n.s. Fatturazione Elettronica
Professional db Release 0032.05.15 by Maurizio RavasiGuida Operativa
1. Installazione e Info Tecniche
1.1 Sistema Operativo
- Windows Xp Service Pack 3 / Windows Vista / Windows 7 / Windows 8 (32 e 64 bit) - Ram 512 MB (minima) - Spazio libero 300 MB
- Risoluzione 1.024 x 768 o superiore
- Microsoft Office Professional 2010 o successivi (Access compreso) oppure
- Microsoft Access 2010 Runtime (32 o 64 bit) disponibile gratuitamente sul sito Microsoft https://www.microsoft.com/it-it/download/details.aspx?id=10910
- Adobe Reader per la creazione e la visualizzazione dei documenti PDF
1.2 Installazione
Scaricare il Pacchetto di installazione FatturazioneElettronica , avviare “setup.exe”
e selezionare quando richiesto “Installazione Tipica”.
Per un corretto funzionamento del software non spostare,modificare o rinominare la cartella di destinazione e tutto il suo contenuto.
- Se Office 2010 Professional e’ gia’ in uso sul PC il software e’ pronto per l’utilizzo.
- Per chi non e’ in possesso di Office 2010 Professional avviare il download e procedere all’installazione di “AccessRuntime 2010”
1.3 Disinstallazione
Il Software puo’ essere disinstallato utilizzando la normale funzione di Windows dal pannello di controllo.
Per eventuale assistenza e chiarimenti contattare via mail [email protected]
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2. Archivi e Tabelle
2.1 Anagrafica Azienda
Archivi → Azienda
- Compilare i campi obbligatori → tutti i campi a sfondo rosso
- Se Persona Fisica selezionare il flag Persona Fisica e compilare i campi Cognome e Nome - Se Societa’ di Capitali selezionare il flag Societa’ di Capitali ,inserire il valore del Capitale Sociale se Socio Unico selezionare il flag Socio Unico , se Societa’ in liquidazione selez.il flag Societa’ in liquid.
- Se Libero Professionista selezionare il flag Libero Professionista e indicare la percentuale della Ritenuta se inscritto alla Gestione Separata Inps indicare la percentuale del contributo
se inscritto ad una Cassa Previdenziale di categoria selezionare la cassa di competenza e indicare la percentuale del contributo.
2.2 Banche Azienda
Archivi → Banche Azienda → Inserimento (vis./modifica per modificare i dati inseriti) - Compilare i campi obbligatori → tutti i campi a sfondo rosso
- Compilare obbligatoriamente anche il Cod.SIA se si intende utilizzare il software per la creazione delle distinte incasso Ri.Ba. e generazione del Flusso standard CBI per acquisizione da home banking
2.3 Clienti
Archivi → Clienti → Inserimento (vis./modifica per modificare i dati inseriti) - Compilare i campi obbligatori → tutti i campi a sfondo rosso
- il campo “Codice Destinatario” e’ sempre obbligatorio per le Pubbliche Amministrazioni - Se previsto un pagamento a mezzo Ri.Ba. compilare tutti i campi relativi alla Banca Cliente (compreso ABI E CAB)
- Se previsto un pagamento a mezzo Bonifico selezionare la Banca Azienda - Note: il campo “Partita Iva” non figura tra i campi sempre obbligatori
(per esempio le Pubbliche Amministrazioni sono normalmente in possesso del solo Codice Fiscale)
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2.4 Nazioni
Archivi → Nazioni → Nella maschera tipo “foglio dati” aggiungere le Nazioni di interesse Il campo Codice deve attenersi obbligatoriamente allo standard Iso (per l’Italia IT)
2.5 Articoli e Unita’ di misura
Tabelle non obbligatorie a compilazione libera
2.6 Pagamenti
Tabelle → Pagamenti → Nuovo (vis./modifica per modificare i dati inseriti)
- Compilare i campi obbligatori → tutti i campi a sfondo rosso
- Impostare correttamente i campi “Num.Rate” - “Fine Mese” - “gg Scadenze”
per il calcolo automatico delle Rate e delle Date di Scadenza in fase di fatturazione
(il software gestisce e calcola in automatico sino a 5 rate di scadenza,compreso il Fine Mese)
2.7 Tabelle: Casse Previdenziali - Tipo di Pagamento - Regime Fiscale Codici Iva - Natura Iva - Esigibilita’ Iva
Sono Tabelle gia’ precompilate secondo le specifiche tecniche del formato S.D.I. vers. 1.1 I Codici non vanno modificati perche’ devono rispettare in fase di Fatturazione Elettronica i valori imposti dal S.D.I.
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3. Fatturazione
3.1 Fatturazione ordinaria
Fatturazione → Fatture ordinarie → Inserimento (modifica per modificare i dati inseriti) 3.1.1 Fattura - Testata
- Inserire la Data Documento
- Il Numero e la Serie sono assegnati in automatico (e’ comunque possibile modificare il valore del campo) - Selezionare la Causale Documento:
→ “Fattura” per le fatture ordinarie senza ritenuta
→ “Fattura professionisti” per le fatture ordinarie con ritenuta
→ “Fattura reverse charge” per le fatture ordinarie in reverse charge (inversione contabile) - Selezionare il Cliente (se non e’ caricato accedere all’archivio col comando “Clienti” nella parte superiore della maschera e procedere all’inserimento)
- Il Pagamento viene assegnato in automatico per il Cliente selezionato ma e’ possibile modificarlo secondo le proprie esigenze
- Riferimento Ordine d’Acquisto _ campo non obbligatorio ma consigliato se presente un Ordine d’acquisto o una commessa
- Riferimento D.D.T. → campi obbligatori solo se esiste un DDT associato alla Fattura
- Vettore → campo non obbligatorio ma consigliato se il trasporto e‘ stato effettuato da un Vettore 3.1.2 Fattura - Dettaglio Righe
- Campo “Codice Articolo” → non obbligatorio
- Campo “Descrizione della Merce o Servizio” → obbligatorio - Campo “u.m.” _ non obbligatorio
- Campo “Quantita’” → obbligatorio per le righe valorizzate - Campo “Prezzo’” → obbligatorio per le righe valorizzate
- Campo “s/m’” → obbligatorio solo se previsto uno sconto o maggiorazione - Campo “%”→ obbligatorio solo se selezionato il campo “s/m”
- Campo “Importo’” → calcolato in automatico sulle righe valorizzate
- Campo “Cod.Iva’” → obbligatorio per le righe valorizzate (il valore di default e’ “22” Iva al 22%) - Nota: per i professionisti che devono indicare in Fattura spese e anticipazioni Escl.Art.15 selezionare sulla riga di competenza il Cod.Iva “E15” (Escluso Art.15)
3.1.3 Fattura - Riepilogo
3.1.3.1 Maschera di riepilogo per Causale Documento “Fattura”
- Campi visualizzati calcolati in automatico:
→ “Totale Merce e Servizi” → “Totale Imponibile” → “Totale Imposta” → “Totale Documento”
- Campo aggiuntivo Spese Accessorie dove e‘ possibile inserire le spese di trasporto
(in questo caso verranno ricalcolati in automatico tutti gli altri campi compreso le scadenze) - Maschera di “Riepilogo Iva” con raggruppamento per Cod.Iva
- Maschera di “Riepilogo Scadenze” calcolate in automatico dove e’ comunque possibile modificare il valori dei campi “Importo” e “Scadenza”
- Comando “dettaglio righe” → ritorna alla maschera precedente “Fattura - Dettaglio Righe”
- Comando “Stampa Fattura” → apre l’anteprima di stampa del documento e le opzioni di stampa (in caso di incongruenza tra l’Importo Totale Scadenze ed il Totale Documento l’anteprima di stampa sara’ interrotta e verra’ visualizzato un messaggio di errore)
- Comando “Invia Mail” → genera in automatico il messaggio di invio del documento,il testo ed il corpo del messaggio e inserisce la Fattura come allegato PDF
(in caso di incongruenza tra l’Importo Totale Scadenze ed il Totale Documento la creazione del messaggio sara’ interrotta e verra’ visualizzato un messaggio di errore)
- Comando “Salva e chiudi” → chiude la maschera,aggiorna i progressivi e salva la Fattura in formato PDF nella cartella Fatture (c:\Fatturazione Elettronica\Fatture)
(in caso di incongruenza tra l’Importo Totale Scadenze ed il Totale Documento la chiusura sara’ interrotta e verra’ visualizzato un messaggio di errore)
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3.1.3.2 Maschera di riepilogo per Causale Documento “Fattura professionisti”
- Campi visualizzati calcolati in automatico:
→ “Totale Compenso” → “Contrib.gest.sep.Inps” → “Contrib.Cassa Prev.” → “Anticipaz.(Art.15)”
→ “Totale Imponibile” → “Totale Imposta” → “Totale Documento” → “Ritenuta” → “Totale Netto”
- Maschera di “Riepilogo Iva” con raggruppamento per Cod.Iva
- Maschera di “Riepilogo Scadenze” calcolate in automatico dove e’ comunque possibile modificare il valori dei campi “Importo” e “Scadenza”
- Comando “dettaglio righe” → ritorna alla maschera precedente “Fattura - Dettaglio Righe”
- Comando “Stampa Fattura” → apre l’anteprima di stampa del documento e le opzioni di stampa (in caso di incongruenza tra l’Importo Totale Scadenze ed il Totale Netto l’anteprima di stampa sara’ interrotta e verra’ visualizzato un messaggio di errore)
- Comando “Invia Mail” → genera in automatico il messaggio di invio del documento,il testo ed il corpo del messaggio e inserisce la Fattura come allegato PDF
(in caso di incongruenza tra l’Importo Totale Scadenze ed il Totale Netto la creazione del messaggio sara’ interrotta e verra’ visualizzato un messaggio di errore)
- Comando “Salva e chiudi” → chiude la maschera,aggiorna i progressivi e salva la Fattura in formato PDF nella cartella Fatture (c:\Fatturazione Elettronica\Fatture)
(in caso di incongruenza tra l’Importo Totale Scadenze ed il Totale Netto la chiusura sara’
interrotta e verra’ visualizzato un messaggio di errore)
3.2 Fatturazione Elettronica
Fatturazione → Fatture P.A. → Inserimento (modifica per modificare i dati inseriti) 3.2.1 Fattura P.A. - Testata
- Inserire la Data Documento
- Il Numero e la Serie sono assegnati in automatico (e’ comunque possibile modificare il valore del campo) - Selezionare la Causale Documento:
→ “Fattura P.A.” per le fatture alla Pubblica Amministrazione senza ritenuta
→ “Fattura P.A. professionisti” per le fatture alla Pubblica Amministrazione con ritenuta → “Fattura P.A. reverse charge” per le fatture alla Pubblica Amministrazione in reverse charge - Nota: la causale “Fattura P.A.” (senza ritenuta) prevede di default la Scissione dei Pagamenti come previsto dalla normativa attuale
la causale “Fattura P.A. professionisti” (con ritenuta) prevede di default l’Iva normale
al 22% senza applicazione della Scissione dei Pagamenti come previsto dalla normativa attuale - Selezionare il Cliente (se non e’ caricato accedere all’archivio col comando “Clienti” nella parte superiore della maschera e procedere all’inserimento)
- Il campo “Codice Destinatario” e’ sempre obbligatorio per le Pubbliche Amministrazioni
- Il Pagamento viene assegnato in automatico per il Cliente selezionato ma e’ possibile modificarlo secondo le proprie esigenze
- Riferimento Ordine d’Acquisto → campi obbligatori se presente un Ordine d’acquisto, una commessa o convenzione, un codice CUP o CIG, e se si rientrano nei casi di cui all’art. 25 DL 66/2014, convertito nella Legge 23 giugno 2014 n. 89
- Riferimento D.D.T. → campi obbligatori se esiste un DDT associato alla Fattura - Vettore → campi obbligatori se il trasporto e ‘ stato effettuato da un Vettore 3.2.2 Fattura P.A. - Dettaglio Righe
- Campo “Codice Articolo” → non obbligatorio
- Campo “Descrizione della Merce o Servizio” → obbligatorio
- Campo “u.m.” → non obbligatorio ma consigliato per le righe valorizzate - Campo “Quantita’” → obbligatorio per le righe valorizzate
- Campo “Prezzo’” → obbligatorio per le righe valorizzate
- Campo “s/m’” → obbligatorio solo se previsto uno sconto o una maggiorazione - Campo “%”→ obbligatorio solo se selezionato il campo “s/m”
- Campo “Importo’” → calcolato in automatico sulle righe valorizzate - Campo “Cod.Iva’” → obbligatorio per le righe valorizzate, valori di default:
“22 s.p” → Iva al 22% split payment (scissione dei pagamenti) per la causale “Fatture P.A.”
“22” → Iva al 22% ordinaria per la causale “Fatture P.A. professionisti”
Nota: per i professionisti che devono indicare in Fattura spese e anticipazioni Escl.Art.15 selezionare sulla riga di competenza il Cod.Iva “E15” (Escluso Art.15)
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3.2.3 Fattura P.A. - Riepilogo
3.2.3.1 Maschera di riepilogo per Causale Documento “Fattura P.A.” e “Fattura P.A. reverse charge”
- Campi visualizzati calcolati in automatico:
→ “Totale Merce e Servizi” → “Totale Imponibile” → “Totale Imposta” → “Totale Documento”
- Campo aggiuntivo Spese Accessorie dove e ‘ possibile inserire le spese di trasporto e imballo (in questo caso verranno ricalcolati in automatico tutti gli altri campi compreso le scadenze) - Maschera di “Riepilogo Iva” con raggruppamento per Cod.Iva
- Maschera di “Riepilogo Scadenze” calcolate in automatico dove e’ comunque possibile modificare il valori dei campi “Importo” e “Scadenza”
3.2.3.2 Maschera di riepilogo per Causale Documento “Fattura P.A. professionisti”
- Campi visualizzati calcolati in automatico:
→ “Totale Compenso” → “Contrib.gest.sep.Inps” → “Contrib.Cassa Prev.” → “Anticipaz.(Art.15)”
→ “Totale Imponibile” → “Totale Imposta” → “Totale Documento” → “Ritenuta” → “Totale Netto”
- Maschera di “Riepilogo Iva” con raggruppamento per Cod.Iva
- Maschera di “Riepilogo Scadenze” calcolate in automatico dove e’ comunque possibile modificare il valori dei campi “Importo” e “Scadenza”
3.2.3.3 Comandi presenti su entrambe le Maschere di riepilogo:
→ “dettaglio righe” _ ritorna alla maschera precedente “Fattura - Dettaglio Righe”
→ “Stampa Fattura cartacea” _ apre l’anteprima di stampa e le opzioni di stampa
(in caso di incongruenza tra l’Importo Totale Scadenze ed il Totale Imponibile o Totale Netto l’anteprima di stampa sara’ interrotta e verra’ visualizzato un messaggio di errore)
3.2.3.4 Comandi da utilizzare in sequenza presenti su entrambe le Maschere di riepilogo :
“Genera Fattura Elettronica” → elabora il File xml e salva il documento con l’estensione obbligatoria prevista dal SDI nella cartella “Fatture PA” (c:\ Fatturazione Elettronica\Fatture PA) apre l’anteprima di stampa visualizzando il contenuto del File xml (e’ consigliata la stampa per eventuali controlli futuri su eventuale scarto del documento da parte del SDI)
Nota: non modificare il nome el’estensione del File pena lo scarto della Fattura da parte del SDI
“Visualizza Fattura Elettronica” → visualizza la fattura nella versione prodotta con foglio di stile SDI www.fatturapa.gov.it
“Verifica la Fattura Elettronica” → apre il collegamento al sito sdi.fatturapa.gov.it dove un’applicazione consente di vericare la correttezza della fattura prima dell’invio segnalando eventuali errori (vedi Info e Allegati → Legenda Errori su controllo File)
“Firma la Fattura Elettronica” → apre la cartella “Fatture PA” dove e‘ possibile selezionare il documento xml da firmare digitalmente prima dell’invio
Il file va firmato con un qualunque programma di Firma Elettronica che abbia i requisiti di legge.
Si consiglia di utilizzare per la firma il formato CadES-BES per ottenere un file di tipo xml.p7m
“Invia la Fattura Elettronica” → crea il messaggio per l’invio della Fattura al S.D.I.
Inserire in allegato il File firmato da inviare all’Indirizzo PEC : [email protected] Utilizzare per l’invio esclusivamente la propria P.e.c.
Il “Progressivo Invio” e’ univoco e assegnato in automatico ma puo’ essere modificato all’occorenza (per esempio se S.D.I. scarta il File inviato non è possibile reinviare lo stesso documento utilizzando lo stesso Progressivo Invio ed e’ quindi necessario cambiare il valore nel campo)
“Salva e chiudi” → chiude la maschera,aggiorna i progressivi e salva la Fattura in formato PDF nella cartella Fatture (c:\Fatturazione Elettronica\Fatture)
n.s. Fatturazione Elettronica Professional db Release 0032.05.15
4. Distinte Ri.Ba.
4.1 Creazione della Distinta
Menu’ → Distinte Effetti → Nuova Distinta (modifica per modificare i dati inseriti) - La Maschera → “Elenco Effetti” visualizza gli Effetti da presentare
- Selezionare il flag accanto all’Importo per selezionare singolarmente le Ri.Ba. da presentare oppure il flag “selez.tutti” per selezionare e presentare tutte le Ri.Ba.
Nella parte inferiore della maschera verra’ indicato il numero degli effetti selezionati e l’Importo Totale - Il Comando “Genera Distinta” crea la Distinta e apre la Maschera → “Distinta Presentazione Effetti”
Verificare che i campi “Banca Debitore” - “ABI” - “CAB” siano correttamente compilati per poter generare successivamente il flusso CBI
- Selezionare la propria Banca di presentazione e Stampare la Distinta
- Per coloro che non utilizzano l’Home Banking la Distinta cartacea e’ gia’ pronta per la presentazione - Per coloro che utilizzano l’Home Banking passare al punto → 4.2 Creazione del Flusso CBI
Nota: tutti i campi relativi alla Banca di presentazione devono essere compilati per poter generare successivamente il flusso CBI
4.2 Creazione del Flusso CBI
Menu’ → Distinte Effetti → Flusso C.B.I.
Utilizzare il comando “Flusso C.B.I.” per aprire la Maschera → “Generazione Flusso CBI”
Verificare la correttezza della Distinta (tutti i campi devono risultare compilati) e procedere alla generazione del Flusso standard CBI utilizzando il comando → “Genera Flusso”
Il File verra’ salvato nella cartella RiBa (c:\Fatturazione Elettronica\RiBa) pronto per l’acquisizione Da Home Bankig
5. Scadenze
Menu’ → Scadenze → Maschera “Gestione Scadenze”
- Mostra le Scadenze e i relativi Importi delle partite da saldare
- Utilizzare il flaf “Pag.” per saldare automaticamente la partita oppure inserire manualmente “Data Pagam.” e “Importo pagato”
- Deselezionando il flag “solo partite aperte” nella parte superiore della maschera verranno visualizzate anche le partite chiuse
Per tutte le ulteriori informazioni riguardanti la Fatturazione Elettronica consultare il sito ufficiale www.fatturapa.gov.it
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