LA MIA ESPERIENZA ALL’AGENZIA DELLE ENTRATE
Considero la possibilità che ho avuto di poter svolgere il tirocinio un vero privilegio.
Era la fine di settembre dello scorso anno, quando cominciai a guardarmi intorno, capire cosa veramente avrei voluto fare, e quale sarebbe stata la direzione più consona da poter imprimere al mio percorso di studi compiuto in tutti questi anni.
L’ambito delle Risorse Umane è molto vasto e articolato e può riguardare l’aspetto dell’organizzazione e della gestione, l’analisi dei processi, lo sviluppo, la selezione e il reclutamento, la formazione/orientamento, la comunicazione e l’area prettamente amministrativa.
Queste sono mansioni che svolgono tutti i settori dal pubblico al privato. Dunque, di fronte a me, avevo un universo di possibilità e di opportunità, bisognava solo fare la scelta giusta e più appropriata alla mia formazione universitaria.
Dopo aver capito qual’era il ramo nel quale mi sarebbe piaciuto fare un’esperienza pratica e mettere alla prova tutte le mie conoscenze e abilità acquisite e sviluppate negli anni, non rimaneva altro che scegliere il settore, l’azienda, l’ente che avrebbe potuto concedermi l’occasione di mettermi in gioco. Quest’opportunità è arrivata più in fretta di quanto potessi immaginare grazie alla professionalità e tempestività con le quali una dipendente dell’Agenzia delle Entrate della Direzione regionale Toscana - Ufficio Formazione, Comunicazione e Sviluppo del personale - mi ha comunicato il
2 parere positivo alla mia candidatura di svolgimento di un tirocinio formativo di 300 ore presso l’Agenzia delle Entrate di Pisa.
Ebbene è da quell’istante che si apre la mia prima porta sul mondo del lavoro, in quanto precedentemente non ho avuto alcuna possibilità di conoscere e confrontarmi con la tanta “ambita” sfera lavorativa.
Ho scelto l’Agenzia delle Entrate non solo per l’importante ruolo istituzionale e strategico che svolge volto a garantire il massimo livello di tax
compliance1, attraverso l’assistenza ai contribuenti e il recupero dell’evasione e
dell’elusione fiscale (in seguito espliciterò nel dettaglio la natura dell’Agenzia e le funzioni che è chiamata a trattare), ma anche perché essa rappresenta una realtà complessa e delicata, oggi più che mai, di cui molti hanno una visione completamente distorta e disomogenea.
Quella del miglioramento, dell’adeguamento dei servizi della pubblica amministrazione e dell’erogazione delle prestazioni si configura come una politica di sviluppo di importanza crescente nelle fasi avanzate di industrializzazione.
L’Agenzia delle Entrate, quale Pubblica Amministrazione, da mero “sostegno” ai singoli cittadini o a singole imprese deve diventare una vera e propria chiave di volta della realizzazione delle politiche economiche e sociali. L’Agenzia deve superare la tradizionale concezione del dovere - soggezione per protrarsi alla nuova coppia funzione sociale - diritti della persona, in cui l’amministrazione si pone come centro fornitore di prestazioni piuttosto che come soggetto autoritario di regolazione. La sovranità del cittadino si afferma in nome di una nuova cultura in cui ciò che conta è essenzialmente la questione di come vengono svolte le funzioni.
All’interno di un processo di cambiamento cosi radicale ed innovativo, la convergenza dei comportamenti gestionali, da modelli di amministrazione burocratica verso logiche manageriali fondate su sistemi di pianificazione,
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3 programmazione e controllo, costituisce una tappa fondamentale; pianificare, programmare e controllare sono le fasi mediante le quali si mette in atto il processo di rinnovamento complessivo della Pubblica Amministrazione.
Dunque, la mia era un’imperdibile occasione di comprenderne la dinamica dall’interno, un vero “trampolino di lancio” che mi avrebbe fornito una visione a 360° di questa imprescindibile realtà e del clima che caratterizza l’ambiente lavorativo in una Pubblica Amministrazione. E molto di più avrei visto da vicino l’insieme di decisioni riguardanti le politiche e le pratiche del personale e tutte quelle azioni che attengono alla gestione delle risorse in quanto sarei stata inserita nell’area di Staff – Gestione Risorse.
Quest’ambito posso considerarlo come una sorta di vocazione, di predisposizione innata che negli anni si è rafforzata ulteriormente, spingendomi a fare delle scelte orientate verso quella direzione.
Bisogna puntare sull’eccellenza delle persone che operano a tutti i livelli di un’organizzazione in quanto le persone sono il motore dello sviluppo di un’azienda verso traguardi sempre più complessi e ambiziosi. Conseguentemente il mondo delle organizzazioni, in questi ultimi anni, sta rivolgendo sempre più l’attenzione alle risorse umane, poiché la qualità e le competenze di queste ultime costituiscono un reale vantaggio competitivo per le aziende operanti in tutti i settori.
Ritornando alla mia esperienza di formazione, sono stata inserita, come ho già accennato in precedenza, nell’area di staff affiancata dal tutor aziendale che fin da subito mi ha fatta sentire completamente parte di quella realtà, trattandomi alla stessa stregua di una dipendente, di “una di loro”. Il mio tutor, insieme al personale a cui sono stata affiancata, ha sempre valorizzato la mia presenza coinvolgendomi nelle diverse attività e chiedendo il mio contributo allo svolgimento delle funzioni e alla risoluzione delle diverse casistiche. Si sono dimostrati particolarmente attenti a spiegarmi ogni attività e ogni
4 decisione presa, programmando il lavoro in maniera tale che io potessi assistere al maggior numero di attività durante il periodo del tirocinio.
Sono stata coinvolta attivamente in tutte le attività di lavoro2 avendo l’opportunità di vedere da vicino tutte le funzioni dello staff concernenti la gestione del personale, la gestione delle risorse materiali, il funzionamento di alcuni applicativi per la gestione del personale - in particolar modo in questa stesura mi concentrerò proprio sull’analisi e il funzionamento della procedura “Assegnazione delle risorse ai processi” che costituirà il filo conduttore del mio elaborato - il budget economico, la normativa del lavoro, condividendo conoscenze ed informazioni con tutto il personale ed acquisendo pian piano maggiore autonomia e sicurezza.
Da studente si pensa sempre di essere catapultati in un mondo pieno di iene, dove guardarsi alle spalle è la legge che vige su tutte. In realtà la mia esperienza è stata ben diversa. Ho trovato un ambiente sereno, giovane e aperto al confronto; tutte le persone con le quali sono stata affiancata mi hanno sempre sostenuta, rispettata e aiutata a comprendere e risolvere i piccoli
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Si riepilogano di seguito le attività svolte:
- presentazione struttura Agenzia delle Entrate e DP Pisa; - formazione;
- applicativi per la gestione del personale; - pianificazione;
- consuntivazione web;
- disposizioni di servizio/ordini di servizio: da chi sono redatte e cosa possono comunicare; - protocollo (posta ordinaria, poste elettronica);
- liquidazione missioni; - sicurezza sul lavoro; - richiesta buoni pasto; - monitoraggio budget;
- trasferimento atti presso il Centro do gestione documentale di Roma; - riordino/distribuzione materiale cancelleria;
- compilazione convalida Fondo sviluppo e RU Produttività; - applicativo Content Management per le pubblicazioni; - presenze/assenze;
- redazione bozze di disposizione e risposte a richieste di dati; - ricevere e ordinare per tipologia i giustificativi.
5 problemi che una laureanda può incontrare durante il proprio percorso formativo.
Se dovessi riassumere i miei quattro mesi di stage in Agenzia mi affiderei senza dubbio ai seguenti tre aggettivi: formativo, responsabilizzante e
interattivo.
Formativo perché la formazione e la continua crescita professionale rappresentano degli aspetti che un/a giovane laureando/a ritiene di fondamentale importanza in fase di scelta lavorativa; responsabilizzante vuol dire poter essere autonomi su parti di lavoro via via più ampie e complesse, vuol dire essere moralmente e intellettualmente onesti, vuol dire dimostrare di continuo di essere una persona affidabile sulla quale poter contare per ogni evenienza; infine interattivo in quanto le attività eseguite in Agenzia sono il frutto di continue interazioni che si estrinsecano sia tra colleghi che con utenti esterni. Questa continua dialettica si è manifestata grazie anche alla presenza di un portale “Page”, disponibile sulla rete intranet, di condivisione delle informazioni e completa trasparenza dell’operato svolto quotidianamente.
Un’esperienza senza dubbio interessante e costruttiva segnata sempre da estrema serietà, collaborazione, fiducia e rispetto, una grande occasione di crescita personale prima che ancora professionale.
L’esperienza dello stage costituisce un’opportunità significativa per chi ha concluso, o sta per concludere, il proprio percorso di studio, in grado di favorire un contatto diretto con il mondo del lavoro e l’acquisizione degli elementi applicativi di una specifica attività professionale.
La possibilità di interagire con le realtà aziendali e di poterne valutare le effettive e variabili esigenze è peraltro occasione preziosa anche per l’Università, ai fini di un continuo e coerente adeguamento dei piani di studio ai mutamenti in atto.
In sintesi, l’argomento trattato nelle pagine che seguono riguarderà l’analisi e il funzionamento della procedura “Assegnazione delle risorse ai
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processi” disponibile nel sistema Oracle HR. Quest’applicativo consente a
ciascun Direttore Provinciale dell’Agenzia di gestire in maniera automatizzata le scelte organizzative relative all’articolazione interna della Direzione Provinciale e all’assegnazione del proprio personale ai processi, tenendo conto delle dinamiche organizzative sottese alla realtà provinciale e dell’esigenza di tracciare i cambiamenti scaturiti da una diversa suddivisione del lavoro nell’ambito della stessa articolazione interna (cfr. dispense Agenzia delle
Entrate: SISTEMA ORACLE – HR, “Assegnazione delle risorse ai processi” Istruzioni operative – transitorie – Vers. 4 del 18 dicembre 2012).
Ho scelto di focalizzarmi su tale applicazione sia perché durante il tirocinio ho avuto modo di osservarne il funzionamento e le finalità sia perché, fin dal primo istante, questa procedura ha attirato la mia attenzione e curiosità, spingendomi a volerne sapere di più. Un sistema che pone al centro del suo funzionamento le Persone, le loro attitudini e la loro professionalità quali elementi distintivi per il successo delle organizzazioni.
Due sono le direttrici lungo le quali si snoda l’analisi.
La prima si occupa di descrivere ed esaminare in modo analitico, prima l’Agenzia delle Entrate e poi la funzione di gestione delle risorse al fine di avere un panorama completo, dettagliato e conoscitivo sul quale muoverci senza particolari difficoltà.
A conferma di quanto detto or ora, il primo capitolo è dedicato alla presentazione, al funzionamento e all’organizzazione dell’Agenzia, in particolare all’excursus che ha portato dal Ministero dell’Economia e delle Finanze alle agenzie fiscali e le conseguenti riforme tributarie e organizzative. Importanti sono anche la missione, gli obiettivi strategici dell’Agenzia delle Entrate e il percorso logico che traduce gli scopi istituzionali dell’Agenzia in comportamenti concreti degli Uffici locali prima e delle Direzioni provinciali dopo.
7 Ai fini di una visione chiara e completa del concetto di gestione risorse, nel capitolo secondo si è proceduto con una riflessione sull’importanza delle risorse umane e della loro gestione, passando in rassegna i principali modelli organizzativi e individuando obiettivi e strategie dell’organizzazione per l’adozione delle più appropriate politiche del personale.
La seconda parte dell’analisi, invece, incentra l’attenzione più specificatamente sulla procedura “Assegnazione delle risorse ai processi” utilizzata dal personale autorizzato a livello nazionale per l’adempimento di particolari compiti organizzativi.
Così, il terzo capitolo tratta degli aspetti teorici ed applicativi, procedendo con l’analisi e la descrizione della procedura, soffermandosi sulle finalità, sul funzionamento e sull’efficacia della stessa. Si procederà con l’analisi e la descrizione della Mappa dei Processi e delle tecniche di rappresentazione degli stessi. A tal fine, elaborerò un BPMN (Business Process Modelling Notation) che permetterà di delineare un campione rappresentativo dei processi aziendali. Ed, infine, il quarto capitolo dedicato ad una riflessione sulla valorizzazione e riprogettazione di ruoli e mansioni orientati alle potenzialità delle persone e sulla responsabilizzazione al raggiungimento degli obiettivi.
In conclusione il presente lavoro ha l’intento di dimostrare e presentare come, in generale, il modulo HR del sistema Oracle Enterprise Bussiness Suite attenga alla gestione delle risorse non solo con riferimento alla gestione del rapporto di lavoro, dalla sua costituzione alla cessazione, ma mediante la componente “Assegnazione delle risorse ai processi”, è possibile tener conto di tutte le attività tese allo sviluppo delle risorse in termini di definizione dei profili professionali, di formazione e di valutazione. Un’applicazione che realizza in modo dinamico l’assegnazione delle risorse disponibili a fronte dei fabbisogni riscontrati.
8 In altre parole, una procedura in grado di fornire una vera e propria “fotografia” dell’organizzazione, delle sue strutture interne e delle attività svolte dal personale.
