Nel 2009 il CASPUR ha lavorato allo sviluppo di SCRIPTA1, un sistema web based per la realizzazione delle prove di ammissione all’università. Si tratta di un’applicazione complessa che prescinde dal contesto organizzativo in cui è adoperata e rappresenta un sistema che il CASPUR può offrire alle università consorziate o utilizzare per gestire in service le prove di un qualsiasi ateneo. Vista la com-plessità dei processi coperti e l’importanza strategica
del-l’applicazione, l’articolo ha l’obiettivo di presentare SCRIPTA dal punto di vista tecnologico/funzionale e descriverne l’iter progettuale.
COSA SI CELA DIETRO
AI TEST DI ACCESSO ALL’UNIVERSITÀ?
Veronica Mobilio
v.mobilio@caspur.it
Gruppo Servizi e Applicazioni di Rete del CASPUR
Ogni anno, tra settembre e ottobre, migliaia di studenti, dopo aver superato l’esame di maturità ed essersi riposati nella pausa estiva, sono alle prese con i test di accesso necessari per l’iscrizione all’università. Ai tradi-zionali numeri chiusi con prova nazionale – come medicina, architettura o scienze della formazione – si associano le prove locali e quelle di verifica delle conoscenze, rese obbligatorie dal D.M. 270/2004. Istituire e formalizzare i requisiti di accesso, infatti, ha permesso alle università di stabilire, per tutti i corsi di laurea che compongono la loro offerta formativa, le conoscenze minime richieste in ingresso allo studente e determinarne le modalità di verifica. È così che, tra polemiche e speranze, pareri favorevoli e contrari, ogni anno si mette in moto la mac-china organizzativa che porta alla realizzazione dei test di accesso. Ma cosa c’è dietro a quella che spesso viene definita la lotteria dei test di ammissione?
Persone di uffici diversi collaborano alla buona riuscita del complesso processo che sta dietro all’organizzazione e alla valutazione delle prove universitarie: dall’emissione del bando di concorso alla pre-immatricolazione dei can-didati, dalla preparazione dei compiti all’orga-nizzazione delle aule dove gli studenti ven-gono distribuiti, dalla realizzazione della prova alla correzione e valutazione, dalla generazione delle graduatorie fino alle eventuali immatri-colazioni. Un processo complesso e articolato dove anche solo un errore può pregiudicare la riuscita di un intero concorso, una catena di montaggio con ritmi serrati e scadenze da ri-spettare, anche per non tradire le attese di centinaia di studenti, confusi ed emozionati, che desiderano conoscere l’esito delle prove a cui hanno partecipato.
Competenza, meticolosità e precisione sono le caratteristiche richieste a chi collabora alla realizzazione di tali processi lavorativi che, come in tanti altri settori, possono essere supportati da sistemi tecnologici avanzati e sicuri. Proprio con questo obiettivo il CASPUR, in collaborazione con la Sapienza Università di Roma, ha lavorato alla progettazione e realizzazione di SCRIPTA, un sistema web based complesso e polifunzionale che permette di gestire e controllare l’intero ciclo di vita delle prove di ammissione. Dietro un nome latino che ricorda un antico proverbio proveniente dal discorso di Caio Titus al senato romano, si cela una scommessa: realizzare un’applicazione web che, nero su bianco, fosse in grado di automatizzare e rendere sicuro il lavoro sottostante alle prove universitarie, garantendo al tempo stesso trasparenza e sicurezza dei dati.
È così che nasce SCRIPTA: attraverso un’interfaccia web semplice e intuitiva, il sistema permette, ad attori anche afferenti a strutture organizzative diverse, di gestire la realizzazione di prove di accesso programmato a livello nazionale, prove di ammissione a livello locale e prove di verifica delle conoscenze. In tutti e tre i casi, il sistema elabora graduatorie distinte per i contingenti previsti (UE, extra UE o altro) che contengono, al loro in-terno, le informazioni relative ai candidati che hanno partecipato alla prova, il punteggio totale ottenuto e i valori delle discriminanti previste, agevolando quindi il controllo dei dati e l’eventuale individuazione dei debiti formativi, così come previsto dal D.M. 270/2004. In sintesi, il sistema permette una gestione unificata, auto-matizzando i processi interni ed esterni connessi alla realizzazione di prove universitarie, erogate mediante test a scelta multipla ed acquisiti tramite scanner OCR; razionalizza le procedure organizzative e agevola la collabo-razione tra attori e strutture diverse che concorrono alla realizzazione di una prova; garantisce la riservatezza dei dati e delle informazioni preservando l’integrità e la trasparenza amministrativa delle prove.
Il lavoro di analisi è stato lungo ed intenso, la collaborazione con la Sapienza assolutamente fondamentale per lo sviluppo di SCRIPTA: mediante interviste in profondità ad esperti si è cercato di esplicitare un lavoro spesso condotto attraverso conoscenze tacite e informali, codificate e radicate in routine lavorative che si sono conso-lidate nel tempo. In questo modo è stato possibile comprendere il flusso di lavoro sottostante alla realizzazione delle prove e descriverlo tramite la formalizzazione nota con il nome di Business Process Modelling Notation (BPMN), uno standard che permette di rappresentare i processi con una notazione grafica intuitiva che agevola la comunicazione e la condivisione di informazioni tra attori diversi: gli analisti che definiscono i processi, gli svi-luppatori responsabili dell’implementazione tecnologica e tutti coloro che gestiscono e tengono sotto controllo il lavoro analizzato. La fotografia dell’iter di gestione di una prova, così realizzata, ha agevolato l’analisi dei colli
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CASPUR 2011
Fig. 1 L’architettura tecnologica di SCRIPTA prevede un unico database che raccoglie le informazioni a cui utenti diversi, con ruoli differenti e per-sonalizzati, accedono attraverso una semplice interfaccia web.
di bottiglia e la successiva reingegnerizzazione dei processi e delle sue componenti. Infine, stabiliti i confini, gli attori e l’articolazione del flusso di lavoro coperto dal sistema, l’applicazione è stata sviluppata con tecnologie opensource (Java/MySQL) che meglio rispondono a possibili esigenze di riuso e cooperazione.
Il sistema così creato è stato messo alla prova con i test di accesso che, nell’A.A.2009-2010, sono stati rea-lizzati alla Sapienza per circa 48.000 studenti: la competenza delle persone che lavorano nei diversi uffici, la complessità dei test organizzati e i numeri che l’ateneo romano si trova a dover gestire, hanno permesso non solo di acquisire una conoscenza profonda delle prove e del lavoro sottostante, ma anche di testare e perfezio-nare il sistema. Nell’A.A. successivo (2010-2011), infatti, SCRIPTA ha permesso di realizzare con successo non solo le prove della Sapienza ma anche quelle di Roma Tre e dell’Università di Catania per un totale di circa 86.500 studenti.
Non possiamo dire che il lavoro sia stato facile o che l’applicazione sia completa. SCRIPTA oggi è usata per erogare le prove di diverse strutture universitarie e appare come un sistema modulare, sicuro e affidabile: abilita lo svolgimento di attività diverse attraverso un sistema unico che, con viste differenziate, permette di gestire le fasi di realizzazione di una prova, dalla sua predisposizione ai cosiddetti subentri. Il sistema garantisce l’intero-perabilità con altri sistemi informativi e le sue funzionalità sono estendibili a contesti diversi. Il futuro prossimo di SCRIPTA, infatti, si gioca proprio nella direzione di estendere le sue funzionalità garantendo la realizzazione di prove che, pur basandosi su test a scelta multipla, richiedono processi di lavoro e criteri di realizzazione dif-ferenti. L’aspetto su cui si sta puntando è quello di passare dalla carta allo schermo, proponendo l’erogazione delle prove on-line, modalità che può trovare numerosi e interessanti ambiti di applicazione: si pensi agli esami curriculari, all’opportunità di offrire ai futuri universitari la possibilità di esercitarsi da casa attraverso test realizzati negli anni passati o di proporre alle scuole un monitoraggio costante delle conoscenze dei propri studenti sul modello di quanto realizzato dall’OCSE.
NOTE
1Sistema Centralizzato in Rete per la Informatizzazione delle Procedure di Test Automatizzati.
