Lessons Learned
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10. LESSONS LEARNED
Il Lessons Learned è uno strumento il cui fine ultimo è quello di creare un database, continuamente aggiornato e revisionato, dove archiviare le esperienze acquisite dal personale durante la vita lavorativa.
Tale archivio sarà consultabile da qualunque impiegato del gruppo Siemens VDO, così che, nel caso si ripresenti un problema, che era già stato affrontato da un collega, se ne avrà subito a disposizione il metodo risolutivo, con grandi vantaggi in termini di velocità e coerenza dei risultati.
Potersi basare sulla precedente esperienza diretta di colleghi permetterà, inoltre, di prendere le giuste decisioni nella fase di iniziale di un progetto. Rimediare ad errori una volta che si è ad uno stadio avanzato del processo comporterebbe infatti notevoli perdite di denaro.
10.1 Redazione di una Lesson
Ciascun dipendente del gruppo Siemens può dare il suo contributo nella definizione di Lessons che competano la propria area di responsabilità ed i progetti a cui sta lavorando. Tali esperienze saranno raccolte ed archiviate in particolari momenti dello sviluppo di un progetto:
- alla fine di un progetto;
- al conseguimento di importanti risultati;
- annualmente, nel caso in cui la durata del progetto superi un anno;
- qualora si abbiano esperienze, positive o negative, che potrebbero essere importanti per progetti o processi simili o di futura realizzazione;
- al momento in cui cambia un membro del project team, così da non perdere un importante bagaglio di conoscenza derivante dalle sue esperienze personali.
Al momento archiviare i risultati di un’esperienza personale, si dovrà in primo luogo valutare se quello che abbiamo è veramente una lesson o no.
In particolare una lesson:
- è una conoscenza derivante da esperienze positive o negative; - ha un impatto significativo sui processi aziendali;
- è applicabile ad uno specifico metodo o processo; - è valida nel senso di fattibile e tecnicamente corretta; - permette di ridurre o eliminare costi, errori e rischi.
Lessons Learned - una teoria;
- un’idea senza una comprovata soluzione;
- una deduzione generica da risultati positivi o riduzione di costi;
- una definizione generale di norme di comportamento prive di una descrizione dettagliata; - una pura stima di benefici futuri.
Una volta stabilito con sicurezza che quello che si è ricavato dall’esperienza è effettivamente una lesson, sarà necessario documentarla ed archiviarla. A questo scopo è stato creato il Corporate Lesson Learned Tool. Questo consiste in una biblioteca telematica comune a tutto il gruppo Siemens, qualunque divisione, località o dipartimento si appartenga.
Qualora si voglia pubblicare una lesson, si dovrà in primo luogo completare i quattro campi della prima pagina del formato presente nel Corporate Tool (vedi figura 10.1).
Lessons
Description
Title
Solution
Keywords
Fig. 10.1: Prima pagina del programma Corporate Tool
Nel primo campo si inserirà un titolo che riassuma i risultati raggiunti, l’argomento a cui applicare la lesson ed il tipo di approccio.
Nel secondo si descriverà la lesson, assicurandosi di inserire: - la situazione iniziale ed i prerequisiti per l’applicabilità; - l’evento od il problema e le sue cause;
Lessons Learned
70 - i risultati desiderati o non desiderati (ricordarsi che un lesson può insegnare anche cosa non
fare);
Nel terzo campo si inserirà la soluzione trovata, precisando le condizioni perchè questa sia applicabile.
Infine, si inseriranno le “parole chiave”, che serviranno al motore di ricerca per individuare la lesson tra quelle archiviate. Tali parole chiave dovranno richiamare i contenuti e gli obiettivi della lesson, così da identificarla in modo univoco.
Se necessario, sarà possibile allegare dei documenti al formato, così da arricchire di ulteriori informazioni quanto riassunto nella prima pagina del formato.
Descrizioni e procedure dovranno essere scritte esclusivamente in lingua inglese, ma è stata prevista una pagina dove, facoltativamente, inserire una descrizione nella propria lingua madre.
Una volta completati i campi descritti si dovrà scegliere in un menù la classificazione che meglio si adatta alla procedura descritta e l’esperto al quale verrà, infine, inviata la lesson per valutarne la validità.
10.2 La figura dell’Esperto
Un Esperto è un impiegato che abbia elevata esperienza e capacità in un preciso campo. Questo lo rende il punto di riferimento qualora ci sia la necessità di valutare lesson che riguardano il suo campo di competenza.
Quando un esperto riceve una lesson, dovrà in primo luogo capire se è effettivamente la persona più adatta a valutare l’argomento. Se così non fosse, provvederà a girare la documentazione ad un esperto con competenze adeguate.
Dovrà poi valutare se quanto ha esaminato è effettivamente una lesson, verificando che soddisfi i requisiti precedentemente elencati.
Importante sarà poi valutare se esistano già delle lesson che siano simili a quella proposta. In particolare si distingueranno tre categorie:
- nuove: sono lesson che hanno poche o nessuna similarità con lesson già esistenti;
- similari: sono lesson che hanno una descrizione simile a quella di una lesson già esistente; - identiche: sono lesson che hanno descrizione e soluzione identiche ad una lesson già
Lessons Learned Lesson nuove verranno pubblicate. Nel caso di lesson simile, si aggiornerà quella già esistente con la soluzione della nuova, assicurandosi che la vecchia descrizione e le parole chiave calzino sempre. Se presenti, si sposteranno i nuovi allegati sulla vecchia lesson.
In figura 10.2 si ha una descrizione schematica dei tre casi.
NUOVA
SIMILE
IDENTICA
Descrizione
Soluzione
SIMILE?
NO
NO
STATO
SIMILE?
SI
NO
NO
SI
SIMILE?
SI
SI
Pubblicare nuova Lesson
Aggiornare la Lesson già esistente
Rifiutare la Lesson e informarne il mittente
Fig. 10.2: Valutazione di una LessonPrima di pubblicare una lesson, sarà fondamentale verificare che sia riutilizzabile da una terza persona che vuole riutilizzare l’esperienza documentata. In particolare si verificherà che le descrizioni siano sufficientemente dettagliate e comprensibili da chi non faccia parte del team di progetto di chi l’ha redatta. Si dovrà, inoltre, controllare che la classificazione sia stata eseguita correttamente.
10.3 Avvio del progetto pilota
Questo sistema di archiviazione è attualmente in fase di lancio nelle varie sedi del gruppo Siemens, tra cui quella di Pisa. Durante il periodo di tirocinio, ci si è occupati della designazione degli esperti nel Pisa Plant, attraverso ricerche nell’archivio del personale ed interviste ai candidati, e si è dato l’avvio all’archiviazione delle esperienze acquisite durante lo sviluppo del prodotto Porsche V8 e all’uso del Corporate Tool.
