REGOLAMENTO PER L’ACCESSO, LA CONSULTAZIONE E LA RIPRODUZIONE DI DOCUMENTI E FOTO CUSTODITI NEGLI ARCHIVI DELL’UFFICIO STORICO
DELLO STATO MAGGIORE DELLA MARINA MILITARE
Modalità di ammissione
L'accesso alla sala studio dell'archivio ed alla fototeca è consentito a tutti coloro che intendano svolgere ricerche storiche, previa prenotazione:
1. posta elettronica all’indirizzo ufficiostorico@marina.difesa.it.
2. telefonica (tel. 06.36807233) per l’Archivio;
3. telefonica (tel. 06.36807234) per la Fototeca.
Ottenuta la prenotazione, per accedere nei locali dell'Ufficio Storico gli utenti debbono munirsi di “passi” all'ingresso del comprensorio “Paolucci”, sito in Via Taormina 4, Roma, consegnando un documento di riconoscimento.
I documenti e le immagini iconografiche conservati presso gli Archivi dell’Ufficio Storico dello Stato Maggiore della Marina Militare (USMM) sono liberamente consultabili secondo i termini di legge (art. 122 - 127, d.lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 - Codice dei beni culturali e del paesaggio):
“[…] i documenti conservati negli Archivi Storici delle Regioni, degli altri Enti Pubblici territoriali nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico sono liberamente consultabili ad eccezione:
a) di quelli dichiarati di carattere riservato, ai sensi dell’art. 125, relativi alla politica estera o interna dello Stato, che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data;
b) di quelli contenenti i dati sensibili nonché i dati relativi a provvedimenti di natura penale espressamente indicati dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali, che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data. Il termine è di 70 anni se i dati sono idonei a rilevare lo stato di salute, la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare […]”.
Al fine di una migliore organizzazione del servizio, gli utenti ammessi alla consultazione dei documenti dovranno compilare la “scheda di richiesta di consultazione” (allegato 1) all’atto della presentazione presso la Sezione Ricerche Archivio Storico, nella quale devono essere indicati, oltre alle generalità, anche l’argomento, le finalità della ricerca ed ogni ulteriore elemento utile all'individuazione del materiale documentale d’interesse.
La scheda riporta anche una dichiarazione che impegna l’utente a rispettare la normativa in vigore, i termini di citazione per la fonte archivistica nonché l’utilizzo dei documenti in modo tale da non ledere l’immagine e l’onore delle Forze Armate o tale da costituirne strumento di vilipendio.
Particolari esigenze di consultazione saranno, di volta in volta, proposte al Capo Ufficio Storico.
Qualora, sopraggiunte esigenze di servizio rendano necessario il differimento della prenotazione, sarà cura dell’Ufficio Storico concordare un successivo appuntamento.
Modalità di consultazione e norme a. documenti
Ottenuta l'autorizzazione alla consultazione, i ricercatori (massimo 4 al giorno) possono dare inizio alle ricerche, che verranno condotte nella sala studio o consultazione, luogo nel quale sono dati in visione i repertori ed i documenti.
Qualsiasi ricerca non può essere intrapresa senza avere preventivamente consultato gli elenchi dei fondi archivistici, che sono lo strumento principale per l'individuazione dei documenti da consultare (disponibili su supporto cartaceo ed informatico). In essi è descritta sommariamente la documentazione contenuta, suddivisa in raccoglitori (talvolta volumi rilegati) e fascicoli o cartelline. Sono esclusi dalla consultazione, anche parziale i fondi archivistici in riordino.
I ricercatori dovranno richiedere i fondi non più di uno alla volta al personale d’archivio. Un assistente di sala sarà presente per fornire ogni utile indicazione; inoltre, il personale d'archivio, entro i limiti di disponibilità di tempo derivanti dall'espletamento delle proprie funzioni istituzionali, potrà dare ulteriore assistenza e tutte le indicazioni necessarie alla consultazione.
I documenti da consultare dovranno essere specificati nel citato allegato 1.
b. fototeca
Ottenuta l'autorizzazione alla consultazione, i ricercatori (1 al giorno) saranno affiancati direttamente dal personale addetto alla fototeca per dare inizio alle ricerche.
A ricerca ultimata, i ricercatori dovranno compilare il modulo di cui in allegato 2 ove sono riportati i costi unitari del materiale oggetto della ricerca e le modalità per la richiesta della fotoriproduzione.
L'orario di consultazione della fototeca va dalle ore 8,30 alle 13,30 dal lunedì al giovedì.
Norme per gli utenti della sala studio o consultazione
1. L'accesso alla sala consultazione è consentito soltanto agli utenti autorizzati preventivamente e per i giorni di prenotazione, nella misura massima di quattro studiosi al giorno e, NON possono essere accompagnati da altre persone che aiutino loro nelle ricerche;
2. L'orario di consultazione va dalle ore 8,30 alle 14,00 dal lunedì al giovedì;
3. Prenotazioni per più giorni consecutivi possono essere autorizzate nel limite massimo di una settimana (5 giorni lavorativi – D.M. 1.6.90, art. 4) al mese, di cui solo 3 consecutivi. Tali prenotazioni vengono annullate qualora gli utenti non si presentino il primo giorno concordato per le ricerche e senza avere dato comunicazioni in merito;
4. Sono ammessi a frequentare la sala consultazione:
i cittadini italiani;
quelli stranieri previa autorizzazione di SMD-RIS da richiedere tramite l’addetto militare dell’ambasciata in Italia;
i rifugiati politici, previa lettera di presentazione dell'Ambasciata dello Stato protettore (se apolidi, la citata lettera deve essere firmata da personalità politica o accademica);
5. Possono essere richiesti non più di tre buste al giorno (D.M. 1.6.90, art. 7);
6. I fondi devono essere trattati con la massima cura e cautela dagli utenti, riordinati e richiusi al termine della consultazione. Se un documento o un volume è in precario stato di conservazione o presenta qualche problema, l’utente è tenuto ad avvertire il personale di Sala. Al fine di evitare confusione/mescolamento di documenti, il ricercatore è invitato a consultare un faldone alla volta;
7. Allo scopo di salvaguardare l’integrità dei documenti, in Sala Studio è vietata l’introduzione di cibi e bevande. Presso i locali della struttura vi sono situati dei punti ristoro con macchine self service;
8. I documenti dati in consultazione, la cui sola visione è a titolo gratuito, una volta compilato il modulo “richiesta di riproduzione di documenti archivistici” (allegato 2) e ottenuta l’autorizzazione, possono, a norma di legge, essere riprodotti in via esclusiva di persona con propria macchina fotografica/tablet/telefono cellulare/altro mezzo elettronico (la FOTOCOPIATURA è ASSOLUTAMENTE VIETATA), previo versamento con le modalità di cui in allegato 2;
Ai fini della conservazione e della tutela, per taluni documenti non è consentita la riproduzione in formato digitale per mezzo di scanner ad inserimento fogli;
9. Non è consentito, per nessun motivo, uscire dalla sala studio portando documenti, né questi possono essere dati in prestito;
10. L'ordine dei documenti all'interno dei raccoglitori non può essere modificato;
11. E’ assolutamente vietato apporre qualsiasi scritta sui documenti;
12. E' assolutamente vietato usare i documenti come “appoggio” per appuntare dati su fogli Personali;
13. Non si possono usare preparati chimici che facilitino la lettura;
14. Al fine di garantire il massimo silenzio in Sala Studio, non è consentito l’uso di telefoni Cellulari per le conversazioni;
15. E’ fatto obbligo di riporre borse e valigette personali negli appositi armadietti , antistanti la stanza di consultazione;
16. Gli utenti che utilizzano documenti dell’archivio per tesi di laurea e tesi di dottorato, relazioni di convegni, ecc., sono tenuti a cedere gratuitamente una copia della propria opera, che sarà acquisita dalla biblioteca interna dell’Ufficio Storico; l’eventuale consenso alla consultazione da parte di terzi è subordinato ad un'espressa dichiarazione dell’autore, da rilasciare al momento della consegna della copia. In caso di pubblicazioni a stampa, dovranno essere consegnate 3 copie del volume. Le riproduzioni di documenti su supporto informatico tratti dall’Archivio per uso strettamente personale o per motivi di studio non possono essere duplicate, utilizzate per fini di lucro, diffuse, divulgate su internet o vendute al pubblico;
15. L’utente dovrà corrispondere i diritti di pubblicazione per l’utilizzo di riproduzioni in fac- simile del materiale documentale conservato presso l’Ufficio Storico dello Stato Maggiore della Marina (come disposto dal D. M. 8 aprile 1994 del Ministero per i beni culturali e ambientali) in caso di:
- pubblicazione a stampa con tiratura superiore alle 2.000 copie o con prezzo di copertina superiore a Euro 77,47;
- pubblicazione su CD-ROM o DVD;
- esposizioni;
- pubblicazione su web;
- utilizzo per TV e cinema.
L’Ufficio Storico dello Stato Maggiore della Marina si riserva di stabilire gli importi dovuti e concordare le modalità di pagamento caso per caso in relazione ai parametri di cui al comma 1 dell'art. 108 del Codice dei beni culturali e del paesaggio per l'utilizzo delle immagini a fini commerciali diversi da quelli già indicati o da parte di soggetti pubblici. Per le pubblicazioni a stampa con tiratura inferiore a 2000 copie e prezzo di copertina inferiore a euro 77,47 l’utente è esente dal pagamento di tariffe per diritti di riproduzione: in tal caso dovrà farne esplicita dichiarazione nella domanda di autorizzazione alla pubblicazione. Anche le richieste di pubblicazione da parte di soggetti pubblici sono esenti dal pagamento dei diritti di pubblicazione se a scopo di valorizzazione e in base ad accordi stabiliti con l’Ufficio Storico;
16. Per ogni particolare situazione non prevista dalle presenti norme valgono le decisioni prese dal Capo Ufficio Storico di volta in volta o, in assenza di questi, dal Capo Sezione responsabile dell’Archivio;
17. Gli utenti, che non si attengono alle presenti norme, verranno allontanati dalla sala consultazione;
18. Il mancato rispetto delle presenti norme da parte degli utenti della sala studio dell’Ufficio Storico, eventuali danneggiamenti, dispersioni, spostamenti e sottrazioni dei documenti costituiscono motivo di esclusione dall'accesso agli archivi di Stato e ragione di applicazione delle altre sanzioni previste dalla legge (D. M. del Ministro per i Beni Culturali e Ambientali, 8 aprile 1994).
Varie
Citazione archivistica: qualora le ricerche siano finalizzate alla produzione di libri, articoli, relazioni tesi di laurea, studi o qualsiasi altro tipo di elaborato da pubblicare, gli autori sono tenuti a citare le fonti archivistiche utilizzate, indicando il fondo/i consultati, il numero della busta (fascicolo e/o sottofascicolo) (es.: Archivio dell'Ufficio dello Stato Maggiore della Marina, che può essere abbreviato in U.S.S.M., fondo "Raccolta di base", “busta 1965”, “fascicolo 2”).
Quanto sopra ha il duplice scopo di:
consentire la reperibilità dei documenti citati nell'opera od ai quali si è fatto riferimento, per favorirne eventuali ulteriori ricerche;
mantenere la massima trasparenza, quale espressione di correttezza professionale e scientifica.
Allegato 1
STATO MAGGIORE DELLA MARINA
UFFICIO STORICO
SCHEDA DI RICHIESTA PER CONSULTAZIONE
Il/La sottoscritto/a ______________________________________________________
Nato/a a___________________________prov. ________ il ____________________
Cittadinanza
1:_________________________________________________________
Domiciliato/a in ________________________________________________________prov________
Via____________________________
n. _______ C.A.P.__________ Tel._______________
eventuale recapito a Roma _________________________________________________
Indirizzo e-mail .________________________________________________________
Titolo di studio _________________________________________________________
Professione
2o qualifica
____________________________________________________________Istituto presso cui svolge attività
___________________________________________________Pubblicazioni principali __________________________________________________
____________________________________________________________________
chiede di essere ammesso/a alla consultazione dei documenti/iconografie
per uno studio dal titolo ………
ai fini di una tesi di laurea/dottorato assegnata dal prof. ……….………...
dell’Università degli Studi di ………. Facoltà ……….…
per conto dell’editore ………
per conto di (ente, istituto, rivista, persona diversa dal richiedente) ………...
………
altra motivazione ………..
Eventuali presentazioni (Enti, Associazioni, Istituti di Cultura, Autorità, Società: citare nomi ed estremi della lettera credenziale o della presentazione verbale)
……….………
………
………
1(se straniero presentare autorizzazione di SMD-RIS richiesta tramite l’addetto militare dell’Ambasciata in Italia) (se rifugiato politico, previa lettera di presentazione dell'Ambasciata dello Stato protettore)
2 (per i militari in servizio: grado, corpo o categoria,destinazione e numero di telefono mil/privato) (per i docenti e studenti: rango,Istituto,facoltà,corso di studi,numero di telefono)
(se ex combattente: fronte,periodo approssimativo,eventuali decorazioni al V.M., mutilazioni,ferite) (se appartenente ad associazione d’arma o combattentistica: specificare quale)
REGISTRAZIONE DELLA SEGRETERIA N________ Data__________________
Il sottoscritto dichiara di essere a conoscenza dei limiti alla consultabilità dei documenti, stabiliti dalla normativa vigente (D.P.R. n. 1409 del 30.9.1963, art. 21), nonché delle “Norme concernenti la consultabilità dei documenti custoditi negli Archivi degli Uffici Storici delle Forze Armate”.
Prende atto, inoltre, della possibilità di ulteriori limitazioni che potrebbero derivare da temporanei impedimenti alla disponibilità del materiale, dovuti a varie cause (contemporaneo esame, utilizzazione per conto d’Ufficio, assenza per restauro e/o riordino, archiviazione elettronica).
In caso di divulgazione (sotto forma di libro, articolo, relazione, tesi di laurea, e carte) di studi per i quali venga utilizzata anche solo parte dei documenti consultati, si impegna a farne esplicita menzione nell’opera e, nel contempo, ad inviare all’Ufficio Storico una copia della pubblicazione.
Dichiara, inoltre, di essere a conoscenza dei seguenti obblighi:
l’autorizzazione alla consultazione di documenti riservati ed alla riproduzione in copia o in facsimile dei documenti è strettamente personale;
l’autorizzazione alla consultazione di documenti contenenti dati personali non lo solleva dalla responsabilità penale e civile per reati e danni derivanti a persone e ad enti per l’indebita citazione di nomi e cognomi e per la diffusione delle notizie contenute nei documenti consultati;
l’autorizzazione alla consultazione non esonera il ricercatore dall’accertamento e, se del caso, dalla regolarizzazione di eventuali diritti di autore spettanti ad altri soggetti sugli stessi beni;
nel caso di riproduzione per uso strettamente personale e per motivi di studio, il richiedente si impegna alla “non divulgazione, diffusione e spaccio al pubblico delle copie ottenute” (D.M. 8 aprile 1994, punto 3); la violazione di tale impegno comporta l’esclusione dall’accesso agli Istituti culturali dello Stato (sovrintendenze, musei, archivi, biblioteche) nonché l’applicazione delle sanzioni previste dalle leggi per la rilevanza del fatto e altresì a non usare le fotoriproduzioni per scopi diversi da quelli sopra indicati;
restituire, al termine dell’orario di ufficio ed in perfette condizioni di integrità, tutto il materiale di studio fornito;
sottoporre al Direttore dell’USMM il manoscritto, ricavato in tutto o in parte dalla documentazione che è stato autorizzato a consultare, accordando alla stessa Autorità il diritto di censurare ciò che a suo inappellabile giudizio ritenga non debba essere reso di pubblica ragione.
Si ricorda che il locale è video sorvegliato.
Il ricercatore ____________________ha consultato effettivamente la seguente documentazione
Data Descrizione
Data……… Firma del responsabile ………
Note - Osservazioni
Il sottoscritto acconsente al trattamento informatico dei propri dati personali riportati nella presente domanda di ammissione alla consultazione e si impegna a rispettare tutte le norme contenute nel regolamento della sala studio.
Roma, ……….. (firma) ………..
PARTE RISERVATA ALL’UFFICIO
EVENTUALI NOTE …….………..
SI AUTORIZZA LA CONSULTAZIONE
NULLA OSTA CAPO SEZIONE AUTORIZZAZIONE CAPO UFFICIO
Allegato 2
Al: MARISTAT U. A. G.
Ufficio Storico M.M.
RICHIESTA E COSTI DI RIPRODUZIONE DI DOCUMENTI ARCHIVISTICI
Il/La sottoscritto/a __________________________________________________________________________
Nato/a a____________________________________________ prov. ________ il ____________________
Cittadinanza : ______________________________________________________________________________
Domiciliato/a in _________________________________________________________________prov________
Via____________________________________________n. _______ C.A.P.__________ Tel._______________
eventuale recapito a Roma _____________________________________________________________________
Indirizzo e-mail .____________________________________________________________________________
Titolo di studio _____________________________________________________________________________
Professione o qualifica ________________________________________________________________________
Istituto presso cui svolge attività ________________________________________________________________
Pubblicazioni principali ______________________________________________________________________
FOTOTECA COSTO
UNITARIO
QUANTITA’
CD o DVD € 2,00 N°
Riprese digitali da originali: Scanner o Macchina Digitale (meno di 150 dpi in jpg) € 2,00 N°
Riprese digitali da originali: Scanner o Macchina Digitale (più di 150 dpi in jpg alta definizione) € 9,00 N°
Riprese digitali da originali: Scanner (più di 200 dpi in tif) € 18,00 N°
Riproduzione d’immagini già in formato digitale: jpeg bassa definizione (materiale non iconografico) € 1,00 N°
Riproduzione d’immagini già in formato digitale: jpeg bassa definizione (materiale iconografico) € 3,00 N°
Riproduzione d’immagini già in formato digitale: jpeg alta definizione (300 dpi e oltre) € 6,00 N°
Riproduzione d’immagini già in formato digitale: tif (200 dpi e oltre) € 12,00 N°
Riproduzione digitali con fotocamera personale: singola unità di conservazione € 3,00 N°
ARCHIVIO COSTO
UNITARIO
QUANTITA’
Singola unità di conservazione (buste, faldoni o registri) € 3,00 N°
Fotocopia/ Scansione A3 € 0,30 N°
Fotocopia /Scansione A4 € 0,15 N°
SPESE DI SPEDIZIONE (PER L'ITALIA)
SCAGLIONI DI PESO STANDARD NR. FOGLI
Da 0 a 3 Kg € 9,00 (+ € 5,00 se in contrassegno) //
Da 3 Kg a 15 Kg € 12,00 (+ € 5,00 se in contrassegno) //
Da 15 Kg a 30 Kg € 14,00 (+ € 5,00 se in contrassegno) //
NOTA:
1. I costi sopra riportati si intendono quale esclusivo rimborso delle spese vive di riproduzione. Si evidenzia che il copyright del materiale fornito rimane esclusiva di questa Amministrazione.
2. Il sottoscritto nell’accettare quanto riportato nella sopra scritta nota si impegna, in caso di divulgazione, a menzionare nell’opera che il materiale è stato fornito dall’Ufficio Storico ed è di proprietà della Marina Militare, inoltre si impegna ad inviare una copia di quanto eventualmente pubblicato.
Data: Firma__________________________
MODALITA’ PER LA RICHIESTA DI FOTORIPRODUZIONE
Compilare la richiesta sbarrando le caselle di interesse specificando il numero delle fotoriproduzioni riportandone il costo totale (riferimento art. 105/106/107/108 del D. Lgs N° 42 del 22.01.2004);
Inviare la richiesta per posta a Maristat U.A.G. Ufficio Storico Via Taormina, 4 – 00135 ROMA, o tramite Fax al Nr. 06/36807222 o ancora e-mail ufficiostorico@marina.difesa.it (indicando in modo chiaro i dati personali e l’indirizzo civico dove si vuole ricevere il materiale);
Ad avvenuta ricezione, della richiesta, questo ufficio provvederà alla spedizione del materiale tramite corriere espresso (pacco ordinario e/o contrassegno).
MODALITA’ DI PAGAMENTO
Anticipato tramite versamento su c.c.p. o bonifico bancario, oppure in contrassegno alla ricezione del pacco postale. Si precisa che l’Ufficio Storico M.M. è amministrato dalla Direzione di Commissariato M.M. di ROMA, alla quale dovrà essere accreditato qualsiasi versamento come segue:
Versamento sul c/c postale nr. 86820008 intestato a:
Direzione di Commissariato M.M., Via Taormina, 4 - 00135 – ROMA
Bonifico bancario, bonifico internet banking, vaglia internazional, ecc.. intestato a:
Direzione di Commissariato M.M. di ROMA IBAN IT 12 N 07601 03200 000086820008
(Specificare nella causale se trattasi di materiale proveniente dall’Archivio o Fototeca)
N.B. NON SI RISPONDE DI SOMME O VALORI INVIATI O ACCREDITATI IN MODO DIVERSO DA QUANTO SOPRA INDICATO
