SERVIZIO POSTALE DI RITIRO, AFFRANCATURA E CONSEGNA DELLA CORRISPONDENZA
CAPITOLATO SPECIALE DI APPALTO
1) DISPOSIZIONI GENERALI
Le condizioni e le modalità di esecuzione delle prestazioni contrattuali sono quelle indicate nei successivi paragrafi del presente Capitolato Speciale d’Appalto (in seguito Capitolato Speciale) e nell’offerta presentata in sede di gara.
Per quanto non previsto nel presente Capitolato Speciale si rinvia alle disposizioni di Legge e di Regolamento vigenti in materia.
2) OGGETTO DELL’APPALTO
Costituisce oggetto del presente appalto l’affidamento del servizio di recapito della corrispondenza cartacea in uscita dal Comune di Opera e destinata al territorio nazionale ed estero, nelle seguenti tipologie:
Posta Ordinaria, o invii altrimenti denominati, su territorio nazionale, con caratteristiche non inferiori al Servizio Postale Universale denominato “Posta 4”.
Posta Ordinaria, o invii altrimenti denominati, per l’estero, con caratteristiche non inferiori al Servizio Postale Universale denominato “Postapriority internazionale”.
Raccomandata semplice con caratteristiche di certificazione non inferiori al Servizio Postale Universale denominato “Posta Raccomandata PRO”.
Opzione A/R su Raccomandata semplice con caratteristiche non inferiori al Servizio Postale Universale relativamente all’opzione “Avviso di Ricevimento”.
Raccomandata con consegna entro 24 h., esclusivamente a mezzo del Servizio Postale Universale di Poste Italiane SpA denominato ”Raccomandata 1”.
Atto giudiziario in proprio se il vettore è in possesso di apposita licenza, oppure a mezzo del Servizio Postale Universale di Poste Italiane SpA denominato
“Raccomandata Giudiziaria”.
3) ESCLUSIVITA’
L’Amministrazione, a suo insindacabile giudizio, si riserva la facoltà, in particolari momenti o per specifiche esigenze organizzative, di utilizzare altro Vettore, pertanto l’affidamento non riveste carattere esclusivo.
4) INIZIO E DURATA DELLA PRESTAZIONE
La durata del contratto è di 36 (trentasei) mesi a decorrere dalla data del 01/04/2019.
L'Amministrazione, ai sensi dell’art. 106 – comma 11 – del D.lgs. 50/2016, si riserva la possibilità di prorogare la durata del contratto limitatamente al tempo strettamente necessario alla conclusione delle procedure per l’individuazione di un nuovo contraente.
5) QUANTITATIVI OGGETTO DELL’APPALTO/VALORE DELL’APPALTO
Il presente contratto è a misura in relazione prestazioni oggetto del presente capitolato, pertanto l’Appaltatore deve intendersi vincolato alla propria offerta ai sensi dell’art. 1329 e 1331 del C.C., mentre l’Amministrazione potrà commissionare nel periodo di durata del contratto, anche mediante singoli ordinativi, le prestazioni oggetto del presente capitolato secondo le esigenze rilevate.
I quantitativi indicati (per i dettagli vedasi tabella allegata) sono presunti in base all’analisi dei dati storici recenti e non costituiscono vincolo per il Comune di Opera, ad
eccezione degli atti giudiziari e delle raccomandate di tipo 1 ( con ricevuta di ritorno da recapitare entro le 24 h.) atti per i quali il quantitativo complessivo massimo è vincolante e pertanto non potrà essere soggetto ad aumento nel periodo di vigenza dell’appalto.
I prezzi richiesti per le operazioni di gestione, lavorazione e recapito – come sono indicati nell’offerta economica formulata dall’aggiudicatario - sono intesi onnicomprensivi di qualsiasi onere, compenso o altro, quindi non soggetti a ricarichi di qualsiasi natura.
6) CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO Il servizio si articola nelle seguenti fasi:
• Prelievo della corrispondenza
L’aggiudicatario preleva la corrispondenza in partenza già imbustata presso l’ufficio protocollo sito all’interno del Municipio nelle giornate di lunedì, martedi, mercoledì, giovedì e venerdì tra le ore 09:00 e le ore 11:00.
La posta sarà raggruppata per tipologia, a costituire un singolo plico per ogni tipologia.
Ogni plico sarà corredato da una distinta di spedizione su modulo fornito dall’aggiudicatario contenente tipologia di invio, numero di protocollo interno e settore di provenienza.
• Lavorazione ed affrancatura della corrispondenza
La corrispondenza è lavorata dall’aggiudicatario in modo tale da poter essere spedita e recapitata al mittente procedendo alle operazioni di pesatura ed affrancatura delle buste, nel caso di raccomandata AR, compilazione della ricevuta di ritorno con estremi per la tracciabilità della spedizione, in caso di atto giudiziario, la lavorazione deve essere tassativamente eseguita il giorno stesso del prelievo dall’ufficio protocollo al quale deve essere obbligatoriamente fatta pervenire copia della distinta con il timbro datario del giorno dell’avvenuta consegna del plico dei relativi atti giudiziari
• Spedizione e recapito della corrispondenza
Il recapito della corrispondenza al destinatario deve essere effettuato di norma entro il sesto giorno lavorativo successivo alla consegna.
Per la Raccomandata AR dovrà essere garantito da parte dell’aggiudicatario:
• un tentativo di consegna, seguito dall’avviso di tentata consegna nella cassetta domiciliare del destinatario con indicazione del punto di giacenza adibito al ritiro;
• un tempo di giacenza di almeno 30 giorni solari (15 giorni in caso di Raccomandata 1”, decorrenti dalla data di consegna dell’avviso di giacenza. Tutta la corrispondenza in giacenza dovrà essere conservata in luogo protetto e garantito in sicurezza.
Per gli Atti Giudiziari le modalità di recapito sono stabilite dalla normativa vigente in materia di notificazione degli atti giudiziari a mezzo di servizio postale a cui l’aggiudicatario deve attenersi scrupolosamente.
Per le zone non coperte dall’operatore aggiudicatario, deve essere previsto l’inoltro al Servizio Postale Universale affinché si provveda al recapito. Tale inoltro avverrà a spese dell’operatore aggiudicatario, senza oneri aggiuntivi a carico del Comune di Opera. L’operatore provvederà anche all’affrancatura di tale corrispondenza, senza che possa essere addebitato al comune alcun costo di lavorazione aggiuntivo e tariffa di
affrancatura diversa da quella offerta in sede di gara per le consegne fatte in proprio.
• Rendicontazione e reportistica
Mensilmente la ditta aggiudicataria si impegna alla rendicontazione delle spese relative ai Servizi oggetto del presente capitolato, da inviare tramite posta elettronica all’indirizzo: protocollo.opera@cert.legalmail.it
Il report deve indicare almeno il numero delle spedizioni cartacee suddivise per tipologia e relativi costi complessivi di consegna al destinatario ed il numero di ritiri/consegne della corrispondenza.
L’aggiudicatario deve assicurare termini di consegna non inferiori a quelli previsti per ciascuna tipologia, riportati nell’allegato A del bando di gara.
7) CONTROLLI
Il Comune effettuerà mensilmente il controllo a ricevimento fattura, tramite la corrispondenza tra quanto fatturato, le distinte giornaliere e i rendiconti mensili delle spedizioni redatti dalla Ditta ed inviati all'Ufficio Protocollo.
Nel caso in cui il Comune riscontrasse inesattezze o incongruenze nei conteggi ne darà tempestiva comunicazione alla Ditta per le dovute rettifiche.
Il Responsabile del Procedimento, quale anche Responsabile dell'esecuzione del contratto, vigilerà sulla corretta applicazione dello stesso.
Qualora la Ditta non dovesse dare esecuzione al servizio secondo le prescrizioni indicate nel Capitolato e nel contratto, il Responsabile del Procedimento assumerà i provvedimenti previsti dal successivo articolo 17.
8) CORRISPETTIVO CONTRATTUALE:
Il corrispettivo contrattuale onnicomprensivo del servizio sarà determinato sulla base delle prestazioni effettivamente eseguite, applicando il ribasso percentuale unico offerto in sede di gara a tutte le voci dell’Elenco prezzi posto a base di gara.
Il ribasso percentuale unico offerto vale su tutte le componenti dell'appalto e quindi sui servizi organizzativi, di gestione della/e sede/i operativa/e e di giacenza, di recapito, di postalizzazione.
Il corrispettivo, remunerativo di tutte le spese necessarie (di organizzazione, di recapito diretto e di spedizione tramite il servizio di Poste Italiane S.p.A. o altro soggetto autorizzato) sarà dovuto sulla base della rendicontazione delle spedizioni realmente effettuate.
8) MISURE DI PREVENZIONE RISCHIO INTERFERENZA
Date le attività oggetto dell'appalto non si ravvisano interferenze per le quali intraprendere misure di prevenzione e protezione atte ad eliminare e/o ridurre i rischi; gli oneri relativi risultano essere pari a zero in quanto non sussistono rischi interferenti da valutare.
Restando comunque immutati gli obblighi specifici propri dell'attività delle imprese appaltatrici.
9) OBBLIGHI DEL PERSONALE
Il personale che avrà accesso agli uffici del Comune dovrà essere munito di tesserino di riconoscimento, corredato di fotografia contenente le generalità del lavoratore e l’indicazione del datore di lavoro.
9) LUOGO DI LAVORAZIONE DELLA CORRISPONDENZA
La sede operativa di lavorazione della corrispondenza, che dovrà essere indicata nell’offerta, deve essere completamente operativa alla data di avvio del servizio, pena la non stipula del contratto per non funzionamento o funzionamento solo parziale.
10) SCIOPERI
In caso di sciopero dei propri dipendenti, l’operatore aggiudicatario sarà tenuto a darne comunicazione al Comune di Opera in via preventiva e tempestiva. Nel caso lo sciopero si protragga oltre le 48 ore continuative, l’operatore aggiudicatario è tenuto ad assicurare le lavorazioni urgenti. Si applicano, comunque, le disposizioni di cui alla L. 12.06.1990 n.
146, art. 1 - comma 2 lettera e) - e successive modificazioni ed integrazioni, attenendosi al disposto “per la tutela dei servizi minimi essenziali”, rientrando il servizio in oggetto in tale casistica.
11) FALLIMENTO DELL’APPALTATORE
Il fallimento dell’Appaltatore comporta, lo scioglimento ope legis del contratto di appalto o del vincolo giuridico sorto a seguito dell’aggiudicazione facendo salvo la speciale disciplina prevista dall’art. 48 commi 17 e 18 e dall’art. 110 del D. Lgs. 50/2016.
12) EMISSIONE DI ORDINE IN PENDENZA DI STIPULA CONTRATTO.
L’Amministrazione fermo restando quanto previsto all’art. 32 comma 13 del D.Lgs.
50/2016, si riserva di richiedere l’avvio della prestazione contrattuale anche in pendenza della stipulazione del contratto qualora ne ricorrano le condizioni.
13) VARIAZIONE DELL’ENTITA’ DELLA PRESTAZIONE
Le prestazioni da fornire potranno essere aumentate, da parte dell’Amministrazione, per eventuali ulteriori esigenze fino alla concorrenza di un quinto dell’importo complessivo netto contrattuale ferme restando le condizioni di aggiudicazione, senza che l’Appaltatore possa sollevare eccezioni e/o pretendere indennità.
Nel caso in cui l’Amministrazione richieda un aumento delle prestazioni, la cauzione definitiva dovrà essere adeguatamente integrata.
14) CESSIONE DEL CREDITO
Le cessioni dei crediti possono essere effettuate ai sensi dell'art. 106 del D. Lgs. n.
50/2016 e della vigente normativa in materia.
15) SUBAPPALTO
Il subappalto è ammesso nei termini di cui all'art. 105 del D. Lgs. n. 50/2016 e di quanto previsto nei documenti di gara; si applicano le norme di cui al D.L. n. 223/2006, art. 35, commi da 28 a 34 (convertito in L. 248/06).
Il subappalto è pertanto consentito entro il limite del 30% (trenta per cento) dell’importo complessivo del contratto.
Le Imprese subappaltatrici devono essere in possesso di:
− Licenza Individuale rilasciata dal Ministero delle Comunicazioni per la prestazione dei servizi postali ( D. Lgs. 22.07.1999, n. 261);
− Autorizzazione Postale Generale (D. Lgs. 22.07.1999, n. 261).
16) ESONERO DELLE RESPONSABILITA’ DEL COMUNE DI OPERA
La responsabilità della gestione del servizio postale, una volta prelevata la corrispondenza dall’Ufficio protocollo, è a carico dell’operatore aggiudicatario che risponde in proprio dell'esatto adempimento dei suoi obblighi nei confronti del Comune.
L’operatore aggiudicatario risponde direttamente dei danni e delle conseguenze che nell'espletamento dell'attività svolta, possano derivare al Comune o a terzi.
L’ operatore aggiudicatario esonera il Comune di Opera da qualunque protesta che, nei sui confronti, fosse fatta valere da terzi assumendo in proprio l'eventuale lite.
E' fatto obbligo alla Ditta di mantenere il Comune manlevato da richieste di risarcimento dei danni e da eventuali azioni legali promosse da terzi.
La Ditta, a tal fine, deve stipulare idonea polizza di assicurazione RCTO a garanzia di eventuali danni che possano essere arrecati a terzi (morte, lesioni personali, danneggiamenti a cose o animali) durante l’espletamento del servizio, riportante una descrizione del rischio coerente con l’oggetto dell’appalto, con massimale non inferiore a
€ 3.000.000,00 per sinistro, con il limite di € 1.500.000,00 per prestatore di lavoro infortunato.
Eventuali franchigie contrattuali non saranno opponibili a terzi".
17) PENALI PER RITARDI E INADEMPIENZE – RESCISSIONE DEL CONTRATTO La parziale mancata esecuzione delle attività oggetto del servizio, l’inosservanza dei livelli di qualità, e , in generale, l’inadempimento non grave degli obblighi previsti nel Capitolato del contratto, darà luogo all’applicazione, da parte della stazione appaltante, di penali come di seguito indicate.
• Per ogni singolo adempimento inesatto accertato dalla stazione appaltante:
10,00€
• Per ogni singola mancata consegna di Raccomandata AR o Atto Giudiziario:
50,00€
• Per ogni singola mancata consegna di Posta Certificata: 10,00€
• Per ogni giorno di ritardo (fino ad un massimo di 10) nella consegna di Raccomandata AR o Atto Giudiziario: 5,00€
• Per ogni giorno di ritardo (fino ad un massimo di 10) nella consegna di Posta Certificata: 1,00€
L’applicazione di tali penali non solleva l’Aggiudicatario dalle responsabilità civili e penali come nel paragrafo precedente indicato.
Il totale delle penali non potrà superare il 10% del valore annuo del contratto.
Le somme computate a titolo di penale dovranno essere detratte direttamente dal corrispettivo dovuto all’aggiudicatario e scontate nella prima fattura utile.
L’applicazione delle penali sarà preceduta da regolare contestazione scritta trasmessa via PEC dal Comune di Opera.
Dopo cinque contestazioni scritte nell’arco di riferimento temporale di ciascun trimestre, previa diffida e sentito l’aggiudicatario, il Comune di Opera avrà facoltà di recedere dal contratto con preavviso di giorni 15 da comunicare mediante lettera raccomandata con ricevuta di ritorno.
Il comune di Opera si riserva la facoltà di recedere dal contratto nel caso vengano meno le condizioni di esecuzione di cui al presente capitolato.
18) FATTURAZIONE ON-LINE E PAGAMENTO
Le fatture devono necessariamente essere emesse in formato elettronico tramite sistema di interscambio del Ministero dell’Economia e delle Finanze (SDI). La trasmissione è vincolata alla presenza del codice di fatturazione univoco (J5NU7P)
destinatario della fattura così come indicato nell’Indice Nazionale della Pubblica Amministrazione (IPA).
La fatturazione sarà unica, a cadenza mensile, e riferita ai servizi resi nei singoli mesi di riferimento.
I pagamenti saranno effettuati ai sensi del D.lgs n.231/2002 così come modificato dal D.lgs 9 novembre 2012 n.192.
19) TRACCIABILITA’ DEI FLUSSI FINANZIARI
La ditta aggiudicataria, pena la nullità del contratto, dovrà assumere tutti gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari di cui alla legge 13 agosto 2010, n. 136, come modificata dalla Legge 17 Dicembre 2010 n. 217.
A tal fine, ai sensi dell'art. 3 della legge sopra citata, tutti i movimenti finanziari relativi alla fornitura devono essere registrati sui conti correnti bancari o postali dedicati alle commesse pubbliche, anche se non in via esclusiva, accesi presso banche o presso la società Poste Italiane SpA. I pagamenti delle fatture verranno effettuati tramite lo strumento del bonifico bancario o postale, ovvero con altri strumenti di pagamento idonei a consentire la piena tracciabilità delle operazioni.
Pertanto, successivamente alla comunicazione di affidamento del servizio o al ricevimento dell'ordine di consegna, la ditta aggiudicataria dovrà comunicare al Comune di Opera gli estremi identificativi del/i conto/i corrente/i dedicato/i nonché le generalità e il codice fiscale delle persone delegate ad operare su di esso/i impegnandosi altresì a comunicare ogni modifica ai dati trasmessi.
20) TUTELA E RISERVATEZZA DEI DATI
La Ditta aggiudicataria assume l'incarico di “Responsabile esterno del trattamento dei dati” contenuti nei documenti relativi al servizio, ai sensi Regolamento UE sulla protezione dei dati.
Di conseguenza la Ditta deve garantire il pieno rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento, compresa la riservatezza degli invii di corrispondenza e la sicurezza della rete in relazione al trasporto dei dati (Regolamento UE su protezione dati e normativa relativa ai servizi postali).
21) CODICE DI COMPORTAMENTO
La ditta aggiudicataria assume l’obbligo di osservare e far osservare ai propri dipendenti e ai collaboratori a qualsiasi titolo il codice di comportamento dei dipendenti del Comune di Opera. La violazione di detto Codice costituisce clausola di risoluzione contrattuale.
22) STIPULAZIONE DEL CONTRATTO E SPESE CONTRATTUALI
Il contratto verrà stipulato in forma pubblica amministrativa, ai sensi del comma 14 dell'art. 32 del D.Lgs. n. 50/2016.
Tutte le spese contrattuali, comprese l'imposta di bollo e di registro e i diritti di segreteria, sono a carico della Ditta aggiudicataria
23) FORO COMPETENTE:
Per qualsiasi controversia sarà competente il Foro di Milano.
24) NORMA DI RINVIO:
Per quanto non espressamente indicato nel presente capitolato valgono, in quanto applicabili, le vigenti disposizioni:
− del D. Lgs. 19 aprile 2016 n. 50;
− del Codice Civile;
del R.D. 18 novembre 1923 n. 2440 sull’amministrazione del patrimonio e sulla contabilità generale dello Stato e relativo regolamento approvato con R.D. 23 maggio 1924 n. 827;
− dei regolamenti comunali;
− del D. Lgs. 22 luglio 1999 n. 261 s.m.i. e dei Decreti del Ministero delle Comunicazioni 4 febbraio 2000 n. 73 e n. 75 s.m.i.
