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La legge 14 gennaio 2013 n.4, che regolamenta tutte le professioni non organizzate, è un’occasione per rendere più attuale la figura del professionista e spingere le singole categorie professionali, con maggiore riferimento a quella degli Amministratori di Immobili, a riflettere sui cambiamenti e le prospettive a cui porterà il “fare studio”.
Lo studio professionale va, infatti, considerato come un’impresa di produzione, in quanto “produce” servizi, offrendo la propria capacità produttiva – ovvero il proprio lavoro e quello dei collaboratori – a fronte delle richieste dei clienti.
Un’organizzazione ben strutturata può venirci incontro garantendo che i compiti e le attività da svolgere per giungere al risultato siano chiari e suddivisi tra i diversi componenti dello studio, permettendo quindi un sostanziale risparmio di tempo per lo svolgimento delle attività stesse, grazie ad una corretta e condivisa condivisione delle competenze operative.
In quest’ottica non va sottovalutato come un’organizzazione è, per sua natura stessa, viva, in continuo mutamento e sottoposta a stimoli esterni ed interni che la mettono a dura prova nella sua strutturazione e nelle sue logiche di fondo e, come tale, deve essere sottoposta ad un processo di “continuous improvement”, cioè ad un miglioramento continuo e costante, in quanto essa stessa cresce e si modifica con il mutare delle condizioni lavorative cui è sottoposta il professionista ed i suoi collaboratori, e va da essi “nutrita”.
Organizzare una struttura significa anche individuare, mano mano che la si gestisce, i punti di miglioramento dove poter agire, alfine di rendere la struttura stessa sempre più efficace ed efficiente nella risposta al cliente.
L’organizzazione di uno studio professionale è il risultato finale di un’attività di analisi di ciò che il professionista svolge nell’ambito della sua attività in largo senso, ed in modo più mirato all’interno dello studio professionale inteso come luogo fisico, che allargato al suo esterno, grazie alle nuove tecnologie.
Con la Legge 11 dicembre 2012 n. 220 “Modifica alla disciplina del condominio negli edifici”, sono state introdotte numerose novità nella gestione condominiale ed
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alcune di esse esigono dagli Amministratori di Condomini, siano essi piccoli studi professionali o società di capitali, di dotarsi di una struttura organizzativa idonea.
Se da un lato gli adempimenti e le responsabilità per gli Studi di Amministrazione Condominiale sono cresciute negli ultimi anni, dall’altro i compensi riconosciuti dai condòmini e dal mercato sono veramente troppo bassi, in alcuni casi vergognosi, per poter gestire in modo efficace ed efficiente un certo numero di condomini.
Ora più che mai ogni singolo Amministratore, non dotato di una struttura provvista di tecnologie adeguate, non può più sopravvivere gestendo soltanto qualche condominio.
La gestione complessa del nuovo Condominio è diventata parte di una serie di attività tecniche e gestionali, piccole o grandi che siano, che è necessario espletare per soddisfare le esigenze dei condomini ed evitare di essere sostituiti dalle nuove organizzazioni di gestione condominiale che, a fronte di una struttura organizzativa composta da pochissime risorse stabili e qualche collaboratore specialistico, mette in campo una organizzazione tecnologica innovativa, supportata dalle nuove tecnologie nel campo della gestione documentale e della comunicazione nella nuova era del web.
Premesso che uno Studio di Amministrazioni Condominiali moderno, per poter eccellere sul mercato, può dotarsi di un Sistema di Gestione per la Qualità UNI EN ISO 9001 e farlo certificare da ente accreditato, è utile ricordare, come già presente sulle varie pubblicazioni e riferimenti dell’UNAI, che esiste anche una norma UNI di riferimento per l’attività, ovvero la UNI 10801 – Amministrazione condominiale e immobiliare – Funzioni e requisiti dell’amministratore.
L’organizzazione del nuovo Studio di amministrazioni condominiali e dei suoi processi secondo e regole generali della norma ISO 9001 sulla qualità e le regole particolari per l’attività, stabilite dalla UNI 10801, sicuramente potrebbe apportare un deciso contributo in termini di efficacia ed efficienza nelle attività svolte, accrescere la soddisfazione dei propri condomini e fornitori e conferire, quindi,
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all’organizzazione maggiore credibilità sul mercato.
La gestione di tutti gli adempimenti, nuovi e vecchi, e delle continue responsabilità, quali ad esempio la creazione e gestione dell’anagrafe di condominio, la gestione della conformità legislativa relativamente alla sicurezza, alla privacy, alle normative applicabili su impianti e strutture edilizie, nonché l’attivazione del sito web del condominio – laddove richiesto – obbligano l’Amministratore ad acquisire competenze tecniche e specialistiche di cui abitualmente non è dotato.
La gestione decisamente poco professionale di taluni Amministratori condominiali che sono incappati in problemi con la Giustizia e la gestione borderline della conformità normativa e legislativa delle infrastrutture e degli impianti di molti condomini, ha portato molte persone a voler innanzitutto informarsi per poi indagare ed approfondire sulla gestione del proprio Amministratore di Condominio, non fidandosi più ciecamente dell’operato del soggetto incaricato dall’Assemblea, magari molti anni addietro, della gestione del condominio.
In molti casi sono emerse molte anomalie nella gestione condominiale ed alcuni hanno notato che un approccio differente alla gestione del condominio, più trasparente, efficace ed efficiente potrebbe migliorare la vita del condominio.
Gli obblighi di istruzione di base, formazione-addestramento ed iscrizione ad un’Associazione non bastano a qualificare un Amministratore agli occhi dei condomini.
I momenti di aggregazione e di interscambio culturale e formativo rappresentano, sicuramente, occasione di scambio di idee, di percorsi, di suggerimenti, di aiuto ma soprattutto di crescita.
Occorre, quindi, far percepire ai condomini l’acquisizione di competenze, esperienze, professionalità e, soprattutto dedizione, nonchè significativi miglioramenti nella gestione per essere scelti o confermati dal consesso assembleare.
Dal punto di vista amministrativo va evidenziato e compreso come molti condominii, soprattutto quelli di più grandi dimensioni, hanno una gestione contabile ed un
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rendiconto con valori analoghi a quelli di una piccola impresa, dove non ci sono utili, ma solo costi.
Ed è qui che subentra la figura dell’Amministratore professionista. Infatti, l’Assemblea deve arrivare alla conclusione che l’Amministratore incaricato non costituisce solo una voce di costo, ma una possibile risorsa per l’ottimizzazione delle risorse al fine anche di risparmiare costi molto superiori.
Se il Condominio è gestito in modo efficiente è possibile ridurre molte voci di costo che incidono in percentuale notevole sul rendiconto.
Anche la revisione annuale dei fornitori, sebbene di fiducia e radicati, secondo parametri certi, oggettivi e di riferimento, consente il controllo ed il confronto necessari ad un’attenta valutazione dei costi e dei servizi.
È possibile stabilire precisi indicatori di performance dell’amministrazione di condominio come per un’azienda.
Portare la gestione manageriale di un’impresa nella gestione condominiale vuole anche dire gestire l’Assemblea con strumenti tecnologicamente avanzati per il calcolo delle presenze e dei relativi millesimi e la verbalizzazione delle assemblee (ad esempio tramite notebook dotati di appositi software gestionali), oppure ridurre i costi di comunicazione ai condomini tramite PEC e posta elettronica o servizi come gli ultimi offerti da Poste Italiane quali Tnotice per chi non dispone di Pec, piuttosto che posta ordinaria e/o raccomandata.
La relazione dell’Amministratore sul rendiconto consuntivo dell’esercizio passato e la presentazione del rendiconto preventivo per l’esercizio successivo dovrebbero essere ben dettagliate ed illustrate in modo semplice e chiaro a tutti i condomini dall’Amministratore che, quindi, deve anche possedere doti comunicative non indifferenti per riuscire a far accettare le decisioni prese a tutti.
L’introduzione dei principi basilari del controllo di gestione nell’ambito condominiale – quali ad esempio l’analisi degli scostamenti fra preventivo (budget) e consuntivo, anche per singole voci – potrebbe migliorare sensibilmente la visibilità e
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la trasparenza nonché la possibilità di controllo dei costi del condominio da parte dei condomini, per non parlare della gestione finanziaria che, in presenza di un numero sempre maggiore di condomini che ritardano i pagamenti delle spese condominiali, sta diventando sempre più critica tanto da impegnare ciascun amministratore molto più che in passato divenendo da gestione straordinaria quasi ordinaria.
Nella ricerca di una comunicazione bidirezionale con i condomini il legislatore ha previsto la possibilità di istituire un sito web del condominio, su richiesta dell’Assemblea, per gestire tutta la documentazione relativa al condominio.
Per questa nuova attività l’Amministratore dovrà scegliere software gestionali sicuri ed affidabili che consentano l’accesso, al pc/cloud dello studio su cui gira il medesimo software, ai Condomini per mezzo di credenziali, o rivolgersi a partner affidabili per poter da un lato migliorare la gestione, archiviazione e rintracciabilità dei documenti del condominio (convocazioni e verbali di assemblea, rendiconti preventivi e consuntivi con i relativi stati di riparto, contratti con fornitori, regolamento condominiale, pratica di prevenzione incendi, certificazioni di conformità degli impianti, notizie e comunicazioni varie, ecc.), e, dall’altro, garantire la sicurezza delle informazioni gestite, in termini di riservatezza (le informazioni ed i dati personali devono essere conosciuti solo da chi ha il diritto di conoscerli), integrità (correttezza dei dati presenti negli archivi) e disponibilità (i dati devono essere accessibili quando richiesti) evitando, in questa maniera di scontrarsi con le richieste dei condomini, in molti casi volutamente generiche al solo fine di disturbare la normale e già convulsa attività dell’Amministratore.
Insomma, un vero sistema di gestione documentale via web/cloud od accesso diretto può essere visto come un’opportunità, piuttosto che un onere di gestione.
La corretta gestione della privacy (si veda il D.Lgs 196/2003), anche a fronte di nuove problematiche che possono emergere, ad es. nell’installazione di un impianto di videosorveglianza, come quella della sicurezza delle aree comuni e di eventuali dipendenti (portiere o custode) e della conformità degli impianti può evitare al
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condominio possibili contenziosi o sanzioni e, quindi, ridurre i rischi di incorrere in spese impreviste per risarcimenti danni non coperti dall’Assicurazione e sanzioni comminate dai preposti Organi di Vigilanza .
Le nuove e molteplici recenti normative - basti pensare al dpr 74/2013 relativo alla gestione degli impianti di climatizzazione – al d.lgs. 102/2014 in materia di contabilizzazione dei consumi energetici degli impianti di riscaldamento, al dpr 151/2011 in materia di prevenzione incendi, impongono agli Amministratori una gestione più accurata dei documenti attestanti le complesse e numerose certificazioni degli impianti ed un maggior supporto ai manutentori degli stessi, che non potranno più sobbarcarsi le responsabilità sulle conformità degli impianti senza disporre delle certificazioni relative.
Ed ancora l’Amministratore deve saper coglier le opportunità offerte dalla green economy per dotare il condominio di tutti gli strumenti, quali pannelli fotovoltaici o altre apparecchiature per il risparmio energetico, magari usufruendo delle agevolazioni fiscali, e conseguire così un risparmio di costi per il Condominio nel medio-lungo periodo che dovrà essere dimostrato all’Assemblea mediante indicatori misurabili e certificati.
Oggi, quindi, il nuovo Amministratore Condominiale è una figura che deve possedere competenze molto diversificate, dalla contabilità all’edilizia, dalla privacy all’informatica, ma una sola persona non può più gestire tutti questi aspetti, deve dotarsi di una struttura adeguata, costituita e costruita da risorse interne e consulenti esterni che siano veri partner, oltre ad un’infrastruttura tecnologica all’avanguardia e capacità commerciali e di marketing sufficienti per acquisire nuovi clienti.
Un augurio a tutti di un Sereno Natale ed un Felice Anno Nuovo.
