all’implementazione efficace dello
smart working
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Indice
INTRODUZIONE
SMART WORKING VS REMOTE WORKING:
UNA DIFFERENZA CHE CONTA . . . .
LE COLONNE PORTANTI DI UNO SMART WORKING DESTINATO AL SUCCESSO
IL LEGAME NECESSARIO TRA SMART WORKING
E DIGITAL WORKPLACE . . . . INFRASTRUTTURA: DATA CENTER E SECURITY
ALLA BASE DEL “LAVORO AGILE” . . . . SOFTWARE UCC, HARDWARE PERFORMANTE
E LIVELLI DI SERVIZIO . . . . I MANAGED SERVICES APPLICATI ALLO SMART
WORKING: IL MODELLO WESTPOLE . . . 3
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INTRODUZIONE
Smart working vs remote working:
una differenza che conta
Fino al periodo antecedente allo scoppio dell’epidemia di Covid-19, in Italia erano in pochi sia a utilizzare sia a conoscere lo smart working (570mila gli smart worker secondo gli ultimi dati dell’Osservatorio del Politecnico di Milano). Questo nonostante la legge n. 81 del 2017 sul “lavoro agile” fosse in vigore già da tre anni e avesse indicato espressamente tra i suoi pilatri gli “strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa”.
Tali strumenti sono necessari ai fini della remotizzazione dell’attività lavorativa, ma non bastano a ripensare a un assetto organizzativo nuovo che tragga vantaggio dalla piena cittadinanza dello smart working inteso nel suo vero significato.
“Il lavoro agile (o smart working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi”.
Questa è la definizione che il ministero del Lavoro e delle Politiche sociali ha ribadito a seguito dell’emergenza coronavirus. Di conseguenza, il riassetto organizzativo, obbligatorio in caso di attività a distanza, va di pari passo con alcune tecnologie abilitanti. In particolare, ve ne sono alcune che, più di altre, possono favorire questo cambio di passo. Nelle prossime pagine vediamo quali sono.
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LE COLONNE PORTANTI DI UNO SMART WORKING DESTINATO AL SUCCESSO
Il legame necessario tra smart working e digital workplace
Il primo anello debole su cui è opportuno intervenire riguarda l’ambito di implementazione delle tecnologie a corredo dello smart working. Erroneamente, l’eccessiva insistenza sulla remotizzazione delle attività lavorative tende a enfatizzare l’importanza data alla dotazione del singolo. In pratica, si parte dalla periferia piuttosto che dal centro. È ovvio che uno smart worker debba avere a disposizione device performanti insieme a una buona connessione, ma è altrettanto notorio che spesso entrambi sono perfino superiori a quelli offerti dalla propria azienda. Lo dimostrano sia la pratica generalizzata del BYOD (Bring Your Own Device) sia la diffusione costante in Italia delle linee broadband che, secondo gli ultimi dati dell’Osservatorio sulle comunicazioni di AgCom, sono arrivate a sfiorare i 17,4 milioni.
L’anello debole, perciò, è la postazione di lavoro presente in ufficio. In particolare, la sua parziale digitalizzazione perché, ad esempio, non prevede un’accessibilità ai dati aziendali al di fuori del perimetro degli edifici o dello stabilimento dell’impresa. E, anche quando la prevede, consente alcune funzioni limitate, come la consultazione, che penalizzano comunque la distanza dal classico desktop adoperato sulla propria scrivania. La prima rivoluzione del digital workplace, invece, abbatte questo tipo di gerarchia di accesso, perché si fonda su una progettazione globale dell’infrastruttura IT da cui discendono classificazione dei profili di utenti e criteri di accessibilità. Lavorare in smart working significa, quindi, prescindere dal luogo in cui ci si trova, a patto che i criteri di valutazione del lavoro svolto siano ancorati non più alla presenza in sede, quanto a quella “organizzazione per fasi, cicli e obiettivi” ricordata dal ministero del Lavoro.
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Infrastruttura: data center e security alla base
del “lavoro agile”
Da quanto sottolineato sopra, si capisce che un digital workplace che abiliti allo smart working debba essere strettamente connesso a ciò che muove tutta la dorsale informativa di un’impresa, cioè il data center. Dal suo funzionamento dipendono infatti i processi rilevanti dell’azienda, la business continuity, l’efficienza operativa di applicazioni, dispositivi e servizi. La crescente esigenza di storage e di movimentazione di dati, il cui ordine di grandezza ormai si misura in zettabite, sta facendo spostare le risorse IT sempre più verso il cloud e gli ambienti ibridi. A livello mondiale, 451 Research ha calcolato che i data center ospitati esternamente cresceranno entro il 2024 del 50% rispetto a quelli gestiti on premise. Una migrazione dovuta anche alla complessità e ai costi che una loro gestione in house comporta, in parte mitigati dalla loro totale o parziale virtualizzazione.
Quale che sia la scelta dell’azienda, un progetto di smart working deve prendere le mosse da un piano di system engineering che abbracci l’infrastruttura IT partendo dal cuore dell’architettura. Solo così tutte le azioni di remotizzazione, quali ad esempio quelle che ricadono nel Device Management o l’eventuale deployment di virtual desktop infrastructure (VDI), possono candidarsi al successo. Solo così, inoltre, un fattore cruciale come quello della sicurezza può essere affrontato in maniera esauriente sia dal punto di vista dell’endpoint sia come protezione degli asset con strategie di network e content security, access management, application security e così via. Una necessità resa ancora più urgente dall’ampliamento della superficie d’attacco che, se prima era confinata all’interno degli uffici e delle fabbriche, adesso deve fare i conti con punti di accesso plurimi. Di conseguenza, l’uso di reti VPN (virtual private network), l’invio automatico di patch e aggiornamenti direttamente agli utenti, la limitazione di unità USB sono solo alcune delle metodologie per contrastare le maggiori minacce a cui lo smart working potrebbe esporre.
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Software UCC,
hardware performante e livelli di servizio
Messo in sicurezza il patrimonio informativo dell’azienda tramite un’infrastruttura solida, ridondante, a prova di hacker e di incidenti, va fatta una classificazione rigorosa dei profili utenti assegnando loro le credenziali d’accesso a dati e applicazioni. Ai medesimi profili vanno poi distribuiti quei device (notebook, smartphone, tablet), ed eventualmente accessori come gli auricolari, che garantiscano le giuste prestazioni anche a distanza. Insieme alla dotazione hardware, tra i software con cui munire gli smart worker non possono mancare i sistemi di Unified Communication & Collaboration (UCC). Detti applicativi semplificano la comunicazione interna fra i dipendenti e quella esterna con partner, clienti e fornitori. Poiché integrano in un’unica piattaforma voce, video, messaggistica, strumenti di condivisione, permettono di interagire con una o più persone in conference call, nonché di organizzare veri e propri meeting come avverrebbe se tutti i partecipanti si trovassero nella medesima stanza.
Il Magic Quadrant di Gartner del 2019, che ogni anno suddivide le aziende in base alla capacità di esecuzione e alla completezza di visione riferite a determinate tecnologie, posiziona tra le multinazionali leader nel mercato UCaaS (Unified Communications as a Service) Cisco, Microsoft. Mentre le ultime due sono poco conosciute in Italia, la suite Webex di Cisco e Microsoft Teams oggi rappresentano una valida alternativa a sostegno della comunicazione e della collaborazione degli smart worker. Il fatto che Gartner abbia cominciato ad analizzare tecnologie rilasciate sempre meno in versione on premise e sempre più in modalità as a Service, mette in evidenza un trend che difficilmente sarà contraddetto nel futuro. In altre parole, quanti muovono verso un ridisegno della propria organizzazione in cui lo smart working rivesta un ruolo chiave possono accelerare questo processo con l’aiuto di partner che provvedano in toto ad hardware, device, tool UCC, security e assistenza. Il tutto, appunto, come servizio regolato da Service Level Agreement (SLA) che ne stabiliscano condizioni e parametri da rispettare.
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I managed services applicati allo smart working:
il modello WESTPOLE
WESTPOLE ha maturato una lunga esperienza come System/Skill Integrator e può vantare numerose certificazioni, tra cui rientrano quella di Cisco Gold Partner e il riconoscimento dell’AgID per l’erogazione di servizi cloud rivolti alla pubblica amministrazione. Il suo approccio vede digital workplace e smart working quali ambiti complementari, ma, prima ancora, la sua competenza in veste di Managed Services Provider (MSP) copre tutte le esigenze infrastrutturali, applicative e di sicurezza a cui si è accennato in precedenza. Infatti, l’implementazione di strumenti tecnologici in grado di rendere il lavoro davvero “agile” richiede un metodo strutturato che non si limiti a fornire i dispositivi endpoint o i software UCC. Occorre, infatti, un intervento integrato in cui tecnologia, processi e servizi siano offerti come unica soluzione organica.
WESTPOLE, inoltre, è accreditata come Apple Authorized Reseller per il segmento B2B enterprise. Il legame con la multinazionale di Cupertino nasce da quattro considerazioni:
La sicurezza garantita nativamente dai device Apple e dall’ambiente iOS rispetto alla concorrenza. Sistemi come il face ID o il touch ID, sviluppati dal marchio con la mela prima degli altri, ne sono la chiara dimostrazione.
La semplicità di gestione e di implementazione che si ispira allo zero-touch deployment e consente una gestione di tutta la flotta dei dispositivi aziendali tramite il portale Apple Business Manager.
L’alleanza che vede Apple e Cisco collaborare strettamente su vari fronti in termini di integrazione e resilienza dei rispettivi sistemi.
La user experience che è connessa allo sviluppo di prodotti per il mercato consumer e che, di conseguenza, nei contesti business diventa employee experience di valore.
Per questi motivi il Workplace as a Service di WESTPOLE propone, all’interno della sua architettura integrata, anche MAC, iPad e iPhone come opzione in più affinché lo smart working avvenga con i migliori requisiti di tecnologie e sicurezza presenti sul mercato.
