IMPORT DATI CONTABILI DA DIGITAL AG.
21 settembre 2015
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SOMMARIO
INTRODUZIONE ... 3
A CHI È RIVOLTO QUESTO FASCICOLO ? ... 3
PERCHÉ PERSONALIZZARE LA TABELLA CONTI PER IMPORT DATI CONTABILE IN ALPHA ... 4
ANALISI CODICI OPERAZIONE DIGITAL ... 5
1. CONFIGURAZIONE CASSETTI IN DIGITAL ... 9
A. DIGITAL:SITUAZIONE CASSETTI STANDARD... 9
B. DIGITAL:CREAZIONE CASSETTO PER INCASSI TITOLI ASIA ... 10
C. DIGITAL:CREAZIONE CASSETTI PER SUBAGENTI MECCANIZZATI ON LINE ... 10
D. DIGITAL:CREAZIONE CASSETTI PER BROKER E ALTRUI DELEGA ... 11
E. DIGITAL:CREAZIONE CASSETTI PER ARROTONDAMENTI E ABBUONI ... 12
2. ABBINAMENTO CASSETTI IN TABELLA CONTI ALPHA ... 13
A. ALPHA:ABBINAMENTO TABELLA CONTI PER IMPORT DATI DA DIGITAL ... 13
B. ALPHA:ABBINAMENTO CASSETTO INCASSI ASIA ... 17
C. ALPHA:ABBINAMENTO CASSETTI PER INCASSI SUBAGENTI MECCAN. ON LINE ... 18
D. ALPHA:ABBINAMENTO CASSETTI PER INCASSI BROKER E ALTRUI DELEGA ... 20
E. ALPHA:ABBINAMENTO CASSETTI PER ARROTONDAMENTI E ABBUONI ... 21
3. ABBINAMENTO CODICI OPERAZIONE DIGITAL AI CONTI ALPHA ... 23
A. IMPORT DATI CONTABILITÀ DIGITAL ... 23
B. COSA COMPORTA QUESTO ABBINAMENTO ... 26
4. INCASSO DIGITAL CON UNO O PIÙ CASSETTI ... 27
5. MODIFICA DEL CASSETTO ... 28
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I I nt n tr r o o d d u u zi z i o o n n e e
A A c c h h i i è è r r i i v v o o l l t t o o q q u u e e s s t t o o f f a a s s c c i i c c o o l l o o ? ?
Questo fascicolo è dedicato alle agenzie le quali avendo dovuto “cessare” il sistema Asia vogliono operare acquisendo i dati unicamente dal sistema Digital, evitando così di dover attivare il sistema QUAD per poter continuare ad usufruire di una contabilità gestionale e di altre funzioni presenti in precedenza in Asia (estratto conto intermediari e coass., ecc.).
Pertanto, Uiacoop & Unimedia hanno implementato la funzione di Import Contabile Digital per andare incontro alle esigenze delle agenzie che non intendono attivare QUAD e avere in Alpha quelle funzioni presenti precedentemente in Asia e non in Digital: estratto conto intermediari, estratto conto coass. e gestione sospesi.
In questo caso diventa però fondamentale avere il modulo Alpha.Gestione.
Ricordarsi che …….
Da quando iniziare la nuova procedura di Import dati Contabili ?
Questa procedura di import dati contabili riguarda unicamente il sistema Digital.
Comunque, ogni agenzia anche se sta ancora operando con ASIA, può comunque attivare la nuova procedura di import per acquisire i dati contabili Digital e continuare con la tradizionale procedura import per acquisire i dati contabili Asia in attesa che venga “cessata”.
Perché è importante iniziare
Cominciare subito è essenziale per prendere confidenza con il nuovo metodo di import contabili, per trovarsi così preparati quando verrà chiuso il sistema ASIA.
Piano dei conti Alpha: vecchio o nuovo
L’import dati da Digital è compatibile sia con il vecchio Piano dei Conti che con il nuovo Piano dei Conti Alpha (per vecchio o nuovo si intende la codifica dei conti).
Nelle pagine del fascicolo gli esempi si riferiscono alla nuova codifica, l’agenzia che opera con il “vecchio” piano dei conti dovrà impostare i propri conti.
Import Contabilità Digital: anche più volte in giornata
In Digital, la creazione e il relativo import dei dati contabili in Alpha può essere eseguito anche più volte nella stessa giornata: a differenza di Asia che richiedeva la chiusura della giornata contabile prima di preparare il file contabile.
Personalizzazione Tabella Conti per import dati Contabile in Alpha
Per avere un trasferimento dati contabili da Digital al conto effettivamente movimentato di Alpha è essenziale personalizzare il nuovo Import Dati.
Si tratta di un’attività che richiede circa 30 minuti.
Vediamo come procedere.
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Pe P er rc ch hé é p pe er rs so on na al li i zz z za a re r e l l a a T Ta ab be el l la l a C C on o nt ti i p p e e r r I I m m po p or rt t D Da a ti t i Co C on nt ta ab bi il l e e i in n Al A l ph p ha a
Il nuovo sistema DIGITAL prevede una serie di codici operazione utilizzati automaticamente per le registrazioni contabili sul giornale di cassa.
Dato che nel sistema Digital le operazioni contabili non vengono registrate in partita doppia assume un’importanza fondamentale il codice operazione.
Pertanto ad ogni codice operazione l’agenzia deve associare il conto che verrà movimentato in Alpha con l’acquisizione dei dati contabili; il controconto è sempre il conto direzione, già inserito o da inserire nella Tabella Conti (questo punto è descritto nelle pagine successive).
Ad esempio:
codice operaz. 314 Rappel Danni => associare il conto definito in Alpha come Rappel Danni 76.000.00013 codice operaz. 410 Cassa previdenza agenti => associare il conto definito in Alpha come CPA 04.000.00010 In effetti, a prima vista, può sembrare un compito noioso, interminabile, ma non è così.
Vediamo come si potrebbe affrontare questo impegno per renderlo il più semplice possibile.
1. Stampare il piano dei conti Alpha.
Piano dei conti
2. Procedere scrivendo per ogni codice operazione direzionale, riportati nelle pagine successive, il corrispondente conto Alpha. Esempio:
Codice DIGITAL = VARIE DIREZIONE ALPHA: Conto suggerito
154 Addebito interessi su recupero titolo contenzioso Costo 54.000.0003 155 Spese Legali per Recupero Franchigia D/C Clienti 06.000.0001 156 Addebito spese legali per recupero franchigia Costo 54.000.0009 157 Addebito Spese Service per recupero franchigia Costo 54.000.0009
3. Quindi selezionare Import Dati => Import Contabilità => DIGITAL AGENCY => TABELLA CONTI per inserire gli abbinamenti tra i “codici operazione” Digital ed i conti ALPHA nei quali dovranno confluire i relativi movimenti.
Si ricorda che per i seguenti codici operazione come controconto viene movimentato sempre il conto Direzione.
La suddetta fase di abbinamento codici operazione => conto diventerà così più facile e veloce in quanto si dovranno solamente copiare quello che è stato annotato in precedenza.
Nella fase di attivazione è obbligatorio collegare tutti i codice operazione al relativo conto movimentato ?
No. Questo tipo di abbinamento si può completare anche in un secondo tempo.
Infatti, qualora non siano abbinati tutti i codici, il sistema in fase di import dati segnalerà gli eventuali codici operazione movimentati che non hanno il conto collegato.
Pertanto, l’agenzia può sospendere l’acquisizione, procedere con l’abbinamento dei codici e quindi riprendere l’import dei dati contabili.
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An A na a l l is i s i i c c o o d d i i ci c i op o pe er r a a zi z io on ne e Di D i g g i i t t a a l l
Codice DIGITAL = VARIE DIREZIONE ALPHA: Conto suggerito
101 Quote Coass D/C Coass.
102 Quote Coass Broker D/C Coass.
104 Detrazione/Rientro Premi Fonti Meccan. D/C Premi Comp. 10.000.00100 105 Detrazione/Premi Provvig.su Premi Fonti Mecc. D/C Premi Comp. 10.000.00100
106 Trattenute Fondi autorizzate Transito
107 Polizze in convenzione Patrimoniale
111 Risarcimento OBU
112 Refusione Sinistro Patrimoniale
113 Franchigia Patrimoniale
115 Sinistro Grandine Patrimoniale
116 Club Moto Patrimoniale
120 Plein Air Patrimoniale
121 Contributo Fisso recupero franchigia Ricavo
123 Detrazione a seguito di incasso titolo Transito
126 Rimessa Decadale Anticipata Banca
129 Servizi Telematici AZTE 131 Pareggio Sinistro Grandine
133 Contestazione Libera Patrimoniale
136 Antimafia Transito
138 Convenzioni Transito
139 Trattenuta Fondi manuale Transito
140 Restituzione Prestiti Vita Patrimoniale
145 Finanziamento da Allianz Bank Trans.Pass. Dati
146 Spese legali recupero titoli (manuale) Costo
149 Addebito spese legali per recupero titolo (procedura automatica) Costo 150 Spese Service per recupero titolo (procedura automatica) Costo 151 Addebito Spese Service (procedura automatica) Costo 152 Interessi su recupero titolo in carico al Service automatica) Costo 154 Addebito interessi su recupero titolo contenzioso Costo
155 Spese Legali per Recupero Franchigia Costo
156 Addebito spese legali per recupero franchigia Costo 157 Addebito Spese Service per recupero franchigia Costo
158 Interessi su recupero franchigia Costo
159 Addebito Interessi su recupero franchigia Costo
160 Incasso PREVIP Transito
161 Spese Service per recupero franchigia Costo
170 Beni Apparati AZTE Costo
174 Incasso polizza Progetto per Infrarete (altra agenzia) Patrimoniale
175 Automatismo Broker (detrazione) D/C Broker 08.000.00200
176 Automatismo Altrui Delega (detrazione) D/C Altrui delega 08.000.00200
177 Incassi Virtual POS (pareggio incasso) Transito
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Codice DIGITAL = VARIE DIREZIONE ALPHA: Conto suggerito
180 Pignoramento con bonifico (accredito su cc bancario) Banca 182 Pignoramento con trattenuta (trattenuta autorizzata) Patrimoniale
188 Contributo fisso recupero franchigia Ricavo
190 Saldo chiusura a credito Patrimoniale
191 Rimessa Storno Patrimoniale
196 Polizza V Collettive in coass NO AIL Patrimoniale
199 Generica di Varie Patrimoniale
201 Quote Coass (scarico quote) D/C Coass.
226 Rimessa Decadale Anticipata Banca
228 Rimessa Decadale Banca
271 Rimessa d'Acconto Banca
291 Rimessa Riproposizione Banca
297 Reinvestimento Vita Transito
301 Ristorno Provvigioni
302 Riattivazione Provvigioni
303 Correzioni Provvigioni
304 Incasso direzionale Provvigioni
305 Incasso RID Provvigioni
306 Incassi per conto Provvigioni
307 Super provvigioni Provvigioni
308 Incentivazioni Bersani Provvigioni
309 NAV e Management Fee Provvigioni
310 Ex Tutela (adeguamento provvigionale) Provvigioni
311 POS e Payment Provvigioni
313 Provvigioni Deri direzionale Provvigioni
314 Rappel Danni Rappel (Ricavo)
315 Rappel Vita Rappel (Ricavo)
316 DAS Differimento a scadenza vita Provvigioni
317 Provvigioni su Premi Compensati Provvigioni
318 Controincasso Provvigioni
319 Provvigioni da sblocco CPS Provvigioni
398 Rilievi agli incassi Danni Costo
399 Rilievi agli incassi Vita Costo
402 Polizza fidejussoria Costo
403 Rimborso spese condominiali Costo (-)
404 Rimborso spese pubblicità Costo (-)
407 Fiscalizzazioni su incentivazioni Costo
408 Recupero IVA su fattura Patrimoniale
409 Provvigioni Clarima Ricavo
410 Vs. Quota Cassa Previdenza Agenti Patrimoniale
411 F.P.A. Contributo Integrativo Patrimoniale
412 F.P.A. Contributo Ordin. Patrimoniale
413 Allianz Bank Provvig. F.Pensione Provvigioni
414 Fondi Pensione Provvigioni
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Codice DIGITAL = CODICI OPERAZIONE ALPHA: Conto suggerito
415 Partita di giro tra agenzie Transito
416 Spese notaio Costo
417 Recupero spese mediche Costo (-)
418 Addebiti NAV Costo
419 Sopravvenienze attive Ricavi
422 Contributi Ricavi
423 Marketing assicurativo persone Ricavi
424 Contributi ricorrenti Ricavi
425 Viaggi premi Agenti Ricavi
426 Procedura di urgenza Patrimoniale
427 Incentivazioni speciali Ricavi
428 Contributi vari rete Ricavi
429 Contributi spese Ricavi
430 Contributo organizz. e produzione Ricavi
431 Provvigioni SIM Ricavi
432 Contributi speciale sinergia Ricavi
433 Rivalse Costi
434 Provvigioni fondo pensione Ricavi
435 Recupero spese notarili Costi
436 Recupero spese Service Costi
437 Recupero spese interessi Costi
438 Sopravv. Passive su polizza Costi
439 Quota associativa Costi
440 Battitura atti Costi
442 Concessione prestito Patrimoniale
443 Vs quota interessi pres. Costi
444 Imposta pubblicità / tassa insegna Costi
447 Interessi passivi di mora Costi
449 Remunerazione sinistri Ricavi
452 Contributi per locazioni Ricavi
454 Premi subag. quote coass. ns. delega Patrimoniale
455 Sopravv. Attive su polizza Ricavi
456 Contributo franchigie Ricavi
459 Famigliari agente Patrimoniale
460 Polizza collettiva Vita Patrimoniale
461 Pol. Ind. Sosp. Pat. Patrimoniale
463 Addebito Premio Patrimoniale
464 SEAT – Recup. Quota agenzia Ricavo
465 SEAT – Contributo agenzia Ricavo
466 Fondo Cassa agenzia MI Patrimoniale
467 Recupero sinistri rischio impiego Patrimoniale
468 Sopravvenienze passive Costo
469 Atto di correntezza Costo
471 Compenso Allianz Telematics Costo
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Codice DIGITAL = CODICI OPERAZIONE ALPHA: Conto suggerito
472 Fondo Previras Ricavo
476 Posta massiva Costo
477 Recup. Premio senza Q.I. Patrimoniale
480 Ristorni Provvigionali Danni Ricavi
483 Incasso Previp Transito
484 Addebito anticipo spese gare Costo
485 Contributo per accordo scivolo Ricavo
486 Contributi vari Ricavo
487 Contributi a sostegno agenzie Ricavo
488 Reclutamento produttori Ricavo
489 Contributi spese promozionali Costo
490 Polizza collettiva Vita Patrimoniale
491 Convenz. GALA Long Term Care Patrimoniale
492 Polizza attività profess. Agenti Costo
493 Fondo comune cauzioni Patrimoniale
494 Recupero spese Costo
495 Canone mensile POS E-Payment Costo
990 Saldo Debito Asia Trans. Pass.Dati
Adesso si procede alla configurazione dei cassetti in Digital.
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1 1 . . C C o o n n fi f i g g u u r r a a zi z i o o n n e e C C a a ss s s e e tt t ti i i i n n D D ig i gi i t t a a l l
Terminata la fase di analisi dei codici operazione direzionali ed i conti Alpha, si procederà, qualora l’agenzia non abbia mai utilizzato la procedura di Import Contabilità Digital, all’abbinamento dei codici cassetto al corrispondente conto Alpha.
A. A . D Di i gi g it ta al l: : S Si i tu t ua az zi i on o ne e C Ca as ss se et tt ti i s st ta an n da d ar rd d
Si può accedere a questa funzione solo con la password dell’amministratore.
Creare in La mia Agenzia => Servizi => CONFIGURAZIONE CASSE i “cassetti” contabili da movimentare al momento dell’incasso.
Ipotesi di una Configurazione Casse
Di norma, questa Tabella comprende tutti i “cassetti” che ogni agenzia si è creato, utilizzati per l’incasso dei titoli e cioè: Cassetto Cassa 1 e Cassetto Cassa Mobilità
Qualora non siano presenti altri cassetti l’agenzia deve procedere con la creazione di altri cassetti e precisamente:
cassetto banca; cassetto c/c postale; cassetto per arrotondamenti e uno per abbuoni, cassetto per subagenti meccanizzati on line, cassetto per broker e altrui delega.
Qualora l’agenzia desideri gestire più banche dovrà crearsi altri “cassetti”, ad esempio 0.4 Banca Credit, 0.5 Banca ABC, i quali dovranno essere abbinati al corrispondente conto Alpha.
Vediamo come continuare.
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B. B . D Di i gi g it ta al l: : C Cr re ea az zi io on ne e Ca C as ss se et tt to o p p e e r r i i nc n ca as ss si i ti t i to t ol l i i As A si ia a
Per gestire gli incassi dei titoli Asia è sufficiente collegare un cassetto “virtuale” in Tabella Conti di Alpha, come illustrato nelle pagine successive al capitolo 2 Abbinamento Cassetti Digital in Tabella Conti Alpha
C. C . D Di i gi g it ta al l: : C Cr re ea az zi io on ne e Ca C as ss se et tt ti i pe p er r su s ub ba ag ge en nt ti i m m ec e cc ca an ni iz zz za at ti i o on n li l i ne n e
Per avere una movimentazione puntuale dei conti interessati dagli incassi relativi ai subagenti meccanizzati on line è indispensabile che sia presente in Digital => Configurazione Casse, un cassetto per ogni subagente.
I cassetti per le fonti on line sono già presenti in Configurazione Casse.
(Per un eventuale inserimento del cassetto selezionare in La mia Agenzia => Servizi => CONFIGURAZIONE CASSE il “cassetto” contabile per gli incassi del subagente on line).
Questi “cassetti” devono quindi essere collegati in Tabella Conti ai corrispondenti conti di Alpha, un conto per ogni subagente, ad esempio della serie 08.000.0000x.
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D. D . D Di i gi g it ta al l: : C Cr re ea az zi io on ne e Ca C as ss se et tt ti i pe p er r Br B ro ok ke er r e e A A l l tr t ru ui i D De el l eg e ga a
Per avere una movimentazione puntuale dei conti interessati dalle registrazioni relative ai broker si consiglia ad ogni agenzia di crearsi in Digital => Configurazione Casse, due “cassetti” relativi uno ai broker e l’altro all’altrui delega.
Questi due “cassetti”, Cassa Broker e Cassa Altrui Delega, devono quindi essere collegate in Tabella Conti ai corrispondenti conti di Alpha.
Al momento dell’incasso l’agenzia dovrà pertanto, a seconda del tipo di registrazione, impostare la “cassa Broker”
oppure la “cassa Altrui Delega”.
Creare in La mia Agenzia => Servizi => CONFIGURAZIONE CASSE i “cassetti” contabili da movimentare per gli incassi del subagente on line.
Ad esempio, si ipotizza di creare i cassetti:
0 51 Broker Incasso Broker
0 52 Altrui Delega Incasso Altrui D
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E. E . Di D i gi g it ta al l: : C Cr re ea az zi io on ne e Ca C as ss se et tt ti i pe p er r Ar A rr ro ot to on nd da am m en e nt ti i e e A A bb b bu uo on ni i
Per avere una movimentazione puntuale degli arrotondamenti e degli abbuoni si consiglia ad ogni agenzia di crearsi in Digital => Configurazione Casse, due “cassetti” relativi uno agli arrotondamenti ed uno agli abbuoni.
Questi due “cassetti devono quindi essere collegate in Tabella Conti ai corrispondenti conti di Alpha.
Al momento dell’incasso l’agenzia dovrà pertanto, a seconda del tipo di registrazione, impostare la “cassa Arrotondamenti” oppure la “cassa Abbuoni”.
Creare in La mia Agenzia => Servizi => CONFIGURAZIONE CASSE i “cassetti” contabili da movimentare in caso di arrotondamenti o abbuoni.
Ad esempio, si ipotizza di creare i cassetti:
0 31 Arrotond. Arrotondamenti
0 32 Abbuoni Abbuoni
Oppure l’agenzia può decidere di crearsi un unico cassetto valido sia per gli arrotondamenti che gli abbuoni.
0 31 Arr/.Abbuoni Arrot. Abbuoni
Si procede adesso con il collegamento tra i cassetti Digital con i relativi conti Alpha.
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2 2 . . A A b b b b i i na n am m e e nt n to o c c a a ss s s e e tt t ti i i i n n Ta T ab be e l l la l a Co C on nt ti i A A lp l ph ha a
Terminata la fase di creazione dei cassetti, si procede all’ultimo abbinamento tra i “cassetti” Digital ed i conti patrimoniali Alpha, cassa, banche, c/c postale, direzione.
In fase di acquisizione i movimenti acquisiti da Digital confluiranno nei conti Alpha, indicati in Tabella Conti.
A. A . A AL LP P H H A: A : Ab A bb bi i na n am me en nt to o T Ta ab be el l la l a C C on o nt ti i p pe er r I I mp m po or rt t da d at ti i d da a Di D i gi g it ta a l l
Tabella Conti
In ALPHA => Import Dati => Import Contabilità => DIGITAL AGENCY => TABELLA CONTI si devono inserire gli abbinamenti tra i “cassetti” Digital Agency ed i conti ALPHA nei quali dovranno confluire i relativi movimenti
Fare clic su Nuovo
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Inserire il codice cassetto Digital (da Configurazione Casse) e il conto corrispondente in Alpha.
Campo Cassa Allianz:
indicare il codice Sede.Cassa (da Configurazione Casse) Esempio: 0.1
Campo Conto Agenzia:
indicare il corrispondente conto Alpha utilizzando la seguente codifica: Esempio: 01.000.00001
Campo Descrizione:
indicare la descrizione (campo libero): Esempio: Cassa Direzione
Campo Compagnia: indicare 1 (se agenzia ex Ras)
5 (se agenzia ex Subalpina)
73 (se agenzia ex LLoyd)
2 (se agenzia ex Milano) 7 (se agenzia ex Sasa)
Si procede creando gli altri cassetti in Digital => Configurazione Casse Ad esempio: creazione Cassetto Banca
Campo Cassa Allianz:
indicare il codice Sede.Cassa (da Configurazione Casse) Esempio: 0.4
Campo Conto Agenzia:
indicare il corrispondente conto Alpha utilizzando la seguente codifica: Esempio: 02.000.00001
Campo Descrizione:
indicare la descrizione (campo libero): Esempio: Banca Direzione
Campo Compagnia: indicare 1 (se agenzia ex Ras)
Tutti i cassetti censiti in Digital devono essere abbinati al corrispondente conto Alpha.
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Infine andranno obbligatoriamente inseriti i seguenti 3 abbinamenti, prestando attenzione a quanto segue.
Esempio con sistema ASIA ANCORA ATTIVO
Se il sistema Asia è ancora in vigore, si consiglia di indicare: lo specifico conto Direzione Digital (esempio:
30.000.00003) e lo specifico conto Provvigioni Digital (esempio: 76.000.00002).
Cassa ALLIANZ Conto AGENZIA Descrizione
DIREZIONE 30.000.00003 = esempio: si consiglia di indicare il conto D/C Direzione
Digital (o un altro conto creato appositamente per Digital Agency) Direzione PROVV 76.000.00002 = esempio: si consiglia di indicare il conto Provvigioni
Agenzia (o un altro conto creato appositamente per Digital Agency) Provvigioni RIMESSA 17.000.00005 = esempio: indicare il conto Transito Foglio Rilievi (1) Rimessa
(1) : L’operazione contabile creata in Asia è relativa alla rimessa decadale di pari importo alla scrittura generata in Digital, ma con segno opposto, in modo tale che risulti avere saldo uguale a ZERO.
Esempio:
Indicare le scritte e i conti evidenziati in rosso.
Fare clic su Aggiorna
Oppure se Asia è già cessata ……….
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Esempio con sistema ASIA GIA’ CESSATO) (anche se si effettuano ancora incassi in Asia per
Se ASIA è già stato chiuso indicare: il normale conto Direzione (Asia) ed il normale conto Provvigioni (Asia).
Cassa ALLIANZ Conto AGENZIA Descrizione
DIREZIONE 30.000.00001 = esempio: indicare il normale conto D/C Direzione (finora
utilizzato per Asia) Direzione
PROVV 76.000.00001 = esempio: indicare il normale conto Provvigioni
Direzione (finora utilizzato per Asia) Provvigioni
RIMESSA 02.000.00001 = esempio: indicare il conto Banca (1) Rimessa
Esempio con sistema ASIA GIA’ CESSATO
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B. B . A AL LP P H H A: A : Ab A bb bi i na n am me en nt to o c ca as ss se et tt to o i i nc n ca as ss si i As A si ia a Tabella Conti
In ALPHA => Import Dati => Import Contabilità => DIGITAL AGENCY => TABELLA CONTI si deve inserire l’abbinamento tra il “cassetto” Digital Agency ed il conto ALPHA nel quale dovranno confluire gli incassi Asia.
Nella videata proposta fare clic su Nuovo (in basso a destra)
Quindi inserire il codice Digital (da Configurazione Casse) e il conto corrispondente in Alpha in cui deve confluire il movimento contabile.
Ad esempio.
Codice ALLIANZ 0.0 => Conto AGENZIA ALPHA 01.000.00001 Cassa
Oppure si può abbinare questo “cassetto” in Tabella Conti ad un conto di transito (da creare) come Transito Incassi Asia, che dovrà essere quindi sostituito con il conto effettivamente movimentato.
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C. C . A AL LP P H H A: A : Ab A bb bi i na n am me en nt to o c ca as ss se et tt ti i pe p er r i in nc c as a ss si i s su ub ba ag g e e n n ti t i me m ec cc ca an n. . o on n li l in n e e Tabella Conti
In ALPHA => Import Dati => Import Contabilità => DIGITAL AGENCY => TABELLA CONTI si devono inserire gli abbinamenti tra i “cassetti” Digital Agency ed i conti ALPHA nei quali dovranno confluire i relativi movimenti.
Nella videata proposta fare clic su Nuovo (in basso a destra)
Quindi inserire il codice Digital (da Configurazione Casse) e il conto corrispondente in Alpha in cui deve confluire. Ad esempio in Digital sono stati creati i seguenti cassetti:
2 1 Cassa 1 Fonte 002
2 99 Cassa Mobilità Fonte 002
10 1 Cassa 1 Fonte 010
10 99 Cassa Mobilità Fonte 010
17 1 Cassa 1 Fonte 017
17 99 Cassa Mobilità Fonte 017
Da abbinare come segue:
Codice Digital 2.1 Cassa => Conto AGENZIA ALPHA 08.000.00002 D/C FONTE 002 (*) Codice Digital 2.99 Cassa Mobil. => Conto AGENZIA ALPHA 08.000.00002 D/C FONTE 002 (*) Codice Digital 10.1 Cassa => Conto AGENZIA ALPHA 08.000.00010 D/C FONTE 010 (*) Codice Digital 10.99 Cassa Mobil. => Conto AGENZIA ALPHA 08.000.00010 D/C FONTE 010 (*) Codice Digital 17.1 Cassa => Conto AGENZIA ALPHA 08.000.00017 D/C FONTE 017 (*) Codice Digital 17.99 Cassa Mobil. => Conto AGENZIA ALPHA 08.000.00017 D/C FONTE 017 (*)
(*) da creare qualora non siano presenti nel piano dei conti Alpha
Esempio:
Fare clic su Aggiorna per la conferma.
19 Quindi:
Cosa succede in Alpha
Incasso titolo subagente meccan. on line in Digital
In fase di incasso ogni subagente seleziona il proprio cassetto.
Import Dati in Alpha
Con il trasferimento dati contabili, questa registrazione viene abbinata al conto Alpha, quindi 08.000.00002
Le detrazioni del premio e della provvigione vengono invece abbinate al conto Alpha inserito per il codice operazione 104 e 105, ad esempio:
codice 104 => 10.000.00100 Detrazione Fonti codice 105 => 10.000.00100 Detrazione Fonti Conti 08.000.00002 e 10.000.00100
Pertanto il conto 08.000.00002 rappresenta l’effettivo debito della fonte (totale premi incassati), mentre il conto 10.000.00100 rappresenta il totale delle detrazioni (premi e provvigioni) di tutti i subagenti meccanizzati.
Il rientro delle detrazioni andranno a movimentare questo ultimo conto ma con il segno opposto.
Mentre il conto 08.000.00002 si pareggia al momento del versamento e della liquidazione dell’estratto conto.
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D. D . A AL LP P H H A: A : Ab A bb bi i na n am me en nt to o c ca as ss se et tt ti i pe p er r i in nc c as a ss si i B B ro r ok ke er r e e A A lt l tr ru u i i De D el le eg ga a Tabella Conti
In ALPHA => Import Dati => Import Contabilità => DIGITAL AGENCY => TABELLA CONTI si devono inserire gli abbinamenti tra i “cassetti” Digital Agency ed i conti ALPHA nei quali dovranno confluire i relativi movimenti.
Nella videata che appare fare clic su Nuovo (in basso a destra)
Quindi inserire il codice Digital (da Configurazione Casse) e il conto corrispondente in Alpha in cui deve confluire il movimento contabile.
Ad esempio.
Codice ALLIANZ 0.51 => Conto AGENZIA ALPHA 08.000.00051 D/C BROKER
Codice ALLIANZ 0.52 => Conto AGENZIA ALPHA 08.000.00052 D/C ALTRUI DELEGA
Fare clic su Aggiorna per la conferma.
Cosa succede in Alpha
Incasso titolo Broker in Digital
In fase di incasso l’agenzia deve selezionare il cassetto Incassi Broker ( o Altrui Delega).
Import Dati in Alpha
Con il trasferimento dati contabili, questa registrazione viene abbinata al conto Alpha, quindi 08.000.00051 La detrazione del premio viene invece abbinata al conto Alpha inserito per il codice operazione 175, ad esempio:
codice 175 => 08.000.00200 Detrazione Broker Conti 08.000.00051 e 08.000.00200
Pertanto il conto 08.000.00051 rappresenta l’effettivo credito verso il broker, mentre il conto 08.000.00100 rappresenta il totale delle detrazioni di tutti i broker.
Il rientro delle detrazioni andranno a movimentare questo ultimo conto ma con il segno opposto.
Mentre il conto 08.000.00051 si pareggia al momento del pagamento del singolo broker.
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E. E . AL A LP P H H A: A : Ab A bb bi i na n am me en nt to o c ca as ss se et tt ti i pe p er r A Ar rr ro ot to on nd da am m en e nt ti i e e Ab A bb bu uo on ni i Tabella Conti
In ALPHA => Import Dati => Import Contabilità => DIGITAL AGENCY => TABELLA CONTI si devono inserire gli abbinamenti tra i “cassetti” Digital Agency ed i conti ALPHA nei quali dovranno confluire i relativi movimenti.
Nella videata che appare fare clic su Nuovo (in basso a destra)
Quindi inserire il codice Digital (da Configurazione Casse) e il conto corrispondente in Alpha in cui deve confluire il movimento contabile.
Ad esempio.
Codice ALLIANZ 0.31 => Conto AGENZIA ALPHA 55.000.00001 ARROTONDAMENTI Codice ALLIANZ 0.32 => Conto AGENZIA ALPHA 54.000.00001 ABBUONI
Fare clic su Aggiorna per la conferma.
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Completamento Configurazione
Dopo la personalizzazione la situazione potrà essere la seguente (se Asia ancora attiva).
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3 3 . . A A b b b b i i n n a a me m e n n t t o o c c o o d d i i c c i i o o p p e e r r a a zi z i on o ne e D D ig i gi i t t a a l l a a i i c c o o n n t t i i Al A l ph p ha a
Si procede adesso con l’abbinamento dei codici operazione Digital ai conti Alpha.
L’agenzia, dopo aver analizzato e annotato manualmente per ogni codice operazione Digital il corrispondente conto di Alpha, procede con la fase di abbinamento.
A A . . I I m m p p o o r r t t d d a a t t i i C C o o n n t t a a b b i i l l i i t t à à D D i i g g i i t t a a l l
Selezionare in ALPHA => Import Dati => Import Contabilità => DIGITAL AGENCY
Fare clic su FULL Digital per proseguire.
Si procede con l’abbinamento dei codici operazione al conto di Alpha.
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Selezionare il codice operazione e indicare il conto Alpha: il conto può essere inserito direttamente nel campo nel formato standard, ad esempio 76.000.00003
Oppure facendo clic su Conto ALPHA si accede al piano dei conti per la ricerca del conto desiderato.
La spunta della casella Visualizza solo abbinamenti da completare permette di vedere unicamente i codici operazione ancora da sistemare, facilitando così il lavoro.
Togliendo la spunta si possono vedere tutti i codici operazione, sia quelli già abbinati che quelli ancora da abbinare.
Come ricercare un conto
Impostando l’opzione Mastro, indicare il codice e fare clic su Ricerca
Oppure impostando l’opzione Descrizione, indicare la descrizione e fare clic su Ricerca
Fare clic su Chiudi per uscire dalla ricerca.
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Esempio: si abbina il codice operazione 160 al conto di transito Alpha 17.000.00001
Dopo avere indicato il conto Alpha 17.000.00001 fare clic su Aggiorna; si può continuare con un nuovo abbinamento.
Dopo aver fatto clic su Aggiorna appare la seguente segnalazione:
Cosa significa questa segnalazione
Qualora siano gestite due o più agenzie il sistema aggiornerà in automatico anche per i relativi progressivi previsti per l’import dati anche la relativa Tabella Conti.
Comunque, terminata la fase di abbinamento, l’agenzia potrà richiamare la Tabella Conti delle altre agenzie e apportare le eventuali modifiche.
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B. B . C Co os sa a co c om mp po or rt ta a qu q ue es st to o ab a bb bi in na am m en e nt to o
Conclusa la fase di abbinamento tra i codici operazione Digital ed il relativo conto Alpha il sistema aggiorna in automatico:
in Contabilità => Tabelle => 3.Codici Operazione riportando tutti i codici Digital
in Import Dati Digital => Tabella Codici Operazione riportando tutti i codici Digital
in Import Dati Digital => Tabella Conti riportando gli abbinamenti inseriti tra i codici operazione Digital e i conti Alpha
In futuro
D’ora in poi eventuali modifiche o integrazioni di abbinamento tra Digital e i conti Alpha dovranno essere fatte direttamente in Tabella Conti.
Per eventuali inserimenti di nuovi codici operazione sarà cura di Unimedia comunicare tempestivamente le modalità operative alle agenzie.
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4 4 . . I I n n c c a a s s s s o o D D i i g g i i ta t al l co c on n u u n n o o o o p pi i ù ù c c a a s s se s e t t t t i i
INCASSO ESEGUITO IN DIGITAL
In sede di INCASSO andrà’ valorizzato opportunamente il campo CASSETTO (che elencherà TUTTE le voci classificate all’interno della funzione GESTIONE => CONFIGURAZIONE CASSE
In caso di utilizzo di più cassetti (cassa + banca, cassa + abbuoni, ecc.) si dovrà impostare l’opzione Altro nel campo Modalità di pagamento e quindi procedere con la selezione dei cassetti interessati.
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5 5 . . Mo M od di if fi ic c a a d d e e l l c c a a s s s s et e tt to o
E’ comunque possibile modificare il tipo di cassetto assegnato alla registrazione prima di essere trasferita in Alpha.
Dal giornale di cassa selezionare il titolo interessato e quindi fare clic su Modalità di pagamento e proseguire con la selezione dell’opzione Integra dati per assegnare il cassetto desiderato.
