RELAZIONE OdV 2017
RELAZIONE DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA EX. ARTT. 6 – 7 DEL D.LGS.
231/2001 SULL’ANDAMENTO DELL’ESERCIZIO 2017
SAN GERMANO SRL Viale Marconi 10
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ECOSAFETY S.R.L.
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RELAZIONE DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA EX. ARTT.
6 – 7 DEL D.LGS. 231/2001 SULL’ANDAMENTO DELL’ESERCIZIO 2017
La presente relazione costituisce il reporting periodico annuale presentato alla società San Germano S.r.l. da parte dell’OdV, in relazione all’attività svolta, sui risultati ottenuti e sulle eventuali criticità emerse relativamente al proprio Modello di Organizzazione e Gestione.
Premessa
L’Organismo di vigilanza e controllo di San Germano S.r.l. è stato istituito con nomina del Legale Rappresentante in data 15/02/2015.
In particolare, l’Organismo ha il dovere di vigilare sull’efficacia e adeguatezza del Modello in relazione alla struttura aziendale ed alla effettiva capacità di prevenire la commissione dei reati, sull’osservanza delle prescrizioni contenute nel Modello Organizzativo da parte degli Organi Sociali e del personale della Società, sull’opportunità di aggiornamento del Modello stesso, laddove si riscontrino esigenze di adeguamento dello stesso in relazione a mutate condizioni aziendali e/o formative.
Al tal fine l’Organismo di Vigilanza dovrà, con riferimento alla verifica dell’efficacia del Modello, interpretare la normativa rilevante, condurre ricognizioni sull’attività aziendale ai fini dell’aggiornamento della mappatura delle attività “a rischio reato” e dei relativi processi sensibili, coordinarsi con la funzione aziendale preposta per la definizione dei programmi di formazione per il personale e del contenuto delle comunicazioni periodiche da farsi ai Dipendenti ed ai soggetti terzi, finalizzate a fornire agli stessi la necessaria sensibilizzazione e le conoscenze di base della normativa di cui al D.Lgs.
231/2001, monitorare le iniziative per la diffusione della conoscenza e della comprensione del Modello, effettuare periodicamente verifiche mirate su determinate operazioni o specifici atti posti in essere dalla Società nell’ambito dei processi sensibili, raccogliere, elaborare e conservare le informazioni rilevanti in ordine al rispetto del Modello, nonché aggiornare la lista di informazioni che devono essere trasmesse o tenute a disposizione dell’Organismo stesso, verificare periodicamente l’attuazione e l’effettiva funzionalità delle soluzioni / azioni correttive proposte e infine coordinarsi con i Responsabili interni per valutare l’adozione di eventuali sanzioni disciplinari, ferme
procedimento disciplinare.
Con la presente relazione si riportano all’attenzione del Legale Rappresentante della società San Germano S.r.l. le attività svolte al 31 dicembre 2017 dall’Organismo di Vigilanza (d’ora in poi OdV) ex D.lgs 231/01, relative al “Sistema 231”.
Per “Sistema 231” si intende l’insieme delle norme interne, dei processi formali adottati per l’applicazione del D.lgs 231/01 all’interno di San Germano S.r.l. pertanto ogni qualvolta si fa riferimento al “Sistema 231” si fa esplicito riferimento al Codice Etico, al regolamento dell’OdV, al Modello Organizzativo e da tutte le procedure e moduli collegati.
San Germano S.r.l.
La RSA San Germano S.r.l. è accreditata con la Regione Lazio con DCA n. U00117 del 09/04/2013 per 110 posti letto di nuclei Mantenimento B e autorizzata con DCA N.
U00063 del 23/02/2017 per n. 10 posti di Liv. Ass. Estensivo per Disturbi Cognitivo Comportamentali Gravi.
La RSA San Germano S.r.l, è un’ Azienda di Servizi alla Persona che intende proporsi come luogo di ospitalità e di supporto morale ad anziani e persone non autosufficienti in condizioni di disagio. Il contesto ambientale e relazionale, fortemente connotato da caratteristiche tipiche dell’ambito familiare, consente un fattivo compimento dell’azione umanizzatrice attraverso un programma di attenzione alla persona.
Essa è ubicata in una posizione ideale dal punto di vista urbanistico ed ambientale.
Infatti essa si trova ai margini del centro abitato di Piedimonte San Germano, così da renderlo facilmente raggiungibile anche a piedi e si trova in posizione medio-collinare così da godere di un ottimo clima in tutte le stagioni dell’anno.
È circondata da un ampio giardino che rappresenta un notevole beneficio dal punto di vista psico-fisico per gli ospiti della R.S.A.
L’attività assistenziale si articola nelle seguenti funzioni, che si svolgono per tutto l’anno e nel rispetto degli standard gestionali stabiliti dalla regione Lazio:
1. Funzione a carattere assistenziale
- Aiuto alla persona per lo svolgimento delle attività di base della vita quotidiana - Aiuto alla persona per lo svolgimento di attività non elementari
2. Funzione sanitaria
- Assistenza medica di base e specialistica, così come previsto dal SSN - Assistenza infermieristica
- Assistenza farmaceutica, così come previsto dal SSN - Assistenza riabilitativa
3. Funzione sociale
- Coordinamento con i servizi sociali, territoriali e le altre strutture socio-sanitarie - Attività di animazione
4. Funzione alberghiera
- Pulizia e riordino delle stanze e delle aree comuni - Lavanderia
- Ristorazione collettiva
5. Funzione amministrativa
- Direzione, coordinamento, segreteria, ragioneria, economato, gestione del personale - Manutenzione di beni mobili e immobili
- Utenze
- Acquisti di beni mobili, servizi, prodotti vari di consumo
Organismo di Vigilanza
Durante l’esercizio 2017, l’Organismo di Vigilanza della società San Germano S.r.l. è stato composto da un solo membro esterno nella persona del Dott. Fulvio Basili dotato dei necessari requisiti di autonomia, indipendenza e professionalità. La presente relazione, in aderenza al Modello di organizzazione, gestione e controllo della Società, ha affrontato i seguenti argomenti:
- l’attività svolta;
- eventuali criticità rilevate;
- gli interventi migliorativi pianificati;
- le novità normative rispetto al modello approvato.
Nel corso dell’anno l’attività è stata svolta coerentemente agli obiettivi prefissati per l’anno 2017, in particolare si sono registrate le seguenti attività:
Esecuzione di una serie di audit per la verifica della corretta attuazione del Modello Organizzativo all’interno del processo;
Implementazione pratica dei flussi informativi verso l’OdV;
Incontro con il Rappresentante Legale e i vari Responsabili di settore per avere un quadro complessivo delle attività di controllo svolte dagli stessi e di eventuali rilievi emersi;
Promozione dell’aggiornamento del Modello Organizzativo.
In coerenza a quanto definito negli obiettivi, si illustrano nel presente documento le tematiche affrontate e le verifiche condotte nel corso dell’anno.
Anche per l’anno in corso, come per gli esercizi passati, è stato elaborato e seguito uno specifico piano di controllo, allo scopo di individuare le diverse attività di verifica e fornire una schedulazione delle attività da svolgere nel corso dell’esercizio.
La presente relazione ha l’obiettivo di rendicontare le verifiche svolte, anche in modalità integrata, considerando il coinvolgimento delle varie figure addette al controllo dei processi caratterizzanti le attività di San Germano S.r.l.
Non sono state svolte riunioni straordinarie. L’OdV ha effettuato una serie di sopralluoghi presso la sede al fine di recuperare informazioni e materiali utili per l’aggiornamento e l’eventuale modifica del Modello Organizzativo.
L’Organismo di Vigilanza ha svolto le attività di audit, al fine di verificare – a campione - il rispetto degli impegni assunti nel MOG e delle procedure adottate dalla società volte alla prevenzione dei reati di cui al D. Lgs 231/2001. Le verifiche hanno avuto ad oggetto l’effettiva applicazione delle procedure/meccanismi di controllo - richiamati all’interno del Modello - adottati dalla società San Germano S.r.l. per evitare la commissione di reati 231. I processi oggetto di audit sono stati i seguenti:
Gestione Utenti;
Pianificazione, Amministrazione e Controllo;
Sicurezza sul Lavoro;
Gestione Risorse Umane;
Gestione Acquisti;
Legale e Societario;
Gestione Documentazione;
Sistemi Informativi;
Gestione Rifiuti.
I responsabili di processo coinvolti, in generale, hanno confermato la presenza e il rispetto del sistema dei controlli previsti dai protocolli operativi del Modello di Organizzazione e Gestione.
Dalla reportistica esaminata e dai colloqui condotti emerge quanto segue:
Le attività rispondono ai requisiti essenziali di trasparenza, tracciabilità e separazione delle responsabilità: in generale esse vengono eseguite in sostanziale conformità con i principi e il sistema dei controlli, espressi nel Modello Organizzativo e nei protocolli/documenti prescrittivi richiamati, fra cui le procedure di sistema, le Norme di Trasparenza di gestione e il Regolamento interno;
I principali presidi di controllo risultano essere stati rispettati: l’utilizzo di listini per la quantificazione economica e la coerenza con le linee guida regionali.
Implementazione pratica dei flussi informativi verso l’OdV
Le comunicazioni dell’Organismo di Vigilanza, inviate dallo stesso alla struttura nel corso dell’anno, non costituiscono parte del MOG ma sono utilizzate per l’autovalutazione e la trasmissione periodica dei flussi informativi all’OdV;
Le comunicazioni sono inoltre strumenti operativi messi a disposizione dall’OdV ai destinatari del MOG per una migliore comprensione dello stesso e strumenti operativi per l’esecuzione degli audit. In particolare sono state inviate le dovute comunicazioni:
Comunicazione budget annuale OdV
Comunicazione attivazione flussi informativi OdV
Comunicazione adempimenti Legge Gelli
Comunicazione presidi normativa trasparenza e anticorruzione OdV
Rendiconto spese sostenute e budget 2017
Nel corso del 2017, l’OdV non ha ritenuto di ricorrere al budget finanziario a sua disposizione, in quanto il supporto delle strutture interne della Società ha garantito l’efficienza richiesta per avviare le azioni di controllo nelle aree a rischio per la commissione di taluno dei reati presupposto di cui agli artt. 24 e ss del D. Lgs.
231/2001.
In via di estrema sintesi, il rispetto del Modello ed il complessivo operato della Società, dei dipendenti e dei collaboratori è risultato in linea con le esigenze previste dal modello stesso.
L’OdV è stato continuamente e tempestivamente informato di tutti i fatti e le attività che dovevano essere portate a sua conoscenza. Le principali attività della società San Germano S.r.l. hanno processi funzionali ben definiti che risultano costantemente utilizzati. Di quasi tutti i processi sono tracciabili tutti i passaggi operativi e viene tenuta ampia documentazione che rimane a completa disposizione dell’OdV.
Promozione dell’aggiornamento del Modello Organizzativo
Nel corso della prossima revisione dovrà essere valutato l’impatto sul Modello Organizzativo rispetto ai seguenti e recenti aggiornamenti normativi:
la legge n. 179 del 30 novembre 2017 («Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato»)
Legge 20 novembre 2017, n. 167 con «Disposizioni per l’adempimento degli obblighi derivanti dall’appartenenza dell’Italia all’Unione Europea - Legge Europea 2017»: Razzismo e xenofobia (Art. 25-terdecies, D.Lgs. n. 231/2001).
Piano Attività 2018
Per l’anno 2018 l’Organismo di Vigilanza, oltre a promuovere l’aggiornamento del Modello di Organizzazione e Gestione, intende presentare in sintesi il seguente Piano di Attività da monitorare:
implementazione e aggiornamento del modello organizzativo alla luce delle novità normative;
adeguamento ai nuovi standard di accreditamento istituzionale;
aggiornamento del Sistema di Gestione per la qualità;
aggiornamento del sistema privacy alla luce del nuovo Regolamento Europeo RUE 2016/679;
aggiornamento delle procedure di gestione e di controllo;
aggiornamento del sistema di gestione rischio clinico;
aggiornamento del sistema di trasparenza e anticorruzione
Si proseguirà inoltre con il monitoraggio delle attività di adeguamento ai disposti del D.Lgs 231/01, mantenendo costante lo scambio di flussi informative con gli organi societari già implementati.
Conclusioni
Le attività svolte nel corso del 2017 evidenziano, in generale, coerenza con i requisiti essenziali di controllo, trasparenza, tracciabilità e segregazione delle funzioni.
Le attività sono eseguite dal personale aziendale in sostanziale conformità con i principi espressi con il Modello Organizzativo e nei protocolli/documenti prescrittivi richiamati.
Roma 21 Maggio 2018
Il Presidente
