazione degli accessi, garantita dalla piattaforma infrastrutturale in termini di ACL (Access Control List), è effettuata da una figura con ruolo di Amministratore dell'Ente, che, a partire dall'organigramma ufficiale desunto automaticamente dal sistema di Human
Resources, specifica i livelli di visibilità dei singoli utenti su porzioni stabilite dell'archivio e attribuisce privilegi di accesso ai dati protetti da privacy.
La definizione della struttura dell'archivio è di competenza del responsabile
dell'organizzazione della documentazione dell'Ente, così come l'impostazione dei metadati obbligatori e la configurazione del tracciamento delle attività sugli oggetti gestiti dal sistema.
La piattaforma offre, per i documenti elettronici nativi, le funzionalità di trasformazione in formati non modificabili, così come gli strumenti per gestire elaborazioni collaborative di documenti (check in-out, versioning) e gli strumenti di verifica della firma digitale.
L'acquisizione dei documenti stessi, a meno che l'archivio non venga utilizzato fin dalla fase di produzione del documento, può avvenire in due modalità. La prima è come alimentazione puntuale sincrona, nella quale gli applicativi gestionali di ciascuna filiera documentale, piuttosto che l'applicativo di protocollo, richiamano i servizi di archiviazione esposti dall'applicativo di gestione documentale. La seconda modalità è l'alimentazione massiva asincrona, gestita in automatico dal sistema, che passa attraverso la definizione a priori delle porzioni di archivio da alimentare, congiuntamente al popolamento di un xml che contiene i metadati obbligatori definiti dall'archivista per i documenti elettronici nativi.
I formati dei documenti elettronici nativi accettati da sistema sono vincolati alla capacità della piattaforma di indicizzarne i contenuti per renderli fruibili all'utente finale.
Le funzionalità di ricerca estesa sull'archivio (full-text e metadati) sono quindi vincolate all'indicizzazione dei contenuti, mentre i risultati della ricerca e, in particolare la
visualizzazione dei documenti, è governata dalla definizione degli accessi sulle porzioni di archivio e nel rispetto del trattamento dei dati sottoposti alla normativa sulla privacy.
Relativamente al passaggio in deposito delle pratiche chiuse, il sistema provvede in
automatico a inviare in deposito le strutture aggregative, i documenti e i relativi metadati in esso archiviati, che hanno raggiunto i termini di conservazione corrente, qualora queste contengano esclusivamente documenti elettronici nativi. In caso di situazione ibrida, cioè di strutture aggregative formate da documenti informatici e riferimenti a documenti analogici, il passaggio in deposito avviene sempre in modo intenzionale e mai in automatico, a condizione che siano scaduti i termini di conservazione corrente e solo su esplicita operazione richiesta dall'archivista.
Funzione applicativa
L'archivio viene costruito e gestito attraverso moduli applicativi distinti, ma strettamente correlati, che insistono sulla piattaforma infrastrutturale Index.
I moduli possono essere raggruppati in due gruppi: moduli di back-end e moduli di front-end.
I moduli di back-end sono i seguenti:
Back office dedicato alla definizione della modalità di utilizzo del sistema (struttura dell'Ente, utenti, profili) di competenza dell'Amministratore dell'Ente in accordo con il responsabile dell'archivio;
Audit Trail rivolto al tracciamento delle operazioni effettuate dagli utenti nel sistema, di competenza dell'Amministratore dell'Ente in accordo con il responsabile dell'archivio;
Gestione strutture archivio per la definizione della struttura dell'archivio, dello schema di classificazione (titolario) e delle loro modalità di utilizzo; di competenza del
responsabile dell'archivio
Gestione archivio dedicato alla gestione dell'archivio di deposito (conservazione delle pratiche chiuse), di competenza del responsabile dell'archivio con possibilità di accesso da parte di utenti autorizzati;
Servizi applicativi, trasversale a tutti i moduli, che permette di definire servizi applicativi richiamabili da procedure software esterne al sistema di gestione documentale.
L'alto livello di configurabilità, definibile attraverso i moduli di back-end, rende Acta idoneo per l'utilizzo in diverse realtà.
I moduli di front-end sono invece:
Protocollo, per le registrazione dei documenti in ingresso e uscita dall'Ente, di competenza degli operatori di
protocollo;
Gestione contenuti, per l'organizzazione e gestione dei documenti all'interno delle strutture aggregative,
destinato a tutti gli utenti che trattano documenti;
Gestione smistamento, per consentire lo smistamento dei documenti al fine di affidarne la presa in carico per
competenza, destinato a tutti gli utenti che trattano documenti.
Il modello funzionale di riferimento è costituito da MOREQ2 (Model Requirements for the Management of Electronic Records), elaborato dalla Comunità Europea a partire dal 2001, che definisce le specifiche funzionali per la gestione di documenti elettronici in un sistema di governo informatico dei documenti (Electronic Records Management System -ERMS),
considerando anche altre condizioni rilevanti, tra cui quelle relative alla gestione di documenti su supporto cartaceo o informatico su supporto magneto-ottico.
Architettura software
application server Redhat JBoss v4;
le tecnologie web utilizzate sono JSP e Ajax.
Architettura hardware
Architettura TLC
Sistemi operativi
Middleware
Linguaggi
La componente è stata sviluppata con full Java (J2EE v1.4),
Librerie esterne
Protocolli di comunicazione
DBMS MySQL v5
Case
Standard utilizzati
Tipologia del ciclo di sviluppo
Portabilità
Affidabilità
Manutenibilità
Funzionalità
Usabilità
Livello di documentazione
Livello di modularizzazione
Iniziative di riuso in corso
Iniziative di riuso realizzate
DoQui Acta è in uso presso la Regione Piemonte e la Città di Torino.
Punti di forza
Acta ha tra i punti di forza i bassi costi di adozione, grazie al modello open source e lock-in inferiori rispetto alle equivalenti soluzioni commerciali, la presenza di funzionalità condivise e versatili, quindi rispondenti alle esigenze funzionali, organizzative e operative di realtà amministrative eterogenee rappresentate dal gruppo di lavoro e, in terzo luogo, la possibilità di offrire opportunità per le imprese ICT di acquisire conoscenze e contribuire a migliorare le scelte e i prodotti.
La soluzione proposta pone l'accento sul concetto di "archivio" unitario a livello di Ente, superando la prospettiva tradizionale, sulla quale la gran parte delle soluzioni di mercato è basata, che considera la gestione documentale dell'Ente come un derivato del sistema di Protocollo. L'impostazione di Acta, nel contesto della Piattaforma DoQui, consente di avviare un piano di convergenza dei processi dell'Ente, e di conseguenza del suo Sistema Informativo, verso una gestione strutturata della documentazione elettronica in modo omogeneo e unitario, prescindendo dalle logiche della mera protocollazione e dalle politiche locali a ogni singolo ambito di procedimento. In questo caso, si può parlare fattivamente di approccio alla dematerializzazione per processi "end to end" (ad esempio la dematerializzazione del processo di approvvigionamento, dalla determina di impegno agli atti di liquidazione).
Elementi di criticità
Nessuno
Vincoli Nessuno
Modalità di riuso consigliate
