1
Ufficio attività Strumentali Firenze, 20 Giugno 2018
OGGETTO: Fornitura n. 3 macchine stampanti/fotocopiatrici B/N con formato A3 e n. 1 macchina a colori con formato A3, tramite noleggio in adesione alla Convenzione Consip “Apparecchiature Multifunzione 28 - Noleggio”
Con determina n. 406 del 30.05.2013 è stata autorizzata l’adesione alla convenzione Consip “Fotocopiatrici 21” con la quale sono state noleggiate, per 5 anni, n. 16 fotocopiatrici A3 marca “Sharp”.
Il noleggio delle suddette macchine scadrà il 22 Luglio 2018 e da tale data le fotocopiatrici verranno ritirate dalla ditta fornitrice, pertanto è stato avviato un monitoraggio per verificare l’effettivo bisogno di fotocopiatrici A3 per le strutture Inail, in quanto le fotocopiatrici/stampanti Brother e HP fornite da DCOD nel 2017 funzionano solo con formato A4; anche la prossima fornitura di stampanti a noleggio, che sarà effettuata dalla DCOD tramite Convenzione Consip, come da comunicazione n. prot.
60040.30.05.2018.0005038, prevede di destinare alle Strutture della Toscana n. 126 stampanti, tutte con il solo formato A4.
Dalle verifiche effettuate è emersa una reale esigenza di stampe in formato A3 per le UOT, per Villa Tornabuoni Lemmi e per la Direzione regionale.
Per quanto concerne le UOT i direttori hanno evidenziato come le schede relative alle prime verifiche periodiche e le copie dei progetti debbano essere necessariamente stampate in formato A3. Questo tipo di formato è indispensabile sia per permettere la fascicolazione delle schede che per rendere leggibili i progetti, in quanto una stampa con dimensioni A4 risulterebbe troppo piccola; chiaramente, riguardando progetti, non si palesa necessità di stampe a colori.
A Villa Tornabuoni Lemmi è altresì indispensabile una stampante A3 a colori, necessità dovuta all’attività di formazione che si svolge in Villa e che comprende l’organizzazione dei corsi con relativa stampa di manifesti, locandine e materiale didattico. Esigenze che non potrebbero essere gestite tramite copisterie esterne, in quanto le richieste e le
Relazione per il Direttore regionale
2 necessità manifestate da docenti e conferenzieri durante le giornate di formazione sono spesso improvvise e non programmabili.
Anche in Direzione regionale è palese l’esigenza di una stampante A3 monocromatica, attualmente utilizzata per motivi diversi da tutti gli Uffici, tra cui, a titolo di esempio, per poter rendere leggibili progetti e offerte tecniche allegati alle gare d’appalto, schemi relativi ad utenze e servizi vari per tutte le Strutture della Toscana, ecc.; a ciò si aggiunga che presso la Direzione regionale è attualmente presente anche la UOT di Firenze, che necessita delle stampe A3, come già illustrato nel paragrafo in prima pagina per le altre UOT.
Al contrario, non sembra più necessario il noleggio di fotocopiatrici A3 per le restanti Strutture della regione, poiché le esigenze manifestate risultano eccezionali, e si conta un numero esiguo di copie annue, che non giustificano il costo del noleggio della macchina, ma risulta più economico effettuarle presso copisterie esterne, pagandole tramite “piccola cassa”.
Si è giunti a tale conclusione in quanto le sedi hanno giustificato le richieste di fotocopiatrici A3 per eventi eccezionali e difficilmente quantificabili su base mensile come ad esempio “tavole di orientamento per le vie di fuga”, “planimetrie interne” o
“l’ingrandimento di documenti non leggibili nel formato originale”; richieste che comportano un uso dell’A3 estremamente sporadico, dimostrato anche dalla mancanza di richieste di acquisto di carta in tale formato.
Inoltre, comparando i costi delle stampe A3 presso le copisterie con quelli forfettari previsti dalle Convenzioni Consip, è risultato del tutto antieconomico stipulare una nuova convenzione quando una sede abbia esigenze inferiori alle 40 copie mensili.
Prendendo quale punto di riferimento la convenzione adeguata alle nostre esigenze presente sul MEPA (denominata “Multifunzione 28 - Noleggio”), il costo del noleggio trimestrale di una fotocopiatrice monocromatica A3, in caso di contratto di durata quinquennale, è pari a 93,82 euro oltre IVA (Euro 114,46 inclusa, IVA al 22% pari a euro 20,64). Il menzionato costo trimestrale comprende i materiali di consumo sufficienti per stampare 1.000 copie mensili (esclusa la carta); il costo mensile del noleggio risulta pertanto pari a euro 38,15 (IVA inclusa).
Da un’indagine di mercato effettuata tra le copisterie di Firenze, risulta che una copia A3 ha un costo minimo di 0.08 centesimi e un costo massimo di 0.30 centesimi (come da listini prezzi agli atti di questo ufficio).
3 Con un impegno mensile di euro 38,15 si potrebbero effettuare almeno 120 copie in formato A3 (al prezzo massimo di mercato), chiaramente il vantaggio economico va contemperato con l’autosufficienza e i criteri di efficacia ed efficienza della P.A.
Se è vero, infatti, che l’Istituto realizzerebbe un vantaggio economico nell’utilizzare servizi esterni per stampare in formato A3, è altrettanto vero che, quando tali stampe sono frequenti e destinate all’utenza e/o ai partecipanti ai corsi di formazione, non si può procedere con una richiesta tramite piccola cassa, che comporterebbe una difficoltà di gestione per la sua procedura più articolata.
Per tali ragioni si propone di stipulare una nuova Convenzione per le Strutture dove la stampa A3 ha una frequenza quotidiana e non prevedibile, mentre si propone di ricorrere a copisterie esterne laddove la stampa A3 rappresenta un evento eccezionale e in ogni caso programmabile e/o prevedibile.
Alla Convenzione Consip “Multifunzione 28 - Noleggio” è possibile aderire scegliendo la durata del contratto (36, 48 o 60 mesi), la produttività presunta e alcuni servizi opzionali (ad esempio il finitore con spillatrice delle copie).
Il Lotto 2 della suddetta convenzione è destinato ad unità produttive di medie dimensioni e prevede il noleggio di fotocopiatrici A3 B/N del tipo Kyocera Taskalfa 3511i.
Queste macchine, soddisfano le caratteristiche richieste per lo svolgimento delle normali attività lavorative, in quanto analoghe alle macchine “Sharp” già presenti presso le Strutture e in scadenza al 22/07/2018 e andranno destinate, in caso di approvazione, alla Direzione regionale (con utilizzo anche da parte del personale della UOT di Firenze) e alle UOT di Livorno e Lucca.
Il canone trimestrale più conveniente e più vicino alle nostre esigenze è quello classificato nella Convenzione come “produttività A”, che prevede una durata di 60 mesi comprensivo di 3.000 copie al trimestre (pari a 1500 in formato A3). Il canone trimestrale, pari a Euro 130,81 inclusa IVA (107,22 Euro oltre IVA al 22% pari a 23,59 euro) comprende i materiali di consumo e il ritiro di quelli utilizzati, oltre la finitura con punti di spillatrice.
La fotocopiatrice prevista per il Centro di Formazione di Villa Tornabuoni Lemmi rientra nel Lotto 4 della medesima convenzione: come rappresentato in precedenza, infatti, in tale sede proponiamo di installare una fotocopiatrice a colori.
Il modello Kyocera Taskalfa 4052ci, previsto per il suddetto lotto 4, soddisfa le caratteristiche richieste: il canone trimestrale, in caso di contratto quinquennale, è pari a euro 172,20 IVA inclusa (euro 141,15 oltre IVA pari a euro 31,05) e comprende i
4 materiali di consumo e il ritiro di quelli utilizzati, oltre la finitura con punti di spillatrice, fino ad un massimo di 2.400 copie monocromatiche (1.200 in A3) e 600 a colori (300 in A3) per ogni trimestre.
La data di decorrenza della convenzione, come da convenzione Consip, sarà quella di installazione delle fotocopiatrici.
Su tali basi, l’onere complessivo per 5 anni è pari a Euro 11.292,56 IVA inclusa (9256,20 Euro, oltre IVA al 22% pari a Euro 2036,36) così suddivisi:
Euro 7.848,50 (6.433,22 euro oltre IVA pari a euro 1.415,30) per le 3 fotocopiatrici monocromatiche Kyocera Taskalfa 3511i da installare in Direzione regionale, alla UOT di Lucca e alla UOT di Livorno;
Euro 3.444,06 (2.823,00 Euro oltre IVA pari a Euro 621,06) per la fotocopiatrice a colori Kyocera Taskalfa 4052ci da installare presso Villa Tornabuoni Lemmi.
L’impegno di spesa necessario a coprire gli oneri derivanti dal contratto per l’anno 2018 (assumendo come data presunta di installazione il 1° agosto p.v.) è pari a Euro 941,05 (Euro 771,35 oltre IVA per Euro 169,70) così suddivisi:
Euro 654.04 (Euro 536,10 oltre IVA per Euro 117,94) calcolato per n. 3 (tre) fotocopiatrici monocromatiche per 5 mesi (agosto-dicembre 2018);
Euro 287,01 (Euro 235,25 oltre IVA per Euro 51,76) quale costo di noleggio per la fotocopiatrice a colori per 5 mesi (agosto-dicembre 2018).
Tutto ciò premesso, si propone di autorizzare:
1. l’adesione quinquennale alla Convenzione Consip “Multifunzione 28 - Noleggio” Lotto 2 per n. 3 (tre) fotocopiatrici monocromatiche Kyocera Taskalfa 3511i, con produttività “A” come sopra descritta, fornita dalla Ditta KYOCERA DOCUMENT SOLUTIONS ITALIA S.P.A.;
2. l’adesione quinquennale alla Convenzione Consip “Multifunzione 28 - noleggio” Lotto 4 per n. 1 (una) fotocopiatrice a colori Kyocera Taskalfa 4052ci con produttività “A” come sopra descritta, fornita dalla Ditta KYOCERA DOCUMENT SOLUTIONS ITALIA S.P.A.;
3. l’assunzione di un impegno di spesa per Euro 941,05 (Euro 771,35 oltre IVA per Euro 169,70) sul capitolo U.1.03.02.07.008.01 (noleggio impianti e macchinari - fotocopiatrici tradizionali).
5
Il capitolo U.1.03.02.07.008.01 (noleggio impianti e macchinari - fotocopiatrici tradizionali) presenta la necessaria disponibilità di competenza e di cassa per l’esercizio in corso; la spesa sarà ripartita tra le missioni e i programmi come automaticamente estratti dalla procedura SIMEA.
Si allega, ove Lei concordi, determinazione di spesa.
Agli Atti:
Convenzione Multifunzione 28 Guida alla convenzione
Preventivi costi copie A3 presso copisterie Firenze
Per istruzione pratica f. to Giancarlo Argo
Il Responsabile del Processo Approvvigionamenti Silvia Baldi
Il Dirigente dell’Uff. Att. Strum. li Rossana Ruggieri
PROCESSO CONTABILITA’
Vista la proposta di spesa dell’Ufficio Attività Strumentali – Processo Approvvigionamenti con relazione del 20/06/2018, avente ad oggetto Fornitura n. 3 macchine stampanti/fotocopiatrici B/N con formato A3 e n. 1 macchina a colori con formato A3, tramite noleggio in adesione alla Convenzione Consip “Apparecchiature Multifunzione 28 - Noleggio” per Euro 941,05 (Euro 771,35 oltre IVA per Euro 169,70) in favore di KYOCERA DOCUMENT SOLUTIONS ITALIA S.P.A. sul capitolo U.1.03.02.07.008.01 (noleggio impianti e macchinari- fotocopiatrici tradizionali) del Bilancio di esercizio 2018 e si attesta, su tale capitolo, la disponibilità di competenza e di cassa nell’Esercizio in corso.
Firenze,
Il Responsabile del Processo Contabilità Maria Teresa Mennuti
