AGENDA APPUNTAMENTI
Istruzioni operative
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Indice del documento
1. GENERALITÀ ... 3
1.1. TABELLA DELLE VERSIONI... 3
1.2. TERMINI ED ACRONIMI ... 3
1.3. RIFERIMENTI ... 3
2. INTRODUZIONE ... 4
2.1. OBIETTIVO ... 4
2.2. EMERGENZA COVID19 ... 4
3. ISTRUZIONI OPERATIVE ... 5
3.1. ATTIVITÀ DELL’UTENTE ... 5
3.1.1. HOME PAGE – MENU PRINCIPALE ... 5
3.2. INSERIMENTO APPUNTAMENTO ... 7
3.3. GESTIONE APPUNTAMENTI ... 11
3.3.1. FASE DI RICERCA APPUNTAMENTI...11
3.3.2. VISUALIZZAZIONE ESITO DELLA RICERCA E SELEZIONE ...12
3.3.3. SECONDA FASE DI SELEZIONE E AZIONI SULL’APPUNTAMENTO ...12
3.4. NEWS ... 17
3.5. METTIAMOCI LA FACCIA... 17
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1. GENERALITÀ
1.1. Tabella delle Versioni
Vers. Data Classif.1 Elabora Verifica Approva Note
V1 14-01- 2020
Dcod Dcod Dcod Trasformazione e
aggiornamento del documento da
html a Pdf V2 22/05/20
20
Dcod Dcod Dcod Inserimento
paragrafo per gestione emergenza
Covid19
1.2. Termini ed Acronimi
Termine Definizione
Agenda Agenda appuntamenti sede
Home page Prima pagina di un insieme di informazioni disponibili su internet
Web
A volte anche sinonimo di internet. Il web è l’insieme delle informazioni, dei docuenti e dei servizi resi disponibili da internet.
Internet Mezzo con il quale si raggiunge e si fruisce il web.
1.3. Riferimenti
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2. INTRODUZIONE
2.1. Obiettivo
L’obiettivo del presente documento è la definizione di istruzioni operative per l’uso dello strumento “Agenda appuntamenti”, valide per tutte le tipologie di utente Inail.
Le schermate di riferimento inserite nel presente documento si riferiscono al caso di utente
“Azienda”, e presentano campi di tipo “ragione sociale” invece di “Nome e cognome” e “CF azienda” invece di “Codice fiscale”. Tuttavia, le funzionalità offerte da Agenda Appuntamenti sono identiche per tutte le tipologie di utenza.
2.2. Emergenza COVID19
In considerazione dell’emergenza epidemiologica, Inail ha adottato misure precauzionali al fine di limitare gli spostamenti e i rischi di aggregazione per l’utenza agli sportelli.
Agenda Appuntamenti consente all’utente registrato come “utente generico” di rappresentare una necessità informativa anche nell’ipotesi in cui la sede non abbia programmato alcuna disponibilità per appuntamenti presso la stessa. La procedura consente quindi all’utente di inoltrare la richiesta alla Sede di competenza, che provvederà a ricontattarlo al più presto utilizzando i riferimenti forniti.
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3. ISTRUZIONI OPERATIVE
3.1. Attività dell’utente
La figura riporta lo schema delle attività consentite in "Agenda Appuntamenti " agli utenti registrati:
3.1.1. Home page – menu principale
All'attivazione, il sistema visualizza la Home Page Agenda, la quale riporta, a sinistra, le funzionalità fruibili dall'utente, al centro una descrizione di cosa sia il servizio Agenda Appuntamenti e a destra i link alle FAQ, alle eventuali News e alle emoticon (Mettiamoci la faccia). La barra blu in alto consente l'attivazione dell'informativa sul servizio, dell'Help, l'uscita dal sistema.
L'utente ha la possibilità di utilizzare le seguenti funzionalità:
- Inserimento appuntamento - Gestione appuntamenti
Per attivare ciascuna funzione selezionare la voce di menù specifica.
Nella parte destra dello schermo sono evidenziati i servizi di supporto:
- Leggi le FAQ: è il link per accedere alle FAQ di Agenda Appuntamenti
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- Mettiamoci la faccia: è il link per esprimere il gradimento dell'applicazione tramite emoticon
- News: è il link utilizzato per accedere prontamente ad eventuali aggiornamenti e nuove funzionalità dell’applicazione Agenda ed è rappresentato da una icona a forma di punto esclamativo.
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3.2. Inserimento appuntamento
L'utente, all'attivazione della voce di menù, visualizza la seguente pagina:
Il sistema precompila il form con i dati anagrafico residenziali e di recapito, inserendo quanto già noto a Inail.
L’utente effettua la verifica ed eventualmente modifica i relativi campi obbligatori.
L’utente di tipo Azienda può inserire opzionalmente una PAT. Se il codice PAT non è associato al codice fiscale, il sistema genera un errore quando si preme su cerca disponibilità
Per il reperimento della Sede di appartenenza, clicca su Verifica comune. Il sistema riporta la lista dei comuni associati al CAP digitato. L’utente deve selezionare il comune di appartenenza e poi su Verifica sede che riporta la sede associata al cap e al comune selezionato.
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Inoltre deve scegliere con quali tipi di notifiche vuole avere conferma della prenotazione dell'appuntamento: telefono, mail o entrambi
Dopo aver selezionato una tra le opzioni sopra indicate, l’utente verifica ed eventualmente modifica i recapiti (l’inserimento del recapito telefonico è obbligatorio).
Successivamente indica le informazioni dell’adempimento necessarie alla ricerca della disponibilità di Sede. Svolge pertanto le seguenti attività:
- Seleziona la Sottocategoria tra quelle presenti
- Clicca su Ricerca adempimento per reperire la lista degli adempimenti - Seleziona l’adempimento
- Inserisce obbligatoriamente la Descrizione (il motivo per il quale si richiede un appuntamento)
- Clicca su Cerca Disponibilità
ATTENZIONE
l’inserimento dei recapiti telefono e, opzionalmente, email è richiesto in duplice digitazione.
Nel caso in cui la PAT inserita non fosse di competenza dell’azienda (codice fiscale dell’azienda), il sistema mostrerebbe un messaggio di
attenzione in fase di ricerca disponibilità
Nel caso l’utente non inserisse i dati necessari alla ricerca della disponibilità, il sistema mostrerebbe un messaggio con gli errori da
correggere.
In questo caso, l’utente può procedere con la selezione di una data e fascia oraria, come mostrato sulla maschera successiva.
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Nella schermata in alto, l’utente può selezionare la data tra quelle proposte dal sistema.
Per effettuare tale operazione:
- Seleziona la data e l’orario e di conseguenza il funzionario - Clicca su Conferma
A conferma della disponibilità selezionata, il sistema inserisce automaticamente la prenotazione e mostra una maschera di riepilogo dei dati inseriti
- Numero di Prenotazione, data e Stato dell’appuntamento - Dati del richiedente l’appuntamento
- Recapiti a cui inviare la notifica dell’appuntamento (se telefono, mail o entrambi i recapiti)
- Sede dell’appuntamento e nominativo del Funzionario - Dati dell’appuntamento
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Solo al primo tentativo di prenotazione, appare la pagina 'Mettiamoci la faccia', dove l'utente può esprimere il livello di gradimento della funzione 'Inserimento Appuntamenti'.
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3.3. Gestione appuntamenti
La funzione di gestione degli appuntamenti si compone di due fasi distinte:
- La prima fase consente la ricerca di una lista di appuntamenti corrispondenti ai criteri impostati.
- La seconda fase consente la selezione di uno specifico appuntamento nella lista e la gestione dello stesso, mediante una serie di azioni consentite all’utente collegato al sistema e coerenti con lo stato dell’appuntamento che si intende gestire.
3.3.1. Fase di Ricerca Appuntamenti
All'attivazione della gestione appuntamento, il sistema presenta la pagina di impostazione dei criteri di ricerca, come da figura:
I criteri di ricerca impostabili appartengono alla sezione appuntamento
Sezione Criteri
Appuntamento È possibile indicare il Numero di Prenotazione (in tal caso non sono necessari altri criteri poiché la ricerca sarà puntuale).
Il riquadro Sede evidenzia tutte le Sedi Istituzionali INAIL. È possibile selezionare una specifica Sede. (oppure tutte in assenza di selezione). Per ottenere l’elenco completo delle Sedi, attivare la dicitura Sedi
Il riquadro Funzionari riporta l’elenco completo dei Funzionari appartenenti ad una specifica Sede. È possibile selezionare un Funzionario (oppure tutti in assenza di selezione). Per ottenere l’elenco completo dei Funzionari di una Sede, selezionare la Sede e attivare la dicitura Funzionari
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Sezione Criteri
Per impostare un periodo di ricerca, è possibile digitare le date nel formato richiesto gg/mm/aaaa, oppure utilizzare l’icona calendario e selezionare un giorno mediante doppio click del mouse.
E possibile ricercare appuntamenti sulla base del relativo stato.
Nominativo Questa sezione, presente per tutti i tipi di utente, non è impostabile se l’utente che si collega è di tipo Azienda
Una volta impostati i criteri di ricerca, premere il pulsante
“Ricerca Appuntamenti”.
3.3.2. Visualizzazione esito della ricerca e selezione
Se ci sono appuntamenti corrispondenti ai criteri impostati, sarà visualizzata la seguente pagina come da figura:
Se sono presenti in elenco più di 10 appuntamenti, l’elenco risulta impaginato e sarà visualizzata la prima pagina.
Per visualizzare le pagine dell’elenco, attivare il numero di pagina, riportato in basso al centro dell’elenco.
3.3.3. Seconda fase di selezione e azioni sull’appuntamento
Per attivare la gestione di uno specifico appuntamento, fare click sull’icona lente posta a destra dello stesso.
A questo punto l’utente dispone delle seguenti funzioni
· Modificare data appuntamento
· Cancella appuntamento
· Stampa appuntamento
La selezione di un appuntamento consente di visualizzare tutte le informazioni attinenti l’appuntamento stesso, come da figura:
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Le operazioni consentite sull’appuntamento sono attivabili mediante i pulsanti posti nella toolbar in basso.
3.3.3.1 Modificare data appuntamento
Il pulsante di Modifica Data, presente nella visualizzazione di dettaglio appuntamento, permette di spostare la data dell’incontro e di cambiare quindi anche il funzionario. Il sistema presenta l’elenco delle disponibilità libere, tra le quali l’utente potrà selezionare la nuova data – fascia oraria durante la quale svolgere l’incontro e il funzionario che ha dato la propria disponibilità.
La lista è limitata alle prime 10 disponibilità libere e i numeri 2 3 4 ecc, posti in basso al centro della lista, consentono di visualizzare le decadi di disponibilità successive. La visualizzazione di una decade è possibile tramite click del mouse sul numero di pagina sottolineato.
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La selezione di una disponibilità avviene tramite click del mouse sulla prima colonna a sinistra. Come default, il sistema seleziona la prima riga della lista.
A selezione eseguita, l’utente preme il pulsante Conferma per attivare l’operazione di Modifica Data.
Il pulsante Esci consente di abbandonare l’operazione di Modifica Data e propone nuovamente la visualizzazione in dettaglio dell’appuntamento.
Utilizzando il pulsante Conferma si ottiene la visualizzazione dell’appuntamento con la nuova data – fascia oraria impostata e con la obbligatorietà di editare la motivazione della modifica nel campo descrizione dell’adempimento. La pagina si presenta come da figura:
L’utente può confermare la modifica data premendo il pulsante Conferma. Il sistema si occuperà di annullare l’appuntamento già fissato, inoltrare le notifiche sia al funzionario sia al fruitore, ed inserire il nuovo appuntamento. Al termine dell’operazion,e il sistema visualizza Il dettaglio del nuovo appuntamento fissato.
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3.3.3.2 Cancella appuntamento
Nella visualizzazione di dettaglio appuntamento, il pulsante Cancella permette di annullare l’incontro e di rendere nuovamente libera la disponibilità del funzionario preposto. Appare la maschera di cancellazione dell’appuntamento.
Nella sezione dei dati dell’appuntamento, l’utente deve obbligatoriamente indicare una nota di annullamento.
Premendo il pulsante Conferma, l’utente conferma l’annullamento. Il sistema annulla l’appuntamento fissato e inoltra le notifiche sia al funzionario sia al fruitore.
3.3.3.3 Stampa appuntamento
Premendo il pulsante Stampa, viene generato un documento in formato PDF che può essere stampato a video o salvato.
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Utilizzando il pulsante Apri, si ottiene la stampa a Video del documento in formato PDF.
Utilizzando il pulsante Salva, l’utente dovrà indicare il percorso per il salvataggio del documento PDF.
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3.4. News
La pagina News contiene le informazioni sulle modifiche o sulle nuove funzionalità di Agenda Appuntamenti. Contiene anche normative o informazioni generiche. Ciascuna News ha un proprio periodo di validità e di visualizzazione e può essere o meno archiviata dopo il periodo di validità. Si può accedere all'archivio delle news premendo sul tasto Archivio News.
3.5. Mettiamoci la faccia
Mettiamoci la Faccia è la pagina che consente di esprimere il livello di gradimento dell'applicazione 'Agenda Appuntamenti'. La pagina è raggiungibile sempre dalla Home Page e, in tal caso, il livello di gradimento è riferito all'intera applicazione 'Agenda Appuntamenti', oppure è richiamabile una sola volta dopo aver tentato la prima prenotazione e, in tal caso, il livello di gradimento è riferito alla funzione 'Inserimento Appuntamento'.
