Allegato 1 Prot. n del 29/06/2020

1 Istituto di Istruzione Superiore

“ARCHIMEDE”

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Allegato 1 Prot. n. 6166 del 29/06/2020

Informativa ex art. 13 e 14 del Regolamento Europeo 2016/679 per il trattamento dei dati personali degli alunni e delle famiglie – aggiornamento giugno 2020

Gentili Genitori e Studenti,

il REGOLAMENTO EUROPEO 2016/679 ed il modificato “Codice in materia di protezione dei dati personali” di cui al D.Lgs.101/2018, impongono l’osservanza di regole a protezione di tutti i dati personali, sia nella fase del loro trattamento, che della loro diffusione durante l’attività amministrativa e istituzionale.

Oggetto della tutela il “trattamento di dati personali” che Il Regolamento UE 2016/679, all’Art. 4 n.2) definisce come l’attività della raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione di dati che fanno riferimento a persone fisiche identificate o identificabili.

In ottemperanza a tale normativa Vi informiamo che il trattamento di tutti i dati personali che riguardano la famiglia sarà improntato ai seguenti principi generali:

- tutti i trattamenti e le tecnologie impiegate sono organizzati in modo da ridurre al minimo l’utilizzazione dei dati personali e identificativi e, tutte le volte che possi ile, viene fatto ricorso a dati anonimi o modalità che permettano di identificare l’interessato solo in caso di necessità;

- i dati e i relativi trattamenti sono ac uisiti ed effettuati esclusivamente per le finalità istituzionali della scuola;

- correttezza e tutti i trattamenti eseguiti avvengono con modalità previste da leggi e regolamenti;

- correttezza e il principio di correttezza e lealtà riguarda la garanzia sia della fedeltà dei dati che l’integrità delle modalità di raccolta, archiviazione e trasmissione;

- sicurezza e protezione;

- trasparenza.

La persona fisica alla uale i dati si riferiscono viene definita dal Regolamento UE 2016/679 con il termine

“interessato”. L’interessato ha diritto di essere informato in merito alle finalità e le modalità con cui verranno gestiti o

“trattati” i propri dati personali. A tale o ligo di informazione si ottempera sottoponendo agli interessati, o direttamente o per tramite del sito internet, una apposita informativa.

Pertanto ai sensi degli artt. 13-14 del GDPR, Vi forniamo le seguenti informazioni:

1. FINALITÀ DI TRATTAMENTO

Nel corso del rapporto con la presente Istituzione Scolastica, i dati personali verranno trattati dal personale della scuola nell’am ito delle finalità istituzionali, che sono uelle relative all’istruzione ed alla formazione degli alunni e quelle amministrative ad esse strumentali, così come definite dalla normativa vigente per il funzionamento delle scuole (R.D. n. 653/1925, D.Lgs. n. 297/1994, D.P.R. n. 275/1999; Decreto Interministeriale 1 febbraio 2001, n. 44 e le norme in materia di contabilità generale dello Stato; Legge n. 104/1992, Legge n. 53/2003, D.Lgs. n. 165/2001, Dlgs 196/2003 e Regolamento Europeo 2016/679, D.M 305/2006; Dlgs 76/05; Dlgs 77/05; Dlgs 226/05; Dlgs 82/2005, D.Lgs. n. 151/2001, i Contratti Collettivi di Lavoro Nazionali ed Integrativi stipulati ai sensi delle norme vigenti; D.P.C.M. 23 febbraio 2006 n. 185 fatto salvo quanto disposto dal Dlgs 66/2017; D.P.R. 20 marzo 2009,n.89;

Legge 170 dell'8.10.2010; D.M. n. 5669 12 luglio 2011; DPR 28 marzo 2013 n.80, Dlgs 33/2013, DL 12 settembre 2013, n.104, convertito, con modificazioni, dalla Legge 8 novembre 2013, n. 128, Legge 13 luglio 2015 n. 107, Dlgs 50/2016 e relativi decreti applicativi e tutta la normativa richiamata e collegata alle citate disposizioni).

I trattamenti sono ispirati all’esigenza che ai dati personali a ia accesso esclusivamente personale espressamente incaricato. I trattamenti svolti dall’Istituto ai sensi dell’art. 6 lettera e) del Regolamento UE sono:

- iscrizione e frequenza degli allievi;

- gestione della carriera degli allievi e dell’anagrafe nazionale studenti - utilizzo dei servizi telematici e di posta elettronica per tutti i fini;

2 - fruizione di contributi, agevolazioni e servizi connessi ai rapporti intercorrenti con l’Istituto

- rilevazioni per la valutazione della didattica e per le valutazioni nazionali;

- applicazione delle misure di sicurezza degli ambienti di lavoro (D.Lgs. 81/2008);

- gestione dell’offerta formativa in relazione al PTOF, progetti, attività curricolari ed extracurricolari, viaggi di istruzione, scambi, visite guidate e uscite didattiche;

- gestione delle pratiche assicurative e previdenziali;

- trattamenti assistenziali, denunce e pratiche di infortunio;

- qualsiasi altro trattamento collegato e coerente con le finalità istituzionali della scuola.

2. COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE DEI DATI

I soggetti a cui i dati personali potranno essere comunicati nell’am ito della scuola sono: il Dirigente Scolastico, i Responsabili del trattamento (D.S.G.A. e Collaboratore Vicario), gli Incaricati del trattamento amministrativo (che di fatto corrispondono alla segreteria amministrativa), i docenti del Consiglio di classe ed i membri dell'equipe per l’integrazione scolastica, relativamente ai dati necessari alle attività didattiche, di valutazione, integrative e istituzionali. Inoltre, i collaboratori scolastici ed i componenti degli organi collegiali limitatamente ai dati strettamente necessari alla loro attività.

I dati personali potranno essere comunicati a soggetti pubblici (quali, ad esempio, ASL, Comune, Città Metropolitana, Ufficio scolastico regionale, INAIL, Ambiti Territoriali, organi di polizia giudiziaria, organi di polizia tributaria, guardia di finanza, magistratura) nei limiti di quanto previsto dalle vigenti disposizioni di legge e di regolamento e degli obblighi conseguenti per codesta istituzione scolastica; i dati relativi agli esiti scolastici degli alunni potranno essere pu licati mediante affissione all’al o della scuola nei limiti delle vigenti disposizioni in materia. I dati personali più sopra evidenziati potranno essere trattati, solo ed esclusivamente per le finalità istituzionali della scuola, anche se raccolti non presso l'Istituzione scolastica ma presso il Ministero dell'Istruzione e le sue articolazioni periferiche, presso altre Amministrazioni dello Stato, presso Regioni e enti locali, presso Enti con cui la scuola coopera in attività e progetti previsti dal Piano Triennale dell'Offerta Formativa. I dati relativi agli esiti scolastici degli alunni potranno essere pu licati mediante affissione all'ALBO ON LINE della scuola o l’affissione cartacea in spazi espositivi predisposti, secondo le vigenti disposizioni in materia.

I dati da Lei forniti potranno essere comunicati a soggetti terzi che forniscono servizi a codesta Istituzione Scolastica quali, a titolo esemplificativo, agenzie di viaggio, di trasporto e strutture ricettive (esclusivamente in relazione a viaggi d’istruzione, visite guidate, soggiorni studio e stage in Italia e all’estero, ecc.), compagnie di assicurazione (in relazione a polizze in materia infortunistica, responsabilità civile verso terzi nonché a denunce di sinistro relative alle garanzie accese), eventuali ditte fornitrici di altri servizi (quali ad esempio software gestionali, registro elettronico, servizi digitali, account di posta elettronica G suite for Education di Google di cui la nota succesiva, ecc). La realizzazione di uesti trattamenti costituisce una condizione necessaria affinché l’interessato possa usufruire dei relativi servizi. In caso di trattamenti continuativi, le ditte in questione sono nominate responsabili del trattamento, limitatamente ai servizi resi.

I dati personali degli alunni potranno essere comunicati ad enti pu lici e privati nell’am ito delle attività o bligatorie di alternanza scuola lavoro, previste dalla legge 107/2015.

Il nostro Istituto adotta ormai da tempo la G Suite for Education, una piattaforma integrata a marchio Google che consente di comunicare e di gestire contenuti digitali con grande semplicità e flessibilità. Le apps di Google garantiscono sicurezza e privacy, connessione e interoperabilità, ed in particolare una comunicazione facilitata tra docenti e studenti. Tutti gli studenti hanno accesso ad una serie di servizi, tra i quali: e-mail personale cognome.nome@archimede.edu.it con spazio d’archiviazione illimitato Google Drive, che permette di archiviare online tutti i tipi di file, senza limiti di spazio; Google Classroom, per avere una classe virtuale nella quale lavorare attivamente e ricevere materiale aggiuntivo da parte degli insegnanti. Gli studenti ed i genitori devono tuttavia sapere, nel momento in cui ricevono le credenziali di accesso e solo dopo aver firmato la presente informativa, che i servizi sono offerti e i dati sono trattati esclusivamente per utilizzo scolastico e didattico, quindi per finalità istituzionali, nel rispetto del Regolamento dei servizi informatici pu licato sul sito dell’Istituto ualun ue utilizzo per fini diversi o violazione al suddetto regolamento comporterà la sospensione immediata del servizio. Si precisa inoltre che l’account d’Istituto resterà attivo fino al conseguimento del diploma o al trasferimento presso altro Istituto, dopodich verrà sospeso. Per quanto riguarda il trattamento dei dati da parte di Google, sarà consegnato apposito modulo di consenso predisposto dall’azienda.

Si fa inoltre presente che è possibile che foto e video di lavori e attività didattiche rispondenti ai fini istituzionali della scuola ed inserite nei Piani annuale e triennale dell'Offerta Formativa (quali ad esempio foto e video relativi ad attività di laboratorio, visite guidate, premiazioni, partecipazioni a gare sportive, partecipazione a bandi e concorsi,

3 valorizzazione delle eccellenze, ecc.) vengano pubblicate sul sito istituzionale e/o sui social network della scuola (Facebook, You Tube).

In caso di pubblicazione di immagini e/o video sui supporti della scuola citati, il trattamento avrà natura temporanea dal momento che le suddette immagini e video resteranno sul sito solo per il tempo necessario per la finalità cui sono destinati.

Si fa presente che per ulteriori informazioni e delucidazioni, o per segnalare la volontà di non aderire a determinate iniziative o servizi tra quelli indicati nel presente punto, è possibile rivolgersi al titolare del trattamento dei dati personali della scuola e al DPO indicati ai punti 6 e 7 della presente informativa.

L’Istituzione scolastica può comunicare o diffondere, anche a privati e per via telematica, dati relativi agli esiti scolastici degli alunni per finalità di orientamento, formazione e inserimento professionale, solo su richiesta degli interessati, secondo uanto disposto dall’articolo 96 comma 1 del Codice 193/2006 non modificato dal D.Lg.s.101/2018. Stante la necessità della richiesta degli interessati, l’istanza può essere prodotta su apposito modulo contestualmente alla domanda di iscrizione al primo anno e alle conferme di iscrizione per gli anni successivi. Tale richiesta può essere rinnovata di anno in anno o revocata.

3. CARATTERE OBBLIGATORIO O FACOLTATIVO DEL CONFERIMENTO DEI DATI PERSONALI Il conferimento dei dati richiesti è obbligatorio in quanto necessario alla realizzazione delle finalità istituzionali di cui al punto 1. L'eventuale diniego al trattamento di tali dati potrebbe determinare il mancato perfezionamento dell'iscrizione e l'impossibilità di fornire tutti i servizi necessari per garantire il diritto all'istruzione e formazione.

Dati obbligatori. I dati personali obbligatori da fornire, strettamente necessari all’esercizio delle funzioni istituzionali, sono i seguenti. Per uanto riguarda l'allievo nome e cognome dell’alunno, data e luogo di nascita, indirizzo e numero telefonico, titolo di studio, attestati di esito scolastico e altri documenti e dati relativi alla carriera scolastica, foto ed eventuale certificato d’identità, certificati medici o altre dichiarazioni per la riammissione a scuola in caso di assenza, e certificazione di vaccinazione come previsto da normativa vigente. Per quanto riguarda la famiglia dell'allievo: nome e cognome dei genitori o di chi esercita la patria potestà, data e luogo di nascita, indirizzo e numero telefonico, se diversi da uelli dell’alunno.

I dati personali qualificati dal Regolamento UE 2016/679 come sensibili e giudiziari verranno trattati nel rispetto del principio di indispensabilità del trattamento. Di norma non saranno soggetti a diffusione, salvo la necessità di comunicare gli stessi ad altri Enti Pu lici nell’esecuzione di attività istituzionali previste da norme di legge in ambito sanitario, previdenziale, tributario, infortunistico, giudiziario, collocamento lavorativo, nei limiti previsti dal D.M.

305/20036. Le ricordiamo che i dati sensibili sono quei dati personali idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale. I dati giudiziari sono quei dati personali idonei a rivelare provvedimenti in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale

Dati facoltativi Per taluni procedimenti amministrativi attivabili soltanto su domanda individuale (ottenimento di particolari servizi, prestazione, benefici, esenzioni, certificazioni, ecc.) può essere indispensabile il conferimento di ulteriori dati, altrimenti la finalità richiesta non sare e raggiungi ile. In tali casi verrà fornita un’integrazione ver ale della presente informativa.

4. MODALITÀ DI ACQUISIZIONE E DI TRATTAMENTO DEI DATI

I dati personali dell’alunno e dei familiari vengono ac uisiti direttamente dall’alunno stesso, dai genitori o dalla scuola di provenienza nel caso dei trasferimenti. A garanzia dei diritti dell’Interessato, il trattamento dei dati è svolto secondo le modalità e le cautele previste dalla normativa vigente, rispettando i presupposti di legittimità di ciascuna richiesta di dati, seguendo principi di correttezza, di trasparenza, di tutela della sua dignità e della sua riservatezza.

Il trattamento può essere svolto in forma cartacea, o attraverso strumenti informatici e telematici, ed i relativi dati saranno conservati, oltre che negli archivi presenti presso la presente istituzione scolastica, anche presso gli archivi del MIUR e suoi organi periferici ( Ufficio Scolastico Regionale, Ambito Territoriale Provinciale, ed altri ). In tal caso i dati verranno trattati e conservati secondo le regole tecniche di conservazione digitale indicate dall’AGID. I dati cartacei, invece, secondo quanto previsto dai piani di conservazione e scarto indicati dalla direzione generale degli archivi presso il Ministero dei beni culturali. Il trattamento prevede come fasi principali: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, elaborazione, comunicazione, diffusione e cancellazione dei dati quando questi cessino di essere necessari.

5. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

4 I dati saranno conservati presso l’Istituto per tutto il tempo in cui la prestazione sarà attiva ed in seguito, in caso di trasferimento, verrà trattenuto il fascicolo per il periodo di conservazione o ligatorio previsto dalla normativa vigente. I tempi di conservazione dei dati (senza differenza alcuna tra cartacei e digitali) sono stabiliti dalla normativa di riferimento per le Istituzioni scolastiche individuabile nella Legge 59/1997 (Art. 21), D.P.R. 275/1999, D.P.R.

445/2000, D.Lgs. 42/2004 e Legge 137/2002 (Art. 10):

- Dati riferibili a documenti soggetti ad archiviazione illimitata o per 50 anni: verbali di riunioni, registri delle deliberazioni, protocolli, dati relativi a procedimenti disciplinari e giurisdizionali, fascicoli individuali del personale e degli allievi, registro assenze, accertamenti sanitari riferiti a infortuni, registri di iscrizione/immatricolazione degli allievi, registri generali dei voti e delle valutazioni, dati relativi a borse di studio, elaborati delle prove scritte, grafiche e pratiche per gli esami di Stato, pagelle e dati di scrutinio;

- Dati riferibili a documenti soggetti ad archiviazione per 6 anni (con obbligo comunque di conservazione di 1 esemplare a campione): elezione e convocazione organi collegiali, richieste di certificati ed autorizzazioni rispetto all’uso dei locali, elenchi uoni li ro e cedole li rarie, copie certificati di servizio, certificati di nascita e vaccinazione e documenti vaccinali in genere, registri delle assenze degli allievi.

- Dati riferibili a documenti soggetti ad archiviazione per 1 anno: elaborati delle prove scritte, grafiche e pratiche degli allievi ad esclusione di uelli prodotti per l’esame di Stato (con o ligo comun ue di conservazione di 1 annata a campione ogni 10 anni), richieste di accesso e di copie di atti. Tutta la documentazione di natura conta ile-amministrativa soggetta ad o ligo di conservazione decennale 6. TITOLARE DEL TRATTAMENTO DEI DATI

Il Titolare del trattamento l’Istituzione Scolastica IIS Archimede di San Giovanni in Persiceto (BO), via Cento 38/a, Tel. 051-821832, e.mail bois00700n@istruzione.it , PEC bois00700n@pec.istruzione.it, avente personalità giuridica autonoma e rappresentata legalmente dal Dirigente scolastico Mauro Borsarini.

7. DATA PROTECTION OFFICER (DPO)

Il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD) o Data Protecion Officier (DPO) è:

- La persona giuridica Privacycert Lombardia S.r.l., con sede legale in Bergamo, via Passaggio Don Seghezzi 2, 24122 Bergamo, P.IVA 04224740169, in persona del Dott. Massimo Zampetti, contattabile presso i seguenti recapiti: tel. 035/4139494; info@privacycontrol.it e PEC:

lombardia@pec.privacycert.it.

8. DIRITTI DELL’INTERESSATO

Al Titolare del trattamento o al Responsabile della Protezione Dati (RPD) lei potrà rivolgersi senza particolari formalità, per far valere i suoi diritti, così come previsto dal Capo III del Regolamento. Relativamente ai suoi dati personali potrà esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità garantiti dagli artt. 15 – 21 del GDPR n. 679/16, rivolgendosi al titolare o al RPD o agli incaricati del trattamento, appositamente nominati.

La presente informativa è pubblicata all'ALBO ON LINE della presente Istituzione Scolastica nella sezione

“Pr v y”.

IL DIRIGENTE SCOLASTICO

Mauro Borsarini

N.B.:

L'istituzione scolastica svolge attività di intermediazione per l'incontro della domanda e dell'offerta di lavoro attraverso l’interconnessione alla orsa continua nazionale del lavoro, portale Cliclavoro www.cliclavoro.gov.it., per tramite dell’Associazione Alma Diploma. Nell’am ito di tale attività, il trattamento dei dati personali e la pu licazione on line dei curricula dei candidati avviene nel rispetto delle prescrizioni del dlgs 276/2003, come modificato dalla Legge 111/2011, e nel rispetto delle prescrizioni della Nota congiunta MIUR/Ministero del lavoro n°7572 del 4 agosto 2011.

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