COMPETENZE DETTAGLIO ATTIVITA DELLO SPORTELLO DEL CITTADINO

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Settore 1 – Affari generali

Sportello del Cittadino “Punto in Comune”

COMPETENZE

DETTAGLIO ATTIVITA’ DELLO SPORTELLO DEL CITTADINO

SPORTELLO

ACCOGLIENZA  accoglie il cittadino e lo indirizza all’ufficio competente

 rilascia informazioni su tutti i servizi comunali (nominativo e numero telefonico del referente del servizio)

 rilascia informazioni sugli sportelli polifunzionali (orientamento verso lo sportello)

 distribuisce modulistica (schede procedimento più diffuse IO2)

 informazioni di altri enti (IO1)

 consegna documenti e materiale (raccolta differenziata, ecc…)

 accettazione domande per il protocollo e ricezione plichi

 controllo accessi al municipio

 appuntamenti per il Sindaco

 centralino passante

 accetta semplici segnalazioni POSTAZIONE DI CALL

CENTER  attraverso una efficace gestione delle informazioni via telefono permette all’utente di non recarsi allo sportello e/o di fornire informazioni per l’attivazione degli iter procedimentali

 invia con fax/mail la modulistica necessaria per completare le procedure degli sportelli oppure se il cittadino ha una connessione internet lo indirizza alla pagina dove tale modulistica è presente.

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ATTIVITA’ DI FRONT OFFICE SPORTELLI

POLIFUNZIONALI

Anagrafe

 Rilascio carte identità e nulla osta per carta d’identità

 Rilascio di certificazioni anagrafiche, di stato civile e elettorale

 Autocertificazione e dichiarazione sostitutiva di atto notorio – moduli e consulenza per la compilazione

 Passaporto - Consegna moduli e consulenza sulle domande di passaporto e prenotazione on line c/o questura di Parma

 Rilascio di certificati anagrafici (certificato di residenza, stato di famiglia, esistenza in vita, storici, ecc.)

 Rilascio di certificati di Stato Civile ed Elettorale (certificati di morte, nascita, matrimonio)

 Autentiche di firma, di foto e copie conformi, Autentiche con normativa specifica (Elettorale, Adozione, Ordini professionali, Codice Procedura Penale, ecc.)

 Autentiche per passaggio di proprietà di beni mobili registrati (automobili, motocicli, barche ecc.) autentiche di firma;

SPORTELLO VELOCE  Rilascio di certificazioni anagrafiche, di stato civile e elettorale

 Rilascio carte identità

 Moduli e informazioni (schede procedimento) in Punto in Comune e di altri uffici comunali

 Segnalazioni reclami (Front Office)

 Accettazione domande e consegna documenti (schede procedimento)

 Eventuale accettazione o rilascio di specifiche pratiche del periodo (con scadenza prefissata in un determinato periodo dell’anno)

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 Rinnovo dichiarazione di dimora abituale per gli extracomunitari e copia dei permessi di soggiorno rilasciati o rinnovati dalla Questura

 Cambio di abitazione (variazioni di indirizzo e variazione di composizione del nucleo familiare)

 Adempimenti per la Motorizzazione Civile (invio dati per della variazione di indirizzo nell’archivio patenti e sul automezzi)

Anagrafe canina

 Aggiornamento dell’anagrafe canina regionale in seguito a dichiarazioni dei cittadini:

o Iscrizioni o Acquisizioni o Cessazioni

o Trasferimenti di residenza o Decessi

o Smarrimenti Licenza di Caccia

 Controllo documenti

 Rilascio tesserino

 Consegna calendari e istruzioni per la compilazione dei tesserini Licenza di Pesca

 Informazioni per l’esercizio della pesca Federa – sistema di autenticazione on – line

 Rilascio livello alto di autenticazioni ai cittadini

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Macellazione suini

 Raccolta richieste, verifica e inoltro all’AUSL

Urp

 Segnalazioni, reclami, suggerimenti (Front Office)

 Moduli e informazioni (schede procedimento)

 Accettazione domande e consegna documenti di altri uffici e per altri Enti (schede procedimento)

 Accesso agli atti amministrativi (documenti)

 Consulenza – Informazioni al pubblico – modulistica

 Informazioni circa l’organizzazione del Comune e dei suoi servizi

 Consultazione e rilascio copie di leggi e regolamenti

 Consegna modulistica di tutti i servizi comunali e le informazioni sui procedimenti collegati (riferimento P01 IO03 “Elenco schede informative totale” e P04 IO01 “Elenco procedure di altri uffici”.

 Incassi per altri uffici comunali

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ATTIVITA’ DI BACK OFFICE

Comunicazione esterna ed interna

 Risposta richiesta di informazioni tramite mail ai cittadini

 Aggiornamento delle informazioni da somministrare al cittadino

 Inserimento dati sul sito Web + aggiornamento

 Gestione banche dati delle schede informative (certificazione Qualità)

 Comunicazioni da inviare a altri Enti Pubblici Anagrafe Canina (back office)

 Aggiornamento data base in seguito a messaggi o comunicazioni di altri enti

 Emissione possibili sanzioni da inviate a ufficio competente Tesserini venatori (back office)

 Controllo elenchi e invio tesserini scaduti alla Provincia Segnalazioni e reclami (back office)

 gestione risposte all’utente

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 sollecito e chiusura segnalazioni per conto di altri uffici

 chiusura mensile (stampe e grafici; trasmissione dati statistici e report ai servizi interessati)

 solleciti a 7 gg

 invio dati a richiesta a uffici,Assessori, Consiglieri delegati Smistamento Posta in arrivo

 Verifica arrivo e assegnazioni agli operatori Certificazione anagrafica

 Rilascio certificati o informazioni anagrafiche in seguito a richiesta per posta (da privati o da Enti pubblici) Carte d’identità

 rendicontazione mensile e versamento diritti di segreteria

 chiusura bimestrale (invio cartellini alla Questura; invio elenchi carte identità alla Prefettura)

 Piano di sicurezza CIE – Aggiornamento Back office dei cambi indirizzo:

 accertamento e definizione

 eventuale preavviso di provvedimento negativo + eventuali accertamenti successivi

 consolidamento, archiviazione famiglia, sistemazione parentele

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 lettere ai contro interessati

 conclusione procedimento, lettere e modelli collegati (patenti ecc) Funzioni in materia topografica e ecografica

 Assegnazione numerazione civica in seguito a richieste

 Aggiornamento numeri civici sul SIT (Sistema Informativo Territoriale) UTV

 Proposta di delibera per intitolazione di via – Richiesta pareri obbligatori ai vari enti e richiesta parere alla Prefettura per

eventuale richiesta deroga ministeriale se intitolazione a persona deceduta da meno di 10 anni (2°c, art. 4, L. 1188/1927 e s.m. e i.) + conseguente iter: modifica data base, comunicare ad altri Enti, comunicazione ai cittadini interessati

 Aggiornamento ANNCSU - archivio nazionale numeri civici e strade urbane Attività di supporto per gli altri uffici comunali

 Rendicontazione agli altri uffici delle pratiche gestite allo sportello del cittadino (trasmissioni elenchi materiali consegnati) Qualità

 Aggiornamento procedure dello Sportello e delle istruzioni operative

 Aggiornamento schede procedimento informative di tutte le pratiche di front office

 Monitoraggi dei servizi erogati (trimestrali e annuali)

 Linea Amica invio dati statistici di Punto in Comune

 Indagini soddisfazione degli utenti

 Aggiornamento Carta Servizi

 Aggiornamento indicatori della qualità

Pratiche amministrative del servizio sportello del cittadino

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Istruttoria di tutti gli atti amministrativi dello sportello:

a) determinazioni

b) proposte di deliberazioni da sottoporre all’approvazione di giunta e consiglio comunali Formazione e affiancamento al nuovo personale dello sportello

Consegna istruzioni, documenti e modelli di riferimento, somministrazione formazione e registrazione formazione effettuata Statistica

 Coordinamento uffici comunali per rilevazioni statistiche

 Coordinamento e gestione rilevatori per statistica alla cittadinanza (multiscopo ISTAT, ecc.) Decertificazione e controlli:

Coordinamento:

 il coordinamento di tutte le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione o l’accesso dai dati.

 il monitoraggio delle attività, la redazione dei report da trasmettere agli uffici competenti ai fini della valutazione delle performance, e la vigilanza delle corretta applicazione della normativa richiamata nella misure organizzative

Verifiche e controlli per i propri procedimenti:

 la risposta delle richieste ( o verifiche) di dati pervenute da altre pubbliche amministrazioni o da gestori di pubblici servizi, relativamente ai propri procedimenti;

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 il controllo delle dichiarazioni sostitutive rese al Comune di Salsomaggiore Terme per i propri procedimenti (ai sensi art. 43, 71 e 72 del DPR 445/2000)

Cittadinanza attiva

 Volontariato presso il Comune di Salsomaggiore Terme

 Coordinamento del progetto cittadinanza attiva

 Raccolta richieste e redazione elenco

 Tenuta e aggiornamento dell’albo

 Gestione propri volontari Sito web

 Coordinamento per il nuovo sito web

 Inserimento dati e schede procedimento per Punto in Comune e per altri uffici Stagisti

 Attività di progettazione e di gestione di stage organizzati con le università e le scuole di vario grado

 Inserimento dati e schede procedimento per Punto in Comune e per altri uffici

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RISORSE

Risorse economiche - (Attenzione Risorse PEG 2016 non ancora approvate) Acquisto – materiale vario Sportello del Cittadino

(microchip, modulistica ecc…) 1.000 euro

Spese varie per informazioni per il pubblico 2.000 euro Servizio pubblicità per veicolare numeri di telefono e

contatti su elenco telefonico 900 euro

Totale 3.900 euro

Previsione incassi diritti per rilascio carte d’identità 16.000 euro Previsione incassi diritti per rilascio carte d’identità 800 euro

Totale 16.800 euro

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Risorse umane

Dirigente: Dott.ssa Mariella Cantarelli

Responsabile del Servizio "Sportello del Cittadino - Punto in Comune": Dott.ssa Marina Gardini

 Lucia Berzieri - Responsabile Ufficio Segnalazioni e Decertificazioni

 Luca Billi - Responsabile Ufficio Urp e Statistica

 Monica Valla

 Fabio Frambati

 Elisa Cantarelli

 Elena Tonini CONTATTI

Telefono 0524/580180 - Fax 0524/580199

Email info@comunesalsomaggiore.it protocollo@postacert.comune.salsomaggiore-terme.pr.it Orari invernali dal 15 settembre al 14 giugno

lunedì-mercoledì-giovedì-venerdì dalle 08.30 alle 14.00 martedì dalle 8.30 alle 17.00

giovedì pomeriggio dalle 15.00 alle 18.00 sabato dalle 09.00 alle 12.00

Orari estivi dal 15 giugno al 14 settembre

lunedì-mercoledì-giovedì-venerdì dalle 08.30 alle 12.30 martedì dalle 8.30 alle 17.00

giovedì pomeriggio dalle 15.00 alle 18.00 sabato dalle 09.00 alle 12.00

Indirizzo Piazza Libertà, 1 - 43039 Salsomaggiore Terme

Aggiornamento del 01/07/2016