Formula Certa: Nuova gestione Ritiro da Giacenza

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RN/FC 1.0 18/02/2019 Modifiche Manuale FC - Ritiro da Giacenza.doc 1 di 15

Formula Certa: Nuova gestione Ritiro da Giacenza

FORMULA CERTA: NUOVA GESTIONE RITIRO DA GIACENZA ... 1

1 NUOVA GESTIONE RITIRO DA GIACENZA ... 3

1.1 DESCRIZIONE NUOVA OPERATIVITÀ ... 3

1.2 PORTALE RITIRO GIACENZA ... 4

1.3 DASHBOARD GIACENZA ... 4

1.4 PRESA IN CARICO DA GIACENZA ... 6

1.4.1 Segnalazioni Quadratura ... 7

1.4.2 Quali buste saranno prese in carico con ③ “Procedi”? ... 7

1.4.3 Che cosa succede alle spedizioni prese in carico con ③ “Procedi”? ... 7

1.5 RITIRO DA GIACENZA ... 7

- Raccomandata senza OTP assegnati : indica che la raccomandata non ha un QRCODE assegnato valido, pertanto si può procedere con la funzionalità di richiesta QRCODE per email: “Non ho il Qrcode Richiedilo per Email“ in modo da inviare al destinatario o al delegato il codice QRCODE per effettuare il ritiro...10

1.5.1 Ricerca tramite destinatario ...10

1.5.2 Dov’è la raccomandata...11

1.5.3 Non ho il Qrcode Richiedilo per Email ...11

1.6 COMPIUTA GIACENZA...12

1.6.1 Segnalazioni Quadratura ...14

1.6.2 Quali buste saranno esitate come Compiuta Giacenza con ③ “Procedi”? ...14

1.6.3 Che cosa succede alle raccomandate in Compiuta Giacenza con ③ “Procedi”?...14

1.6.4 Report per avvio alla restituzione per Compiuta Giacenza ...14

1.6.5 Giacenze Scadute ...15

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Numero Autore Data Stato Modalità redazione

1.0 Application Mail 17/01/2019 Finale Creazione

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1 Nuova gestione Ritiro Da Giacenza

1.1 Descrizione nuova operatività

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1.2 Portale Ritiro Giacenza

E’ stato creato un portale specifico che racchiude tutte le funzionalità utili al Punto di Giacenza per effettuare le operazioni di ritiro delle Raccomandate.

Per i Punti di Giacenza che effettuano solo attività di giacenza, il nuovo portale verrà aperto in automatico all’accesso.

Per i Punti che fanno anche altre attività oltre alla gestione della giacenza, il portale sarà accessibile dal menù Banco Accettazioni -> Ritiro da Giacenza con firma OTP -> Portale Ritiro da Giacenza:

1.3 Dashboard Giacenza

Competenza: tutti gli operatori dei Punti di Giacenza; tutti gli operatori dei punti di Ritiro delle filiali Nexive e Partner

A cosa serve: Dà una visione delle Raccomandate che sono in giacenza sul punto o sulla filiale, con evidenza delle giacenze scadute da lavorare

Punto di accesso: Menù Banco Accettazioni  Ritiro da Giacenza con Firma OTP  Portale Ritiro da Giacenza -> Dashboard Giacenza

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GIACENZE IN CORSO: mostra l'elenco delle Raccomandate che sono in gestione al punto o di quelle che arriveranno in ipotesi al punto nei prossimi giorni. I dati si aggiornano ogni 2 ore per dare un avanzamento su quanto elaborato.

 Raccomandate in arrivo da prendere in carico: dà una previsione delle raccomandate per le quali i postini hanno lasciato un avviso di giacenza e che in ipotesi arriveranno alla filial per la gestione della giacenza.

 Raccomandate in giacenza: sono le raccomandate che sono in giacenza sul punto di ritiro e che il punto ha preso in carico per la loro corretta gestione.

 Raccomandate con giacenza scaduta: sono le raccomadate che sono in giacenza sul punto di ritiro, correttamente prese in carico per la gestione, ma che hanno esaurito il periodo di giacenza. Il punto dovrebbe gestire queste raccomandate per la Compiuta Giacenza e la restituzione verso il Cliente Mittente.

ANDAMENTO GIACENZE: mostra l'elenco delle Raccomandate in gestione dal punto negli ultimi mesi, evidenziando le raccomandate da prendere in carico, quelle in giacenza, quelle con giacenza scaduta, quelle chiuse come compiuta giacenza. Il dato si aggiorna ogni 2 ore.

 Raccomandate con giacenza scaduta: sono le raccomadate che sono in giacenza sul punto di ritiro, correttamente prese in carico per la gestione, ma che hanno esaurito il periodo di giacenza. Il punto dovrebbe gestire queste raccomandate per la Compiuta Giacenza e la restituzione verso il Cliente Mittente.

 Raccomandate in giacenza: sono le raccomandate che sono in giacenza sul punto di ritiro e che il punto ha preso in carico per la loro corretta gestione.

 Raccomandate in arrivo da prendere in carico: dà una previsione delle raccomandate per le quali i postini hanno lasciato un avviso di giacenza e che in ipotesi arriveranno alla filial per la gestione della giacenza.

 Raccomandate compiuta giacenza restituite: sono le raccomadate che sono state in giacenza sul punto di ritiro, e che sono state correttamente avviate alla restituzione verso il Cliente Mittente.

Dal pulsante “Ritiro da giacenza senza codice OTP” si accede alla vecchia funzionalità di Ritiro da Giacenza, utile per effettuare il ritiro qualora non sia possibile effettuare il ritiro col codice OTP presente nel QRCODE.

In questo caso si dovrà anche far firmare la distinta cartacea come prova di ritiro.

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1.4 Presa in carico da giacenza

A cosa serve: permette di effettuare la presa in carico e quindi l’assegnazione come punto di giacenza effettivo delle singole raccomandate o delle raccomandate contenute in una distinta

Punto di accesso: Menù Banco Accettazioni  Ritiro da Giacenza con Firma OTP  Portale Ritiro da Giacenza -> Presa in carico da giacenza

I dati di ingresso richiesti dalla maschera sono i seguenti:

 ① Elenco Raccomandate o Distinte di Giacenza: inserire l’elenco dei barcode delle raccomandate che sono state consegnate al punto di ritiro per la giacenza oppure inserire il barcode della distinta di giacenza che le contiene

A questo punto sarà possibile procedere all’attività di ② “Verifica (F8)” per i dati inseriti, affinché il sistema possa segnalarci eventuali anomalie o spedizioni mancanti.

La fase di ② “Verifica (F8)” riepilogherà in apposito specchietto l’elenco delle segnalazioni per l’attività che stiamo effettuando:

- Barcode Valido: indica che il barcode della raccomandata o che il barcode della distinta di giacenza è valido e può essere preso in carico per la giacenza dalla filiale

- Raccomandata non in giacenza: indica che il barcode fa riferimento ad una raccomandata che non è in giacenza e che quindi non può essere preso in carico dal punto di ritiro; in questo caso l’operatore dovrà contattare la filiale di recapito che ha inviato la raccomandata in giacenza per ottenere informazioni circa la sua gestione

- Busta già presa in carico dalla filiale: indica che la raccomandata è già stata presa in carico dalla filiale, non è necessario procedere nuovamente all’operazione

- Busta non a sistema: indica che la raccomandata non esiste in Formula Certa, l’invito è quello di verificare il corretto inserimento del codice a barre; nel caso fosse corretto e si tratta di una raccomandata, l’operatore dovrà contattare la filiale di recapito che ha inviato la raccomandata in giacenza per ottenere informazioni circa la sua gestione

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- Busta non di Raccomandata: indica che il barcode inserito è di un prodotto Formula Certa NON di raccomandate e pertanto non può essere preso in carico per la giacenza; l’operatore dovrà contattare la filiale di recapito che ha inviato la busta in giacenza per ottenere informazioni circa la sua gestione

- Distinta non a sistema: indica che la distinta non esiste in Formula Certa, oppure che è una vecchia distinta non più lavorabile. L’invito è quello di verificare il corretto inserimento del codice a barre;

nel caso fosse corretto e si tratta di una distinta effettiva recente, è possibile comunque procedere sparando i singoli barcode delle raccomandate oppure l’operatore dovrà contattare la filiale di recapito che ha inviato la distinta per la giacenza per ottenere informazioni circa la gestione delle raccomandate

Si popolerà di conseguenza la grigla delle Segnalazioni Quadratura dove sarà possibile puntualmente per ciascun barcode andare a risalire alla motivazione della segnalazione e intervenire di conseguenza.

1.4.1 Segnalazioni Quadratura

Barcode: barcode della busta

Distinta: barcode della distinta eventualmente imputata Prodotto: tipologia di prodotto di riferimento, utile

Segnalazione: descrizione della segnalazione, vedi sopra per la descrizione delle segnalazioni

Una volta effettuata l’attività ② “Verifica (F8)” sarà possibile procedere con l’attività di Presa in Carico premendo sul pulsante ③ “Procedi”.

1.4.2 Quali buste saranno prese in carico con ③ “Procedi”?

L’operazione di Presa in Carico andrà a buon fine unicamente per i barcode di Raccomandate validi.

1.4.3 Che cosa succede alle spedizioni prese in carico con ③ “Procedi”?

Sulle Raccomandate prese in carico dal punto, sarà imputata su ciascuna Raccomandata valida un’azione interna non visibile al cliente di “IN GIACENZA SU PUNTO” che sarà visibile da Utility -> Buste -> Dettaglio ->

Cronologia Azioni.

Nel caso di Punto di Giacenza, l’azione sarà utilizzata per conteggiare le raccomandate in carico al punto per una corretta rendicontazione.

1.5 Ritiro da giacenza

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A cosa serve: quando il destinatario si presenta al punto di ritiro si usa questa funzionalità per effettuare il ritiro della raccomandata in giacenza e per firmare in modo elettronico il documento di ritiro e la ricevuta di consegna tramite inserimento del codice QRCODE presente sul lasciato avviso

Punto di accesso: Menù Banco Accettazioni  Ritiro da Giacenza con Firma OTP  Portale Ritiro da Giacenza -> Ritiro da giacenza

 ① Barcode Raccomandata: inserire il barcode delle raccomandata che il destinatario o un suo delegato è venuto a ritirare; premere il pulsante per procedere alla validazione del barcode inserito e abilitare la fase della raccolta dati “Chi Ritira”

 ② Chi Ritira: La persona che si presenta a ritirare la raccomandata presso lo sportello dovrà essere munita di documento di riconoscimento proprio (carta di identità, patente o passaporto); nel caso in cui chi ritira sia stato delegato dal destinatario (o dal Titolare dell’azienda) della raccomandata, dovrà avere anche la delega scritta e il documento di riconoscimento del destinatario (o del titolare) oltre al prioprio (carta di identità, patente o passaporto).

o Scegliere come prima cosa se il destinatario è un Privato o se è un’Azienda. Nel caso di Azienda deve essere mostrata anche la Visura Camerale.

o Inserire quindi Nome e Cognome di chi sta effettuando il ritiro.

o Scegliere per il Destinatario/Titolare dell’azienda il Tipo di documento e inserire il Numero Documento

o Nel caso di delegato, scegliere per il delegato il Tipo di documento e inserire il Numero Documento

o Premere il pulsante per validare i dati inseriti e procedere al passo successivo del ritiro

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 ③ QRCODE : tramite lettore a banco leggere il barcode di tipo “QRCODE” presente sull’avviso di giacenza (scontrino) oppure presente nell’email inviata al destinatario nel caso in cui avesse smarrito lo scontrino

Questo è un esempio di QRCODE da leggere con lettore da banco come indicato:

Nel testo dell’email è presente anche la sua codifica estesa che possiamo copiare ed incollare all’esigenza:

 ④ Inserisci indirizzo Email se vuoi una copia del documento di ritiro: è possibile inserire l’email del destinatario o di chi sta ritirando la raccomandata nel caso in cui sia richiesto l’invio della copia della ricevuta di ritiro e dell’eventuale ricevuta di ritorno digitale (cartolina)

A questo punto sarà possibile procedere all’attività di ⑤ “Verifica (F8)” per i dati inseriti, affinché il sistema possa segnalarci eventuali anomalie.

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La fase di ⑤ “Verifica (F8)” procederà ad effettuare la validazione del QRCODE inserito associato alla Raccomandata della quale si sta chiedendo il ritiro. Qualora la Verifica vada a buon fine, comparirà un QRCODE vicino al box e sarà abilitato il pulsante ⑥ “Procedi” per procedere con ritiro effettivo della raccomandata con apposizione di firma elettronica avanzata (FEA).

Le possibili segnalazioni sulla fase di ritiro sono le seguenti:

- Raccomandata non in giacenza: indica che il barcode fa riferimento ad una raccomandata che non è in giacenza e che quindi non può essere preso in carico dal punto di ritiro; in questo caso l’operatore dovrà contattare la filiale di recapito che ha inviato la raccomandata in giacenza per ottenere informazioni circa la sua gestione

- Ritiro già effettuato per questa raccomandata: indica che la raccomandata è già stata ritirata, non è necessario e possibile procedere nuovamente all’operazione; sarà possibile usare la funzionalità di “Dov’è la Raccomandata” per capire che cosa è accaduto alla raccomandata e comunque contattare la filiale di recapito che ha inviato la raccomandata in giacenza per ottenere informazioni circa la sua gestione

- Raccomandata senza OTP assegnati : indica che la raccomandata non ha un QRCODE assegnato valido, pertanto si può procedere con la funzionalità di richiesta QRCODE per email: “Non ho il Qrcode Richiedilo per Email“ in modo da inviare al destinatario o al delegato il codice QRCODE per effettuare il ritiro

1.5.1 Ricerca tramite destinatario

Questa funzionalità è utile per ricercare una raccomandata in giacenza presso il punto di ritiro tramite il nominativo del destinatario qualora non si abbia la disponibilità del lasciato avviso.

Inserire nel box il nominativo del destinatario, nel caso inserire il cognome o la ragione sociale e provare la ricerca in modo da intercettare i diversi modi di scrivere nome e cognome.

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La griglia mostrerà l’elenco delle raccomandate in carico al punto di ritiro che rispondono alla ricerca.

Selezionando una raccomandata dall’elenco e premendo sul pulsante verrà pre- impostata quella raccomandata per il Ritiro da Giacenza.

1.5.2 Dov’è la raccomandata

Questa funzionalità è utile per avere le informazioni inerenti allo stato e alla filiale che ha in carico una raccomandata.

Inserire il barcode della raccomandata da ricercare, nella griglia sarà visualizzato il risultato della ricerca che darà informazioni sullo stato della raccomandata e sulla filiale che ha in carico o ha gestito la sua giacenza.

Nel caso in cui la raccomandata sia stata ritirata digitalmente, sarà possibile inserire l’email del destinatario o del delegato per richiedere l’invio della copia della ricevuta di ritiro e dell’eventuale ricevuta di ritorno digitale (cartolina).

1.5.3 Non ho il Qrcode Richiedilo per Email

Qualora ci si presenti al punto di ritiro con un avviso di giacenza con QRCODE non leggibile o senza avviso di giacenza, dopo aver verificato l’identità di chi sta effettuando il ritiro della raccomandata, sarà possibile richiedere l’invio tramite email del destinatario/del delegato del QRCODE che permetterà il ritiro della raccomandata.

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Formula Certa invierà in modo istantaneo una email contenente i dati per effettuare il ritiro in modo da effettuare comunque il processo di ritiro con firma elettronica avanzata tramite apposizione del QRCODE.

Questo un esempio di email con evidenza del QRCODE per il ritiro:

1.6 Compiuta giacenza

A cosa serve: permette di effettuare l’operazione di Compiuta Giacenza delle raccomandate in carico al punto e di avviare il processo di riconsegna al Cliente Mittente

Punto di accesso: Menù Banco Accettazioni  Ritiro da Giacenza con Firma OTP  Portale Ritiro da Giacenza -> Compiuta giacenza

 ① Elenco Raccomandate: inserire l’elenco dei barcode delle raccomandate che sono in giacenza sul punto di ritiro e che sono oppure inserire il barcode della distinta di giacenza che le contiene

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A questo punto sarà possibile procedere all’attività di ② “Verifica (F8)” per i dati inseriti, affinché il sistema possa segnalarci eventuali anomalie o spedizioni mancanti.

La fase di ② “Verifica (F8)” riepilogherà in apposito specchietto l’elenco delle segnalazioni per l’attività che stiamo effettuando:

- Barcode Valido: indica che il barcode della raccomandata o che il barcode della distinta di giacenza è valido e può essere esitato come compiuta giacenza ed essere avviato alla restituzione

- Raccomandata non in giacenza: indica che il barcode fa riferimento ad una raccomandata che non è in giacenza e che quindi non può essere esitata come compiuta giacenza dal punto di ritiro; in questo caso l’operatore dovrà contattare la filiale di recapito che ha inviato la raccomandata in giacenza per ottenere informazioni circa la sua gestione

- Scadenza giacenza ancora valida : data di scadenza : indica che la raccomandata non ha esaurito i giorni a disposizione per la sua giacenza e non è pertanto ancora avviabile alla restituzione, la raccomandata deve essere tenuta in giacenza fino alla data indicata

- Compiuta giacenza già eseguita: indica che il barcode fa riferimento ad una raccomandata che non è più in giacenza, che ha già subito un’azione di compiuta giacenza dal punto di ritiro; in questo caso l’operatore dovrà contattare la filiale di recapito che ha inviato la raccomandata in giacenza per ottenere informazioni circa la sua gestione

Si popolerà di conseguenza la grigla delle Segnalazioni Quadratura dove sarà possibile puntualmente per ciascun barcode andare a risalire alla motivazione della segnalazione e intervenire di conseguenza.

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1.6.1 Segnalazioni Quadratura

Barcode: barcode della busta

Prodotto: tipologia di prodotto di riferimento, utile

Segnalazione: descrizione della segnalazione, vedi sopra per la descrizione delle segnalazioni

Una volta effettuata l’attività ② “Verifica (F8)” sarà possibile procedere con l’attività di Compiuta Giacenza premendo sul pulsante ③ “Procedi”.

1.6.2 Quali buste saranno esitate come Compiuta Giacenza con ③ “Procedi”?

L’operazione di Compiuta Giacenza andrà a buon fine unicamente per i barcode di Raccomandate validi.

1.6.3 Che cosa succede alle raccomandate in Compiuta Giacenza con ③ “Procedi”?

Sulle Raccomandate che hanno compiuto il periodo di giacenza, sarà imputata su ciascuna Raccomandata valida un’azione visibile al cliente di “COMPIUTA GIACENZA” in modo da movimentare correttamente la raccomandata e avviarla quindi alla fase di restituzione.

Una volta che si procede con l’attività di Compiuta Giacenza premendo sul pulsante ③ “Procedi”, si aprirà un report che sarà utile per guidare in modo corretto la restituzione verso la filiale di recapito per avvio alla restituzione o report per la restituzione diretta verso il Cliente Mittente delle Raccomandate.

1.6.4 Report per avvio alla restituzione per Compiuta Giacenza

Il punto di giacenza genererà un Report verso la filiale di recapito di riferimento per le raccomandate in compiuta giacenza della giornata.

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La filiale di recapito genererà invece il report per avviare la restituzione verso il Cliente Mittente suddiviso per restituzione in modalità “Reso”, ristampabile indicando i barcode delle raccomandate anche da:

Distribuzione -> Resi Distinte -> Stampa Resi Distinte Raccomandate

1.6.5 Giacenze Scadute

Sarà possibile richiamare tutte le raccomandate che hanno esaurito il periodo di giacenza in carico alla filiale esplodendo la funzionalità di Giacenze Scadute ed effettuando la ricerca tramite il pulsante per la ricerca

La griglia mostrerà l’elenco di tutte le raccomandate con giacenza scaduta che devono essere avviate alla restituzione verso la filiale di recapito o verso il Cliente Mittente.

E’ possibile da questo elenco imputare le raccomandate per la gestione della Compiuta Giacenza premendo sulla singola raccomandata tramite il pulsante , oppure inserendo tutte le raccomandate in griglia (limite massimo di 2000 raccomandate per volta) tramite il pulsante

E’ naturalmente indispensabile una volta effettuata la Compiuta Giacenza, trattare in modo opportuno il materiale cartaceo avviandolo alla restituzione.