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Comune di Spoleto
Direzione Sportello Unico per l’Impresa e il Cittadino
Regol@mento per
l'esercizio delle funzioni economali
Il “Regolamento per l’esercizio delle funzioni economali” è stato adottato dal
Consiglio Comunale con la deliberazione n° 28 del 9 marzo 2004 ed è entrato in
vigore il 14 aprile 2004.
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Regolamento per l'esercizio delle funzioni economali
Il “regolamento” è stato adottato dal Consiglio Comunale con la deliberazione n° 28 del 9 marzo 2004 ed entrato in vigore il 14 aprile 2004
Il 25 novembre 2004 si è proceduto ad un coordinamento formale del testo.
Articolo 1 - Oggetto ...2
Articolo 2 - Istituzione Servizio Economato ...2
Articolo 3 - Economo: attribuzioni ...3
Articolo 4 - Aiuto cassiere. ...3
Articolo 5 - Riscuotitori speciali ...3
Articolo 6 - Scritture contabili ...4
Articolo 7 - Disciplina dei versamenti...4
Articolo 8 - Fondo economale ...4
Articolo 9 - Fondi speciali ...5
Articolo 10 - Modalità di utilizzo delle anticipazioni e dei fondi economali. ...5
Articolo 11 - Documentazione giustificativa della spesa...5
Articolo12 - Rendiconto trimestrale...5
Articolo 13 - Rendiconto annuale...6
Articolo 14 - Responsabilità dell'Economo. ...6
Articolo 15 - Assicurazione ...6
Articolo 16 - Indennità di cassa...6
Articolo 17 - Disposizioni finali. ...7
Articolo 18 - Entrata in vigore...7
Articolo 1 - Oggetto
1. Il presente regolamento disciplina l'esercizio delle funzioni economali nel rispetto dei principi stabiliti dalle leggi, dallo Statuto comunale e dal regolamento di contabilità.1
Articolo 2 - Istituzione Servizio Economato
1. Nel Comune di Spoleto è istituito il "Servizio di Economato".2
2. A tale servizio è preposto il dipendente incaricato dall'Amministrazione Comunale che assume la qualifica di Economo e le responsabilità dell'agente contabile di diritto.
1 Il Regolamento di contabilità del Comune di Spoleto, adottato con la delibera di Consiglio Comunale n° 6 dell’8 gennaio 2003, disponeva all’articolo 6, comma 2, che “… le funzioni del Servizio Economato sono definite con apposito e separato regolamento comunale …”.
2 L’istituzione è prevista dall’articolo 153, comma 3, del “Testo Unico delle leggi sull’Ordinamento degli Enti Locali”, adottato con decreto legislativo 18 agosto 2000, n° 267.
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3. Il Regolamento sull'ordinamento degli uffici e dei servizi indica la struttura organizzativa
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nella quale è individuato il servizio economato.
Articolo 3 - Economo: attribuzioni 1. L'Economo provvede:
a) alla gestione di cassa delle spese di ufficio di non rilevante ammontare, nei limiti degli stanziamenti di bilancio assegnati ad ogni Dirigente con il Piano Esecutivo di Gestione. L'Economo presta apposita cauzione nella misura e con le modalità stabilite dalla Giunta comunale;
b) alla riscossione:
I) di piccole rendite patrimoniali occasionali,
II) dei diritti di segreteria, stato civile e di ogni altro diritto dovuto per atti di ufficio,
III) delle oblazioni per contravvenzioni ai regolamenti comunali, alle ordinanze, al codice della strada, ove non si sia provveduto a mezzo di c/c postale,
IV) di ogni altro diritto, provento e/o tariffa per i quali non sia stata prevista diversa modalità di riscossione, anche se affidata a riscuotitori special;
c) alla custodia di valori e/o preziosi comunali a lui affidati;
d) alla verifica formale della gestione finanziaria dei vari riscuotitori speciali operanti in servizi per i quali è previsto un movimento diretto monetario.
Articolo 4 - Aiuto cassiere.
1. L'Amministrazione comunale può assegnare all'ufficio economato un aiuto cassiere, da scegliere fra il personale dell'ufficio medesimo, con il compito di collaborare nel servizio di cassa sulla base delle particolari istruzioni ricevute dall'Economo; a tal fine anche l'aiuto cassiere può disporre di apposita cassaforte per la custodia di denaro, preziosi e valori direttamente presi in carico.
2. In caso di momentanea assenza dell'Economo, anche per congedi ordinari, le funzioni di Economo verranno espletate dall'aiuto cassiere al quale verrà affidata la gestione della cassa economale a seguito di regolare verbale di consegna: l'Economo, in ogni caso, rimarrà responsabile della rendicontazione di cui all’art. 13.
3. L'aiuto cassiere è un contabile di fatto che risponde direttamente all'Economo dei servizi svolti e dei quali rende periodicamente conto con versamento al medesimo delle somme in suo possesso eccedenti l'eventuale fabbisogno minimo giornaliero di cassa.
4. I movimenti di cassa interni tra l'Economo e l'aiuto cassiere sono registrati appositamente con documentazione probatoria.
5. L'Economo è, in ogni caso, tenuto a segnalare all'Amministrazione comunale ogni eventuale irregolarità od ammanco di cassa del quale si dovesse rendere responsabile l'aiuto cassiere.
Articolo 5 - Riscuotitori speciali
1. La Giunta comunale può istituire servizi di cassa interna per provvedere alla tempestiva realizzazione di entrate3 che, per loro natura, richiedono procedure rapide e semplificate di riscossione. A tali servizi di cassa sono preposti riscuotitori speciali nominati con determina dirigenziale.
2. I riscuotitori speciali, entro la settimana successiva, devono:
3 A titolo esemplificativo rientrano in tale fattispecie i diritti di segreteria e ogni altro diritto o corrispettivo dovuto per atti di ufficio, le sanzioni pecuniarie per infrazioni e violazioni al codice della strada, ai regolamenti e alle ordinanze comunali e i proventi derivanti da tariffe e contribuzioni per servizi pubblici a domanda individuale.
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a) versare le somme riscosse alla cassa economale a mezzo di apposite distinte di
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versamento;
b) consegnare all'Economo il rendiconto delle riscossioni e dei versamenti effettuati.
3. A fine esercizio i riscuotitori speciali devono consegnare all'Economo comunale un rendiconto annuale riepilogativo, sottoscritto congiuntamente dal Dirigente della propria struttura.
4. Il Responsabile del servizio finanziario e l'Economo possono procedere senza preavviso alcuno, anche separatamente ed in qualsiasi momento, alla verifica della consistenza della gestione dei fondi esistenti presso i riscuotitori speciali nonché al riscontro delle relative documentazioni probatorie.
Articolo 6 - Scritture contabili
1. L'Economo, a mezzo di apposita procedura informatica, aggiorna costantemente le proprie scritture contabili con la registrazione di tutte le operazioni riguardanti sia la riscossione dei proventi e dei diritti che i pagamenti delle spese previsti nel presente Regolamento.
2. La procedura di cui al precedente comma deve in ogni momento consentire:
a) la tenuta di un registro di cassa generale con l’evidenziazione del saldo giornaliero;
b) la verifica degli ordinativi di incasso, quanti sono i servizi cui si riferiscono le riscossioni;
c) la verifica degli ordinativi di pagamento secondo i titoli delle anticipazioni ricevute;
d) la separazione delle operazioni relative al fondo economale di cui all'articolo 8 da quelle relative ai fondi speciali di cui all'articolo 9 del presente Regolamento.
3. L'Economo conserva la documentazione relativa alle operazioni di cui ai precedenti commi ai fini della verifica da parte dei soggetti a ciò preposti sia per disposizioni di legge che di regolamenti comunali.
Articolo 7 - Disciplina dei versamenti
1. Le somme riscosse dall'Economo in via ordinaria devono essere versate mensilmente alla Tesoreria Comunale entro il decimo giorno successivo al termine di ciascun mese, con l'imputazione alle singole voci di entrata del bilancio.
2. Le operazioni di versamento potranno essere anticipate anche prima della fine del mese ogniqualvolta l'Economo lo ritenga necessario al fine di eliminare cospicue giacenze di denaro presso la cassa economale. Il dirigente ha facoltà di predeterminare l'ammontare di giacenza non superabile.
3. Le giacenze di cassa non potranno mai superare la somma indicata nella polizza assicurativa stipulala dall'Amministrazione Comunale ai sensi del successivo articolo 15.
4. Le somme riscosse non possono essere utilizzate dall'Economo per il pagamento delle spese.
Articolo 8 - Fondo economale
1. Il dirigente con propria determinazione, dispone a favore dell'Economo, all'inizio dell'incarico e, successivamente, all'inizio di ogni esercizio, l'ammontare dell'anticipazione, pari al presunto fabbisogno di un trimestre.
2. L'anticipazione di cui al precedente comma sarà effettuata a carico del Titolo IV "Spese per servizi per conto terzi" del relativo bilancio di previsione e potrà, eventualmente, essere aumentata con determinazione motivata del dirigente. Sono fatte salve le eventuali anticipazioni di cui al successivo articolo 9.
3. Alla fine dell'esercizio finanziario l'Economo deve, comunque, provvedere all'integrale versamento in Tesoreria del fondo avuto in anticipazione mediante reversale d'incasso emessa dal Servizio finanziario, con imputazione sul rispettivo capitolo del Titolo IV "Entrate da servizi per conto
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terzi " del bilancio.
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Articolo 9 - Fondi speciali
1. Per sostenere eventuali spese non comprese tra quelle indicate nel precedente art. 8 a causa della particolare natura delle prestazioni o forniture da eseguire, il dirigente responsabile della specifica attività di spesa dispone, con proprio atto, apposita anticipazione a favore dell'Economo.
2. Tali fondi dovranno essere imputati sui pertinenti capitoli di cui al precedente comma e il dirigente, in ogni caso, dovrà:
a) verificare la legittimità e la congruità della spesa da sostenere;
b) trasmettere all'Economo la documentazione giustificativa della spesa per le necessarie rendicontazioni delle somme anticipate.
3. Qualora l'importo impegnato dovesse risultare insufficiente, l'Economo provvederà per la differenza utilizzando il fondo ordinario di economato, mentre provvedere al versamento in Tesoreria dell'eccedenza nel caso in cui il mandato riscosso dovesse rivelarsi superiore alle effettive esigenze.
4. Per ogni singolo fondo, l'Economo è tenuto a redigere apposito rendiconto contabile da sottoporre all'approvazione del Dirigente della struttura organizzativa nella quale è individuato il Servizio Economato. Eventuali avanzi di cassa vengono versati al tesoriere.
5. I fondi economali di cui al presente articolo sono utilizzati entro il termini dell'esercizio finanziario di costituzione.
Articolo 10 - Modalità di utilizzo delle anticipazioni e dei fondi economali.
1. L'Economo, a seguito dell'apposito ordine compilato dal responsabile del procedimento di spesa, consegna la somma richiesta previa verifica della formale correttezza della documentazione e della disponibilità nel capitolo di spesa indicato.
2. Ciascun ordine trasmesso all'Economo deve contenere la motivazione della spesa, l'indicazione del provvedimento con la quale è stata impegnata, il numero dell'impegno, l'ammontare della somma richiesta, nonché l'indicazione del nominativo incaricato al ritiro della stessa.
3. L'Economo non deve erogare anticipazioni di cassa in mancanza dei formali atti di impegno o del formale ordine di cui al precedente comma 2.
4. Il responsabile di cui al comma 1, concluso il procedimento per il quale ha ordinato l'anticipo, ha l'obbligo di riconsegnare all'Economo la documentazione giustificativa delle spese sostenute, ovvero, l'eccedenza della somma non utilizzata.
Articolo 11 - Documentazione giustificativa della spesa
1. Gli amministratori e i dipendenti comunali, che a qualsiasi titolo abbiano ricevuto anticipazioni, ivi comprese missioni o trasferte, hanno l'obbligo di rimettere la relativa documentazione entro e non oltre dieci giorni dalla conclusione della missione e di versare all'Economo, nello stesso termine, la somma residua eventualmente non utilizzata.
2. Nel caso in cui non fosse rispettato il termine di cui al precedente comma, l'Economo dovrà segnalare l'inadempienza all'Ufficio competente, il quale, in sede di liquidazione delle indennità di carica e di presenza e delle retribuzioni, disporrà il recupero dell'anticipazione a favore dell'Economo.
Articolo12 - Rendiconto trimestrale.
1. L'Economo, terminata la gestione dei fondi speciali ed alla fine dì ogni trimestre per la gestione del fondo economale, presenta all'organo competente il rendiconto documentato sia delle spese sostenute a seguito dei mandati di anticipazione che delle somme eventualmente incassate.
2. L'organo di cui al precedente comma, approvato il rendiconto per la gestione del fondo economale, dispone l'emissione dei mandati e delle reversali sui rispettivi capitoli di spesa e di
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entrata.
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Articolo 13 - Rendiconto annuale.
1. L'Economo rende il conto della propria gestione entro il mese di febbraio di ciascun anno o alla cessazione dall'incarico.4
Articolo 14 - Responsabilità dell'Economo.
1. L'Economo comunale, l'aiuto cassiere e i riscuotitori speciali, rispondono, nei limiti delle rispettive competenze e secondo le leggi vigenti in materia, delle somme ricevute in consegna sino a che non ne abbiano ottenuto regolare discarico.
2. In caso di perdite o deterioramento di denaro, valori, beni preziosi, i soggetti di cui al comma 1 sono tenuti ad informare tempestivamente l'Amministrazione comunale affinché possa promuovere gli opportuni accertamenti.
Articolo 15 - Assicurazione
1. L'Amministrazione comunale provvede ad assicurare le somme depositate presso il Servizio Economato e presso i riscuotitori speciali, nonché i valori custoditi contro i rischi di incendio, furto, rapina ed altri reati contro il patrimonio.
2. Analoga assicurazione deve essere sottoscritta a garanzia del personale incaricato del trasporto dei suddetti valori tra le varie sedi del Comune o tra le sedi comunali ed ogni altro ufficio pubblico e/o privato5 ove occorre recarsi per motivi di servizio.
3. L'Amministrazione comunale deve inoltre provvedere alla installazione delle attrezzature e dei sistemi di sicurezza necessari alla conservazione dei fondi e dei valori depositati presso il servizio economato e presso le sedi dei riscuotitori speciali nel rispetto delle disposizioni dettate in materia di videosorveglianza.
Articolo 16 - Indennità di cassa.
1. All'economo, all'aiuto cassiere ed ai riscuotitori speciali, compete una indennità giornaliera per maneggio valori di cassa determinata nella misura stabilita dalla vigente normativa in materia.
2. L'indennità di cui al precedente comma non compete per i periodi di assenza dal servizio per qualunque causa, ad esclusione dei periodi di assenza per infermità o infortunio sul lavoro.
3. La misura dell'indennità viene determinata all'inizio dell'anno solare sulla base del movimento registrato nell'anno precedente: in difetto di determinazione resta confermata quella in vigore.
4 L’articolo 99 del Regolamento di Contabilità del Comune di Spoleto, adottato con la delibera di Consiglio Comunale n° 6 dell’8 gennaio 2003, così dispone: Art. 99 – Conto degli Agenti Contabili
1. Il Tesoriere ed ogni agente contabile interno incaricato del maneggio di pubblico denaro o della gestione dei beni4 devono rendere il conto della propria gestione entro il 28 febbraio di ciascun anno o alla cessazione dell'incarico.
2. Ove in un anno si succedano più titolari in un ufficio, ciascuno rende il conto separatamente e per il periodo della propria gestione; qualora, l’agente, affida sotto la su responsabilità il servizio del suo ufficio ad altra persona non interviene alcuna soluzione di continuità e il conto reso è solo uno.
3. Gli agenti contabili, a denaro e a materia, allegano al conto, per quanto di rispettiva competenza:
a) il provvedimento di legittimazione del contabile alla gestione;
b) la lista per tipologie di beni;
c) copia degli inventari tenuti dagli agenti contabili;
d) la documentazione giustificativa della gestione;
e) i verbali di passaggio di gestione;
f) le verifiche ed i discarichi amministrativi e per annullamento, variazioni e simili;
g) eventuali altri documenti richiesti dalla Corte dei Conti.
4. Il Servizio Finanziario ricevuto entro il 28 febbraio il conto della gestione degli agenti contabili provvede a parificarlo. Qualora le risultanze di tali conti non corrispondano a quelle delle scritture dell'Ente, il Servizio notificherà agli agenti interessati le difformità chiedendone motivazione entro 15 giorni. Se in seguito all'effettuazione degli accertamenti il Responsabile del Servizio Finanziario non potesse procedere alla parifica di uno o più conti degli agenti contabili, dovrà farne adeguata segnalazione nella delibera di approvazione del rendiconto.
5. Al Rendiconto è allegato l’elenco degli agenti contabili a denaro e a materia nonché il relativo conto, unitamente alla documentazione d'obbligo.”
5 A titolo esemplificativo: Tesoreria, uffici postali, SIAE.
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Articolo 17 - Disposizioni finali.1. Per quanto non è previsto nel presente regolamento, si applicano le norme contenute nel
"Testo Unico delle leggi sul! 'ordinamento degli enfi locali" adottato con il decreto legislativo 18 agosto 2000, n° 267, nello Statuto e nel Regolamento di contabilità del Comune di Spoleto, nonché in ogni altra disposizione regolamentare e di legge in materia.
2. Sono abrogate le seguenti disposizioni:
a) articoli 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19 e 20 del"Regolamento per il servizio economato" approvato con delibera di Consiglio Comunale n-5/1989;
b) articoli 40, 41, 110, 111, 112 e 113 del "Regolamento di contabilità" adottato con deliberazione di Consiglio Comunale n° 6 dell' 8 gennaio 2003.
Articolo 18 - Entrata in vigore.
1. Il presente regolamento entra in vigore il giorno 14 aprile 2004.6
2. La segreteria provvederà ad inserire il presente regolamento nella raccolta dei regolamenti comunali.
6 La data è sta indicata dopo la pubblicazione della delibera consiliare di approvazione.
