La Procura di Grosseto è composta dal Procuratore e 7 sostituti, oltre che dal dirigente amministrativo e da 35 unità di personale.
Per migliorare la gestione dei fascicoli di indagine, sino a quel momento effettuata in forma esclusivamente cartacea, il Capo dell’Ufficio, di concerto con il magistrato di riferimento per l’informatica ed il dirigente amministrativo, ha deciso di far ricorso ad un programma informatico (SIDIP) per la scansione, la conservazione e la trasmissione al Tribunale del Riesame degli stessi, semplificando altresì le procedure di rilascio delle copie da parte della Procura, con risparmio di tempo e carta.
E’ stato perciò costituito un apposito ufficio per procedere alla digitalizzazione di tutti i fascicoli iscritti a Mod. 21 dopo l’avviso ex art. 415 bis c.p.p. e per mettere a disposizione degli avvocati – per la visione ed il rilascio delle copie - i fascicoli in formato digitale.
In questo modo, l’avvocato dell’indagato che voglia accedere agli atti una volta ricevuto l’avviso ex art. 415 bis c.p.p., potrà recarsi presso il suddetto ufficio per ottenere una copia parziale o totale del fascicolo in forma digitale, previa corresponsione dei relativi diritti. L’attività espletata dall’ufficio digitalizzazione è pertanto sia di back office (digitalizzazione dei fascicoli ed inserimento dei file in formato pdf nella banca dati formata dall’applicativo SIDIP), sia di front office (rilascio di copia digitale ai difensori richiedenti, sotto la supervisione del citato responsabile).
Per la creazione dell’ufficio centralizzato per la digitalizzazione è stato necessario realizzare, con l’intervento del Comune, un locale idoneo e dotato dei requisiti previsti dalla normativa in materia di igiene e sicurezza nei luoghi di lavoro, in uno spazio appositamente individuato all’interno
della Procura, nonché dotarsi di risorse materiali (p.c., scanner, stampanti, ecc.) ed umane dedicate. Le risorse materiali sono state fornite dal CISIA distrettuale, mentre le risorse umane sono state messe a disposizione dal Comune di Grosseto, che si è impegnato a collaborare alla realizzazione del progetto sottoscrivendo un apposito protocollo. Si tratta, in particolare, di due stagisti dell’ente locale, che operano sotto la supervisione di un responsabile dell’ufficio digitalizzazione individuato all’interno della Procura, ed ai quali è stata erogata un’adeguata formazione, previa autorizzazione del CISIA distrettuale e con la collaborazione dell’esperto informatico circondariale. Il responsabile dell’Ufficio digitalizzazione, a sua volta, opera in stretto contatto con il magistrato di riferimento per l’informatica e l’avvicendamento degli stagisti è stato strutturato in modo da consentire la c.d. formazione a cascata nei confronti del nuovo personale destinato all’ufficio.
