Capitolato prestazionale per l’affidamento del servizio di trascrizione delle registrazioni delle sedute del consiglio provinciale, dell’assemblea dei sindaci e di altri organismi della Provincia di MANTOVA –.
Art. 1 - Oggetto
L’affidamento ha per oggetto il servizio di trascrizione in differita e in formato elettronico del contenuto delle registrazioni delle sedute del Consiglio, Assemblea dei sindaci e di altri organismi a favore della Provincia di Mantova, per un periodo di 24 mesi, con decorrenza dalla data indicata nel provvedimento di aggiudicazione definitiva.
La Provincia si riserva la facoltà di rinnovare il servizio all’aggiudicatario per ulteriori 24 mesi tenuto conto di quanto disposto dall’art. 35 comma 4 del Dlgs n. 50/2016.
Art. 2 – Criterio di aggiudicazione
L’aggiudicazione avverrà con il criterio del minor prezzo ex art. 95 comma 4 del D.Lgs.
50/2016
Art. 3 – Offerta economica
L’offerta economica dovrà essere espressa indicando nel campo della piattaforma SINTEL riservata all’offerta, un importo per un’ora (60 minuti), di parlato registrato, (IVA ESCLUSA), da trascrivere in differita.
Il servizio sarà aggiudicato al concorrente che avrà offerto il costo orario più basso.
Art. 4 – Informazioni sulla procedura di gara- modalità di comunicazione
Informazioni e chiarimenti relativi al capitolato e alle modalità di prestazione del servizio potranno essere richiesti esclusivamente nelle modalità indicate al paragrafo 3.4 – Richiesta di informazioni e chiarimenti della lettera di invito.
Art. 5 - Caratteristiche del servizio da svolgere
1. Il servizio consiste nella riproduzione scritta in formato digitale del contenuto parlato delle discussioni registrate su cassetta a nastro o altro supporto, integrata con il materiale riprodotto su file inviato al prestatore del servizio relativo alla scaletta degli interventi e alle proposte di deliberazione adottate o alle interrogazioni, interpellanze, ordini del giorno, mozioni trattate durante la seduta consiliare.
2. Il personale della segreteria generale comunicherà all’affidatario del servizio, con almeno 3 (tre) giorni di anticipo, il giorno di convocazione del Consiglio, Assemblea dei Sindaci, per consentire la pianificazione delle attività, salvo la convocazione urgente
dei collegi, nel qual caso la comunicazione verrà effettuata sempre a cura del personale della segreteria, 24 (ventiquattro) ore prima della seduta.
3. Il personale della segreteria generale invierà all’indirizzo di posta elettronica comunicato dall’affidatario del servizio la scaletta degli interventi e i documenti approvati dal consiglio in formato elettronico.
4. L’affidatario del servizio dovrà avere cura di far ritirare presso la sede dell’ente, nell’ufficio preventivamente indicato dalla segreteria generale, il supporto con la registrazione delle sedute, anche servendosi di un corriere di fiducia.
5. L’affidatario del servizio assumerà ogni responsabilità per il mancato o tardivo recapito presso la propria sede del supporto registrato e per eventuali perdite del supporto stesso anche dovute al mezzo scelto per il trasporto della cassetta.
6. Il personale addetto alla trascrizione dovrà effettuare un attento controllo sulla correttezza ortografica-lessicale dei testi trascritti, oltre che sintattico e linguistico.
Art. 6 - Raccordo con il personale della segreteria generale
1. Il personale della segreteria generale subito dopo l’aggiudicazione definitiva comunicherà all’aggiudicatario l’indirizzo di posta elettronica a cui far pervenire le trascrizioni delle registrazioni delle sedute del consiglio o di altri organismi, e i nominativi del personale referente per la gestione del contratto.
2. La ditta affidataria del servizio dovrà rispettare le indicazioni organizzative impartite dal personale di segreteria e inviare con puntualità i titoli giustificativi dei crediti maturati per il servizio reso e le informazioni necessarie per l’emissione del certificato di regolarità contributiva e per la tracciabilità dei flussi finanziari.
Art. 7 - Ubicazione del servizio e dotazioni
1. La trascrizione del contenuto parlato registrato dovrà avvenire a cura dell’affidatario del servizio presso la propria sede, con strumentazione e personale specializzato.
2. I file inviati con il contenuto della registrazione dovranno essere redatti in formato word.
Art. 8 - Domicilio legale
La Ditta affidataria del servizio elegge domicilio legale per tutta la durata del servizio di cui al presente contratto in Mantova e presso la Provincia – Via P.Amedeo, 32
Art. 9 - Attività da svolgere
Il servizio di riproduzione scritta, in differita e in formato digitale, del contenuto parlato delle discussioni registrate su cassetta a nastro o altro supporto delle sedute del consiglio o di altri organismi, integrata con il materiale riprodotto su file inviato alla ditta affidataria, dovrà svolgersi secondo le seguenti modalità:
1. le prestazioni saranno eseguite con la massima professionalità e precisione ed avranno tutte le caratteristiche di fedeltà proprie di un resoconto stenografico;
2. gli interventi dovranno essere depurati delle ripetizioni proprie del linguaggio parlato, ma sempre e comunque nell’assoluto rispetto del pensiero dell’oratore;
3. al fine di consentire l’archiviazione, il testo dovrà essere riprodotto in un file sicuro per il successivo caricamento sul sito web istituzionale.
Art.10 – Tempi di consegna
La consegna del testo elaborato dovrà avvenire entro il termine massimo di 6 (sei) giorni lavorativi dal giorno di presa in consegna del materiale da trascrivere, per consegne ordinarie, 3 (tre) giorni lavorativi dal giorno di presa in consegna del materiale da trascrivere, per consegne urgenti, senza computare eventuali festività nazionali, i sabati e le domeniche.
Art.11 – Riservatezza nel trattamento dei dati
1. La Ditta affidataria ed i suoi dipendenti si impegnano, in ogni fase del lavoro, a trattare tutto il materiale con la massima riservatezza ed a consentire l’accesso alle informazioni ed alla documentazione inviata unicamente al personale della segreteria generale della Provincia di Mantova.
2. Il legale rappresentante della ditta affidataria del servizio assumerà la responsabilità del trattamento degli eventuali dati personali contenuti nei resoconti delle sedute consiliari/assembleari ai sensi dell’art.4 comma 1 lettera b) del D.Lgs. n.196/03, garantendo il pieno rispetto delle vigenti disposizioni in materia di corretto trattamento, compreso il profilo relativo alla sicurezza.
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Art. 12 – Direttore dell’esecuzione e verifiche sul lavoro svolto
L’amministrazione prima dell’esecuzione del contratto nominerà un direttore dell’esecuzione, con il compito di monitorare il regolare andamento dell’esecuzione del contratto. Il nominativo verrà comunicato tempestivamente alla ditta aggiudicataria.
Tra le altre attività il direttore dell’esecuzione verificherà periodicamente che l’erogazione dei servizi sia conforme alle prescrizioni del presente capitolato d’oneri.
Art. 13 - Obblighi nei confronti del personale dipendente
1. La Ditta affidataria si obbliga ad attuare nei confronti dei lavoratori dipendenti incaricati dell’esecuzione del presente contratto e, se cooperative, nei confronti dei soci, condizioni di lavoro e retributive non inferiori a quelle previste dai contratti collettivi di lavoro da applicarsi, alla data della presentazione dell’offerta, per categorie assimilabili e nelle località in cui i lavori stessi si svolgono.
2. La Ditta affidataria è esclusiva responsabile dell'osservanza di tutti gli obblighi previsti dalle disposizioni e prescrizioni dei contratti collettivi di lavoro, delle leggi e dei regolamenti vigenti sulla tutela, protezione, assicurazione, previdenza, assistenza e sicurezza fisica previste nei confronti dei dipendenti e, se cooperative, nei confronti dei soci.
Art. 14 - Pagamenti
I pagamenti del compenso dovuto, per la regolare esecuzione del servizio, avverranno in rate trimestrali successive alla prestazione del servizio e saranno disposti dalla Provincia mediante mandato, previa presentazione di regolare fattura elettronica, da intestare a:
PROVINCIA DI MANTOVA Via Principe Amedeo 32
46100 MANTOVA
C.F. e Partita I.V.A. 00314000209
1. La fattura elettronica dovrà essere emessa secondo il formato del D.M. n. 55 del 3 aprile 2013.
La provincia di Mantova ha identificato un unico ufficio di fatturazione di cui si riportano i dati:
Nome ufficio: Uff-eFatturaPA
CODICE UNIVOCO UFFICIO da riportare nella fattura elettronica: UF1CP9 L'informazione relativa al Codice Univoco Ufficio deve essere inserita nella fattura elettronica in corrispondenza dell'elemento del tracciato 1.1.4 denominato "Codice Destinatario”.
Inoltre nei campi descrittivi la fattura dovrà riportare tutte le informazioni necessarie per la registrazione. Perciò, ferme restando le indicazioni previste dall’art. 21 del DPR n. 633/72 e dall’art. 191 del Tuel, la fattura relativa al servizio in oggetto dovrà riportare le informazioni sotto indicate:
1) Servizio istituzionale comunicazione supporto ai comuni progetti speciali ed europei 2) Determina n. … del ……/2017
3) Capitolo …… /Impegno di spesa 2017/……..
4) CIG:
5) IBAN del Conto Dedicato …….
6) Scadenza del pagamento ……..
Per effetto di quanto disposto dall’art.1, c.629, lett.b), della L. n. 190/2014 (Legge di Stabilità 2015), che ha introdotto l’art.17-ter al DPR 633/1972, (c.d. split payment), l’I.V.A. relativa alle fatture emesse verrà versata direttamente dalla Provincia di Mantova destinataria delle fatture stesse. Di conseguenza, le fatture dovranno riportare la seguente dicitura:
“IVA da versare a cura della Provincia di Mantova ai sensi dell’art. 17-ter del D.P.R. n.
633/1972”.
2. Ai sensi del d.lgs n. 192 del 9 novembre 2012 il pagamento della fattura per il servizio di cui in oggetto sarà effettuato a 60 gg dalla data di ricevimento della stessa, come risultante dal Protocollo Generale della Provincia di Mantova. L'Amministrazione procederà al pagamento del corrispettivo dovuto previa verifica di congruità del servizio che avverrà entro 30 giorni dal ricevimento della fattura.
4. L’impresa si impegna a notificare tempestivamente le variazioni che si verificassero nelle modalità di pagamento. In difetto di tale notificazione, anche se le variazioni fossero pubblicate nei modi di legge, la Provincia sarà esonerata da ogni responsabilità per i pagamenti eseguiti.
5. E’ consentita la cessione del corrispettivo del servizio, da parte dell'affidatario secondo le modalità previste dall’art. 106 comma 13 del D.Lgs. 50/2016.
In applicazione dell’art. 4 comma 3 del D.P.R. n. 207/2010, a garanzia dell’osservanza delle norme in materia di contributi previdenziali ed assistenziali, in sede di liquidazione verrà operata una ritenuta dello 0,50 per cento sull’importo netto delle prestazioni; tale ritenuta verrà svincolata allo scadere del contratto, dopo la verifica di conformità della prestazione, previa acquisizione del documento unico di regolarità contributiva.
6. TRACCIABILITA’ DEI PAGAMENTI
In applicazione della L. n. 136/2010 “Piano straordinario contro le mafie, nonché delega al Governo in materia di normativa antimafia”, l’affidatario è tenuto ad assolvere a tutti gli obblighi previsti dall’art. 3 della citata legge al fine di assicurare la tracciabilità dei movimenti finanziari relativi all’affidamento in questione.
Art. 15 – Durata del contratto
Il servizio verrà affidato per la durata di 24 mesi (ventiquattro) con decorrenza dalla data indicata nel provvedimento di aggiudicazione definitiva.
La Provincia si riserva la facoltà di rinnovare il servizio per ulteriori 24 mesi.
La Provincia può prorogare il contratto di ulteriori sei mesi dalla scadenza, fino alla conclusione delle procedure di aggiudicazione.
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Art. 16 - Cauzione definitiva
GARANZIA DEFINITIVA
Ai sensi di quanto previsto dall’art 103 del D.Lgs. n.50/2016 il soggetto aggiudicatario è obbligato a costituire una garanzia denominata “garanzia definitiva” pari al 10% dell’importo contrattuale. In caso di aggiudicazione con ribassi superiori al 10% la garanzia da costituire è aumentata di tanti punti percentuali quanti sono quelli eccedenti il 10%; ove il ribasso sia superiore al 20%, l'aumento è di due punti percentuali per ogni punto di ribasso superiore al 20%.
Anche la garanzia fideiussoria prevista dall’art 103, comma 1 del D.Lgs. n.50/2016 deve prevedere espressamente la rinuncia al beneficio della preventiva escussione del debitore principale, la rinuncia all’eccezione di cui all’art. 1957, comma 2 del codice civile nonché l’operatività della garanzia medesima entro 15 giorni, a semplice richiesta scritta della stazione appaltante.
La cauzione è prestata a garanzia dell'adempimento di tutte le obbligazioni del contratto e del risarcimento dei danni derivanti dall'eventuale inadempimento delle obbligazioni stesse, nonché a garanzia del rimborso delle somme pagate in più all'esecutore rispetto alle risultanze della liquidazione finale, salva comunque la risarcibilità del maggior danno verso l'affidatario. Il committente ha, inoltre, il diritto di valersi della cauzione, nei limiti dell'importo massimo garantito, per l'eventuale maggiore spesa sostenuta per il completamento dei servizi nel caso di risoluzione del contratto disposta in danno dell'esecutore, nonché per provvedere al pagamento di quanto dovuto dall'esecutore per le inadempienze derivanti dalla inosservanza di norme e prescrizioni dei contratti collettivi, delle leggi e dei regolamenti sulla tutela, protezione, assicurazione, assistenza e sicurezza fisica dei lavoratori comunque presenti nei luoghi dove viene prestato il servizio.
Nel caso in cui le inadempienze dell’aggiudicatario abbiano indotto il committente a disporre la risoluzione del contratto la cauzione è escussa nella misura intera.
Il committente può richiedere che l’aggiudicatario proceda alla reintegrazione della cauzione, ove questa sia venuta meno in tutto o in parte. In caso di inottemperanza la reintegrazione è effettuata a valere sulla somma da corrispondere all’aggiudicatario.
Ai sensi di quanto previsto dall’art. 103, c.5 del D.Lgs. n. 50/2016 la garanzia definitiva è progressivamente svincolata a misura dell’avanzamento dell’esecuzione nel limite massimo dell’80% (ottanta per cento) dell’iniziale importo garantito. L’ammontare residuo della cauzione definitiva deve permanere fino alla data di emissione del certificato di collaudo provvisorio o del certificato di regolare esecuzione o comunque fino a 12 mesi dalla data di ultimazione del servizio risultante dal relativo certificato.
Ai fini della riduzione dell’importo della garanzia definitiva si applicano le disposizioni di cui all’art.93, comma 7 del D.Lgs. n. 50/2016.
La cauzione definitiva dovrà essere costituita prima dell’inizio del servizio a pena di revoca dell’affidamento stesso. La mancata costituzione della cauzione definitiva determina la revoca dell’affidamento con possibilità di aggiudicazione al concorrente che segue in graduatoria.
Art. 17 - Penalità
1. La penale per ritardo nella consegna del contenuto della registrazione è pattuita in € 50,00 (cinquanta) per giornata lavorativa (esclusi sabato e domenica e festività nazionali) salvo casi di forza maggiore e di sedute continuative eccedenti i tre giorni settimanali.
2. La penale per smarrimento del supporto contenente la registrazione è pattuita in € 500,00 (cinquecento).
3. La penale per riproduzione errata del testo registrato è pattuita in € 10,00 (dieci) per parola errata.
4. Gli eventuali inadempimenti contrattuali che daranno luogo all'applicazione delle penali di cui ai precedenti punti, verranno contestati all'aggiudicatario via fax o posta elettronica all’indirizzo dichiarato dall’affidatario. L’aggiudicatario dovrà comunicare in ogni caso le proprie deduzioni alla Provincia di Mantova nel termine massimo di 5 giorni dalla stessa contestazione.
5. Qualora dette deduzioni non siano accoglibili a giudizio della Provincia di Mantova, ovvero non vi sia stata risposta o la stessa non sia giunta nel termine indicato, saranno applicate all'aggiudicatario le penali come sopra indicato a decorrere dall'inizio dell'inadempimento.
6. L’ammontare delle penalità verrà addebitato sui crediti dell’impresa dipendenti dal contratto. Mancando i crediti o essendo insufficienti, l'ammontare delle penalità verrà addebitato sulla cauzione.
7. L'applicazione delle predette penali non preclude il diritto della Provincia a richiedere il risarcimento degli eventuali maggiori danni.
8. Il pagamento delle penali non esonera in nessun caso l’affidatario dall'adempimento dell'obbligazione per la quale si è reso inadempiente e che ha fatto sorgere l'obbligo di pagamento della medesima penale.
Art. 18 - Risoluzione del contratto
1. L’Amministrazione si riserva altresì di procedere alla risoluzione del contratto, previa diffida ad adempiere, ai sensi degli artt. 1453 e 1454 c.c. ed all’esecuzione d’ufficio, a spese dell’affidatario in caso di mancato adempimento delle prestazioni contrattuali, nel rispetto
delle norme vigenti e secondo le condizioni, le modalità, i termini e le prescrizioni contenute nel presente capitolato.
2. Clausola risolutiva espressa - L’Amministrazione si riserva, altresì, la facoltà di risolvere il contratto ai sensi e per gli effetti dell’art 1456 c.c., a tutto rischio e danno della ditta affidataria, nei seguenti casi:
grave negligenza o frode nell'esecuzione degli obblighi contrattuali;
subappalto non espressamente autorizzato;
sospensione o interruzione del servizio, per più di tre volte, da parte dell'affidatario per motivi non dipendenti da cause di forza maggiore.
3. La risoluzione del contratto fa sorgere a favore della Provincia il diritto di affidare l'esecuzione del servizio all'impresa che segue immediatamente in graduatoria.
4. La risoluzione anticipata del contratto comporterà l'incameramento della cauzione, l’applicazione delle penalità previste ed il risarcimento dei danni conseguenti, ivi compresi i maggiori costi che la Provincia dovrà sostenere per far eseguire il servizio da un'altra ditta.
Art. 19 - Cessione del contratto Il presente contratto non può essere ceduto a pena di nullità.
Art. 20 - Registrazione
Il presente atto è soggetto a registrazione solo in caso d’uso ai sensi dell’art.5, comma 2 del D.P.R. n.131/86.
Art. 21 - Foro competente e controversie
Il foro di Mantova è competente alla risoluzione di qualsiasi controversia dovesse insorgere tra le parti in relazione all’interpretazione ed esecuzione del contratto.
FIRMA
Firmato digitalmente ai sensi dell’art. 21 del Dlgs n. 82 del 2005
