ALLEGATO B AL VERBALE DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA – 01 FEBBRAIO 2022
Relazione annuale dell’Organismo di Vigilanza (ODV) ex D.lgs.
231/01 ANNO 2021
per Consiglio di Amministrazione, RPCT, Collegio Sindacale e Società di Revisione
Data: 01/02/2022
1. Nomina e composizione
dell’ODVIl Consiglio di Amministrazione della JESOLO TURISMO S.p.A. ha deliberato la nomina dell’ODV relativamente al Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo con Verbale del Consiglio di Amministrazione del 27/03/2018.
L’insediamento dell’Organismo di Vigilanza è stato formalmente ratificato nel corso della prima riunione dell’ODV effettuata il 18 maggio 2018 con i seguenti ruoli:
▪ Presidente, Dott. Luciano Meneghin
▪ Componente interno, Rag. Alessandro De Faveri
▪ Componente esterno, Dott.ssa Silvia Susanna
Nella stessa riunione l’ODV ha approvato il proprio Regolamento.
Con la delibera del CDA del 30 marzo 2021 è stato rinnovato l’incarico del presidente e dei componenti dell’ODV con la stessa composizione sopra riportata per il triennio 2021/2023.
2. Numero e data delle riunioni
tenutesi nel periodoNel periodo da gennaio a dicembre 2021 sono state effettuate cinque riunioni dell’ODV: il 05/02/2021, il 27/4/2021, il 28/06/2021, il 27/07/2021 e il 26/10/2021.
3. Temi trattati nelle riunioni
Gli argomenti trattati hanno riguardato:
Riunione del 05/02/2021
Audit interno ex D.lgs. 231/01 reati aree amministrazione, societaria, tributaria e riciclaggio;
Analisi flussi informativi verso l’ODV secondo semestre 2020;
Predisposizione Relazione annuale ODV anno 2020 e Piano annuale delle verifiche e delle attività 2021;
Aggiornamento Modello;
Coordinamento Collegio Sindacale e Organismo di Vigilanza per riflessioni congiunte sui rispettivi ambiti di attività
Riunione del 27/4/2021
Analisi flussi informativi primo trimestre 2021;
Riunione del 28/06/2021
Attestazione dell’ODV in materia di obblighi di pubblicazione sito Società Trasparente;
Riunione del 27/07/2021
Analisi flussi informativi secondo trimestre 2021;
Incontro conoscitivo con il nuovo incaricato RSPP e ridefinizione flusso informativo area sicurezza del lavoro verso l’ODV
Riunione del 26/10/2021
Analisi flussi informativi terzo trimestre 2021;
Audit 231 reati contro la PA area Risorse Umane;
Ridefinizione flusso informativo area sicurezza informatica.
4. Attività formative svolte
con riferimento al Modello e al Codice EticoLa formazione è stata effettuata “on the job” al personale degli uffici con l’esecuzione di audit interni (rif. Verbali di audit ODV n. 1 e 2 del 2021) che hanno permesso di approfondire la conoscenza dei presidi e dei protocolli preventivi del Modello Organizzativo 231 da parte del personale intervistato, nonché di individuare criticità procedurali e miglioramenti del Modello.
Nei mesi di maggio e giugno 2021 (nei giorni 20 maggio e 09 giugno) il Presidente, il RPCT, il Direttore Generale, l’ODV, e il responsabile Affari Societari e Acquisti della Jesolo Turismo hanno partecipato al corso di formazione, tenuto dallo SDA Bocconi, organizzato dal Comune di Jesolo con il titolo “Dai Reati all’Anticorruzione: come misurare e rendicontare nel Gruppo Pubblico”
Il Programma del corso ha perseguito due principali obiettivi:
1. partendo dal concetto di Gruppo Pubblico, analizzare il D.lgs. 231/2001 sul tema delle responsabilità delle società partecipate, con i relativi riflessi sul “Comune holding”;
2. confrontare il D.lgs. 231/2001 con la L. 190/2012, in materia di Anticorruzione e Trasparenza, attraverso un’attenta analisi del fenomeno corruttivo.
La formazione è stata effettuata in due mezze giornate di corso on-line (8 ore totali) a partecipazione multipla, con analisi dei rispettivi piani anticorruzione ed esercizi pratici svolti off- line.
5. Attività di comunicazione del Modello e del Codice Etico
(sito internet, organi sociali, dipendenti, terzi)Il Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.lgs. 231/01 è stato adottato con Verbale del Comitato Esecutivo del 29.01.2016 e nel CDA del 29.03.2016.
Nella riunione del CDA della società del 30 marzo 2021, l’ODV ha illustrato le principali modifiche del Piano triennale per la prevenzione della corruzione e della trasparenza relative all’aggiornamento di marzo 2021.
L’ODV il 28 giugno 2021, ha completato il controllo relativo alla pubblicazione dei dati nella sezione “Società Trasparente” della Jesolo Turismo in accordo con quanto definito al paragrafo 3 della delibera ANAC n. 294 del 13 aprile 2021.
La documentazione del Modello è pubblicata in formato pdf nella Cartella Condivisa della Società a cura dell’ODV.
Il Codice Etico e la Parte generale del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.lgs. 231/01 sono pubblicati sul sito internet della società.
Nel sito Internet “Società Trasparente” della Jesolo Turismo sono riportati l’indirizzo di posta elettronica dedicato e i nomi dei componenti dell’Organismo di Vigilanza.
6. Proposte di modifica e aggiornamenti del Modello
Nella riunione n. 4 del 27 luglio 2021 l’ODV ha condiviso con il RSPP le modifiche e le implementazioni da portare al Flusso informativo Area Sicurezza del Lavoro al fine di rendere più complete le informazioni necessarie alle attività di vigilanza dell’ODV.
Nella riunione n. 5 del 26 ottobre 2021 l’ODV e il tecnico esterno per l’assistenza informatica hanno condiviso le implementazioni da portare al Flusso Informativo Area Sicurezza Informatica al fine di rendere più complete le informazioni necessarie alle attività di vigilanza dell’ODV.
Nel mese di marzo 2021 è stata effettuata la rivalutazione dei rischi delle attività sensibili e dei processi strumentali con il coinvolgimento della Direzione Generale, dei responsabili di funzione della società e del RPCT (rif. ALL. Valutazione rischi attività sensibili agg_04 del 18_03_2021).
L’ODV segnala al CDA che, nel mese di novembre 2021, sono state introdotte modifiche al D.lgs. 231/01 che hanno comportato la modifica ai contenuti e l’aggiunta di nuovi reati al catalogo dei reati presupposto 231.
Le novità introdotte sono riportate nei seguenti decreti legislativi:
• D. lgs. n. 184 del 8 novembre 2021 Attuazione della direttiva (UE) 2019/713 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 17 aprile 2019, relativa alla lotta contro le frodi e le falsificazioni di mezzi di pagamento diversi dai contanti e che sostituisce la decisione quadro 2001/413/GAI del Consiglio, con ampliamento del catalogo dei reati presupposto introducendo l’art 25-octies.1 “Delitti in materia di strumenti di pagamento diversi dai contanti”;
• D. lgs. n. 195 del 8 novembre 2021, Attuazione della direttiva (UE) 2018/1673 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla lotta al riciclaggio mediante diritto penale. con modifica dei contenuti del catalogo reati 231.
A seguito dell'entrata in vigore di tali decreti, si rende necessario l’aggiornamento del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.lgs. 231/01.
7. Attività di audit e vigilanza svolta
(eventuali problematiche, risultati attività di audit e follow up adeguatezza ed effettività dei punti di controllo che insistono sulle aree a rischio)Nel periodo da gennaio a dicembre 2021 sono stati effettuati, a cura dell’ODV in sinergia con il RPCT, due audit previsti dal Piano annuale delle verifiche e delle attività al fine di valutare l’applicazione dei protocolli e delle procedure previste dal Modello di organizzazione, gestione e controllo ex. D. lgs 231/01 verificando l’adeguatezza dei controlli preventivi introdotti nelle aree di rischio.
La sintesi delle raccomandazioni e dei rilievi emersi è riportata nelle tabelle a seguire:
Audit: n° 1_2021 del 05.02.2021
Aree verificata: AMMINISTRAZIONE, SOCIETARIA, TRIBUTARIA E RICICLAGGIO
L’audit aveva lo scopo di verificare la corretta applicazione delle misure di prevenzione dei reati del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo e l’eventuale opportunità di miglioramento dei protocolli e delle procedure oggetto della verifica.
Personale coinvolto dell’organizzazione:
Direzione Generale, Responsabile Amministrazione, Addetto Amministrazione, Affari Generali e Acquisti.
Documenti verificati: Protocollo 3 reati societari, Protocollo 6 reati in materia di riciclaggio e ricettazione, Protocollo 8 reati tributari, Procedura per il controllo di gestione, Procedura di gestione della cassa contanti, Procedura di accesso agli ordini dispositivi sui conti correnti, Procedura per l’accensione dei finanziamenti, Procedura per l’acquisizione di beni, servizi e lavori, Procedura consulenze e prestazioni professionali.
N° Raccomandazioni/rilievi Azioni raccomandate
Nessun rilievo Nessuna azione raccomandata.
Conclusioni
I processi valutati hanno evidenziato la sostanziale conformità delle procedure e dei protocolli definiti dal Modello di organizzazione, gestione e controllo.
Il personale intervistato ha dimostrato una buona conoscenza e un buon livello applicativo del Codice Etico, delle procedure e dei protocolli del Modello di organizzazione, gestione e controllo per le proprie aree di competenza.
Il riscontro dell’audit non ha evidenziato criticità e/o opportunità di miglioramento.
Audit: n° 2_2021 del 26/10/2021
Aree verificate: GESTIONE PERSONALE NEI RAPPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE (PA) L’audit aveva lo scopo di verificare la corretta applicazione dei protocolli del MOG 231 e delle misure anticorruzione e trasparenza del PTPCT che impattano con l'area gestione personale.
Personale coinvolto dell’organizzazione: Direttore Generale, Responsabile Risorse Umane.
Documenti verificati: Protocollo 1: Reati contro la pubblica amministrazione, Protocollo 3: Reati societari Protocollo 4: Delitti contro la personalità individuale, Protocollo 8: Reati Tributari, Piano Triennale di prevenzione della corruzione e della trasparenza, Regolamento reclutamento personale, IX Procedura per le spese di trasferta, X Procedura per la gestione di rapporti di collaborazione occasionale, XII Procedura attività ispettive delle Autorità di Vigilanza, XIV Procedura gestione segnalazioni e flussi informativi ODV, XV Procedura gestione segnalazioni al RPCT e tutela del dipendente.
N° Raccomandazioni/rilievi Azioni raccomandate 1 Da integrare la procedura per la gestione del
personale del Sistema Qualità con i vincoli imposti dal comune di Jesolo.
Aggiornare la procedura gestione personale del sistema qualità (a cura di Responsabile qualità) entro febbraio 2022.
Conclusioni
Il riscontro dell’audit ha evidenziato la sostanziale conformità delle procedure e dei protocolli definiti dal Modello di organizzazione, gestione e controllo.
Il personale intervistato ha dimostrato una buona conoscenza e un buon livello applicativo del Codice Etico, delle procedure e dei protocolli del Modello di organizzazione, gestione e controllo per le proprie aree di competenza.
8. Analisi reportistica flussi informativi
indirizzati all’ODVe monitoraggio
Nel 2021 l’ODV ha verificato i flussi informativi predisposti dai responsabili di funzione/area
relativi a:
• Secondo semestre 2020 - Verbale riunione ODV n. 1_21 del 05/02/2021;
• Primo trimestre 2021 - Verbale riunione ODV n. 2_21 del 27/04/2021;
• Secondo trimestre 2021 - Verbale riunione ODV n. 4_21 del 27/07/2021;
• Terzo trimestre 2021 - Verbale riunione ODV n. 5_21 del 26/10/2021
Nei Report analisi flussi informativi allegati ai verbali sopra richiamati sono riportati i risultati dell’analisi e le evidenze dei documenti verificati. I Report sono conservati nella cartella privata dell’ODV come carte di lavoro.
L’analisi dei flussi informativi ha evidenziato le seguenti opportunità di miglioramento rispetto all’applicazione delle procedure del modello 231/01:
Report analisi flussi informativi secondo semestre 2020
Flusso di
riferimento
Note e opportunità di miglioramento
Stato di attuazione AREA PERSONALE I premi sono assegnati sulla base
delle valutazioni effettuate dal responsabile dell’area che trasmette una relazione a DG per validazione. Da completare l’elaborazione di schede di valutazione con criteri di oggettività definiti specificatamente. L’azione è in corso e sono in fase di sperimentazione gli strumenti individuati;
Chiusa
Incontro con Collegio Sindacale nel quale venivano illustrate le modalità di assegnazione premi – completate le schede di valutazione con i relativi criteri di assegnazione premi.
AREA AFFARI
SOCIETARI
Da ridefinire flusso ex SGR ora Affari societari;
Chiusa
Ridefinito sulla base dei nuovi compiti il flusso ex SGR ora
AFFARI SOCIETARI
(semestrale) AREA PALAINVENT
AREA SICUREZZA INFORMATICA
Non sono stati compilati i flussi informativi nei tempi previsti.
Chiusa
Il Responsabile Palainvent ha inviato il flusso del secondo semestre 2020.
Il tecnico informatico ha inviato il flusso relativo al primo trimestre 2021.
Report analisi flussi informativi primo trimestre 2021
Flusso di
riferimento
Note e opportunità di miglioramento
Stato di attuazione AREA SICUREZZA
DEL LAVORO - RSPP
Da aggiornare il flusso informativo del RSPP inserendo il riferimento alle date e ai luoghi dei sopralluoghi e delle visite effettuati da RSPP nel periodo considerato con estremi dei rapporti di intervento rilasciati;
Chiusa
RSPP ha inviato il flusso informativo completo di relazione interventi effettuati nel terzo trimestre 2021.
Report analisi flussi informativi secondo trimestre 2021
Flusso di riferimento
Note e opportunità di miglioramento
Stato di attuazione AREA SICUREZZA
INFORMATICA – TECNICO
ESTERNO ASSISTENZA INFORMATICA
Valutare l’opportunità di ampliare il flusso informativo del Responsabile area Sicurezza Informatica inserendo le informazioni relative al numero e all’oggetto degli interventi effettuati dalla società di assistenza
informatica e i
controlli/manutenzioni eseguiti nel periodo;
Chiusa
Concordato con il Tecnico Informatico il nuovo flusso informativo trimestrale, integrato con richiesta evidenze sul monitoraggio effettuato con cadenza definita sull’attuazione e sull’efficacia delle misure di sicurezza informatica adottate.
Report analisi flussi informativi terzo trimestre 2021
Flusso di
riferimento
Note e opportunità di miglioramento
Stato di attuazione DIREZIONE
GENERALE
Monitorare nelle prossime attività di analisi flussi dell’ODV gli accertamenti della Capitaneria di Porto per il controllo su pubblicità torrette (PEC del 20/09/2021).
Aperta
Da verificare chiusura nei flussi informativi di DG del primo e secondo trimestre 2022.
AREA SICUREZZA DEL LAVORO - RSPP
Non inviato per tempo il flusso informativo del RSPP.
Effettuato sollecito a cura AS, su richiesta dell’ODV, per l’invio entro il 31 ottobre all’indirizzo di posta elettronica dell’ODV.
Chiusa
RSPP ha inviato il flusso informativo completo di relazione interventi effettuati nel periodo nel terzo trimestre 2021.
Dall’analisi dei flussi informativi dei quattro trimestri presi in esame sono emerse sette criticità/opportunità di miglioramento del Modello 231.
Lo stato di attuazione delle azioni a seguire è riassunto nella tabella di seguito riportata:
N.
Azioni Stato attuazione 6 Chiuse con efficacia
1 Aperta: relativa al controllo pubblicità torrette, da verificare la chiusura nei prossimi flussi informativi di DG del primo e secondo trimestre 2022.
9. Esiti degli incontri con il CDA e il Collegio Sindacale
ex D.lgs.231Nella riunione dell’ODV del 05 febbraio 2021 è stato effettuato il coordinamento tra il Collegio Sindacale e l’Organismo di Vigilanza per riflessioni congiunte sui rispettivi ambiti di attività.
L’ODV ha informato il Collegio Sindacale sulle principali attività di controllo svolte nel 2020.
Nella riunione del 05 febbraio, l’ODV chiedeva al Presidente del Collegio Sindacale di poter prendere visione della prossima relazione all’Assemblea dei Soci mediante invio di copia della stessa alla casella di posta dell’ODV, con risposta affermativa da parte del Presidente del Collegio.
In un successivo incontro con il Collegio Sindacale, la società ha dettagliato le modalità di assegnazione premi al personale non soggetto alla C.I.A. e completate le schede di valutazione con i criteri di assegnazione premi.
10. Resoconto delle segnalazioni ricevute
(indagini svolte e richiesta di sanzioni)Nel periodo considerato nei flussi informativi e nella casella di posta dell’ODV non sono state segnalate violazioni e/o criticità del Modello di organizzazione, gestione e controllo.
11. Eventuali notizie di reato
Nel periodo considerato non si sono manifestate notizie di reato.
12. Proposte di miglioramento al CDA,
per assicurare effettività ed efficacia al ModelloL’ODV prende atto dell’attivazione delle misure attuate dalla società per la riduzione dei rischi relativi all’applicazione del Codice Appalti: proseguire nella formazione di una risorsa interna dedicata (Affari Generali e Acquisti), definizione regolamento acquisti e della modulistica, completamento elenco fornitori qualificati da pubblicare sul sito società trasparente.
La società inoltre sta valutando gli impatti sulle attività e sulle procedure del Modello 231 in merito alla sentenza della Corte Costituzionale del 23 novembre 2021, n. 218 che ha dichiarato l’illegittimità costituzionale del co. I dell’art. 177 del D.lgs. 50/2016 – Codice Appalti – e in via consequenziale ai sensi dell’art. 27 della L. 11 marzo 1953, n° 87, illegittimità costituzionale dei commi 2 e 3 del medesimo articolo.
Aggiornare il Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.lgs. 231/01 a seguito delle novità introdotte nei decreti legislativi n. 184 del 08 novembre 2021 “Delitti in materia di strumenti di pagamento diversi dai contanti” e n. 195 del 08 novembre 2021 “lotta al riciclaggio mediante diritto penale”.
13. Richiesta di mezzi finanziari
liberamente utilizzabili (budget)e rendiconto
dell’utilizzo che ne è stato fatto per il periodo precedente;
Nel 2021 è stata rinnovata la pratica di iscrizione del presidente dell’ODV all’Associazione degli Organismi di Vigilanza AODV per una spesa di 200 euro.
Nei mesi di maggio e giugno 2021 l’ODV ha partecipato al corso di formazione, tenuto dallo SDA Bocconi, organizzato dal Comune di Jesolo con il titolo “Dai Reati all’Anticorruzione: come misurare e rendicontare nel Gruppo Pubblico” utilizzando il fondo annuale di spesa a disposizione per un totale di 1.000 euro.
L’ODV richiede al CDA il reintegro dell’importo pianificato (1.000 euro) per il periodo da gennaio a dicembre 2022.
14. Pianificazione di massima delle attività per il periodo successivo
Il Piano annuale delle verifiche e delle attività_2021 è stato sostanzialmente attuato.
Il Piano dell’ODV, ALL_A Piano annuale delle verifiche e delle attività_2022, viene approvato dall’ODV nella riunione del 01 febbraio 2022 e trasmesso, insieme alla presente relazione, al CDA, al RPCT, al Collegio Sindacale e alla Società di Revisione per presa visione.
