Istituto di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico
CENTRO DI RIFERIMENTO ONCOLOGICO DELLA BASILICATA Rionero in Vulture (PZ)
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Procedura di gestione dei beni sanitari in conto deposito
PROCEDURE DI GESTIONE DEI BENI SANITARI, PROTESI E DISPOSITIVI MEDICI, IN CONTO DEPOSITO
Con tale procedura sono definite le modalità e le responsabilità connesse al processo di gestione dei beni sanitari, protesi e dispositivi medici in conto deposito, anche ai fini della valorizzazione nel bilancio di esercizio.
I SOGGETTI COINVOLTI.
I soggetti coinvolti sono le UU.OO. del Dipartimento Chirurgico e nello specifico Chirurgia Senologica, Chirurgia Oncologica Addominale, Chirurgia Plastica e Ricostruttiva, Chirurgia Toracica, la SSD Endoscopia Digestiva, la SSD Farmacia Ospedaliera, la U.O.C.
Provveditorato- Tecnico, il Servizio Economico-Finanziario, la U.O.C. Controllo di Gestione.
La presente procedura sarà inviata a ciascuno dei soggetti coinvolti per la piena conoscenza delle azioni e responsabilità in capo a ciascuno.
LA PROCEDURA:
L’attivazione del conto deposito di protesi e dispositivi medici è subordinata ad un provvedimento amministrativo di autorizzazione.
La U.O.C. Provveditorato, previa richiesta formale da parte della U.O. interessata ad attivare il conto deposito, individua, secondo le procedure in uso, le Ditte con le quali attivare la fornitura dei beni sanitari in conto deposito, cura il provvedimento amministrativo di autorizzazione alla fornitura e lo carica, ad avvenuta adozione, nella procedura amministrativo contabile in dotazione all’Istituto, dandone comunicazione alla SSD Farmacia e alla U.O. Chirurgica richiedente.
Il Dirigente responsabile della U.O. Chirurgica richiedente stabilisce con il fornitore, per ogni tipo di protesi o dispositivo medico (modello, misura, ecc, ), la giacenza in conto deposito indispensabile sulla base dell’utilizzo storico o presunto. I beni da richiedere non possono presentare caratteristiche diverse da quelle indicate nel provvedimento autorizzativo. Di tanto ne dà comunicazione alla SSD Farmacia.
la SSD Farmacia dell’Istituto invia alla ditta fornitrice una richiesta scritta dei beni sanitari nelle quantità e qualità fissati come dotazione indispensabile.
La ditta fornitrice e proprietaria consegna quindi il materiale in conto deposito, accompagnato da regolari documenti di trasporto, al Magazzino della SSD Farmacia che, per il tramite del proprio personale e con il personale delegato dell’U.O. richiedente, accetta
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e controlla i prodotti ricevuti, confrontandone la corrispondenza fisica con quanto riportato nel d.d.t. accompagnatorio.
La SSD Farmacia consegna all’U.O. richiedente il materiale in conto deposito, tramite una copia del documento di trasporto controfirmato dal personale delegato per accettazione;
I prodotti vengono quindi allocati presso l’U.O. utilizzatrice che ne ha così la piena disponibilità.
I beni sanitari oggetto di conto deposito sono, infatti, conservati nei locali individuati e censiti, in armadio chiuso a chiave, e ad esso può accedere il personale delegato dell’Unità Operativa ed il delegato della ditta fornitrice e proprietaria unitamente allo stesso personale delegato dell’Unità Operativa.
La Farmacia effettua l’entrata merce dei prodotti ricevuti, tramite apposita funzione presente nel sistema informatico di magazzino C4H.
Il dirigente responsabile della U.O. utilizzatrice o persona da lui delegata, il giorno in cui il bene viene effettivamente impiegato, tramite apposita funzione presente nella procedura informatizzata C4H, individua da un elenco il bene utilizzato e ne fa richiesta di ordinativo di fatturazione equivalente anche a richiesta di reintegro e contestuale scarico del prodotto dal proprio magazzino.
In ogni caso all’atto del prelievo dei beni sanitari in conto deposito, la U.O., presso cui è dislocato il bene in conto deposito, compila un modulo di prelievo che riporta una numerazione progressiva, la data dell’intervento, le iniziali del paziente impiantato, le etichette di tracciabilità dei materiali prelevati e la firma del Medico utilizzatore e lo invia al Magazzino Farmaceutico Beni Sanitari; analoghe etichette di tracciabilità degli stessi dovranno essere applicate sul registro di carico e scarico dell’armadio, sul registro operatorio e sulla cartella clinica del paziente;
La Farmacia effettua l’ordine di fatturazione del bene, richiedendo, contestualmente reintegro del conto deposito.
l’ordine di acquisto con allegata una copia del modulo di prelievo viene inviato, tramite fax, alla ditta fornitrice e viene archiviato in modo sistematico a cura del Magazzino Farmaceutico Beni Sanitari in attesa del ricevimento della bolla di vendita del materiale prelevato, della relativa fattura di acquisto e del materiale di reintegro del conto deposito con il relativo documento di trasporto caratterizzato dalla causale “reintegro conto deposito”; sul modulo di prelievo archiviato presso il Magazzino Farmaceutico Beni Sanitari deve essere riportato il numero del corrispondente ordine; - il Magazzino Farmaceutico Beni Sanitari con il personale delegato provvedono all’effettuazione del controllo della conformità delle quantità consegnate con quanto riportato nel DDT e con quanto presente nell’ordine;
Nel caso in cui, la U.O. utilizzatrice, non intenda richiedere il reintegro del bene, il dirigente responsabile o la persona da lui delegata, prima di attivare l’ordine di fatturazione dalla procedura informatizzata C4H invia una mail alla Farmacia dichiarando di non volere reintegrare quel prodotto.
In caso di reintegro, il fornitore invia il bene sostitutivo alla Farmacia come già illustrato al punto precedente.
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Nel caso di beni sanitari scaduti o aperti e non utilizzati o non congrui rispetto alla richiesta quali-quantitativa di reintegro, la restituzione alla ditta fornitrice avviene mediante compilazione di bolla di reso a cura della Farmacia.
La SSD Farmacia inoltra alla ditta fornitrice la comunicazione di chiusura dei beni sanitari in conto deposito, ove richiesta dall’U.O. richiedente;
La restituzione alla ditta fornitrice avviene mediante compilazione di bolla di reso a cura della Farmacia.
Anche i beni sanitari in conto deposito sono oggetto di inventariazione secondo le modalità già in uso in Istituto. In considerazione della tipologia di beni l’inventariazione degli stessi deve avvenire alla presenza di un rappresentante della ditta fornitrice;
Al termine del processo di inventariazione, l’elenco dei beni sanitari in conto deposito riscontrato fisicamente, firmato dal personale delegato, dal responsabile della U.O.
richiedente, dal personale autorizzato dalla ditta fornitrice e dal responsabile del Magazzino della Farmacia, dovrà essere inviato alla U.O.C. Controllo di Gestione per la valorizzazione e al Servizio Economico – Finanziario.
Il servizio economico finanziario provvede all’inserimento del valore dello speso e delle rimanenze di fine anno nel bilancio di esercizio.
VALIDITA’ DELLA PROCEDURA
La procedura di cui sopra, approvata con deliberazione del Direttore Generale, integra e sostituisce le procedure amministrativo contabili già in uso in questo Istituto.
In ogni momento ed in presenza di espresse e motivate situazioni è possibile integrare, modificare e/o aggiornare la presente procedura che sarà oggetto di specifica approvazione con deliberazione del Direttore Generale.
La nuova procedura entra in vigore dalla data di esecutività della nuova deliberazione del Direttore Generale.
