European Ombudsman
Decisione nel caso 1274/2017/EIS in merito alla decisione dell'Ufficio europeo di selezione del
personale (EPSO) di non ammettere il denunciante ad un concorso generale in quanto non aveva sufficiente esperienza professionale per soddisfare i criteri di ammissibilità
Decisione
Caso 1274/2017/EIS - Aperto(a) il 24/01/2018 - Decisione del 24/01/2018 - Istituzione coinvolta Ufficio europeo di selezione del personale ( Cattiva amministrazione non riscontrata ) |
Il caso riguarda la decisione dell'Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO) di non ammettere il denunciante alla fase delle prove di valutazione di un concorso generale per segretari/commessi. L'EPSO ha ritenuto che il denunciante non soddisfacesse tutti i criteri di ammissibilità poiché la sua esperienza professionale non era prevalentemente attinente alla natura delle funzioni. La Mediatrice ha esaminato la denuncia e non ha individuato estremi di cattiva amministrazione da parte dell'EPSO.
Antefatti della denuncia
1. Il denunciante è un cittadino italiano che ha preso parte al concorso generale
EPSO/AST-SC/03/15-3 [1] (Segretari/Commessi) organizzato dall’Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO). La candidatura riguardava il settore 3 (supporto di segreteria). Nel suo atto di candidatura, il denunciante cita 12 esperienze professionali, per una durata totale di 1 817 giorni (quasi 5 anni). Fatta eccezione per l'esperienza professionale di cui al punto 1, egli non ha tuttavia fornito una descrizione dettagliata delle sue mansioni.
2. In data 30 luglio 2015, l'EPSO ha informato il denunciante che, poiché non soddisfaceva tutti i criteri di ammissibilità, non poteva essere ammesso alla fase successiva del concorso, nella fattispecie le prove di valutazione. Ciò era dovuto al fatto che la sua esperienza professionale non era prevalentemente attinente alla natura delle funzioni, quali richieste dal bando di concorso (il "bando").
3. In data 3 agosto 2015, il denunciante ha presentato una richiesta di riesame all'EPSO. A suo avviso, l'EPSO aveva torto a non ammetterlo alla fase successiva del concorso. Il denunciante faceva riferimento alle voci da 1 a 11 del proprio atto di candidatura, elencati alla sezione "Esperienza professionale", e al fatto che aveva cercato di mantenere il proprio CV quanto più chiaro e conciso possibile, come suggerito tra l'altro da specialisti in materia di risorse umane. Sosteneva pertanto che, verosimilmente, le sue conoscenze relative alle
procedure nel campo delle risorse umane avevano reso meno evidente l'esame di
ammissibilità della sua candidatura da parte della commissione giudicatrice. Aveva inoltre voluto evitare ripetizioni inutili e rendere, in tal modo, la sua candidatura più leggibile.
4. In data 22 dicembre 2015, l'EPSO ha inviato al denunciante la sua risposta, nella quale sottolineava che, in linea con la pertinente giurisprudenza, esso è vincolato [2] dal bando di concorso per la valutazione degli atti di candidatura. In base al bando di concorso, solo i candidati che soddisfano tutti i criteri di ammissibilità " sulla base delle informazioni fornite nell' atto di candidatura elettronico " possono essere ammessi al concorso. Esso
aggiungeva tuttavia che la commissione giudicatrice, pur avendo esaminato attentamente il fascicolo di candidatura del denunciante, " prestando particolare attenzione ai punti da lui sollevati in relazione alla sua esperienza professionale ", aveva nondimeno concluso che l'esperienza professionale del denunciante attinente alla natura delle funzioni non era di durata sufficiente . Alla luce di tali antefatti, la commissione giudicatrice aveva confermato la propria decisione di non iscrivere il nominativo del denunciante nell'elenco dei candidati ammessi alla fase successiva del concorso.
5. Il 24 ottobre 2016, il denunciante si è rivolto alla Mediatrice [3] , asserendo di non aver ricevuto risposta alla propria richiesta di riesame. La Mediatrice ha avviato un'indagine e, il 13 febbraio 2017, ha chiesto all'EPSO di rispondere al denunciante. Il 28 febbraio 2017, l'EPSO ha risposto di aver debitamente comunicato la propria risposta, cui è fatto riferimento al punto 4 di cui sopra, al denunciante attraverso il suo account EPSO il 22 dicembre 2015 e di averne allegato una copia. Alla luce della risposta dell'EPSO, il 2 marzo 2017, la Mediatrice ha archiviato il caso.
6. Il denunciante ha inoltrato la presente denuncia alla Mediatrice il 20 luglio 2017.
L'indagine
7. La Mediatrice ha avviato un'indagine sulla denuncia e ha individuato il seguente problema:
L'EPSO ha stabilito erroneamente che il denunciante non aveva sufficiente esperienza professionale per soddisfare i criteri di ammissibilità.
8. Nel corso dell'indagine, i servizi della Mediatrice hanno attentamente valutato le informazioni fornite nella denuncia. Essi hanno inoltre contattato l'EPSO per sapere se quest'ultimo avesse tenuto conto delle informazioni supplementari trasmesse dal
denunciante nella sua richiesta di riesame. Il 7 dicembre 2017 l'EPSO ha risposto in modo affermativo.
Decisione dell'EPSO di non ammettere il denunciante al concorso
Argomenti presentati dal denunciante
9. Il denunciante contesta la decisione dell'EPSO di non ammetterlo alla fase successiva del concorso. Afferma di avere più di quattro anni di esperienza professionale pertinente, come dimostrato alle voci da 1 a 11 del suo atto di candidatura elettronico.
Valutazione della Mediatrice europea
10. Secondo il bando di concorso, i compiti di cui al settore 3 (supporto di segreteria) sono definiti " vari e possono comprendere le seguenti azioni:
– organizzare attività amministrative e di supporto per il dipartimento (riunioni, viaggi di lavoro, ecc.);
– trattare/gestire/archiviare i documenti e le richieste di intervento (ricevimento, trattamento, controllo e classificazione di documenti, relazioni e corrispondenza);
– preparare, trattare, finalizzare e verificare i documenti (editing/elaborazione, impaginazione, formattazione, tabelle) con l’aiuto di un software specifico;
– ricercare, compilare e diffondere le informazioni (aggiornamento di banche dati e di fascicoli);
– trattare e dare seguito a questioni tecniche e amministrative per il dipartimento/l'unità;
– tenere e aggiornare l'agenda dell'unità/del dipartimento, rispondere alle telefonate, trasmettere messaggi.
Queste funzioni richiedono una conoscenza approfondita di strumenti informatici quali programmi di elaborazione di testi, fogli di calcolo e banche dati. "
11. Per quanto concerne le qualifiche professionali, dal bando di concorso risulta che i candidati devono disporre di
"Studi superiori di almeno un anno attestati da un diploma nel settore del segretariato [categoria 1]
oppure
studi secondari attestati da un diploma che dia accesso all'istruzione superiore, seguiti da un'esperienza professionale di almeno tre anni attinente alla natura delle funzioni da svolgere [categoria 2]
oppure
una formazione professionale di almeno un anno (equivalente al livello 4 del quadro europeo delle qualifiche) [4] , seguita da un minimo di tre anni di esperienza professionale. Sia la formazione che l’esperienza professionale devono essere sostanzialmente collegate alla natura delle funzioni da svolgere." [categoria 3] (evidenziazione aggiunta).
Nel caso in questione, è indubbio che il denunciante e il suo profilo rientrino nella categoria 2
12. Nel suo atto di candidatura elettronico, al punto 1 , il denunciante descrive la propria esperienza professionale come segue:
"Addetto plurilingue alle vendite di opere grafiche ispirate da [–] (venditore di opere [–], operante in lingue straniere con clienti internazionali) e assistente personale del sig. [–] (responsabile della gestione della sua galleria d'arte storica personale [–]; Contatto con i clienti, tecniche
promozionali e negoziali, post-vendita, assistenza clienti, accogliere i visitatori e mantenere alto il loro interesse nel tempo; piccole mansioni manuali di precisione e cura, attenzione al dettaglio, miglioramento costante della sala di esposizione d'arte; prima nota, pagamenti con carta/in contanti, imballaggio e invio delle spedizioni. In qualità di assistente personale del sig. [–], noto architetto artista e insegnante di design, ho svolto la revisione e correzione di bozze di prove di stampa, traduzioni in italiano, inglese e francese dei suoi saggi autobiografici e recensioni di arte contemporanea per le sue pubblicazioni recenti. È stata una preziosa cooperazione con l'autore, costantemente volta a produrre testi che fossero fedeli al pensiero dell'artista, facendo attenzione ad un suo riscontro positivo sul mio lavoro. Ero inoltre responsabile dell'aggiornamento dei contenuti (web), della correzione di bozze e della traduzione (in italiano, inglese e francese) di varie descrizioni e spiegazioni dello stesso artista sulle sue opere esposte a Edimburgo e Parigi con l'associazione internazionale architetti artisti (con le relative pubblicazioni dei cataloghi). [–]”.
(valore calcolato 4 mesi e 24 giorni)
13. Nel suo atto di candidatura, il denunciante descrive la propria restante esperienza professionale come segue:
" Addetto all'ufficio vendite Italia; Trattamento completo degli ordini, emissione di bolle di consegna e fatture, servizio alla clientela, gestione dei reclami, controllo degli stock. Software integrato di gestione aziendale: "Metodo". (Congedo di maternità)" (voce 2 – valore calcolato 15 mesi e 30 giorni)
"Impiegato stagionale presso il servizio clienti; trattamento degli ordini dando la priorità ai termini di consegna, servizio alla clientela, gestione dei reclami, controllo degli stock, gestione e
conservazione delle bolle di consegna. Software di gestione aziendale: "As400 ". (voce 3 – valore calcolato 5 mesi e 29 giorni)
"Impiegato presso il servizio clienti; Trattamento degli ordini dando la priorità ai termini di spedizione, servizio alla clientela, controllo degli stock" (voce 4 – valore calcolato 1 mese e 30 giorni)
"Impiegato presso il servizio clienti; Trattamento degli ordini dando la priorità ai termini di spedizione, servizio alla clientela, incassi." (voce 5 – valore calcolato 1 mese e 27 giorni)
"Impiegato tecnico-commerciale; Contatto con i clienti, offerte commerciali nazionali e
internazionali, trattamento degli ordini, assistenza post-vendita alla clientela, gestione di testi e immagini per l'archivio di riferimento. Revisione delle specifiche per "pali di fondazione di [nome della società], marchio brevettato in Italia e nell'UE (rif. [–] nella base dati UAMI), verifica di documenti, gestione del layout per la pubblicazione di cataloghi, traduzioni in
italiano-inglese-francese, aggiornamento di contenuti tecnici (web). Lavorando presso [nome della società] tratto questioni di proprietà intellettuale ed ho svolto traduzioni tecniche in italiano, inglese e francese, revisioni e correzioni di bozze di un nuovo catalogo aggiornato di ingegneria (scaricabile gratuitamente sul sito web di [nome della società]) con la supervisione del proprietario e inventore, sig. [–] (geologo). Ho gestito il layout delle schede tecniche, provvedendo al controllo, alla correzione e alla creazione di documenti tecnici (con tabelle, dati e disegni CAD) e descrizioni dettagliate di una gamma completa di pali di fondazione di [nome della società] e del loro utilizzo." (voce 6 – valore calcolato 4 mesi e 5 giorni)
“ Addetto al ricevimento per l'Hotel ****; Ho lavorato con membri internazionali del personale e ospiti provenienti da tutto il mondo (check-in, check-out, help desk). Per quanto riguarda le mie altre esperienze professionali nel settore del turismo, ho utilizzato l'italiano, l'inglese e il francese.
Turni diurni e notturni. Software: Hotel 2000 ” (voce 7 – valore calcolato 1 mese e 30 giorni)
"Addetto alla contabilità e ai registri; Gestione autonoma delle iscrizioni e dei pagamenti dei programmi di attività estiva per bambini organizzati dal Comune." (voce 8 – valore calcolato 3 mesi e 6 giorni)
“ Addetto al ricevimento per l'Hotel ****; Ho lavorato con membri internazionali del personale e ospiti provenienti da tutto il mondo (check-in, check-out, help desk). Per quanto riguarda le mie altre esperienze professionali nel settore del turismo, ho utilizzato l'italiano, l'inglese e il francese.
Ho svolto revisioni e traduzioni di contenuti (web) in italiano, inglese e francese, inclusa la gestione del layout di immagini e pagine di testo per pubblicazioni a fini di marketing. L'hotel [nome dell'hotel] è una struttura turistica classica e tradizionale di alto livello a Firenze [–]: in linea con la sua immagine, il prezioso contesto culturale di questa struttura è stato illustrato in suggestivi cataloghi per la completa soddisfazione dei clienti. Turni diurni e notturni. Software: Hotel++. ” (voce 9 – valore calcolato 9 mesi e 2 giorni)
“ Addetto al ricevimento per l'Hotel ****; Ho lavorato con membri internazionali del personale e ospiti provenienti da tutto il mondo (check-in, check-out, help desk). Per quanto riguarda le mie altre esperienze professionali nel settore del turismo, ho utilizzato l'italiano, l'inglese e il francese.
Software: Fidelio. ” (voce 10 – valore calcolato 0 mesi e 24 giorni)
“ Addetto al ricevimento per l'Hotel ****; Come guardiano notturno, ho lavorato con membri internazionali del personale e ospiti provenienti da tutto il mondo (check-in, check-out, help desk).
Per quanto riguarda le mie altre esperienze professionali nel settore del turismo, ho utilizzato l'italiano, l'inglese e il francese. Software: Fidelio .” (voce 11 – valore calcolato 3 mesi e 0 giorni) Insegnante “ assistente” di madre lingua italiana per studenti stranieri; insegnamento della lingua italiana (lettura, produzione scritta, comprensione, espressione orale eccetera) a studenti francesi di età compresa tra 15 e 18 anni .” (voce 12 – valore calcolato 6 mesi e 29 giorni).
14. Nella sua richiesta di riesame, il denunciante ha ripetuto le voci da 1 a 11, quali indicate del suo atto di candidatura, affermando che la natura delle sue funzioni elencate in tali voce "
poteva " essere simile a quelle elencate nel bando [6] .
15. A tale proposito la Mediatrice osserva che dalla giurisprudenza dei tribunali dell’Unione deriva che le commissioni giudicatrici dispongono di un ampio margine di discrezionalità [7]
nel valutare, caso per caso, la corrispondenza dei diplomi o dell'esperienza professionale dei candidati rispetto al livello richiesto dallo statuto del personale e dai bandi di concorso [8] . Come emerge dalla descrizione fatta dal denunciante dei suoi compiti al punto 13 di cui sopra, nel suo atto di candidatura egli cita diverse esperienze riguardanti il servizio alla clientela e mansioni di ufficio in generale, mentre il concorso riguardava nello specifico il settore del segretariato . Benché le mansioni proprie al servizio alla clientela e quelle di ufficio possano avere alcuni aspetti in comune con le mansioni segretariali, i due profili non sono identici.
16. La Mediatrice nota inoltre che il punto 1.3 delle disposizioni generali applicabili ai
concorsi generali [9] (le "disposizioni generali"), enuncia che "È importante che la natura delle funzioni esercitate sia descritta con quanti più particolari possibile nell'atto di candidatura , cosicché la commissione giudicatrice sia in grado di valutare la pertinenza dell’esperienza del candidato rispetto alla natura delle funzioni" (evidenziazione aggiunta).
17. Nel caso in esame, fatta eccezione per la voce 1, la descrizione fatta dal denunciante delle mansioni svolte contiene solo vaghi riferimenti a mansioni segretariali, mentre le disposizioni generali fanno chiaro riferimento al dovere del candidato di essere il più preciso possibile. In ogni caso, il bando di concorso prevede chiaramente un'esperienza
professionale minima di tre anni prevalentemente attinente alla natura delle funzioni, mentre le informazioni fornite alla voce 1 coprono un periodo di soli 4 mesi e 24 giorni.
18. La Mediatrice ritiene pertanto che la spiegazione dell’EPSO sulle ragioni per le quali la commissione giudicatrice è giunta alla conclusione che l'esperienza professionale del denunciante era prevalentemente non attinente alla natura delle funzioni sia convincente e non contenga alcuna valutazione errata.
19. In tale contesto, la Mediatrice conclude che non vi è stata cattiva amministrazione da parte dell'EPSO.
Conclusione
Alla luce dell'indagine condotta in merito alla presente denuncia, la Mediatrice archivia il caso sulla base della seguente conclusione:
Non vi è stata cattiva amministrazione da parte dell'EPSO.
Il denunciante e l'EPSO saranno informati della presente decisione.
Marta Hirsch-Ziembińska Capa dell'Unità 1 - Indagini e TIC Strasburgo, 24/01/2018
[1] Il bando di concorso è disponibile al seguente indirizzo:
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3AC2015%2F003A%2F01 . [2] L'EPSO si è basato sulle seguenti sentenze dei tribunali dell'Unione: sentenza del Tribunale del 13 marzo 2002, Bal / Commissione , T-139/00, ECLI:EU:T:2002:65, punto 35; e sentenza del Tribunale della funzione pubblica dell'11 luglio 2006, Tas/Commissione , F-12/05, ECLI:EU:T:2006:68, punto 43.
[3] Denuncia 1583/2016/PMC.
[4] Cfr. il quadro europeo delle qualifiche —
http://ec.europa.eu/ploteus/search/site?f%5B0%5D=im_field_entity_type%3A97.
[5] Nella sua richiesta di riesame, il denunciante fa altresì riferimento a tale fatto.
[6] Cfr. il punto 10 di cui sopra.
[7] Cfr. ad esempio la sentenza nella causa F-12/05 Tas/Commissione, ECLI:EU:F:2006:68, punto 39.
[8] Cfr. la nota precedente e, ad esempio, la sentenza nella causa T-332/01 Pujals Gomis/Commissione, ECLI:EU:T:2002:289, punti da 39 a 41.
[9] GU 2014 C 60A, pag. 1.
