GESTIONE SOSPESI CLIENTI

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ALPHA.

GESTIONE SOSPESI CLIENTI

SOLO IMPORT DATI CONTABILI DIGITAL

7 settembre 2015

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SOMMARIO

INTRODUZIONE ... 3

1° CAPITOLO: PERSONALIZZAZIONE PER GESTIONE SOSPESI (UNA TANTUM) ... 5

1.ALLIANZ DIGITAL:CREAZIONE CASSA SOSPESI ... 5

2.ALPHA CONTABILE:TABELLA 13.CODICI CONTO AUTOMATICI ... 7

3.ALPHA CONTABILE:IMPORT DATI DIGITAL CONTABILE =>TABELLA CONTI ... 8

4.ALPHA CONTABILE:TABELLA CODICI OPERAZIONI ... 9

5.ALPHA CONTABILE: VERIFICA ATTIVAZIONE CONTABILITÀ PREMI ... 11

6.ALPHA CONTABILE: CREAZIONE AUTOMATISMO PER SOSPESI GENERATI IN CONTABILITÀ PREMI ... 12

IMPORT PORTAFOGLIO DIGITAL: PERCHÉ È DA FARE OGNI GIORNO ... 13

2° CAPITOLO: COME REGISTRARE I SOSPESI ... 14

1.ALLIANZ DIGITAL:INCASSO DEL TITOLO COME SOSPESO ... 14

2.CONTABILITÀ PREMI:INCASSO TITOLO COME SOSPESO (INCASSO DI ALTRE COMPAGNIE) ... 15

3.CREAZIONE SOSPESO SE NON ACQUISITO ALLIANZ O DALLA CONTABILITÀ PREMI ... 16

3° CAPITOLO: EVIDENZE AUTOMATICHE DALLA GESTIONE SOSPESI ... 17

1.ALPHA CONTABILE:MOVIMENTO DEL CONTO UNICO D/CCLIENTI NEL BROGLIACCIO ... 17

2.ALPHA CONTABILE:EVIDENZA ANALITICA PER NOMINATIVO NELLA FUNZIONE GESTIONE SOSPESI CLIENTI .... 17

3.ALPHA CONTABILE:EVIDENZA DELLA PRESENZA DEL SOSPESO SULLA SCHEDA CLIENTE ... 18

4.ALPHA CONTABILE: INTERROGAZIONE DEL CONTO GENERICO D/CCLIENTI ... 18

4° CAPITOLO: COME RECUPERARE I SOSPESI ... 19

1.ALPHA CONTABILE:EVIDENZA STORICA DEI SOSPESI: DA RECUPERARE E GIÀ RECUPERATI ... 19

2.ALPHA CONTABILE:VISUALIZZAZIONE STORICO PAGAMENTI ... 20

3.ALPHA CONTABILE:RECUPERO SOSPESO ACQUISITO DA DIGITAL ... 21

4.ALPHA CONTABILE:RECUPERO SOSPESO ACQUISITO DA CONTABILITÀ PREMI ... 23

5.ALPHA CONTABILE:ELIMINA SOSPESO DALLA LISTA ... 25

5° CAPITOLO: EVENTUALI MODIFICHE MANUALI ... 26

1.ALPHA CONTABILE:CREAZIONE MANUALE DEL SOSPESO PER NOMINATIVO IN GESTIONE SOSPESI ... 26

2.ALPHA CONTABILE:AZZERAMENTO MANUALE DEL SOSPESO PER NOMINATIVO IN GESTIONE SOSPESI ... 26

6° CAPITOLO: STAMPA DEI SOSPESI ... 27

7° CAPITOLO: RIPORTO DEI SOSPESI PER CLIENTE (FACOLTATIVO) ... 28

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Introduzione



Questa procedura è attiva solo per il passaggio dati contabile Digital.

In previsione della imminente chiusura del sistema ASIA, Uiacoop & Unimedia stanno implementando il programma Alpha con nuove funzioni che permettano alle agenzie di operare con la stessa serenità e efficacia, senza dover attivare la funzione QUAD.

Con la versione di luglio 2015 sono state infatti migliorate le funzioni relative al calcolo provvigionale per le fonti e gli “Estratto conto intermediari” ed inoltre è stata introdotta la nuova funzione “Estratto conto coass.”

Con la versione di settembre viene rivista la funzione Gestione Sospesi Clienti.

Condizione essenziale per la gestione della nuova procedura è avere attivato il Modulo Gestione: infatti dato che la funzione prevede la creazione di una posizione nominativa per ogni sospeso, è fondamentale avere collegato anche l’archivio Clienti (Modulo Gestione).

La Gestione Sospesi Clienti riguarda le operazioni di anticipo sospesi, originate dall’incasso titoli, acquisite sia da Allianz Digital che dalla Contabilità Premi (per gli incassi delle altre compagnie).

Quali sono i vantaggi della Gestione Sospesi Clienti

 Gestione automatica della creazione e del recupero del sospeso

 Gestione dei sospesi per gli incassi acquisiti sia da Digital che da Contabilità Premi per altre compagnie

 Gestione analitica dei sospesi pur movimentando un solo conto generico D/C Clienti

 Evidenza della presenza del sospeso sulla scheda cliente

 Evidenza storica dei sospesi sia aperti che chiusi

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PROCEDURA

Creazione Sospeso (da Allianz e da Contabilità Premi)

Tramite un preventivo collegamento tra Allianz Digital => Alpha, con l’import dati contabili, ogni incasso registrato come sospeso movimenta in automatico un conto unico D/C Clienti, definito liberamente da ogni agenzia.

Questo collegamento è valido anche per i movimenti di sospeso registrati e acquisiti dalla Contabilità Premi.

Queste registrazioni di sospeso, anche se contabilmente movimentano un conto generico D/C Clienti, creano comunque un'evidenza analitica per singolo cliente nella funzione Gestione Sospesi Clienti e un'evidenza puntuale del sospeso sulla scheda del cliente.

Pertanto nel piano dei conti ogni agenzia vedrà movimentato un conto generico D/C Clienti e non sarà costretta a crearsi un conto D/C nominativo per ogni sospeso che si genera.

La registrazione contabile del sospeso è la seguente: (Dare) conto D/C Clienti / ( Avere) conto Direzione

Recupero Sospeso (acquisito da Allianz)

Il recupero del sospeso avviene dalla funzione Gestione Sospesi Clienti e comporta il pareggio della partita nel conto unico D/C Clienti e l'azzeramento del sospeso nella scheda cliente e nella lista dei sospesi.

La registrazione relativa al recupero è la seguente: (Dare) cassa o banca / (Avere) conto D/C Clienti Recupero Sospeso (acquisito da Contabilità Premi)

Il recupero di un sospeso generato in Contabilità Premi può avvenire in due modi:

 Il recupero del sospeso avviene dalla funzione Gestione Sospesi Clienti e comporta il pareggio della partita nel conto generico D/C Clienti e l'azzeramento del sospeso nella scheda cliente e nella lista dei sospesi.

La registrazione relativa al recupero è la seguente: (Dare) cassa o banca / (Avere) conto D/C Clienti

 Al contrario, qualora questa operazione di recupero venga effettuata direttamente dalla Contabilità Premi, si avrà il pareggio della partita nel conto generico D/C Clienti ma dato che non è possibile gestire l’automatismo della chiusura in Gestione Sospesi Clienti sarà l’agenzia a dover intervenire nella Gestione Sospesi Clienti per il solo azzeramento del sospeso del cliente, senza creare la registrazione contabile.

(Nelle pagine successive è illustrato l'esempio pratico).

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Nelle pagine successive vengono riportati come esempio i conti relativi al nuovo Piano dei Conti.

Qualora l’agenzia abbia conservato il precedente Piano dei Conti dovrà utilizzare i conti del proprio piano dei conti.

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1° Capitolo: Personalizzazione per Gestione Sospesi (una tantum)

Si procede adesso con le fasi relative alla personalizzazione relativa alla Gestione Sospesi Clienti Le fasi previste sono le seguenti:

1. Allianz Digital: Creazione Cassa Sospesi

Si può accedere a questa funzione solo con la password dell’amministratore.

Creare in La mia Agenzia => Servizi => CONFIGURAZIONE CASSE il “cassetto” contabile relativo alla gestione dei sospesi, da movimentare al momento dell’incasso.

Campo Numero Cassa : inserire il primo progressivo libero, ad esempio 0.9 Campo Des. Breve : indicare la descrizione Sospesi

Campo Des. Lunga : inserire la descrizione più completa, ad esempio Cassa Sospesi (*)

(*) Anziché Cassa Sospesi l’agenzia può indicare una descrizione più anonima, ad esempio Cassa I° piano, oppure Cassa Roberta, ecc.

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INCASSO IN DIGITAL

Al momento dell’incasso si dovrà scegliere nel campo Cassetto la voce Cassa Sospesi .

Oppure in caso di incasso con più cassetti (cassa e banca; cassa e abbuono; cassa e sospesi, ecc.) si deve impostare come Modalità di pagamento Altro e nelle pagine successive selezionare ogni singolo cassetto e il relativo importo.

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2. Alpha Contabile: Tabella 13.Codici Conto Automatici

Ogni agenzia deve inserire in questa Tabella il conto presente nel proprio piano dei conti come D/C Clienti Esempio: nel piano dei conti dell’agenzia il conto D/C Clienti risulta censito come 06.000.00001

Selezionare Contabilità => Tabelle => 13.Codici Conto Automatici

Fare clic su Nuovo per procedere con l’inserimento

 Progressivo: 23

 Descrizione: AUTOMATISMO SOSPESI

 Primo: indicare il conto D/C Clienti dell’agenzia, nel nostro esempio 06 000 00001 Ogni agenzia è libera di indicare un altro conto qualora il conto 06 000 00001 sia già utilizzato, può impostare, ad esempio, 06 000 00010;

Il conto stabilito dall’agenzia può anche far parte di un altro mastro, ad esempio 07.000.00015

Quindi fare clic su Aggiorna per la conferma.

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3. Alpha Contabile: Import dati Digital Contabile => Tabella Conti

Si deve inserire il collegamento tra la “Cassa sospesi Digital Agency” ed il corrispondente conto ALPHA D/C Clienti in cui dovranno confluire i relativi movimenti di sospeso.

Selezionare ALPHA => Import Dati => Import Contabilità => DIGITAL AGENCY => TABELLA CONTI.

Fare clic su Nuovo per procedere con l’inserimento

Campo Codice Cassetto Allianz:

indicare il codice Cassa Sospesi (nel ns. esempio 09) : 0.9 Campo Conto Alpha

indicare il corrispondente conto Alpha (nel ns. esempio 06.000.00001) : 06.000.00001 Campo Descrizione:

indicare la descrizione (campo libero) : Sospesi Clienti

Campo Compagnia: indicare

1 per le Agenzie Allianz “RAS”

5 per le Agenzia Allianz “SUBALPINA”

Fare clic su Aggiorna per la conferma.

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4. Alpha Contabile: Tabella Codici Operazioni

Infine si verifica la presenza del codice 948, qualora l’agenzia per proprie esigenze contabili, nel corso degli anni abbia eliminato o assegnato al codice 948 un altro significato.

Selezionare Contabilità => Tabelle => 3. Codici Operazione Verificare la presenza del codice 948 REC.CRED.CLIENTE

E la presenza di: Segno Conto  Dare e Tipo Procedura Generico (Prima Nota)

Inserimento Codice operazione

Qualora il codice 948 non sia presente ogni agenzia dovrà procedere al suo inserimento, inserendo i dati come soprariportato.

Al contrario, qualora il codice 948 corrisponda ad un’altra operazione, l’agenzia dovrà individuare un nuovo codice libero, ad esempio dal 980 a 989, di solito sono numeri disponibili, inserendo i dati come soprariportato. Esempio: si inserisce il codice 983

Fare clic su Aggiorna per la conferma^.

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Quindi verificare o aggiornare in Contabilità => Tabella Codici operazioni automatiche la presenza del codice operazione 948 o del nuovo codice creato dall'agenzia.

Selezionare Tabella 14. Codici operazioni automatici

Spostare la barra di scorrimento orizzontale verso sinistra e fare clic sul progressivo 05

Colonna 3 = se non è presente, inserire il codice 948 o l'eventuale nuovo codice operazione creato dall'agenzia.

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5. Alpha Contabile: verifica attivazione Contabilità Premi

Infine si arriva alla funzione Contabilità Premi, funzione utile per la gestione degli incassi delle altre compagnie, e quindi anche dei sospesi.

Innanzitutto occorre verificare se sia stata attivata la funzione Contabilità Premi.

Per la verifica selezionare dalla home page la voce Contabilità Premi

La presenza del pulsante Genera Movimenti Contabili significa che la funzione è attiva.

In caso contrario, aprire un ticket a Unimedia chiedendo l’attivazione di questa funzione.

Per l’utilizzo della procedura consultare l’apposita documentazione disponibile sul sito Manualistica on line

=> Contabile => 80 Contabilità Premi

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6. Alpha Contabile: creazione automatismo per sospesi generati in Contabilità Premi

Abbiamo visto nelle pagine precedenti che il sospeso movimenta automaticamente il conto D/C Clienti 06.000.00001 oppure un altro conto definito dall’agenzia, ad esempio 06.000.00010 oppure un altro conto ancora 07.000.00015

Vediamo come gestire l’automatismo dei sospesi se provenienti dalla Contabilità Premi.

Selezionare Contabilità => Tabelle => 13.Codici Conto Automatici

Spostare la barra di scorrimento orizzontale verso sinistra e fare clic sul progressivo 21 Prestare attenzione a quanto segue

Modificare il terzo campo sostituendo il mastro proposto (di solito 07 000 00000) con il mastro di appartenenza del conto scelto dall’agenzia come D/C Clienti. Esempio:

 se il conto è 06.000.00001 oppure 06.000.00010 o altro conto del mastro 06 si indicherà  06 000 00000

Nel nostro caso, avendo definito D/C Clienti come conto 06.000.00001 nel terzo campo si deve indicare 06 000 00000

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Import Portafoglio Digital: perché è da fare ogni giorno

L’import dati del Portafoglio Clienti deve essere fatto giornalmente per tutte le compagnie.

In Alpha, la gestione automatica dei sospesi per singolo nominativo è resa possibile dal codice fiscale o partita IVA presente sui titoli acquisiti con l'import contabile: quindi, essendo il medesimo dato (codice fiscale o partita IVA) presente anche nell'archivio Clienti, il sistema riesci ad abbinarli e a creare una singola posizione per ogni nominativo.

Questa premessa è per sottolineare l'importanza fondamentale di fare ogni giorno l’import dati Clienti/Portafoglio per evitare che il sospeso acquisito non riesca ad abbinarsi al relativo nominativo in quanto non ancora presente nell’archivio Clienti.

Infatti se il sospeso non trova il cliente nell'archivio Clienti/Portafoglio la registrazione movimenta il conto unico D/C Clienti ma non la funzione analitica Gestione Sospesi Clienti.

Comunque questa integrazione si può farla in modo manuale: nelle pagine successive è illustrato l'esempio pratico.

Detto questo, l’import dati del Portafoglio è da fare quotidianamente, oltre per la Gestione Sospesi Clienti, anche per avere i dati Clienti/Portafoglio allineati in tempo reale, indispensabili per estrazioni, ricerche mirate, raccolta dati, gestione privacy, invio avvisi, invio solleciti, ecc..

Altrimenti si verrebbero a perdere i benefici derivanti da una gestione completa e aggiornata del proprio portafoglio.

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2° Capitolo: Come registrare i sospesi

Si procede con i punti relativi all’operatività, come registrare i titoli in caso di sospeso cliente e cioè:

1. se acquisiti da Digital

2. se acquisiti da Contabilità Premi

3. se creati direttamente in Contabilità => Gestione => 7.Gestione Sospesi Clienti

1. Allianz Digital: Incasso del titolo come Sospeso

Incasso titolo in Digital utilizzando il “cassetto” Cassa Sospesi

Al momento dell’incasso si dovrà scegliere nel campo Cassetto la voce Cassa Sospesi

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2. Contabilità Premi: Incasso titolo come Sospeso (incasso di altre compagnie)

Dopo aver configurato per ogni compagnia i relativi conti cassa, banca e direzione, come descritto nel fascicolo disponibile sul sito Manualistica on line => Contabile => 80 Contabilità Premi, vediamo come procedere all’incasso del titolo come sospeso.

Selezionare la compagnia, e facendo clic sul bottone + si ottiene la visualizzazione dei titoli da incassare.

Per la movimentazione automatica del conto D/C Clienti e della lista nominativa Gestione Sospesi Clienti è necessario spuntare la casella  Sospeso e selezionare il conto definito dall’agenzia come D/C Clienti

Fare clic su Registra per la conferma della operazione.

Facendo clic sul bottone Genera Movimenti Contabili si ottiene il trasferimento delle operazioni direttamente nel brogliaccio di Alpha.

L’operazione di trasferimento dati nel brogliaccio si può fare una volta o più volte in giornata.

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3. Creazione Sospeso se non acquisito Allianz o dalla Contabilità Premi

Nei due paragrafi precedenti 1) e 2) è stato descritto come avviene la registrazione e la creazione del sospeso.

In questo capitolo si descrive la procedura per la creazione manuale del sospeso, relativo ad altre compagnie nel caso non si utilizzi la funzione Contabilità Premi, direttamente in Gestione Sospesi.

Selezionare Contabilità => Gestione => 7.Gestione Sospesi Clienti

Fare clic su Nuovo per la creazione del sospeso

 Lasciando impostata la casella  Crea l’operazione contabile il sistema crea l’operazione contabile:

Registrazione contabile: (Dare) D/C Sospesi Clienti / (Avere) Direzione

… e contemporaneamente crea il sospeso nominativo nella funzione Gestione Sospesi Clienti

Per il recupero del sospeso la procedura è la stessa del Capitolo 4°, paragrafo 3. Alpha Contabile:

Recupero sospeso acquisito da Digital

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3° Capitolo: Evidenze automatiche dalla Gestione Sospesi

Questo capitolo descrive le evidenze automatiche derivanti dalla Gestione Sospesi.

1. Alpha Contabile: Movimento del conto unico D/C Clienti nel brogliaccio

Ogni operazione di sospeso acquisita da Digital o da Contabilità Premi o direttamente dalla funzione Gestione Sospesi Clienti genera la seguente scrittura sul brogliaccio.

Viene movimentato il conto generico D/C Clienti.

Selezionare Contabilità => Gestione => 3.Brogliaccio

2. Alpha Contabile: Evidenza analitica per nominativo nella funzione Gestione Sospesi Clienti Invece, nella funzione Gestione Sospesi Clienti, ogni operazione di sospeso acquisita da Digital o da Contabilità Premi genera questa scrittura nominativa.

Si possono visualizzare o i sospesi ancora da recuperare oppure tutti, già recuperati e da recuperare.

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3. Alpha Contabile: Evidenza della presenza del sospeso sulla scheda cliente

Ogni operazione di sospeso acquisita da Digital o da Contabilità Premi o direttamente dalla funzione Gestione Sospesi Clienti genera automaticamente questa evidenza sulla scheda cliente.

Selezionare Gestione => Scheda Cliente

Il simbolo presente nell’opzione Situazione D/C sta a significare la presenza di un sospeso da recuperare.

Facendo clic su Situazione D/C si accede alla funzione Gestione Sospesi Clienti per il recupero o per la consultazione.

4. Alpha Contabile: interrogazione del conto generico D/C Clienti

Ogni operazione di sospeso acquisita da Digital o da Contabilità Premi genera questa scrittura sul conto generico D/C Clienti: in questo conto confluiscono tutti i sospesi acquisiti da Digital e da Contabilità Premi.

Il dettaglio per nominativo è visualizzabile dalla funzione Gestione Sospesi Clienti

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4° Capitolo: Come recuperare i sospesi

Questo capitolo descrive la procedura di recupero dei sospesi, acquisiti da Digital e dalla Contabilità Premi.

Selezionare Contabilità => 7.Gestione Sospesi Clienti

1. Alpha Contabile: Evidenza storica dei sospesi: da recuperare e già recuperati Il programma visualizza i sospesi ancora da recuperare

Con l’opzione Tutti si ottiene l’elenco dei sospesi ancora da recuperare e già recuperati, evidenziati in blu.

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2. Alpha Contabile: Visualizzazione Storico Pagamenti E’ riportata la data dell’avvenuto recupero per il singolo sospeso.

Selezionare l’opzione Tutti e selezionare il nominativo interessato.

Quindi selezionare la riga visualizzato relativa al sospeso.

Il sistema propone la data dell’avvenuto recupero e l’importo.

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3. Alpha Contabile: Recupero sospeso acquisito da Digital

Ogni operazione di sospeso acquisita da Digital si recupera direttamente dalla funzione Gestione Sospesi Clienti.

Selezionare Contabilità => Gestione => 7.Gestione Sospesi Clienti Fare clic sulla riga del sospeso (in alto).

 Crea l’operazione contabile

 In questo caso l’operazione di recupero genera l’operazione contabile e si azzera il sospeso dalla lista.

Registrazione contabile: (Dare) Cassa o Banca / (Avere) D/C Sospesi Clienti

(Deselezionando la casella  Crea l’operazione contabile la registrazione di recupero non genera alcuna operazione contabile ma comunque si azzera il sospeso dalla lista).

Modificando l’importo proposto il sistema prevede la possibilità di un recupero parziale (*)

Facendo clic su Procedi si prosegue per il recupero totale.

(*) In caso di recupero parziale occorre modificare l’importo, indicando l’importo che si sta recuperando.

Il sistema crea un altro sospeso per la differenza.

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Il sistema propone il conto D/C Clienti con segno in Avere.

Fare clic su Conto Rec.1 per la selezione del conto movimentato dal recupero: cassa o banca o altro.

E’ possibile gestire il recupero su due conti: ad esempio una parte come cassa e una parte come banca o abbuoni.

Fare clic su Registra per la conferma.

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4. Alpha Contabile: Recupero sospeso acquisito da Contabilità Premi

Ogni sospeso acquisito da Contabilità Premi può essere successivamente recuperato in due modi:

 a. direttamente dalla funzione Gestione Sospesi Clienti oppure

 b. dalla funzione Contabilità Premi.

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a) Recupero del sospeso da Gestione Sospesi Clienti

Con questa procedimento però l’evidenza contabile giornaliera e/o il riassunto contabile per la singola compagnia in Contabilità Premi non sarà comprensivo del recupero.

La procedura è la stessa del precedente punto 3. Alpha Contabile: Recupero sospeso acquisito da Digital

 Crea l’operazione contabile

 Lasciare impostata la spunta nella casella: l’operazione di recupero genera l’operazione contabile e l’azzeramento del sospeso dalla lista Gestione Sospesi Clienti.

Registrazione contabile: (Dare) Cassa o Banca / (Avere) D/C Clienti

E si procede con la fase di recupero, selezionare la riga del sospeso, scegliere il conto (cassa o banca o altro) come descritto al precedente punto 3. Alpha Contabile: Recupero sospeso acquisito da Digital

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b) Recupero del sospeso da Contabilità Premi con azzeramento del sospeso dalla lista

Al contrario, qualora il recupero venga fatto direttamente dalla Contabilità Premi, la situazione analitica della funzione Gestione Sospesi Clienti non verrà azzerata e pertanto si dovrà intervenire manualmente (*).

In questo caso però, nella Contabilità Premi, si avrà una situazione completa di tutti i movimenti contabili della giornata per ogni compagnia.

Impostare l’opzione Recupero Sospeso e selezionare i conti interessati.

Con il bottone Genera Movimenti Contabili il sistema trasferisce nel brogliaccio la registrazione contabile:

Registrazione contabile: (Dare) Cassa o Banca / (Avere) D/C Clienti

L’agenzia deve adesso provvedere all’azzeramento manuale del sospeso.

(*) Azzeramento manuale del sospeso

Deselezionando la casella  Crea l’operazione contabile la registrazione di recupero non genera alcuna operazione contabile ma solamente si azzera il sospeso dalla lista e viene annotata la data di recupero del sospeso.

Selezionare dalla lista dei sospesi la riga relativa al sospeso.

Fare clic su Procedi e quindi fare clic su Registra per la conferma.

Conclusione

Pertanto, si può concludere, che non esiste una regola precisa per il recupero del sospeso ma dipende dalle procedure amministrative interne di ogni singola agenzia e da come si gestisce la Contabilità Premi.

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5. Alpha Contabile: Elimina Sospeso dalla lista

Infine è prevista la possibilità di eliminare un sospeso dalla lista qualora sia una partita errata e non sia da recuperare oppure si preferisca cancellare un sospeso senza azzerarlo, come visto alla pagina precedente.

Selezionare l’opzione Tutti e selezionare il nominativo interessato.

Quindi selezionare la riga relativa al sospeso.

Il sistema propone i dati relativi all’avvenuto sospeso.

Fare clic su Elimina evidenza Sospeso per la cancellazione.

Quindi fare clic su Registra per la conferma.

Per questa operazione resteranno solo le registrazioni contabili sul brogliaccio generate dalla Contabilità Premi.

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5° Capitolo: Eventuali modifiche manuali

Questo capitolo descrive gli eventuali interventi manuali da apportare alla Gestione Sospesi, come la creazione o l’azzeramento di un sospeso.

1. Alpha Contabile: Creazione manuale del sospeso per nominativo in Gestione Sospesi

Questo procedura può essere resa necessaria qualora il codice fiscale/partita Iva presente sulla registrazione contabile del sospeso non trovi il corrispondente dato nell’archivio Clienti in quanto l’import dati Portafoglio non è aggiornato.

In presenza di questo disallineamento la registrazione contabile viene comunque trasferita in Alpha ma non risulterà l’evidenza nominativa del sospeso in Gestione Sospesi Clienti.

Registrazione contabile creata: (Dare) D/C Clienti / (Avere) Direzione Compagnia xxx Selezionare Contabilità => Gestione => 7.Gestione Sospesi Clienti

Fare clic su Nuovo (in basso a destra).

Deselezionare la casella  Crea l’operazione contabile: la creazione del sospeso genera unicamente l’evidenza nominativa nella lista dei sospesi, ma non crea la scrittura contabile in quanto già acquisita in contabilità.

Fare clic su Contraente per la ricerca del nominativo, quindi inserire l’importo, il ramo e la polizza.

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2. Alpha Contabile: Azzeramento manuale del sospeso per nominativo in Gestione Sospesi

Come visto alla pagina precedente, questa procedura viene utilizzata qualora il recupero del sospeso avvenga dalla Contabilità Premi anziché dalla funzione Gestione Sospesi Clienti, in quanto, ripetiamo, si avrà la registrazione contabile in Alpha ma non l’azzeramento del sospeso che dovrà essere fatta manualmente.

La procedura è descritta alla pagina precedente al punto b) Recupero del sospeso da Contabilità Premi

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6° Capitolo: Stampa dei sospesi

La funzione Gestione Sospesi Clienti prevede anche la stampa dei sospesi, suddivisa per totale o per fonte.

Fare clic su Stampa Lista e scegliere una delle due opzioni. Esempio: Standard

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7° Capitolo: Riporto dei sospesi per cliente (facoltativo)

RIPORTO DEI SOSPESI ANCORA APERTI

L’ultimo capitolo è riservato alle agenzie che intendono iniziare la nuova gestione dei sospesi analitici in Alpha, riportando le singole posizioni nominative nella funzione Gestione Sospesi Clienti, posizioni che verranno normalmente chiuse al momento del recupero.

Come procedere

 Stampare il bilancio contabile.

 Resta inteso che la somma di ogni singolo sospeso che si andrà a creare dovrà corrispondere al totale del conto generico D/C Clienti.

Creazione del sospeso per singolo cliente Selezionare Contabilità => Gestione Sospesi Clienti Fare clic su Nuovo (in basso a destra).

Deselezionare la casella  Crea l’operazione contabile: la creazione del sospeso genera unicamente l’evidenza nominativa nella lista dei sospesi, ma non crea la scrittura contabile in quanto già presente nel saldo del conto generico D/C Clienti.

Fare clic su Contraente per la ricerca del nominativo, quindi inserire l’importo, il ramo e la polizza.

La somma dei sospesi creati deve corrispondere al totale del conto generico D/C Clienti

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