Soluzioni gestionali integrate per la Pubblica Amministrazione
Protocollo Informatico 1/22
Architettura client/server
PROTOCOLLO INFORMATICO
Manuale Utente
Ottobre 2010
Protocollo Informatico 2/22 Ottobre 2010
I N D I C E
1 INTRODUZIONE _________________________________________ 3 2 ATTIVAZIONE___________________________________________ 4 3 GESTIONE _____________________________________________ 5 3.1 Gestione della Posta in Arrivo __________________________________________5 3.1.1 Inserimento______________________________________________ 5 3.1.2 Variazione _______________________________________________ 8 3.1.3 Duplicazione ____________________________________________ 10 3.2 Gestione della Posta in Partenza _______________________________________11 3.2.1 Inserimento_____________________________________________ 11 3.2.2 Variazione ______________________________________________ 13 3.2.3 Duplicazione ____________________________________________ 14 3.3 Movimentazione____________________________________________________14 3.4 Unione a Pratica____________________________________________________17 3.5 Importazioni ______________________________________________________18 4 STAMPE ______________________________________________ 19 5 INTERROGAZIONI ______________________________________ 20 5.1 Ricerca Diretta _____________________________________________________20 5.2 Ricerca per Profili___________________________________________________21 6 SERVIZI ______________________________________________ 22
Protocollo Informatico 3/22 Ottobre 2010
1 INTRODUZIONE
Il programma di gestione del protocollo si colloca nel contesto più generale della gestione dei documenti: protocollo ed archiviazione sono infatti due fasi importanti del processo di gestione documentale .
Da un punto di vista funzionale, un documento può essere definito come atto amministrativo utilizzato per la comunicazione tra soggetti interni e/o esterni alla Pubblica Amministrazione allo scopo di eseguire un procedimento, visto come sequenza di atti amministrativi preordinati ad un atto finale.
Da un punto di vista strutturale, un documento è un insieme strutturato di informazioni finalizzate a notificare un evento all'amministrazione cui viene inviato, richiedere alla stessa informazioni di risposta o l'esecuzione di azioni specifiche.
I documenti ricevuti da un’Amministrazione nell'ambito dei suoi ruoli istituzionali sono generalmente classificati secondo varie tipologie in funzione della rispettiva finalità e quindi, in definitiva, del modo in cui vengono processati.
La classificazione di un documento, cioè l'insieme delle attività tese a riconoscere ed assegnare una determinata tipologia al documento stesso, è di estrema importanza ai fini della sua corretta lavorazione, in quanto determina, nella generalità dei casi, il procedimento da avviare e l'Ufficio competente.
Questo documento fornisce una descrizione della procedura di gestione del protocollo presente nella suite CIVILIA OPEN – Area Affari Generali e si pone l'obiettivo primario di fornire le informazioni di base per permettere il corretto utilizzo della procedura.
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2 ATTIVAZIONE
Le funzionalità citate in questo manuale sono disponibili con l’installazione della suite CIVILIA OPEN – Area Affari Generali.
L’attivazione si completa con l’esecuzione della funzione di allineamento archivi del modulo Gestione Protocollo, con l’attivazione dell’applicativo e con la valorizzazione dei seguenti setup:
Applicazione Descrizione Codice PR Gestione
Protocollo
Attiva l’applicativo per la gestione del protocollo informatico; deve essere valorizzato con un codice fornito dall’amministrazione DEDAGROUP.
Codice Setup Valore
PR_AIPACOM Attiva la possibilità di protocollare tramite posta elettronica; deve essere valorizzato con un codice fornito dall’amministrazione DEDAGROUP.
Il codice applicativo deve essere valorizzato da “Area Master - Modulo Master - Tabelle \ Gestione \ Applicazioni”.
Tutti i setup possono essere valorizzati da “Area Affari Generali – Gestione Protocollo – Servizi
\ Tabella di Setup”, oppure da “Area Master - Modulo Master - Tabelle \ Gestione \ Setup”.
3 GESTIONE
3.1 Gestione della Posta in Arrivo
La funzionalità di Gestione della Posta in Arrivo consente di inserire, variare o duplicare un protocollo in entrata.
3.1.1 Inserimento
In fase di inserimento è possibile scegliere se protocollare un documento in maniera manuale, tramite collegamento diretto con la casella di posta elettronica istituzionale dell’Ente, oppure via fax (se la funzionalità è stata attivata).
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Scegliendo l’inserimento in modo Manuale viene presentata una maschera nella quale devono essere inseriti i dati relativi al documento ricevuto.
Tali dati sono tutti facoltativi, ma è altresì possibile definire un certo numero di campi obbligatori, oppure disabilitarne altri, valorizzando alcuni setup:
Codice Setup Valore
PR_CCF Se valorizzato ad Y rende il campo “Cat/Cl/Scl/Sscl/Fas” obbligatorio PR_DATARR Se valorizzato ad Y rende il campo “Data arrivo” obbligatorio (solo per
protocolli in arrivo)
PR_DATPAR Se valorizzato ad Y rende il campo “Data part.” Obbligatorio (solo per protocolli in partenza)
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PR_DISCATC Se valorizzato ad Y disabilita i campi “Cat/Cl/Stcl/Sstcl”
PR_DISUFFC Se valorizzato ad Y disabilita il campo “Ufficio 1° Carico” (solo per protocolli in arrivo)
PR_EPFOGG Se valorizzato ad Y rende i campi “Ente/Pers./Affare” e “Oggetto”
obbligatori
PR_RESPONS Se valorizzato ad Y rende il campo “Responsabile” obbligatorio PR_UFFCARA Se valorizzato ad Y rende il campo “Uff. 1° Carico” obbligatorio
E’ altresì possibile compilare la maschera riportando i dati da un protocollo già presente, scegliendo tra l’ultimo inserito, oppure uno specifico.
Tramite l’apposita voce di menù è possibile inoltre commutare la maschera di Inserimento Posta in Arrivo in quella di Inserimento Posta in Partenza, senza necessità di uscire.
Impostando ad N il setup PR_CMBTIPO la funzione Cambio tipo protocollo verrà disabilitata.
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Il campo Ente\Persona\Affare può essere compilato seguendo tre differenti modalità di integrazione con i nominativi “Master”.
La modalità utilizzata viene definita dalla valorizzazione dell’apposito setup PR_MAST:
- PR_MAST=Y Æ è possibile ricercare un nominativo tra quelli già codificati ed inserirne di nuovi, qualora ve ne fosse la necessità
- PR_MAST=V Æ è possibile ricercare un nominativo tra quelli già codificati, ma non inserirne di nuovi. In questo caso il nominativo deve essere digitato per intero e rimarrà inserito solo per il protocollo inserito
- PR_MAST=N Æ il nominativo deve essere digitato per intero e rimarrà inserito solo per il protocollo inserito
Valorizzando inoltre i setup PR_MAST e PR_MITDEST entrambi ad Y è possibile inibire l’inserimento di protocolli riportanti nel campo Ente\Persona\Affare un nominativo non codificato nella tabella “Master”.
Qualora vi sia la necessità di indicare più valori nel campo Ente\Persona\Affare è possibile selezionare il flag “Mitt. div.”, il quale permette, dopo aver confermato i dati inseriti, di visualizzare una maschera in cui inserire l’elenco dei mittenti.
Anche il criterio di selezione e codifica dei nominativi all’interno di questa maschera dipende dal valore impostato relativamente al setup PR_MAST.
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Una volta completato l’inserimento è possibile procedere alla compilazione di ulteriori dettagli relativi al documento protocollato.
Tramite gli appositi tasti e funzioni a menù è infatti permesso:
- Aggiungere un documento principale procedendo all’acquisizione da Scanner o da File System (funzione attiva solo previa installazione del software di archiviazione DDOC) - Aggiungere degli Allegati, i quali possono essere solo descrittivi, oppure presentare, se
installato il software di archiviazione DDOC, un file associato, che può essere acquisito da Scanner o da File System.
- Movimentare il protocollo verso uffici diversi da quello di primo carico sia in competenza, che in conoscenza.
- Associare il documento al Fascicolo, qualora sia attivo il software Fascicolo Documentale
Scegliendo l’inserimento di un protocollo da Posta Elettronica viene presentata una maschera nella quale verranno visualizzate tutte le e-mail ricevute sull’account di posta istituzionale.
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Da qui è possibile visualizzare in anteprima l’e-mail ricevuta ed i relativi allegati, protocollarla oppure cancellarla.
N.B.: L’e-mail che viene protocollata o cancellata viene eliminata definitivamente anche dalla cartella “Inbox” dell’account di posta utilizzato, per evitare che questa venga ricevuta nuovamente, con il rischio di incorrere in una doppia protocollazione dello stesso documento.
Nel momento in cui si procede alla protocollazione di una e-mail viene mostrata la maschera di Inserimento Posta in Arrivo e si potrà procedere al completamento dei dati mancanti.
Nel caso l’e-mail sia stata inviata da un software di Gestione Protocollo che rispetti le normative AIPA\CNIPA in materia di interoperabilità tra sistemi di protocollo, verrà visualizzato il seguente messaggio e la videata sarà compilata di tutti i dati presenti nel file segnatura.xml.
Il testo dell’e-mail verrà riportato in un file .RTF che verrà archiviato, assieme agli eventuali ulteriori documenti, tra gli allegati del protocollo.
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3.1.2 Variazione
La funzione di Variazione della Posta in Arrivo consente di ricercare un protocollo e di modificarne i dati.
Selezionando questa voce di menù viene proposta una maschera nella quale impostare i parametri per i quali effettuare la ricerca.
Il risultato viene presentato in un elenco dal quale è possibile, se tali funzionalità sono state attivate, consultare i documenti allegati ed il quadro sinottico della pratica collegata.
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Selezionando il protocollo desiderato si accede alla maschera di Gestione Posta in Arrivo dalla quale sarà possibile modificare i campi abilitati.
Per effettuare la variazione dei campi bloccati, quali Ente\Persona\Affare, Oggetto, ecc… è necessario utilizzare l’apposito tasto .
Premendo questo pulsante è possibile procedere all’annullamento dell’intero protocollo o dei soli dati.
In entrambi i casi vengono richiesti come obbligatori numero e data del provvedimento di annullamento e l’operazione viene tracciata.
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- Annullamento dati protocollo: consente di procedere alla modifica di quei dati del protocollo che non possono essere modificati, salvo specifica autorizzazione. I dati verranno evidenziati e tramite gli appositi tasti di navigazione sarà possibile consultare lo storico delle modifiche effettuate.
- Annullamento protocollo: consente di procedere all’annullamento del protocollo visualizzato. Tale protocollo rimane comunque rintracciabile e nell’elenco dei protocolli ricercati viene visualizzato in colore rosso. Richiamando tale protocollo, questo è identificato dal timbro di annullamento ed i dati non saranno modificabili.
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3.1.3 Duplicazione
La funzione di Duplicazione della Posta in Arrivo consente di ricercare un protocollo e di utilizzarne i dati per la compilazione di una nuova maschera di inserimento.
Una volta selezionato il protocollo verrà presentata la maschera di Inserimento Posta in Arrivo compilata in tutte le sue parti.
Sarà possibile intervenire modificando i dati inseriti automaticamente ed il numero di protocollo verrà attribuito all’atto della conferma.
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3.2 Gestione della Posta in Partenza
La funzionalità di Gestione della Posta in Partenza consente di inserire, variare o duplicare un protocollo in uscita.
3.2.1 Inserimento
In fase di inserimento è possibile scegliere se protocollare un documento in maniera manuale o tramite collegamento diretto con la casella di posta elettronica istituzionale dell’Ente.
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Scegliendo l’inserimento in modo Manuale viene presentata una maschera identica a quella di Inserimento Posta in Arrivo, nella quale dovranno essere compilati i dati del protocollo in uscita.
I campi obbligatori sono definiti dalla valorizzazione degli stessi setup indicati per la Posta in Arrivo e descritti nel Paragrafo 3.1.1 del presente manuale.
E’ altresì possibile compilare la maschera riportando i dati da un protocollo già presente, scegliendo tra l’ultimo inserito, oppure uno specifico.
Tramite l’apposita voce di menù è possibile inoltre commutare la maschera di Inserimento Posta in Partenza in quella di Inserimento Posta in Arrivo, senza necessità di uscire.
Impostando ad N il setup PR_CMBTIPO la funzione Cambio tipo protocollo verrà disabilitata.
Una volta terminato l’inserimento del protocollo è possibile scegliere di inviare il documento via e-mail o fax (se la funzionalità è stata attivata).
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Per la spedizione verranno utilizzati i recapiti codificati nella rubrica associata al nominativo indicato nel campo Ente\Persona\Affare.
Scegliendo l’inserimento di un protocollo da Posta Elettronica è possibile inserire un protocollo in partenza, inviando i relativi dati al destinatario tramite e-mail, sfruttando la funzione di interoperabilità, prevista dalle normative AIPA\CNIPA.
La maschera visualizzata sarà quella di Inserimento Posta in Partenza, dalla quale è prioritario inserire i dati relativi al dettaglio dell’e-mail da inviare, prima di procedere alla protocollazione.
Il tasto consente di accedere alla maschera nella quale compilare tutti i dati necessari all’invio del protocollo via e-mail.
In questa maschera è possibile inserire i destinatari del protocollo, il documento primario e gli eventuali allegati che verranno utilizzati per la composizione del messaggio di posta elettronica.
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I dati relativi ai destinatari devono essere inseriti rispettando le specifiche dettate dalle normativie AIPA\CNIPA in materia di interoperabilità tra sistemi di protocollo.
3.2.2 Variazione
La funzione di Variazione della Posta in Partenza consente di ricercare un protocollo e di modificarne i dati.
Selezionando questa voce di menù viene proposta una maschera nella quale impostare i parametri per i quali effettuare la ricerca.
Le funzionalità previste per la posta in partenza, sono le stesse disponibili per la variazione della posta in arrivo e sono descritte al Paragrafo 3.1.2 del presente manuale.
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3.2.3 Duplicazione
La funzione di Duplicazione della Posta in Partenza consente di ricercare un protocollo e di utilizzarne i dati per la compilazione di una nuova maschera di inserimento.
Le funzionalità previste per la posta in partenza, sono le stesse disponibili per la duplicazione della posta in arrivo e sono descritte al Paragrafo 3.1.3 del presente manuale.
3.3 Movimentazione
La funzionalità di Movimentazione consente di visualizzare i protocolli assegnati agli uffici di appartenenza e di procedere al loro smistamento o alla presa in carico.
Nella maschera di movimentazione viene visualizzato l’elenco dei protocolli assegnati all’ufficio associato all’utente con il quale si sta operando sia per competenza, che per conoscenza.
L’elenco può essere filtrato per protocolli in carico, non in carico o tutti.
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I risultati possono essere filtrati in base alla presa in carico del protocollo da parte dell’ufficio e le colonne esposte possono essere personalizzate tramite l’apposito tasto.
Queste personalizzazioni sono valide solo per l’utente con il quale si sta operando e rimangono attive anche per le successive consultazioni.
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Selezionando un protocollo e cliccando sull’apposito pulsante si procede alla movimentazione del documento.
Viene quindi visualizzata la maschera di Gestione Movimenti dalla quale è possibile visualizzare l’albero delle assegnazioni già effettuate.
In questa maschera è possibile, selezionando l’ufficio di competenza, effettuare la presa in carico del protocollo, oppure procedere alla rimovimentazione del documento verso altri uffici sia per competenza, che per conoscenza.
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Le assegnazioni verranno visualizzate in colore verde se in copia competenza, in blu se in copia conoscenza ed in grigio se è stata effettuata la presa in carico da parte dell’ufficio.
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E’ possibile intervenire modificando le limitazioni alle movimentazioni valorizzando appositamente alcuni setup.
Codice Setup Valore
PR_AUTMOV Se valorizzato ad Y consente a tutti gli utenti di visualizzare in movimentazione anche protocolli assegnati ad uffici diversi da quello di appartenenza
PR_MOVLIM Se valorizzato ad Y limita la movimentazione verso il solo ufficio di protocollo.
PR_UFFPROT Se valorizzato con il codice dell’ufficio Protocollo, gli utenti ad esso associati hanno la possibilità di effettuare movimentazioni anche partendo da assegnazioni effettuate ad altri uffici.
PR_VERMOV Se valorizzato ad Y ad ogni accesso all’applicativo viene segnalato se ci sono protocolli in carico all’ufficio di appartenenza, con la possibilità di accedere direttamente alla maschera di movimentazione.
Nella maschera Elenco Protocolli selezionando più righe, è possibile procedere alla movimentazione massiva dei documenti verso uno o più uffici.
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In questo caso si accede alla maschera Gestione Movimenti e non viene visualizzato l’albero delle movimentazioni, ma la sola indicazione dell’ufficio attuale dal quale si procede alla rimovimentazione.
Le assegnazioni che vengono effettuate in questa modalità vengono automaticamente inserite nell’albero delle movimentazioni dei singoli protocolli, partendo dall’ufficio indicato nella maschera.
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3.4 Unione a Pratica
La funzione Unione a Pratica consente di collegare dei protocolli ad una pratica esistente, oppure ad una nuova.
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Se la pratica non esiste verrà emesso il seguente messaggio e sarà possibile creare la nuova pratica.
3.5 Importazioni
La funzione di Importazione permette di caricare automaticamente dei protocolli partendo da un flusso fornito dal mittente.
Al momento l’unico flusso previsto per l’importazione è quello fornito dalla società Trenta Spa.
Nel caso vi sia la necessità di disporre di eventuali ulteriori flussi di importazione, è possibile contattare il Servizio Clienti all’indirizzo helpdesk.pa@dedagroup.it, fornendo la documentazione necessaria allo sviluppo del nuovo tracciato.
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4 STAMPE
Dal menù Stampe è possibile procedere alla generazione di diversi report, alcuni dei quali obbligatori secondo le vigenti normative in materia.
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5 INTERROGAZIONI
Dal menù Interrogazioni è possibile ricercare i protocolli secondo dei criteri standard, oppure tramite la definizione di Profili personalizzati.
5.1 Ricerca Diretta
La ricerca diretta dei protocolli presenta una maschera standard, dalla quale procedere alla compilazione di alcuni parametri al fine di ricercare i protocolli desiderati.
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Le ricerche verranno effettuate solamente tra i protocolli assegnati all’ufficio a cui l’operatore è associato.
In questa modalità di ricerca è possibile consentire agli utenti di interrogare anche i protocolli appartenenti ad altri uffici valorizzando appositamente alcuni setup.
Codice Setup Valore
PR_RICUFF Se valorizzato ad Y consente agli utenti di selezionare un ufficio diverso da quello di appartenenza (solo Posta in Arrivo)
PR_SOLCOME Se valorizzato ad Y consente di deselezionare il flag Solo propri protocolli
5.2 Ricerca per Profili
La ricerca per Profili presenta la possibilità visualizzare un elenco di protocolli secondo un criterio di ricerca personalizzato.
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Selezionando il profilo desiderato viene proposta la maschera dei criteri di ricerca, secondo quanto definito in fase di creazione del profilo stesso.
In questa ricerca i filtri standard che limitano le visualizzazioni per ufficio, protocollo riservato, ecc… non vengono presi in considerazione, se non espressamente definiti nel profilo creato.
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6 SERVIZI
Dal menù Servizi è possibile verificare ed eventualmente modificare le configurazioni dell’applicativo e delle sue funzionalità.
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