RELAZIONE SUL FUNZIONAMENTO COMPLESSIVO DEL SISTEMA DI VALUTAZIONE, TRASPARENZA E INTEGRITÀ DEI CONTROLLI INTERNI ANNO 2017

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Nucleo di Valutazione delle Performance Il Presidente

RELAZIONE SUL FUNZIONAMENTO COMPLESSIVO DEL SISTEMA DI VALUTAZIONE, TRASPARENZA E INTEGRITÀ DEI CONTROLLI INTERNI

ANNO 2017

Decreto Legislativo 150/2009, art. 14, comma 4, lettera a) e lettera g)

Sommario

Premessa ... 2

1. Funzionamento complessivo del Sistema di Misurazione e Valutazione della Performance (SMVP) ... 2

1.1. Performance organizzativa ... 2

1.2. Performance individuale ... 3

1.3. Processo (Fasi, Tempi e Soggetti coinvolti) ... 4

1.4. Infrastruttura di supporto ... 5

1.5. Definizione e gestione degli standard di qualità ... 5

1.6. Utilizzo effettivo dei risultati del SMVP ... 5

2.Integrazione con il Ciclo del Bilancio e i Sistemi di controllo interni ... 6

2. Obblighi di pubblicazione e Trasparenza ... 6

2.1. Sistemi informativi e informatici a supporto dell'attuazione del Programma triennale per la trasparenza e l'integrità e per il rispetto degli obblighi di pubblicazione ... 6

2.2. Obblighi di pubblicazione ex D.Lgs. 33 ... 7

3. Descrizione delle modalità del monitoraggio svolto dal Nucleo di Valutazione delle Performance ... 7

4. Proposte di miglioramento ... 7

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Premessa

Il Nucleo di Valutazione delle Prestazioni di ARPA Lombardia, a conclusione del Ciclo di Gestione della Performance dell'Agenzia relativo all'anno 2017, elabora la presente Relazione sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli interni, in ottemperanza a quanto disposto dall'art. 14, comma 4, lettere a) e g) del dlg. n. 150/2009 e dalle successive modifiche apportate dal D.Lgs n° 74 del 25 maggio 2017, sulla base della documentazione seguente:

1. Sistema di Misurazione e Valutazione della performance 2. Piano della Performance

3. Relazione sulla Performance

1. Funzionamento complessivo del Sistema di Misurazione e Valutazione della Performance (SMVP)

L'Agenzia Regionale per la Protezione dell'Ambiente della Lombardia gestisce un processo di graduale e continuo assestamento, in un contesto esterno caratterizzato da:

• evoluzione del quadro normativo nazionale (D.Lgs 132/2017) e regionale, con incremento di attività e funzioni in capo all'Agenzia;

• situazione ambientale e territoriale con forti criticità, anche di livello nazionale;

• esigenza continua di controllo e contenimento delle risorse ("spending review").

In questo contesto critico, l'applicazione della riforma di cui al D.Lgs. 150/2009 e l'attivazione del ciclo della performance, costituiscono un'opportunità per monitorare e migliorare i servizi offerti dall'Agenzia, e, in particolare, una occasione per accrescere il livello quali-quantitativo dei servizi erogati, per curare la soddisfazione dei vari stakeholder interni ed esterni, oltre che per tendere all'allocazione ottimale delle risorse.

In un contesto di pubblica amministrazione complessivamente contrassegnato, per effetto delle continue manovre di contenimento della finanza pubblica, dal ridimensionamento della disponibilità di risorse, diventa infatti sempre più strategica la leva della programmazione e della gestione, al fine della corretta ed efficiente erogazione dei servizi in un contesto economicamente sostenibile.

Sulla base dell'esperienza consolidata e della osservazione dello “stato dell'arte”, il Nucleo esaminerà e descriverà il funzionamento complessivo del Sistema sulla base di differenziati angoli visuali, anche secondo le indicazioni e le prassi già in precedenza adottate.

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1.1. Performance organizzativa

Il Sistema di Misurazione e Valutazione delle Performance di ARPA Lombardia (d'ora in poi, SMVP) è stato implementato fin dall'avvio della "riforma Brunetta", nel 2011. Nel corso degli anni seguenti si sono gradualmente apportate alcune innovazioni con l’obiettivo dichiarato di pervenire ad una migliore capacità di misurazione e, di conseguenza, ad un approccio valutativo più efficace e flessibile, sempre più rispondente alla necessità di governo effettivo della performance, anche in corso d’opera.

I documenti che necessitano di formale riconoscimento da parte degli organi dell’ARPA sono stati oggetto di provvedimenti specifici nel corso del corrente anno. Per quanto riguarda, in particolare, il Piano della Performance 2017, si rileva preliminarmente una modalità di costruzione e definizione coerente con gli indirizzi della pianificazione strategica dell’Agenzia, come predisposti dalla Direzione Generale ed adottati dal Consiglio di Amministrazione.

I contenuti programmatici del Piano sono stati infatti elaborati secondo linee di corrispondenza operativa con gli atti di programmazione (Piano Pluriennale 2017-2019 e Programma annuale di lavoro 2017) formalmente approvati dal Consiglio d’ Amministrazione.

Questi individuavano quattro aree strategiche di intervento per l'Agenzia:

1. L’organizzazione ARPA, a supporto delle linee strategiche;

2. Consolidamento e innovazione, a supporto delle attività di controllo e monitoraggio;

3. Sviluppo dei sistemi informativi, per una lettura integrata dell’ambiente;

4. Informazione, formazione, educazione ambientale e promozione della qualità ambientale.

Nel Piano della Performance vi è coerenza tra gli obiettivi strategici e operativi: gli obiettivi strategici risultano definiti su base pluriennale, mentre gli obiettivi operativi, gli indicatori di performance e i target sono organizzati e articolati su base annuale. La loro formulazione tiene in adeguato conto gli stakeholder esterni ed interni.

Le metodologie e i criteri di misurazione e valutazione sono coerenti con le previsioni del SMVP.

Gli obiettivi individuati, nonostante una ancora migliorabile connotazione degli indicatori di risultato, sono comunque idonei a determinare un incremento della qualità dei servizi erogati e degli interventi attuati.

Il Nucleo evidenzia che, con la pubblicazione delle “Linee guida per il Piano della performance per i Ministeri” del Dipartimento della Funzione Pubblica, avvenuta nel giugno 2017, si è definito un quadro di macro-indicatori a livello nazionale, suscettibile di considerazione anche ai fini di

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una predisposizione di indicatori comuni e omogenei per una comparazione dei risultati con altre ARPA/APPA secondo logiche di benchmarking.

Il Nucleo riscontra altresì una adeguata coerenza fra gli obiettivi gestionali prefigurati e le risorse effettivamente disponibili, rilevando, nel contempo, che la riduzione del personale, generata dall’applicazione stringente dei vincoli assunzionali, ha potuto solo parzialmente trovare mitigazione in adeguate misure di tipo organizzativo, ai fini del mantenimento dei livelli erogativi già conseguiti.

Il SMVP adottato da ARPA Lombardia è sicuramente nel complesso un meccanismo tutt’ora valido ed efficace, che richiede tuttavia annualmente un’accurata manutenzione. I processi posti in essere dall'Agenzia sono comunque idonei a garantirne la rispondenza con i requisiti metodologici definiti dall'alt. 5 del D.Lgs. n. 150/2009 e la corretta applicazione dei sistemi premianti, secondo quanto previsto dai contratti collettivi nazionali, dai contratti integrativi vigenti e dagli attuali regolamenti interni all'amministrazione.

A tal riguardo, si rileva che, con la prossima entrata in vigore, nel corso dell’anno 2018, dei nuovi CCNL del personale del comparto e della dirigenza, dovrà auspicabilmente avviarsi una riflessione generale e una rinnovazione degli strumenti tipici dei sistemi di valutazione della perfomance organizzativa ed individuale, secondo le nuove direttive tracciate dalla legge, con particolare riferimento al D.Lgs 74/2017.

Per la fase della misurazione, il Nucleo esprime una valutazione positiva sull'adeguatezza dei monitoraggi quadrimestrali posti in essere dall'Agenzia e della qualità dei dati utilizzati, tenendo conto del loro grado di tempestività e affidabilità. In particolare, esprime apprezzamento per l'informatizzazione del sistema che permette di avere riscontri oggettivi attraverso la datawarehouse aziendale (AGORÀ-EDMA), e che ha permesso di superare, in buona parte, la logica autocertificatoria tipica dei tempi di avvio del sistema, anche grazie all’utilizzo di indicatori a compilazione automatica.

Il Nucleo evidenzia, inoltre, l'evoluzione positiva che l'introduzione del SMVP ha comportato, consolidando il sistema di programmazione e controllo già esistente in Agenzia e rafforzandone consistenza ed affidabilità. Esprime pertanto una valutazione complessivamente positiva sul processo relativo alla performance organizzativa, con riferimento alla fase di definizione degli obiettivi, alla misurazione in corso d'anno e alla valutazione finale dei risultati.

1.2. Performance individuale

Per la fase di assegnazione degli obiettivi, il Nucleo valuta positivamente lo svolgimento del processo, l'adeguatezza delle modalità di assegnazione degli obiettivi e la coerenza con le

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disposizioni del SMVP. Osserva peraltro il ruolo assegnato alla Performance Manageriale, mediante la definizione di alcuni obiettivi di gestione tipici dei Responsabili di struttura attraverso la DDG n° 3312 del 21.06.2016 “Determinazioni in merito al Sistema di Valutazione dei Direttori di Agenzia”, suggerendo, a tal riguardo, l’esigenza di una sempre maggiore valorizzazione delle

“capacità manageriale” anche attraverso l’ideazione e l’attribuzione di ulteriori indicatori, maggiormente pregnanti in relazione alle necessarie ed emergenti logiche di gestione manageriale.

Le modalità di assegnazione degli obiettivi ai dirigenti e i parametri per la valutazione delle performance individuali -anche rispetto agli obiettivi di Performance Organizzativa- sono coerenti con quanto indicato nel Sistema di valutazione delle performance individuali.

Con riferimento alla fase di valutazione, il Nucleo ha analizzato lo svolgimento, l'adeguatezza delle modalità di comunicazione e l'esito, anche in termini di differenziazione dei giudizi; con riferimento a quest'ultimo aspetto, si rileva un accettabile grado di differenziazione per il personale della dirigenza, sia di struttura che professionale. Rimane invero ancora da sviluppare, con riferimento al personale del comparto, una più accurata capacità di differenziazione, con particolare riguardo al personale titolare di incarichi di posizione organizzativa e di coordinamento. In tale direzione, si auspica che, con la revisione dei sistemi di valutazione del personale, a seguito dell’entrata in vigore dei nuovi CCNL, si possa conseguire l’obiettivo di una concreta e più adeguata misurazione e valutazione degli effettivi apporti alle attività di servizio.

Pertanto, con riferimento all'applicazione dei sistemi premiali, si chiede di proseguire con l’obiettivo di una più articolata differenziazione, in modo da garantire una migliore correlazione tra la valutazione delle performance e la premialità effettiva.

Alla luce di quanto sopra e delle formulate raccomandazioni, il Nucleo esprime una valutazione positiva sul processo relativo alla performance individuale.

1.3. Processo (Fasi, Tempi e Soggetti coinvolti)

Il Nucleo ha verificato l'effettivo funzionamento del processo di misurazione e valutazione, con specifico riferimento a fasi, tempi e soggetti coinvolti.

Il lavoro dalla Struttura Tecnica Permanente, considerate le risorse umane e finanziarie e le competenze professionali disponibili, è stato considerevole ed ha portato alla definizione di un valido sistema di valutazione che, sia pur le necessità di perfezionamento già evidenziate, è da ritenersi adeguato e rispondente alle aspettative.

Il Nucleo, esaminate le modalità di attuazione del SMVP, con riferimento alle fasi, ai tempi in cui si articola il ciclo della performance, al ruolo dei soggetti coinvolti e ai rapporti tra tali soggetti, esprime parere positivo in ordine alla sua conformità al modello previsto dalla normativa vigente.

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Il Nucleo inoltre osserva che sarà necessario per l’anno a venire adeguare il SMVP, in linea con il potenziamento e lo sviluppo della capacità gestionale della performance e della strumentazione già in fase di sperimentazione (ad es. il “cruscotto direzionale”, con l’indicazione, per le diverse aree organizzative dell’Agenzia, delle attività del triennio 2015-2017 e delle ore effettivamente lavorate dal personale delle Unità organizzative centrali e territoriali).

1.4. Infrastruttura di supporto

Il Nucleo esprime una valutazione di adeguatezza dei sistemi informativi e informatici a supporto del funzionamento del ciclo della performance (sw di controllo di gestione in Agorà); i sistemi sono tuttora in fase di sviluppo evolutivo; allo stato, è in corso la sperimentazione per correlare i prodotti erogati alle effettive ore lavorate a livello di singola struttura, in modo da standardizzare tempi medi di erogazione di un set di processi che coprono circa l’80% dell’attività istituzionale. Il sistema sarà poi collegato ad una reportistica direzionale in grado di fornire avanzamenti bimestrali sul grado di raggiungimento degli obiettivi.

1.5. Defìnizione e gestione degli standard di qualità

Il Nucleo rileva che la definizione degli standard di qualità dei servizi risulta considerevolmente migliorata grazie al lavoro svolto dalla struttura dei RAQ, nel corso del 2017, ai fini della definizione dei processi e dei rischi connessi ai loro adempimenti, così come richiesto per adeguare il sistema di gestione di ARPA alle previsioni della norma ISO 9001:2015 entro il 15.09.2018

Tale mappatura risulta attualmente in fase di aggiornamento, anche al fine di essere allineata rispetto al "catalogo dei servizi" in corso di ulteriore affinamento con particolare riguardo alla uniformità e all’accuratezza delle declaratorie delle prestazioni dell’Agenzia.

Il Nucleo prende atto che il lavoro svolto per la determinazione dei costi medi per processo, da pubblicare nella "carta dei servizi", si è rivelato utile anche per la definizione dell’assetto del nuovo sistema informativo a servizio della pianificazione e del controllo di gestione.

l.6. Utilizzo effettivo dei risultati del Sistema di Misurazione e Valutazione della Performance

Riguardo alla valutazione dell'efficacia del sistema quale strumento di indirizzo dei comportamenti della dirigenza, nonché la sua rilevanza ai fini delle decisioni di carattere strategico e/o operativo nell'ambito dell'aggiornamento del Piano, è possibile rilevare come gli esiti della valutazione individuale, complessivamente positivi, confermino un adeguato livello di “immedesimazione”

della dirigenza nella missione aziendale, sia pur in un contesto che si caratterizza per complessità delle interazioni e delle relazioni con i diversi livelli istituzionali.

Per quanto attiene alla promozione delle pari opportunità e del benessere organizzativo, sono state

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intraprese diverse iniziative, che potranno essere sistematizzate anche all'interno del SMVP; a tal proposito, si suggerisce di avviare qualche sperimentazione finalizzata alla creazione di specifici indicatori nel corso del 2018.

2. Integrazione con il Ciclo del Bilancio e i Sistemi di controllo interni

Il Nucleo, dall'analisi della documentazione disponibile, ha verificato la coerenza del sistema di misurazione e valutazione con il ciclo della programmazione economico-finanziaria e quello di bilancio, nonché l'adeguatezza delle soluzioni organizzative adottate dall'Amministrazione con gli obiettivi di programma.

Per i sistemi di controllo, il Nucleo ha verificato l'esistenza di strumenti economico-patrimoniali parzialmente funzionali alla misurazione e alla valutazione in termini di efficacia ed efficienza.

Auspica il rafforzamento degli strumenti di pianificazione e controllo, a livello strategico, gestionale e operativo, e in particolare conferma il già manifestato assenso verso l’adozione del sistema ABC (activity based costing), implementato grazie al cruscotto direzionale, volto a verificare l'efficacia, efficienza ed economicità delle azioni pianificate, ai fini dell'ottimizzazione operativa delle strutture.

Auspica altresì il miglioramento continuo dei sistemi di indicatori strategici del bilancio, a garanzia della possibilità di procedere a verifiche di adeguatezza delle scelte compiute in sede di attuazione del Piano pluriennale, in termini di congruenza tra risultati conseguiti e obiettivi predefiniti.

3. Obblighi di pubblicazione e Trasparenza

3.1. Sistemi informativi e informatici a supporto dell'attuazione del Programma triennale per la trasparenza e l'integrità e per il rispetto degli obblighi di pubblicazione

Il Nucleo è chiamato ad esprimere una valutazione sul funzionamento dei sistemi informativi e informatici che supportano la pubblicazione dei dati, alla luce della rilevanza che tali sistemi rivestono quale presupposto per l'attuazione del Programma triennale e per il rispetto degli obblighi di pubblicazione, nonché sulla ripartizione delle competenze tra i diversi soggetti che concorrono alla pubblicazione dei dati e sul sistema di monitoraggio della pubblicazione dei dati.

In particolare, il Nucleo prende in esame i seguenti aspetti:

1. sistemi informativi e informatici per l'archiviazione, la pubblicazione e la trasmissione dei dati;

2. modello organizzativo di raccolta e pubblicazione dei dati;

3. sistema di monitoraggio della pubblicazione dei dati;

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4. sistemi per la rilevazione quantitativa e qualitativa degli accessi alla sezione

"Amministrazione Trasparente".

L'analisi riguarda non solo le strutture centrali, ma anche tutte le articolazioni organizzative periferiche, con lo scopo di definire nel dettaglio i flussi informativi che da tutti gli uffici conducono i dati alla pubblicazione sui siti istituzionali.

3.2. Obblighi di pubblicazione ex D.Lgs. 33

Il Nucleo, per quanto attiene agli obblighi di pubblicazione dei dati relativi al ciclo della Performance da parte del Responsabile della trasparenza, ha avviato il procedimento di ricognizione finalizzato a verificare la corrispondenza di quanto pubblicato sul sito rispetto alle previsioni di cui alla normativa vigente e di quanto dichiarato dal Responsabile della trasparenza.

4. Descrizione delle modalità del monitoraggio svolto dal Nucleo di Valutazione delle Performance

Il Nucleo ha proceduto con modalità autonome al monitoraggio del sistema, potendo contare sulla piena e fattiva collaborazione della Direzione generale e della Direzione Operazioni e di tutte le strutture organizzative che è stato necessario interpellare, oltre che sul supporto efficace e competente della Struttura Tecnica Permanente.

5. Proposte di miglioramento

Il Nucleo, sulla base della lettura degli elementi esaminati e considerato quanto argomentato e descritto alle sezioni precedenti, formula le seguenti proposte di miglioramento del sistema di misurazione e sulla realizzazione del piano della trasparenza.

Un primo obiettivo di miglioramento consiste nel portare a regime il ciclo della performance in tutte le sue fasi. Si sollecita lo sviluppo del sistema di Reportistica direzionale (Cruscotto di Direzione), l'adozione di standard di qualità attraverso i quali effettuare anche valutazioni di tendenza del funzionamento dei servizi dell'Agenzia, l'adozione di soluzioni per la gestione di reclami.

Per ciò che concerne l'impiego delle risultanze del sistema di valutazione per orientare le decisioni strategiche e gestionali, il Nucleo chiede di poter essere costantemente aggiornato rispetto agli strumenti di monitoraggio e reportistica quali Power BI, rendendo sistematica l'attività di reporting finalizzata alla misurazione della performance da parte di ogni struttura.

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Si ribadisce infine la necessità di una maggiore integrazione tra pianificazione delle performance e processo di programmazione economico finanziaria.

dott.ssa Maria Antonietta Banchero

Milano, 30 marzo 2018