La lettera informale è un testo scritto da un mittente (chi scrive) ed indirizzata ad un destinatario (chi riceve). La lettera formale è ricorrente nelle comunicazioni ufficiali, per esempio in quelle lavorative o commerciali. Il destinatario – un’azienda, un ente pubblico, un professionista ecc. – è in genere estraneo al mittente. Oppure, se anche i due si conoscono, tra di essi vi un rapporto non confidenziale. Per scrivere questo tipo di lettera si usa un linguaggio formale, diverso dalla lingua parlata di ogni giorno; usiamo le formule di cortesia e diamo sempre del Lei e del Voi (il voi oggi è molto raro e non si usa più se non per le lettere indirizzate a più persone.
Quando si scrive a persone molto importanti, ad esempio il Presidente di uno Stato o il Sindaco della vostra città è bene scrivere il pronome che si riferisce a quella persona sempre con la lettera maiuscola). Le lettere formali si utilizzano per comunicazioni di lavoro, commerciali, di studio, amministrative. Il destinatario può essere un ente pubblico, un dipartimento di un'azienda, un referente di una ditta, la segreteria di una facoltà universitaria o di una scuola, un professionista privato, un professore, il dirigente scolastico, ecc.
Oggi, solitamente, questo tipo di lettere non si scrivono più a mano ma usando il computer che permette una maggior chiarezza. I caratteri più adatti sono Times New Roman (continua ad essere tra i caratteri più usati anche se non è consigliato), Arial, Verdana, Calibri. Meglio evitare l'uso di font divertenti e pieni di grazie.
Deve avere sempre una certa strutturata in alcune parti e formule precise:
• SCRIVI LUOGO E DATA. Come prima cosa nella tua lettera devi scrivere in alto a sinistra il luogo e il giorno in cui stai scrivendo. Ad esempio: “Torino, 4 aprile 2020”
(in alternativa il luogo e la data possono essere scritti alla fine della lettera in basso a sinistra);
INTESTAZIONE: in alto a destra del foglio inseriamo l’intestazione, ovvero i dati del destinatario della lettera-mail. Se ci rivolgiamo a un’Azienda o a un Ente, useremo la seguente formula:
"Spett. le + il nome dell’Azienda o Ente" → è l’abbreviazione dell’aggettivo
"spettabile" che significa "rispettabile".
Nella riga successiva scriviamo il nome della persona fisica a cui è indirizzata la lettera usando la formula:
"Alla cortese attenzione di …" che può anche essere abbreviato in "Alla C.A. di… o Alla C. Att.ne di…".
Prima del nome della persona scriviamo anche il suo titolo, per esempio: Avv.
(avvocato); Ing. (ingegnere); Dott. (dottore). Se non conosciamo il titolo, possiamo utilizzare un generico Sig. – Sig.ra – Sig.na (signore – signora – signorina). Se la lettera è indirizzata direttamente a una persona fisica, nella prima riga scriveremo:
"Alla cortese attenzione dello Spett.le + titolo e nominativo della persona".
*Per sapere qual è il titolo corretto per ogni persona guarda tabella inserita sotto.
OGGETTO E RIFERIMENTO: lasciamo in bianco qualche riga dopo l’intestazione e scriviamo l’oggetto, ovvero in poche parole qual è il motivo della nostra lettera:
"Oggetto:…" (bisogna sintetizzare in una sola frase o al massimo due il contenuto della lettera in modo chiaro). Il riferimento si scrive solo quando si risponde ad un annuncio od un comunicato ufficiale che viene identificato da un codice.
• LA FORMULA DI APERTURA. Ogni lettera deve iniziare con una formula che indica a chi ci stiamo rivolgendo (deve essere lo stesso destinatario dell'intestazione).
La formula di apertura Gentile Signora
Gentile signora/signorina + cognome Egregio Signore/Dottore
Egregio signor/dottor + cognome Abbreviazioni:
Gent.ma Sig.ra o sig.na (Gentilissima Signora o Signorina) Egr. Sig. + cognome = Egregio Signor …
Sig.ra + cognome = Signora … Sig.na + cognome = Signorina …
Spett.le + nome della ditta = Spettabile … Alla Cortese att.ne (attenzione)
C.A (cortese attenzione) C.Att.ne (cortese attenzione)
C.C. (cortese conoscenza) oppure P.C. ( Per conoscenza)
Se il destinatario possiede un titolo riconosciuto è bene scriverlo, sostituendolo al semplice Signor o Signora. È possibile dunque utilizzare:
Dott. - Dott.ssa (dottore - dottoressa = che possiede il titolo di Laurea), Avv. (avvocato),
Geom. (geometra), Ing. (ingegnere), Arch. (architetto), Rag. (ragioniere), ecc.
• L'INTRODUZIONE. Questa parte della lettera è una sorta di premessa, frase di contatto, e serve per spiegare il motivo per cui si sta scrivendo la lettera, esprime la presa di contatto con il destinatario;
Con la presente siamo a comunicare/ formalizzare quanto segue ...
In riferimento al colloquio telefonico ...
In riferimento alla Vostra richiesta ...
In riferimento a quanto in oggetto ...
Come anticipato telefonicamente ...
Come da accordi in data ...
In risposta alla Sua/Vostra lettera/mail/fax del ...
• IL CORPO DELLA LETTERA. Dopo l’introduzione c’è il corpo della lettera. Questa parte è quella più lunga e più importante, in cui chi scrive sviluppa il tema centrale: ad esempio racconta i fatti accaduti, descrive il motivo della lettera, pone domande per sollecitare risposte, avere dei chiarimenti oppure informare su fatti o eventi accaduti. Corrisponde al vero e proprio svolgimento del testo.
• LA CONCLUSIONE e FORMULA DI CONGEDO. Quando si è finito di scrivere il corpo si può inserire qualche frase conclusiva, per non chiudere la lettera in modo brusco. La formula di chiusura o parte finale, che comprende la conclusione della lettera e i saluti può essere scritta utilizzando una delle seguenti espressioni.
Ringraziando anticipatamente per la sempre cortese collaborazione porgo cordiali/distinti saluti.
Ringraziando per la cortese attenzione che vorrà accordarmi porgo cordiali/distinti saluti.
In attesa di riscontro, resto a disposizione per chiarimenti e porgo cordiali saluti.
L’occasione mi è gradita per porgere cordiali saluti
Grazie e cordiali saluti.
Le porgo i miei distinti saluti.
La prego di voler gradire i miei più distinti saluti.
Distinti saluti.
Un cordiale saluto.
• FIRMA LA LETTERA. L’ultima cosa da scrivere nella lettera è la vostra firma (obbligatoriamente Nome e Cognome).
• INSERIAMO I NOSTRI CONTATTI. Solitamente si possono inserire i nostri contatti, nel caso vogliamo essere ricontattati telefonicamente oppure tramite e-mail ad un indirizzo diverso da quello dal quale stiamo scrivendo.
→ "Per eventuali comunicazioni, contattare il sottoscritto (nome e cognome) al numero di telefono / indirizzo mail".
ALLEGATI. Gli allegati sono dei documenti che aggiungiamo alla lettera. Si può aggiungere la copia di un documento d'identità, un curriculum vitae ecc... la tipologia dei documenti dipende dalle esigenze personali.
Sotto un esempio di lettera formale!
Esempio di lettera formale Mittente
Giovanna Leonardis Via Roma, 8
10121 Torino
Intestazione
Dott. Luca Monti Responsabile del personale Casa editrice Einaudi, Via Umberto Biancamano, 2 10121 Torino Luogo e data Cagliari, 01 marzo 2011
Riferimento RIF. Vs. 67526/5/PRESELEZIONE Oggetto Oggetto: Candidatura professionale.
Formula di apertura Egregio Dott. Monti,
Introduzione
In riferimento a quanto in oggetto La contatto per sottoporre il mio CV alla Vostra attenzione. Ho svolto per anni e con soddisfazione la funzione di grafico pubblicitario qualificato presso una nota casa editrice spagnola. Attualmente sono alla ricerca di un nuovo rapporto di lavoro e per tale ragione sono in grado di garantire disponibilità immediata.
Corpo
Conclusione
Ritengo che le mie competenze e le esperienze maturate in precedenza possano essere adeguate ai requisiti da Voi stabiliti per la posizione lavorativa offerta. Sono pertanto interessato e disponibile ad un incontro diretto che Le consenta di valutare meglio una mia eventuale assunzione.
Allego il curriculum delle mie precedenti esperienze professionali con indicazione delle referenze personali.
Formula di congedo In attesa di una Sua risposta, Le porgo i miei più cordiali saluti.
Firma Giovanna Leonardis
Allegati Allegati: 1 Curriculum Vitae con referenze.
REGOLE PER L’USO DEGLI APPELLATIVI
Un appellativo è un nome che si scrive prima del nome proprio di una persona per indicare il suo titolo (dottore, avvocato, presidente ecc…) Queste regole sono pensate per le comunicazioni ufficiali; possono essere tuttavia presi a riferimento per altri tipi di testi (intestazioni, titoli, segnaletica, lettere di cortesia e discorsi pubblici) o anche quando si parla con loro.
Gli appellativi
Nella corrispondenza, sia cartacea che elettronica, e nelle relazioni interpersonali è opportuno utilizzare l’appellativo corretto per la carica ricoperta dal destinatario della lettera o dall’interlocutore.
Di seguito si riporta, in modo schematico, il modo corretto di utilizzare gli appellativi:
Se scrivo a … Devo usare …
Al Presidente della Repubblica Signor Presidente Ai presidenti del Senato e della Camera Onorevole Presidente
Al presidente del Consiglio dei ministri Signor Presidente /Onorevole Presidente Ministro Italiano Signor Ministro/Onorevole Ministro
Ministro Straniero
Signor Ministro
(nel testo della lettera o nel prosieguo della conversazione, invece, si utilizza Vostra Eccellenza)
Deputato Onorevole Deputato
Senatore Onorevole Senatore
Ambasciatore straniero
Signor Ambasciatore
(nel testo della lettera o nel prosieguo della conversazione, invece, si utilizza Vostra Eccellenza)
Assessore Regionale Signor Assessore
Prefetto Signor Prefetto
Presidente di Corte d’appello, di
Tribunale Signor Presidente
Sindaco Signor Sindaco
Presidente della provincia Signor Presidente
Direttore generale Signor Direttore Generale
Ufficiale militare
Grado Militare, preceduto dal Signor se titolare del comando.
Rettore Magnifico Rettore
Preside di Facoltà Amplissimo Preside
Professore universitario
Chiarissimo Professore
Illustre Professore
Sovrano Maestà (nel testo della lettera o nel
prosieguo della conversazione, invece, si utilizza Vostra Maestà)
Re dell’Arabia Saudita
Maestà (ma nell’indirizzo va qualificato come Custode delle Due Sacre Moschee Sua Maestà … Re dell’Arabia Saudita)
Principe (fratello, figlio o nipote del re) Altezza reale (Vostra Altezza nel testo o nella conversazione)
Papa Santità, Santissimo o Beatissimo Padre
(Vostra Santità nel teso della lettera o nella conversazione)
Cardinale Signor Cardinale (Vostra Eminenza
reverendissima nel testo della lettera)
Arcivescovo e Vescovo Signor Arcivescovo
Signor Vescovo
(Vostra Eccellenza reverendissima nel testo)
Parroco Reverendo Parroco
Sacerdote/Frate Reverendo Padre
Artisti celebri Chiarissimo Maestro
Persone di cui non si conosce il titolo
Signor Egregio Illustre
Gentile (se si tratta di donna meglio)
*Ai personaggi non più in carica ci si rivolge, per ragioni di cortesia, con lo stesso appellativo utilizzato quando erano in servizio.
I titoli nobiliari
I titoli nobiliari non sono riconosciuti, a norma della XIV disposizione transitoria e finale della Costituzione. Per mera cortesia e, ad ogni modo, soltanto nelle lettere informali, i titoli nobiliari possono essere utilizzati. L’ordine di importanza dei titoli nobiliari è:
1. Principe;
2. Duca;
3. Marchese;
4. Conte;
5. Visconte;
6. Barone;
7. Signore;
8. Patrizio;
9. Nobile;
10. Cavaliere ereditario.
Il titolo di dottore
In Francia ci si rivolge alle persone di sesso maschile con il semplice “monsieur”, in Inghilterra “sir” anche se si è laureati. In molti paesi europei la laurea non dà diritto, come in Italia, al titolo di dottore, a meno che non si tratti di una laurea in medicina o non sia stata seguita da una permanenza nel mondo universitario in attività di studio, ricerca e insegnamento. In Italia, secondo la legge attuale, si utilizza l’appellativo di dottore per tutte quelle persone di cui si ha la certezza del possesso della laurea ma, nello stesso tempo, per indicare un laureato in medicina che si è specializzato. Solitamente però, proprio per non fare confusione con la professione del medico, si cercherà sempre di riconoscere le persone dal loro titolo di specializzazione: Avvocato, Architetto, Ingegnere ecc… Tutti questi professionisti sono laureati ma per evitare confusione sarà meglio chiamarli con il loro titolo di specializzazione. Ad esempio, eviteremo di scrivere Egregio dott. Rossi, se questi è un Avvocato e scriveremo Egregio Avvocato Rossi. .
